گزارش روابط عمومي بخش دوم
- توضیحات
-
منتشر شده در چهارشنبه, 08 خرداد 1392 16:41
-
نوشته شده توسط زهرا شمس اسفروريني
-
بازدید: 1251
بسمه تعالي
موضوع تحقيق: روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي
با عرض سلام و خسته نباشيد، احتراماَ به استحضار مي رساند تحقيق ذيل مربوط به گزارش كاربيني اينجانب در محل كارم (روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي) است كه در تحقيق اول كه ارائه شد تا بخش روابط عمومي پس از انقلاب اسلامي را شرح داده و ادامه گزارش در بخش دوم تقديم مي گردد.
فهرست
صفحه
وزارت راه و شهرسازي................................................................................... ..2
تاریخچه وزارت راه و شهرسازي......................................................................... ..7
نمودار تشکیلاتی وزارت راه و شهرسازي .............................................................. .11
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي.................................................................. .12
تاریخچه روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي ....................................................... 12
سیاست های اداره کل روابط عمومی....................................................................... .13
اهداف اداره کل روابط عمومی..............................................................................16
برنامه های راهبردی روابط عمومی .................................................................... .20
اولویت های کاری در روابط عمومی..................................................................... 21
مراحل تهیه شرح وظایف.................................................................................. 22
اصول وظایف در روابط عمومي ...................................................... 24
وزارت راه و شهرسازي
وزارت راه و شهرسازيیکی از ۲۱ وزارتخانهٔدولت ایراناست.
این وزارتخانه مسئول اداره امورحمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی در محدوده داخلی کشور و ارتباطاتترابریمیان ایران و دیگر کشورهای جهان است.
هدف وزارت راه و شهرسازي عبارت است از پی‌ریزی سیاست جامع و هماهنگ برایترابری کشور، توسعه، تجهیز، گسترش، نگاهداری و ایجاد تاسیسات زیربنائی آنبا توجه به مقتضیات توسعه اقتصادی، اجتماعی وعمرانی و دفاع ملی. بدینترتیب احداث راههای ارتباطی کشور اعم از زمینی (راه و راه‌آهن) و راههایآبی و فراهم آوردن وسایل ترابری و تنظیم مقررات استفاده صحیح از آنها تامین ترابری کشور جزو هدف اساسی این وزارت محسوب می‌شود.
در حال حاضرعلي نيكزادمقام وزیر راه و شهرسازي را به عهده دارد.
اهداف
- تامین راههای کشور اعم از زمینی ( راه و راه‌آهن ) و راههای دریائی و هوائی.
- اداره امور ترابری کشور، پی ریزی سیاست جامع هماهنگ برای آن و ایجادتوسعه، تجهیز، گسترش و نگاهداری تاسیسات زیربنائی آن با توجه به مقتضیاتتوسعه اجتماعی، اقتصادی، عمرانی و دفاع ملی.
وظايف اساسی
- مطالعه، تهیه و تنظیم برنامه‌های جامع و هماهنگ به‌منظور تعیین خط‌مشی‌های اجرائی در زمینه ترابری کشور و اجرای آنها.
- احداث، توسعه، بهره‌بردرای و نگاهداری راهها، راه‌آهن، بنادر و فرودگاهها.
- تهیه و تنظیم ضوابط و معیارهای لازم برای احداث و نگاهداری تاسیساتزیربنائی با توجه به مقتضیات و پیشرفت‌های وسائل ترابری و نظارت بر اجرایآنها.
- بررسی روش‌های ساختمان، نگاهداری و بهره‌برداری راهها، راه‌آهن، بنادر و فرودگاهها.
- طبقه‌بندی کلیه تاسیسات زیربنائی و تعیین مشخصات فنی و مهندسی آنها وهمچنین تعیین تشکیلات و دستگاه‌هایی که باید از هر یک از آنها نگاهدارینمایند.
- تعیین مشخصات مجاز وسائل ترابری در بهره‌برداری از تاسیسات زیربنائیترابری و جلوگیری از بهره برداری وسائل ترابری خارج از مشخصات مذکور دراستفاده از تاسیسات مزبور.
