روابط عمومی اطلاعات فنی

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فاطمه زاهدی

بازدید: 811

به نام خدا

روابط عمومي

مقدمه:

   تعريف ركس هارلو از روابط عمومي عبارت است از دانشي كه بوسيلة آن سازمانها آگـاهانه مي كوشند تا به مسئوليت اجتماعي خويش عمل كنند تا اينكه بتوانند تفاهم و پشتيباني كساني را كه براي مؤسسه اهميت دارند جلب كند. و درجايي ديگر مارستون دركتاب ماهيت روابط عمومي را اينگونه تعريف مي كند: روابط عمومي عبــارت است هــنري كه به كمك آن مي توان مؤسسه سازمان و فرد را مورد علائق و احترام كارمندان مشتريها و مردمي كه با آن سرو كار دارند قرار داد. درسازمانها روابط عمومي پل ارتباطي هستند كه عوامل درون سازمان را با عوامل بيرون ارتباط مي دهند و روابط عمومي دريك سازمان بازوي مديريت است.

شرح وظايف روابط عمومي در شرکت اطلاعات فنی ایران:

درسال 1353 از بدوتأسيس ، روابط عمومي شروع به فعاليت كرد.

چارت تشکیل دهنده شرکت درروابط عمومي:

1- دفتر روابط عمومي:

-         مديركل (تصميم گيرنده و برنامه ريزي كننده)

-         معاون (كليه برنامه اجرائي را انجام مي دهد.)

-         مسئول دفتر

-         متصدي امور دفتري

2- اداره انتشارات:

-          كارشناس انتشارات(كاراجرايي، يك كتاب آماده ميشه مراحل چاپ را آماده مي كنند مراحل انتشارات معرفي كتاب دربخشها)

-         كارشناس امورهنري (كارهاي گرافيست، آرم هاي روي جلد، پوستر، عكاسي، طراحي و كاريكاتور و نقاشي)

-          كاردان امورهنري (خطاطي، خوش نويسي، تقديرنامه و پلاكاردها، تراك هاي خبري و مناسبتها كاغذهاي بزرگ)

-         ماشين نويس

-         تبليغات

3- اداره ارتباطات:

-         رئيس

-          كارشناس روابط عمومي (درارتباط با رسانه ها، ارباب رجوع، انعكاس افكار عمومي، نظرسنجي. درزمينه تبليغات يادرزمينه امورهنري)

-         كارشناس روابط عمومي

-          عكاس (عكاسي صنعتي، عكسهاي تبليغاتي، براي چاپ كردن داخل بروشور، مجلات داخل سازمان ومجلات بيرون از سازمان )

-         خطاط ( نوشتن روي كاغذ،‌روي پارچه و رشته هاي هنري)

-         گرافيست (طراحي كاريكاتور)

4- اداره تشريفات:

-         رئيس

-         كارشناس روابط عمومي

-         كارشناس روابط عمومي (مسافرتها) (جهت تهيه بليط هواپيما، اياب و ذهاب، رزروهتل ماشين و غيره)

-         كاردان روابط عمومي (مسافرتها)

-         متصدي روابط عمومي (پذيرايي)

1- شرح وظايف روابط عمومي:

1-  اجراي مصوبات وزارت ارشاد اسلامي و عضويت دردفتر همآهنگي درتبليغات دولت

       وزارت ارشاد مسئول ساماندهي و انعكاس فعاليت هاي دستگاه قوه اجرايي كشور است و دفتر هماهنگي درست كرده كه ازطريق رسانه هاي ديداري، شينداري، مكتوب (صدا و سيما) نشريات به افكار عمومي جهت مي دهد. حجم عظيمي را به مردم نشان مي دهد تا مردم شور و شعف داشته باشند. بطور كلي هماهنگ كردن و سامان دادن.

2-  برقراري ارتباط مستمر با رسانه هاي گروهي به منظور انعكاس فعاليت سازمان مثل صدا و سيما، خبرگزاري، اينترنت.

3-  برگزاري برنامه هاي ارشادي و فرهنگي و مراسم مذهبي

4-  انجام خدمات مربوط به برگزاري كنفرانسها و سمينارها (نظير تشريفات، پذيرايي، تعيين محل و وسايل كار)

5- تهيه نشريات داخلي سازمان (شامل جمع آوري خبر و مطلب ازواحدهاي مختلف سازمان و منابع ديگر، ترجمه و تنظيم و تدوين اخبار و مطالب مناسب و انتشار آنها.

