وظایف روابط عمومی در ساز مان اتش نشانی

توضیحات: منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25; نوشته شده توسط حمیده اسکندری; بازدید: 1558

شرح وظايف روابط عمومي:

وظايف واحد روابط عمومي به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي گردد.

الف : وظايف داخلي واحدهاي روابط عمومي:

تقويت ارتباطات انساني و ايجاد رضايت در داخل سازمان كه از اهم وظايف روابط عمومي است.
به روز كردن سايت اينترنتي سازمان به لحاظ درج اخبار، توصيه هاي ايمني ، مقالات ، انتشارات، خاطرات، آمار، عملكرد ، معرفي حوزه ها و اطلاع رساني ساير امور.
جمع آوري و تنطيم اخبار، وقايع و مطالب مرتبط با سازمان از جرايد و وسايل ارتباط جمعي، بررسي و تجزيه و تحليل آنها و انجام اقدامات لازم كه بطور ممتد صورت مي گيرد.
برگزاري جلسات هفتگي و ماهانه در داخل سازمان جهت نزديكي روسا و مرئوسين با يكديگر.
تهيه بولتن ها و نشريات داخلي اعم از نشريات ادواري و نشريات موعدي (نشريات ادواري مثل هفته نامه، ماهنامه، دوماهنامه و نشريات موعدي مثل كتاب، بروشور، كاتالوگ، جزوه تخصيصي، تراكت و…
پاسخگويي شفاهي و كتبي به سئوالات كليه مراجعين و راهنمايي ارباب رجوع.
مشاركت در غم و شادي كاركنان مثل نصب پلاكارد، ارسال كارتهاي يادبود و هديه براي تولد، پيام تبريك براي موفقيت كاركنان، تهيه لوح تقدير به مناسبت بازنشستگي كاركنان .
نصب اخبار و اطلاعيه ها و بخشنامه هاي مربوط به سازمان بر روي تابلوي اعلانات.
ترتيب دادن جلسات عمومي با شركت مديرعامل و كاركنان اداري با حضور مسئولين اداري براي حل مشكلات كارمندان و رسيدگي به آنان ، ارائه صحبت ها و نظريات و آگاهي بيشتر كاركنان از موقعيت موجود.
استفاده از بريده جرايد، جمع آوري آنها و تنظيم آن براي ارائه به مسئولين، راه اندازي آرشيو، اسناد و مدارك، كتب مناسب و مورد استفاده، نشريات، ضبط ويدئويي و امثال آنها.
فعاليت هاي سمعي و بصري كه اين فعاليت ها شامل توليد فيلم ، عكس، اسلايد، استفاده از ويدئو، كامپيوتر، اينترنت و غيره مي باشد. در اين مرحله از فعاليت هاي مختلف سازمان، رويدادها و مناسبتهاي خاص تصوير گرفته مي شود و نوار فيلم و عكس هاي آن آرشيو مي گردد. همچنين در بخش سمعي و بصري فيلم هايي با موضوعات مربوط به سازمان توليد مي شود كه اين فيلم ها معمولا براي پخش از تلويزيون ،توليد مجله ويدئويي و استفاده از آن براي نگهداري در آرشيو تهيه مي شوند. قابل ذكر است در صورت لزوم اين فيلم ها و اسلايد ها در مراسم و سمينارهاي داخلي به نمايش گذاشته مي شود .
سنجش افكار عمومي، يكي ديگر از فعاليت هاي روابط عمومي محسوب مي شود كه بصورت درون سازماني و برون سازماني صورت مي گيرد. در اين مرحله روابط عمومي به شناسايي و اندازه گيري گرايش هاي افكارعمومي در داخل و در خارج از سازمان مي پردازد.
شركت نماينده روابط عمومي در مراسم و مجالس منعقده مربوط به كاركنان جهت همدردي و دلجويي از آنان.
انجام هماهنگي هاي لازم در خصوص حضور مديران و كارشناسان ارشد سازمان در سمينارها ، نمايشگاهها و رويدادهاي بين المللي و انجام مكاتبات مورد نياز و پيگيري سفرهاي خارجي و اعزام بمنظور آموزش و يا رقابت هاي جهاني ورزشي و ...
ترجمه متون، اشتراك مجلات خارجي، عضويت در انجمن هاي بين المللي و تبادل اطلاعات، دسترسي به مقالات و دانش تخصصي روز دنيا و انتقال آن به كاركنان جهت ارتقاء سطح دانش تخصصي.