- بررسی درباره راههای ترابری بین‌المللی و نحوه ارتباط با آنها و عنداللزوم پیشنهاد قراردادهای دو جانبه با دولتها و موسسات خارجی.
- بررسی نیازمندی‌ها و شناسائی مجموع قدرت و ظرفیت ترابری کشور اعم ازراهها، راه‌آهن، راههای آبی، راههای هوائی و خطوط لوله بمنظور تهیهبرنامه‌ها و ارائه توصیه‌های لازم به سازمانهای مربوط.
- ایجاد، نگاهداری و بهره‌برداری از خطوط پایگاه‌های مواصلاتی اختصاصیزمینی، دریائی و هوائی با توجه به برنامه‌ها و نیازمندی‌های ترابری کشور.
- بررسی و ارائه پیشنهادهای لازم با سازمانهای مربوط درباب سیاست نرخ‌گذاری خدمات جنبی آن.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای فنی، اقتصادی و ایمنی ترابری در راههای زمینی، دریائی و هوائی و نظارت بر اجرای آنها.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای لازم برای ایجاد، اداره و توسعه موسساتترابری اعم از آنکه در داخل و یا در خطوط بین‌المللی فعالیت داشته باشند ونظارت بر فعالیت آنها.
- تهیه طرح مقررات و آئین‌نامه‌های مربوط به صدور اجازه تاسیس موسساتدفاتر شعبه‌ها و نمایندگی‌های ترابری خارجی که در کشور فعالیت می‌کنند ونظارت بر فعالیت آنها با جلب نظر وزارت کشور.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای لازم به‌منظور تنظیم امور مربوط به ترابریسازمان‌های دولتی به استثنای نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران، با همکاریدستگاه‌های مربوط و ایجاد هماهنگی و تمرکز امور مذکور.
- تعیین ضوابط و معیارها و اتخاذ سیاستهای لازم برای تشویق بخش خصوصی به سرمایه‌گذاری در امور مربوط به ترابری.
- بررسی در زمینه حریم‌های تاسیسات زیربنائی ترابری و تهیه و تنظیممقررات مورد نیاز برای پیشنهاد به مراجع صلاحیت‌دار و نظارت بر اجرای آنها.
- بررسی نیازمندی‌های کشور از نظر خدمات خاک شناسی و شناسائی مصالحساختمانی و تجهیز و توسعه آزمایشگاه‌های مربوط و عرضه و فروش خدمات به بخشعمومی و خصوصی از طریق آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک.
- بررسی نیازمندی‌های کشور از نظر شناسائی راههای آبی و دریا واقیانوسها و شناسائی ایجاد تجهیز و توسعه تشکیلات سازمانهای لازم عرضه وفروش آن به بخش عمومی و خصوصی.
- انجام کلیه امور مربوط به خدمات هواشناسی کشور وارائه آنها به بخش عمومی وخصوصی.
- تصدی حمل‌ونقل هوائی مسافر و بار و محمولات پستی در داخل و خارج کشورو عرضه و فروش خدمات در این زمنیه به بخش عمومی و خصوصی از طریق هواپیمائیجمهوری اسلامی ایران و شرکت خدمات هوائی کشور.
- اجاره دادن ماشین‌آلات مختلف راه‌سازی، ساختمانی که قانون را دراختیار وزارت راه و شهرسازي میباشد و یا از محل بودجه طرح‌های عمرانیخریداری شده‌است به پیمانکاری طرف قرارداد به‌منظور ایجاد تسهیلات و توسعهخدمات راه‌سازی.
- تهیه آئین‌نامه‌های مجازات خلافی با موافقت وزارت دادگستری و وزارتکشور و پیشنهاد قوانین و مقررات لازم درباره رسیدگی به موارد تخلف ازمقررات ترابری کشور.
- ترتیب کادر متخصص و فنی مورد نیاز برای استفاده صحیح از وسائل و ماشین‌آلات جدید.
- تشکیل واحدهای مطالعاتی و تحقیقاتی لازم برای انجام وظایف بالا.
