معاونت مالی اداری و پشتیبانی شهرداری تهران
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط ساناز ملک
-
بازدید: 3050
شهرداری تهران
معاونت مالی اداری و پشتیبانی
• معاونت مالی و اداری وپشتیبانی تشکیل شده از :
• دفتر
• امورمنابع درآمدی
• امورپشتیبانی
• امور اداری
• امور اداری تشکیل شده از :
• تحصیلدار
• امور مالی
• اموال و انبار
• خزانه داری
• رسیدگی اسناد
• حسابداری
وظایف مدیر امور مالی :
مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای » بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .
حدود مسئولیتها :
برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی سازمان در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی
شرح وظایف مدیر مالی :
مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات وسیاستهای اعتباری و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجرای آنها.
تامین مالی و اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .
نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیتهای مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .
برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی سازمان .
تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعملها , روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی واحدهای مختلف.
تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر .
دریافت گزارشهای مالی از قسمتهای زیر مجموعه وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .
اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .
طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .
نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائیهای سازمان .
برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف .
برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش سازمان و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد شورای شهر رسیده باشد .
ارزیابی مستمر سیستمها , روشها , و فرضهای مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .
انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری
تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.
برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .
بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .
تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای سازمان
سازماندهی و جابجایی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی سازمان وتوانایی های کارکنان .
تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .
رئیس حسابداری
خلاصه مسئولیت ها و اختیارات :
کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .
پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .
پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .
همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .
کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .
کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری
کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .
کنترل گردش و مانده حسابها.
هماهنگی و همکاری با حسابرسان سازمان بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .
ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی
شرح وظایف رئیس حسابداری :
انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر سازمانها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با سازمان و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .
صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی . جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب معاون مالی و اداری - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.
پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات سازمان .
ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های سازمان نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.
نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد مالی .
پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد مالی ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .
نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .
همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .
بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .
کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی سازمان و استانداردها و رویه های موجود .
کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین سازمان .
کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های سازمان .
کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...
تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .
ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .
کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .
کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .
پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .
پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .
تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .
کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .
تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
حسابدار مالی :
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات :
صدور اسناد جاری حسابداری .
صدور اسناد اصلاحی .
دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .
نگهداری و راهبری سیستم خزانه ، انبار ، دارایی ثابت و حقوق و دستمزد .
نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم مالی .
شرح وظایف حسابدار :
انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
صدورکـلیه اسناد حسابداری سازمان اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .
دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .
تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .
نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق ودستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم درآن وکاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود
محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .
تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .
ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای سازمان .
لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .
مسئول خزانه داری :
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات خزانه داری :
نگهداری و کنترل حسابهای بانکی سازمان.
صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .
نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .
رفع مغایرات بانکی .
نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی .
پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .
ثبت اسناد حسابداری مرتبط .
شرح وظایف خزانه داری :
انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.
تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.
دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .
ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .
دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به سازمان که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .
صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفادآن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت
نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .
پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که سازمان درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری پس از گزارش به مافوق .
نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان سازمان و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه
تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .
کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .
ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .
تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های سازمان با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی . بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.
تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط در قبال اخذ رسید.
مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، ... ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان سازمان .
تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.
پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .
پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .
پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .
تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری
تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .
و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .
صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.
مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از سازمانهای مربوطه .
تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.
تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی و اداره کل امور مالی شهرداری تهران در مهلت مقرر.
انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.
تحصیلـدار:
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات تحصیلدار :
حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از سازمان جهت اشخاص و بالعکس
دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .
دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس .
پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.
مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر سازمانها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری سازمان .
شرح وظایف تحصیلدار:
انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه .
ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به سازمان یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.
تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس ازاخذ تائید مدیرمالی.
دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده
واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .
مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده
انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای سازمان .
انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه .
ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به سازمان یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.
تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیرمالی.
دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده
واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .
مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده
انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای سازمان .
اموراداری متشکل از :
• کارگزینی
• امور رفاهی
• دبیرخانه
شرح وظایف و مسئولیتهای مدیر اداری :
- تقسیم کار، تعیین وظائف و انجام راهنمائیهای لازم به کارکنان تحت سرپرستی.
- نظارت بر اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم بمنظور حسن انجام اهداف مورد نظر.
- رسیدگی و مطالعه و تأیید پیش نویسها و احکام پرسنلی و ابلاغهای صادره.
- اتخاذ تدابیر لازم بمنظور پیشرفت و بهبود امور جاری کارگزینی – دبیرخانه- رفاهی.
- برنامه ریزی لازم بمنظور ایجاد هماهنگی بین دوائر مختلف تحت سرپرستی.
