کاربینی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در سه شنبه, 14 خرداد 1392 13:57

نوشته شده توسط محسن مقیمی

بازدید: 948

 
بسمه تعالی

کاردانی روابط عمومی

گردآورنده : محسن مقیمی

روابط عمومی شرکت ملی پخش فراوردههای نفتی ایران منطقه تهران

مواردزیرباتوجه به مشاهدات خود ازمحیط واقعی کار را بطور اجمالی توضیح داده میشود.

توصیف فرایندانجام کار:

1- تشریح جریان فرایند کار:

انتشارفعالیتهای موردی کتاب - کتابچه - بروشور - ویژه نامه و....- پوشش تصویری مراسم و رویدادها - تهیه ارشیوعکس وتصویراز سازمان -برنامه ها وبرگزاری نمایشگاه-  کنفرانس

خبری - همایش - مناسبتها و ...... -شرکت درنمایشگاههای برون سازمانی و

تهیه ا قلام تبلیغاتی--

اطلاع رسانی به مخاطبین - اجرای طرح تکریم ارباب رجوع- تولید خبر-گزارش

ومقاله

2- ماشین الات ودستگاها

رایانه - پرینتر - اسکنر- فاکس

3- محصولات

تولیدات این سازمان بصورت کالا نیست بلکه ارائه خدمات میباشد.

4- نحوه کنترل کیفیت

توسطرئیس روابط عمومی مورد نظارت قرارمیگیرد.

 ضرورت روابط عمومي در يك سازمان

كار و زندگي در دنياي به شدت متحول و متغير كنوني، بدون سازمان‌هاي ارتباطي و اطلاعاتي بسختي امكان‌پذير است. مديريت و راهبرد در محيط كار و زندگي نيازمند دانش و اطلاعات كافي

براي تصميم‌گيري است. اما اين فضا كمتر اين اطمينان را براي مديران ايجاد مي‌كند. از اين روست كه نقش سازمان‌ها و نهادهاي ارتباطي و اطلاعاتي چون روابط عمومي‌ها اهميت بسزايي در دنياي جديد پيدا مي‌كند. هزاره‌اي كه ما در آن زندگي مي‌كنيم پر است از دگرگوني و تحول در ابعاد و اشكال گوناگون اندازه‌گيري و شتاب آن تقريباً براي ما غيرممكن است. طبيعي است كه سازمان‌هايي كه در اين عصر زندگي مي‌كنند با دشواري‌هاي بسياري روبه‌رو خواهند شد. زيرا با محيطي نامطمئن مواجه هستند. البته اين نمي‌تواند مفهوم و معناي بدي داشته باشد. زيرا هر قدر كه ميزان تغييرات در جامعه‌اي بيشتر شود. در چنين فضايي مديران به اطلاعات بيشتر و روشها و برنامه‌هاي منسجم و مدون‌تري نياز دارند. به هر حال اين تحولات مديران را دچار غافلگيري‌هاي شديد كرده و در اين فضا نقش يك روابط عمومي پويا كه اين تحولات را جزء به جزء دنبال كرده و با برنامه‌ريزي به سمت و سوي صحيح هدايت كند مورد توجه است.

شايان ذكر است اداره كل روابط عمومي وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي در نظر دارد مجموعه آموزشي روابط عمومي را هرماه و بصورت مستمر در اختيار مديران و مسئولان روابط عمومي قرار دهد كه فهرست اين جزوات به شرح زير مي باشد:

1-           تاريخچه، مباني و اصول روابط عمومي

2-           اهميت و نقش روابط عمومي در مديريت سازمان

3-           ارتباط با رسانه‌ها

4-           مباني ارتباطات و ارتباطات انساني

5-           خبر و اصول خبرنويسي

6-           افكارعمومي و روابط عمومي

7-           اصول تبليغات

8-           روابط عمومي الكترونيك

تاريخچة روابط عمومي در جهان

كاربرد اصطلاح روابط عمومي (Public Relation) به معناي مصطلح آن براي اولين بار به سال 1897 باز مي‌گردد. اين واژه در سالنامه ادارة اتحاديه راه‌آهن ايالات متحدة آمريكا به كار رفته است. اگرچه از گذشته‌هاي دور پادشاهان و فرمانروايان از برخي روش‌ها و تكنيك‌هاي روابط عمومي بهره مي‌جستند كه شواهد و علائم اين كوششها نشانگر نوعي برقراري ارتباطات و روابط عمومي است. اما تغيير و تحول در روشهاي ارتباطي به صورت مدرن و امروزي آن با تأسيس واحدها و دفاتر روابط عمومي از آمريكا شروع شد كه طي شش مرحله زمان‌بندي به موقعيت امروزي خود رسيده است.

