روابط عمومی شرکت مخابرات

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فاطمه ترکاشوند

بازدید: 3070

دانشگاه جامع علمی کابردی – فرهنگ و هنر واحد 13

نام درس : کاربینی

رشته روابط عمومی – امور رسانه

پودمان اول

استاد: جناب آقای سالاریان

دانشجو: فاطمه ترکاشوند

محل کاربینی: روابط عمومی شرکت مخابرات

ارتباطات زیرساخت

اردیبهشت ماه1392

 

مقدمه

دولت در هر کشوری بعنوان مهمترین مرجع تهیه و تدوین لوایح و نیز اجرای قوانین کشور، قطعاً حساسترین و کهنه ترین مسئولیت نظام حکومتی را بر عهده دارد و تحکیم پایه های دولت با روش صحیح و اصولی، اساسی ترین عامل توسعه و پیشرفت در همه زمینه های اجتماعی، اقتصادی ، سیاسی، نظامی ، فرهنگی است. برای رسیدن به این هدف حلب همدلی، همسویی و حمایت اقشار مختلف مردم شرطی لازم و ضروری به حساب می آید. در همین راستا روابط عمومی های سازمان های دولتی وظیفه دارند تا با به کارگیری راهکارها و ابزارهای مناسسب افکار عمومی را برای پذیرش سیاست های هیئت دولت و همراهی و مشارکت با برنامه های آن آماده سازند.

تبلیغات روابط عمومی از طریق جراید، صدا و سیما، چاپ و انتشار مجله، بروشور، تراکت و پوستر می تواند نقش بسزایی در شناساندن دیدگاههای مسئولان به اقشار مختلف مردم و کارکنان ایستگاههای دولتی داشته باشد.

واحد ارتباطات مردمی روابط عمومی نیز بهترین مرجع برای انتقال دیدگاهها، نظرات، پیشنهادات و انتقادات مردم به رجال دولتی است. در واقع سازمانهای دولتی با تقویت روابط عمومی پایه های دولت را استحکام می بخشند. از سوی دیگر کارکنان دستگاههای دولتی اگر به طور دقیق به وظایف خود در قبال سازمان و مسئولان و برنامه هایدولت واقف باشند. با تکیه براین اگاهی می توانند خدمات ارزنده تری ارائه دهند و روابط عمومی کارآمدترین مرجعی است که می تواند با انتقال صحیح دیدگاههای مسئولان به کارکنان و برقراری ارتباط نزدیکترین آنان این مهم را به انجام رساند.

 

 

 

تاریخچه و سیر تحولی دفتر روابط عمومی شرکت مخابرات ایران

میزان شکل گیری مخابرات ایران با این عنوان در سال 1355 هجری شمسی دفتر روابط عمومی این شرکت نیز بنیاد نهاده شد.

آقای مشیری که از کارشناسان و کارمندان نسبتاً عالی رتبه وزارپست و تلگراف و تلفن و از چهر ه های ادبی و فرهنگی و مطبوعات کشور بود بعنوان نخستین رئیس کل این دفتر منصوب گردید.

اهداف و موضوع روابط عمومی شرکت مخابرات ایران.

دفتر روابط عمومی شرکت مخابرات ایران یکی از واژه های ستادی شرکت است، بعنوان پل ارتباطی مسئولیت برقراری ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت و نیز برقراری ارتباط دو سویه بین شرکت و خارج ازآن را برعهده دارد و در راستای دستیابی به ارتباطی مفید سازنده و اصولی فعالیت می کند.

دفتر روابط عمومی در سال 1355 از چهاراداره و یک واحد تشکیل شده بود.

1 – اداره اطلاعات و انتشارات

2- اداره مطبوعات

3 – اداره تشریفات

4 – واحد دبیرخانه

اداره اطلاعات و انتشارات کار های اطلاعات، آمار ، اخبار و گزارشها را به عهده داشت.