- صدور بخشنامه ها و دستورالعملهای لازم ، تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز جهت ارائه به مقام مافوق.
- شرکت درکمیسیونها و جلسات مختلف در زمینه های مربوط به امور اداری.
- رسیدگی به پرونده های استخدامی کارکنان از لحاظ قوانین و مقررات مصوب.
- پیش بینی احتیاجات اداره کل سازمان و بررسی تشکیلات سازمانی و پیشنهاد ایجاد، حذف و یا تغییر پستهای سازمانی مورد نیاز با هماهنگی مسئولین ذیربط.
-نظارت بر انجام صحیح بایگانی اسناد و مدارک و پرونده های پرسنلی.
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق در چارچوب مقررات و خط مشی کلی سازمان
شرح وظایف و مسئولیتهای رئیس اداره کارگزینی :
- تقسیم کار، تعیین وظائف و انجام راهنماییهای لازم بکارکنان تحت سرپرستی .
- نظارت بر اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم بمنظور حسن انجام هدفهای مورد نظر.
- رسیدگی، مطالعه و امضاء پیش نویسهای تهیه شده.
- رسیدگی، بررسی و تأیید احکام و ابلاغهای تهیه شده در کارگزینی.
- مراقبت در امر استخدام کارکنان واجد شرائط بر حسب دستور مقام مافوق و اعلام نیاز معاونتهای تخصصی.
- شرکت در جلسات و کمیسیونهای مربوطه.
- صدور بخشنامه ها و دستورالعملهای لازم.
- اتخاذ تدابیر لازم بمنظورپیشرفت و بهبود امور جاری اداره کارگزینی.
- بررسی و مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل.
نظارت و مراقبت کلی بر امور مربوط به استخدام، انتقالات، انتصابات، مرخصیها، ماموریتها و امور مربوط به بازنشستگی و موظفین.
نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی و عندالزوم شرکت در کمیته طرح طبقه بندی مشاغل سازمان.
- انجام برنامه ریزیهای لازم بمنظور ایجاد هماهنگی بین دوائر مختلف تحت سرپرستی .
- مطالعه و بررسی گزارشات و طرحهای تهیه شده توسط کارکنان تحت سرپرستی.
- پاسخگوئی و راهنمائی روسای واحدهای اجرائی در زمینه مسائل مربوط به کارگزینی.
- پیش بینی احتیاجات پرسنلی سازمان و بررسی تشکیلات سازمانی و پیشنهاد ایجاد،حذف،تغییر پستهای سازمانی با هماهنگی مسئولین
- تهیه و تنظیم گزارشات لازم جهت ارائه به مقام مافوق.
- نظارت بر انجام صحیح بایگانی اسناد و مدارک و پرونده های پرسنلی.
انجام سایر اموری که از طرف مقام مافوق ارجاع می گردد
شرح وظایف امور رفاهی :
رسیدگی به مدارک و تأیید آن جهت پرداخت کمکهای غیرنقدی کارکنان
-تهیه و ارسال لیست کارکنان مشمول دریافت وجه لباس به اداره امور مالی برابر دستورالعمل مربوطه
- تماس و مذاکره با صندوقهای قرض الحسنه بمنظور ایجاد تسهیلات اخذ وام مورد نیاز کارکنان.
- انجام امور مربوط به بیمه عمر و خدمات درمانی کارکنان.
-تهیه امکانات رفاهی از جمله بلیط سینما،استخر وغیره
- انجام کلیه امور رفاهی کارکنان و سایر امور محوله که از مقام مافوق ارجاع می گردد.
شرح وظایف دبیرخانه :
نظارت بردریافت و ثبت نامه های وارده وتوزیع نامه های ثبت شده به مقامات ادارات ویا کارکنان مربوط براساس روشهای مورد عمل
-نظارت مستقیم بر امور بایگانی و تحریرات و ارائه راهنمائیهای لازم در مواقع ضروری
- تهیه پیش نویس برخی از مکاتبات اداری در صورت لزوم
- نظارت برثبت نامه های وارده و صادره در دفتر ارسال و مراسلات
- همکاری در امر تهیه گزارشات و آمار و اطلاعات مورد نیاز
- انجام امور دفتری و بایگانی در مواقع ضروری
- انجام سایر امور ارجاعی مربوط به شغل
-دریافت نامه های وارده و صادره و ثبت و توزیع نامه ها به منظور ثبت در دفاتر و سیستم های مکانیزه
- ثبت شماره و تاریخ و خلاصه نامه ها با ذکر مشخصات صاحب نامه ها و مسئولین اقدام کننده در سیستم مکانیزه
دریافت کلیه مکاتبات از مسئول دبیرخانه و پشت نویسی آنها جهت پست مطابق با آدرس نامه و دریافت نامه ها و بسته های رسیده از مسئول پست و ارسال نامه های ضروری از طریق فاکس به دستگاه اجرائی مربوطه
تایپ نمودن نامه ها، یاداشتهای اداری، بخشنامه ها، گزارشات و مقالات از روی پیش نویسهای خطی
مقابله مطالب تایپ شده و تصحیح آنها در صورت لزوم
تایپ مطالب اداری و فنی برابر ضوابط
تهیه رونوشت نامه ها و سوابق مورد لزوم
رعایت کامل اصول نامه نگاری و ماشین نویسی
-انجام کلیه امور جاری بایگانی نامه ها اعم از نگهداری سوابق، ثبت سوابق بایگانی به صورت سیستم اتوماسیون اداری و اصل کاغذی انجام می گردد.
