روابط عمومی (تعزیرات حکومتی)

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط حمیدرضا فراهانی

بازدید: 9121

موضوع تحقیق : روابط عمومی سازمان تعزیرات حکومتی

 
بسمه تعالي

 كاربين محترم ،اين گزارش حاصل مشاهدات شما از محيط واقعي كار مي باشد كه شامل مشاغل متعدد مي باشد و شما مي بايست آن را با راهنمايي مدرس خود در زمينه ي شغلي مرتبط با رشته ي تحصيلي خود تكميل نماييد .
الف ) مشخصات كاربين

ب )مشخصات محيط واقعي كار مورد بازديد
    نام و نشاني محيط واقعي كار مورد بازديد
  دولتي  عمومي خصوصي   نوع محيط واقعي كار مورد بازديد
ده نفر    تعداد تقريبي كاركنان
كنترل ارسال نامه هاي شبكه پيام    زمينه فعاليت
   دارد                                             ندارد             (R&D)  بخش تحقيق و توسعه
از طريق شبكه پيام در ارتباط مي باشد    سازمان هاي ذيربط و مرتبط با حوزه شغلي
 
پ ) در موارد زير با توجه به مشاهدات خود از محيط واقعي كار به طور اجمالي توضيح دهيد .
   
 
اداره کل روابط عمومی سازمان تعزیرات حکومتی
بى شک روابط عمومى، مانند سایر رشته هاى علوم انسانى مورد غفلت قرار گرفته است و توسعه روزافزون و ارتباط و اطلاعات در کشور ها، نتوانسته در آن تأثیرى داشته باشد. حتى کشور در حال توسعه ما نیز چنین وضعى دارد. مشکلات و ناکارآیى ادارى در کشور ما پدیده نو و جدیدى نیست و سال هاست که سازمان هاى مربوطه، براى اصلاح ساختارى آنهامطالعه و برنامه ریزى مى کنند، هر چند تاکنون اقداماتى نیز به عمل آمده است. در عصر ارتباطات و اطلاعات در موقعیتى که جامعه متحول ما رو به سوى تکامل دارد و مدنیت را جست وجو
 مى کند، روابط عمومى از اجزا و عناصر اصلى ارتباطات است و در ایجاد بستر هاى مشارکت ذهنى و عینى نقش نهادى و بنیادى دارد، زیرا جنس و ماهیت مجموعه وظایف و فعالیت هاى آن به طور عمده، ارتباطى، تعاملى و تبادلى است. امر مشارکت با مقوله اطلاع رسانى که از مهمترین رویکرد هاى روابط عمومى است آغاز مى شود و بسیارى دیگر از کارهاى اجراى تحقق مشارکت از جمله تمهیدات ترغیبى، همان امور رایج کاربردى روابط عمومى است.
مقتضى یست که ارتباطات مردم با سازمان ها سرد و عارى از مهر و رغبت باشد، بجاست، که با انجام مطالعات و بررسى هاى لازم اساساً معلوم شود که سازمان هاى ما واقعاً به چه رویه و رویکردى براى تعامل با مردم نیاز دارد؟ یکى از عواملى که در سرنوشت هر گروه و فرد اهمیت و ارزش دارد و آنها را براى رسیدن به هدفشان یارى مى دهد، کیفیت رابطه آنها با افراد و مؤسساتى است که با آن سر و کار دارند.
وظیفه یک واحد روابط عمومی برقراري ارتباط چندسویه و هماهنگ سازي عناصر گوناگون نهاد با یکدیگر است. نخست ایجاد هماهنگی و ارتباط متقابل میان واحدهاي سازمانی بر عهدة روابط عمومی است. اینمهم اولین و مهمترین وظیفه روابط عمومی محسوب می گردد که در بالابردن بهره وري مجموعه ذي ربط نقش اساسی را برعهده دارد. دوم، ایجاد ارتباط دوسویه بین نهاد مربوط با محیط بیرون از آن می باشد که از آن به جامعه مخاطبان روابط عمومی تعبیر می شود. این مخاطبان هم شامل ادارات و دیگر نهادهاي درعرض یا در طول سازمان مربوطه اند و هم عامه مخاطبانی که به نحوي به سازمان ربط و نسبت می یابند.
بدیهی است اطلاع رسانی درون سازمانی و برون سازمانی و نیز پاسخ گویی به پرسشها و احیاناً انتقاداتی که بیرون از مجموعه اداري ایجاد می شود بر عهدة روابط عمومی می باشد زیرا به هر حال مهمترین هدف وجود واحد روابط عمومی جلب رضایت عمومی و مدیریت وجهۀ
 نهاد است.
همچنین اصحاب مطبوعات و اهل قلم، نخبگان علمی ، آموزشی و پژوهشی طیف دیگر جامعه مخاطبان را تشکیل می دهد.
تعریف و ویژگیهاي روابط عمومی :
براي رسیدن به وجوه افتراق بین روابط عمومی و تبلیغات لازم است در ابتدا تعریف آنها را بررسی کنیم جی .ا ي. گرونیک  نظریه پرداز معاصر، روابط عمومی را مدیریت بین یک سازمان و کسانی می داند که با آن سرو کاردارند. از طرفی در تعریف روابط عمومی می توان گفت : روابط عمومی مجموعه اي از عملیات ارتباطی آگاهانه ومبتنی بر تحقیق و برنامه است که با استفاده از شیوه هاي علمی و هنري به دنبال اطلاع رسانی به مردم واطلاع یابی از آنان ، تجزیه و تحلیل گرایش هاي مخاطبان و افکارعمومی به منظور جلب نظر، تفاهم و حمایت مستمر از مخاطبان با کاربرد تکنیکها و ابزارهاي ارتباطی نوشتاري ، گفتاري ، دیداري و شنیداري است . دقت درای ن تعریف نشان می دهد که روابط عمومی بیشترمتکی بر مخاطب و دیدگاههاي اوست و این مخاطب است که سهم عمده ا ي را در برنامه ریزي هاي روابط عمومی و تعیین اشکال ارتباط با خود دارد .
همچنین ویژگیهاي روابط عمومی به شرح زیر است :
1-روابط عمومی در پی ارتباط دو سویه بامخاطب است .
2-مخاطب در برنامه ریزي هاي روابط عمومی با آگاهی کامل ایفاي نقش می کند و سهیم است
3-روابط عمومی صرفاً به دنبال "اطلاع رسانی " نیست ، بلکه مکمل این فرآیند را "اطلاع یابی "می داند . در واقع ،روابط عمومی از طریق "اطلاع یابی " بر اهمیت تأثیرپذیري از افکار عمومی صحه می گذارد.
توجه به اصول اخلاقی
یک روابط عمومی کارآمد براي سلامت حرفه ا ي خود، ناگزیر از رعایت اصول اخلاقی حرفه روابطعمومی و تدوین آئین نامه هاي رفتاري در روابط عمومی است . بطور کلی ، بعضی از
صاحبنظران ، تدوین اصول اخلاقی روابط عمومی را به سه دلیل لازم می دانند :
1-ارائه راهنماي عمل براي کارگزاران روابط عمومی .
2-وجود میزانی براي تطبیق انتظارات .
3-ایجاد امکان تمیز دادن روابط عمومی از سایر فعالیتها.
 
