کاربینی روابط عمومی استاد سالاری
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط فریده لطیفی
-
بازدید: 1100
بسمه تعالی
بسمه تعالی
نام استاد : جناب آقای سالاریان
موضوع : کاربینی: وظایف روابط عمومی
نام دانشـــجو: فریده لطیــفی
رشته تحصیلی : امور رسانه دانشگاه علمی کاربردی واحد 13
روابط عمومي در هر سازماني، سامانه برقراری ارتباط مؤثر ، نزديك و سازنده مديريت آن سازمـــان با ديگر بخش ها اعم از بخش های دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآينــــــدي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكـــــاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، متـــرادف سطح توفيق روابط عمومي است. به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهمیت است .نخست آنكه در فعاليت هاي روابط عمومي همواره ارتباط « دوسويه» است
در ارتباطات اين حوزه تحميل جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهـــيز مي شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود.
نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيــــراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارايه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزه مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود
نكته بعدي «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاندا محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، تأكيد بر تفاهم و تعامل ،ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همـــچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.
در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند: نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است..
در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند ابزاري براي اعمال مديريت دانست یا به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود..
روابط عمومي این شرکت در حال حاضر با داشتــــــن 5 پرسنل فعالیتهای خود را كه شامل موارد ذيل میباشد.
روابط عمومي در تهيه و خبرنامــــــــه ويدئويي. در بريده جرايد اخــــــبار و مطالب مربوط به سازمان، دستگاههاي رقيب و مهمترين اخبار روز كشور، ازنشريات بريده شده و بعد از صفحه بنــــدي و تنظيم به مسئولان ارسال مي‌شود. درباره اطلاعاتي كه ازطريق راديو و تلويزيون منعكس مي‌شوند، روابط عمومي مي‌تواند ضمن ضبط ويديوئي برنامه‌هاي‌مربوط به سازمــــــان، آن را به صورت كوتاه تهيه كـــــرده و به صورت خبرنامـه ويديوئي‌در اختيار مســـــئولان وكاركنان قرار دهدــ اطلاع رساني به اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميت‌تر از اطلاع‌رساني به مسئولان نيست. از شيوه‌هاي‌مهم در اطلاع‌رساني به كاركنان مي‌توان راه اندازي قفســــــه‌هاي اطلاعاتي، راه‌اندازي ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان از پروژه‌ها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد.
امروز عصر اطلاع رسانی است و رابطه ای معنادار میان قدرت اطلاع رسانی حكومت ها با جایگاه آنها در جهان وجود دارد. درواقع امروز نمی توان كشور قدرتمندی را دید كه از نظر ارتباطات ضعیف باشد. حكومت در چنین جهانی بدون بهره مندی از روابط عمومی ممكن نیست و هر حكومتی باید در كنار برنامه های خود، نگاهی نیز به روابط عمومی داشته باشد و درواقع امروز اگر جنگی باشد، در درجه اول جنگ ارتباطات است.
تعاریف، نظریه ها و تاریخچه روابط عمومی:
1 ـ تعریف مفهومی روابط عمومی
2 ـ تعریف كاربردی روابط عمومی
لازم به یادآوری آست كه این تعاریف در پانزدهمین كنگره جهانی روابط عمومی كه در سال 2000 در شیكاگو با حضور برجسته ترین كارشناسان، پژوهشگران و مدیران روابط عمومی از پنج قاره جهان برگزار گردید مورد تأیید قرار گرفت. چارچوب اولیه این تعریف توسط پروفسور گرانیگ (Grunig) كه شناخته ترین نظریه پرداز روابط عمومی در جهان كنونی است و كتابهای متعددی دراین رشته تألیف نموده و سالها ریاست (بنیاد پژوهش و آموزش روابط عمومی) در ایالت متحده را به عهده داشته، ارائه گردیده است.
تعریف مفهومی روابط عمومی:
درسال 1987، انجمن روابط عمومی (IPR) تعریفی از روابط عمومی ارایه كرد كه هنوز مورد استفاده قرار می گیرد.در این تعریف، روابط عمومی عبارت از تلاش برنامه ریزی شده و مداومی است كه به منظور ایجاد و حفظ حسن نیت و شناخت بین سازمان و مخاطبان آن صورت می گیرد. كلمات"برنامه ریزی شده" و "مداوم" نشان می دهند كه حسن نیت و شناخت، به آسانی یا به خودی خود به وجود نمی آیند و در واقع باید"ایجاد" و "حفظ " شوند و نیز مشخص می كنند كه فعالیت های روابط عمومی ، برنامه ریزی شده است و نیز هدف روابط عمومی ، به وجود آوردن حسن نیت و شناخت است و كسب شهرت یا تایید نیست. در آخرین تعریفی كه IPR ارایه كرد، روابط عمومی را عبارت از روشی تلقی كرد كه سازمان ها برای حفظ اعتبار؛ محصولات؛ خدمات یا كاركنان خود با هدف دستیابی به شناخت و حمایت در پیش می گیرند. ظاهرا این تعریف از تعریف های دیگر كامل تر است، زیرا كوتاه بوده و وظیفه روابط عمومی سازمان را( آنچنان كه بسیاری تصور می كنند) كسب شهرت نمی داند و به شناخت اهمیت می دهد. برای روابط عمومی واژه ها و مصداق ها و تعابیر دیگری نیز به كار برده اند كه برای جلوگیری از اتلاف وقت مختصری از آنها بیان می شود :روابط عمومی مغر متفكر و موتور محركه و شریان حیاتی و دایمی دستگاه است .روابط عمومی هنر و علم اجتماعی است كه درون و برون دستگاه را به هم پیوند می دهد.روابط عمومی هدف و چگونگی كلید برنامه ها را ترسیم می كند .روابط عمومی مشاور امین مدیر و كلیه كاركنان دستگاه است. پس لازم است كه مدیر و كاركنان صد در صد به وی اعتماد دشته باشند.روابط عمومی آیینه زیبایی هاست . یك اطاق شیشه ای است كه از هر طرف آن همه چیز زیبا دیده می شود.روابط عمومی چشم و چراغ یك دستگاه است. روابط عمومی است كه باید همه چیز را ببیند و همه چیز را نیز زیبا بنمایاند .روابط عمومی حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمی است كه با آن سر و كار دارند.
تعریف كاربردی روابط عمومی:
مدیریت ارتباطات یك سازمان با مخاطبان آن بخش از مسئولیتها و وظایف ارتباطی، مدیریت سازمان كه از طریق آن مدیران می كوشند برای دستیابی به اهداف سازمانی با محیط خود سازگار و هم صدا شده یا در صورت نیاز در محیط تغییرات مطلوب ایجاد نموده و شرایط محیط را، به شرط مساعد بودن استمرار بخشند.روابط عمومی عبارت است از تلاش ها و اقداماتی آگاهانه، برنامه ریزی شده و سنجیده ، جهت استقرار و كسب تفاهم متقابل، بین یك سازمان و گروه ههای مودنظر آن.روابط عمومی عبارتست از تلاش های آگاهانه و قانونی به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل یاعموم كه براساس تحقیق علمی و عملی صحیح ومستمر میسراست.روابط عمومی عبارت است از تلاشهای مستمر و منطبق با روش های علمی و عملی كه مدیریت سازمان های بخش خصوص و دولتی به منظور ایجاد تفاهم و پیدایش حس علاقمندی و تحصیل پشتیبانی گروه هایی كه سازمان با آنها سرو كار دارد یا فكر می كند در آینده سرو كار خواهد داشت به عمل می آورد.روابط عمومی در هر سازمان چشم بینا ، گوش شنوا ، زبان گویای آن سازمان ، سیستم و پل ارتباطی بین مردم و مسئولین به حساب می آید و سازمان را از نظریات انتقادات و خواست های مخاطبان آگاه می سازد تا مدیریت سازمان را در اتخاذ تصمیم مناسب برای برآوردن نیازهای مخاطبان یاری رساند و در حقیقت باید مغز تجزیه و تحلیل گر افکار عمومی باشد و بتواند از داده ها پیشنهادهای سازنده و همسو با افکار عمومی ارائه نماید. بی شک بی اعتنایی به روابط عمومی عواقب سوء و زیان باری را برای هر تشکیلات به همراه خواهد داشت .روابط عمومی علاوه بر انتقال و انعکاس اخبار باید از حالت انفعالی به دور باشد و با فعالیت اثربخش خویش زمینه های مختلف فرهنگی و اجتماعی و سیاسی را ارتقاء داده و با پویایی و تحرک خاصی تحلیلگر مسائل مختلف باشد .
