آموزش هاي لازم در مورد انبار و انبارداري

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط سيدحسين محروقيان

بازدید: 28831

واحد13

عنوان : كاربيني

موضوع : آموزش هاي لازم در مورد انبار و انبارداري

محل كاربيني : موسسه ملي تحقيقات سلامت جمهوري اسلامي ايران

مقطع : كارشناسي حسابداري

استاد‌ : سركار خانم ميرزايي

دانشجو : سيد حسين محروقيان

خرداد 1392

پيش گفتار :

موسسه ملي تحقيقات سلامت جمهوري اسلامي ايران وابسته به دانشگاه علوم پزشكي تهران مي باشد. اين واحد با اهداف ذيل فعاليت مي كند.

اين واحد داراي واحدهاي سازماني بشرح ذيل بوده كه براي رسيدن به اهداف آن تلاش مي نمايند :

مقدمه :

اينجانب سيد حسين محروقيان دانشجوي كارشناسي حسابداري دانشگاه علمي كاربردي واحد 13

ضمن اينكه در واحد تداركات اين موسسه مشغول به كار هستم، به مدت 20 ساعت آموزش هاي لازم را در زمينه انبار و انبار داري را فراگرفته ام كه بصورت خلاصه آنرا ارائه مي نمايم.

جلسه اول :

در جلسه اول : كه به مدت 4 ساعت در مورخه     بوده با تعريفي از انبار و انواع انبار آشنا شدم كه بشرح ذيل بيان مي گردد.

تعريف انبار :

انبار ساختمان يا محوطه اي است كه با بهره برداري از يك سيستم صحيح طبقه بندي و تنظيم، براي نگهداري يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فراورده هاي مختلف استفاده مي گردد.

انبار در همه سازمانها به عنوان يك بخش اصلي و مهم با ساير بخشهاي سازمان در ارتباط مي باشد.

 

انواع انبار :

طبقه بندي انبارها از لحاظ شكل ساختمان، نوع كالاها، براساس خاصيت كالاها و ساير انبارها تقسيم مي گردد. انبارها از لحاظ شكل ساختمان : براساس شكل سازه ، اسكلت و ظاهر آن تقسيم بندي مي شوند كه عبارتند از

1-     انبارهاي پوشيده و محصور : چهار طرف انبار ديوار كشي شده و داراي سقف متناسب با كالاها مي باشد.

2-     انبارهاي پوشيده (هانگارد) : فاقد ديوار بوده فقط داراي سقف مي باشد و به صورت سوله فلزي بدون ديوار هستند.

3-     انبارهاي روباز : بدون سقف بوده و بوسيله سيم خاردار، فنس ، توري يا تخته كوي محصور مي شوند.

انبارها از نظر نوع كالاها : بر اساس نام كالا و موجودي هاي كالا در انبار طبقه بندي و نام گذاري مي شوند.

1-     انبارهاي مواد اوليه يك يا چند نوع مواد اوليه مورد مصرف خط توليد را نگهداري مي كند.

2-     انبار كالاهاي نيمه ساخته مخصوص نگهداري كالاهاي نيمه ساخته يا در جريان توليد مي باشد.

3-     انبار كالاهاي ساخته شده (محصول) كالاهاي ساخته شده توليدي يا كالاهاي خريداري شده در آن نگهداري مي شود.

4-     انبار قطعات يدكي به آن انبار فني مي گويند.

5-     انبار كانتين جهت نگهداري مواد غذايي مورد استفاده مي باشد كه داراي تهويه و يخچال و سردخانه مي باشد.

انبارها بر اساس خاصيت كالاها

انبار مواد قابل اشتعال

انبار مواد تله

انبار مواد فاسد شدني

انبارها بر اساس موقعيت مكاني و عملياتي : برحسب جايگاه و نوع فعاليت و ماهيت خود تقسيم مي گردند.

1-     انبارهاي عمومي:

2-     انبارهاي گمرك و ترانزيت

3-     انبارهاي متروكه

4-     انبارهاي دپو يا مخزن

5-     ساير انبارها

جلسه دوم

در جلسه دوم كه مدت 4 ساعت در مورخه در موردكد و اهميت كدگذاري كالاها ، آموزش داده شد.

تعريف كد :

مجموعه اي از نمادهاست كه براي تسهيل گردش اطلاعات ، به مشخصه هاي اطلاعاتي كالاها داده مي شود.