*توصیف فرآیند انجام کار:
تشریح جریان فرآیند کار:
1- اطلاع‌رساني :
الف- جستجو، جمع‌آوري،‌ تجزيه و تحليل و نتيجه‌گيري و ارائة پيشنهادهاي كارشناسانه، اخبار، اطلاعات، گرايش‌ها و رويه‌ها از محيط داخل سازمان و اطلاع آن به مديريت سازمان.
ب- جمع‌آوري اخبار، اطلاعات، عملكردها، برنامه‌ها و ديدگاه‌هاي سازمان و مديريت سازمان و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعي، گروهي و فردي به عموم مردم و مخاطبان ويژه سازمان. در اينجا بايد مدير سازمان، مدير روابط عمومي و كارشناسان آن بايد حق پرسش كليه شهروندان و حق مطلع شدن مردم را باور كنند و مدافع اين نگرش جوامع نوين و مردم سالار باشند كه اطلاعات حق مردم است و همگان بايد آسان، سريع و كامل و شفاف به آن دسترسي داشته باشند. نظام اطلاع‌رساني شفاف، جدي و صادق را پي‌ريزي كنند. اطلاع‌رساني شفاف زمينة شكل‌گيري هدف اصلي روابط عمومي يعني تفاهم است.
2- تبليغ و ترغيب:
دومين وظيفة روابط عمومي‌ها، ترغيب، تشويق و مجاب‌سازي، متقاعدسازي و انگيزه‌دهي است. اين وظيفه نيز فنون و شيو‌ه‌هاي خاص خود را داراست. روابط عمومي در اين مبحث به ارتباط يكطرفه و تزريق ديدگاه‌ها و خواستهاي سازمان برنمي‌آيد بلكه رابطه صادقي است بين منافع سازماني و خصوصي و منافع عمومي و همگان.
3- مشاركت‌جويي، همگرايي و بهينه‌سازي امور :
 كوتاه كردن فاصله بين مديران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمان‌ها و نيروهاي درون و برون‌سازماني و جلب و جذب حمايت‌هاي آنها در پشت سر مديريت سازمان جهت ايجاد فضاي مشاركت و روح جمعي جهت تحقق اهداف سازماني از وظايف روابط عمومي است.
سازمان‌ها همانند افراد و اشخاص جامعه، از طريق مشاركت در امور عمومي و مديريت امور عمومي مرتبط با سازمان و از ميان برداشتن بخشي از مشكلات جامعه بايد به وظايف و تكاليف شهروندي خويش بپردازند. تا بتوانند از حمايت‌ افكار عمومي و مخاطبان مورد نظر خود برخوردار شوند و با كسب اعتبار و مقبوليت عامه راحتتر در دستيابي به اهداف خويش حركت كنند.
روابط عمومي از طريق افكار سنجي‌ها، فعاليت‌هاي پژوهشي، خواست‌ها و علايق نيازهاي مخاطبان سازمان و افكار عمومي جامعه در زمينه كار خود را سنجيده و آن را به اطلاع‌ مديريت سازمان رسانده و با اقدامات تصميم‌سازي، امكان تصميم‌گيري درست را ازسوي مسئولين فراهم سازند.
شرح وظایف یامحصولات تولیدشده (کالا یا خدمات)و نحوه ارائه خدمات پس از تولید و تحویل:
کلیه فعالیت ها منتهی به مطرح شدن نام دستگاه و ایجاد حس مثبت مردم نسبت به دستگاه می شود ، حضور در کلیه سمینارها و نشست ها متناسب با مأموریت اصلی دستگاه، اثرگذاری در تفکر و دیدگاه مردم نسبت به دستگاه – ایجاد حسن امیدواری مردم نسبت به دستگاه، انتشار کتابهای مختلف
ماشین آلات و دستگاه ها و ابزارها:
درهر رشته و زمینه ای برای انجام امور مربوطه ابزار و دستگاه هایی مورد نیاز است در روابط عمومی نیز این امر صدق می کند وسایلی چون رایانه (شامل نرم افزارهای مختلف مانند آفیس، فتوشاپ ، پاورپوینت ...) دستگاه کپی، فاکس ، دوربین دیجیتال ، دستگاه های ضبط صدا ... به کار می رود.
 
