نقش روابط عمومی در عملکرد یک سازمان

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مهدی مداری

بازدید: 715

(( نقش روابط عمومي در عملكرد يك سازمان ))

مقدمه

پژوهش در مورد خلاقيت و عناصر تشكيل دهنده آن ، بيش از يك قرن پيش توسط دانشمندان علوم اجتماعي شروع گرديد ولي انگيزهاساسي براي پژوهش بيشتر ، در سال 1950 توسط كيليفورد ايجاد شد.

هر وقت كلمه خلاقيت را مي شنويم ، بي اراده به ياد كارها و آثار برجسته هنرمندان و دانشمندان نامي مي افتيم. ليكن بايد به خاطر داشته باشيم كه همواره لازمه خلاقيت ، نبوغ نيست. هركس در كارهاي روزانه خود ممكن است خلاقيت از خود نشان دهد منتهي ممكن است خلاقيت بعضي از افراد ، بيشتر و بعضي ها كمتر باشد.

در جوامع امروزي ، ارتباطات نقش بسيار مهمي در پيشبرد اهداف يك سازمان ايفا مي كند. بهبود كمّي و كيفي فعاليتهاي سازمان ، افزايش بهره وري از امكانات و نيروي انساني ، در ساية انعكاس فعاليتهاي سازمان با جامعه و بهره گيري از امكانات و قابليتهاي اجتماع و مشاركت عمومي افراد آن نهفته است. در اين راستا ، روابط عمومي ها به عنوان حلقة ارتباطي سازمانها با جامعه ، نقش بسيار مهمي را ايفاء مي كنند. هرچه اين حلقة ارتباطي گسترده تر و محكمتر باشد ، به همان اندازه سازمان در پيشبرد اهداف و فعاليتهاي خود ، موفق تر خواهد بود.

روابط عمومي ، به عنوان زبان گوياي سازمان و كانال يا وسيله اي كه قادر به ايجاد ارتباط موثر و كارآمد با جامعه مي باشد و موفقيت و شكست يك سازمان در گرو عمليات آن است كه نيازمند برقراري روابط مطلوب و حسنه با جامعه و شناخت افكار عمومي جامعه نسبت به سازمان مي باشد و اين كاميابي نياز وافري به شناسايي و بهره گيري از مبحث خلاقيت در روابط عمومي سازمان دارد. بررسي زمينه هايي كه مي تواند تسهيل كنندة ارتباط سازمان با جامعه گردد ، شناسايي كار يا وسيله اي كه مي تواند اين ارتباط را سرعت بخشد ، محتواي پيامهايي كه مي تواند « ضريب القاء » فوق العاده اي داشته باشد ، سنجش افكار عمومي و صدها زمينه و مورد ديگر... نيازمند بهره گيري از خلاقيت در واحدهاي روابط عمومي ميباشد. پس روابط عمومي ها براي اينكه بتوانند اين حلقة ارتباطي سازمان را با جامعه حفظ كنند ، بايد در جستجوي تكنيكها ، الگوها و شيوه هاي مناسب و جديد باشند. يكي از اين شيوه ها و الگوها ، خلاقيت است كه عامل مهم موفقيت برنامه هاي روابط عمومي است كه اگر به درستي به كار گرفته شود ، بسياري از ضعفهاي فني واجرايي را پوشش مي دهد و چون موضوع كار روابط عمومي از تنوع و حيطة بالايي برخوردار است ، امكان ظهور « خلاقيت » در آن به مراتب بيشتر از ساير حوزه هاي كاري سازمانها است.  