وظایف اصلی روابط عمومی:
وظایف روابط عمومی را اكنون به سه دسته اصلی طبقه بندی می كنند:
1ـ اطلاع رسانی2ـ تبلیغ و ترغیب 3ـ مشاركت جویی، همگرایی و بهینه سازی امور
دانشمندان ارتباطات البته دو وظیفه فرعی نیز برای روابط عمومی بر شمرده اند كه عبارتند از تشریفات و تبلیغات كه این دو ابزار كار روابط عمومی هستند نه وظیفه و هدف و ماهیت آن .
تشریفات عبارتند از :تحویل ، تكریم ، استقبال ، همراهی، اسكان و پذیرایی یك شخصیت یا مهمان دستگاه.
تبلیغات عبارت است از :اطلاع رسانی یك سویه درباره یك موضوع یا هدف خاص و سه نوع است : تعلیمی مثل:تبلیغ ایمنی برق و گاز در تلویزیون. مانوری یا اغوا كننده: كه می خواهیم آنچه ما می گوییم مخاطب بیندیشید. رخ به رخ یعنی آنچه انجام می دهیم دیگران ببینند مثل:آذین بندی و مراسم، تاكید این نكته ضروری است كه تبلیغات ابزار روابط عمومی است نه ماهیت و هدف اصلی آن .
تاریخچه روابط عمومی در جهان و ایران:
از سال 1900 میلادی که اداره تبلیغات بوستون آمریکا به عنوان اولین شرکت روابط عمومی درخان تأسیس گردید تا به امروز صدها و هزاران انجمن ، دفتر روابط عمومی درجان بویژه در کشورهای صنعتی و غربی تأسیس شده است و هر روز با گذشت زمان این علم و هنر حالت تخصصی تری در حوزه های مختلف به خود گرفته و به فعالیت و اثر بخش خویش مشغول است در کشور ما ایران نیز روابط عمومی با بیش از نیم قرن فعالیت در سالهای اخیر با برگزاری چندین کنفرانس بین المللی معتبر ایجاد موسسات علمی و تحقیقاتی ، چاپ و انتشار و دهها و صدها فعالیت دیگر جایگاه نسبتاً مناسبی درجامعه پیدا كرده است . اصطلاح”روابط عمومی“ برای نخستین بار در ایالات متحده آمریكا و در نوشته های اداره اتحادیه راه آهن ایالات متحده بكار برده شد و در دهه اول قرن بیستم نخستین دفاتر روابط عمومی در مؤسسه های این كشور ایجاد گردید.در سال 1906 اولین شركت خصوصی كه تنها خدمات روابط عمومی را به مشتریـان خود ارایه می‌كرد، بوجودآمد. نخستین شركت روابط‌عمومی توســط ”ایوی‌لی“ فارغ التحصیل دانشگاه پرنیسون و خبرنگار اقتصادی در شهر نیویورك تأسیس شد. پس از این شركت مؤسسه های دیگر نیز به تأسیس دفاتر روابط عمومی اقدام كردند و روابط عمومی به عنوان یك حرفه به وجود آمد و شناخته شد
جایگاه و وظایف روابط عمومی در کشور ما:
با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران وکیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیک و اینترنتی، می توان گفت در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، ما فعلا در حد فاصل روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی دیجیتال قرار داریم.با توجه به اینک از پیدایش روابط عمومی در ایران بیش از نیم قرن می گذرد هنوز روابط عمومی با مسایل مختلفی مواجه است . متاسفانه بررسی تاریخی این دانش در ایران نشان می دهد که به رغم وجود اندیشه ها و ایده های اصلاح طلبانه برای توسعه آن ، هیچ گونه اقدام عملی بنیادی در این زمینه صورت نگرفته است به همین دلیل است که امروزه روابط عمومی ها بیشتر وقت خود را صرف برطرف ساختن مشکلات خود می کنند . ورود به این مشکلات ، توان و شرایط ایفای وظایف و رسالت راستین را از روابط عمومی گرفته است . در جامعه ایران نگرش به روابط عمومی صرفاً تبلیغاتی است که این امر تحریف افکار و دورشدن روابط عمومی از رسالت اصلی خود شده است . در حال حاضر این نهاد مؤثر در ایران با نوعی مظلومیت رسانه ای و فرهنگی مواجه است . امروزه به نظر می رسد که معیارهای قالب در جامعه ما بی توجهی به ارزش های نهفته در کار روابط عمومی هاست به طوری که این امر باعث شده که در بسیاری از سازمان ها بخش روابط عمومی مبدل به بخش تبلیغات سازمان شود و کمتر به مفاهیم و ارتباطات دو سویه بپردازد .صاحب نظران معتقدند اگر نقش روابط عمومی در ایجاد یا تقویت فرهنگ توسعه، در بومی کردن سرمشق های توسعه، کشف و معرفی ظرفیت های جامعه، باز آفرینی فرهنگی، حفظ تعلق و پیوستگی بدانیم روابط عمومی باید بتواند از هر نوع گسستگی و ناپیوستگی جلوگیری کند و یا حداقل کاهش دهنده فاصله و شکاف میان جامعه و دستگاههای اجرایی باشد.
انواع روابط عمومی در سازما ن ها:
روابط عمومی های موجود سازمان ها را از نظر كیفیت كار یعنی یاری به مدیریت سازمان در تحقق اهداف سازمانی، اعتقاد به شفافیت امور و پاسخگویی، رعایت حقوق شهروندان، شناخت تكالیف و مسئولیتهای حكومتی، حق نظارت مردم بر كارها و حق مردم در نقد و ارزیابی برنامه ها و عملكردهای سازمان و داشتن راهبردها و برنامه های معین به سه دسته زیر تقسیم بندی می كنند.
1ـ روابط عمومی توجیه گر 2ـ روابط عمومی تبیین گر 3ـ روابط عمومی تحلیل گر
روابط عمومی توجیه گر یك روابط عمومی سازمان محور و مدیر محوراست كه به طور مستمر درتوجیه دیدگاههای مدیران سازمان و منافع سازمان خود می كوشد و با تحریف ، پنهان كاری، دروغ و گمراهی و بستن راههای نشر اطلاعات واقعی و عینی سازمان به خارج با حجم زیادی از اطلاع رسانی و تبلیغات فریب دهنده سعی در بَزَك كردن و مشاطه كردن اهداف برنامه ها و فعالیتهای سازمان می نمایند.
روابط عمومی تبیین گر در خوشبینانه ترین شكل خود یك روابط عمومی توصیف كننده و روایتگر است كه به دنبال رویدادها و وقایع حركت می كند و تنها به شرح و بیان و گزارش آنها می پردازد. این نوع روابط عمومی فاقد برنامه استراتژیك و برنامه های اجرایی است و به صورت منفعل، بدون ابتكار و خلاقیت با روزمرگی انجام تكلیف می كند.
روابط عمومی تحلیل گر یك روابط عمومی با برنامه است كه پیشاپیش امور، رویدادها و روندها حركت می كند و به سطح مشاور مدیریت ارتقاء می یابد و در تعیین سیاست ها و خط مشی های سازمان مشاركت می نماید. این روابط عمومی تقویت درك متقابل با مخاطبان را هدف خود قرار داده و با اعتماد به نفس و استدلال، منطق قوی ضمن صیانت از منافع سازمان، از منافع مردم، دولت و سازمان های دیگر هم پاسداری می كند.