نحوه کنترل کیفیت انجام فعالیت ها:
فعالیت های روزمره به طور کارشناسی مورد بررسی قرار می گیرد فعالیت ها همگی در جهت مأموریت سازمان تعزیرات و در جهت پیشبرد اهداف نظام اسلامی می باشد.
در روابط عمومی کارآمد، جریان مبادله پیام ، دو سویه است و لذا به واکنش هاي مردم یا مخاطبان درقبال پیامهاي ارائه شده ، توجه شده و در ارائه پیامهاي بعدي به آنها ترتیب اثر داده می شود. براي تحقق این جریان مبادله پیام ، باید  الگوي ارتباطات مشارکت آمیز محور ارتباطات روابط عمومی با مردم قرارگیرد. در این الگو، ضرورت مشارکت مردم در تصمیمات و برنامه ریزیها مورد توجه قرار می گیرد و سعی می شود تا با کاربرد شیوه هاي مختلف علمی ، واکنش پیام گیران در مقابل پیامها اندازه گیري و ارزیابی شود و لذا از تحمیل پیامها به مردم و یا
بی توجهی به واکنش هاي مردم در مقابل پیامها که هر دو به  فقدان مشارکت  می انجامند، اجتناب می شود.
بنابراین در روابط عمومی کارآمد، ارتباط با مردم دو سویه بوده و جریان پیام یک طرفه و از سوي روابط عمومی به مردم نیست ; بلکه توجه به واکنش هاي مردم در برابر پیامهاي روابط عمومی حرف اصلی را می زند .
اصولا یکی از ارکان روابط عمومی افزون بر تحقیق و برقراري ارتبا ط برنامه ریزي است و در روابط عمومی کارآمد به عنوان یک اصل بنیادي مورد توجه قرار می گیرد. برعکس در روابط عمومی ناکارآمد،روزمره گی ، نمود بیشتري می یابد.
در روابط عمومی کارآمد، تهیه و تدوین برنامه هاي کوتاه ، میان و بلند مدت مدنظر قرار گرفته و برنامه عمل سالانه روابط عمومی ، کلیه عملیات ممکن براي اجرا در طول سال را مورد توجه قرار می دهد . دربرنامه عمل روابط عمومی ، شناسایی مخاطبان ، تعیین اهداف روابط عمومی براساس اهداف سازمان وتعیین پیامهاي روابط عمومی وتهیه پیش نویس برنامه و مشورت با مسئولان ، مراحل اساسی برنامه ریزي را تشکیل می دهند.
روابط عمومی کارآمد حتی براي بعضی امور غیر قابل پیش بینی نیز تمهیداتی را در برنامه عمل خودمی اندیشد .
لحاظ کردن  ستاد بحران  با اهداف ، وظایف ، نیروي انسانی ، بودجه و شیوه عمل معین درقالب برنامه سالانه روابط عمومی ; نوعی برنامه ریزي براي مواجهه با امور غیر مترقبه در روابط عمومی است .
همچنین در روابط عمومی کارآمد، براي هر فعالیتی ، تقویم جداگانه ا ي تنظیم می شود. براي مثال اموري همچون مصاحبه ، ملاقات هاي مردمی ، مناسبت ها، مراسم ، نمایشگاه ، انتشارات ، سخنرانی و ...هر کدام باید یک تقویم زمانی جداگانه ا ي داشته باشد.
یکی از اقداماتی که روابط عمومی می تواند براي کمک به کارکنان انجام دهد، انجام پی گیري ویژه براي رفع بعضی از مشکلات ویژه و اضطراري کارکنان است . این اقدام براي جلب رضایت عمومی کارکنان وایجاد حسن ارتباط درون سازمانی ، بسیار مؤثر است .
 