از سال 1900 تا 1914 كه با رشد بسيار سريع واحدهاي اقتصادي، توليدي و بازرگاني همراه بود و به موازات آن مبارزه افكار عمومي برعليه مقاصد سودجويانه صاحبان صنايع رشد پيدا كرد. و همين امر صاحبان صنايع و شركتها را به فعاليت‌هاي روابط عمومي جهت جلب افكار عمومي متوجه نمود. در سال 1906 اولين شركت خصوصي خدماتي تحت عنوان روابط عمومي توسط آي وي لي (I-V-Lee) كه فارغ‌التحصيل دانشگاه پريستون و خبرنگار روزنامه نيويورك ورلد بود ايجاد شد كه اين فرد را پدر روابط عمومي در آمريكا مي‌نامند.

سال‌هاي 1918 تا 1929 به عنوان مرحلة پس از جنگ و رشد بسيار وسيع واحدهاي روابط عمومي، بويژه در زمينه‌هاي اقتصادي و نيز تشكيل نخستين دورة آموزشي روابط عمومي در سال 1923 در دانشگاه نيويورك، كه توسط (ادوارد.ال. برينز) تدريش شد.از سال 1929 تا 1939 كه با رشد پيگير، منظم و علمي روابط عمومي‌ها و اعمال كوششهاي فراوان جهت ايجاد توازن و هماهنگي بين منافع فردي و مصالح عامه صورت پذيرفت.

سال‌هاي 1939 تا 1945 و جنگ جهاني دوم: در اين دوره در كنار كميته اطلاعات عمومي، دولت اقدام به تأسيس ادارة اطلاعات جنگ كرد و برخورداري از روابط عمومي بجز در آمريكا در ساير كشورها چون انگليس، آلمان، فرانسه، هلند و ... هم احساس شد.

از سال 1945 تاكنون جهان با گسترش بسيار روزافزون واحدهاي روابط عمومي روبرو بوده است و همراه با آن كتاب‌ها و مطالب زياد در زمينة روابط عمومي تأليف شده است. مؤسسات آموزشي روابط عمومي، سازمانهاي سنجش افكار عمومي، انجمنها و اتحاديه‌هاي روابط عمومي و بالاخره رشته هاي تحصيلي دانشگاهي روابط عمومي بوجود آمد و روابط عمومي در تمام دنيا به عنوان يك امر ضروري مورد توجه قرار گرفت.

تاريخچة روابط عمومي درايران

براي اولين بار در مرداد ماه سال 1332 هجري شمسي در نمودار سازماني شركت سهامي تصفية نفت ايران مستقر در آبادان، اداره‌اي تأسيس شد كه آن را روابط عمومي ناميدند. از سال 1340 به بعد با الگوبرداري از اين شركت، وزارتخانه‌ها و مؤسسات بزرگ ديگر نيز به ترويج واحدهايي به نام‌هاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات كه بعداً همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت، پرداختند.

از سال 1350 ادارات روابط عمومي با شكل و تركيب فعلي و با آيين‌نامه‌ها، اساس‌نامه‌ها و شرح وظايف خاص خود از گسترش بيشتري برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداري و استخدامي كشور و وزارت اطلاعات و جهانگردي وقت‌ (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي) از سال 1354 تشكيلات جديد روابط عمومي در سازمان‌ها به تصويب رسيد و به تدريج رشد و توسعة ادارات روابط عمومي به حدي رسيد كه امروز شاهد ان هستيم كه هر مؤسسه، سازمان، كانون، نهاد و ... داراي روابط عمومي مي‌باشد.

تعريف روابط عمومي

تعاريف متعددي از روابط عمومي موجود است كه هركدام از زاويه خاصي به آن نگريسته است. ما در اينجا به تعدادي از آنها كه توسط صاحب‌نظران برجسته اين رشته مطرح شده است مي‌پردازيم.مارستين مي‌گويد: روابط عمومي عبارت است از هنري كه به كمك آن مي‌توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام كارمندان، مشتري‌ها و مردمي كه با آن سروكار دارند قرار داد.