به عبارتي مي توان خاطر نشان ساخت كه با تجهيز واحدهاي روابط عمومي به وسيلة نيروهاي خلاق ، مي توان در اين واحد سازماني نوعي « مخازن انديشه » براي سازمان مهيّا نمود. تحقيقات نشان مي دهد كه هوشمندي ، نقش كليدي در «خلاقيت» ايفاء مي كند. صاحب نظران بر اين باورند كه افراد با ضريب هوشي بالا ، از «خلاقيت» بالاتري برخوردارند و كساني كه داراي ضريب هوشي پايين تر هستند ، احتمالاً از «خلاقيت» كمتري برخوردارند. آيا تاكنون با خود فكر كرده ايد چرا بعضي از واحدهاي روابط عمومي اقدامات و فعاليتهايي را انجام مي دهند كه ديگران آن را انجام نمي دهند يا پس از آنان و در مرتبة دوم اقدام به آن كار يا فعاليت مي كنند ؟ چرا قادر نيستيم براي مسائل و مشكلات واحد خود ، راه حل ابتكاري انجام دهيم ؟ چرا نتايج و پي آمدهاي مناسب ، از فعاليتها حاصل نمي گردد؟ پاسخ تمام اين موارد را بايد در يك كلمه و آن هم « خلاقيت » جستجو نمود. ليكن با اندكي تعمق مي توان برنامه هاي مناسب و ابتكاري ، براي واحد روابط عمومي سازمان ، طراحي و تدوين نمود. به عنوان مثال: با اندكي تفكر مي توانيم ابتكارات خبرسازي را براي سازمان خود طراحي نماييم و مطبوعات و افكار عمومي جامعه را به سمت سازمان خود جذب نماييم.

ركس هارلو كه از پيشقدمان روابط عمومي در جهان است مي گويد: « روابط عمومي عبارتست از دانشي كه بوسيلة آن ، سازمانها اگاهانه مي كوشند ، به مسئوليت اجتماعي خويش عمل نمايند تا بتوانند تفاهم و پشتيباني كساني را كه براي موسسه اهميت دارند ، بدست آورند ». در اين رابطه مارستون مي گويد: « روابط عمومي عبارتست از هنري كه به كمك آن مي توان موسسه ، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام كارمندان ، مشتري ها و مردمي كه با آن سرو كار دارند قرار داد ». تعاريف ديگري نيز براي روابط عمومي در مجلات و نشريات وجود دارد از جمله: روابط عمومي عبارتست از «داشتن رابطه خوب با ديگران».«تلاشهاي يك موسسه جهت كسب همكاري مردم و گروههاي ديگري كه براي آن موسسه اهميت دارند».«اقدام به كارهايي جهت افزايش و تقويت رابطه با مردم».«انجام كار خوب ومفيد و بيان و تبليغ اين اقدامات» و خلاصه اينكه روابط عمومي عبارتست از (چشم و گوش سازمان)

: تعريف خلاقيت

از خلاقيت ، تعريفهاي زيادي شده است كه به نمونه هايي از آنها ذيلاً اشاره مي شود

خلاقيت » يعني تلاش براي ايجاد يك تغيير هدفدار در توان اجتماعي يا اقتصادي يك سازمان. « خلاقيت » به كارگيري توانايي هاي ذهني براي بوجود آوردن انديشه ، فكر و مفهوم جديد است. « خلاقيت » به معناي خلق كردن چيزي تازه و منحصر به فرد است كه به گونه اي مناسب و مفيد ، موجب حل يك مسئله ، سئوال ، يا نياز علمي ، صنعتي و يا اجتماعي مي شود. « خلاقيت » يعني ارائة فكر و طرح نوين براي بهبود و ارتقاء كيفيت يا كميّت فعاليتهاي سازمان مانند افزايش توليدات يا خدمات ، كاهش هزينه ها و...

ضرورت خلاقيت:

تمام پيشرفتهاي بشر امروزي در حوزة اقتصاد ، فرهنگ ، سياست و اجتماع نوين ، « خلاقيت » است. « خلاقيت » يكي از كليدي ترين مسئله در جامعة ما و تمام جوامع در حال توسعه است كه اگر به درستي با آن برخورد ، و زمينه ها و بسترهاي آن فراهم شود ، بسياري از مشكلات آنها حل خواهد شد.