چارت تشکیلاتی روابط عمومی
*مسئول دفتر یک نفر به عنوان مسئول دفتر که کار هماهنگی ملاقات های داخلی  و خارجی و  امور دفتری می باشد
*تایپ که شامل یک نفر نیروی دفتری می باشد که وظیفه تایپ خبرنامه و ... روابط عمومی را به عهده دارد (یک نفر )
* واحد خبر و اطلاعات رسانی که از دو نفر کارشناس (خبرنگار)  تشکیل شده است .
*واحد تبلیغات و مراسم که شامل یک نفر کارشناس روابط عمومی ، یک نفر مسئول فنی سالن های مراسم ، یک نفر کارشناس
(کلیه واحدهای سازمان در صورت برگزاری همایش و یا جلسات داخلی اداره کل با این قسمت  هماهنگی  کرده و درخواست خود را به صورت کتبی ارائه مینمایند).
*تبلیغات ، یک نفر طراح و گرافیست این افراد مسئول کلیه امور تبلیغاتی ، طراحی ، بنر  برای مناسبت ها ، ساخت آرم و پوستر برای
*واحد انتشارات که از یک نفر ویراستار ادبی و 1نفر طراح و صفحه آرا نشریه  هیات تحریریه  این نیروها اخبار درون سازمانی و برون سازمانی را انجام می دهند مثل نشریه درون سازمانی
*واحد سمعی و بصری از یک نفر کارشناس و یک نفر عکاس و فیلمبردار(در تمامی مجالسی که ریاست سازمان حضور دارند مسئول تهیه خبر می باشند همچنین تهیه خبر از مراسم های درون سازمان و ...
*واحد سایت و پرتال از یک نفر مسئول سایت و پرتال ، 2 نفر کارشناس ، 1 مسئول پیگیری کارمند(گزارشات محرمانه خروجی سازمان که قابلیت تبدیل به خبر رادارند تفکیک کرده ودر خبرنامه محرمانه سازمان منتشر می نمایند و به صورت کتابچه برای گیرندگان محدودی ارسال می نمایند.(جمع نیروی انسانی روابط عمومی 10 نفر می باشد و چند تن از آنها در دو یا سه قسمت فعالیت دارند. به همین دلیل در شمارش افراد در توضیح چارت تعداد نیروها به 16 نفر می رسد.
 
*توصیف توانمندی ها و مهارت های مورد انتظار برای اجرای شغل مورد نظر :
1-ویژگی های مهارتی :
کارشناس روابط عمومی ، کارشناسی است که مهارتهاي لازم را در زمینه روابط عمومی آموخته باشد .این مهارت ها در اصل همان مهارت ها و آموزش هایی است که فرد براي فعالیت در روابط عمومی دردانشگاه آموخته است . به طور کلی باید نگرش خبری داشته و خبرهای مهم و اثربخش را گلچین نماید.
در ارتباط با دارا بودن ويژگي اي نظير كسب مهارت تجربي مي توان اشاره كرد كه مهارتا عمدتا به دو دسته عمومي و تخصصي تقسيم مي شوند. مهارتهاي تجربي عمومي آن دسته هستند كه شخص براي آنها آموزش مي بيند مثل آموزش ضمن تحصيل (كارورزي) و مهارتهاي تجربي تخصصي آن دسته اند كه فرد بعد از آموزش ديدن در آن زمينه كاركرده و كسب تجربه  مي نمايد.
قدرت نویسندگی  کارشناس روابط عمومی براي توفیق بیشتر در امور، نیازمند توان نویسندگی شایان توجهی است ; چراکه نوشتن ، بخش عمده ا ي از وقت کارشناس روابط عمومی را به خود اختصاص می دهد. تهیه و تنظیم متون مختلف نظیر : متون مصاحبه،سخنرانی ، مقاله ، گزارش ، تصویر نامه ، آگهی ،اطلاعیه ، خبر، شرح عکس و ...توسط کارشناس روابط عمومی ، اهمیت این ویژگی را روشنتر می سازد.
کارشناس روابط عمومی را باید هنرمندي دانست که از هنرهاي هفتگانه شامل : شعر، موسیقی ، تأتر،نقاشی ، مجسمه سازي و نویسندگی نهایت استفاده را براي اقناع مخاطب می کند و در این بین نویسندگی از برجستگی بسیاري برخوردار است . البته توانایی نویسندگی صرف داشتن قلم مناسب نیست بلکه آشنایی با اصول علمی نگارش و گزارش می باشد.
 
