کاربینی کادرانی رشته روابط عمومی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط محمد الیکایی

بازدید: 4291

مقدمه

روابط عمومی به عنوان بازوی توانمند مدیریت، از مهمترین واحدهای هر سازمانی به شمار میآید.

این بخش می تواند در پی انجام وظایف سازمانی خویش به عنوان یک کانال ارتباطی بین سازمان با درون و بیرون آن عمل کند. اما روابط عمومی های ایران به ویژه در شهرستان ها توان لازم را برای انجام وظایف مربوطه را ندارند که این خود ریشه در مشکلاتی دارد که شاید تا حدود زیادی عدم تحقق فرهنگ قوی و سالم به خصوص در کشورهای جهان سوم، از مهمترین دلایل آن باشد.

روابط عمومی در سال های اول پس از انقلاب اسلامی از جایگاه مناسبی برخوردار نبوده و به پیروی از آن کارایی لازم جهت تحقق اهداف سازمانی را نیز نداشت و به غلط وظایفی را به عهده می گرفت که اثرات مخرب آن هنوز در اکثر روابط عمومی های سازمان های موجود در کشور به چشم میخورد به طوری که اکثر روابط عمومی های بومی و منطقه ای بر اساس همان وظایف غلط، شرح وظایف سازمان خود را تعریف کرده و به امور تشریفاتی از جمله برگزاری مراسم عزاداری، جشن و غیره می پردازند.

 

روابط عمومی در یک نگاه

اصطلاح روابط عمومی که اکنون ما به کار می بریم ترجمه کلمه به کلمه اصطلاح انگلیسی (Public Relation) است. در زبان عربی این اصطلاح رابه (العلاقات العامه) ترجمه کرده اند. روابط عمومی به مفهوم یک حرفه برای نخستین بار در ایالات متحده آمریکا به وجود آمد. در دهه اول قرن بیست در آمریکا به نام دفتر تبلیغات Publiclty Bureau یا دفاتر مطبوعات Press Bureau به وجودآمد و پس از چند سال این دفاتر عنوان روابط عمومی را به خود گرفتند.

این اصطلاح در ایران برای نخستین بار در شرکت نفت به کار گرفته شد و سازمان ها و موسسات دیگر کشورمان پس از گذشت سال ها شروع به ایجاد واحدی به نام روابط عمومی در تشکیلات خود نمودند.

روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های موردنظر آن سازمان است، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از انگیزه بالایی برای خدمتگذاری به مردم و جامعه برخوردار است ، آنچه امروز در روابط عمومی شاهد آن هستیم ضعف در استفاده از تکنیک ها و فنون نیست بلکه کیفیت استفاده از آنهاست پس شایسته است با بهره گیری از فنون و تکنیک های روابط عمومی بتوانیم نسبت به توسعه که نتیجه داشتن روابط عمومی پویا است تلاش کنیم.

شرح وظایف روابط عمومی در آموزش و پرورش

»         انعکاس و تشریح دیدگاه ها ، سیاست ها و برنامه های سازمان متبوع

»         اجرای سیاست های خبری، تبلیغاتی ، انتشاراتی و مطالعاتی

»         ایجاد ارتباط مبتنی بر حسن تفاهم مردم، نهادهای اجتماعی و مسولان

»         تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، اطلاعیه و آگهی و اقدام به انعکاس آن در رسانه های گروهی

»         انعکاس طرح ها و سیاستهای اجرایی و عملکرد سازمان به جامعه مخاطب

»         برنامه ریزی و همکاری در جهت برگزاری کنفرانس ها ، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه و بازدیدها

»         بررسی مطالب منعکس شده در رسانه های گروهی کشور در رابطه با عملکرد سازمان و ارائه نقطه نظرات مناسب به مراجع ذیصلاح

»         ایجاد شبکه اطلاع رسانی و اطلاع یابی مستمر با مخاطبان

»         انتشار نشریات ادواری و موردی

»         برقراری مستمر و منظم با دیگر مراکز و سازمان ها و نهادها

»         سیاستگذاری، برنامه ریزی و هماهنگی به منظور برگزاری نمایشگاه های تخصصی در حیطه وظایف سازمان

»         تهیه و تدوین و اجرای پروژه های مطالعات مربوط به فعالیت های سازمانی

»         انجام و پیگیری سایر وظایف محوله ارجاعی از سوی رئیس سازمان

اهداف روابط عمومی

برقراری ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین و جلب همکاری و بسط تفاهم عمومی ، آگاهی مردم از عملکرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح ها و برنامه ها و ایجاد محیط مناسب برای رشد فضائل اخلاقی کارکنان در چهار چوب ضوابط و معیارهای نظام جمهوری اسلامی ایران.

