کاربینی شرکت برگزارکننده نمایشگاه

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط محمود جابری قادری

بازدید: 1764

به نام خدا

1) شرکت برگذار کننده نمایشگاه
a. شرکت ها با موضوعات مختلف و با کاربری ها و اهداف متفاوت ثبت و شخصیت حقوقی به خود می گیرند.اما از میان تمام فعالیت ها به بررسی شرکت های برگذار کننده نمایشگاه که جزو شرکت ها ی بازرگانی می باشند و تخصصهای مختلفی را برای تدوین و برگذاری نمایشگاه به خدمت می گیرند.
b. یکی از شاخصه های مهم این گونه شرکت ها تنوع بخشهای مختلف و برگذاری نمایشگاها با موضوعات متفاوت هستند که این خود باعث تازگی در کار و ایجاد خلاقیت های جذاب می باشد.
c. در این قسمت می خواهیم به بررسی این شرکت بپردازیم که شرکت های نمایشگاهی از چه بخشهایی تشکیل شده اند و چه ابزار آلات را برای کار خود لازم دارند همچنین به نکاتی در رابطه با نحوی تدوین یک نمایشگاه، برآورد هزینه ها و گروه های همکاری و غیره می پردازیم.
2) بخش های مختلف شرکت نمایشگاهی
یک شرکت نمایشگاهی مانند همه شرکت هایی که اداری هستند می باشد و محیطی کاملا اداری دارد مانند
3) اتاق مدیر عامل
4) منشی
5) لابی انتظار مراجعین

 6) اتاق جلسات
7) اتاق پرسنل( بخشها مختلف)
8) حسابداری
9) آبدارخانه تشکیل شده است .
تجهیزات مورد استفاده در این گونه شرکت ها شامل:
14. میز تحریر
15. -میز کنفرانس
16. -صندلی
17. -اینترنت
18. وب سایت
19. -تلفن
20. -فکس
21. -پرینتر
22. -اسکنرمی باشد .
نرم افزار هایی که مورد نیاز می باشد شامل :
23. Word
24. EXCEL
25. ARCHICAD
26. PHOTOSHOP
27. ACCESS می باشد.

تخصص های لازم برای برگذاری نمایشگاه:
یک شرکت نمایشگاهی برای برگذاری یک نمایشگاه به افراد متخصص در زمینه های مختلف نیاز دارد تا بتواند نمایشگاهی مناسب با در نظر گرفتن بازار هدف با جذابیت های متنوع ایجاد نماید.
پرسنل مشغول به کار در شرکت نمایشگاهی:
28. منشی که باید مسلط به تایپ فارسی و لاتین باشد ،همچنین باید روابط عمومی خوبی هم کهت پاسخگویی به تلفن را داشته باشد.
29. کارشناس روابط عمومی
30. مهندس معمار و یا عمران
31. گرافیست
32. مدیر بازرگانی
33. کارشناس حسابداری
34. کارشناس بازاریابی داخلی
35. کارشناس بازاریابی خارجی
36. مدیر اجرایی و یا مدیر پروژه
37. مترجم و ویراستار
38. مدیر فنی
39. کارشناس امور قرارداد

 گروه های همکارن:
بعلت تنوع در بخشهای نمایشگاه و بکار گیری تخصصها مختلف و عدم توانایی یک شرکت در داشتن تمامی تجهیزات و امکانات لازم برای برگذاری نمایشگاه معمول است که شرکت برگذار کننده در زمان
های مختلف مخصوصا در زمان برپایی نمایشگاه از پیمانکاران و شرکت های همکار استفاده کند که به شرح ذیل به آنها می پردازم.
40. پیمانکار چاپ دیجیتال برای چاپ اقلام چاپی از قبیل (بنر های تبلیغاتی و اطلاع رسانی و تابلو )
41. پیمانکار چاپ افست برای چاپ کتاب نمایشگاه –کاتالوگ ها و بروشور ها- دفترچه ثبت نام و ..
42. پیمانکار غرفه سازی برای ساخت غرفه های نمایشگاه (در نمایشگاه ها معمولا از دو نوع غرفه استفاده می شود یک نوع آن غرفه های تیپ و یا مدولار است و نوع دوم غرفه های خاص یا خودساز گفته می شود که معمولا شرکت های بزرگ و توانمند این کار را خود انجام می دهند)
43. پیمانکار نصب موکت (برای یک نمایشگاه از دو رنگ موکت استفاده می شود یک رنگ برای داخل غرفه ها و یک رنگ برای راهروها معمولا برای راهروها از رنگ قرمز استفاده می شود.
44. پیمانکار برق و تاسیسات

