روابط عمومی سازمان زیبا سازی شهرداری تهران

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فضل اله دهقانی

بازدید: 4640

 

 

 

دانشگاه جامع علمی کاربردی

 

مرکز فرهنگ و هنر واحد 13

 

موضوع تحقیق:

کاربینی ( فعالیتهای روابط عمومی سازمان زیباسازی )شهرداری تهران

 

رشته تحصیلی :روابط عمومی

 

استاد مربوطه : جناب سالاریان

 

دانشجو :فضل اله دهقانی

 

 

 

فهرست:

• مقدمه
• هدف و جایگاه روابط عمومی
• نمودار سازمانی مدیریت روابط عمومی
• وظایف کلان مدیریت روابط عمومی و حوزه مدیریت
• شرح وظایف اداره ها

 

- کارشناس رسانه

-        کارشناس ارتباطات الکترونیکی

-        متصدی ارتباطات رسانه ای

 

-        متصدی امور نمایشگاهی و تشریفات

-        متصدی چاپ و نشر

 

 

وظایف کارشناس روابط عمومی داخلی

وظایف کارشناس سمعی بصری

متصدی دفتر

مقدمه:

نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع در دستیابی به مقاصد و اهداف،امروزه در سازمان ها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده است. این ارتباط که از آن به عنوان روابط عمومی یاد می شود یکی از مهم ترین عوامل مؤثر در سرنوشت هر سازمان محسوب می گردد.

مهم ترین و اساسی ترین نقشی که قبل از هر چیز برای روابط عمومی باید قایل شد نقش و کارکرد مدیریتی آن است. اگر سازمان ها برای روابط عمومی مربوطه نقش مدیریتی قایل نباشند و اگر روابط عمومی حرفه ای در حوزه مدیریتی کلان سازمان جایگاهی نداشته باشد، بدیهی است که نمی تواند تمام توان خود را حتی برای بخشی از سازمان صرف کند. در حقیقت روابط عمومی که باید باشد نخواهد بود.درعمل کاری از دستش بر نخواهد آمد، نه اثری می پذیرد و نه اثری خواهد گذاشت.

اگر روابط عمومی ما از منظر یک اداره کوچک بنگریم. هر روز کوچکتر و کوچکتر خواهد شد و به جایی خواهد رسید که گسترده سطح پوشش و در برگیری آن به چند نفر کارمند اداری تقلیل می یابد. بهترین شکل ارتباطات خود را در اقدام های اداری و اجرایی می بیند و به علت احساس ناتوانی در حل بحران های ارتباطی سازمان، از طرفی به بحرانی برای سازمان تبدیل می شود و از طرف دیگر از داخل نیز بحران زده می شود. چرا که روابط عمومی حرفه ای انتظار دارد تغییرات لازم را در افکار عمومی ایجاد کند، اما در عمل از عهده این کار بر نمی آید. اما اگر سازمان نگاه دگرگونه ای به روابط عمومی داشته باشد و از توانمندی های آن به صورت مؤثری بهره گیری کند بی تردید ارتباط خود را دراعتقاد به توانمندی های خود توسعه داده و به معنای واقعی به چشم و گوش و قلب تپنده سازمان تبدیل می شود. تنها کارکرد مدیریتی فوق العاده است که قادر باشد بین نیاز و انتظارهای مدیریت با نیازها و انتظارهای جامعه مخاطبانی که هرلحظه امکان به وجود آوردن هر نوع بحرانی برای سازمان را دارا هستند ارتباط هدفمند و متوازن مؤثری ایجاد کند.

در این طرح سعی شده است تا ضمن ارایه ساختار و تشکیلات پیشنهادی مدیریت روابط عمومی سازمان زیباسازی شهر تهران به شرح نقش و مأموریت هر یک از مدیریت ها پرداخته شود.

 

هدف:

با بررسی تعاریف مربوطه به روابط عمومی می توان گفت مهم ترین اهداف وظایف روابط عمومی،

شناخت افکار عمومی و نفوذ آن برای جلب رضایت سازمان در درون و بیرون سازمان،

جلب همکاری و بسط تفاهم عمومی،

آگاهی مردم از عملکرد و دستگاه متبوع،

آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح ها و برنامه و پروژه ها و انجام فعالیت های ارتباطی تحت عناوین نسبت ثابتی که در ذیل از آنها یاد می شود.

جایگاه مدیریت روابط عمومی

مدیریت روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر زیر نظر مستقیم بالاترین مقام مسئول سازمان قرار دارد.