صاحب نظران معتقدند با ورود به هزارة سوم ، ضروري است مردم مهارتهايي را آموزش ببينند كه از آنها مي توان به «خلاقيت» و برقراري ارتباط موثر اشاره كرد به گونه اي كه انسانها بتوانند به خوبي با يكديگر ارتباط برقرار كرده و با بهره گيري از خِرد جمعي و زايش افكار نو ، مشكلات را از بين ببرند. امروزه ، مردم ما نيازمند آموزش « خلاقيت » هستند آنچنان كه لحظه به لحظه محيط اطراف خويش را كاوش نموده و با خلق افكار نو ، به سوي يك جامعة سعاتمند قدم بردارند.

زمينه ها وبسترسازي خلاقيت

نتايج و تحقيقات صورت گرفته نشان مي دهد « خلاقيت » زماني در ميان اجتماعي از انسانها متجلي مي شود كه آنها از مرحلة همدلي با يكديگر ، گذر كرده اند.در اين مرحله ، انسانها به سرنوشت يكديگر حساس بوده و در جهت رشد يكديگر مي كوشند و هر كسي خود را پُل پيروزي ديگري قرار مي دهد و در نهايت سبب مي شود جرياني از علم و دانش و تجربيات ميان آنها جاري شود كه همين ، زمينه ساز نوآوري و « خلاقيت » خواهد شد.

به راستي كه هيچكس قادر نيست به دنياي علم و دانش انسانها نفوذ كرده و آنها را وادار كند كه انديشه هاي خود را به ديگران منتقل كند ، و تنها زماني اين واقعيت رخ مي دهد كه يك احساس خوب و مثبت در بين انسانها نسبت به يكديگر پديد آيد. به همين خاطر ، يكي از عوامل موثر در بروز « خلاقيت » در يك جامعه ، زمينه سازي و بستر سازي در بين انسانها جهت ايجاد فرهنگي است كه در آن همگان در تلاش براي رشد ديگري هستند زيرا « خلاقيت » نه ژنتيكي است و نه مربوط به نژادي خاص بلكه اكتسابي است و زمينه اش در نهاد همة انسانها وجود دارد كه نياز به آموزش ، زمينه سازي و فرهنگ سازي دارد.

عوامل و راه هاي موثر خلاقيت در روابط عمومي

ايجاد « خلاقيت » در روابط عمومي علاوه بر فرهنگ سازي ، بستگي به سه فاكتور اساسي و مهم دارد كه عبارتند از:

الف) نيروي انساني

ب) محيط سازماني

ج) مديريت

الف) نيروي انساني

منبع گرانبهاي يك مجموعه يا سازمان كه نقش اساسي در تحقق اهداف و سياستهاي كلي آن دارد ، نيروي انساني است لذا براي اينكه بتوانيم از نيروي انساني براي نهادينه كردن « خلاقيت » به نحو احسن استفاده كنيم ، بايد به دو عامل اساسي توجه كرد:

عامل اول) استفاده   از نيروهاي كار آمد

در روابط عمومي ، بايد كساني مشغول به كار شوند كه علاوه بر اينكه تحصيل كردة اين رشته باشند ، از ويژگيها و خصوصيات يك فرد خلاق برخوردار باشند. از جمله:

برخورداري از سلامت روحي و رواني

افراد « خلاق » افرادي هستند كه از سلامت رواني برخوردار هستند. اين افراد قادرند فكر و انديشه و حرفهاي تازه را پشت سرهم مطرح كنند بدون اينكه دچار ركود شوند. بهره مندي از ذهني سالم ، باز و گشوده اين امكان را براي قوة خلاقه فراهم مي كند تا از آنچه مي خواهد ، تصوير روشني بيافزايد و بالاخره ، عملي منشاء موفقيت و پيروزي است كه در وراي آن ، انديشه اي سالم نهفته باشد. همانگونه كه ورزش ، عضلات را قوي تر و سالم تر مي كند ، تفكر و مطالعة كتابهاي خوب و مفيد و نگارش تجارب ، افكار و منش ها نيز باعث تقويت و سالم تر شدن روان و ذهن مي گردد و نهايتاً موجب باروري و شكوفايي « خلاقيت » مي شود.