معاونت‌های ستادی
- معاونت برنامه ریزی و اقتصاد حمل و نقل
- معاونت توسعه مدیریت و منابع
- معاونت آموزش، تحقیقات و فناوری
- معاونت هماهنگی و امور استانها
سازمانها و شرکت های وابسته:
- سازمان راهداری و حمل ونقل جاده ایی
- شرکت ساخت و توسعه زیر بناهای حمل و نقل کشور
- شرکت راه آهن جمهوری اسلامی ایران
- سازمان هواپیمایی کشوری
- سازمان بنادر و دریانوردی
- سازمان هواشناسی کشور
- شرکت فرودگاههای کشور
- شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران
- شرکت آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک
نمودار تشکیلاتی ستاد وزارت راه و شهرسازي
معاونت توسعه و
مدیریت منابع
|
معاونت امور مجلس و
هماهنگی امور استانها
|
معاونت آموزش و تحقیقات
و فناوری
|
معاونت برنامه ریزی و
اقتصاد حمل و نقل
|
شورای عالی حمل و نقل کشور
|
ارزیابی نظام های حمل ونقل
|
اداره راه و ترابری استانها
|
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
روابط عموی ها اغلب با کار ویژه و استراژی های متفاوت ظهور می نمایند و رسالت عظیمی از این بایبت به دوش دارند.آنها غیر از مقوله اطلاع رسانی و بسط و تعمیق ارتباطات، وظیفه تفاهم و همکاری میان دیگر مجموعه ها را بر عهده دارند. ازآنجائیکه راه و ترابری از جمله وزارتخانه هایی است که حضوری غیر قابل انکار در توسعه ملی و به تعبیری به عنوان شاخص ، ایفای نقش می نماید.
روابط عمومی در چنین سازمانی نسبت به دیگر مجموعه های هم طراز در سازمانهای دیگر وظایفی بس گسترده داشته و در تقابل با روابط عمومی های تابعه ((نقش مادر)) را ایفا و در بکارگیری آنها در معرفی عملکردها ،پروژه های در دست اقدام و طرح های آتی ، ضمن بررسی نقطه نظرات ،تلاش می نماید با بررسی های بعمل آمده نسبت به جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات و رفع چالش های احتمالی موجود اقدام نماید.در نهایت هم بعنوان ستاد در تبیین سیاست های کلی بر توابع نظارت کند.
تاريخچه روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي
از سال 1340 به بعد به تدريج واحدهايي به نامهاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات در وزارت راه و شهرسازي تشكيل شدكه بعداً همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت.
همچنين در دهه 60 واحد روابط عمومي در وزارت راه و شهرسازي برابر ماده 3 آيين‌نامه واحدهاي اطلاعات و انتشارات وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي (مصوب اسفند 1354) تشكيل شد.
بهر حال پس از پيروزي انقلاب اسلامي دفتر روابط عمومي با عنوان روابط عمومي و ارشاد اسلامي فعاليت خود را در وزارت راه و شهرسازي آغاز كرد. در سال هاي بعد امور وزارتي به روابط عمومي سپرده شد كه به دفتر وزارتي و روابط عمومي مشهور شد. همچنين در اين سالها در نمودار سازماني اداره كل روابط عمومي و امور بين الملل تصويب شده بود كه تنها بر روي كاغذ اجرا شد و هيچ گاه عملي نشد.
ذكر اين نكته ضروري است كه در دفتر وزارتي و روابط عمومي امور تشريفات مقام عالي وزارت و روابط عمومي انجام مي شد.
در سال 1368 اداره كل روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي شكل گرفت و اداره هاي ارتباطات مردمي، انتشارات و اطلاع رساني از زير مجموعه هاي آن است.
در حال حاضر نيز با فعاليت مستمر شوراي اطلاع رساني دولت و تشكيل جلسه هاي منظم مديران روابط عمومي هاي وزارتخانه ها و دستگاه هاي دولتي روابط عمومي تغييراتي را داشته اند كه روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي تغيير چارت سازماني خوئد را ارائه كرده است كه در زير مجموعه هاي اين اداره كل پنج اداره جاي گيرد كه هنوز ابلاغ نمودار جديد سازماني در حوزه روابط عمومي ابلاغ نشده است.