تعريف و اهميت كدگذاري كالاها :

كدگذاري مكمل طبقه بندي كالاهاست . عبارت است از اختصاص يك علامت يا نشانه قراردادي به حرف يا عدد يا تركيبي از هر دو به كالاي مورد نظر است. تعيين كد يا شماره براي هر كالا ضمن اينكه به تسريع امور مربوط به انبارداري كمك مي كند، در كنترل موجودي كالاها در انبار و شكل دهي به حسابداري انبار كمك مي كند

هدف از كدگذاري كالاها در انبار :

هدف از كدگذاري كالاها در انبار تشخيص و تفكيك اجناس از يكديگر و ايجاد تسهيلات در مراجعه نگهداري اطلاعات و صرفه جويي در زمان و هزينه و نيرو براي شرح اجناس و شناسايي كالاهاست.

-         مزاياي كدگذاري كالاها :

1-     با كدگذاري سرعت ارتباطات افزايش مي يابد و از تلف شدن منابع انساني و مادي جلوگيري مي شود.

2-     كدگذاري و طبقه بندي استفاده از فرمهاي انبار را ساده تر مي كند.

3-     تخصيص كد و شماره هاي هماهنگ به هر يك از اقلام احتمال اشتباه را كاهش مي دهد.

4-     كدگذاري و طبقه بندي كالاها به استاندارد كردن كالاها كمك مي كند.

5-     كدگذاري عمليات انبارداري را از قبيل دريافت نگهداري و توزيع كالا را آسانتر مي كند.

6-     كمك به عمليات خريد كلي و يكجا كه با صرفه تر است با كدگذاري امكان پذير مي شود.

7-     كمك به امور مالي مي شود.

8-     كمك به مكانيزه كردن كنترل موجودي كالاها با كدگذاري انجام مي شود.

خصوصيات يك نظام كدگذاري مناسب :

1. قابليت بسط و گسترش : نظام كدگذاري بايد طوري باشد تا امكان توسعه و افزودن طبقه جديد در آن وجود داشته باشد.
2. دقيق بودن : نظام كدگذاري بايد طوري باشد كه تنها يك كد براي يك كالا تعيين كند.
3. مختصر و كوتاه بودن : كد انتخابي بايد از نظر مفهوم آسان باشد.
4. مفهوم داشتن : كد انتخابي بايد بيانگر برخي ويژگيهاي اقلام كالا باشد.
5. عملي بودن : كد انتخابي بايد از نظر نظامهاي ماشيني و پردازش اطلاعات در نظام هاي دستي مناسب و عملي باشد.

-         كد گذاري با روش زير انجام مي گيرد.

معمولا روش هاي مختلفي جهت كدگذاري كالا در انبار وجود دارد. رايج ترين روش روش عددي است. در اين حالت هر دسته اي از اعداد داراي مفهوم و معرف يك وي‍ژگي كالا است.

طبق اين جدول كد كالاي پرينتر 2014   در شركت الف شامل 23523341209 خواهد بود.

-        انواع روش هاي ديگر كدگذاري

1. الفبايي : از روش هاي ابتدايي تنظيم كالا است كه كالا بر اساس حروف الفبا به ترتيب در قفسه چيده مي شود.
2. شماره گذاري ساده (مسلسل) : كدگذاري بر اساس ورود كالا به انبار انجام مي شود استفاده از كارت راهنما الزامي است.
3. شماره گذاري مركب : تكامل يافته شماره گذاري ساده است و مناسب ترين روش است.
4. الفبا شماره (حروف و عدد )

جلسه سوم :

در جلسه سوم كه مدت 3 ساعت در مورخه       بوده در مورد انواع فرمهاي انبار و كارت هاي انبار آموزش توضيح داده شد.

انواع فرمهاي انبار

تقسيم بندي فرم ها براساس وظيفه انبارها به سه دسته است.

الف : فرمهاي تهيه كالا كه شامل :

1. برگ درخواست تهيه كالا 2) برگ سفارش كالا   3) برگ دستور خريد

موسسه ملي تحقيقات سلامت

در خواست كالا از انبار

خواهشمند است لوازم زير را جهت قسمت ................تحويل خانم / آقاي ..............نمائيد.