دكتر حميد نطقي (پدر روابط عمومي ايران) در جايي روابط عمومي را وكيل مدافع سازمان در بيرون و مدعي‌العموم در داخل سازمان تعريف كرده است.

ركسي هارلو در تعريف روابط عمومي مي‌گويد، روابط عمومي عبارت از دانشي است كه توسط آن، سازمان‌ها آگاهانه مي‌كوشند به مسئوليت اجتماعي خويش عمل كنند تا بتوانند تفاهم و حمايت كساني را كه براي مؤسسه اهميت دارند، به دست آوردند.

اسكات‌ام كاتليپ صاحب نظر روابط عمومي در جهان: روابط عمومي، اداره كردن وظايف شناسايي و ايجاد، حفظ و نگهداري روابط مطلوب و برجسته بين سازمان و جامعه است. جامعه‌اي كه توفيق و ناكامي يك سازمان به آن وابسته است.لانگ و هازلتون؛ روابط عمومي كاركرد ارتباطي مديريت است كه از طريق آن سازمان‌ها با محيط خود سازگار مي‌شوند، آن را اصلاح مي‌كنند و تغيير مي‌دهند يا آن را حفظ مي‌كنند تا به اهداف سازماني دست يابند.

تعريف انجمن جهاني روابط عمومي: انجمن جهاني روابط عمومي در ماه مي 1960، تعريف زير را براي روابط عمومي تدوين و تصويب كرد. همين تعريف در نشست سال 1987 مكزيكو، مورد تائيد قرار گرفت.

براساس تعاريف ياد شده، مي‌توان ويژگي‌هايي را براي روابط عمومي بر شمرد:

-   روابط عمومي علم و دانشي است

-   كوشش آگاهانه و برنامه‌ريزي شده

-       وسيله جلب نظر، تفاهم و پشتيباني مخاطبان و حفظ و نگهداري آن با استفاده از وسايل مختلف نظير رسانه‌ها

-         بخشي از وظايف مديريت سازمان

-                   فعاليتي مبتني بر تحقيق

-                   روابط عمومي هنر است

-                   توجه به تجزيه و تحليل گرايش‌ها

-                   وسيله مشاورة مديران

-                   وسيله تغيير در افكار عمومي

-                   وسيله اطلاع رساني به مردم

-                   وسيله ايجاد ارتباط دوسويه بين سازمان با مخاطب و بالعكس

-                   وسيله ايجاد ارتباط اقناعي

براساس آنچه كه بيان شد، مي‌توان تعريف كاملي را براي روابط عمومي ارائه داد: روابط عمومي، مجموعه‌اي از عمليات ارتباطي آگاهانه مبتني بر برنامه و تحقيق است كه با استفاده از شيوه‌هاي علمي و هنري به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع يابي از نظرهاي آنان، تجزيه و تحليل گرايش‌هاي مخاطبان و افكار عمومي به منظور گفتگو با آنان براي رسيدن به تفاهم با كاربرد روش‌ها و ابزارهاي ارتباطي نوشتاري، گفتاري، ديداري و شنيداري است.

آشنايي اجمالي با فعاليت‌هاي روابط عمومي

از آنجا كه وظيفه روابط عمومي‌ها، مردم داري، تعاطي افكار، شكيبايي و بردباري در شنيدن، صداقت و انصاف در پاسخگويي و ... است و همچنين مؤظف به اجرا و انجام وظايف و فعاليت‌هاي خود مي‌باشند در اين بخش به طبقه‌بندي فعاليت‌هاي يك روابط عمومي‌ مي‌پردازيم چرا كه اجراي اين شاخصها و فعاليت‌ها مورد انتظار از يك روابط عمومي كارآمد است.

1-     ارتباطات مردمي

الف) ارتباطات مردمي در شاخه دريافت پيشنهادها

-         داشتن فرم پيشنهادها

-         نحوه جمع‌آوري پيشنهادها

-         داشتن دبيرخانه يا واحد مرتبط

-         طبقه بندي پيشنهادها و ارائه جدول

-         چگونگي قدرداني از افراد پيشنهاد دهنده

-         پيگيري پيشنهادها

-         ارزيابي اثربخشي پيشنهادها

ب) ارتباطات مردمي در شاخه پاسخگويي

-         استفاده از راهكارهاي مختلف نظير نامه، صندوق پستي و ...