روابط عمومی تحلیل گر خواست ها، نیازها و گرایشهای مخاطبان سازمان را تشخیص داده و به مدیران سازمان انتقال می دهد و با ارائه مشاوره های تخصصی به سیاستگذاران سازمان سهم قابل ملاحظه ای در تدوین سیاست ها و برنامه های اجرایی سازمان ایفاء می نماید.
انواع روابط عمومی در عصر امروز:
روابط عمومی الکترونیک
به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک، رادیو، Voice و نظایر آن برای انجام ماموریت های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.
روابط عمومی دیجیتال
شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال، دومین گام بنیادی در این راستا تلقی می شود. در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی "printed" به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر در این حالت، صفحات pdf تبدیل به صفحات HTML می شود. در روابط عمومی دیجیتال هنوز محتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو (Search) و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.
روابط عمومی آنلاین
با آنلاین شدن روابط عمومی، خدمات به صورت شبانه روزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد. برای رسانه های مبتنی بر web اعتبار قائل می شود، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود، اخبار روابط عمومی علاوه بر رسانه های مکتوب printed Media و رسانه های صوتی و تصویری، برای رسانه های آنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود.
روابط عمومی سایبر
منظور از روابط عمومی سایبر، فرآیندی است که در آن روابط عمومی به صورت کاملا آنلاین درآمده که ویژگی تعاملی و مشارکت پذیری آن بسیار برجسته و بارز است. مخاطب یا مشتری در روابط عمومی سایبر در جایگاه اول اهمیت ایستاده است و به جای توده های انبوه به تک تک افراد توجه کامل می شود. هیچ نامه ای بدون پاسخ نمی ماند و هیچ انتقادی از نظرها پنهان نمی شود، کارکنان روابط عمومی سایبر نه فقط در ساعات اداری، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ایام هفته (بدون تعطیلی) و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعالیت می پردازند.
روابط عمومی اینترنتی
در روابط عمومی اینترنتی با مفهوم و چارچوب فوق، همه امور فوق العاده تخصصی و فنی است و استفاده حداکثری از تکنولوژی های نرم افزاری و اطلاعاتی صورت می گیرد.
روابط عمومی اینترنتی خود به دنبال ابداع شیوه ها و متدهای جدید برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهان است.
روابط عمومی مجازی
روابط عمومی مجازی را می توان نوعی از روابط عمومی دانست که وجود خارجی ندارد، هرچند ممکن است سازمان اصلی متبوع آن در جهان واقعی وجود داشته باشد. این فرآیند اشاره به نوعی از فعالیت روابط عمومی دارد که فعالیت های آن در چارچوب سازمان بروکراتیک نیست و هر یک از ماموریت های آن توسط بخش خصوصی یا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام می شود.
جایگاه روابط عمومی در سایر بخشها :
جایگاه روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی
جامعه اطلاعاتی یك جامعه پست مدرن است كه بر تولید اطلاعات متكی است. مشخصه عصر مدرن صنعت و تولیدات صنعتی بود، اما در زمانه پست مدرن این مشخصه، اطلاعات است. گرانبهاترین كالا در جامعه اطلاعاتی، اطلاعات است. در جامعه اطلاعاتی این فكر است كه دارای ارزش است و در چنین جامعه‌ای با فكرسالارها سر و كار داریم. نیروی كار این جامعه كارگزاران اطلاعاتی هستند.جامعه اطلاعاتی از سه گروه: اطلاع‌سازها، اطلاع‌پردازها و اطلاع‌خواه‌ها تشكیل شده است. مهمترین نقش روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی مدیریت اطلاعات است. یكی از پیامدهای انقلاب اطلاعات، انفجار اطلاعات است. تولید حجم زیادی از اطلاعات كه دسته‌بندی و نحوه استفاده از آن امر بسیار دشواری است. در این هجمه سنگین اطلاعاتی روابط عمومی نقش بسیار مهمی را ایفا می‌كند. مدیریت اطلاعات در تولید، انعكاس و همچنین گردآوری اطلاعات و بهره‌گیری از آن در اقیانوس اطلاعاتی وظیفه روابط عمومی است. یكی از مهمترین ویژگیهای جوامع پیشرفته و به اصطلاح شمال، در راستای توسعه اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی توجه روزافزون به مدیریت اطلاعات است. روابط عمومی بخشی از اعمال مدیریت است و جایگاه خاص روابط عمومی نیز در رده کارهای مدیریتی قرار دارد . همانگونه که مدیر یک مؤسسه برای اداره امور سازمان نیاز به ساماندهی ، تامین نیروی انسانی ، هدایت و نظارت امور ، هماهنگی و برنامه ریزی دارد باید کوشش کند تا بر ذهن مردم نیز تاثیر گذارد و نظرات مثبت مردم را درباره مؤسسه خود حفظ کند و از این راه منفعت مادی و معنوی برای سازمان به دست آورد .نکته مهم این است که کار روابط عمومی خدمت به مدیریت است نه مدیر برای آنکه محور اساسی کار روابط عمومی کسب منافع برای کل سازمان است نه برای شخصی که در رأس حرم سازمانی قرار گرفته است . بنابراین باید به روابجعمومی و کارکردهای آن ، بهتر و منطقی تر نگاه کرد. در این صورت است که روابجعمومی می تواند در فراز و نشیب های سازمانی سربلند و سرافراز شود.
روابط عمومی و جایگاه آن دراسلام ضرورت و اهمیت روابط عمومی
قرن حاضر را علاوه بر قرن تسخیر فضا ، اتم ، کامپیوتر، لیزر و غیره نامیده اند اما به عنوان شاخص تفاسیر بعنوان عصر ارتباطات هم نامگذاری گردیده است که شبیه دهکده جهانی می ماند که در این حلقه ارتباطات انسانها بهم نزدیک و افکار و اعمال انسانها و جمعیت ها دیگر از دید و نظر یکدیگر پنهان نیست .در قرآن كریم سوره مباركه آل عمران آیه شریفه 200 ( یا ایها الذین آمنوا صبرو و صابرو و رابطو واتقوالله لعلكم تفلحون ) در این آیه شریفه ضمن دعوت امت به برقراری رابطه اجتماعی داشتن شكیبایی و در پیش گرفتن تقوای الهی را برای رسیدن به رستگاری و فلاح مورد تأكید قرار داده است نكته جالب قرآن موضوعی كه امروزه به عنوان اخلاق در روابط عمومی به شكلی بسیار ناقص در مجامع روابط عمومی مطرح است دراین آیه شریفه با زیبایی هر چه تمامتر بیان و اشاره می شود .
اینجاست که اهمیت نقش روابط عمومی نمایان می گردد نقشی که مبتنی برداشتن حجاب غربت و بیگانگی و افشاندن عطر خوش آشنایی است و روابط عمومی می توانند پل ارتباط بین افراد جامعه و سازمان ها باشند البته پل هایی که اگر مستحکم نباشند یقیناً از بهره ذهنی لازم و کارآیی لازم رانخواهد داشت.
