روابط عمومی فرصتی کم هزینه اما سودمند

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط امین صانعی

بازدید: 1224

امسال برای روابط عمومی ها سالی به یادماندنی و خاص است چرا که برای نخستین بار به شکل و شیوه ای جدید قرار است از تلاشگران این عرصه تقدیر به عمل می آید.

امسال برای اولین بار شاهد هستیم که تجلیل از روابط عمومی ها دیگر معطوف به یک روز خاص نیست و قرار است در هفته ای تحت عنوان هفته ارتباطات و روابط عمومی ( 27 اردیبهشت ماه تا دوم خرداد) برخی از چهره های مطرح در این عرصه مورد تقدیر مدیران مربوطه قرار گیرند که از همین جا به همه آنها خسته نباشید می گویم و خدا قوت.

به این بهانه قلمی خواهیم زد در عرصه روابط عمومی و مروری خواهیم داشت بر آنچه در این هنر می گذرد.

روابط عمومی، هنر هشتم و دست آورد قرن بیستم است. با آنکه نسبت به سایر علوم، علم جدیدی به شمار می رود اما در سایه درایت و تلاش گران این عرصه خیلی زود به جایگاهی در خور شان و نام خود دست یافت که این اهمیت موضوع را نشان می دهد.

امروزه روابط عمومی در سازمانها و ارگان های مختلف به عنوان وزنه ای قوی و انکار ناپذیر جا باز کرده و به جرأت می‌توان گفت هیچ موسسه یا سازمان بزرگی را نمی توان یافت که روابط عمومی موفقی نداشته باشد.

اگر بخواهیم روابط عمومی را خلاصه تعریف کنیم باید به این نکته اشاره داشت که، روابط عمومى دانشى است که به وسیله آن سازمان ها آگاهانه می‌کوشند بر مسئولیت اجتماعى خویش جامه عمل بپوشانند تا بتوانند، تفاهم و پشتیبانى مخاطبان خود را به دست آورند. به عبارت دیگر روابط عمومی هنر مردم داری است که هوشمندانه سعی می کند اهداف و برنامه های سازمان را در قالب رسالتی حرفه ای در جهت تحقق و حفظ منافع سازمان و مردم بکار بندد. ذکر این نکته مهم است که روابط عمومي ها اغلب با مطبوعات، رسانه ها، راديو، تلويزيون، روزنامه ها و مجلات مرتبط هستند و باید ارتباط صحیح با آنها را به خوبی بدانند.

از سویی دیگر روابط عمومی ها از چنان اهمیت و اعتباری برخوردار هستند که در تمام مراحل فرایندی آن نیاز به انگیزه، علم، تعهد، احساس نیاز و آینده نگری است تا از رهگذر آن به نتایجی برسیم که قابل اتکا بوده و پیش نیاز برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدت سازمانی باشد.

به گفته یکی از کارشناسان روابط عمومی در ایران، روابط عمومی دارای 3 مولفه مهم و تاثیر گذار است: « امین ارباب رجوع ، معین کارمند و یاور مدیر »

محمد تلخابی کارشناس روابط عمومی این سه مولفه را این گونه تعریف می کند:

الف) امین ارباب رجوع

در ارتباطات مردم با سازمانها و ادارات هنوز در عمل فرایندی اجرا نشده که مراجعه کننده یا همان ارباب رجوع بداند که حق و حقوقش چیست و بتواند در جهت احقاق حقوق خودگام بردارد.

بسیاری از سازمانها و ادارات با تهیه منشور کاری کارکنان خویش به بیان شرح وظایف کلی از خدماتی که ارائه می دهند می پردازند اما هنوز منشور حق ارباب رجوع موضوعی است که به آن بخوبی پرداخته نشده است.

این عدم اطلاع رسانی شفاف و صحیح از حقوق مردم از سوی سازمانها از یک طرف و عدم اطلاع مردم از حقوق قانونی خود از سویی دیگر باعث شده تا عملا یک خلأ قوی در این زمینه احساس شود.

یک کارشناس روابط عمومی باید با برنامه ریزی دقیق و اصولی همراه با سرلوحه داشتن صداقت و شفاف بودن به عنوان منشور اخلاقی کاری از یک سو حافظ منافع سازمان باشد و از طرف دیگر «امین ارباب رجوع» باشد و بتواند با ایجاد تعادل منطقی و شایسته تعاملی سازنده را ایجاد نماید.

ب)معین کارمند

کارمندان به عنوان شاکله اصلی یک سازمان و نهاد محسوب می شوند. اینان به لحاظ اهمیت حضور و فعالیت در ساختار سازمانی نگاهی نو و ابتکاری را می طلبند تا به آنان نه به چشم یک ابزار بلکه به عنوان یک سرمایه عظیم انسانی نگریسته شود.

حفظ شأن جایگاه کارمندان از 2 منظر قابل بررسی است، از یک سو کارمندان ، خود به اهمیت جایگاه خویش واقف بوده و در جهت حفظ شأن خود گام برداشته و در راستای ارتقای سیستم اداری هر آنچه که در توان دارند در « طبق اخلاص»بگذارند و از سویی دیگر مجموعه مدیریتی سازمان و نهاد باید نسبت به کارمند، نگاهی حمایت مدارانه داشته باشد.

