بسم الله الرحمن الرحیم
موضوع: روابط عمومی شهرداری منطقه 9
نام درس: کاربینی
دانشجو: فرزانه حیدری
دانشجوی کارشناسی روابط عمومی رسانه
مقدمه
روابط عمومی به عنوان یک «فن» و «هنر» نقش بسزایی در برقراری و تسهیل ارتباط دو سویه بین مدیران سازمانها و آحاد مردم دارد، به طوری که امروزه کمتر سازمانی را میتوان یافت که خود را بینیاز از روابط عمومی بداند و در عین حال موفقیتهای چشمگیری را در زمینههای موردنظر و تحقق اهداف از بین تعیین شده به دست آورده باشد.
روابط عمومی هنگامی به موفقیت خواهد رسید که از سوی بالاترین قدرت سازمان مورد حمایت قرار گیرد. اگر روابط عمومی مورد قبول و باور مدیران بالای سازمان باشد میتوان به عنوان بازوی مدیریت در مر ارتباط و استقرار حسن نیت و تفاهم عمل نماید. این امر در صورتی محقق میباید که مدیر یک سازمان بپذیرد برقراری ارتباط با گروههیا داخلی و خارجی سازمان به عنوان یک وظیفه مهم روابط عمومی به شمار میرود و با در اختیار گذاشتن امکانات مادی و معنوی نقش اصلی را در تقویت برنامههای روابط عمومی ایفا خواهد نمود. ارتباطات نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف یک سازمان ایفا میکند و بهبود کیفی و کمی فعالیتهای سازمان وا فزایش بهرهوری از امکانات و نیروی انسانی در سایه انعکاس هر چه بهتر فعالیتها و مصوبات سازمان به جامعه و بهرهگیری از امکانات و قابلیتهای اجتماع و مشارکت عمومی افراد میباشد.
در این راستا روابط عمومی که حلقه ارتباط سازمانها با جامعه هستند میتوانند نقش بسیار اساسی را پذیرا شوند و به طور کلی هر چه این ارتباط با مردم و جامعه گسترده و مفیدتر صورت پذیرد به همان اندازه سازمان یا موسسه در رسیدن به اهداف و آرمانهای خود موفقتر خواهد بود.
به طور کلی در دنیای امروز که مردم در کلیه صحنههای جامعه حضور فعال دارند و افکار عمومی در تصمیمگیریهای دستاندرکاران نقش اساسی دارد و هیچ برنامه و فعالیتی بدون مشارکت و حضور مردم به خوبی اجرا نمیگردد بدین جهت شناخت افکار عمومی و ارزیابی آن یکی از نیازهای اساسی روابط عمومی به شمار میرود.
اطلاعرسانی در روابط عمومی
جایگاه تبلیغات:
1- تبلیغات در روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران از جایگاه ویژه و خاص برخوردار میباشد چرا که تبلیغات را میتوان یکی از روشهای موثر در جهت تغییر نگرش و فرهنگسازی در بین افراد جامعه به شمار آورد.
2- روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران جهت اطلاعرسانی مناسب و به موقع از جایگاه ویژه رسانه و مطبوعات و همچنین از تبلیغات جهت تاثیرگذاری بر روی افکار عمومی بهره میگیرد.
3- در روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران برای بالا بردن سطح آگاهی مردم از جایگاه ویژه تبلیغات و نیز از اطلاعرسانی مناسب توسط واحد ارتباطات رسانهای در جهت بالا بردن سطح آگاهی مورد استفاده قرار میگیرد.
4- روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران در جهت رفع مشکلات مردم منطقه از برنامههایی همچون ملاقات مردمی با شهردار و مسئولین ذیربط را در دستور کار خود قرار داده است.
هر سازمان برای جهتدهی افکار عمومی، در جهت ایجاد نگرشهای مثبت با بهرهگیری از ابزار تبلیغات، قادر است سه قالب رفتاری را اعمال کند.
ایجاد انگیزههای لازم به منظور حفظ و نگهداری نگرشهای مثبت در گروههای اجتماعی دارای نگرش مطلوب نسبت به عملکرد سازمان.
ایجاد تغییرات نگرشی در گروههای دارای نگرشهای بیتفاوت و ایجاد انگیزه در جهت تغییرات مثبت.