سیاست های اداره کل روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
در یک جمع بندی کلی سیاست های عمده این اداره کل عبارت است از:
- اقدامات ارتباطی کارشناسانه، طرح ریزی شده و مستمر جهت انتقال پیام مدیریت به گروهها و افرادی که به نحوی برای وزارتخانه اهمیت دارند. عمدتا این گروهها و افراد را که تجزیه و تحلیل، بررسی و شناخت منافع،علایق، انتظارات، آرزوها و ویژگی های روانی و فرهنگی آنها جزء نخستین وظیفه هر روابط عمومی است، به دو دسته اصلی گروههای داخلی و خارجی تقسیم می شوند.
الف) گروههای داخل سازمانی که عبارتند از : کارمندان و کارگزاران وزارتخانه و خانواده های آنان، مدیران رده های بالا، میانی و عملیاتی وزارتخانه و خانواده های آنان، همچنین شناخت فردی و اهداف تفکر جمعی آنان، ستادهای تخصصی و ستادهای عمومی وزارتخانه وعلاوه برآن اتحادیه ها و انجمن های کارگری و تخصصی به سبب نفوذ داخلی که دارند.
ب)گروههای خارجی که عبارتند از: خریدارن محصول یا استفاده کنندگان خدمات سازمان ، رقبا، ارائه کنندگان ماشین آلات، همسایگان، اتاق های بازرگانی و تجاری، بانک ها ، دولت، رسانه های جمعی، استادان، مولفان، مترجمان ، مخترعان، کارشناسانی که در زمینه حمل و نقل تخصص دارند و سرانجام افکار عمومی به مفهوم کلی آن.
- مراقبت، نظارت، بررسی و شناخت عقاید، نظرات، خواسته ها، گرایش های افراد و گروهها در مورد مسائل مربوط به وزارتخانه و ارائه پیشنهاد های کارشناسانه به مدیریت در این زمینه ها ، تا مدیران تصمیمات ، خط مشی ها و سیاستهای خود را با توجه به اطلاعات جامعه شناختی ارائه شده از سوی روابط عمومی اتخاذ کنند.
- بررسی و کشف اثرات اجرای اقدامات وزارتخانه بر روی گروهها و تجزیه و تحلیل پیش بینی واکنش مردم در هنگام اجرای سیاستها و اقدامات وزارتخانه و آماده سازی بیشتر اقدامات سازمان.
- پیشنهاد جهت تصحیح آن بخش از خط مشی ها، سیاستها و روشها که در عمل تضاد و تقابل با منافع گروهها و یا عموم مردم قرار دارد و موجب عکس العمل مخرب خواهد شد ، و ارائه راه حل های عملی همراه با دلائلی مستند و کافی.
- کشف و شناخت آن دسته از اقدامات وزارتخانه که در جهت منافع همگان است و تبلیغ این اقدامات و محور قرار دادن آنها در متون وپیامهای ارتباطی – تبلیغی.
- پیشنهاد برنامه ها و روش های تازه که هم در جهت منافع و علایق همگان و هم در جهت منافع وزارت راه و شهرسازي است.
- ایجاد تغییرات مورد نظر در دانش، عقاید،گرایش ها و رفتارهای گروهاهای داخل و خارج سازمان.
اهداف اداره کل روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
- عامل بودن به اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي. ( منشور اخلاقي...)
انتشار بروشور به زبانهاي خارجي، توليد نشريات بين‌المللي، توليد و صدور گزارشهاي خبر به کشورهاي صنعتي نظير رويدادهاي علمي، نوآوريها، اختراعات، جشنواره‌هاي قدرداني از مبتکرين، نمونه‌ها و پژوهشگران، ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد براي خبرنگاران و رهبران فکري کشورهاي جهان و سفراي کشورهاي مختلف مقيم کشور، ايجاد قفسه‌هاي رايگان اطلاعات در فرودگاهها و هتلهاي بين‌المللي و ترتيب دادن ملاقات خبرنگاران با دست اندرکاران فعاليتهاي علمي و فني
شکل دهي هسته‌هاي مشورتي در زمينه‌هاي مختلف و بر اساس وظايف تخصصي سازمان نتايج نظر سنجي‌ها، پژوهشها، تماسها، مطالب رسانه‌ها و ....