جایگاه روابط عمومی در میان سازمان ها
دنیای امروز دنیای ارتباطات است . در هر ثانیه میلیون ها واحد اطلاعاتی در سطح جهان رد و بدل می شود. از زمانی كه تحولات زندگی بشر سرعت گرفت ، نیاز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزایش یافت و امروزه داشتن اطلاعات دقیق و به روز از نان شب هم برای مردم مهمتر است و هر كه بیشتر بداند ، موفق تر است . ( دانایی = توانایی )
در سازمان های دولتی داشتن اطلاعات موثق ، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگ ترین سرمایه یك سازمان است و حیات یك سازمان به داشتن یك ارتباط دو سویه درون و برون سازمانی و انجام تبلیغات و كسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد و این جاست كه لزوم وجود روابط عمومی واقعی در ایستگاههای روابط عمومی نمایان می شود.در دنیای امروز که مرزهای ارتباطات شکسته شده و انسان به دنبال کشف راهکارهای مطلوب زیستن و نگرش جامعه مدار است، آموزه های علمی ما را به کنکاش و توجه درباره وضعیت چگونگی تعامل و برخورد کردن رهنمون می سازد. بی شک یک سازمان و یا یک اداره نمی تواند خود را جزیره ای بی ارتباط فرض نماید و از تکنولوژی و آورده های آن بی نیاز و با آن بیگانه باشد. روابط عمومی باید بر محور تفکر مداری، مشارکت مداری و اطلاع مداری باشد تا بتواند در راستای کمک به اثربخشی سازمان موثر باشد و با نواندیشی و نوگرایی، ابتکار و خلاقیت مستمر عجین شود و خود را با تحولات و پاسخگویی مرتب به افکار عمومی منطبق و هماهنگ سازد. با توصیف چنین روابط عمومی ای، صد البته باید مدیرش متملق و چاپلوس مافوقش نباشد و جاده صاف کن وی نگردد؛ و امید آنکه این گونه مدیران که با رانت و فامیل سالاری یا باندبازی و یا... بدین جایگاه رسیده اند به زیر کشیده شوند!!
نیاز و ضرورت اجتماع به روابط عمومی
امروزه از دانش و هنر روابط عمومی به عنوان یک نهاد شبه مدنی در جهت تسهیل ارتباطات دو طرفه بین دولت و آحاد مردم یاد می شود و با پیچیده تر شدن نظام اجتماعی بر ضرورت، گسترش و توسعه این علم و حرفه جدید بیش از پیش اتفاق نظر حاصل می آید تا آنجا که امروز کمتر نهادی یا سازمانی خود را بی نیاز از تشکیلات روابط عمومی می بیند.
رسانه ها و روابط عمومی ها
عدم اعتماد متقابل میان رسانه ها (بویژه مطبوعات) با روابط عمومی ها یک مشکل و بیماری تاریخی است که از عوارض بیماری کلی ساختار سیاسی - اجتماعی جامعه است. این ارتباط بویژه میان روابط عمومی ها و خبرنگاران مطبوعات دارای چالش های بیشتری است زیرا روزنامه ها نگاه انتقادی بیشتری به عملکرد سازمان و دستگاه ها و قوای حکومتی دارند. از دیرباز و از زمانی که رسانه ها و روابط عمومی ها، هویت مستقل و حرفه ای خود را پیدا کرده اند، بحث ارتباط روابط عمومی با رسانه ها و متقابلارسانه ها با روابط عمومی ها با چالش های خاص خود همراه بوده است.رسانه ها معمولاروابط عمومی ها را پنهانکار معرفی می کنند و اعتقاد دارند آنها اخبار مورد نیاز رسانه ها را باتوجه به مصلحت ها و مقتضیات سازمانی خود پنهان می کنند و روابط عمومی ها نیز بر این باورند که رسانه ها اخبار آنها را آن گونه که باید منتشر نمی کنند و در مقابل انتشار اخبار و اطلاعات مربوطه به رسانه ها چشمداشت برخورداری از امتیازات مادی و معنوی در اختیار آن سازمان را دارند. این قلم اعتقاد راسخ دارد این عدم اعتماد اجتماعی و حرفه ای و معضل ارتباطی میان این دونهاد جهت ده و افکار ساز ناشی از توسعه نیافتگی کشورماست و لذا نگارنده معتقد است مشکل مطرح شده تنها از طریق بسط دموکراسی در جامعه و پاسخگو شدن نهادهای قدرت و ساختار سیاسی - اجتماعی، حل خواهد شد همان طور که رشد و توسعه رسانه ها و مطبوعات نیز از همین طریق میسر می شود.روابط عمومی ها و رسانه ها، دو بال مهم اطلاع رسانی به جامعه هستندکه می توانند با کمک یکدیگر به گردش آزاد اطلاعات و کسب وجهه سازمان و اعتماد مردم یاری رسانند. روابط عمومی ها باید برای ارتباط دائمی و علمی با رسانه ها همیشه پیشقدم باشند، تا بتوانند از پتانسیل های موجود در عرصه رسانه ها بهره های بیشتری ببرند و فقط به برگزاری و تشکیل جلسه های مطبوعاتی و ارتباطی خبری اکتفا نکنند. تحقق این مهم یعنی استفاده بهتر و بیشتر از توان رسانه ها منوط به ایجاد و تعامل منطقی وعملی با رسانه هاست که سهم روابط عمومی ها و تلاش برای ایجاد این ارتباط بسیار بالاست. آنها هستند که باید برای ایجاد ارتباط به سراغ رسانه ها بروند، برداشتن دیوار بین آن دو برای دستیابی به توسعه پایدار لازم و ضروری است.
روابط عمومی بین المللی
شاید در کشور با اداراتی که نام "روابط عمومی و امور بین الملل" برای خود برگزیده اند مواجه شده اید. روابط عمومی بین المللی یکی از وظایف سازمانهای بین المللی به شمار می رود. بطور مثال دفتر اطلاعات سازمان ملل متحد که مقر آن در نیویرک است، روابط عمومی را از راه روابط خارجی، مطبوعاتی، انتشارات، روش های سمعی و بصری و بیانیه های مطبوعاتی در چارچوب تلاش برای تفاهم بهتر سازمان ملل، اجرا می کنند. یا در اروپا، از روابط عمومی به عنوان وسیله ای برای تقویت وحدت اروپا و تلاش برای ازایش تفاهم بین ملل اروپایی استفاده شد. اما روابط عمومی در آمریکا چیزی فراتر از روابط عمومی در سایر کشورهاست. به عنوان نمونه تحقق اهداف سیاسی خارجی آمریکا، یا مثبت جلوه دادن اقدامات دخالت جویانه آمریکا در سایر کشورها و همچنین گزارشی از تغییر و تحولات سایر مناطق هدف و راه های مقابله با آن از وظایفی است که برنامه ریزی آن به بنگاه های روابط عمومی آمریکا سپرده شده و از طریق شورای امنیت ملی گزارش های آن به رییس جمهور آمریکا ارایه می شود. از سال ها پیش نقش روابط عمومی بین المللی پررنگ شد.
پیوند تبلیغات و روابط عمومی با یکدیگر
مقوله تبلیغات، مقوله ای است که به لحاظ لفظ با آن آشنایی داریم، سخنی هم هست که می گوید: تبلیغات سلاح خیلی برنده ای است و هرکس مجهز به این سلاح باشد قطعا در صحنه توفیق بیشتری خواهد داشت. به طور کلی می توان گفت: تبلیغات ابزاری است که روابط عمومی ها از آن بهره می گیرند و برای استفاده و بهره مندی از آن باید این ابزار را بشناسند و طریقه استفاده آن را بدانند. روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است، روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند.
بدون شک روابط عمومی به عنوان یک «فن» و «هنر» نقش بسزایی در برقراری و تسهیل ارتباط دوسویه بین مدیران سازمان و کارکنان دارد، به طوری که امروزه کمتر سازمانی را می توان یافت که خود را بی نیاز از روابط عمومی بداند و در عین حال موفقیت های چشمگیری را در زمینه های مورد نظر و تحقق اهداف از پیش تعیین شده به دست آورده باشد.
اگر در رأس این حوزه مدیری لایق، متین و کارآمد وجود داشته باشد، می تواند با به کار گماری کارگزارانی با مهارت در این موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازمانی باشند.