-خدمت رسانی در ارائه سوابق مورد نیاز
امور پشتیبانی متشکل از :
پشتیبانی
تدارکات
کارپرداز
خدمات
نقلیه و موتوری
تاسیسات
شرح وظایف مدیر پشتیبانی :
خرید و تدارکات مستمر و دائمی با تمام بخشهای سازمان از جمله : مالی ، انبارداری و پرسنلی ، نگهدای وطراحی ، تحقیق و توسعه و مهندسی و..
رابطه و واسطه معتبر بین ارکانهای داخلی سازمان با بسیاری از مراکز خارج از سازمان
رسیدگی و نظارت به کلیه واحدهای تحت پوشش
ایجاد ارتباط و تعامل بهینه بین محدوده های درونی و برونی سازمان
شرح وظایف مسئول تدارکات :
دستور و برنامه کار را از سرپرست مربوطه دریافت میکند
درخواستهای رسیده را بررسی و به کارپردازان ارجاع میدهد
برگهای استعلام بهای دریافتی را رسیدگی و مجدداً به کارپردازان ارجاع میدهد
کارپردازان را در تهیه اقلام مورد نیاز راهنمایی میکند
اسناد خرید را برای تطبیق با مقررات مربوطه رسیدگی و امضا مینماید
نظرات واحدهای درخواست‌کننده کالا را از نظر کنترل چگونگی اقلام خریداری شده پس از تحویل کالا کسب مینماید
راهنماییهای لازم را درباره مشخصات و کمیت اقلام تدارکاتی ارائه مینماید
بر تنظیم اسناد خرید نظارت کرده و مدارک ضمیمه آنها را بررسی میکند
بررسیهای لازم برای شناخت بازار وآگاهی از نوسانات قیمت‌ها را انجام میدهد
پیشنهادهای لازم برای فروش،تعویض کالا،وسایل اسقاط و غیراسقاط و نامناسب را تهیه مینماید
بین کارپردازان کارها را تقسیم و راهنمایی مینماید
گزارشهای لازم از پیشرفتها،مشکلات و کوششهای انجام شده را تهیه مینماید
دیگر کارهای مربوطه را برابر دستور سرپرست مربوطه انجام میدهد
شرح وظایف کارپرداز:
دستور و برنامه کار را از سرپرست مربوطه دریافت میکند
به درخواستهای رسیده رسیدگی و برگه‌ها و دستور خرید آنها را امضا میکند
در تهیه برگ استعلام بها و تکمیل جدول مقایسه‌ای مربوطه کمک میکند
حداقل بهای اجناس را پیش از خرید استعلام کرده و به سرپرست مربوطه گزارش میکند
برای گزینش بهترین نوع کالا و مواد برای خریداری کوشش میکند
نمونه کالا را تهیه و برای تطبیق با مشخصات آن را به سرپرست مربوطه ارائه میکند
از نرخ و تخفیف اجناس جهت اطمینان از اینکه برابر مشخصات خواسته شده بوده و با مناسبترین قیمت تهیه می‌شود آگاهی دقیق بدست می‌آورد
ترتیب حمل اجناس خریداری شده را به سازمان میدهد
اجناس خریداری شده را به انبار تحویل داده و رسید دریافت میدارد
فهرست مواد و کالای خریداری شده را با قیمتهای پرداختی تهیه و آن را و چگونگی انطباق اسناد با فاکتور را بررسی میکند
از متصدیان فنی و آزمایشگاهی تأییدیه مبنی بر انطباق کیفیت اجناس خریداری شده با برگ درخواست را دریافت میکند
سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور را تنظیم می کند و فاکتور خرید و قبض انبار و دستور خرید را به امور مالی ارائه میکند
اسناد را ارائه و مجدداً تنخواه‌گردان را دریافت می دارد
تنخواه دریافتی در هر سال را تصفیه حساب می کند
دیگر کارهای مربوطه را برابر دستور انجام می دهد
شرح وظایف مسئول خدمات :
دستور و برنامه کار را از سرپرست مربوطه دریافت میکند
بر خدمات اداری ساختمانها مانند نظافت ، جابجایی ، سوخت ، روشنائی ، تلفن و ... نظارت میکند
نقل انتقال وسایل و لوازم واحدها را مورد نظارت قرار میدهد
بر کار خدمتگزاران ، کارکنان شرکتهای طرف قرارداد نظارت در انجام کارها آنها را راهنمائی مینماید
محل کار خدمتگزاران را تعیین میکند
در اجرای برنامه‌های سمپاشی به‌طور مداوم برای از بین بردن حشرات همکاری و نظارت مینماید
در اجرای روشهای بهداشتی برای جمع‌آوری زباله و از‌بین‌بردن آنها همکاری میکند
بر انجام امور مربوط به نگاهداری ساختمان،نظافت ساختمان و تأسیسات آن نظارت مینماید
برنامه کاری پرسنل تحت سرپرستی را برابر تخصص و ساعات خدمت آنان تقسیم و تنظیم مینماید
شرح وظایف مسئول نقلیه :
دستور و برنامه کار را از سرپرست مربوطه دریافت میکند
جهت انجام مأموریتهای اداری خودرو در اختیار مأمورین قرار میدهد.