روابط عمومي کارآمد با تغذيه اطلاعاتي مديران، ضريب واکنش پذيري آنان را در تصميم گيري‌هاي درون و برون سازماني افزايش داده و به عنوان بازوي مديريت عمل مي کند.
در روابط عمومي ناکارآمد بيشتر گرايش به سمت بيرون از سازمان است در حالي که در روابط عمومي کارآمد، روابط عمومي داخلي از اهميت نسبتاً بيشتري برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومي بتواند نيروهاي درون سازمان و يا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارايي و عملکرد بيشتر آنان، افزايش بهره‌وري سازماني، جلب و تامين رضايت ارباب رجوع، ايجاد تفاهم بيشتر بين مديريت و کارکنان و افزايش هميت سازماني موثر واقع خواهد شد. و در واقع و در نهايت هر يک از کارکنان را به مبلغي براي سازمان تبديل خواهد کرد.
اقداماتي نظير : راه‌اندازي قفسه‌هاي رايگان اطلاعات براي کارکنان، برگزاري نمايشگاه براي کارکنان، انتشار نشريات ادواري داخلي، اجراي برنامه‌هاي بازديد براي کارکنان و خانواده‌هاي آنان، برگزاري جلسات گفتگو و بحث آزاد بين کارکنان و مديريت، انجام نظر سنجي در باره موضوعات درون سازمان و ...
روابط عمومي کارآمد با برنامه‌ريزي ويژه براي رهبران فکري مي تواند کانون انتشار افکارعمومي را هدايت کتد. (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه‌نگاران، نويسندگان، مدرسان و روحانيون طراز اول حوزه‌هاي علميه و ...) انتشار بولتن اطلاع رساني ويژه، ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد از طرحها، حضور مسئولان سازمان در بين آنها و دعوت از آنان براي شرکت در مراسم افتتاح طرحهاي بزرگ.
راه‌اندازي اتاق خبرنگاران در مجموعه يک روابط عمومي کارآمد براي دسترسي آسان و بهتر آنان به اطلاعات سازمان ميتواند به توسعه ارتباطات رسانه‌ها و روابط عمومي کمک کند.ايجاد بخش مستقل « ارتباط با رسانه‌ها »
هدف از روابط عمومي صرفاً انجام چند وظيفه خاص نظير: توليد و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاکارد و پوستر انتشار بروشور و برگزاري نمايشگاه و ... نيست. بلکه هدف عمده تاثير گذاري بر روند تصميمات در درون سازمان و حتي بيرون سازمان و سهيم شدن در جريان تصميم سازي است.
«الگوي ارتباط مشارکت آميز» ضرورت مشارکت مردم در تصميمات و برنامه‌ريزيها مورد توجه قرار مي گيرد و سعي مي شود تا با کاربرد شيوه‌هاي مختلف علمي واکنش پيام گيران در مقابل پيامها اندازه‌گيري و ارزيابي شود و لذا از تحميل پيامها به مردم « الگوي ارتباطي سلطه » و يا بي توجهي به واکنشهاي مردم در مقابل پيامها « الگوي ارتباطي تنزلي » که هر دو به فقدان مشارکت مي‌انجامد، اجتناب شود.
اصولاً يکي از ارکان روابط عمومي، برنامه ريزي است. روزمرگي و کار را به دست زمان سپردن نمود روابط عمومي ناکارآمد است. تهيه و تدوين برنامه‌هاي کوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت. برنامه عمل سالانه روابط عمومي، کليه عمليات ممکن براي اجرا در طول يک سال را مورد توجه قرار مي دهد. شناسايي مخاطبان، تعيين اهداف روابط عمومي براساس اهداف سازمان و تعيين پيامهاي روابط عمومي و تهيه پيش نويس برنامه‌ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسي برنامه‌ريزي است.
تشکيل ستاد بحران با اهداف، وظايف، نيروي انساني، بودجه و شيوه عمل معين در قالب برنامه سالانه روابط عمومي برنامه ريزي براي مواجهه با امور غير مترقبه است.
هر فعاليتي بايد تقويم جداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه‌ها، ملاقاتهاي مردمي، مناسبتها، مراسم، نمايشگاهها، انتشارات، سخنرانيها و ...