2-دانش و استعدادهای مورد نیاز:
دانش و استعدادهاي مورد نياز
علم مديريت: علم شناخت استعدادهاي انساني و انطباق با نيازهاي اداري است. علم مديريت علمي است كه در آن يك مدير بايستي روي استعدادهاي انساني شناخت پيدا كند و آنها را با نيازهاي اداري انطباق دهد. چرا كه به هر حال در هر سازمان مسطح يا بلند (در صفحات قبلي توضيح مربوط به آنها ارايه گرديده) انتخاب نيروي ماهر از طريق مدير احتياج به توجهات و فاكتورهاي خاصي دارد. در واقع به عنوان يك مدير، بايستي نوع كار، ميزان و ارتباطات برون سازماني نيز مورد توجه ما باشد و از طرفي هم شخصيت فردي، جمعي، اعتقادي و علمي فرد را كه قرار است انتخاب كنيم، بايد مورد توجه قرار دهيم.
يك مدير بايستي جهت كا در روابط عمومي تلاش كند كه صرفا از كساني استفاده نمايد كه داراي اطلاعات و تخصص هاي كافي نسبت به روابط عمومي و يا حتي رشته هاي مرتبط با اين موضوع مثلا ارتباطات داشته باشد. بهترين انتخابها مي تواند از بين فارغ التحصيلان روابط عمومي بوده و حالا اگر اين افراد دامنه اطلاعاتشان گسترده تر باشد و حتي نام مراكز و نوع فعاليتهاي آن مراكز كه در راستاي ارتباطات مردمي و مردم داري و خدمات مردمي داشته باشد، را نيز بدانند، مزيتي برتر محسوب خواهد گشت.
 
3-ویژگی های جسمانی :
به نوع كار بستگ دارد يك مدير با شناسايي نوع كار و سختي كار و توانايي هاي جسمي، كارشناسي را كه براي آن كار انتخاب مي كند، سنجيده و تست مي نمايد.
توانايي روحي و رواني: تاثير مهمي به نقش كار دارد
انسان داراي نيازهاي روحي و رواني مختلفي است كه به طور ويژه در كلان شهرها به تنهايي قادر به رفع آنها نمي باشد، از اين رو نياز به تاسيس و ايجاد مراكز و بنگاه هاي تخصصي در اين خصوص مي باشد تا به نيازهاي روحي و معنوي انسانها و سوالات مطروحه پاسخ داده شود. لذا توجه به توانايي هاي روحي و رواني فرد در  انتخاب كار از نظر مديريتي، به ويژه براي كارهاي مردم اداري (روابط عمومي) بسيار نقش مهمي را دارا مي باشد.
 
*توصیف شرایط انجام وظایف مربوط به شغل مورد نظر
1-سختی و پیچیدگی کار :
حالت آماده باش همیشگی ،فشار ناشی از کار در قسمت روابط عمومی بسیار واضح و روشن است درست است که در کشور ما روابط عمومى در دستگاه هاى دولتى زودتر از مؤسسات خصوصى ایجاد شد اما موانع کار مسئولان روابط عمومى هاى دولتى، بیشتر از موانع مأموران مؤسسات غیر دولتى است. به همین خاطر روابط عمومى هاى دولتى باید توجه داشته باشند، مردم براحتى و چندان آمادگى ذهنى براى باور تلقینات و تفاسیر آنان را نخواهند داشت. البته این دیرباورى، اختصاص به مردم ما نداشته بلکه در اکثر کشور ها عمومیت دارد، آنها ناچارند با توجه به این امر مهم برنامه و فعالیت هاى خود را تنظیم کنند. به قولی معروف، روابط عمومی نزد مخاطبان وکیل مدافع سازمان و نزد مدیران سازمان، مدعی  العموم مردم است اما درست همین نقطه محل چالش است. چگونه می توان در بعد اطلاع رسانی این دو را یکجا جمع کرد. به نحوی که با تعیین مرزی هم رسالت حرفه ای روابط عمومی در شفافیت و اطلاع رسانی حفظ شود و هم مدیر دستگاه از افشای برخی اطلاعات سازمان خشمگین نگردد.
روابط عمومی ها با اشراف کامل به مسایل و اطلاعات سازمانها در این بین وظیفه حرفه ای خود می دانند که موضوعات مورد نیاز مخاطبان را به طور شفاف تا مرز اقناع به ایشان منعکس و در عین حال حد و مرزها و خطوط قرمز را نیز حفظ کنند، اما آیا می توانند در این کار توفیق کاملی داشته باشند؟ موضوع نارضایتی و دلخوری رسانه ها از اطلاع رسانی ضعیف و ناکافی دستگاهها از کجا نشات می گیرد؟ روابط عمومی ها چگونه باید بین آنچه که مخاطبان را اقناع می کند در برابر حریمی که خود بدان قائلند و یا از آن سخت گیرتر مدیران سازمانها در نظر دارند گزینش درستی صورت دهند؟ در صورت بروز اشتباه آسیب و خسارت متوجه چه کسی خواهد بود؟
پیامد سختگیری در انعکاس اخبار و اطلاعات، بروز پدیده نامیمون منابع غیر رسمی اطلاعات در بدنه سازمانهاست به این علت که رسانه ها برای بدست آوردن جزئیات خبر وقتی از روابط عمومی دستگاه  و منابع رسمی نا امید می شوند به سراغ منابع غیر رسمی در درون سازمانها می روند و این امر پیدایش باندهای خبری و اطلاعاتی را در سازمانها موجب می گردد و از طرفی روابط عمومیها را از وجاهت در درون دستگاه خلع نموده به حاشیه می راند.
 آنچه مسلم است شفافیت در اطلاع رسانی، جزو ذات حرفه روابط عمومی است اما هنگامی که روابط عمومی در جریان ارتباط با مدیر دستگاه مطابق با مشی مورد نظر او حرکت کند، مخاطبان به دلیل قرار گرفتن او در قالب مدیر سازمان به کیفیت اطلاع رسانی او با دیده تردید خواهند نگریست و آن را غیر شفاف و مبهم خواهند دانست و در صورت ناهماهنگی با مشی مدیر دستگاه بین این دو اصطحکاک به وجود خواهد آمد و این تنش ادامه خواهد داشت تا جایی که یکی از این دو عرصه را به نفع دیگری خالی کند که تجربه نشان داده در این گیرو دار نهایتا روابط عمومی ها به لحاظ موضع ضعیف تر قربانی سلیقه و دیدگاه مدیران سازمانها می شوند و به جای شفاف سازی توجیه گر رفتار و عملکرد سازمان خود می شنوند.
2- نکات مربوط به قوانین و مقررات انجام کار:
قوانین کاری در روابط عمومی سنگین تر از بخش های دیگر سازمان می باشد زیرا ممکن است زمانی که اصلاً پیش بینی نشده جلسه ای برگزار شود یا اتفاق غیر مترقبه ای بیافتد به همین دلیل کارشناس روابط عمومی باید در هر لحظه توانایی اجرای قوانین و مقررات کار را داشته باشد چه بسا شاید لازم باشد در ساعتی خارج از وقت  اداری به اجرای امور بپردازد. همچنین در گزینش اخبار مربوط به روابط عمومی باید توجه داشت که دخل و تصرف صورت نگرفته و گزارش ها از مسیر خود خارج نگردد.
 