ب : فرمهاي نگهداري كالا كه شامل

1-     برگ رسيد كالا

ج ) فرمهاي توزيع كالا كه شامل

1. برگ تقاضاي كالا
2. برگ حواله
3. برگ برگشتي كالا
4. برگ انتقال كالا

                                                                         درخواست خريد

امضا درخواست كننده :                  مسئول بخش                           انبار دار                         مدير واحد

حسابداري محترم

با خريد اقلام فوق موافقت مي شود لطفا برابر مقررات اقدام فرمائيد.

                                                                                                           

 

-        كارت انبار

انبارها بنا به نوع فعاليت از انواع كارتهاي انبار استفاده مي كنند كه هدف اصلي آن نگهداري موجودي هر يك از اقلام بر اساس ميزان وارده و صادره آنها مي باشد.

-        انواع كارت هاي انبار

1-     كارت روي جنس (كارت قفسه ) : اين كارت روي قفسه يا محل نصب شده و داراي مشخصات زير مي باشد.

الف) نام كالا         ب) شماره جنس يا كد كالا   ج) موجودي حداقل و حداكثر د ) تاريخ ورودي و خروجي كالا

ه ) نام تحويل دهنده و تحويل گيرنده              و ) مقدار كالا

با اين كارت موجودي واقعي كالا در هر زمان مشخص و كنترل و تحويل كالاها را تسهيل مي نمايد. يكسان باشد هر نوع وارده يا صادره بايد در زمان انجام در اين كارت ثبت شود تا ميزان موجودي واقعي با موجودي كالا چون ميزان حداقل و حداكثر در بالاي كارت مشخص مي شود تا انبار سطح موجودي را با آنها مي سنجد تا ازحبس كالاها در انبار خودداري شود و كالاها به اندازه نيازهاي واقعي سفارش خريد داده شود.

2-    كارت محاسبه :

براي كنترل مداوم داد و ستد و موجودي انبار در حسابداري سازمان از كارت محاسبه استفاده مي گردد در واحد انبار در پايان هر دوره مالي با موازنه كارت محاسبه يا دفتر معين و حسابهاي كنترل حسابها مورد ارزيابي و كنترل قرار مي گيرند.

مشخصات كارت محاسبه عبارتند از :

1. جنس سفارش شده
2. وارده
3. صادره
4. موجودي

كارت محاسبه بعنوان دفتر حساب جنسي كالا مي باشد و بايد با دقت نگهداري شده و از نقل و انتقال بي مورد آنها خودداري شود. مندرجات كارت محاسبه بايد از نظر تاريخ ورود و خروج كالا و ميزان موجودي با كارت قفسه مطابقت كند.

-         رعايت نكات زير براي هر انباردار ضروري است.

1. ثبت نقل و انتقالات كليه كالاها در كارت هاي مربوطه در اسرع وقت
2. كنترل موجودي كالا در انبار كه هيچگاه از حداقل مربوطه كمتر نشده يا تجاوز ننمايد.
3. نگهداري حساب دقيق كالا در كارتهاي انبار
4. اطلاع كامل از موجودي انواع كالاهاي موجود در انبار در هر لحظه
5. تشخيص و تعيين اشيا اضافي و بلا استفاده و گزارش آن به اداره تداركات يا مسئولين جهت خروج از انبار
6. تقسيم محوطه انبار براي جابجا كردن كالاها و قفسه بندي قسمتي از انبار براي يك يا چند كالا
7. در نظافت انبار بايستي نظارت كامل داشته باشد.
8. از استعمال دخانيات و آوردن مواد آتش زا جلوگيري بعمل آورد.

جلسه چهارم :

در جلسه چهارم كه مدت 4 ساعت در مورخ         بوده با انباردار، مشخصات انباردار و وظايف انباردار آشنا شدم.

انباردار :

كليه موجوديهاي مواد بايد تحت اختيار و ابواب جمعي يك انبار دار مسئول باشد. كه تجربه كافي انبارداري داشته باشد. و در امانت و درستي، لياقت و كفايت اداره عمليات انباردار داشته باشد.

مشخصات انباردار :ا

انباردار به كسي گفته مي شود كه از نظر جسماني و از لحاظ تحصيلات تخصص و تجربه شرايط كافي را داشته باشد و داراي مشخصات زير باشد.

