به نام خدا

زکیه تقی پور

ثبت هاي حسابداري در رابطه با تشكيل يك شركت سهامي

 همانطور كه در مطالب مربوط به شركتهاي تضامني بيان شد؛ براي هر يك از شركا يك «حساب سرمايه در دفاتر افتتاح مي شود. اما از آنجايي كه در شركتهاي سهامي، ممكن است سهامداران بالغ بر صدها و شايد هزاران نفر باشند لذا افتتاح حساب سرمايه براي تك تك سهامداران مقدور نمي باشد.

در شركتهاي سهامي با توجه به اين امر كه يك نوع سهام يا بيش از يك نوع سهم صادر كرده باشند (مثلا عادي و ممتاز) براي هر طبقه يك حساب سرمايه سهام افتتاح مي شود. مانده بستانكار حساب سرمايه سهام معادل ارزش اسمي تمام سهام سهامداران شركت مي باشد.

يادآوري اين نكته ضروري است كه هميشه حساب سرمايه سهام معرف ارزش اسمي سهام مي باشد.

 ثبتهاي حسابداري

در مرحله اول با توجه به نوع شركت سهامي (اعم از خاص يا عام) و دستورالعمل هاي لازم بخشي از سرمايه (في المثل، در شركت سهامي عام 20%)، تعهد شده و درصدي از سرمايه تعهد شده (در شركت سهامي عام 35%) توسط موسسين در حسابي به نام «حساب جاري بانك - شركت در شرف تاسيس» پرداخت شود. اين رويداد در دفاتر غيررسمي شركت ثبت مي گردد:

حساب جاري بانك- شركت در شرف تاسيس                  ××

حساب تعهد صاحبان سهام                                        ××

                      حساب سرمايه سهام پذيره نويسي شده                       ××

ثبت بابت تعهد 20% سرمايه و پرداخت 35% آن توسط موسسين

پس از انجام ثبت فوق، در شركتهاي سهامي عام پذيره نويسي و مراحل آن صورت مي پذيرد؛ و پذيره نويسان باقي سهام شركت را پذيره نويسي مي نمايند. بخشي از سهام تعهد شده توسط پذيره نويسان (فرضا 40%‌) به حساب جاري بانك- شركت در شرف تاسيس واريز مي شود.

 حساب جاري بانك- شركت در شرف تاسيس                 ××

حساب تعهد صاحبان سهام                                        ××

                      حساب سرمايه سهام پذيره نويسي شده                       ××

ثبت بابت تعهد باقي سهام شركت و پرداخت 40% آن توسط پذيره نويسان

پس از انجام دو مرحله قبل و تشكيل مجمع عمومي موسس و انتخاب مديران و بازرسان و اعلام قبولي آنها، شركت تشكيل شده محسوب مي گردد و بايد در اداره ثبت شركتها به ثبت برسد. از اين تاريخ حسابهاي شركت در شرف تاسيس بسته شده و مانده آنها به دفاتر رسمي شركت منتقل مي گردد. براي بستن حسابها، عكس ثبتهاي قبل عمل مي شود.

چنانچه بخواهيم بخش حقوق صاحبان سهام را در تاريخ انتقال به دفاتر رسمي نشان دهيم به شرح زير خواهد بود:

مطالبه مبلغ پرداخت نشده سهام

 مبلغ پرداخت نشده سهام (مانده حساب تعهد صاحبان سهام) هر شركت بايد ظرف مدت مقرر در اساسنامه آن شركت، مطالبه شود. هرگاه شركت قصد مطالبه تمام يا قسمتي از مبلغ  پرداخت نشده (تعهد شده) را داشته باشد، بايد مراتب از طريق نشر آگهي در روزنامه كثير الانتشاري كه آگهي هاي شركت در آن نشر مي شود به كليه سهامداران اطلاع داده شود و مهلت معقول  و مناسبي براي پرداخت مبلغ مورد مطالبه مقرر دارد.

پس از ارائه و انتشار آگهي در روزنامه، ثبت زير در دفاتر صورت مي پذيرد:

حساب  بدهي صاحبان سهام                   ××

           حساب  تعهد صاحبان سهام                       ××

ثبت بابت مطالبه باقيمانده تعهد صاحبان سهام

دو حالت زير در هنگام مطالبه باقيمانده تعهد صاحبان سهام ممكن است رخ دهد:

الف) پرداخت تمامي مبلغ تعهد توسط صاحبان سهام

ب) خودداري صاحبان سهام از انجام تعهدات

 در حالت الف، پس از اينكه سهامداران به بانك مراجعه نموده و مبلغ مورد مطالبه را پرداخت نمودند، ثبت زير در دفاتر صورت مي گيرد:

 حساب  بانك- جاري شماره ...                   ××

           حساب  بدهي صاحبان سهام                       ××

بابت دريافت مبلغ مطالبه شده

 در حالت ب، هنگامي كه يك پذيره نويس پس از انجام بخشي از تعهدات قرارداد پذيره نويسي، از انجام مابقي تعهدات خود خودداري نمايد، بايد با توجه به شرايط قرارداد پذيره نويسي ممكن است يكي از حالتهاي زير اتفاق افتد:

1- استرداد مبلغ پرداخت شده به پذيره نويس

2- صدور سهام معادل مبلغ پرداخت شده پذيره نويس براي وي

3- ضبط تمامي مبالغ پرداخت شده پذيره نويس به نفع شركت

4- برگشت مبلغ پرداخت شده به پذيره نويس، پس از كسر هزينه هاي پذيره نويسي و صدور (فروش) مجدد سهام

(ثبت هاي اين بخش در يك مثال مجزا تشريح مي شود).