درسال 1358 پس ازآنکه نزدیک به سه سال از عمر روابط عمومی می گذشت، خبرنامه های هفتگی در دو صفحه یک رو با عنوان «یادداشت هفته» آغاز به انتشار کرد.

در این نشریه علاوه بر اخبار، گزارشها و بخشنامه و دستورالعمل های اداری بعضی مشکلات، نظرات ، پیشنهادات و انتقادات و کارکنان نیز انعکاس می یافت.

نشریه همه هفته روزهای دوشنبه منتشر و به ادارات مخابرات استانها و شهرستانها ارسال می گردید. تمامی امور مربوط به نشریه از مرحله گردآوری ، انعکاس مطالب صفحه آرایی ، گرافیک و چاپ، نگارش در روابط عمومی انجام می گردید.

اداره اطلاعات و انتشارات واحدی به نام کتابخانه و آرشیو نیز داشته که تعداد قابل توجهی کتابهای مرجع ، عمومی ، نشریات و گزارشهای عملکرد سازمانهای دولتی در آن گردآوری شده بود.

خبرنامه داخلی مخابرات یعنی هفته نامه ای که یکبار به شکل مجله و نصف قطع A4 منتشر و در شماره بعدی عنوان وپوپک برای آن انتخاب گردید. سپس به شکل قبلی و نام قبلی بازگشت. این وضعیت تا زمان پیروزی انقلاب اسلامی ادامه داشت، بعد از زمان نشریه با عنوان پیوند شروع به انتشار کرد.

از بهمن 57 بدین نحو انتشار می یافت، این روال نشریه 4 تا 8 صفحه ای چند سالی ادامه داشت. وقفه هایی نیز صورت گرفت. این تا اینکه در سال 67 به صورت مجله با نام پیام منتشر از حالت نشریه داخلی خارج شد و با امتیاز رسمی از 74 نشریه تخصصی، فرهنگی و اجتماعی پیام منتشر و از ان تاریخ تا بهمن 75 عملاً منتشر نگردید.در سال 72 انتشارات به دو بخش اداری و غیر ادواری تقسیم شد. بروشورهای متعددی در زمینه فعالیت های وزارتخانه و شرکتهای تابعه انتشار یافت و در سال 75 با تغییر مدیریت اداره انتشارات و فعالیت خود را بازیافت افزون بر راه اندازی خبرنامه که به طور ماهیانه شروع به انتشار کرد چندین بروشور کتابچه نشر یافت و از اردیبهشت 75 تا کنون به طور مرتب همه ماهه مجله ای با عنوان ارتباطات انتشار یافته است. مجله ای در حداقل 24 تا 40 صفحه به دست خوانندگان و مخاطبان می رسد.

وظایف و مأموریت های درون سازمانی روابط عمومی.

روابط عمومی حلقه و واسطه برقراری ارتباط ، شناخت متقابل و تفاهم میان مدیریت و کارکنان هر سازمان است. هدف از ایفای این نقش زدودن سوء تفاهم، جایگزین ساختن توهم و شایعه ها با واقعیت ها آشنا ساختن بدنه سازمان با توانمندی ها و محدودیت های اجرای مدیریت در تأمین رفاه و معیشت کارکنان و متقابلاً انتقال خواسته ها و انتظارات بر حق و منطقی کارکنانن به مدیریت به منطور کمک به افزایش اجساس رضایتمندی و ارتقاء نیروی انسانی در جهت اهداف تعیین شده در سازمان است.

1 – تلاش مستمر برای درک و دریافت نظرات، خواسته ها، دغدغه ها و انتظارات کارکنان و مدیران میانی و انعکاس آنها برای به مدیریت یا بهره گیری از روش های اطلاع رسانی مناسب ومؤثر.

2 – ارائه پیشنهادهای علمی و کارشناسی به مدیریت شرکت ارتباطات در ارتباط با مسائل معیشتی و رفاهی کارکنان به منظور تقویت حس رضایتمندی نسبت به کار و انجام وظیفه ارتقاء سطح بهره وری در کلیه سطوح شغلی.