-         استدلال كافي و اقناع لازم در پاسخگويي

-         ستون پرسش و پاسخ در نشريه داخلي سازمان

-         جلسات پرسش و پاسخ كاركنان و مردم

-         تريبون آزاد

-         اختصاص تلفن و پست صوتي

عمده ترين اهداف واحد ارتباطات مردمي در يك واحد روابط عمومي را مي‌توان به شرح زير فهرست كرد:

1-     ايجاد ارتباط حضوري و چهره به چهره بين مديران سازمان با مردم و كاركنان

2-     تكميل فرآيند اطلاع رساني به مردم و كاركنان و تعيين نقاط تاريك و پيامهاي ناگفته براي آنان

3-     رفع فوري تعدادي از مشكلات كاركنان و مردم

4-   ايجاد ارتباط دوسويه با مردم و كاركنان، دريافت پي فرمت پيامهاي ارايه شده كه در نهايت، رضايتمندي و قانع شدن آنان را در پي دارد؛

5-     بسط و توسعه ارتباط بين مديريت و كاركنان سازمان به منظور رفع مشكلات كاركنان

6-     ايجاد مجراي مناسب براي آشنايي با نقطه‌نظرها، ديدگاهها، پيشنهادها و مشكلات مردم و كاركنان

سازماندهي ارتباطات مردمي

بي‌ترديد تحقق و تامين اهداف يادشده، مستلزم طراحي واحدي به نام «ارتباطات مردمي» است تا بتواند ضمن برنامه ريزي و نظارت بر انجام آن، فعاليت‌هاي ارتباطات مردمي را به مرحله اجرا بگذارد. ضمناً بايد به اين نكته توجه داشت «ارتباطات مردمي، صرفاً پاسخگويي به تلفن‌ها و يا پاسخ به چند نامه نيست، بلكه «ارتباط مردمي» ايده‌آل، بايد بتواند به اهداف مورد نظر، جامة تحقق بپوشاند.

انواع ارتباطات مردمي

مهمترين انواع «ارتباطات مردمي» كه روابط عمومي بايد آنها را در برنامة عملي سالانه خود منظور كند، عبارت است از:

الف- ارتباطات مردمي درون سازماني

1-   برگزاري جلسات پرسش و پاسخ بين كاركنان و مديريت: يكي از شيوه‌هاي مهم ارتباطات مردمي درون سازماني است. اين شيوه معمولاً به دو شكل تحقق مي‌يابد: اول اينكه هريك از كاركنان به طور انفرادي با رئيس سازمان مربوط ملاقات كرده، ديدگاهها و مسايل خود را با وي درميان مي‌گذارند. دوم اينكه در يك نشست عمومي معمولاً پس از بيان كلياتي توسط مسئولان كه مي‌تواند در متن خود، پاسخهايي را در بر داشته باشد، كاركنان پرسشهاي خود را به طور كتبي و يا شفاهي طرح مي‌كنند تا مسئولان سازمان، پاسخهاي لازم را ارايه كنند.

2-   برگزاري جلسات تريبون آزاد، در اين شيوه، روابط عمومي با صدور اطلاعيه‌اي از كليه كاركنان داوطلب، درخواست مي‌كند تا در صورت تمايل در جلسه بحث آزاد شركت كنند. آنگاه با اعلام قبلي، جلسه را در يك روز معين برگزار مي‌كند.

يكي از ويژگيهاي عمده اين گونه جلسات، اداره آن توسط خود كاركنان است و معمولاً اين   كار با انتخاب يك نفر از بين كاركنان به عنوان دبير جلسه صورت مي‌گيرد. در اين جلسات هريك از كاركنان به طور آزاد و شفاهي نقطه نظرات خود را مطرح مي‌سازد و مسئول مربوط پاسخ لازم را ارايه مي‌كند.

ب) ارتباطات مردمي برون سازماني

صرف نظر از شيوه‌هاي ارتباطات مردمي درون سازماني، اهم شيوه‌هاي مرسوم برون سازماني در زير مي‌آيد:

1-     برگزاري جلسه با هريك از اقشار مردم

بي‌ترديد، هيچ خدمتي وجود ندارد كه به نحوي كليه اقشار مردم را تحت تاثير قرار ندهد، لذا در برنامه ريزي ارتباطات مردمي، بايد براي هريك از گروه‌هاي هدف برنامه ريزي كرد. ضمن اينكه بايد توجه داشت كه هر سازماني بايد به طور ويژه مخاطبان خاص خود را در طراحي ارتباطات مردمي منظور كند.