6- جمع آوري مطالب منتشره درمطبوعات كشور درزمينه هاي مربوطه و انعكاس آنها بصورت بريده جرايد درتابلوي اعلانات و ارسال براي مقامات ذيصلاح (مثل بولتن خبري و بريده جرايد مرتبط با فعاليت هاي شرکت اطلاعاتي كه مندرج شده درروزنامه ها مثلاً مي خواهيم بدانيم روزنامه ايران، همشهري،‌ و غيره درمورد اطلاعات ارز و دلار چه مطلبي نوشته و اينها را جمع آوري كرده بصورت بريده دربولتن خبرنامه.

7- انجام خدمات سمعي و بصري (مانند برگزاري نمايشگاههاي عكس ازپيشرفتهاي شرکت ، جمع آوري عكس و اسلايد و فيلم هاي مناسب و نمايش آنها براي كارمندان شرکت جهت بهره برداری. (شامل امورفيلم برداري، عكسبرداري ضبط برنامه ها، سخنراني ها سمعي، فيلم برداري امورراديويي و تلويزيوني بصري)

8- تشكيل و اداره ساير نمايشگاههاي مربوط درداخل كشور. (ازفعاليت هاي شرکت تصويربرداري ميشه، درباره فعاليت واحدها، بعضي ازپروژه ها مي خواهند ازاول عكس بگيرند فيلم بگيرند قدم به قدم تا آن پروژه تكميل بشه.)

9- تهيه طرحها و اجراي برنامه هاي بازديد ازفعاليتها و پيشرفتهاي علمي شرکت براي ايجاد همبستگي بين كاركنان و شرکت و آشنا نمودن مردم با برنامه هاي شرکت .

10-     انجام كليه خدمات مربوط به چاپ و انتشار متون علمي، اداري و نشريات داخلي شرکت به زبانهـــاي فارســي، انگليسي و ساير زبانها بطور مستقيم يا ازطريق انعقاد قرارداد با توليدكننده گان و انجام دهنده كارموردنظر. (باچاپخانه اي كه قراردادبستيم دولتي ويا خصوصي كارهاي چاپ علمي).

11-         انجام ساير امورمربوط

2- وظايف اداره انتشارات:

1-چاپ و انتشار مجموعه هاي علمي و اداري كه به تصويب مقام يا مقامات ذيصلاح شرکت رسيده باشد به زبان فارسي و انگليسي.

2-  چاپ و انتشار ادواريهاي علمي به زبان فارسي و انگليسي.

3-  چاپ و انتشار مواد آموزشي واحدهاي آموزشي شرکت

4-  چاپ كلية نشريات داخلي شرکت

5-  چاپ اوراق، دفاتر، مدارك و اطلاعيه ها و فرمهاي موردنياز شرکت

6-  چاپ هرنوع نوشته يا مدركي كه ازطرف مراجع ذيصلاح شرکت ارجاع شود.

7-  انجام خدمات چاپي موردنياز شرکت درزمينه ويرايش،‌ گرافيك، طراحي و خطاطي

8- تهيه و توليد مواد سمعي و بصري موردنياز واحدهاي ذيصلاح بطور مستقيم يا ازطريق انعقاد قراردادها با توليدكنندگان. (ازيك واحد ازتوليدات انجام شده فيلم برداري مي كنند، خبرنگار، اطلاعاتي كه به مردم نشان بدهند، با يك پيمانكار يا تهيه كننده قرارداد مي بنديم.)

9-  انجام ساير امورمربوط.

10-     تبليغات: بيشترين كار تبليغات برنامه هاي راديو و تلويزيوني،‌ نصب بيل بردها (صفحه بزرگ) و تراك هاي چاپي كه تأثير گذار باشد. بيشتر حالت اطلاع رساني دارد. (مثلاً خودمان فيلم مي سازيم دراختيار صدا و سيما قرار مي دهيم. جنبة تبليغ بيشتري داره در آگاهي و اهداف فعاليتها.)