مهمترین اصول یك روابط عمومی پیشرو و آرمانی:
اصول مهم روابط عمومی را می توان سعی در رسیدن به تفاهم با مخاطب، تأكید بر اطلاع یابی در كنار اطلاع رسانی ، مخاطب گرایی، عمل به اصول اخلاقی، انتخاب الگوی ارتباطی دوسویه، تأثیرپذیری از افكار عمومی در كنار تأثیرگذاری بر آن ، تأكید بر رسیدن به تفاهم از طریق گفتگو ، وجود موازنه بین منبع و مخاطب در فرایند ارتباط و مشاركت گرایی ذكر كرد . 1- اصل مخاطب مداری 2- اصل مشاركت گرایی 3- اصل اطلاع رسانی و اطلاع یابی 4- اخلاق5- گفتگو6- اصل تفاهم7- اصل موازنه قدرت بین منبع و مخاطب
ویژگی مدیریت استراتژیك روابط عمومی پویا:
1-انسان محور هر حركت و تحول2-ارتباطات گسترده و همه جانبه3-شكل گیری سازمان های مجازی 4-توجه ویژه به منابع انسانی در سازمان ها و استفاده بهینه از آن 5-ضرورت افزایش دانش كاركنان6-توجه به اقتصادهای فرا ملی و حركت به سوی خصوصی سازی و جهانی شدن8-ساختارهای سازمانی تازه9-افزایش گستره همگانی 10-جهان كوچك با رسانه های جمعی انبوه
چرا روابط عمومی جایگاهی ندارد ؟
به اعتقاد علمای علم ارتباط ، برآورده کردن انتظارات کارکنان و مشتریان ، در نظر گرفتن شرایط بازار و رقبا ، روان کردن مسیر جریان اطلاعات در درون و بیرون سازمان ، حضور و مشارکت در برنامه های بلند مدت و کوتاه مدت سازمان ، کسب اطلاعات ، پردازش آن ، تفسیر و تلخیص و در اختیار گذاشتن آن در سطوح مدیران برای اطلاح برنامه های در جریان و دهها موردیکه به نوعی مستقیما با سازمان و مخاطبان آن ارتباط دارد ، بسیار مهم تر از کسب نظر رضایت مدیران ارشد سازمان است . گفته می شود روابط عمومی ها حلقه واسط بین دولت و مردم بوده و یکی از ابزارهای مهم اطلاع رسانی به جامعه و اطلاع یابی از نظر دیدگاه مردم و انعکاس آن به دولت مردان بشمار می روند . به عبارت دیگر روابط عمومی ها با عملکرد خوب و اثر گذار خود می توانند بازیگر نقش خطیر و حساس ایجاد ارتباط فعال و اثر بخش بین کارگزاران حکومتی و مردم باشند و فاصله ها را کاهش دهند و زمینه ایجاد تفاهم و هم اندیشی بین مسئولان و مردم را فراهم سازند و تصمیم گیریها را به سمت منافع عمومی سوق دهند و نهایتا زمینه تحقق یک جامعه دموکراتیک فراهم شود . این نقش روابط عمومی ، یک نقش کلی در جامعه است که در اجرا وظیفه خطیر سیاست گذاری ، برنامه ریزی و عملکردی و دست یابی به هدفها و ارزیابی میزان توفیق یا عدم توفیق آن را بدنبال دارد . دست یابی به چنان نقشی ، سازمان متشکلی را طلب می کند تا بدرستی جایگاه روابط عمومی را تشخیص داده و از آن حمایت کند .این حمایت در قالب اعتماد می تواند کارساز تر شود . چرا که در سایه اعتماد مدیران سطح بالا ، اقتدار روابط عمومی تثبیت میشود . حمایت های دیگر نظیر حمایت مادی و انسانی نیز در سایه اعتماد و اقتدار حاصل می شود .زمانیکه بحث اقتدار در سازمان مطرح می شود ، مشکل عمده ای در ساختار سازمانی ایجاد میگردد. چرا که مدیران رده بالا و برخی از مدیران هم سطح ، موضع خود را در مقایسه با جایگاه روابط عمومی در سازمان ، ضعیف تر ارزیابی می کنند و غافل از آنند که دست آوردهای روابط عمومی که حاصل زحمات زیاد مجموعه کارکنان آن واحد است ، در جهت اقتدار کلی سازمانی است و اساسا روابط عمومی به لحاظ ساختاری و فلسفه فکری خود نمی تواند فردی عمل نموده و بدنبال منافع غیر سازمانی باشد . طبیعی است عملکرد مدیر روابط عمومی پس از گذشت مدتی که صرف شناخت ساختار و ظرفیت سازمانی و افراد درون و برون سازمانی میشود ، نه تنها نمی تواند روال گذشته سازمان را هدایت کند ، بلکه به رویکرد های دیگری گرایش پیدا می کند که عوام این تغییرات را ناشی از تحول تلقی می کنند . این انحراف ، در سایه خواستهای مدیران ، نداشتن تخصص فردی ، نداشتن تجربه و آگاهی در زمینه های روابط عمومی ، بیشتر از همه مصلحت اندیشی ، بروز نموده و عملا اینگونه مدیران منابع ، اعم از مادی و انسانی را به هدر می دهند . علاوه بر هدر رفتن منابع و انرژی های انسانی و عدم دست یابی به اهداف سازمانی ، طرز تلقی و تعاریف روابط عمومی در اذهان سطوح مدیران را نیز تحت تاثیر قرار داده و آنها را به مرور با عملیات غیر علمی و غیر حرفه ای در زمینه روابط عمومی بتدریج اجتماعی می کنند . بطوریکه تلقی آنان از یک روابط عمومی ، برآورده شدن خواسته های مدیران و اطاعت از دستوراتشان است که گاهی تا حد یک منشی گری یا اداره کننده دفتر یک مدیر ، این جایگاه سقوط می کند .به کلام ساده می توان گفت یکی از دلایل عدم شناخت افراد جامعه ، در سطوح عام و حتی کارکنان و مدیران و متأسفانه در برخی موارد مدیران ارشد سازمانها ، از جایگاه روابط عمومی ، حاصل عملکرد ناکارآمد مدیران روابط عمومی در گذشته بوده است که بعلت نداشتن تخصص و آگاهی به سمت و سوی مختلف خدماتی گرایش پیدا کرده اند و نهایتاً سازمان را نیز از داشتن یک روابط عمومی که می توانست بسیار ثمر بخش باشد محروم ساخته اند.
چالشهای روابط عمومی در ایران:
براساس نظریه كارشناسان این علوم ،چالشهای روابط عمومی در ایران را می توان در دو بخش اصلی ( تشکیلات ، اعتبارات ، آموزش ، نحوه عمل ، نیروی انسانی و وجود نگرش های منفی ) و فرعی ( نداشتن متولی مشخص ، نبود تشکل های حرفه ای کافی و نبود قانون مندی مسئولیت های استراتژیک و حرفه ای روابط عمومی) تقسیم کرد. دستیابی تشکیلاتی را میتوان به عنوان نخستین چالش روابط عمومی در سازمان دانست. منظور از دستیابی تشکیلاتی ، نبود پویایی در طراحی تشکیلاتی است . نمودارهای تشکیـلاتی در تاریخ روابط عمومی ایران حاکی از نبود تفکر و تلاش در ایجاد بـخش هایی در تشکیلات روابط عمومی است که متناسب با تحولات اجتماعی ایران باشد . به رغم این که در کشور گرایش زیادی برای حرکـت به سمت " جامعه مدنی " و توانمندی و قابلیتهای روابط عمومی وجود دارد ، تا کنون كمتر روابط عمومی توانسته است از این وضع برای تسریع روند جریان توسعه خود استفاده کند .چالش دوم روابط عمومی ، وابستگی صرف روابط عمومی به مدیریت سازمان است . این وابستگی کامل گاه " خطر مدیریت مداری " را در روابط عمومی یک سازمان افزایش می دهد . چالش سازمانی سوم " آمیختگی تشکیلاتی " روابط عمومی با سایربخشهای تشکیلاتی سازمان چون اطلاعات ، انتشارات ، امور بین الملل و حوزه ریاست است . چالش دیگر روابط عمومی ، چالش حرفه ای بودن کارکنان و کارشناسان آن است . متأسفانه تعداد نیروها ی متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است . به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص ، جوابگوی نیاز دستگاه ها نیستند . در طراحی ساختار سازمانی روابط عمومی در هر سازمان باید ویژگی های خاص آن سازمان را لحاظ کرد . نحوه طراحی تشکیلات روابط عمومی در ایران بیانگر ناهمگونی در عنوانهای شغلی ، واحدهای سازمانی و نحوه نگرش به فعالیتهای روابط عمومی است . برای این منظور تدوین الگوی مشخص و ایده آل برای واحدهای روابط عمومی در سازمان ضروری است .یکی از مشکلات اساسی روابط عمومی روزمرگی و درگیری با کارهای عادی و جاری است . این امر باعث می شود روابط عمومی از برنامه ریزی های کلان و استراتژیک غافل شود .متاسفانه اکثر روابط عمومی ها با کمـبود کارشناس متخصص درعلـوم ارتباطـات مواجه هستند .مشکل دیگرناآگاهی مدیران ارشد سازمانها از نقش و مؤثر روابط عمومی در اقناع و جلب مشارکت مردم است که این امر مستلزم آموزشهای لازم جهت تغییر نگرش مدیران ارشد است . دلیل اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد آنست که مدیران نگرش مثبتی به نقش مدیریتی روابط عمومی ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقی میکنند . روابط عمومی کانال ارتباطی سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات ، پیشنهادات و انتقادات مخاطبان به سازمان است.