»         ایجاد بستر تفاهم،همکاری و جلب اعتماد عمومی و اعتمادسازی درون و برون سازمانی است.

»         جلب مشارکت و همفکری همه جانبه مخاطبان در تصمیم سازی و تصمیم گیری های سازمانی

»         توسعه و ساماندهی نظام اطلاع رسانی و اطلاع یابی در چارچوب وظایف سازمان

»         ایجاد بستر مناسب برای گفتمان مستمر و منظم بین سازمان ومخاطب آن

»         تثبیت ، تقویت و کمک به زمنیه سازی تحقق سیاست های اجرایی سازمان

»         پیش بینی بحران های بالقوه و کمک به پیشگیری از وقوع آنها در حوزه فعالیت های سازمان

»         مشارکت در رفع مشکلات و حل مسایل سازمان

»         ارتقای سطح دانش و آگاهی های عمومی در راستای اهداف سازمان

»         گسترش مطالعات و پژوهش های روابط عمومی در سطح اهداف و سیاستهای سازمان

جایگاه روابط عمومی

روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر ، زیر نظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.

تاریخچه

بخش‌ جوادآباد در جنوب ‌شهرستان ‌ورامین ‌واقع ‌و مشتمل ‌است ‌بر دو دهستان ‌بهنام ‌عرب‌جنوبی ‌و بهنام ‌وسط‌ جنوبی‌. مساحت آن 1450کیلومتر مربع و مركز آن‌ شهر جوادآباد یا جوادیه‌ است‌.
این ‌بخش‌ در دشت‌ واقع‌ شده ‌و نواحی ‌جنوبی ‌آن ‌نزدیك ‌كویر و جزء پارك‌ ملی ‌كویر است‌. بخش‌ جواد آباد، به ‌سبب‌ موقعیت‌كویری‌، دارای‌ تابستانهای ‌گرم‌ و خشك‌ و زمستانهای‌ سرد است بطوری که بیشترین ‌دمای ‌آن در تابستان به 44 ، كمترین ‌آن ‌در زمستان ها 6- درجه سانتی گراد می رسد.
شهر جوادآباد، مركز بخش ‌جوادآباد و جنوبی‌ترین‌ شهر در شهرستان‌ ورامین‌ و فاصله‌ آن ‌با تهران ‌حدود 54 كیلومتر است‌. آبادی‌ جوادآباد، در 3 اسفند 1372، به ‌شهر تبدیل ‌شد و نام ‌آن ‌به‌ جوادیه ‌تغییر یافت‌. در 30 بهمن‌1379، طبق ‌تصویب نامه‌ هیئت‌ وزیران‌ ، دوباره ‌نامش‌ جوادآباد گردید و در 1375 ه.ش ‌، جمعیت ‌آن 3.836 نفر ‌بود.

اهالی ‌بخش‌ جوادآباد به‌ كشاورزی ‌، دامداری‌ و صنعت ‌اشتغال‌ دارند. كشاورزی‌ بیشتر به ‌صورت‌ آبی ‌است‌. دامداری‌ نیز در این ‌بخش‌ به ‌صورت‌ صنعتی‌ رونق ‌دارد‌. از صنایع‌دستی‌ دارای‌ گلیم‌بافی ‌و قالی‌بافی‌، با طرح‌ كاشی ‌و نقش‌ میناخانی‌ و برای‌ مصرف‌ محلی ‌است ‌و بیشتر زنان‌ آنها را می‌بافند
بخش‌ جوادآباد معادنی ‌دارد، از جمله ‌سنگ‌ استرانسیوم‌، سولفات‌ دوسود (شوره‌)، باریت ‌و گچ‌ كه‌ این ‌مواد معدنی‌ و نیز فرآورده ‌های ‌كشاورزی‌ و دام ‌زنده‌، همگی‌، از اقلام‌ صادراتی‌اند. در حال حاضر بخش جوادآباد دارای 40 روستا و آبادی می باشد و از لحاظ امنیتی نقطه مهمی برای استان تهران محسوب می شود.