1. اطلاعات علمي و عملي كافي از مواد، لوازم و كالاهاي مورد مصرف موسسه يا سازمان را داشته باشد.
2. توانايي اداره و نگهداري انبار را به نحو موثر و سودمند را داشته باشد.
3. توانايي نظارت به درخواست ها و اطلاعات كافي از موجودي ها و محل مصرف كالاها را داشته باشد.
4. در چيدمان كالاها و نقل و انتقال داخلي كالاها در انبار سليقه داشته باشد.
5. در طبقه بندي كالاها و كدگذاري و نگهداري كالاها مهارت كافي داشته باشد.
6. در تشخيص زمان سفارش كالا و مقدار سفارش دقت كند.
7. آمادگي پذيرفتن مسئوليت مالي داشته باشد.
8. گزارش هاي هر دوره عملكرد انبارها را براي مديريت سازمان تنظيم و ارائه كند.
9. از روش هاي جديد انبارداري اطلاع كافي داشته باشد و از خود ابتكار نشان دهد.
10. از تدابير ايمني و بهداشت صنعتي آگاهي كافي داشته باشد.

وظايف انبار دار :

1-     تحويل گرفتن كالاهاي وارده به انبار و تطبيق آنها با مشخصات فني كالا

2-     كنترل دقيق كالاهاي وارده به انبار و ....

3-     صدور برگ قبض انبار پس از دريافت و كنترل كالا

4-     تحويل دادن كالاهاي درخواستي به متقاضي با رعايت ضوابط

5-     صدور برگه هاي مرجوعي برگشتي از خريد و انتقالي

6-     صدور برگ درخواست خريد و سفارش كالا

7-     ثبت مشخصات كالاهاي وارده و صادره در دفاتر ثبت و كارتهاي انبار

8-     ساماندهي انبار

9-     جلوگيري از ورود افراد غير مجاز به انبار

10-تغيير و مرتب نگهداشتن انبارها

11-صدور مواد از انبار در مقابل حواله هاي انبار

12-تهيه گزارش مواد ناياب و كم مصرف جهت هيات رئيسه

براي ايجاد يك انبار مناسب و خوب بايد اقدامات انجام گيرد.

1-     كالاها از هم تفكيك شوند

2-     نظم و ترتيب در انبار رعايت شود

3-     تميزي و نظافت انبار بطور صحيح انجام شود

4-     با تلاش و تداوم و تعهد امور انبار انجام گيرد.

5-     اموال و دارائيهاي انبار و سازمان به طور صحيحي محافظت و نگهداري شود

6-     بر موجوديهاي انبار نظارت كافي و دقيق انجام گيرد

جلسه پنجم

در جلسه پنجم كه به مدت 4 ساعت در مورخه     آموزش هاي مربوط به انبارداري و اصول آن ، عمليات حسابداري خريد و انبار و انبار گرداني آموزش داده شد.

 

 

انبارداري

انبارداري به عمليات تخليه، بارگيري و نگهداري كالاهاي مورد نياز افراد و سازمانها با شرايط مناسب تا زمان استفاده گفته مي شود. يعني از لحظه دريافت كالا تا زمان تحويل آن

اصول انبارداري

درامور تداركات ، سيستم انبارداري اهميت خاصي دارد. و همكماري اين دو واحد با هم اجتناب ناپذير است. با استفاده از سيستم صحيح انبارداري ، ميزان موجودي كالا و ميزان مصرف آن در هر واحد محاسبه مي گردد. استفاده از اين سيستم كنترل در صدور به موقع قبض انبار كه موجب تسهيل پرداخت مبلغ به فروشنده كالا و عمليات حسابداري مي شود را ايجاد مي كند.

فرآيندهاي اصلي در ابنارداري

1. پذيرش كالا
2. جاگذاري و جابجايي كالا
3. انتخاب و گردآوري كالا براي خروج از انبار
4. بسته بندي و تحويل كالا به درخواست كننده

فرآيندهاي پشتيبان در انبارداري

1. كنترل كيفيت
2. خدمات ارزش افزوده
3. خدمات مشتريان
4. مديريت انبار

وظايف انبارداري

1. دريافت سفارشات كالا و خدمات مورد نياز سازمان از واحدها و بررسي آنها
2. درخواست خريد كالا به واحد سفارشات خارجي يا داخلي در صورت عدم موجودي
3. مراقبت و نگهداري كالا از سرقت ، صدمه، ضايعه و حادثه از طريق طبقه بندي و چيدن مناسب
4. پيش بيني و برنامه ريزي و كنترل مواد و انبار گرداني مناسب و به موقع
5. تحويل گرفتن اقلام دريافتي و ثبت آنها در دفاتر و كارتهاي مربوطه
6. صدور اقلام مورد نياز واحدها طبق درخواستها و سفارشات كتبي و ثبت در دفاتر و كارتها
7. تهيه گزارشات لازم در مورد ضايعات، موجودي ها و نظرات اصلاحي