 صدور اوراق سهام

مطابق ماده 30 قانون تجارت، تا زماني كه تمامي مبلغ اسمي سهام (تعهد صاحبان سهام) پرداخت نشده است، صدور ورقه سهم بي نام يا گواهينامه موقت بي نام ممنوع مي باشد.

پس از پرداخت كل مبلغ اسمي سهام، گواهينامه هاي موقت، توسط شركت دريافت و در ازاي آنها اوراق سهام صادر مي گردد. هنگام صدور سهام بايد حساب سرمايه سهام پذيره نويسي بدهكار و بسته شود و حساب سرمايه سهام در دفاتر بستانكار و افتتاح گردد.

1- اهم وظايف (Duties) و شرح مسئولیتها (Responsibilities) پست

• مسوولیتهای سازمانی (جاری و دوره ای)

-       تهيه و تنظيم ليست حقوق و مزاياي كاركنان اعم از رسمي ،پيماني ، قراردادي و ... و چاپ اسناد مربوطه

-       صدور كليه اسناد پرداختي حسابداري

-       تهيه سياهه حقوقي كاركنان

-       محاسبه و تهيه فهرست مربوط به تأمين اجتماعي و خدمات درماني كاركنان

-       رسيدگي به پيش پرداختها و علي الحسابها و اسناد و مدارك مربوط از نظر رعايت و اجراي قانون و مقررات مالي

-       انجام امور مربوط به تشخيص و تعيين سرفصل حساب،تهيه تراز عمليات ،تهيه و تنظيم حساب ماهانه در موعد مقرر

-       رسيدگي و اظهارنظر و اقدام در مورد مسائل و مشكل مالي و حسابداري

-       مطالعه قوانين بودجه و مقررات مالي و اظهار نظر در مورد نحوه اجراي آنها

-       صدور چك اعم از چك هاي حقوقي ،پرداختي و غيره

-       تهيه و تنظيم اسناد و مدارك مربوط به بيمه تكميلي كاركنان

-       تهيه و تنظيم گزارشهاي مالي اعم از ترازنامه ،صورت مغايرت مالي و غيره

-       برقراري ارتباط با مسئول تداركات و كارپردازان مراكز جهت ايجاد هماهنگي لازم

-       تهيه و تنظيم فيش حقوقي ماهيانه كاركنان و انجام كليه امور مربوط

-       بايگاني كليه قراردادها ،اسناد حسابداري ، احكام ، نامه ها ، آئين نامه ها و بخشنامه ها و غيره

-       رسيدگي به اسناد و هزينه ها

-       انجام كليه امور مربوط به تأمين اعتبار درخواستهاي خريد كالا

-       كنترل مانده اعتبارات و پيش پرداختها و صورت حسابهاي سنوات قبل و واريز آنها

-       تهيه كليه ضمائم لازم جهت صدور سند نظير گزارش كار ،مجوزهاي پرداخت و گزارش تأييدكار

-       رسيدگي به رفع اشكالات اسناد حسابداري سنوات قبل

-       تهيه و تنظيم فرم هاي مورد نياز واحد هاي مالي

-       ارائه گزارشات مختلف درخواستي مديريت در زمينه مختلف كاري

-       انجام ساير امور ارجاعي

مسئولیتهای حسابداری و کارهای ارجایی به کارشناسان مالی توسط مسئول مالی تفکیک می شود .

به عنوان مثال :

1-صنودق

2- دارایی ثابت

3-حقوق و دستمزد

4-تنخواه گردان

5-فروش

6-موجودی مواد و کالاو انبار

خلاصه شرح وظایف هر یک از واحدهای به شرح زیر می باشد:

صندوق : صندوقدار اصولا کلیه پرداختها و دریافتهای شرکت را انجام می دهد .مسئولیت صدور چک و تهیه صورت مغایرت بانکی و چک نمودن جسابهای بانکی به عهده صندوقدار می باشد.

2- مسئولیت حسابداری دارایی ثابت ثبت اموال خریداری شده در سیستم اموال و شناسایی استهلاک اموال و صدور برچسب اموال بر روی اموال به منظور کنترل موجودی فیزیکی آن می باشد.

3-مسئولیت واحد حقوق و دستمزد گرفتن کارکرد ماهانه پرسنل جهت پرداخت حقوق ، تهیه پرونده پرسنلی ، پرداخت دیون دولتی ( مالیات ، بیمه ) می باشد.

4-مسئولیت تنخواه گردان تهیه صورت خلاصه تنخواه به همراه مدارک پیوست و ارجاع آن به حسابداری جهت تسویه می باشد.

5- واحد فروش مسئولیت شناسایی کامل فروش ، صدور فاکتور فروش ، و محاسابات آن با نرخهای مصوب فروش را دارد .

لازم به توضیح است در پایان هر سال مالی کلیه محصولات فروش نرفته باید شمارش شده و موجودی فیزیکی آن با موجودی سیستم مطابقت داده شود

درخصوص مسئول موجودی مواد و کالا،‌مسئولیت ایشان ثبت اسناد خرید موجودی و وارد نمودن تعدادی آن در سیتم انبار می باشد. همچنین در پایان هر سال تعداد موجودی انبار در پایان هر سال مورد شمارش قرار گرفته و جودی فیزیکی آن با موجودی تعدادی در سیستم انبار مطابقت داده می شود و کسری و اضافی انبار در صورت وجودی استخراج می گردد.