اداره آموزش و پرورش منطقه جوادآباد از سال 80 بطور رسمی آغاز به کار نمود و تا پیش از این به عنوان بخشی از آموزش و پرورش ورامین فعالیت داشته است. این منطقه در حال حاضر بیش از 50 آموزشگاه در سه مقطع تحصیلی ابتدایی، راهنمایی و متوسطه نظری و مهارتی در خود جای داده است و بیش از 450 نیروی انسانی در پست های مختلف در این منطقه مشغول فعالیت می باشند و بیش از چهارهزار دانش آموز در این منطقه مشغول به تحصیل می باشند. این منطقه به دلیل پراکندگی بسیارزیاد روستاها و کم جمعیت بودن روستاها دارای مدارس چندپایه در مقطع ابتدایی و مدارس شبانه روزی در مقطع راهنمایی و دبیرستان می باشد. این اداره در طول مدت زمان فعالیت مستقل خود در استان تهران رتبه های مختلف استانی و کشوری را هم به خود اختصاص داده است که در برخی موارد باتوجه به کمبود امکانات و دور بودن از مرکز شهر و استان در نوع خود بی نظیر بوده است. کارشناسی روابط عمومی این اداره با توجه به حجم بالای فعالیت خود موفق به کسب رتبه های مختلف در سطح منطقه و استان گردد.

چارت سازمانی

شرح وظایف روابط عمومی در یک نگاه

شرح وظایف روابط عمومی اغلب دستگاه ها با اندکی تفاوت مشترک است و هر سازمان باتوجه به سیاست های مدیر ، برنامه های سازمانی خود را با شرح وظایف ثابت سازمان انجام می دهد فقط در شدت و ضعف ان نظر مدیریت رعایت می گردد. آموزش و پرورش هم از این قاعده مستثنا نیست و روابط عمومی در آن مانند سایر سازمان ها اهداف مشترکی دارد که به برخی از آنها در ادامه اشاره نمی نماییم.

ارتباط با رسانه ها

رسانه ها نقش اطلاع رسانی در جامعه را بعهده دارند و این مهم برعملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد. هدف از این ارتباط با رسانه ها ارسال اخبار و گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید رسانه ها بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد. ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی ها باشد.

عمده فعالیت ها:

1-     ارسال خبر ، گزارش خبری و رپورتاژی

2-     ارسال آگهی های تبلیغاتی

3-     ارسال مصاحبه ها و گزارش عملکردها

4-     تهیه آرشیو نشریات

5-     تهیه بانک اطلاعاتی خبرنگاران و اصحاب رسانه

ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ویژه ای در نظر بگیرند.

عمده فعالیت ها:

1-     تهیه و تنظیم تقویم ملاقات های مردمی با مدیریت

2-     تهیه گزارش از روند اجرای این ملافات ها بصورت سه ماهه

3-     ارزیابی این نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرم های نظرسنجی

حوزه فرهنگی

یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردهای بخش خود برگزاری همایش ، مراسم یا نمایشگاه است و مسئول روابط عمومی باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها با استفاده از تکنیک های برگزاری موارد ذکر شده را ارزیابی نماید و بر حوزه فرهنگی نیز تسلط داشته باشند.

عمده فعالیت ها:

1-     تهیه تقویم برگزاری همایش ، مراسم و نمایشگاه

2-     برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه

3-     برگزاری نماز جماعت ظهر و عصر با حضور امام جماعت

4-     برگزاری مسابقات قرآنی و فرهنگی

5-     ایجاد ایستگاه های صلواتی در مناسبت های مختلف

انتشارات

یکی از ابزار های روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای تمامی برنامه های تهیه و براساس آن فعالیت نماید. ضمناً ضروری نیست که حتماً این انتشارات با هزینه گزاف و گران انجام شود بلکه ماهیت و محتوای آن بسیار مهم است.