2-     ارتباطات مردمي تلفني

از شيوه‌هاي مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمي، اختصاص چند شماره تماس براي ارتباط تلفني مخاطبان با روابط عمومي سازمان به عنوان سخنگوي دستگاه ذي‌ربط است. اين شيوه به مخاطب امكان مي‌دهد تا هر آن، در صورت تمايل، از طريق تلفن، ديدگاهها يا مسايل خود را مطرح سازد.

3-     ارتباطات مردمي مكاتبه‌اي

يكي از شيوه‌هاي قديمي و پايدار ارتباطات مردمي به ويژه در بعد برون سازماني، دريافت نامه‌هاي مردم و پاسخگويي دقيق و صحيح به آنهاست. در اين مورد، روابط عمومي بايد در دوره‌هاي زماني معين، نامه‌ها را افزون بر ارسال پاسخ براي هريك از آنها، تجزيه و تحليل كند و طبق رويه يادشده به مديريت سازمان منعكس سازد.

4-     حضور مديران در بين مخاطبان خاص

ارتباطات مردمي برون سازماني خود بايد مخاطبان خاصي را دعوت كرده و جلسه پرسش و پاسخ بين آنان و مديريت برگزار كند بايد افزود كه شيوه ديگر ارتباطات مردمي برون سازماني، حضور مديران در بين مخاطبان خاص است كه حتي تاثير مثبت آن بيشتر از شيوه‌هاي قبلي است.

5-     دريافت پيشنهادهاي كاركنان

شيوه ديگري كه در ارتباطات مردمي مي‌توان در نظر داشت، دريافت پيشنهادهاي كاركنان است شيوه مورد نظر در اين راه كاربرد «نظام پيشنهادهاي كاركنان» است. در اين نظام هدف، بهره‌مندي سازمان از پيشنهادهاي كليه كاركنان است. بايد به همه پيشنهادهاي قابل قبول براساس درجه اهميت، پاداشي اعطا كرد.در نظام پيشنهادهاي كاركنان، پيشنهادها پس از بررسي در كميته اجرايي و تائيد آن در گروههاي كارشناسي، از طريق كميته مركزي به بالاترين مقام سازمان منعكس مي‌شود و با امضاي بالاترين مقام سازمان قابليت اجرايي پيدا مي‌كند.