برنامهریزی در جهت شناسایی گروههای دارای نگرشهای منفی و مخالف و ایجاد تغییرات لازم در نگرش این افراد در جهت مثبت
البته این نکته را نمیتوان نادیده گرفت که گروههای دارای نگرشهای منفی از نظر روانی، گرایشهای لازم برای پذیرش تغییر را دارا هستند. چرا که نگرشهای منفی این گروهها حاصل نیازهای سرکوب شده و توقعهای بیپاسخ این افراد از سازمان است. به عبارت دیگر با یک برنامهریزی دقیق برای این گروهها، شناسایی نیازها و خواستههای آنان و تلاش در جهت تأمین نیازهاهی معقول گروههای مخاطب دارای نگرش منفی، خواه ناخواه انگیزههای لازم برای تبدیل و تغییر ایجاد میشود.
آنچه در این زمینه حایز اهمیت است، آن که مسئولیت حفظ و نگهداری و یا ایجاد تغییر در نگرشهای گروههای مخاطب هر سازمان، بر عهده روابط عمومی سازمان است و از جمله ابزاری که در این زمینه مورد بهرهبرداری قرار میگیرد تبلیغات است که شیوههای اجرایی آن با توجه به نتایج حاصل از بررسیها و پژوهشهای لازم در این زمینه تعیین میشود.
انواع تبلیغات:
دانشمندان علوم رفتاری، تبلیغات را در گونههای تبلیغات سفید، سیاه و خاکستری تقسیمبندی نمودند.
وظایف روابط عمومی
وظایف روابط عمومی را میتوان به چند دسته تقسیمبندی کرد که این وظایف از نظر شکل و محتوا، شیوههای فنون اجرا با یکدیگر تفاوت دارد که هر یک دانش و مهارت خاص خود میباشد و ابزارهای متفاوتی را میطلبد.
الف) اطلاع رسانی:
اولین اصل جامعه مدنی و یک نظام مردمسالار اصل شفافیت و عینیت امور و پاسخگویی است. در جوامع اطلاعاتی و جوامع دیجیتالی که براساس جمعآوری، انباشت، چرخش و گردش سریع دادهها و اطلاعات از طریق رایانه و اینترنت بنا شده روابط عمومیها براساس ایفاء نقش اطلاعرسانی یکی از عوامل اصلی تولید کننده اطلاعات هستند. بازیگر اصلی جوامع اطلاعاتی و مراکز تحقیقاتی، روابط عمومیها و وظیفه اصلی اطلاعرسانی آنها است. روابط عمومیهای بخش دولتی، نیمه دولتی، خصوصی، سازمان سیاسی اجتماعی، فرهنگی، صنعتی، بازرگانی، بخش اصلی اطلاعات در جوامع اطلاعاتی آینده را تولید و به جریان میاندازد.
ب) تبلیغ و ترغیب:
دومین وظیفه روابط عمومیهاه ترغیب، تشویق، مجابسازی، متقاعدسازی و انگیزهدهی است. این وظیفه نیز فنون و شیوه خاص خودش را داراست. کارشناسان روابط عمومی با بهرهگیری از یافتههای روانشناسی، روانشناسی اجتماعی، هنر و مهارتهای دیگر علوم رفتاری از اهداف سازمانی و برنامههای خود تبلیغ مینمایند.
در حقیقت روابط عمومی یک طرفه به دنبال تزریق دیدگاهها و خواستهای سازمان برنمیآید بلکه در صدد ایجاد روابط صادقی است بین منافع سازمانی و خصوصی و منافع عموم و همگان.
ج) مشارکتجویی، همگرایی و بهینهسازی امور:
کوتاه کردن فاصله بین مدیران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمانها و نیروی درون و برون سازمان و جلب و جذب حمایتهای آنها جهت ایجاد فضای مشارکت و روح جمعی جهت تحقق اهداف سازمانی از وظایف دیگر روابط عمومی به شمار میآید. سازمان از طریق مشارکت در امور عمومی و مدیریت روابط عمومی مرتبط با سازمان و از میان برداشتن بخشی از مشکلات جامعه باید وظایف، تکالیف و تعهدات شهروندی خویش را به انجام رسانند.
مدیریت روابط عمومی
روابط عمومی هنگامی به موفقیت خواهد رید که از سوی بالاترین قدرت سازمان مورد حمایت قرار گیرد داشتن اعتبار و وجهه اجتماعی برای سازمان، توجه به مسائل فرهنگی و اخلاقی و هنجارهای اجتماعی و ایفای تعهد نسبت به ارزشهای جامعه، مشارکت در امور عامالمنفعه و به طور خلاصه دفاع از حقوق مردم، از ضرورتهای بقای یک سازمان است و این وظایف، رسالت روابط عمومی سازمان محسوب میشود.