3 – ابلاغ و انعکاس مؤثر نظرات و انتظارات مدیریت شرکت به کارکنان و تلاش در جهت ایجاد حس تفاهم واعتماد متقابل میان مدیریت وکارکنان از طریق نشست های مشترک، دیدارهای ادواری و یا انتشار پیک های پیام رسانی داخلی.

4 – در جریان قراردادن منظم و مستمر کارکنان از تصمیم گیری ها و سیاستگزاری های مدیریت اطلاعیه ها و بخشنامه های صادره از سوی واحدهای مختلفی از طریق نصب تابلوهای اعلانات و یا درج و در نشریه و بولتن های خبری داخلی.

5 – اعضاء خانواده ی آنها از امکانات رفاهی به منظور تقویت روحیه افزایش بهره وری و تشدید و تقویت پیوندهای عاطفی می باشد.

6 – تهیه و اجرای برنامه های مفید در روحیه ساز فرهنگی، ورزشی و تفریحی برای استفاده کارکنان و خانواده آنان با هدف تشدید تعلق خاطر خانوادگی کارکنان نسبت به شرکت و تقویت حس رضایتمندی در کارکنان.

7 - بهره گیری از فرصت سالروزهای و مناسبت های ویژه جهت برگزاری برنامه های فرهنگی برای کارکنان و بزرگداشت ها و جایگاه های این سالروز.

8 – توجه دقیق به شایعات رایج در محیط کار، تجزیه و تحلیل علل بروز شایعات و تلاش در جهت زدودن فضای شایعه پراکنی از طریق انتقال صحیح و مؤثر اطلاعات به کارکنان و جایگزین ساختن آنها با اخبار موثق.

9 – انتشار نشریات خبری و اطلاع رسانی اختصاصی به منظور ایجاد ارتباط خبری میان اجزاء شرکت و آگاه ساختن کارکنان از این وقایع درون سازمانی.

10 – چاپ و نشر جزوات کتاب و بروشورهای آموزشی تخصصی متناسب با مقاطع شغلی مختلف کارکنان با بهره گیری از پتانسیل های عملی و تخصصی موجود در شرکت با هدف کمک به ارتقاء سطح دانش و آگاهی های علمی – فنی حرفه ای کارکنان.

11– سنجش افکار دوره ای کارکنان سازمان نسبت به عملکرد مجموع مدیریت ها و شناخت میزان رضایتمندی، درخواست ها ، انتظارات و توقعات شغلی و رفاهی آنها، تجزیه و تحلیل اطلاعات بدست آمده و انتقال آنها به مدیریت سازمان به منظور کمک به اصلاح سیاستگزاریها ، برنامه ریزی ها و تصمیم سازی ها.

12 – برگزاری جلسات دوره ای در بین کارکنان و مدیریت شرکت به منظور برقراری ارتباط مستقیم شناخت متقابل از خواست ها و نقطه نظرات و کمک به ایجاد جو تفاهم.

13 – همکاری و هماهنگی در برنامه ریزی بازدیدها و ملاقاتهای رسمی مدیرت سازمان و انعکاس خبر آنها در نشریات شرکت و رسانه های عمومی.

14 – تلاش در جهت ایجاد تقویت روحیه همبستگی و احساس منافع مشترک در میان مجموعه ی پرسنل شرکت.

تقسیم بندی مخاطبان در روابط عمومی:

مخاطبان یک سازمان را می توان با معیارهای متعددی تقسیم بندی کرد، از جمله:

1 – از نظر ارتباط ساختاری با سازمان: مخاطبان درون سازمانی ومخاطبان برون سازمانی.

2 – از نظر اهمیت مخاطبان اصلی، مخاطبان ثانوی و مخاطبان حاشیه ای.