2- ارتباطات رسانه‌اي

الف) ارتباطات رسانه‌اي در شاخة خبر

1-     ذكر منبع خبر

2-     برخورداري از ارزشهاي خبري

3-     استفاده از سبك‌هاي خبري

4-     تيتر و روتير خبري

5-     سرعت در ارسال خبر

6-     درست‌نويسي و نشر مناسب

7-     مختصر و مفيد بودن متن خبر

8-     روشن و رسا بودن و عدم ابهام

9-     داشتن فرم منظم خبري

10-   ميزان و نحوة انعكاس خبر در نشريات

ب) ارتباطات رسانه‌اي در شاخه جوابيه

1-     سرعت در ارسال جوابيه

2-     لحن و گفتار مثبت و مؤدبانه در جوابيه

3-     كامل و جامع بودن نوع جوابيه

4-     داشتن تيتر مناسب

5-     ذكر نام و تاريخ و شماره نشريه

6-     درست و صحيح نويسي جوابيه

7-     مختصر و مفيد بودن جوابيه

8-     روشن، واضح و صريح بودن جوابيه

1-     وجود خلاقيت و برجستگي در كار

2-     نحوه برجسته سازي مطالب مهم

3-     رعايت قانون مطبوعات

4-     انطباق كلي مطالب با اهداف سازمان

5-     تنوع مطالب و نزديكي به اهداف

6-     مشخص بودن محل درج مطالب

7-     كيفيت مطالب مندرج و ارزش آنها

8-     شخصيت مداري يا سازمان مداري در نشريه

9-     استفاده از طرح‌ها و تصاوير مناسب

10-   طراحي و صفحه‌آرايي و ويرايش خوب

11-   تناسب قطع و اندازه و زمان انتشار نشريه

12-   طراحي روي جلد و انطباق آن با ماهيت سازمان

4- آموزش

1-     مشخص بودن طول دوره آموزش

2-     داشتن سرفصل و منابع آموزشي كارآمد

3-     دعوت از اساتيد برجسته و خبره

4-     فراهم آوردن جزوات آموزشي و كمك آموزشي

5-     برگزاري آزمون در پايان دوره آموزشي

6-     اعطاي گواهي نامه و اعلام ريز نمرات پايان دوره

7-     اشتراك نشريات علمي تخصصي

5- نظرسنجي

1-     چگونگي تدوين طرح تحقيق

2-     چگونگي ترتيب مراحل تحقيق

3-     چگونگي گردآوري و تنظيم اطلاعات

4-     چگونگي نظرسنجي و نمونه‌گيري

5-     تنظيم و استخراج جداول يك بعدي و دو بعدي

6-     انجام آزمون فرضيه‌ها

7-     بهره‌گيري و بهره‌برداري از نمودارهاي آماري

8-     نحوة تجزيه و تحليل اطلاعات و داده‌ها

9-     چگونگي ارائه راه‌حلها و نتيجه گيري

10-   ذكر ضمايم (فهرست‌ها، منابع، پرسشنامه‌ها و ...)

11-   ميزان توجه و اهميت دادن به موضوع

12-   وجود خلاقيت و برجستگي در كار

13-   هماهنگي و همسويي موضوع مورد تحقيق با اهداف روابط عمومي

روابط عمومي، وظايف، كاركرد

با توجه به مطالبي كه پيشتر در ارتباط با فعاليت و كاركردهاي روابط عمومي ذكر شد، در اينجا سعي مي‌كنيم اين مطالب بيشتر بسط داده و تشريح شود. لازم به ذكر است انشاءا.... تلاش خواهيم كرد در جزوات بعدي هريك از اين وظايف را به طور جداگانه مورد بررسي قرار دهيم.

ارتباط با رسانه‌ها

ارتباط روابط عمومي‌ها با رسانه‌ها، يكي از وظايف اصلي روابط عمومي است؛ به گونه‌اي كه يكي از تعاريف روابط عمومي، آن را كابرد خردمندانه «رسانه‌ها» براي نفوذ در «افكار عمومي» مي داند. بنابراين توفيق روابط عمومي در تاثيرگذاري كامل بر افكار عمومي نيازمند بهره‌برداري بهينه از ارتباط سنتي، رسانه‌اي و مستقيم است. وسايل ارتباط جمعي با داشتن ويژگي‌هايي نظير سرعت انتشار پيام، گسترة توزيع پيام، افزايش گيرايي و جذابيت پيام و نياز نداشتن به صرف هزينه‌هاي زياد، از قابليت شايان توجهي براي كاربرد در روابط عمومي برخوردار هستند، به عبارت صريحتر روابط عمومي بدون كاربرد رسانه‌ها ، نمي‌تواند به اهداف خود دست يابد و براي توفيق خود، محتاج و نيازمند ارتباط اصولي با رسانه‌هاست. تأمل در كاركردهاي رسانه‌ها و روابط عمومي، نشان مي دهد كه اين دو از لحاظ شيوه‌هاي كاري و اهداف، داراي شباهت و فصل‌هاي مشترك‌ زيادي هستند كه در زير به برخي از آنها اشاره مي شود.

1- اطلاع‌رساني: يكي از وظايف اصلي رسانه‌ها، اطلاع‌رساني به مردم است. راديو، تلويزيون و مطبوعات، هر روز انبوهي از اطلاعات و پيام‌ها را به صورت نوشته يا صدا و تصوير در قالب‌هاي مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فيلم، نمايش و .... به مردم عرضه مي‌كنند. از طرف ديگر، مطالعة شرح وظايف روابط عمومي حاكي از آن است كه روابط عمومي نيز همچون رسانه‌ها، درصدد اطلاع‌رساني است و اين از وظايف عمدة آن محسوب مي شود.

2- تاثيرگذاري بر افكار عمومي: تاثيرگذاري بر افكار عمومي و جلب توجه آن، از اهداف مشترك رسانه‌ها و روابط عمومي است. همچنين، هردو، از افكار عمومي تاثير پذيرفته و سعي دارند براي كارآيي بيشتر، پس فرمت‌هاي آن را درباره عملكرد خود بررسي كنند.

3- مخاطبان يكسان: رسانه‌ها و روابط عمومي داراي مخاطبان يكسان هستند كه همانا مردم مي‌باشند گرچه ممكن است كه روابط عمومي با هدف تاثيرگذاري خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسيم كرده و دايره و شعاع پيام آن محدودتر از رسانه‌ها باشد.