انعطاف پذيري

توانايي كنار گذاشتن چارچوبهاي ذهني گذشته و توانايي ديدن انديشه هاي جديد و بررسي افكار نو و پذيرش مناسبترين و كارآمدترين باورها ، « انعطاف پذيري » است. هر اندازه « خلاقيت » و نوآوري بيشتر باشد ، به همان اندازه « انعطاف پذيري» بيشتر شده و وقت كمتري به حراست و دفاع از افكار غلط گذشته صرف خواهد شد.

ابتكار

يعني به پشتوانة انديشة سالم ، ذهني پويا و منعطف در هر زمان ، بتوان پيشنهاد تازه اي را ارائه داد.

ترجيح دادن پيچيدگي ، نسبت به سادگي

برخلاف افراد عادي كه همواره در جستجوي راهكارهاي بي دغدغه و آسان بوده و راههاي پيموده شده را مي پيمايند ، افراد « خلاق » پيچيدگي را انتخاب كرده و به دنبال يافتن راه حل آسان و ساده براي آنها هستند.

استقلال راي و داوري

افراد « خلاق » مطيع بي چون و چراي مسئول بالاتر و افراد بانفوذ خود نبوده و داراي نظرات و پيشنهادات متفاوت از ديگران هستند.

تمركز نيروي ذهن بر بالاترين هدف

اين افراد هميشه و در هر شرايطي ، ذهن و نيروي خود را بر روي يك موضوع ويژه متمركز كرده و به دنبال دستيابي به هدفي والا و بلند مرتبه هستند.

عامل دوم) كارآمدسازي كاركنان

براي اينكه بتوانيم در بين كاركنان موجود « خلاقيت » ايجاد كنيم تا از آنها به نحو احسن استفاده شود ، بايد به ويژگيهاي ذيل توجه شود:

1- بهره وري كاركنان با انگيزش آنان ، ارتباط كاملاً مستقيمي دارد. به عبارت ديگر ، درگير شدن با كار و چنگ انداختن بر مشكلات ، نيازمند پشتوانة انگيزشي است.

2- بروز انديشه و رفتار ابتكاري در كاركنان ، با پرورش حس مفيد بودن و احترام به شخصيت كاري آنان افزايش مي يابد. مشاركت در حركات سازندة سازماني و توليد ، احترام به انديشه و تلاش آنان ، قدرداني از اقدامات مثبت و شكوفا سازي استعدادهاي آنان همواره از خواسته هاي كاركنان « خلاق » مي باشد.

ب) محيط سازماني

سياستها و تلاشهاي ابتكاري كاركنان زماني مي تواند به مرحلة عمل و اجرا درآيد كه سازمان مطبوع آنها بتواند با داشتن ويژگيها و خصوصيات ذيل ، محيط و بستري مناسب را فراهم كند. برخي از اين ويژگيها و خصوصيات را مي توان اين گونه برشمرد:

رقابت كامل و فشرده

در يك محيط كاري در صورتي « خلاقيت » ايجاد مي شود كه تك تك افراد ، رقابت مثبت و سازنده داشته باشند.

فرهنگ خوب و پويا

بر پاية يك فرهنگ خوب و پويا اتلاف وقت ، مفهومي ندارد. بديهي است در چنين بستري بحث « رقابت » و « خلاقيت » بهتر شكل مي گيرد.

دسترسي به مديران

كاركنان به راحتي بتوانند افكار و نظرات خود را مستقيم و بدون واسطه ، به گوش مدير سازمان برسانند و پيشنهاد هاي خود را ارائه نمايند.

احترام به افراد

كاركنان به اين باور دست يابند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان ، رشد كنند. در يك سازمان    « خلاق » كار به صورت گروهي انجام مي شود و گروههاي كيفيت نيز نقش موثري در جهش آنها دارند.

ارائة خدمات عمومي

هدف نهايي ، توجه به نياز جامعه و جلب رضايت آحاد مردم است.