 

نمودار سازمانی مدیریت روابط عمومی

 

 

 

وظایف مدیریت روابط عمومی و حوزه مدیریت :

1. برنامه ریزی و ساماندهی ارتباط دو سویه سازمان با مخاطبان
2. تهیه و تنظیم برنامه های اجرایی ارتباط سالانه، میان مدت و بلند مدت بر اساس اهداف، وظایف، آئین نامه ها و دستورالعمل ها، سیاست ها و خط مشی های ابلاغی و نظارت بر حسن اجرای آنان
3. برنامه ریزی و برقراری ارتباط با مجامع، سازمان ها و ایجاد هماهنگی فعالیت های اداره کل روابط عمومی دستگاه در سطوح مختلف سازمان زیبا سازی شهر تهران
4. مطالعه و بررسی و انجام پژوهش های کاربردی در حوزه روابط عمومی و سنجش افکار عمومی در سطح دستگاهی و سطح معین
5. برنامه ریزی در جهت انجام فعالیت های چاپ و مستند سازی (چاپ بروشور، پوستر، تیزرهای تبلیغاتی و ...) در جهت انعکاس فعالیت های سازمان زیبا سازی و اجرای مناسب مراسم و فعالیت ها و همچنین سطح فرهنگی کارکنان
6. برنامه ریزی و برقراری ارتباط با رسانه های جمعی به جهت اطلاع رسانی صحیح و انعکاس و تشریح فعالیت های سازمان زیبا سازی و همچنین بررسی و پاسخ به سئوالات، انتقادات و شبهات
7. بررسی و پاسخگویی به مکاتبات مردمی، دریافت نظرات عموم از طریق راه اندازی و ارائه    شبکه پیام گیر تلفن گویا و همچنین برگزاری ملاقات های مردمی
8. راه اندازی و اداره پایگاه اطلاع رسانی سازمان زیبا سازی و انعکاس فعالیت ها و اخبار مرتبط از طریق آن
9. انعکاس و تشریح دیدگاه ها، سیاست ها و برنامه های سازمان زیبا سازی
10. برنامه ریزی و همکاری در جهت کنفرانس ها، جشنواره ها و گردهمایی، نمایشگاه های تخصصی و عمومی، مراسم و مناسبت ها در سطوح .....، منطقه ای محلی و سازمانی
11. جمع آوری، طبقه بندی و نگهداری اطلاعات، اسناد و مدارک نوشتاری، دیداری و شنیداری
12. هماهنگی و نظارت بر فعالیت های روابط عمومی سازمان و ایجاد هماهنگی و وحدت رویه در نظام اطلاع رسانی سازمان زیبا سازی
13. برنامه ریزی در جهت آموزش و تجهیز و توسعه نیروی انسانی در حوزه روابط عمومی
14. ایفای نقش سخنگوی سازمان زیبا سازی شهر تهران

 

 

 

 

شرح وظایف اداره ها

 

-        برگزاری جلسه هماهنگی با خبرنگاران، دبیران و مدیران مطبوعات به منظور ایجاد ارتباط صمیمانه و تنگاتنگ با آنها

-        انعکاس اخبار عملکرد سازمان در بخش های مختلف به رسانه ها و جامعه

-        تهیه مقاله های تحلیلی از عملکرد و برنامه های سازمان و ارسال به مطبوعات

-        برگزاری مصاحبه مسئولان و مدیران سازمان با مطبوعات (عمومی، اختصاصی)

-        پوشش خبری مراسم ملاقات مسئولان سازمان با مقامات داخلی، خارجی، سمینارها و نمایشگاه ها

-        بررسی مطبوعات و پاسخگویی به انتقادها و ابهامات مندرج در مطبوعات در زمینه فعالیت های مهم سازمان

-        برگزاری میزگردهای تلویزیونی و مطبوعاتی

-        تشکیل هسته های کارشناسی از کارشناسان سازمان در شاخه های مختلف فعالیت سازمان برای بررسی پیشنهادهای مأخوذه

-        برنامه ریزی و نظارت بر فعالیت های ارتباطات رسانه ای سازمان زیبا سازی

*کارشناس رسانه

-         ارتباط مستقیم با رسانه ها

-         تهیه و تولید اخبار، بیانیه ها، جوابیه ها، توضیحات و تکذیبیه ها

-         سوژه سازی و انعکاس خبری آن متناسب با فعالیت های سازمان

-         بررسی مطالب مطروحه در رانه های گروهی و مجامع عمومی و رابطه با فعالیت های مستقیم و غیر مستقیم سازمان به منظور اطلاع، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم

-         انتشار نشریه داخلی در چارچوب قوانین مصوب

-         انتشار عملکرد سازمان در چارچوب قوانین مصوب

-         ایجاد آرشیو اطلاعاتی و مطبوعاتی

-         هماهنگی جهت راه اندازی ستادهای خبری برای پوشش برنامه های نمایشگاهی و همایش سازمان

-         تهیه گزارش ماهیانه و سالانه

-         انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوب وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت مربوطه

1. کارشناس ارتباطات الکترونیکی

-         اجرای محتوای سایت سازمان

-         انتشار اخبار، رویدادها و تصمیم های سازمان با سرعت و دقت بالا از طریق رسانه های الکترونیکی

-         فعالی سازی RSS اخبار سازمان

-         فعال سازی و مدیریت سیستم پیام کوتاه

-         آرشیو الکترونیکی اخبار

-         تهیه تنظیم گزارش های دوره ایی موردی

-         انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوب وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت مربوطه

-         فعال سازی سیستم بلوتوث و انجام امور آن

1. متصدی ارتباطات رسانه ای

-         همکاری با کارشناس رسانه و کارشناس ارتباطات الکترونیکی

-         انجام امور بوردهای خبری

-         سازماندهی آرشیو اداره ارتباط با رسانه

-         تهیه مطالب بولتن خبری با همکاری کارشناس رسانه

-         تهیه گزارش ماهانه، سالانه

-         انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوب وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت مربوطه

-        تدوین تقویم سالانه جهت مراسم و نمایشگاه ها

-        برگزاری نمایشگاه عملکرد به منظور آشنایی اقشار مردم از دستاوردهای سازمان زیبا سازی شهر

-        شرکت در نمایشگاه های مختلف و مدیریت آن

-        برگزاری مراسم، مناسبات ملی و مذهبی و مشارکت در سایر برنامه های سازمان زیبا سازی شهر

-        مراسم تقدیر از بازنشستگان سازمان به صورت فصلی با همکاری واحدهای مربوطه

-        انجام اقدامات فرهنگی و تبلیغاتی در داخل و محیط سازمان

-        ارسال پیام تبریک و تسلیت به کارکنان در مناسبت های شادی و غم

-        تهیه و تدوین گزارش های عملکرد سالانه و ماهیانه

-        حضور در نمایشگاه ها و همایش های تخصصی روابط عمومی

-        مدیریت بر تشریفات سازمان

-        مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان

-        طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی

-        شناسایی نمایشگاه های مرتبط

-        هماهنگی جهت انجام مراسم های افتتاحیه و اختتامیه پروژه ها

-   مدیریت بر چاپ بروشورها و CD های معرف سازمان

-        برگزاری مسابقات علمی و فرهنگی

-        مدیریت نمایشگاه ها، مراسم ها و تشریفات

-        مدیریت سالنهای کنفرانس سازمان

-        تهیه گزارش ماهیانه و سالانه

1. متصدی امور نمایشگاهی و تشریفات

-         انجا امور نمایشگاهی و تشریفاتی

-         انجام امور تشریفاتی سازمان

-         تهیه اقلام های نمایشگاهی و تشریفاتی

-         حضور در نمایشگاه ها

-         خرید هدایای تبلیغاتی

-         تهیه آرشیو نمایشگاهی

-         هماهنگی جهت بازدید مدیران و کارشناسان سازمان از نمایشگاه های تخصصی

-         همکاری با اداره رسانه در اطلاع رسانی نمایشگاهی و مراسم ها

-         انجام امور تشریفاتی دعوت از اصحاب رسانه با همکاری مسئول رسانه ها

-         همکاری و اجرای افتتاحیه ها و اختتامیه ها

-         تهیه بانک اطلاعاتی نمایشگاهی و تشریفاتی

-         انجام امور اداری خارج از سازمان

-         شناسایی شرکت های فعال در بخش نمایشگاهی و تشریفات

-         انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوب وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت مربوطه

-         تهیه و تنظیم گزارش ماهانه و سالانه

- ارتباط با موسسات فرهنگی و هنری

1. متصدی چاپ ونشر

-         هماهنگی جهت انجام امور چاپی و انتشاراتی

-         همکاری با چاپخانه ها و موسسه های انتشاراتی

-         همکاری با متصدی امور نمایشگاهی و تشریفات

-         اجرای طرحهای تبلیغاتی و انتشاراتی کنفرانسها ، سمینار ها ، مراسم و نمایشگاهها