45. شرکت های تبلیغاتی و اطلاع رسانی برای انجام تبلیغات و تشکیل ستاد خبری
برگذاری نمایشگاه:
نمایشگاه محل مناسبی برای ارائه نمونه کالاهای تولیدی یا خدمات شرکت ها و سازمانها است، سازمانها و شرکت ها به دو صورت می توانند در نمایشگاه شرکت کنند ، یا در نمایشگاه های عمومی غرفه ای را به خود اختصاص دهند و تحت ضوابط و مقررات عمومی نمایشگاه کالا ها و خدمات خود را در معرض دید عموم قرار دهند و یا به طور جداگانه ،مستقل و اختصاصی نمایشگاهی برای معرفی کالاهای خود ترتیب دهند .
لذا نمایشگاه محل مناسبی برای ارائه خدمات ،طراحی دکوراسیون غرفه،منظور نمودن هدایای تبلیغاتی و یاد بود،اهدای نمونه کالا،عرضه رایگان نمونه و خدمات ،برخورد گرم و محبت آمیز کارکنان و با مراجعین می تواند در موافقیت برپایی نمایشگاه موثر باشد.
انواع نمایشگاه :
اصولا از لحاظ حرفه ای نمایشگاه ها را به چند نوع تقسیم کرده اند که با توجه به نوع کالا های عرضه شده و بازارهای هدف نوع نمایشگاه را تایین و شرکت ها هم بر اساس همین نمایشگاه خود را برای حضور انتخاب می کنند
1- نمایشگاههای عمومی
2- نمایشگاهای تخصصی
3- نمایشگاههای بین المللی

4- نمایشگاهای تخصصی – بین المللی
5- جشنواره ها
نحوی برگذاری نمایشگاه :
پس از مشخص شدن عنوان نمایشگاه و جمع آوری کلیه ی اطلاعات مربوط به شرکت ها و تشکل های مربوط به آن عنوان نمایشگاه اقدام به فروش فضاهای موجود می شود که مراحل آن به طرتیب ذیل می باشد.
1. دریافت مجوز از سازمانهای مربوطه(سازمان توسعه تجارت-شهرداری –اصناف)
2. مشخص کردن محل برگذاری نمایشگاه
3. انعقاد قرارداد با صاحب محل برگذاری نمایشگاه(خصوصی یا دولتی)
4. تهیه پلان سالن و فضای باز محل نمایشگاه برای واگذاری غرفه ها
5. بازاریابی و فروش غرفه ها
6. طراحی پوستر و اقلام چاپی
7. تهیه برنامه اطلاع رسانی و تبلیغات
8. تهیه کتاب نمایشگاه
9. مشخص کردن پیمانکاران غرفه ساز و موکت کار
10. مشخص کردن برنامه های محتوایی(همایش-نشست های تخصصی و...)
11. مشخص نمودن مهمانان و هیات های تجاری
12. مشخص کردن شخص افتتاح کننده

13. برنامه های ایام برگذاری(vip-مهمانان-نظر سنجی-نظارت بر عملکرد شرکت هاو...)
14. برنامه ریزی اقتتاحیه و اختتامیه
15. پایان و جمع آوری نمایشگاه
16. ارائه گزارش عملکرد نمایشگاه
برنامه های جنبی :
یکی از بخشهای مهم در هر نمایشگاه برنامه محتوایی و یا جنبی است که معمولا شامل چند بخش است.
1- برگذاری همایش تخصصی در مورد آن صنعت که در حال برگذاری نمایشگاهش هستند مثلا راهکارها-چالشها-گذارشات و عملکردها-سخنرانس مسئولان و پیش کسوتان و ... که بتواند کمکی باشد برای فعالان آن صنعت.
2- برگذاری کارگاههای آموزشی
3- برگذاری نشست ها و پنل های تخصصی
4- حضور هیات ها داخلی و خارجی و بازرگانان
5- دعوت از مهمانان ویژه
6- کنسرت و یا جشن می تواند از برنامه های جنبی باشد
7- معرفی غرفه ها ی برتر حاضر در نمایشگاه