افکار سنجي، نظام پيشنهادها ( براي آگاهي از نقطه نظرات اصلاحي کارکنان و اقشار مختلف مردم) بجاي شيوه سنتي و ناکارآمد جمع آوري پيشنهادها از طريق صندوق‌هاي نصب شده در ساختمانها. تحليل محتواي مطبوعات و تحليل تماسها و مکاتبات مردمي.
11. اولويت ارتباطات مردمي
هنر و علم مردم داري، برگزاري جلسات پرسش و پاسخ بين کارکنان و مديريت و اقشار مختلف مردم به ويژه مخاطبان خاص سازمان، مديريت و برگزاري جلسات بحث آزاد به همين شکل، حضور غير رسمي مسئولان در بين کارکنان از جمله به هنگام صرف ناهار و يا اقامه نماز يا در بين مخاطبان خاص.
راهنمايي صحيح ارباب رجوع،راهنمايي حراست کافي نيست. با استفاده از رايانه ميتوان در مبادي ورودي سازمان بسياري از نيازهاي اطلاعاتي ارباب رجوع پاسخ داده شود. و به شکل صحيح آنانرا هدايت کرد.
روابط عمومي در طبقه همکف و نزديکترين مکان براي دسترسي مخاطبان مستقر گردد.
روابط عمومي کارآمد علاوه بر زير نظر بالاترين مقام سازمان بودن از هيچ کلمه پيشوند و پسوند ديگري استفاده نمي کند.
برنامه های راهبردی در روابط عمومی
- ارتقاء فرهنگ حمل ونقل
- موضوعیت بخشیدن به حمل ونقل و کارکردهای بخش به عنوان قلب زندگی و فعالیت های جامعه
- لحاظ نمودن کاردکهای روابط عمومی در تمام فعالیت های اجرایی بخش به منظورپیشگیری از بروز ابهام و خدشه در کمیت و کیفیت عملکرد و اطلاع رسانی.
- اصلاح دیدگاه و قضاوت مردم در مورد بخش و هدایت افکار عمومی در جهت اهداف سازمانی و ایجاد هماهنگی فی مابین.
- بستر سازی و اتخاذ تمهیدات لازم به منظورپیوند دادن بین بخشی با تمام فعالان عرصه حمل و نقل در ابعاد مختلف علمی،پژوهشی، آموزشی، فرهنگی، اجرایی، تولیدی و خدماتی به عنوان خانواده بزرگ راه و ترابری.
- هماهنگی و همکاری بین بخشی با سایر سازمان ها در راستای توسعه و معرفی نقش آفرینی حمل و نقل.
- اطلاع رسانی شفاف و سریع با بهره گیری از توان مندی رسانه ها و انواع فنون ارتباطی، فرهنگی و هنری.
- هدایت و حمایت از هنرمندان و سایر فعالان عرصه هنر به منظور خلق آثار بدیع با موضوعات مرتبط با بخش حمل و نقل.
اولویت های کاری در روابط عمومی
- آسیب شناسی روابط عمومی و شناسایی عوامل موثر در عدم کارآیی آن
- اصلاح و ارتقاء ساختار روابط عمومی، براساس انتظارات و ضرورت های زمانی
- تامین نیروی انسانی متخصص شامل:کارشناس ارتباطات، روابط عمومی، گرافیک ،روزنامه نگار، روانشناس، پژوهشگرو.......