ب: وظايف خارجي واحدهاي روابط عمومي:

جلب پشتيباني و حسن نيت مردم نسبت به سازمان براي پياده كردن طرح هاي اجرايي.
ارتباط مستمر با وسايل ارتباط جمعي بخصوص مطبوعات بصورت تلفني، شفاهي و كتبي و از طريق سايت اينترنتي. در اين مرحله خبرهاي مهم مربوط به سازمان از طريق دورنگار براي مطبوعات ارسال مي شود و گاه به صورت پيام راديويي و تلويزيوني پخش مي شود.
اطلاع رساني در خصوص برنامه ها و سياست هاي سازماني و جهت ارتقاء فرهنگي ايمني جامعه با استفاده از انواع ابزار اطلاع رساني موجود.
تبليغات از طريق صدا و سيما، شركت در برنامه ها و ميزگردهاي راديويي و تلويزيوني يا تيزر راديويي، سريال، انيميشن.
تفهيم و تبليغ طرح ها و برنامه هايي كه سازمان در حال و آينده به اجرا مي گذارد تا مردم از اهداف اين طرح ها آگاهي يابند.
دعوت و همكاري با خبرنگاران و فراهم آوردن امكانات لازم جهت برپايي كنفرانس، جشنواره و جلسات مطبوعاتي با حضور خبرنگاران و مسئولين عاليرتبه سازمان.
درج آگهي ها كه به شش صورت استخدام، تبريك و تسليت، مزايده، مناقصه، ثبتي و ابلاغ راي و احضاريه مي تواند باشد.
پاسخگويي به مطبوعات از طريق تكذيب، تصحيح، توضيح و تاييد.
ارائه گزارش ها كه بصورت كتبي، شفاهي و يا حتي بصورت فيلم و ويدئو نيز مي تواند باشد.
جوابگويي به مراجعات وزارتخانه ها و سازمان ها و مردم و نيز پاسخگويي به سئوالات آنان به صورت شفاهي و كتبي.
امور تشريفاتي و خدماتي كه مي توان گفت تا حدي بين دو ساختار درون سازماني و برون سازماني واحد روبط عمومي هر موسسه و يا سازماني بصورت مشترك مي باشد. واحد تشريفات هر روابط عمومي طيف وسيعي از وظايف را بعهده دارد كه مهمترين آنها عبارتند از:

الف- تهيه فهرست كامل ايام و مناسبت هاي خاص در طول سال و توجه داشتن به آن.

ب- برنامه ريزي به منظور برگزاري سمينارها، گردهمايي ها، كنفرانس ها و جشنواره ها

پ- برگزاري برنامه هاي فرهنگي و هنري و برپايي جلسات سخنراني

ت- برگزاري سالگرد ها و مراسم ويژه كه معمولا با مناسبت هاي خاص صورت مي گيرد

ث- توزيع كارت هاي تبريك و يا بطور مثال ارسال سبد هاي گل براي شخصيت ها و…

ج- برگزاري نمايشگاههاي داخلي و خارجي و ايجاد تسهيلات لازم براي برگزاري بهتر اين نمايشگاهها.

چ- ارائه خدمات لازم و برگزاري نشست ها و ديدارهاي داخلي بين كاركنان و مسئولان در راستاي تقويت حسن تفاهم بين نيروهاي انساني و دست اندركاران امور.

ح- برنامه ريزي و تدارك تشريفات لازم در سفرهاي رسمي مقامات و هيئت هاي اعزامي به داخل و خارج از كشور.

خ- ايجاد تسهيلات براي بازديد هاي مختلف.

د- ارائه خدمات پشتيباني جلسات، مصاحبه هاي مطبوعاتي، عمومي و خصوصي.

ذ- نظارت بر فعاليت هاي تبليغاتي در محوطه سازمان در تمامي مراسم هايي كه از سوي سازمان برگزار مي شود.

ر- ارائه خدمات لازم براي بازديد ميهمانان داخلي و خارجي و گروه هاي مختلف از سازمان.

