مجموعه ای از اقدامات روابط عمومی سازمان بنادر و دریانوردی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 27 خرداد 1392 19:07

نوشته شده توسط سید جمال رشیدی

بازدید: 1218

مجموعه ای از اقدامات روابط عمومی سازمان بنادر و دریانوردی

الف: ارتباط با رسانه ها:

رسانه های جمعی اعم از نشریات , خبرگزاری ها و صدا و سیما , نقش اطلاع رسانی در جامعه را بر عهده دارند و این مهم بر عملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد هدف و افق دید روابط عمومی باید برقراری ارتباط و تعاملی دو سویه و به صورت فعال با اصحاب رسانه باشد و ارتباط با رسانه ها تنها ارسال اخبار و گزارش نباید باشد.

عمده فعالیت هایی که باید در این بخش انجام شود:

1-      تهیه و ارسال خبر و گزارش های خبری

2-      جوابگویی به رساانه ها در مواردی که سوالی مطرح گردد.

3-      برگزاری مصاحبه و جلسات پرسش و پاسخ بین شخص مدیران

4-      برگزاری تور بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های خاص

5-      برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه

6-      تهیه بولتن خبری از نشریات و خبرگزاری ها

7-      تهیه گزارش عملکرد از فعالیت های بخش ارتباط با رسانه

ب : ارتباط مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباط بوده و هست. روابط عمومی که در مجموعه بنار کشور باید مسئول پیگیری و پاسخگویی مشکلات کارکنان و مخاطبان برون سازمانی باشد باید با برنامه ریزی جهت برگزاری دیدارهای هفتگی , ماهانه شخص مدیر عامل , مشاوران و معاونین واحدها و بنادر به تحقق این امراحتمام ورزد. با این نوع ارتباط سیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع گردیده و موجب رضایتمندی مراجعین را فراهم می آورد.

عمده فعالیت های که باید در این بخش انجام شود:

1-      تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر عامل , معاونین و مشاوران و سایر مسئولان

2-      تهیه گزارش از روند اجرایی این ملاقات ها

3-      ارزیابی این نشسست ها و ملاقات ها با استفاده از فرم های نظرسنجی

4-      برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیران

5-      برنامه ریزی حضور مدیران در مجامع عمومی ( نمازجماعت , اجتماعات ملی و مذهبی و ... )

ج : همایش / مراسم / نمایشگاه :

روابط عمومی سازمان بنادر و دریانوردی باید برگزاری همایش ها , مراسم ها و همچنین شرکت در نمایشگاه ها را فرصتی مناسب برای معرفی دستاورد ها و خدمات سازمان بنادر داشته و ضمن داشتن تقویم برگزاری این گونه برنامه ها نسبت به برنامه ریزی آنها اقدام نماید.

عمده فعالیت هایی که باید در این بخش انجام شود:

1-      تهیه تقویم برگزاری همایش ,مراسم , نمایشگاه

2-      برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه

3-      استفاده از امکانات مدرن در برگزاری همایش ها , مراسم , نمایشگاه

د : انتشارات

یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه های سازمان بنادر فعالیت هایی در غالب انتشارات می باشد بر این اساس ضمن تبیین اهداف اداره انتشارات , تقوین زمانبندی شده ای برای تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید.

عمده فعالیت هایی که باید در این بخش انجام شود:

1-      تهیه و تدوین تقویم فعالیت انتشاراتی در سال

2-      پوشش تمامی فعالیت های مدیریت در حوزه انتشارات در قالب بروشور , سبز , استند , سی دی , کاتالوگ , پوستر و ...

و : تبلیغات محیطی

1-      تهیه تقویم آذین بندی جهت ساختمان های اداری در ستاد و بنادر کشور به مناسبت های مختلف و نظارت بر انجام آنها

2-      نصب پوستر ها , اقدام تبلیغاتی , هشدار های ایمنی و فضا سازی محیطی در محوطه های بنادر کشور

3-      نظارت بر طرح تبلیغات محیطی ستاد و بنادر

4-      ورود و بکارگیری ابزارهای جدید تبلیغاتی و اطلاع رسانی در ستاد و بنادر

ذ : سمعی و بصری

عمده فعالیت هایی که در این بخش باید انجام شود:

1-      داشتن آرشیو فنی و طبقه بندی شده از فعالیت های سمعی و بصری

2-      قابل ارائه بودن این فعالیت ها در کمترین زمان به مدیریت

3-      تهیه و پخش تصاویر در پرتال و ...