روابط عمومی هر سازمانی در جستجوی تقویت و یا اشاعه آن سازمان میباشد. امروزه اطلاعات با ارزشترین سرمایه یک سازمان به شمار میرود.
آنچه که مرود نیاز سازمانهای امروز جهان میباشد اطلاعات و انسانهای متخصص، آگاه و بالغ دارای ویژگیهای متمایز از مدیریت به سبک سنتی است.
آنچه که شیرازه، قوام و روام سازمانهای اطلاع محور، پویا و متحول است، نگرش و بینش و روابط عمومی حاکم بر تیم مدیریت سازمان است.
حضور موثر و فعال در عرصه اطلاعرسانی، خیر، تجزیه و تحلیل، تفسیر و ارائه رهنمودهایی روشنگر چیزی است که لازمه ایجاد و جمله مثبت از سازمان در جامعه است و از طرف دیگر سنجش میزان گرایشها و یا گریزهای جامعه از سازمان، از سرچشمه آنها و یا از آیینه تمام نمای جامعه (مطبوعات، رادیو، تلویزیون و سخنرانان) وظیفه روابط عمومی است تا به مدیران این هوشیاری و آگاهی را بدهد که در جامعه پیرامون آنها چه میگذرد و مدیران چه باید بکنند و چگونه با ناملایمات و یا ناسازگاریهای به راه افتاده مقابله کنند، چه باید بگویند، چگونه، کی و به چه وسیله و با چه کسانی سخن بگویند، همه اینها را باید کارشناسان روابط عمومی و مدیران روابط عمومی تهیه کنند. آنها هستند که مشکل را باید دریابند و به ریشههای مشکل بپردازند، اقشار نفوذپذیر و یا آسیبپذیر از این مشکل را دریابند و آنگاه با تدوین متن و محتوایی قابل فهم مخاطب، وسیله و کانال ارتباطی موثر را انتخاب کنند و زمان مناسبی را برای تاثیر و پاسخگویی را تعیین میکند و به طراحی یک فرایند ارتباطی پرداخته و سپس آن را اجرا میکنند.
مسئولین روابط عمومی، مشاورانی امین و صادق برای مدیران از لحاظ مسائل روابط انسانی و روانی جامعه و افکار عمومی و نمایندگی امین از طرف سازمان در جامعه هستند.
مدیران و کارکنان روابط عمومی سازمان، نمایندگان افکار عمومی هستند. آنان در قالب مشاوره به عنوان سیاستگزارانی امین، برای سازمان سخن میگویند و در فراسوی اهداف کوتاهمدت سازمان صلاح و مصلحت عمومی و سعات همیشگی سازمان را خواستارند.
به طور کلی کار اصلی و ماموریت اساسی مسئولین روابط عمومی ایجاد رابطه با فرد، گروه و با عموم است.
مسئول روابط عمومی ماموریت دارد تا با افراد، گروهها و سازمانهایی که به نحوی برای سازمان اهمیت دارند و یا در آینده اهمیت خواهند داشت ارتباط مفید و موثر برقرار کنند.
بررسی عملکرد واحدهای مختلف روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران:
شورای نامگذاری معابر و اماکن:
این شورا با اهداف تغییر نام معابر و اماکن شهر تهران تاسیس که در روابط عمومی هر منطقه مستقر میباشد جهت تغییر نام معابر و اماکن شهر تهران واقع در تمام مناطق از جمله 12 شهرداری تهران، خانوادههای معظم شهدا درخواست خود را به صورت کتبی به این شورا اعلام نموده تا شورای مذکور نسبت به تغییر یا عدم تغییر آن اماکن اقدامات لازم را به عمل آورد.
مسئول مربوطه درخواستهای ارائه شده توسط خانوادههای معظم شهدا به روابط عمومی، همراه با نقشه آدرسهای موردنظر را در مقیاس کوچک تهیه و به کمیسیون نامگذاری منطقه ارائه مینماید. کمیسیون موردنظر که متشکل از نماینده بنیاد شهید منطقه، مسئول رسیدگی به امور مساجد، شهردار منطقه، رئیس روابط عمومی منطقه و معاول امور اجتماعی میباشد، درخواستهای ارائه شده را مورد بررسی قرار داده و در خصوص تغییر یا عدم تغییر نام معابر و اماکن تصمیمگیری نموده و در صورت موافقت شورا، به تایید کلیه اعضا میرسد.