 

عمليات حسابداري خريد و انبار

انباردار پس از دريافت كالا طبق مدارك مثبته زير مبادرت به صدور قبض انبار وتنظيم اسناد مي نمايد و آنها را جهت اجراي عمليات مالي به واحدهاي مالي مي فرستد كه عبارتند از 1) فاكتور خريد 2) فاكتور فروشنده 3) برگ درخواست خريد   4) برگ سفارش خريد 5) قبض انبار   اين اسناد جزء اسناد اصلي محسوب مي شوند. و بايد در حفظ و نگهداري و تنظيم آن دقت لازم بعمل آيد .

در صورتي كه كالا به فروشنده عودت شود فرم برگشتي خريد به اسناد فوق ضميمه مي گردد و به امور مالي ارسال مي شود.

دريافت كالا

دريافت كالا يعني اطمينان از مطابقت كامل كالاي خريداري شده با نوع سفارش است كه گاهي مستلزم كارشناسي فني ميباشد. بعد از دريافت كالا و صدور قبض انبار بايد اجناس وارد شده به انبار در دفاتر رسمي انبار ثبت گردد. اين دفاتر داراي مشخصات به شرح زير مي باشد.

1. شماره ترتيب كه از اول سال با عدد يك شروع مي شود و پشت سر هم تا پايان سال ادامه دارد
2. تاريخ تحويل به انبار
3. منبع ورود كالا و فروشنده ، برگشت دهند ، يا انتقالي از ساير انبارها
4. نوع و مشخصات كالا
5. شماره سند يا حواله انتقالي و يا برگشتي
6. مقدار و بهاي واحد
7. ارزش جنس خريداري شده يا برگشتي يا انتقالي
8. ارزش كلي واردات به انبار
9. شماره يا كد كالا
10. مطابقت كالا وارده با سفارش خريد

انبارگرداني

انبارگرداني عبارت است از كنترل فيزيكي انبار و شمارش كالاهاي موجود در انبار و تطبيق آنها با كارتها و دفاتر حسابداري ، كه اين امر موجب شناسايي و تفكيك موجودهاي كم مصرف و راكد ميشود.

مراحل انبارگرداني

1. تعيين گروه انبارگردان و سرپرست مربوطه
2. اعلام زمان و مدت براي انبارگرداني به واحد
3. تهيه تك هاي كالا و چيدن آنها بر روي كالاهاي موجود در انبار
4. انجام عمليات شمارش
5. انتقال برگه هاي شمارش شده جهت كنترل موجودي
6. انجام مجدد عمليات (شمارش دوم و نهايي)
7. تعيين تكليف جهت تعديل مغايرت احتمالي

مغايرت ها در انبار گرداني ممكن است به علتهاي زير باشد

1. اشتباه در ثبت كارتهاي موجودي
2. اشتباه در شمارش و ورود و خروج كالا حين شمارش
3. سوء استفاده و سوء نيت

هدف از انبارگرداني

موجودي اقلام انبار جز دارائيهاي سازمان محسوب مي شود و به اين خاطر بايد مرتباً كنترل و بررسي شود تا از سوء استفاده هاي احتمالي جلوگيري گردد.

انواع عمليات انبارگرداني

در پايان دوره مالي و در مقاطع زماني مورد نياز مديريت سازمان عمليات انبارگرداني جهت كنترل موجودي و تاييد اطلاعات ثبت شده انجام مي پذيرد. كه به اشكال زير است:

1. موجودي برداري عيني مستمر كه بطور مستمر و دائمي توسط يك گروه منتخب انجام مي گيرد.
2. موجودي برداري عيني دوره اي كه در زمان مشخص و به طور دوره هاي (پايان سال يا سالي دو بار ) انجام مي شود.
3. انبار گرداني غير مترقبه

كميته انبارگرداني :

براي كنترل عمليات انبارگرداني، كميته اي متشكل از رئيس سازمان يا نماينده او – مدير مالي مدير پشتيباني و خدمات – رئيس بازرسي يا نماينده او – افراد متخصص (بنا بر نياز) تشكيل مي شود.

 

استاد گرامي از راهنمايي هاي ارزنده شما سپاسگزارم .