-         همکاری با متصدی ارتباطات رسانه ای جهت سازماندهی در ست بوردها ی خبری

-         تهیه و تنظیم گزارش های ماهانه و سالانه

- دریافت و انعکاس اخبار از کارتابل های الکترونیکی 137و1888 به حوزه های مختلف درون سازمانی و پیگیری از ادارات زیبا سازی مناطق 22 گانه

- پیگیری از حوزه های اجرایی جهت ارایه جوابیه قانع کننده و مشرع جهت ارایه به شهروندان

- آمارگیری از پیام های وارده به کارتابل حوزه اجرایی به صورت هفتگی ،ماهانه، فصلی و سالانه به مدیریت

- رسیدگی به پیام های فوریتی ،پیگیری و رسیدگی سریع تر و پیام هایی که نیاز به تهیه گزارش میدانی دارند و کنترل جوابیه تهیه شده

- تبلیغات و فرهنگ سازی درون و برون سازمانی سامانه مدیرت شهری و نظارت همگانی با همکاری مدیریت تبلیغات

- رسیدگی کمی و کیفی اخبار واصله از سامانه 137 و 1888

- رسیدگی کمی و کیفی اخبار واصله از مراجعین حضوری

- ارایه آمار تعداد درخواست های مشروع منتج به نتیجه از کل درخواست ها

- ارسال گزارشات آماری به مسئولین حوزه معاونت خدمات شهری و سامانه مدیریت شهری 137 و 1888

- پیگیری مکاتبات و در خواست های کارتابل 1888 معاونت خدمات شهری و سامانه های مدیریت شهری 137 و نظارت همگانی 1888

-        حضور درجلسات تکریم ارباب رجوع ، کمیته صیانت ،شورای معاونین

-        نظارت و کنترل سامانه تحلیل اطلاعات 137 و 1888

-        نظارت و کنترل سامانه صندوق صوتی 1888

-        انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوب وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت مربوطه

کارشناس روابط عمومی داخلی

- برگزاری مراسم ها و مناسبتهای درون سازمانی

تلاش برای ایجاد محیطی آرام و صمیمی و با نشاط برای تداوم همکاری کارکنان سازمان

-        تلاش برای رفع مشکل مراجعان به مدیریت روابط عمومی

-        همکاری امور تبلیغات محیطی سازمان

-        تهیه هدایای تبلیغاتی جهت استفاده در مراسم ها و مناسبتهای سازمان

-        انجام امور محوله از طرف مدیریت روابط عمومی

-        همکاری با اداره رسانه و نمایشگاهی و تشریفات جهت انجام امور داخلی

-        برنامه ریزی اجرایی روابط عمومی داخلی در کمیته راهبردی روابط عمومی انجام می شود ( مدیریت جلسه با مدیر روابط عمومی می باشد )

کارشناس سمعی و بصری

-         پیگیری امور مربوط به مستند سازی پروژهای در حال انجام

-         محافظت و نگهداری و تهیه آرشیو عکس و فیلم از مراسم ها ، جشنواره ها ، پروؤه ها و .............

-         جمع آوری فیلم و عکس های تهیه شده در معاونت ها و مدیریتها

-         عکاسی حرفه ایی از پروژه های انجام شده و در حال انجام

-         تهیه فیلم و عکس از مراسم های مختلف سازمان

-         پیگیری جهت تدوین فیلم و عکس های تهیه شده

-         تهیه تیزر های تبلیغاتی

-         پیش بینی و برآورد وسایل و تجهیزات سمعی و بصری مورد نیاز

-         تهیه گزارشهای ادواری

-         انجام سایر فعالیتهای مرتبط در چارچوپ وظایف محوله و یا ارجاعی از طرف مدیریت

متصدی امور دفتری

-         هماهنگی امور جاری دفتر مدیریت روابط عمومی

-         تعین وقت ملاقات هاو هماهنگی جلسات مدیر روابط عمومی

-         پاسخگویی به مراجعان و تماس های تلفنی

-         انجام امور منشی گری

-         انجام امور پرسنلی کارکنان

-         راه اندازی آرشیو اداری و اداره آن

-         ارایه خدمات آرشیوی به کارکنان

-         انجام امور تدارکاتی ،مالی،امور نقلیه

-         جذب نیروی انسانی مورد نیاز

-         نظام دهی و امور بایگانی با کاربرد رایانه و رسیدگی به مسائل کارکنان

-         ثبط و ضبط نامه های وارده و صاده (امور دبیرخانه ایی )

-         دریافت و ارسال نامه ها از طریق نمابر

-         انجام امور تایپ

-         پشتیبانی از امور اجرایی در حوزه های مختلف

والسلام