برنامه ها ی محتوایی به کیفیت و ارتقاء سطح نمایشگاه بسیار کمک می کند و هرچه برنامه های جنبی بیشتر باشد توانایی مجری را در برگذاری نمایشگاه نشان می دهد.
برنامه های تبلیغاتی و اطلاع رسانی :
پس از برگذاری هر نمایشگاه برگذاری آنرا باید به اطلاع علاقه مندان رساند ، این علاقه مندان یا عموم می باشند یا خواص زیرا برنامه تبلیغاتی هر نمایشگاه براساس نوع آن نمایشگاه مثلا تخصصی بودن،بین المللی بودن و یا عمومی بودن آن برنامه ریزی می شود ،این کار برای این انجام می شود که در هزینه ها صرفه جویی کرد و افراد متفرقه در نمایشگاه حضور پیدا نکنند و نمایشگاه را با ازدهام دچار اختلال نکنند به همین دلیل برنامه های اطلاع رسانی نمایشگاه با توجه به نوع نمایشگاه بسیار متغییر و متنوع می باشد لذا با توجه به نوع نمایشگاهها به چند نمونه اشاره می کنیم.
1- نمایشگاههای عمومی : در یک نمایشگاه عمومی برای جذب بازدید کنندگان از روش های تبلیغات محیط-روزنامه های پر تیراژ-sms – دعوتنامه –تبلیغات تلویزیونی و رادیویی
2- نمایشگاههای تخصصی و بین المللی : برای اطلاع رسانی این چنین نمنایشگاه ها علاوه بر اینکه از تبلیغات عمومی می توان استفاده کرد از نشریات تخصصی آن صنعت-وب سایت ها-ارسال دعوت نامه – پست و غیره استفاده کرد
این نکته را باید بیان کرد که در نمایشگاهها دو بخش تبلیغاتی داریم که اولی بصورت کاملا تخصصی برگذاری می شود و معمولا برای جذب مشارکت کننده انجام می گردد و رد مرحله دوم پس از تکمیل شدن ثبت نام ها و برای جذب بازدید کننده تبلیغات انجام می شود.

 خدمات نمایشگاه :
برای برگذاری یک نمایشگاه و یا هر چیز دیگر ابزار آلاتی لازم است که در مورد نمایشگاه این ابزار آلات شامال خدماتی می شود که برای شکل دادن به محیط نمایشگاه و رفاه حال مشارکت کنندگان ضروری است که به شرح آن می پردازیم.
1- سایت نمایشگاه (برای اطلاع رسانی از اخبار نمایشگاه و انجام ثبت نام از متقاضیان می باشد).
2- تحهیزات نمایشگاهی شامل(غرفه سازی و یا غرفه آرایی-میز و صندلی-آب سرد کن- قهوه جوش-کانتر اطلاع رسانی –مترجم-خودروی تشریفات و غیره می باشد)
3- اینترنت نمایشگاه-تلفن-
4- تابلوهای راهنما در محیط نمایشگاه
5- نقشه راهنما
6- انواع چاپ
7- ارائه مواد عذایی در نمایشگاه
8- حمل و نقل و باربری
9- پست
10- خدمات گمرکی