در نحوه فعالیت روابط عمومی آسیب های وجود دارد که موجب ناکارآمدی روابط عمومی می شود. مهمترین این آسیب ها عبارتند از :1-جابه جا شدن وظایف 2-گسترش یافتن وظایف 3-ناهمگون بودن وظایف 4-پیش بینی شدن وظایف5-موازی بودن وظایف
به همین دلیل پیشنهاد می شود برای رفع این آسیب ها و کاستی ها ، ساختار سازمانی مناسب برای روابط عمومی طرح ریزی شود.
راهکارها ی مناسب برای حل این چالشها:
به نظر می رسد یكی از ضعفهای روابط عمومی در كشورمان فقدان همگامی استعداد ذاتی و مدارج تحصیلی است. همچنین مدیران روابط عمومی باید به دو علم ارتباطات و مدیریت آشنایی كامل داشته باشند. بیشتر مدیران روابط عمومی فاقد نگرش تفكرمدارانه به روابط عمومی هستند. داشتن توانمندی و استعداد ذاتی برای یك مدیر از ویژگیهای مهم است.هر كس كه تحصیلات ارتباطی را گذرانده، متخصص روابط عمومی نخواهد بود؛ زیرا گذراندن تحصیلات به هیچوجه نشاندهنده تخصص در این حوزه نیست. مدیران ارشد، باید شناخت دقیقی از حوزه های روابط عمومی داشته باشند . روابط عمومی تركیبی از فن و هنر و برقراری ارتباط صحیح با مردم است. متاسفانه بحث انتخاب مدیر روابط عمومی در حال حاضر بیشتر روابطی شده است، در حالیكه یك مدیر موفق روابط عمومی، باید فرهنگ عمومی كشور را به خوبی بشناسد و از طرفی با علم روانشناسی و روانشناختی نیز تا حدی آشنایی داشته باشد. سایرمشخصه های یك مدیر روابط عمومی خوب و كارآمد صاحبنظر بودن او در امور فرهنگ اجتماعی؛ بهره مندی چگونگی استفاده از مشاوران نیروهای كارشناس بیرون از سازمان ؛ تسلط بر فعالیتها ؛ ساز و كار وتصمیمات سازمان متبوع و ... است. اگر برای روابط عمومی وظایفی چون اطلاع رسانی، فرهنگ سازی، شكل دهی به افكار عمومی و ارتقای سطح آگاهی های عمومی قایل باشیم؛ وظیفه پاسخگویی به افكار عمومی؛ یكی از مهم ترین وظایف این واحد سازمانی است؛ به طوری كه پاسخگویی دربرگیرنده و نتیجه تمامی تلاش های صورت گرفته روابط عمومی است. افكار عمومی بزرگ ترین قدرت نامریی است كه جریان های اجتماعی و فرهنگی را به وجود می آورد و این جریان ها قوی تر از هر سیاستی؛ عمل می كند. به همین دلیل قبل از اجرای هر سیاستی؛ ابتدا باید زمینه پاسخگویی به افكار عمومی را فراهم كرد. روابط عمومی با ارتقا جایگاه پاسخگویی سازمان ها؛ به عنصری موثر در جهت شفاف كردن روابط اجتماعی؛ جلب اعتماد باورهای عمومی؛ درستگویی ، درستكاری ؛ روانی حركت و چرخش اطلاعات تبدیل می شود. بابرداشتن دیوارهای میان روابط عمومی ها؛رسانه هاومردم ونیزباشفاف سازی سازمان ها؛ سیاست دو سویه شدن ارتباط تحقق می یابد. كارشناسان بر این عقیده اند كه با وجود اهمیت روابط عمومیها و نقش موثری كه مدیران این حوزه در سازمانها و وزارتخانه های مختلف برعهده دارند، متاسفانه در كشور نگاه تخصصی و برنامه ای به موضوع روابط عمومی وجود ندارد و شاهدیم كه اكثر روابط عمومیها با پرداختن به كارهای زودبازده، به برنامه های درازمدت اهمیت نداده و سرمایه گذاری لازم راانجام نمیدهند.
پیشنهاد های لازم برای توانمندی روابط عمومی ها:
توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست.
ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد می شود که مدیر روابط عمومی بهره ای از علوم مشاوره ای، روانشناسی، علوم تربیتی، جامعه شناسی، مردم شناسی و ... داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی در بسیاری از مدیران روابط عمومی های فعلی است.
دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد.
حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال
تغییر فرهنگ سازمانی غلط، به این نکته باید توجه کرد، کارگزار روابط عمومی موقعی در جهت تغییر فرهنگ سازمانی می تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و دیگر این که با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد.
ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
کمک در جذب استعدادهای درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستری مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان.
تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی.
معرفی الگوهای آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی.
سازماندهی خبری سازمان (تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهای ارتباطی).
تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن.
تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن.
جهت گیری و جهت دهی سازمان به سوی کارمند محوری.
همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی.
تنظیم برنامه مدون و سالیانه.
انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.
برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
تهیه مقاله های علمی در حوزه فعالیت های سازمان و نشر آن در رسانه های گروهی.
معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان.
انعکاس تجربه های موفق کارکنان سازمان.
چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فراورده های سازمانی.
تهیه فیلم برای معرفی سازمان.
تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان.
با امید به روزی که شاهد ارتقاء جایگاه روابط عمومی در کشوربه عنوان مهمترین بخش شناسایی ، پیش بینی مسائل و شکل بخشیدن به رویدادها و آینده باشیم .اگر مدیران سازمانی می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است.
سخن آخربه هر حال جوامع امروزی اینک در حال گذار به جامعه اطلاعاتی آینده هستند، جامعه ای که در فناوری های اطلاعات و ارتباطات تمامی ابعاد زندگی انسان ها را تحت تاثیر قرار خواهد داد. جامعه ما نیز ناگزیر از این روند خواهد بود و خواه ناخواه به این سمت و سو کشیده خواهد شد. در همین راستا دولت و مسئولان نظام ضمن آنکه باید دغدغه های رهبری معظم انقلاب را درخصوص روابط عمومی های دستگاه خود جدی تلقی نمایند، چاره ای باقی نمی ماند که با اندیشیدن و تدابیر لازم، تلاش مضاعف نمایند تا با لحاظ کردن تغییرات ضروری، روابط عمومی های سنتی را به سوی روابط عمومی های دیجیتال سوق داده و آماده سازند و این امر مهم محقق نخواهد شد مگر با ایفای نقش مدیران که فناوری جدید را درک کنند و آگاهی مناسب از آن داشته باشند.
از جمله وظایف یک روابط عمومی شامل موارد ذیل میباشد.