3 – از نظر موضع گیری در برابر سازمان: مخاطبان موافق، مخاطبان مخالف و مخاطبان بی طرف.

4 – از نظر زمان: مخاطبان کنونی و مخاطبان آینده.

5 – از نظر تعداد : مخاطبان محدود و خاص و مخاطبان فراوان و همگان.

مخاطبان درون سازمانی روابط عمومی را می توان به گروههای زیر طبقه بندی کرد:

1 – اعضاء هیئت مدیره.

2 – مدیر اجرائی (مدیر عامل)

3 – مدیران ارشد.

4 – مدیران میانی.

5 – مدیران اجرائی.

6 – کارشناسان و متخصصان.

7 – کارمندان و کارگران.

8 – خانواده پرسنل.

 

 

روابط عمومی شرکت مخابرات ایران:

دفتر روابط عمومی شرکت مخابرات ایران یکی از واحدهای ستادی شرکت است وبعنوان پلی ارتباطی مسئولیت برقراری ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت و نیز برقراری ارتباط دوسویه بین شرکت و خارج از آنرا برعهده دارد ودر راستای دستیابی به ارتباطی مفید و سازنده و اصولی فعالیت می کند. این دفتر از ادارات و بخشهای زیر تشکیل شده است.

اداره تحقیقات و مطالعات اجتماعی:

این اداره که رکن فکری مجموعه روابط عمومی ومنبع اطلاعاتی برای سایر واحدهاست متشکل از واحدهای افکار سنجی اطلاعات و آمار ارتباطات مردمی و آرشیو می باشد. وظایف این اداره به تفکیک واحدها عبارت است از:

الف - واحد مطالعات اجتماعی:

-        پژوهش و تحقیق در حوزه ارتباطات و روابط عمومی

-        افکارسنجی در زمینه طرحها و اقدامات سازمان

-        تهیه وتنظیم مقالات، گزارشهای تحلیلی و مطالب علمی و کارشناسی

-        تحلیل محتوای مطالب، مقالات و گزارشهای مندرج در مطبوعات

-        برنامه ریزی در زمینه امور روابط عمومی.

-        ارائه ایده های نو در زمینه روابط عمومی

-        همکاری با دانشجویان و محققان.

ب - واحد اطلاعات و آمار:

0 تهیه مطالب و گزارشهای فعالیت های شرکت مخابرات ایران جهت چاپ در گزارش سالانه مخابرات.

0 تهیه اطلاعات و آمار مورد نیاز شرکت و ارائه به واحدهای متقاضی.

0 ترسیم نمودار و جداول آماری در خصوص پروژه ها و فعالیت های بخشهای مختلف مخابرات.

0 ارائه دیسکتهای حاوی اطلاعات و آمار کلی مخابرات به سازمان ها و افراد متقاضی.

0 تهیه گزارش های جامع و متنوع در حیطه فعالیت های شرکت مخابرات.

ج - آرشیو:

@ گردآوری منابع علمی موردنیاز

@ تهیه نشریات و جزوات اجتماعی، مخابراتی و علمی

@ نگهداری کتب، نشریات و جزوات جهت استفاده متقاضیان داخل و خارج سازمان.

د - واحد ارتباطات مردمی:

-        جمع آوری اطلاعات و اطلاع رسانی به مشترکین در خصوص مخابرات.

-        پاسخگویی اقناعی به تماس گیرندگان و راهنمایی آنان.

-        ثبت روزانه نظرات، مشکلات، انتقادات و پیشنهادات مردم و انعکاس به مسئولین.

-        پیگیری مشکلات تماس گیرندگان از واحدهای ذیربط تا حصول نتیجه.

-        تهیه مطالب هفته نامه حاوی انتقادات و پیشنهادهای مردمی.