3- نکات مربوط به ایمنی و بهداشت :
حفظ سلامت کارکنان به دو اقدام اساسی دیگر نیازمند است: اول اقدامات پیشگیری که رعایت اصول بهداشتی را شامل می شود. و دوم خدمات درمانی. در مقدمه این بحث به بعضی از نکات متدولوژیکی اشاره شد. البته ناگفته نماند که اگر بطور کلی در مملکت بهداشت در سطح مطلوبی نباشد، هر قدر موسسات مختلف بطور انتزاعی در این زمینه تلاش کنند نتیجه کار محسوس و موثر نخواهد بود. بنابراین مسئله تامین شرایط بهداشتی در محل کار و جامعه بطور مستمرو تصاعدی بر پیشگیری از بیماری تاثیر دارند.
اغلب مدیران و سرپرستان و حتی اشخاص عادی به اقدامات لازم بهداشتی آشنایی دارند و این مسئله در کتب مختلف بطور مفصل مطرح شده است. بنابراین از توضیح بیشتر در این زمینه خودداری می کنیم و به ذکر بعضی اقدامات اداری و سازمانی امور بهداشتی و درمانی می پردازم.
 معاینات پزشکی
از جمله اقدامات لازم برای حفظ سلامت کارکنان ، انجام معاینات و تشکیل مدارک پزشکی منظم برای هر یک از کارکنان در طول عمر خدمتی است. معایناتی که معمولا انجام و نتایج آنها در مدارک پزشکی ثبت می شود عبارتند از:
معاینه داوطلبین در بدو ورود به خدمت که برای تعیین وضع عمومی فیزیکی و تطبیق آن با شرایط احراز مشاغل و تشکیل پرونده بهداری انجام می شود.
معاینه نوبه ای که بطور منظم و معمولا سالیانه از همه کارکنان انجام می شود و تغییرات شرایط جسمی و فیزیولوژیکی را مشخص می کند.
معاینه کارکنان بعد از غیبت طولانی به ویژه در شرایطی که غیبت به علت بیماری های جسمی یا روحی باشد.
معاینه های متناوب که معمولا از کارکنانی به عمل می آید که در معرض آلودگی ها و خطرات بیشتر هستند، مانند کارگران معادن که در محیط های سر بسته کار میکنند و در معرض گازهای مختلف یا در معرض صداهای شدید قرار دارند ، یا کارکنان آزمایشگاهها یا قسمتهای رادیولوژی بیمارستانها که در معرض تشعشعات خطرناک قرار میگیرند.
معاینات مذکور بر حسب مورد به یکی از روشهای زیر انجام می شود:
آزمایش کامل پزشکی
آزمایشهای خاص برای تشخیص بیماری های مسری مانند بیماری سل، تراخم و بیماری های عفونی مشابه آن.
معاینه چشم ، گوش، حلق و بینی.
معاینه برای تشخیص بیماری های روانی و اعصاب.
آزمایش و بازرسی محل کار، محل استراحت و منازل و محل زیست کارکنان که یک اقدام عاجل بهداشتی برای حفظ سلامت آنهاست
4- نکات مربوط به فرهنگی و اجتماعی (جاذبه و انگیزه های شغلی )
واقعیت این است که دانش روابط عمومی از زمانی که وارد کشورمان شده تاکنون مطابق با سایر بخش ها پیش نرفته ، به گونه ای که اگر برخی سازمانهای پیشرو را مستثنی کنیم به این حرفه کماکان به عنوان یک واحد بیشتر خدماتی که وظیفه ای جز پاسخگویی به تلفن ها ، خواندن روزنامه، چسباندن پلاکارد و بنر و بزرگداشت مراسم ها و مناسبتها و تبریک ها و تسلیت ها و... ندارند، نگریسته می شود. هرچند شاید در نگاه نخست این برنامه ها و فعالیت ها در بسیاری از سازمان ها و نهادها ضروری و بایسته است اما با تغییر نگرش ها و پیشرفت فناوری این فعالیت ها از دوش روابط عمومی ها گرفته شده و به بخش های خدماتی با نظارت روابط عمومی ها واگذار شده است و حتی در برخی از کشورها نظارت بر این بخش نیز از عهده روابط عمومی ها برداشته شده است .
وی ادامه داد: البته چندی است که فعالیت های قابل توجهی برای تقویت بنیه علمی روابط عمومی صورت گرفته و به واقع دیده می شود که بسیاری از روابط عمومی ها نیز در این عرصه و تبدیل یک روابط عمومی تصدی گرا به روابط عمومی تفکرگرا تلاشهای قابل تحسینی از خود نشان داده اند اما تا رسیدن به روابط عمومی ایده آل راه بسیار است.
اشتغال در قسمت روابط عمومی علاوه بر وجود مشکلات عدیده جذابیت و شیرینی های خاص خود را نیز دارا می باشد ، ابعاد مختلفی چون مسائل اجتماعی ، پرستیژ، حساس شخصیت درنزد جامعه و .... یکی دیگر از ویژگی هاي روابط عمومی کارآمد، توانمندي در تولید فرآورده هاي فرهنگی است . به نحوي که این نو ع روابط عمومی ، به جاي استفاده از اطلاعات سایر بخش هاي سازمان ، بطور مستقیم نیزاطلاعات را در قالبها ي مختلف همچون تفسیر، خبر و غیره منتشر می کند. بنابراین روابط عمومی کارآمداز طریق تولید فرآورده هاي فرهنگی ، در کار فرهنگ سازي جامعه نیز مشارکت می کند.
این هدف با ارائه الگوي هاي رفتاري خاص و ارتقاي سطح آگاهیها تحقق می یابد.
5-وضعیت درآمدی و مباحث اقتصادی :
1-سازمان برنامه و بودجه موظف است براي انجام وظایف روابط عمومی ها اعتبارات لازم را دربودجۀ ي وزارتخانه ها و سازمان هاي منظور نماید .
2-تبصره : بودجه طرح هاي عمومی تبلیغات هرساله در زمان مقرر توسط وزارت فرهنگ و ارشاد تهِیه و پس از تصوِیب شوراي عالی سیاستگذارِي دولت در اختیار دبِیرخا نه شوراي عالی قرار می گیرد.
3-  کلیه وزارتخانه ها موظفند 1درصد از کل بودجۀ ي مربوط به پروژه هاي خود را در جهت تبلیغات و توجِیه پروژه در اختیار روابط عمومی قرار دهند .
 