درخواستهای خرید لوازم یدکی وسایط نقلیه را بررسی مینماید
امور مربوط به تعمیرات،تهیه بنزین و شماره گذاری اتومبیلها را مورد بررسی قرار میدهد
بر انجام امور مربوط به بیمه وسایط نقلیه نظارت مینماید
برنامه رفت‌و‌برگشت سرویس های اداری را تنظیم میکند
برنامه کشیک رانندگان را در ساعات غیراداری تنظیم میکند
بر تحویل و تحول اتومبیلها نظارت میکند
پیشینه‌ها (مربوط به سند ماشین،لوازم یدکی،لاستیکهای خریداری شده، تاریخ برگهای درخواست،قبض انبار و)و آمار و کلیه مشخصات وسایط نقلیه را نگاهداری مینماید
به تصادفات رانندگان رسیدگی میکند گزارشهای لازم برای تعمیرات اتومبیلها را تهیه میکند
از کارهای انجام شده گزارش تهیه مینماید
شرح وظایف مسئول تاسیسات :
به امر نگهداری ساختمانها و وسایل و تأسیسات واحدهای مختلف نظارت میکند
در کارهای مربوط به حفظ و نگهداری ساختمانها، آماده نگهداشتن تأسیسات حرارت مرکزی، وسایل ارتباطی،روشنایی و آتش‌نشانی همکاری مینماید
در مورد طرز نگهداری رنگها،روغن‌ها و دیگر مواد آتش‌سوزی را به‌عمل می‌آورد
آرشیو مناسب را فراهم کرده و پیشینه تعمیراتی ، قراردادها ، ترجمه مدارک و دستورالعملهای فنی دستگاههای گوناگون و نقشه های ساختمانی کلیه تاسیسات وابسته را نگهداری مینماید
برنامه کاری پرسنل تحت سرپرستی را برابر تخصص و ساعات خدمت آنان تقسیم و تنظیم مینماید
برنامه سرویس تأسیسات و تجهیزات را تنظیم و بر انجام آن در هنگام مقرر نظارت مینماید
از تأسیسات و تجهیزات برای اطمینان از سالم بودن هر کدام بازدید مستمر مینماید
بر خدمات انجام شده توسط پیمانکاران و موسسات طرف قرارداد نظارت و آنها را بر اساس چک لیست تأیید مینماید
تعمیرات فنی خاص تاسیسات وتجهیزات را برای آموزش کارکنان وپیشگیری ازآسیب دیدن وسایل حساس وگرانقیمت انجام میدهد
برای توسعه ، تعمیر و ترمیم و یا تعویض تمام و یا قسمتی از تأسیسات پیشنهادهای لازم را تهیه و ارائه مینماید
نظارت بر تدوین ضوابط و دستورالعمهای امور فنی و عمرانی و نظارت بر حسن اجرای دستورالعملها در مناطق شهرداری و نیز مراقبت در پیشبرد فعالیتهای عمرانی بر اساس برنامه های زمانبدی شده.
نظارت بر حسن اجرای برنامه های مصوب عمرانی اعم از کوتاه مدت میان مدت و دراز مدت.
نظارت بر حسن گردش امور عمرانی و ارایه گزارش ادواری از عملکرد
کنترل و نظارت بر کار پیمانکاران و نظارت در هنگام تحویل پروژه به پیمانکار.
برنامه ریزی به منظور اجرای نقشه های تفصیلی تهیه شده
بررسی و تعیین خط مشی برنامه¬های کلی به منظور تهیه طرحهای فنی و اجرایی با توجه به احتیاجات فعلی
نظارت کلی و ایجاد هماهنگی در امور مربوط به طرحهای عمرانی اعم از برنامه های جاری یا طرحهای عمرانی خاص و زیر بنایی .
باتشکر از حسن توجه شما
نويسنده :
ساناز ملک این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