-        لازم به توضیح است که سیستم پاسخگویی در حال حاضر به صورت مکانیزه و پاسخگویی اپراتوری می باشد.بدین صورت که در ساعات اداری از طریق اپراتورها و بعد از آن از طریق سیستم مکانیزه به طور شبانه روزی در خدمت مشترکین می باشد.

اطلاعاتی که از طریق رایانه در اختیار متقاضیان قرار می گیرد، درزمینه تلفن همراه تلفن ثابت پست و پست بانک دیتا و مسائل صنفی همکاران می باشد.

واحد ارتباطات مردمی با شماره تلفن 09990 در خدمت هموطنان گرامی می باشد.

اداره انتشارات و روابط عمومی:

این اداره از دو واحد انتشارات و رسانه تشکیل شده است که وظایف آنها به شرح زیر است.

الف - واحد انتشارات:

چاپ و انتشار کتاب و بروشور، تراکت، پوستر، کارت تبریک و دعوتنامه به مناسبتهای مختلف.

چاپ کارت ویزیت.

چاپ گزارش سالانه مخابرات.

تهیه و تدوین مطالب و چاپ نشریات ادواری درون سازمانی تحت عناوین ارتباطات و بازنشستگان حاوی آخرین اخبار و گزارشهای مخابراتی، مصاحبه ، مقالات علمی و فرهنگی و فنی

ب - واحد رسانه:

-        تهیه و تنظمی اطلاعات و اخبار اقدامات و برنامه های سازمان و انعکاس آنها به وسایل ارتباط جمعی اعم از روزنامه، مجلات ، رادیو و تلویزیون.

-        پاسخ به انتقادات مخابراتی مطرح شده در مطبوعات و رادیو تلویزیون.

-        درج آگهی و اطلاعیه در مطبوعات

-        برگزاری مصاحبه های مطبوعاتی، رادیو و تلویزیونی با حضور مسئولان.

-        تهیه و تنظیم نشریه روزانه مخابرات در قلمرو رسانه ها حاوی مهمترین اخبار مخابراتی مندرج در مطبوعات.

-        برقراری ارتباط دو سویه بین روابط عمومی و رسانه های گروهی.

اداره تبلیغات

این اداره دارای دو زیر مجموعه با وظایف زیر است.

الف - واحد سمعی و بصری.

ساخت نمایش فیلمهای تلویزیونی در زمینه مخابرات

ساخت و نمایش تیزرهای تبلیغاتی

تهیه فیلم و عکس از کلیه همایش ها ، نمایشگاه ها، افتتاحیه ها و مراسم های مختلف.

ب - واحد نمایشگاه ها و سمینارها.

برگزاری کنفرانس، همایش، نمایشگاه و مراسم به مناسبتهای مختلف

تهیه و نصب پلاکارد، تارکت و تابلوهای تبلیغاتی.

شرکت در همایش ها و نمایشگاه های تخصصی داخل و خارج از کشور.

تزئین و آماده سازی مکانهای برپایی همایش ها و مراسم.

امور اداری:

کلیه امور اداری و پشتیبانی دفتر روابط عمومی شرکت مخابرات ایران توسط این قسمت به انجام می رسد.

خلاصه وظایف این قسمت عبارتنداز:

* تایپ نامه ها، گزارشها، مقالات و...

* بایگانی نامه ها و مدارک اداری

* دریافت و ارسال نامه ها

* انجام امور خرید و تدارکات و حمل و نقل

* انجام امور پرسنلی

*اطلاع رسانی به روز و دقیق در سایت جهانی اینترنت از طریق وب سایت اصلی شرکت مخابرات ایران.

* پشتیبانی فنی و محتوایی وب سایت شرکت مخابرات ایران و ارائه ایمیل.

* تهیه CD و miniCD های MUITIMEDIA جهت نمایشگاه ها و امور تبلیغاتی محوله به دفتر روابط عمومی.

* ارائه خدمات و پشتیبانی و نگهداری رایانه ای اعم از نرم افزار و سخت افزار و شبکه به واحدهای مختلف دفتر روابط عمومی به ویژه سیستم گویای تلفنی واحد ارتباطات مردمی.