. امنيت شغلي ، روابط دائمي و بلندمدت كاركنان از ديگر ويژگي هاي آن است

-مديران ، عامل تغيير و تحول را با خشنودي پذيرفته و در برابر آن ، مقاومت نمي كنند

طبيعي است در چنين محيطي ، ضرورت ندارد كه مدير ، وقت زيادي از خود را براي چگونگي با تغييرات اختصاص دهد زيرا همه بر اين باور رسيده اند كه تغيير ، يك ارزش است.

در محيط يا سازمان فقير از حيث « خلاقيت » تمايل به ريسك ، بروز فكر انتقادي و ميل به تغيير ، كاهش قابل توجهي مي يابد و علت پديد آمدن چنين حالتي را بايد عمدتاً در رفتارهاي كليشه اي و مملو از محدوديتها ، ارزيابيهاي ناكام كننده ، روح محافظه كاري ، مقررات دست و پاگير ، ناامني شغلي ، ابهام در هدف و بي توجهي به افراد « خلاق » بايد جستجو كرد.

ج) مديريت

نقش مديريت در مجموعه هايي مثل روابط عمومي كه « خلاقيت » و نوآوري از ضروريات و عامل اصلي آن به شمار ميرود ، بسيار مهم و حساس است زيرا مديريت مي تواند توانايي و استعداد « خلاقيت » و نوآوري را در افراد ايجاد ، ترويج و تشويق كند و يا رفتار و عملكرد او مي تواند مانع اين امر حياتي شود.

هنر مدير خلاق عبارت است از استفاده از « خلاقيت » ديگران و پيدا كردن ذهن هاي خلاق. مدير بايد فضايي بيافزايد كه خودش بتواند خلاق باشد و افراد سازمان را هم نيز براي « خلاقيت » تحريك كند و اين فضا ، فضايي است كه از كار روزمره به دور است و اقتضاء مي كند تا هر كسي مشكلش را خودش حل كند.

تكنيك هاي بروز خلاقيت

الف) آموزش مستقيم

ب) فهرست كردن ويژگيها

ج) روشهاي گروهي

الف) آموزش مستقيم

در اين تكنيك « خلاقيت » را مي توان با آموختن راههاي خلاق شدن و پرهيز از كاربرد رهيافتهايي كه در حل مشكلات معمول است ، زياد كرد. اين روش كه به نام « آموزش مستقيم » معروف است ، بر اين پاية فرضي قرار دارد كه چون افراد ، بيشتر تمايل دارند كه در حل مشكلات از راه حل هاي رايج استفاده كنند ، اين امر آنها را از به كارگيري توانمنديها و ظرفيتهاي واقعي شان باز مي دارد. بنابراين روش « آموزش مستقيم » كه در جستجوي راه حل هاي بديع و نو است ، زمينه مساعدي براي رشد انديشه هاي « خلاق » فراهم مي سازد.

ب) فهرست كردن ويژ گيها

در اين روش تصميم گيرنده ، ابتدا ويژگيهاي اصلي مربوط به راه حل هاي مرسوم را پيدا كرده و سپس هريك از ويژگيهاي اصلي را جدا جدا بررسي مي كند و آنگاه تا جايي كه ممكن است ، نسبت به تغيير هر كدام از آنها همت مي گمارد و در راستاي همين تغيير ، هر طرحي كه دارد ولو آنكه خنده دار نيز باشد ، بدون چشم پوشي فهرست مي كند و وقتي كه فهرست جامعي تهيه كرد و اشكالات را مشخص نمود ، گزينه هاي موثر و سودمند را انتخاب نموده و بقيه را حذف مي كند و...