. تهيه اخبار از آخرين رويدادها، مراسم، مناسبتها و نشستها
هماهنگي جهت چاپ آگهي هاي مربوط به مناقصات، مزايده ها، ابلاغ و رسيدگي و پيگيري جهت چاپ و پرداخت صورتحساب
اطلاع رساني از آخرين اخبار و مطالب علمي تهيه شده ازطريق سايت روابط عمومي
- هماهنگي با رسانه ها و جرايد و صدا و سيما جهت تهيه گزارش و خبر از مراسم و مناسبتها
- هماهنگي و همكاري در برپايي مراسم ويژه مانند تقدير از كاركنان نمونه و - هماهنگي و برپايي مراسم بزرگداشت ها ، معارفه و توديع مديران
- مطالعه اخبار چاپ شده در جرايد و تهيه چكيده مطالب مربوط به سازمان و سطح وزارتخانه
- انتشار نشريه مخصوص سازمان و توزيع در ساير ارگانها و سازمانهاي مرتبط
- صدور مجوز به منظور تهيه گزارش خبري و يا تصويري از مراكز تحت پوشش سازمان جهت ساير ارگانهاي دولتي و يا خصوصي
- هماهنگي با شوراي سياستگذاري به منظور اطلاع رساني درخصوص برگزاري نشست هاي مطبوعاتي
- هماهنگي و همكاري در برپايي ويژه برنامه ها مانندهفته پژوهش، جشنواره ها،...............
- دريافت نظرات و پيشنهادات كاركنان از طريق تلفن گويا
- هماهنگي و همكاري در تهيه و توزيع جايزه دانش آموزان ممتاز، هداياي روزپدرو ............، لوح تقدير و................
- تهيه گزارش تصويري از برگزاري مراسم ها جهت استفاده در سايت روابط عمومي و يا ارسال به واحد مربوطه
- هماهنگي با وزارت متبوع درخصوص اجراي برنامه هاي درخواستي
- و انجام امور درخواستي از سوي دفتر رياست
تفسیری کوتاه دیگری درمورد شرح وظایف کارشناس روابط عمومی:
كارشناسان روابط عمومي ازنظر اخلاق سرآمد و عامل به اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي باید باشند. از جمله خصوصيات اخلاقي لازم مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
راستي و درستي، امانت، شهامت و شجاعت، صبر و شكيبايي در شنيــــــدن و گوش دادن،تحمل در برابر شكست‌ها و ناكاميها، مردمداري، علاقمندي بكار، تواضع و فروتني،خوش برخـــوردي و اجتماعي بودن ـ سازمان آگاهي و يا به بيان ديگر، داشتن آشنايي كامل با سازمان محل اشتغال، يك ضــــرورت گريزناپذير براي كارشناس روابط عــــــمومي محسوب مي‌شود. آگـــــاهي نسبت به تاريخچه تشكيل،اهداف و وظايف، اقدامات، سياستها، برنامه‌ها، مشكـــــــــــلات و ساير اطلاعات سازمان محل اشتغال براي‌كارشناس روابط عمومي ضروري است‌بنابراين، بنظر مي‌رسد در بدو استخدام، كارشنـــاس روابط عمومي را بايد كاملا با سازمان آشنا ساخت و اين بر هــــــر كار ديگري براي او ارجحيت دارد. جامعه آگاهي ـ كارشناس روابط روابط عمومي علاوه بر سازمان آگاهي، بايستي با جريانـــها و تحولات جامـــــعه درابعاد ملي و بين‌المللي آشنايي كلي داشته باشد و بتواند نيازهاي جديد جامعه را شناخــــته و در فعاليتهاي خود به آنها توجه كند. مكمل اين اطلاعات داشتن براي خلاق بودن و ايده آفريني; جذب اطلاعات، الهام، بينش،سختكوشي و توجه به حل مسائل لازم است. كارشناس روابط عمومي يا بايستي خلاق باشد و يا نوآور و نياز به نوآوري در روابط عمومي بيش ازساير مشاغل و حرفه‌ها وجود دارد.
شرح وظايف كارشناس مسئول روابط عمومي:
1- نظارت و كنترل كليه فعاليتهاي كارشناسي و كمك كارشناسي روابط عمومي در سطح استان و ارائه گزارش .
2- تنظيم و ارائه برنامه ساليانه امور ارتباطات ، تبليغات ، انتشارات ،افكار سنجي و ...
3-تهيه اخبار،گزارش ،جوابيه،مقالات(تخصصي و تحليلي)بريده جرايد روزانه و ادواري.
4-انجام كنفرانسها و سفرهاي مطبوعاتي،راديو تلويزيوني و ميز گردهاي مدير،معاونين و روساي ادارات ستادي و شهرستاني .
5-همكاري در برنامه ريزي و برگزاري مراسم ملي مذهبي،نمايشگاه سمينارهاو اجراي امر تبليغاتي.
6-بهره مندي از نظرات كارشناسي و كمك كارشناسي براي مشاركت، بهينه سازي و تسريع درپيگيري امور محوله.
7- برنامه ريزي و پيگيري تهيه و چاپ مواد انتشاراتي مورد نياز از قبيل كتاب، پوستر،بروشور ،تراكت و ...
8- پيش بيني برآورد نيازها و اقدامات بر اساس برنامه ساليانه .
9 - همكاري در برنامه ريزي و هماهنگي برگزاري كارگاههاي آموزشي،دوره هاي آموزشي،بازديدهاي آموزشي.
10- همكاري در برنامه ريزي ضبط،توليد و پخش برنامه هاي صوتي و تصويري از طريق رسانه هاي انبوهي.
11-همكاري در تنظيم و پيگيري ملاقات هاي مردمي مديركل و معاونين.
12-همكاري در برنامه ريزي بازديد همكاران و اقشار مردمي از طرحها،ارتباط با تشكلهاي مردمي و غير دولتي و...و برقراري مكاتبات مردمي و پاسخگوئي آنها .
13- مطالعه مداوم در وظايف محوله به منظور بهينه سازي و ارتقاء كيفيت و كميت فعاليتها.
14- انجام ساير ماموريتهاي محوله بر طبق دستور مقام مافوق.
نرم افزارهای که در روابط عمومی استفاده میشود:
اشنایی با نرم افزارهای گرافیکی
اطلاعات مختصری از قابلیت های این نرم افزارخدمتتـــان ارائه کـــنم که طراحــــانی که از این نــــرم افزار استفاده می کنند ناخودآگاه به محیط و امکانات فوق العـــاده آن علاقه شــــدید پیدا می کنند و معـمولا حساسیت زیادی دارند . یک نکته قابل توجه این است که : حتمــا با حساسیت های کاری همکار گرافیست خود آشنا شوید.یعنی اینکه با چه نرم افزاری بهتر کار می کند و حتی به کدام برنامه تعصب دارند.
آرشیو تبلیغات
تبلیغات یکی دیگر از فعالیتهای روابط عمومـــــی‌ها است. هر تبلیغ اعم از پوستر ، بنر و ... یک فــــایل طراحی و یک شرکت یا شخص طراح دارد. بهتر است روابط عمومیها آرشیوی از تبلیغات انجام شده را داشته باشند تا در صورت نیاز بتوانند مجدداً از فایل آن تبلیغ استفاده نمایند یا در صورت نیاز به طراح آن مراجعه نمایند.
در بخش آرشیو تبلیغات سیستم جامع روابط عمومی ، مشخصات انواع پوستر، بنر، آگهی و ... همراه با فایل آنها ، نام و شماره تماس طــــراح و هزینه طراحی و ... نگهـــــداری می شود تا در صورت لزوم در مناسبتهای بعدی از آنها استفاده شود.
- آرشیو اسناد
در سازمانها معمولاً اسناد مهمی تولید میشود که گاهی اوقات این اسناد می‌باید در اختیار سازمــان‌های دیگر ، نمایندگان مجلس و .... قرار گیرد. یک سند می‌تواند گزارش عملــــکرد ، مقاله ارائه شده در یک همایش، گزارش برگزاری یک نمایشگاه ، سند چشم‌انداز و ... باشد. این اسناد می‌بـــاید در مکان مناسبی آرشیو شوند ، تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.