گزارش سالیانه :

تهیه و تدوین و چاپ گزارش سالانه یکی از وظایف روابط عمومی مؤسسات است. این گزارش کانال ارتباطی و تبلیغی نوشتاری مؤسسه با مخاطبانی است که به دلایلی برای مؤسسه با اهمیت تلقی شده و گرایش های آنان در مورد نحوه ی عملکرد و آینده مؤسسه دارای ارزش است. به همین دلیل گزارش سالیانه از مقالات ، نوشته ها، آمارها و عکس ها و نمودارهایی که به دقت تهیه و تنظیم و انتخاب شده است تشکیل می گردد و با چاپ گران و با کیفیت خوب تولید می شود.

گزارش سالانه در حقیقت یک سند اطلاعاتی است که مؤسسه نحوه عملکرد سال گذشته خود را با کمک اعداد و ارقام و نمودارها و عکس توضیح داده و گام هایی را که به جلو برداشته بر می شمارد و موفقیت های خود را تشریح می کند و برنامه های سال آینده را توضیح می دهد.

در گزارش سالانه در حقیقت این مدیریت است که می گوید در سال گذشته چه کرده است . البته گفتاری ترغیبی ، تبلیغی و امید دهنده برای اینکه سرمایه گذاران ، سهامداران، بانک ها، مؤسسات واگذارنده اعتبار، مؤسسات فروشنده ماشین آلات و مواد اولیه ، واسطه ها، دلالان رشته خود، روزنامه نگاران، مسئولین دولتی و محققین و دانشجویان و دیگران را تحت تأثیر قرار دهد.

محتوای گزارش سالانه به دو بخش زیر کلی زیر تقسیم می گردد.

1 – گزارش مالی سال قبل و اطلاعات آماری.

2 – توضیح مدیریت درباره عملکرد مؤسسه و پیشرفت ها و مشکلات و موانعی که در کار بوده است.

در بخش نخست ترازنامهسال گذشته همراه با تجزیه و تحلیل و تفسیر مدیریت پیرامون اعداد و ارقام آن نوشته و توضیحی از سوی اداره بازرسی و بازرسان مؤسسه آورده می شود.

اعداد و ارقام این بخش باید با تصویب مدیریت و مشورت قسمت بودجه، آمار و حسابداری آورده شود. بخش دیگر این قسمت شامل معرفی اعضاء هیئت مدیره، مدیرعامل و پاره ای از مدیران سطوح پایین و بیان مختصری پیرامون بیوگرافی آنها ، نام و آدرس شعب سازمان در داخل و خارج کشور، مؤسسات بزرگ طرف قرارداد و خریداران عمده محصولات و یا خدمات سازمان و ارائه دهندگان عمده ماشین آلات و مواد اولیه می باشد.

تشریح و توضیح هدف های مؤسسه خط مشی های آن و موفقیت هایی که مؤسسه کسب نموده و بررسی شرایط اجتماعی تأثیر گذار بر کار مؤسسه و تولیدات آن محتوای بخش دوم گزارش سالیانه را تشکیل می دهد. این بخش با گزارش مدیر عامل به هیئت مدیره آغاز می گردد و با تشریح نوشته های کوتاهی پیرامون محصولات جدید، فعالیت برای بهبود شرایط کار و رفاه کارگران، کارهای تحقیقی انجام شده و خرید ماشین آلات مدرن ادامه می یابد.

عکس های بزرگ چهاررنگ، نمودارهای مقایسه ای بر تأثیر نوشته و گفته ها می افزاید.

بخش پایانی گزارش سالیانه نیز پیش بینی امیدوارانه و خوشبینانه کار مؤسسه در سالی که در پیش رواست، می باشد.

پایان

با تشکر از آقایان

حسن صدیقیان

سید کمال موسوی