بخشی از فعالیتهای روابط عمومی سازمان بنادر و دریانوردی٬شامل فعالیتهای امور فرهنگی و نمایشگاهی است که دراین بخش یکی از اهداف عمده روابط عمومی یعنی فرهنگ سازی دنبال می شود.

برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها یکی از مهمترین این فعالیتها می باشد.

درباره برگزاری مراسم در مناسبتهای مختلف بایستی تاکیید کرد که (مدیریت مراسم)در صورتی می تواند به بهترین نحو عمل شود که مبتنی بر برنامه مدون باشد٬برای این منظور تهیه تقویم مراسم و جدول مناسبتها و گنجاندن برنامه های مورد نظر برای اجرا در یک مناسبت در آنها ضروری است.

هر روابط عمومی باید براساس وظایف و شخصیت سازمان مربوطه مناسبتهای خاص خودرا استخراج و آن را بر روی کاغذ درج کند.

مراسم مشخص ومعین بخش عمده ای از مراسم قابل اجرا در یک سازمان را تشکیل میدهد.

در کنار مناسبتهای خاص سازمانی مناسبتهای عمومی و مذهبی قرار می گیرد که به ترتیب زمانی باید برای هر یک ماه برنامه های خاصی را منظور کرد.

روبط عمومی یک سازمان ممکن است برای یک مناسبت خاص صرفا به نوشتن پلاکارد یا پاچه نویسی بسنده کند و برای یک مناسبت دیگر کلیه عملیات ممکن را در نظر بگیرد.

با توجه به اهمیت برگذاری مراسم در مناسبتهای مذهبی٬ملی وسازمانی پس از مراجعه به روابط عمومی سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی٬تهیه جدول٬برنامه ریزی مناسبتها در اولویت کار روابط عمومی قرار می گیرد.

 شرح وظایف اداره روابط عمومی 

 

-          شناسایی وضع بنادر ایران و معرفی نحوه فعالیتهای انجام شده

-          انجام اقدمات مربوط به درج فعالیتهای مربوط به بنادر ایران در بولتن ها- روزنامه ها و مجلات داخلی و خارجی.

-          ایحادحسن رابطه مراجعین و مسئولان سازمانی متبوع و واحدهای تابعه.

-     تماس و همکاری با واحدهای روابط عمومی وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نهادهای انقلاب اسلامی درامر برنامه های انتشاراتی و تشریفات و شناسائی .

-          تنظیم برنامه برقراری مراسم اعیاد و جشنهای مذهبی و ملی و تنظیم برنامه های سمینار و بازدید و سایر برنامه های مشابه.

-          نظارت بر جمع آوری اخبار و اطلاعات از واحدهای تابعه مربوط به فعالیتهای ْآنها جهت تهیه اخبار سازمان.

-     تنظیم برنامه های برگزاری مصاحبه رادیو و تلویزیون و تماس با نمایندگان و سایل ارتباط جمعی به منظو ر انتشار اخبار فعالیتهای سازمان با نظر مدیریت و بر اساس سیاست سازمان.

-     بررسی و تجزیه و تحلیل مندرجات جراید و مطالب رادیو و تلویزیون در مورد فعالیتهای سازمان و تهیه گزارشهای لازم براساس سیاست کلی سازمان.

-          ایجاد همکاری و ارتباط با وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی در مورد برنامه های انتشاراتی و روابط عمومی .

-          شرکت در مجامع مختلف و برنامه های موسسات و ارگانهای دیگر کشور در امور مربوط به روابط عمومی.

-          اداره امور مربوط به انتشار نشریه یا نشریات سازمان.

-          همکاری و نظارت بر تشکیل نمایشگاه های مختلف مربوط به سازمان

-          نظارت بر انجام امور مربوط به نمایش فیلم-سخنرانی و برنامه های ارتباط جمعی