ز- تهيه هدايا، يادبودها و لوح هاي تقدير به سخنرانان ، ميهمانان ، كاركنان موفق و مبتكر، مديران لايق و…

ژ- برقراري ارتباط با دانشگاهها و موسسات آموزش عالي و صنعتي جهت فراهم كردن امكانات براي رشد علمي و تخصصي كاركنان.

س- تهيه پاسخ هاي مستدل در رابطه با نامه هاي رسيده از سوي مردم و موسسات و سازمان هاي خصوصي و دولتي دررابطه با سازمان متبوع خويش.

نحوه ارتباط سازمان های مربوطه با سازمان های دیگر.

ویژگی‌های ارتباطات سازمانی

ارتباط سازمانی به‌عنوان یكی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات كلامی یا گفتاری (SpeechCommunication)، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شكلی از ارتباط میان‌فردی است؛ كه در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیكی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشكیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است.

این شكل از ارتباط، در كنار این‌كه با ویژگی‌های ارتباط میان‌فردی آغاز به‌كار می‌كند، از تمامی حواس پنج‌گانه یاری گرفته و پس‌فرست‌های آن را فراهم می‌آورد؛ با این‌همه، ویژگی‌های خاصی دارد، كه موارد زیر از آن جمله‌اند:

1. حدود و مرزهای ارتباط سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذناپذیری كمتری دارد. در یك وضعیت كلّی كنش متقابل متمركز، شخص، به‌دشواری می‌تواند از داخل یا خارج بودن خود خبر داشته باشد؛ اما هركسی معمولاً از عضویت خود در یك سازمان به‌خوبی آگاه است و اگر یك فرد، كلا از سازمانی كنار گذاشته شود، دیگر نمی‌تواند به‌عنوان یك عضو، ارتباط برقرار نماید؛ ولی اگر در زمره‌ی افراد سازمان باشد، به‌ناچار باید به طرق خاصی كه به‌صورت امریه تجویز شده است، به برقراری ارتباط بپردازد.
2. یكی از مشخصه‌های ارتباط سازمانی، بازتولید سریال پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر، انتقال می‌یابد؛ اما هركدام از اعمال ارتباطی، غالباً به‌صورت جفت یا كنش متقابل دو نفری باقی می‌ماند.
3. در این‌گونه از ارتباط از اشكال مختلفی نظیر چاپ به‌صورت یادداشت، كارت‌های سوراخ‌دار و ... استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شكل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشكال نسبت به مواجهات رو در رو، نقش معین، كمكی یا جانشین دارند.

تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط

1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ كه فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.

2. روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است؛ الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها، موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود؛ به‌گونه‌ای كه بعضی سلسله مراتبی بوده و برخی هم این‌گونه نیستند. این ساختار سازمانی كه موجب شده، سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل ارتباط گردد.

3. ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی كاركرد فرامرزی هم دارد

انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی

همه‌ی انواع سازمان‌ها ممكن است به‌عنوان مجموعه‌ای از تشكل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ كه افراد در آن‌ها به‌دلایل متعددی با یكدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه‌ی اصلی مشاركت، این است كه اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملكرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملكرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابراین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود و در واقع به‌واسطه این فرایند اساسی است كه مبادله اطلاعات در سازمان صورت گرفته و سازمان توانمندی لازم برای بهره‌گیری از اطلاعات و تحقق اهداف خود را می‌یابد.

تهیه گزازش از شیوه برقراری ارتباط آن سازمان با دوسازمان دیگر

ارتباط سازمان با مدارس

روز یک شنبه مورخ 91/7/16دانش آموزان عزیزمان به همراه جمعی از اولیا مدرسه از ایستگاه آتش نشانی شهرک والفجر بازدید کردند . این بازدید با هدف آشنا نمودن دانش آموزان با فعالیت های سازمان آتش نشانی و به منظور ارتقاء آگاهی دانش آموزان نسبت به امداد و نجات در زمان وقوع حوادث غیرمترقبه بود.

در این بازدید دانش آموزان ضمن بازدید از ایستگاه آتش نشانی با وسایل و تجهیزات آتش نشانی از قبیل خودرو ، کپسول و ... و وسایل امداد و نجات آشنا شدند