4- استفاده از فنون و ابزارهاي مشترك: رسانه‌ها و روابط عمومي هردو از فنون و ابزارهاي يكسان استفاده مي‌كنند. استفاده از عكاسي، تصويربرداري، نويسندگي، خبرنويسي، گزارش‌نويسي، گرافيك، طراحي و ... بخشي از فنون و ابزارهاي مشتركي هستند كه اين دو به كار مي برند.

آموزش در روابط عمومي

آموزش كاركنان روابط عمومي و بهسازي توان علمي - تخصصي آنان، يكي از امور بسيار ضروري در روابط عمومي است. بايستي با كاربرد شيوه‌هاي مختلف كوشيد تا كاركنان روابط عمومي پيوسته با آخرين مطالب علمي روز در زمينه‌هاي روابط عمومي و ارتباطات آشنا شوند.

1- اشترك نشريات تخصصي روابط عمومي: در حال حاضر در كشور چندين نشريه تخصصي در حوزه ارتباطات و روابط عمومي چاپ و منتشر مي شود روابط عمومي‌ها بهتر است اين نشريات را براي كاركنان خود تهيه كنند و در اختيار آنان قرار دهند تا از اين طريق، آنان پيوسته از مطالب تخصصي و آموزشي استفاده كنند.

2- برگزاري سخنرانيهاي تخصصي: با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومي مي‌توان كاركنان روابط عمومي را با تازه‌ترين نظريه‌ها و تجربيات روابط عمومي آشنا كرد.

3- برگزاري همايش آموزشي: در اين روش، تعدادي از افراد صاحب نظر در زمينه روابط عمومي درباره يك موضوع خاص از موضوعات مربوط به روابط عمومي به ايراد سخنراني مي‌پردازند و كاركنان از اين طريق، اطلاعات خود را در زمينه‌هاي مختلف عمق مي‌بخشند.

4- انتشار نشريه‌هاي آموزش ادواري يا موردي: انتشار نشريه آموزش ادواري مي‌تواند يكي از راه‌كارهاي آموزشي باشد، با اين وصف، دست كم مي‌توان به انتشار نشريات موردي درباره يكي از موضوع‌هاي مربوط به روابط عمومي اقدام كرد.

5- برگزاري دوره‌هاي كوتاه مدت آموزشي: برگزاري اين گونه دوره‌ها بويژه براي كارشناسان رشته‌هاي غير مرتبط با روابط عمومي و كاركنان ساده و نيز عمق بخشيدن و نوسازي معلومات تخصصي كارشناسان داراي مهارت‌هاي علمي دانشگاهي درباره روابط عمومي و ارتباطات نيز ضروري است. اجراي چنين حوزه‌هايي، هم شعور علمي و تخصصي كاركنان را افزايش مي‌دهد و هم با احتساب آن در ارتقاي گروه شغلي، آنان از انگيزشي كافي برخوردار خواهند شد.

امور فرهنگي و نمايشگاهها

بخشي از فعاليت‌هاي روابط عمومي، شامل فعاليت‌ها و امور فرهنگي و نمايشگاهي است كه در اين بخش يكي از اهداف عمده روابط عمومي، يعني فرهنگ‌سازي دنبال مي‌شود. براي آشنايي بهتر با اين نوع فعاليت‌ها، فهرست اهم فعاليت‌هاي اين بخش بيان مي‌شود:

1-     برگزاري مراسم و گراميداشت مناسبتها

2-     برگزاري نمايشگاه‌هاي داخلي و خارجي

3-     اجراي امور سمعي و بصري شامل توليد عكس، فيلم، اسلايد، پارچه نويسي و خطاطي

4-     برگزاري سمينار

منابع و مأخذ:

-         روابط عمومي توانمند بازوي مديريت - محمد بصريان راد - تابستان 81

-         فنون روابط عمومي - اداره كل تبليغات معاونت امور مطبوعاتي و تبليغاتي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي - خرداد

-         اصول و فنون برنامه ريزي در روابط عمومي - علي اكبر ميرسعيد قاضي

-         روابط عمومي در چهارده گفتار - معاونت امور مطبوعاتي و تبليغاتي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي

-         مباني روابط عمومي - احمد يحيايي ايله‌اي

-         تئوري و عمل در روابط عمومي و ارتباطات - علي ميرسعيد قاضي