قسمت ها و محیط نمایشگاه :
وقتی یک نمایشگاها برگذار می شود پس از تحویل سالن ها برای تجهیز شامل چند بخش می باشد .
ابتدا سالن ها تحویل داده می شود ،سپس نقشه سالن پیاده شده و غرفه ها مشخص می گردند سپس محل غرفه هر شرکت به آن تحویل داده می شود تا غرفه خود را آماده نمایند به همین ترتیب و بر اساس زمان تعیین شده سالن نمایشگاه شکلی را می گیرد که هر بازدید کننده آنرا می بیند پس محمترین بخش نمایشگاه که حضور شرکت ها و غرفه سازی و غرفه آرایی را که انجام دادهاند تا محصولاتشان را نمایش دهند می باشد ، بخش بعدی ستاد برگذاری نمایشگاه می باشد که معمولا یا در سالنی جدا تعریف می شود یا در سالن برگذاری نمایشگاه فضایی را به آن اختصاص می دهند که در این بخش تمامی فعالیتهای ستادی از قبیل تحویل غرفه ها –تسویه حساب مالی-صدور کارت شناسایی غرفه داران و کارت پارکینیگ و تمامی کارهای مربوط به مدیریت نمایشگاه را عهده دار می باشد در واقع تمامی عوامل اجرایی در آن مستقر می باشند، بخش دیگر اتاق مدیر سالن می باشد که در واقع مدیریت هر سالن توسط شخصی که به مسائل برگذاری نمایشگاه مانند اجرای نقشه در سالن برای تعیین محل غرفه ها ،انجام تمامی هماهنگی ها،ثدور برگه های خروج وسایل از سالن،پیگیری تسویه حساب ،ارائه برق سالن ،نظارت بر ساخت و ساز غرفه ها بر اساس زمان بندی و تحویل به موقع سالن برای افتتاخیه ،نظارت بر کار پیمانکاران و غیره می باشد ، بخش بعدی قسمت vip نمایشگاه می باشد که در تمام ایام نمایشگاه برقرار است و از مهمانان پذیرایی می کند که محلی است برای گفتگو و تبادل نظر بین کارشناسان و بازرگانان و غیره ،بخش بعدی سالن همایش و یا برگذاری نشست،کارگاه آموطشی و یا سمپوزیوم می باشد که در ایام نمایشگاه با موضوعات مختلف و با حضور علاقه مندان برگذاری می شود .

محل برگذاری نمایشگاهها دارای بخش های منتلفی می باشد که در اینجا به آن پرداختخ نمی شود.
کتاب نمایشگاه :
کتاب نمایشگاه در واقع شناسنامه یک نمایشگاه و بانک اطلاعاتی در خصوص آن نمایشگاه می باشد زیرا نمایشگاه ها در طول 4 روز برگذار شده و تمام می شوند اما کتاب نمایشگاه سالها می تواند مورد استفاده قرار گیرند ، کتاب نمایشگاه دارای چند بخش می باشد که به شرح ذیل می باشد.
1- جلد کتاب که معمولا پوستر نمایشگاه بر آن چاپ می شود تا مشخض گردد که مربوط به چه نمایشگاهی است.
2- صفحات داخلی که شامل پیام مدیران برگذار کنند نمایشگاه و اطلاعات محتوایی کتاب می باشد.
3- صفحه فهرست و شناسنامه کتاب که در آن عوامل اجرایی و بخش های کتاب را معرفی می نماید
4- صفحات ورودی برای هر بخش
5- اسامی شرکت کنندگان
6- مشحصات شرکت کنندگان
7- آگهی های تبلیغاتی
8- پاورقی که معمولا برای اسپانسر ها می باشد
9- پوستر وسط کتاب که برای اسپانسر می باشد
10- پشت جلد کتاب که آنهم برای تبلیغات می باشد.
کتاب نمایشگاه معمولا در تیراژ حداقل 1000 نسخه به بالا با توجه به وسعت نمایشگاه چاپ می شود و به تمام مشارکت کنندگان در نمایشگاه توضیع شده و در مبادی ورودی نمایشگاه برای فروش به علاقه مندان توضیع می شود.

تصاویری از برگذاری نمایشگاه :
در پایان تصاویری از برگذاری نمایشگاه شهربازی ها که در اسفند ماه سال 91 در محل دائمی نمایشگاه بین المللی تهران برگذار گردیده است این موضوع را به پایان می رسانیم.

نويسنده : محمود جابری قادری

این کاربر 3 مطلب منتشر شده دارد.