کارمند سرمایه انسانی خدادادی است و نگاه به او باید در راستای حفظ شأن و جایگاهش باشد، کارمند نیز وظیفه دارد خود را با سیاست های سازمان وفق داده و بازوی اجرائی مدیر در واحد باشد. نقش روابط عمومی در این میان بسیار برجسته و قابل تأمل است و نباید آن را به فراموشی سپرد.

روابط عمومی همانطور که امین ترین حلقه اتصال ارباب رجوع به سازمان است باید با دقت نظر و ریزبینی تعادل شایسته و منظقی را نیز بین مدیر و کارمند و ارباب رجوع وکارمند برقرار نماید.

برقراری شایسته این تعادل پویائی سیستم اداری را به دنبال خواهد داشت و این همان هدف متعالی است که به عنوان ارزش در نظام اداری جمهوری اسلامی ایران مطرح می باشد.

با این تعامل سازنده و ارزش مدار است که روابط عمومی می تواند علاوه بر اینکه «امین ارباب رجوع » است همزمان «معین کارمند» نیز باشد.

ج) یاور مدیر

مدیر به عنوان هدایتگر اصلی یک سازمان و تهاد دارای نقشی منحصریفرد و بی نظیر درسیستم اداری است.

وی با تکیه بر پشتوانه علمی،تخصص،تعهد و تجربه است که می تواند راهبری یک سیستم را برعهده داشته باشد و در طوفان حوادث و بحران ها به عنوان ناجی وارد میدان شود و سازمان را از خطرات احتمالی حفظ نموده و یا اثرات سوء آن را به حداقل ممکن برساند.

مدیر، سیاست اصلی سازمان را پیگیری می کند و در این راه به مشاوری امین و صدیق نیاز دارد تا بتواند به اتکاء او با مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی تعامل خوبی برقرار کند.

روابط عمومی می تواند و باید با داشتن آمار و اطلاعات درست و بروز از سیستم و تجزیه تحلیل منطقی و بی طرف گزارشات و ارائه مشاوره صحیح به مدیر، نقش یاور و مشاوری بی بدیل را در سازمان بعهده داشته باشد.

اما این ماجرا را از نگاه و زاویه ای دیگر مرور کنیم، می طلبد تا مدیران نیز در نوع نگاه خود به مجموعه روابط عمومی تجدید نظر جدی داشته و با میدان دادن به مسئولان و کارشناسان روابط عمومی به آنان به عنوان مشاور و «یاور مدیر» بنگرند. اما خود ما در جایگاه روابط عمومی چه باید بکنیم؟ جا دارد مسئولان و کارشناسان روابط عمومی باید با خلاقیت و امور ابتکاری، شأن و جایگاه خود را اعتلا بخشند و اهمیت کار خود را نه در حرف بلکه در عمل به اثبات برسانند.

بدون شک پیش‌نیاز واقعی حضور روابط عمومی و ایفای نقش مؤثر آن برای حل مشکلات در اندازه‌های کوچک و بزرگ، مستلزم داشتن اطلاعات و آگاهی‌های لازم پیرامون سازمان و بهره جستن از کارشناسان قابل است. در این میان صداقت در گفتار و پاکی در رفتار که دو ویژگی اساسی و اصلی کارگزاران روابط‌ عمومی به شمار می رود از مهم‌ترین شاخصه‌هاست و نباید آنها را در هیچ زمان از یاد برد.

دارا بودن آگاهی‌های تکنیکی و تخصصی و گستردگی معلومات در حوزه‌های علوم انسانی و روابط اجتماعی و دانش ارتباطات جمعی به عنوان ابزار نرم و داشتن نیروهای قابل و نیز توانمندی استفاده از سخت افزارهای مدرن ارتباطی از یک سو و بهره مندی از تجارب دیگران از سویی دیگر می‌تواند جزو شاخصه‌های مهم دیگر روابط عمومی هوشمند باشد که همه تلاشگران این عرصه باید به آن توجهی خاص داشته باشند.

و اما سخن پایانی و جهت اطلاع بیشتر همکاران محترم باید عرض کنم که برای نخستین بار در کشور «هفته روابط ‌عمومی» از تاریخ 27 اردیبهشت لغایت2 خردادماه سال جاری با مشارکت اساتید، تشکل‌ها و فعالان حوزه‌های ارتباطات و روابط ‌عمومی طرح‌ریزی شده است. در این هفته برگزاری هشتیمن همایش روابط‌ عمومی الکترونیک با عنوان «روابط‌عمومی هوشمند؛ سازمان هوشمند» و دومین کنفرانس روابط‌ عمومی و صنعت با موضوع «روابط‌ عمومی، صنعت و توسعه بازار» از جمله برنامه‌های هفته روابط‌ عمومی 1392 است. این برنامه ها در هتل المپیک تهران برگزار خواهد شد.

در پایان ضمن خسته نباشید به تمامی دوستان و همکاران عزیز برای تمامی شما سربلندی در کار و موفقیت را آرزومندم و امید است در سال جاری شاهد موفقیت بیش از پیش تلاشگران عرصه روابط عمومی باشیم.

امین صانعی - مدیر روابط عمومی

نويسنده : امین صانعی

این کاربر 3 مطلب منتشر شده دارد.