ت- تحقیق، توصیف و مقایسه ویژگی های شغل مورد نظر در داخل و خارج از کشور:
« نمایشگاه بین¬المللی » بطورمعمول درکشور ما توسط مرکز توسعه صادرات برگزار می¬شود ؛ با این حال ، روابط عمومی یک وزارتخانه نیز می¬تواند ضمن هماهنگی با مرکز یاد شده ، برگزاری نمایشگاه بین¬المللی خاصی را عهده¬دار شود . هدف عمده دراینگونه نمایشگاهها ، آشنایی با تجارب و فراورده¬های سایرکشورها و معرفی خدمات یا کالاهای خود به آنهاست .
« نمایشگاه ملی » نمایشگاهی است که درآن صرفاً یک کشور شرکت می¬کند و هدف ، نمایش خدمات یا کالاها به مردم و متخصصان است و می¬تواند جنبه تبلیغاتی نیز داشته باشد .
« نمایشگاه منطقه¬ای یا استانی » نمایشگاهی است که دریک منطقه خاص یا دریک استان برگزار می¬شود و هدف نمایشگاه ملی دریک ابعاد محدود دنبال می¬شود . منظور ازنمایشگاه درون سازمانی ، نمایشگاهی است که درداخل سازمان و یا برای کارکنان برپا می¬شود .  این نوع نمایشگاه نیز به لحاظ ارتقای سطح « سازمان آگاهی » کارکنان و آشنایی آنان با دستاوردهای مجموعه سازمان ، ازاهمیت زیادی برخوردار است . ضمن اینکه بازدید خانواده¬های کارکنان نیز از این  نوع نمایشگاهها بایستی در برنامه¬ریزی روابط عمومی مدنظر قرارگیرد .
همانطور که درپیشتر تاکید شد ، برای برنامه¬ای کردن فعالیتهای روابط عمومی ، تهیه جدول سالانه و تقویم نمایشگاههای مورد نظر سازمان درطول سال ضروری است .
دراینجا بایستی تاکید کرد که معمولاً سازمانها در بعضی از نمایشگاهها نیز که توسط سایردستگاهها برگزار می¬شود ، شرکت می¬کنند . برای این منظور ، بایستی جدول نمایشگاههای رسمی را از « مرکز توسعه صادرات » گرفت و نمایشگاههای مورد نظر برای حضور سازمان را درتقویم نمایشگاهها گنجاند .
تعیین مصداق "سایر کشورها " و دیگری نوع سازمانی است که روابط عمومی در آن فعالیت خواهد کرد مسلم است که روابط عمومی ها در همه کشورها به تخصص بها می دهند و تقسیم بندی فعالیت ها در روابط عمومی ها به بخش های تحقیقات ، ارتباط بارسانه ها ، تبلیغات و ارتباطات موید این مطلب است از طرفی به طور قطع کارکرد روابط عمومی در کشورهای اروپایی با کشورهای اسلامی متفاوت است چرا که عوامل فرهنگی اجتماعی و اقتصادی کشورها نقش بارزی را در نحوه فعالیت روابط عمومی ها دارند. همچنین نوع فعالیت روابط عمومی در دستگاه های اداری با شرکت های بازرگانی و همچنین اقتصادی و خدماتی بسیار متفاوت است چرا که رویکرد فعالیت آنها متفاوت است به عنوان مثال روابط عمومی در وزارتخانه قاعدتا رویکرد اطلاع رسانی و در نهایت ترویجی دارد اما کار در روابط عمومی شرکت های تجاری مانند بانکها و بیمه ها قاعدتا برمدارتبلیغات صرف خواهد چرخید.
در خصوص حمایت های دولتی به روابط عمومی ها اذعان داشت: به طور قطع حمایت های دولتی از هر نوع فعالیتی در کشور به بهبود آن حرفه یا فعالیت می انجامد که این حمایت ها قاعدتا باید به سیاست گذاری و تدوین قوانین و مقررات و آئین نامه ها محدود گردد زیرا اگر دست مدیران و کارگزاران روابط عمومی ها برای اجرای طرح ها و پیشنهادهای خود بازتر باشد قاعدتا نتیجه بهتری عاید خواهد شد . شورای هماهنگی روابط عمومی های دولت ابتکار خوبی بود که باعث شد ذهن و فکر مدیران ارشد مانند وزرا و روسای سازمانهای بزرگ به این بخش معطوف شود.
 