- اخذ اعتبارات مورد نیاز برای اجرای فعالیت های برنامه ریزی شده
- شناسایی و دسته بندی مخاطبین
- سازماندهی و برنامه ریزی چگونگی ایجاد ارتباط مستمر روابط عمومی واحدهای تابعه با روابط عمومی مرکز
- ساماندهی واحد ارتباط مردمی
- توسعه ارتباطات الکترونیک
- طراحی و ایجادپایگاه اطلاع رسانی
10.استفاده بهینه از ظرفیت های برون سازمانی و بین بخشی
11.ایجاد بانک اطلاعات
12.ایجاد کتابخانه و مرکز اسناد فنی،تخصصی و فرهنگی
13.مستند نمودن اقدامات برجسته، ملی و اجرایی بخش
14.تدوین اجرای طرح های فرهنگی و تبلیغی برای جامعه جوان و فرهنگ پذیرکشور
مراحل تهیه برنامه برای انجام وظایف روابط عمومی
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي به منظور تهیه شرح وظایف موثر برای ایجاد یک روابط عمومی کارآمد از یک سری رهنمودهای عملی موجود که در کشورهای اروپایی مورد استفاده قرار می گیرد را سرلوحه کار خود قرار داده است که عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل دقیق: مسئول روابط عمومی باید در آغاز کار و شروع برنامه ریزی و اجراء، مساله مورد نظر را تعیین ، تعریف و تدوین کند.چنانچه نتواند این مرحله را بطور جامع و کامل پشت سر بگذارد رفتن نتیجه هرگز برایش میسر نخواهد بود. وی باید قادر باشد که به این دو سئوال پاسخ روشن دهد:
الف)وضعیت موجود چیست؟
ب)وضعیت مطلوب و آرمانی که در آینده باید به آن دست یافت کدام است؟
تحقیق و جمع آوری اطلاعات جامع ، کامل و روز به روز ، مرحله ایی است که هر کار روابط عمومی با آن آغاز می شود. در مرحله تحقیق اطلاعاتی بدست می آید که از طریق تجزیه و تحلیل آنها می توان به دقت به ماهیت و طبیعت مساله پی برد.افراد و گروههای مورد نظر را شناخت،رسانه و رسانه هایی را که می توان به وسیله آنها ، آنان را مخاطب قرار داد را مشخص کرد و محتوای پیام و زبان آن را تعیین نمود.
- تعیین اهداف: ما به چه نتیجه مشخصی می خواهیم برسیم؟ چه تغییر معینی را می خواهیم به وجود بیاوریم؟ در میان گروه و به چه میزان؟
- چه تصمیماتی: برای تحقق اهداف باید اتخاذ شوند؟
- چه روشی: باید به کار گرفته شود و کدام رسانه یا رسانه ها مورد استفاده قرار بگیرند؟ چگونه و چه وقت؟
- منابع: برای اجرای برنامه چه میزان بودجه مورد نیاز است؟ چند نفر و با چه تخصص ها و آموزش هایی باید بکار گرفته شوند؟ چه تجهیزات و وسائلی لازم است؟ در مورد کارهای روابط عمومی با مقیاس کوچک و متوسط عموما نیروها و تجهیزات و وسایل داخل سازمان کافی هستند ولی در مورد کارهای بزرگ عمدتا باید از دفاتر ارائه دهنده خدمات روابط عمومی خارج از سازمان یاری گرفت.
- مسئولیت ها: چه کسی باید چه کاری انجام دهد و تحت نظر چه کسی ؟در این بخش مسئولیت هر کسی باید به دقت تعیین شود هرکس باید بداند چه بکند و به چه کسی گزارش دهد . مسئول روابط عمومی باید مطمئن شود که همه افراد می دانند باید چه کار بکنند ، درکجا، باچه وسائلی و در چه زمانی؟
- ارزیابی: آخرین مرحله روابط عمومی ارزیابی است که به کمک آن به سئوالات مسئولان و در مورد اینکه نتیجه اعمال و اقداماتش چه بوده جواب داده می شود.
اصول وظایف در روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
1ـ جمع آوري وتمرکز اطلاعات واخبار مربوط به فعاليتها، اقدامات،طرحها وبرنامه هاي دستگاه مربوط، به منظور تنظيم سياستهاي خبري تبليغاتي واجراي طرحهاي انتشاراتي وآماده نمودن اذعان عمومي با توجه به خط مشي کلي ازطريق:
الف ـ شرکت درجلسات مهم دستگاه.
ب ـ ارتباط مستقيم و مستمر با مسئولين.
ج ـ حضور درسفرهاي داخلي وخارجي .
د ـ شرکت درگردهمايي ها.
ه ـ دريافت گزارش فعاليتها، طرحها وبرنامه هاي بخشهاي مختلف دستگاه.
و ـ جمع آوري هرگونه اخبار واطلاعات مورد نياز.
ز ـ ارتباط مستقيم با مردم.
