دفتر روزنامه ، كل ، معين

توضیحات

منتشر شده در سه شنبه, 24 ارديبهشت 1392 08:36

نوشته شده توسط زهره كوش

بازدید: 111321

دفتر روزنامه

معاملات و عمليات مالي موسسات بطور مداوم در طول دوره مالي تجزيه و تحليل و سپس در يك دفتر ثبت اوليه به نام دفتر روزنامه ثبت ميشود. تمام اطلاعات لازم براي تجزيه وثبت معاملات از اسناد و مدارك مثبته استخراج ميشود .

دفتر روزنامه انواع متعددي دارد .دفتر روزنامه اي را كه در ان كليه معاملات و عمليات مالي ثبت مي شود دفتر روزنامه عمومي مي گويند دفتر روزنامهاي كه در ان فقط يك نوع خاص از معاملات و عمليات مالي ثبت مي گردد دفتر روزنامه اختصاصي خوانده مي شود .مانند دفتر روزنامه فروش –دفتر روزنامه خريد –دفتر روزنامه دريافتهاي نقدي و دفتر روزنامه پرداختهاي نقدي .

دفتر روزنامه عمومي ساده ترين نوع دفتر روزنامه است .اين دفتر در واقع دفتر ثبت عمليات روزانه موسسه است و همانگونه كه از اسم ان معلوم است براي ثبت تمام معاملات و عمليات مالي مورد استفاده قرار مي گيرد .دفتر روزنامه عمومي معمولا دو ستون مبلغ دارد يكي براي ثبت اقلام بدهكار و ديگري براي ثبت اقلام بستانكار .بعد از وقوع هر معامله اطلاعات مندرج در اسناد مثبته به اجزاي بدهكار وبستانكار تجزيه و به ترتيب تاريخ وقوع در دفتر روزنامه عمومي ثبت مي شود.

سال در بالاي ستون تاريخ درج ميشود بعد از ثبت اولين قلم در دفتر روزنامهنوشتن مجدد سال ضرورتي ندارد مگر اينكه صفحه جديد شروع شود يا سال تغيير كند .

ماه در ستون تاريخ روي اولين خط ماه انجام معامله نوشته مي شود بعد از اولين ثبت دفتر روزنامه نوشتن مجدد ماه ضرورتي ندارد مگر اينكه صفحه جديدي شروع شود و يا ماه تغيير كند .

روز در ستون تاريخ روي اولين خط تاريخ روز انجام معامله نوشته مي شود روز انجام هر معامله بايد در ستون تاريخ روي خط اول هر ثبت نوشته شود .

نام حساب بدهكار روي اولين خط در ابتداي حاشيه سمت راست ستون شرح نوشته ميشود .

مبلغ بدهكار روي همان خطي كه نام حساب بدهكار درج شده است در ستون بدهكار نوشته ميشود .

نام حساب بستانكار هميشه روي خط زيرين حساب بدهكار نوشته مي شود نام حساب بستانكار بايد حدود 2 سانتيمتر از حاشيه سمت راست ستون شرح فاصله داشته باشد .

مبلغ بستانكار روي همان خطي كه نام حساب بستانكار درج شده است در ستون بستانكار نوشته ميشود

شرح مختصر معامله زير نام حساب بستانكار از ابتداي حاشيه سمت راست ستون شرح نوشته ميشود .

هنگامي كه معاملات در دفتر روزنامه عمومي ثبت مي شود در ستون عطف چيزي نوشته نمي شود در تاريخي كه اقلام بدهكار و بستانكار به حسابهاي مربوط انتقال مي يابد شماره اين حسابها در ستون عطف دفتر روزنامه درج مي شود تا نشان دهد كه اقلام از دفتر روزنامه به حسابهاي مر بوط انتقال يافته است . هر معامله ثبت شده در دفتر روزنامه را يك ارتيكل يا يك ثبت روزنامه مي گويند .

دفتر كل

اگر چه حسابهاي T براي اموزش و حل مسائل حسابداري مورد استفاده قرار مي گيرد اما نمي توان ان را به عنوان مدرك مالي براي ثبت معاملات و عمليات مالي موسسات ملاك عمل قرار دارد .در عمل موسسات بجاي حسابهاي T از فرم چاپي حساب كه داراي سر فصل و ستونهاي متعددي است استفاده مي كنند .معمولا دفاتري حاوي فرمهاي چاپ شده حساب وجود دارد كه در اصطلاح به ان دفتر كل مي گويند .مجموعه حسابها را مي توان خارج از دفتر كل به شكل كارت يا اوراق ازاد در جزوه دان يا جعبه مخصوصي نگهداري كر د كه اين اوراق نيز در حكم دفتر كل است .در هر حال مجموعه حسابها با هم دفتر كل را تشكيل ميدهند. اين دفتر مشتمل بر تمام حسابهاي يك موسسه است كه در صورتهاي مالي منعكس مي شود .

شماره گذاري صفحات دفتر كل از عدد يك شروع مي شود و به ترتيب ادامه مي يابد . براي هر حساب صفحه يا صفحاتي جداگانه در دفتر كل در نظر گرفته مي شود .براي مثال ممكن است اولين صفحه دفتر كل به حساب صندوق اختصاص يابد و در اين حساب افزايش و كاهش ناشي از معاملاتي كه متضمن دريافت يا پرداخت وجه نقد است ثبت شود .براي حسابهايي نظير صندوق و بانك كه طي سال گردش زياد تري دارند معمولا بيش از يك صفحه اختصاص مي يابد .بنابراين اين دفتر تمام معاملات و عمليات مالي را به منظور تهيه صورتهاي مالي طبقه بندي و تلخيص مي كند و حاوي اطلاعات با ارزشي نظير جمع فروش – جمع خريد – موجودي نقدي و جمع هر يك از انواع هزينه در پايان دوره است .حسابهاي دفتر كل به ترتيبي كه در صورتهاي مالي منعكس خواهند شد مرتب ميشوند (يعني دارائيها – بدهيها – درامدها و هزينه ها )

دفتر معين

در برخي از موسسات نگهداري و گزارش اطلاعات تفصيلي يا جزئيات انواع معيني از معاملات كه نمي توانند به سهولت از دفتر كل بدست ايد ضرورت دارد .در اين صورت از دفاتري كه جنبه كمكي فرعي و تكميلي دارند استفاده مي شود .اين گونه دفاتر را اصطلاحا دفتر معين مي گويند . براي هر حساب دفتر كل كه شامل حسابهاي جداكانه متعددي است دفتر معين نگهداري مي شود .

براي مثال اگر يك موسسه داراي ده حسابجاري در بانك باشد ممكن است از دفتر معين بانك استفاده كند كه در اين صورت حساب بانك در دفتر كل يك حساب كنترل خواهد بود .به عبارت ديگر وقتي لازم باشد كه تعداد زيادي حساب مشابه در دفتر كل افتتاح شود بهتر است براي تمامي اين حسابها يك حساب كنترل در دفتر كل افتتاح و هر يك از اين حسابها را به طور جداگانه در دفتر معين نگهداري كرد

نمونه هايي از اين دفاتر

نويسنده : زهره كوش

این کاربر 12 مطلب منتشر شده دارد.