ارائه نظرات و پیشنهادات کاربین
 
 در خصوص موقعیت فعلی و آینده شغل مورد نظر:
1-تلاش در جهت خلاقیت و ابتکار کارهاي فرهنگی در کمترین زمان ممکن جهت پیشبرد
اهداف تعیین شده .
2-ایجاد انگیزش و اعتماد به نفس در همکاران با فعالیت هاي فرهنگی .
3-تلاش در به روز رسانی هر چه بهتر و سریعتر پورتال داخلی و نشریه دیجیتالی.
4-استفاده از همکارانی که در امور فرهنگی فعالیت داشته جهت جامع تر نمودن سایت
دیجیتالی سازمان در امور فرهنگی .
5- استخدام و بکارگیري از افراد خبره به منظور به روز رسانی اخبار فرهنگی .
6- ایجاد فعالیت ها و مسابقات فرهنگی از طریق روابط عمومی به منظور مشارکت
همکاران در جریان امور فرهنگی داخلی سازمان .
7-اختصاص بودجه کافی جهت انجام امور فرهنگی و فعالیت هاي جانبی امور فرهنگی .
8-استفاده از مقالات فرهنگی از افراد مجرب و خبره در سایت سازمانی .
9-ایجاد نمایشگاه هاي فرهنگی هنري و عرضه محصولات براي همکاران سازمان .
10-ایجاد واحدي براي دریافت نقطه نظرات ، پردازش و ایده پردازي جهت فعالیت هاي نوع
و به روز فرهنگی .
11- فعال نمودن روابط عمومی در سطح استانها و جمع آوري مقالات ، اخبار ، نشریات و
غیره به منظور تمامی روابط عمومی ها در سطح کشور .
 

نويسنده : حمیدرضا فراهانی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.