ح ـ ارتباط مستمر با جرايد و رسانه هاي گروهي.
2ـ برقراري ارتباط مستمر با دبيرخانه شوراي هماهنگي تبليغات دولت به منظور ايجاد هماهنگي در اجراي سياستها وخط مشي هاي تبليغاتي جمهوري اسلامي ايران.
3 ـ فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بين مردم ومسئولين دستگاه مربوط ازطريق:
الف ـ برگزاري مصاحبه با رسانه هاي گروهي.
ب ـ برگزاري ملاقات عمومي.
ج ـ برپايي سخنرانيها.
د ـ سفرها ، بازديدها وملاقاتها.
4 ـ برقراري ارتباط با ساير سازمانهاي دولتي وغيردولتي درزمان مناسب با کيفيت مناسب .
5 ـ ايجاد حسن رابطه بين کارکنان ومسئولين دستگاه مربوطه.
6 ـ تهيه وتدوين اخبار، بيانيه ها، اطلاعيه ها، آگهي ها وپيامهاي دستگاه مربوطه وترتيب نشر و انعکاس آن در رسانه هاي گروهي.
7 ـ پيگيري انجام به موقع وعده هاي مسئولين دستگاه مربوط، بمنظور انعکاس نتايج بدست آمده در داخل و خارج ازسازمان.
8 ـ بررسي مطالب مطروحه در رسانه هاي گروهي ومجامع عمومي،در رابطه با فعاليتهاي مستقيم وغيرمستقيم دستگاه مربوطه بمنظور اطلاع، انعکاس وپاسخگويي درصورت لزوم.
9 ـ حضور در مجلس شوراي اسلامي و ارتباط با نمايندگان، همراه با معاونت امورمجلس يا بالاترين مقام اجرايي دستگاه مربوط به منظور اشراف واطلاع از ديدگاههاي نمايندگان پيرامون وظايف وعملکرد دستگاه متبوع.
10 ـ انعکاس فعاليتها، برنامه ها و طرحهاي دستگاه مربوط به مردم از طريق :
الف ـ برپائي نمايشگاه.
ب ـ انتشار نشريه داخلي درچهارچوب قوانين مصوب.
ج ـ تهيه عکس ، اسلايد و فيلم از فعاليتهاي دستگاه متبوع و ايجاد آرشيو سمعي وبصري.
د ـ انتشار عملکرد دستگاه ذيربط درچهارچوب قوانين مصوب.
11ـ نظارت بر اجراي امور انتشاراتي دستگاه متبوع.
12 ـ انجام امور خطاطي و طراحي در زمينه هاي تبليغاتي، انتشاراتي.
13 ـ ايجاد و اداره کتابخانه وآرشيو اطلاعاتي ومطبوعاتي.
14 ـ برگزاري مراسم مذهبي و اقامه نماز جماعات وجلسات سخنراني با هماهنگي و همکاري انجمن اسلامي دستگاه متبوع.
15 ـ انجام برنامه هاي فرهنگي ، تبليغي وهنري با هماهنگي وهمکاري انجمن اسلامي.
16 ـ بررسي ديدگاهها و سنجش افکار عمومي، در چهارچوب وظايف محوله وارائه نتايج حاصله به مسئولين دستگاه ذيربط، به منظور اتخاذ روشهاي مطلوب وتدوين طرحها وبرنامه ها.
17 ـ تحليل وتوجيه برنامه هاي اجرايي، جهت روشن شدن اذهان عمومي.
18 ـ مطالعه، بررسي وبرنامه ريزي هاي لازم به منظور ارتقاء کيفيت فعاليتهاي تبليغاتي، انتشاراتي، ارتباطي و ارشادي دستگاه متبوع.
19 ـ مشارکت و برنامه ريزي جهت برگزاري همايشها، نمايشگاهها وميهمانيهاي رسمي.
20 ـ ايجاد دبيرخانه شوراي مديران دستگاه مربوط.
21 ـ سخنگوي دستگاه متبوع.
22ـ انجام ساير امور مربوط، که برحسب ضرورت ازطريق بالاترين مقام دستگاه ذيربط جهت اقدام، ابلاغ ميگردد.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
نظرات