در بخش آرشیو اسناد سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه اسناد تولیدی روابط عمومی یا سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شوند.
- آرشیو قوانین و آیین نامه ها
سازمانهای مختلف با توجه به وظایف خود ، قوانین و آیین نامه‌هایی را تدوین میکنند که معـــــمولاً اکثر مخاطبان این سازمانها و اکثر مراجعه کنندگان به روابط عمومیها نیاز به این قوانین و آیین‌نامه‌ها دارند. بهتر است در روابط‌عمومی آرشیو کاملی از قوانین و آیین نامه‌ها وجود داشته باشد تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.
در بخش آرشیو قوانین و آیین نامه ها سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه قوانین و آیین نامه های سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شود.
- اموال
در روابط عمومی‌های بزرگ موضوع وضعیت اموال روابط عمومی ، یکی از دغدغه‌های مدیران است.
در بخش اموال سیستم جامع روابط عمومی ، اموال مهم مربوط به روابط عمومی همراه با شماره اموال و وضعیت آنها (سالم، درحال تعمیر و...) نگهداری میشود. همچنین سابقه استفاده از هر یک از اموال روابط عمومی در همایش‌ها ثبت و نگهداری میشود. به این ترتیب وضعیت همه اموال روابط عمومی در هر لحظه مشخص خواهد بود.
هدف نخستین گروه نرم افزاری روابط عمــومی الکترونیک گســـــــترش مبانی نظری روابط عمــــومی بسترسازی برای اشتراک محتوا و در نهـایت تحقق جامعه گفتمانی روابط عمومی ها در فضای وب بوده است.
تنها در این صورت مطمئن هستیم که بهره گیری از فناوری های جدیــد اطلاعات و ارتباطات (ICT) در حد ابزارسازی برای روابط عمومی ها نخواهد ماند و باعث افزایش کارائی و اثربخشی فرآیندهای روابط عمومی در جهت حل مسایل ارتباطی سازمان با مخاطبان می گردد.
در همین راستا ، گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک با بهره مندی از توانمندی متخصــصان در هر دو بخش روابط عمومی و فنآوری اطلاعات، خدمات و نرم افزارهـــای برتر را برای ارایه به روابط عمومی ها گزینش کرده است.
این خدمات به صورت یک راه حل جامع از مرحله مشاوره تخصصــــی شروع و تحلیل، طراحی ، پیاده سازی و همچنین ارزیابی و نظارت اجرای پروژه های مرتبط با ICT را در بر می گیرد.
بسته های نرم افزاری مبتنی بر نیازهای روابط عمومی ها طراحی و ساخته شده است و در روند اجرای پروژه مبتنی بر نیازهای هر سازمان بهینه خواهد شد.
مشاوره روابط عمومی :
اولین گام در بهره گیری مناســـــب از ICT ترسیم جایگاه مطلوب آنها در روابط عمومی ها بسته به نوع سازمان و مخاطبان آن می باشد. در این راســــتا اقدام به ارائه خدمات مشاوره تخصصی کرده است. این مشاوره طیف گسترده ای از مرحله شناسایی مخاطبان سازمانی، معماری اطلاعات روابط عمومی ها، ارائه راه حل های یکپارچه، تدوین طرحهای جامع راهبردی فنآوری اطلاعات و ارتباطات سازمانها، تهیه پروژه های نرم افزاری و نظارت بر حسن اجرای آنها تا تحقق کامل روابط عمومــی نیز فرهنگ سازی و آموزش مفاهیم عمومی و تخصصی روابط عمومی برای سازمانهای دولتــــــی و خصوصی را در بر می گیرد.
روابط عمومی در فضای وب
اقدام به توسعه نرم افزارهای مختلف، بسته به نیاز سازمانها کرده است. ســـــــه ویژگی عمده در ایجاد این سیستمها مد نظر قرار گرفته است: رعایت استاندارد های فنی، تناسب با کارکرد های روابط عمومی و نیز برآورده سازی نیازهای خاص هر سازمان.
- بسته نرم افزاری وب سایت روابط عمومی
اين بسته با توجه به نياز سايت هاي روابط عــــــمومي و سايت هاي خبري طراحي شـــــده و در امکاناتی. شامل بخش های خبری ، آرشیو عکس، بایگانی مطالب و بریده جراید، تعریف خبرنگار و…
- پرتال های سازمانی
با ایجاد پرتال برای هر سازمان این امکان ایجاد می گردد که بسته به نیاز و در هر زمان وب سایت را به سادگی توسعه داد، سرویس های جدیدی به آن اضافه کرد و قالب نمایش آن را تغییر داد.
سیستم های ارتباطی
برای تحت پوشش دادن مخاطبان مختلف با هر سطح سلیقه و دانشی روابط عمومی ها نیاز دارند از کانالهای مختلف ارتباطی استفاده نمایند. سیستم های زیر را ارائه می نماید.
در این بسته نرم افزاری تمام نیازهای روابط عمومی ها اعم از اطلاع رسانی، پست صوتی، پرسش و پاسخ های متداول، مسابقه های تلفنی و ..... پیاده سازی شده است
- نظر سنجی تلفنی
در این سیستم خاص امکان انجام نظر سنجی های مختلف بر اساس سوال های چند گزینه ای طرح شده فراهم شده است
- سامانه پیامگیر
در این سیستم خاص با دریافت پیامها، امکان طبقه بندی و ارائه گزارش های تحلیلی آمـــــاری و نموداری مختلف به صورت تک کاربره و یا شبکه ای فراهم شده است.
- سیستم جامع ارتباطات
در این سیستم امکان ارسال اطلاعات و پیامهای مختلف از طریق کانالهای مختلف نامه، نمابر، پیام کوتاه تلفن همراه sms) به یک فرد و یا گروهی از افراد به صورت موردی و یا بر اساس زمانبندی از پیش تعیین شده
بانک های اطلاعاتی و آرشیو ها
یکی از جنبه های ICT نگهداری اطلاعات در جهت بهبود ذخیره سازی طولانی مدت، پردازش سریعتر، طبقه بندی پویا و دسترسی آسان تر به آنها می باشد. در این زمیــــنه نرم افزارهای زیر را ارائه می نماید
- بانک اطلاعات افراد
در این نرم افزار به بهره گیری از یک پایگاه داده جامع و پویا اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان نگهداری شده و امکان گزارش گیری و جستجو های مختلف در آنها نگهداری شده است
- آرشیو مستندات
برای نگهداری مستندات اداری و یا فنی سازمانها و تسهیل طبقه بندی آنها، نرم افزار های تخصصی آرشیو معرفی می شوند.
- بازکاوی رسانه ها
برای تهیه آرشیو از رسانه های خبری مختلف (شامل خبرگزاری های اینترنتی، جراید و رسانه های تصویری) و تهیه گزارشها و بولتن های خبری بسته به نیاز سازمانها، نرم افزار تخصصی ارائه می شود.
- اتوماسیون
برای افزایش کارائی در روابط عمومی ها، مکانیزه کردن گردش و پردازش اطلاعات یکی از اقدامات اساســــی است. در این راستا اقدام به ارائه راه حل های جامع برای تجهیز سازمانها به اتوماسیون اداری می نماید. بدین ترتیب روند گردش و پردازش اطلاعـــات به سمت سازمانهای بدون کاغذ. پیش می رود.
روابط عمومی واقعا بازوی محرک و راست ریاست هر سازمانی میباشد البته به شرط انکه به این بخش ارزش واقعی را بگذارد در غیر این صورت جز یک واحد ( به صورت صوری میباشد) به امید انکه در کشورمان مانند کشورهای پیشرفته واحد روابط عمومی در هرسازمان یا شرکتی جایگاهی محکم و پرارزش پیدا کند.
با تشکر
فریده لطیفی ترم یک کارشناسی امور رسانه
.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
نظرات