عمده فعالیت ها:

1-     تهیه تقویم فعالیت های انتشاراتی

2-     انتشار بروشور،تراکت ، کاتالوگ و استندهای تبلیغاتی

3-     انتشار طرح های تلبیغاتی جهت اطلاع رسانی

4-     انتشار ویژه نامه به صورت ماهانه

تبلیغات محیطی

فضاسازی محیطی همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاخ نماید. اکنون نیز با حضوری وسیعی در عرصه تبلیغات محیطی با اجاره بیلبوردها و فیکچرها توانسته است تا بخشی وسیعی از نیازهای خود در این حوزه را مرتفع نماید.

عمده فعالیت ها:

1-     نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری و شعب

2-     تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری در مناسبت های مختلف

3-     تبلیغات در ایستگاه های اتوبوس و معابر عمومی

4-     تبلیغات در مسابقات ورزشی ، همایش ها و برنامه های عمومی

سمعی و بصری

تهیه اسناد تصویری از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و داشتن آرشیوی از ان در مدیریت ضروری تر ، سمعی و بصری چشم و چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت تصاویر فعالیت را ببیند قانع نخواهد شد.

عمده فعالیت ها:

1-     داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی و بصری

2-     پخش موسیقی در دهه فجر

3-     پخش اذان هنگام نماز در ساختمان سرپرستی

4-     پخش کلیپ و تیزرهای تبلیغاتی و مناسبتی از تلویزیون شهری

5-     پخش مداحی در ماه های محرتم و صفر و شهادت ها

پژوهش و افکارسنجی

مناسب است در روابط عمومی هرکاری براساس پژوهش انجام شود و داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است، علت این امر هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می شود. ضمناً افکارسنجی باید در زمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم می گویند.

عمده فعالیت ها:

1-     داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یک سال برای فعالیت های درون سازمانی یا برون سازمانی

2-     داشتن فرم های نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی

دیدارها و بازدیدها

اغلب مدیران دستگاه ها و شرکت ها برنامه های بازدید و دیدار از مسئولان و پروژه ها را در برنامه های کاری خود می گنجانند و روابط عمومی علاوه بر هماهنگی در این برنامه ها حاضر و اقدام به تهیه گزارش و تصاویر می نمایند.

عمده فعالیت ها:

1-     حضور مسئول روابط عمومی طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال

2-     برگزاری نشست با اصحاب رسانه

3-     برگزاری جلسات با مدیران سایر دستگاه ها

4-     تهیه خبر و گزارش خبری با تصریح به رسانه ها

ملاقات با همکاران

یکی از مهمترین موضوعاتی که روابط عمومی ها بدلیل تعدد فعالیت ها اکثراً آن را به فراموشی می سپارند حضور در مراسم های غم و شادی همکاران است. این موضوع یکی از مهمترین ابزار ارتباطات درون سازمانی است که باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده در این امور حاضر و فعال باشد.

عمده فعالیت ها:

1-     داتشن برنامه برای نحوه حضور در مراسم های شادی و غم همکاران

2-     انشتار پیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیر و کارکنان

3-     ارسال پیامک تبریک و تسلیت

4-     نصب بنر تبریک یا تسلیت در محل کار و یا منزل کارکنان

ارتباطات الکترونیکی

سرعت انتقال اطلاعات و اخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی در شکل گیری هرجامعه شده است. روابط عمومی به عنوان محل و مامن ایجاد ارتباطات برون سازمانی هرنهاد یا موسسه باید با استفاده از این شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرایند ارسال اخبار و گزارش ، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس رشد سازمانی است را فراهم می نماید.

عمده فعالیت ها:

1-     داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوری ها جدید

2-    به روز رسانی اخبار در سایت سازمان

3-   تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها

4-    ارسال پیامک های تبلیغاتی و اطلاع رسانی

5-    ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان

به روزرسانی پورتال استانی

وب سایت دارای پورتال استانی می باشد که اخبار استان ها را پوشش می دهد.