ج) روشهاي گروهي

بيشترين تلاش در زمينة پرورش و بروز « خلاقيت » را مي توان در حوزه كار گروهي مشاهده كرد. يكي از تكنيكهاي متداول در ايجاد « خلاقيت » برگزاري جلسات خلاقيت زاست كه به جلسات « طوفان يا بارش فكري » شهرت دارد. اين جلسات ، غيررسمي و كاملاً آزاد است كه پيشنهادها و راه حل هاي همكاران دربارة يك موضوع خاص مانند نحوة برگزاري نمايشگاه ، انتخاب شعار تبليغاتي ، رفع يك مشكل به وجود آمده و ... جمع آوري مي كنند. در برگزاري جلسات « طوفان فكري » بر ويژگيهاي زير تاكيد مي شود:

. پيشنهادها زياد و متنوع هستند و در تقابل افكار ، پيشنهادهاي جالبي يافت مي شود.1

. افراد شركت كننده در جلسه ، از پيشنهادها و راه حل هاي ظاهراً غيرممكن ، اجتناب نمي كنند.2

. در اين جلسات ، افراد مختلف با گرايشها و تخصص هاي مختلف حضور مي يابند.3

4.جلسات « طوفان فكري » خارج از موقعيتهاي اداري تشكيل شده و حتي از نظر محل برگزاري هم متفاوتند.

نقش خبر سازي ، در روابط عمومي يك سازمان

در قسمت مقدمه گفته شد كه با اندكي تفكر مي توانيم ابتكارات خبرسازي را براي سازمان خود طراحي نماييم و مطبوعات و افكار عمومي جامعه را به سمت سازمان خود جلب نماييم. اهم اين موارد عبارت است از:

. خود را به نوعي با اخبار مهم روز پيوند دهيد.1

. با مسئولين و رسانه ها ، روي يك برنامه و يا پروژه مشترك همكاري كنيد.2

3.برنامه تحقيقي و پژوهشي بر روي يك موضوع كه مورد توجه شديد افكار عمومي است ، پيشنهاد و اجرا كنيد.

روي يك موضوع يا مسئلة اجتماعي كار كرده و حاصل آن را منتشر كنيد..4

با يك شخص مشهور مورد توجه افكار عمومي مصاحبه كنيد..5

6.جوايزي به يك موضوع كه در جامعه جريان دارد و مورد توجه افكار عمومي است ، اختصاص دهيد.

. دربارة يكي از جنبه هاي آيندة اجتماعي ، جلساتي تشكيل داده و پيشنهادي مطرح كنيد.7

. سالگرد يا يك روز مذهبي و ملي را جشن بگيريد.8

9.نوشته اي دربارة يك موضوع مورد توجه افكار عمومي تهيه و مطرح كنيد و آن را به بحث بگذاريد.

. يك سفر تحقيقاتي ، مطالعاتي ، سرگرمي و يا ورزشي ترتيب دهيد.10

. قطعنامه اي را از تصويب يك جلسه سمينار و يا مشابه اين ها بگذاريد.11

. نامه اي به مقامي متشخص يا هنرمندي بنويسيد و آن را بهانة بحث قرار دهيد.12

. نامه اي را كه دريافت كرده ايد ، سرآغاز يك بحث اجتماعي قرار دهيد.13

14.از شخص يا مقامي كه مورد توجه افكار عمومي است دعوت به عمل آوريد و مراسم قدرداني و تقديم جايزه ترتيب دهيد.

15.اعتراض يا انتقاد حساب شده اي را مطرح كنيد و بر اين اساس ، برنامه ريزي دقيق به عمل آورده و بحثي را برانگيزيد.

16.در يك موضوع مورد توجه با همكاري و مشورت متخصصان ، راهنمايي ها و ارشادهاي كارشناسانه اي پيشنهاد كنيد.

17.يك سازمان و موسسة علمي ، فرهنگي ، و يا خيّر و نيكوكاري مورد احترام را ، مورد قدرداني قرار دهيد.

نتيجه گيري

اگر روابط عمومي ها بخواهند داراي نقش محوري در فرايند تصميم گيري سازمانها باشند ، بايد همگام با پيشرفتهاي علم و تكنولوژي ، زمينه و بستري مناسب را جهت ارتقاء توانمنديها و فعاليتهاي خود فراهم كنند. اين بستر و زمينه «خلاقيت» است كه نياز به كار دسته جمعي ، همدلي ، آموزش ، تشويق ، تغيير نوع نگرش و ... دارد.

نويسنده : مهدی مداری

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.