3- وظايف اداره ارتباطات:

1-  انتشار نشريه هاي اطلاعاتي و خبري داخلي طبقه مقررارت شرکت . (خبرنامه ارتباط)

2-  جمع آوري و ترجمه مطالب براي تأمين و تكميل مطالب نشريه. (ارتباط)

3-  جمع آوري خبر ازواحدهاي مركزي و ساير مراكز وابسته به شرکت جهت درج درنشريه و اطلاع عموم همكاران.

4- انجام اقدامات لازم درجهت پاسخگوئي به مطالب مندرج درروزنامه و ساير رسانه هاي گروهي طبق دستور و نظر رئيس شرکت .

5-  جمع آوري عكس و ساير انواع مطالب تصويري مناسب جهت درج درنشريه.

6-  نظريات اصلاحي خوانندگان نشريه درجهت بهبود و اعتلاي نشريه.

7- تهيه و اجراي برنامه هاي بازديد ازفعاليتها و پيشرفتهاي علمي شرکت براي آشنايي كاركنان با فعاليتهاي شرکت و آگاهي افكار عمومي.

8-  برگزاري برنامه هاي ارشادي، فرهنگي و مراسم مذهبي.

9-  برگزاري نمايشگاههاي مختلف ازپيشرفتهاي شرکت درداخل كشور.

10-         جمع آوري و تهيه فيلم، عكس، اسلايد و ساير مطالب تصويري براي نمايش فعاليتهاي شرکت .

11-         درج آگهي ها و پيگيرهاي مربوط (مانند آگهي استخدامي، مزايده، مناقصه) درروزنامه ها و تلويزيون.

12-     دادن آموزشهاي لازم به افرادي كه درارتباط با مسائل تشريفاتي مي باشد و نحوه ارتباط با مهمان خارجي با شرايط ويژه شان.

4- وظايف اداره تشريفات:

1-وصول اعلام قبولي شخصيتهاي داخلي و خارجي به دعوت رئيس شرکت و معاونين شرکت و واحدهايي كه جهت اطلاع و اقدام به دفتر رياست شرکت ارسال مي گردد.

2- برقراري تماس باشخصيت يا واحد سازماني دعوت كننده براي ايجاد و برقرار هماهنگي هاي لازم و تنظيم برنامه هاي بازديد شامل زمان ورود و خروج، مدت اقامت (مهماني هاي خارجي مرتبط)

3-  تهيه و تنظيم برنامه جامع بازديد شامل استقبال و بدرقه، تعيين محل اقامت، نقاط محل بازديد و ساير برنامه مربوطه.

4-  تهيه و ارسال بليط آمد و رفت هواپيما باتوجه به تعداد مدعوين و همراهان با همكاري مديريت اموركاركنان.

5-  تعيين و رزو هتل و رستوران براي اقامت و صرف غذا با همكاري مديريت اموركاركنان.

6-  تأمين وسيله براي اياب و ذهاب درمدت اقامت و آمد و رفت به فرودگاه با همكاري مديريت تداركات و خدمات.

7- فراهم نمودن هداياي موردنظر براي دادن به ميهمانان طبق ليست پيش بيني شده با همكاري دفتر روابط عمومي و ميزبان شرکت .

8- مبادلة كارت تشكر پس ازبرگزاري مراسم و عزيمت ميهمان به امضاء، و نيز تهيه و ارسال كارتهاي تبريك به مناسبت نوروز و ساير اعياد ملي و مذهبي و نيز سال نو مسيحي با امضاء رئيس شرکت .

9- انجام كليه خدمات مربوط به برگزاري كنفرانسها، سمينارها و ساير اجتماعات و گردهمايي علمي به دعوت واحدهاي ذيصلاح.

10-         انجام ساير امور مربوط.

نتيجه گيري:

   يكي از هدفهاي مهم روابط عمومي اطلاع رساني براي كاركنان و عموم مي باشد. درحقيقت پل ارتباطي درون سازمان و برون سازمان است. ايجاد تفاهم و پشتيباني، يك واسطه، يك رابطه و يك پل ارتباطي است.

پيشنهادات:

   تمركز كردن روي صحت انجام كار، انتخاب درست كارشناس جهت پيشرفت، كار روابط عمومي نياز به علاقه داره و فقطس رفع مسئوليت نباشد. برنامه ريزي كردن دركارها و غيره….

نويسنده : فاطمه زاهدی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.