عمده فعالیت ها:

1-     ارسال اخبار و تصاویر جهت انتشار در وب سایت استانی

2-     ارسال مقالات و گزارشات برای وب سایت استانی

آرشیو و بایگانی

کلیه اخبار منتشره در خبرگزاری ها و مطبوعات ، تصاویر و فیلم های ضبط شده در برنامه ها ، گزارشات و سایر تولیدات اعم از تراکت ، کاتالوگ و نشریات در روابط عمومی آرشیو می گردد.

عمده فعالیت ها:

1-     تهیه آرشیو اخبار منتشره در جراید و مطبوعات

2-     تهیه آرشیو تصاویر و فیلم های ضبط شده

3-     تهیه آرشیو طرح ها

4-     ایجاد آرشیو نشریات اشتراکی

5-     تهیه بایگانی از خبرهای ارسال شده به رسانه ها

در اداره آموزش و پرورش منطقه جوادآباد مانند سایر سازمان ها روابط عمومی پویا و فعالی را در خود دارد و خیلی از وظابف که در بالا شرح داده شد در آنجا انجام می گرفت. بطور مثال حضور در جشنواره خیرین مدرسه ساز آن منطقه که در فروردین ماه سال 92 برگزار گردید اطلاع رسانی پیش از جشنواره ، حضور در مراسم و فیلم برداری و عکس برداری در حین مراسم و انعکاس اخبار و تصاویر بعد از جشنواره بر روی سایت های خبری و استانی از وظایف روابط عمومی در برگزاری آن جشنواره بود. در واحد روابط عمومی اداره آموزش و پرورش منطقه جوادآباد وجود بایگانی فعال اعم از بنر و پارچه های مناسبت های مختلف و فیلم ها و آلبوم های عکس مراسم برگزار شده به از جمله مزیت های آن واحد می توان برشمرد. ارتباط مستمر با روابط عمومی استان و سایر نهادهای منطقه ای از دیگر وظایفی بود که به طور مداوم وجود داشت. در مجموع از حضور در آن اداره و فعالیت در آن واحد تجربیات ارزشمندی در رشته تحصیلی ام کسب نمودم که امیدوارم در آینده بتوانم از آن تجریبات استفاده نمایم. در بخش نتیجه گیری باتوجه به تجربیات کسب شده و مطالب تئوری فرا گرفته پیشنهاداتی را در زمینه روابط عمومی ارائه نموده ام.

 

 

 

 

نتیجه گیری

 

 

در پایان باید اشاره کرد در کشور ما روابط عمومی

 

هنوز به عنوان یک واحد لوکس و تزیینی عمل میکند و مدیران ارشد نیز به امکاناتی که این واحد(روابط عمومی) می تواند در اختیار آنها قرار دهد، آگاهی ندارند شاید کم کاری و ناآگاهی پرسنل و مدیران روابط عمومی از حقوق خود نیز یکی از آسیب های روابط عمومی بومی منطقه ای است. موارد زیر جهت توسعه سازمانی روابط عمومی پیشنهاد میشود.

پیشنهادات

ایجاد وفاق عمومی تمامی کارکنان روابط عمومی ها در شهرستان ها.

تلاش در جهت ارتقای رضایتمندی پرسنل روابط عمومی از این شغل.

توجه به ارتقای توان تخصصی و مهارتی پرسنل.

ایجاد ارتباط با انجمن های روابط عمومی در داخل و خارج از مرزها.

دادن بورسیه تحصیلی به کارکنان روابط عمومی جهت آموزش در سایر کشورها.

انتخاب بهترین کارشناسان روابط عمومی در استان ها.

تجهیز روابط عمومی به کتابخانه تخصصی روابط عمومی.

اطلاعرسانی تازه های روابط عمومی در استانها از طریق انتشار نشریه تخصصی و علمی.

ارایه دادن بودجه مناسب در اختیار روابط عمومی.

برنامه ریزی مناسب در چارچوب اهداف .

افزایش قدرت تصمیم گیری توسط مدیران روابط عمومی.

مکانیزه کردن روابط عمومی های سنتی و سلیقه ای.

همکاران سازمان های رسانه ای به کارکنان واحدهای روابط عمومی جهت اخذ حقوق خود از جامعه.