پس از تایید کمیسیون موردنظر در منطقه، مصوبه کمیسیون جهت طی مراحل قانونی به ادارهی کل روابط عمومی شهرداری تهران ارسال میگردد و پس از تایید این اداره کل روابط عمومی شهرداری تهران به شورای شهر تهران ارسال میگردد و در صورت تایید شورای شهر تهران، مصوبه به روابط عمومی منطقه جهت تغییر نام و نامگذاری جدید ابلاغ میگردد. پس از ابلاغ مصوبه توسط شورای شهر تهران، روابط عمومی نامهای به زیباسازی و واحد ترافیک منطقه، جهت پلاککوبی جدید و نصب آن ارسال میگردد تا اقدامات لازم به عمل آید و در نهایت واحد مذکور نتیجه اقدامات انجام شده را به روابط عمومی اعلام و گزارش مینماید.
دفتر روابط عمومی:
دفتر روابط مسئولین تدوین و طراحی راهکارهای مناسب برای بهبود برنامههیا مدیریتی روابط عمومی اعم از ملاقات، دیدارها و ارتباطات تلفنی را عهدهدار میباشد. کنترل نامههای وارده به حوضه مدیریتی روابط عمومی و توصیه آنها کسب دستور مدیریت روابط عمومی از وظایف دفتر روابط عمومی میباشد همچننی پاسخگویی به مراجعین، تلفنها، تعیین وقت ملاقاتها و دیدار مدیر روابط عمومی را میتوان از وظایف دیگر روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران برشمرد. تنظیم وقت جلسات شهردار با معاونین از وظایف دیگر روابط عمومی برشمرد تهیه صورت جلسه و ارسال آن به واحدهای مختلف شهرداری منطقه 9 را میتوان از وظایف دیگر دفتر روابط عمومی در نظر گرفت.
پیگیری مصوبات جلسه معاونین و همچنین دریافت پاسخگوییهای ارسالی از واحدهای مختلف جهت تجزیه و تحلیل مدیریت روابط عمومی از وظایف دیگر دفتر روابط عمومی میتوان در نظر گرفت.
پس از دریافت پاسخهای ارسالی از واحدهای مختلف شهرداری منطقه 9 تهران و همچنین تجزیه و تحلیل آن توسط مدیریت روابط عمومی، در جلسه بعدی معاونین مطرح و ارائه میگردد.
واحد تبلیغات و انتشارات:
واحد تبلیغات و انتشارات مسئولیت تهیه و تنظیم بولتن داخلی به نام پیام شهرداری منطقه 9 میباشد نشریه به منظور اطلاعرسانی اخبار منطقه و ارتباط بین مدیران و کارمندان میباشد. در انتها بولتن تحت عنوان تریبون آزاد میباشد که در این بخش نظرات و پیشنهادات و انتقادات کارمندان جهت اطلاع و پاسخ شهردار منطقه درج میگردد. همچنین بولتنهایی از عملکرد و پروژههای در حال اجرا به صورت مصور جهت ارسال به شهردار تهران و شهردار منطقه تهیه و تنظیم میگردد.
هر 6 ماه عملکرد حوزهها به صورت کاتالوگ تهیه و چاپ میشود. همچنین اطلاعات تهیه شده به صورت بروشور در اختیار شهروندان قرار میگیرد.
واحد تبلیغات و انتشارات روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران برای مناسبتها و اعیاد گوناگون پارچهنویسی برای سطح منطقه پیشبینی مینماید.
واحد مذکور جهت اطلاعرسانی به شهروندان در مورد گوناگون همچون بازیافت، همچنین آموزشهای لازم هنگام وقوع زلزله، 137، مبارزه با موش و ... در زمانهای مناسب پارچه و بنر تهیه و توسط عوامل در سطح منطقه نصب میگردد.
واحد ارسال اخبار:
اتفاق انجام گرفته در سطح سازمان از طریق روابط عمومی به صورت اخبار روزانه تهیه و به جراید و مطبوعات و خبرگزاریها ارسال میگردد. این عمل در جهت اطلاعرسانی و همچنین روشن شدن افکار عمومی با توجه به اقدامات انجام گرفته میباشد.
واحد ارسال جوابیه:
انعکاس و بازتاب نظرات و پیشنهادات افکار عمومی در رسانهها میتواند مثبت و یا منفی باشد که عموما نقش منفی دارد و در ارتباط با نقاط ضعف و مشکلات است. این عمل روابط عمومی سازمان را وادار به ارسال جوابیه میکند. جوابیهها عموما با ماهیت توضیح تکذیب، تصحیح، تشکر و ... بوده که بیشترین جوابیهها توضیح موارد انعکاس میباشد.
واحد سمعی و بصری:
واحد سمعی و بصری مسئولیت تهیه کلیه گزارشهای تصویری را عهدهدار میباشند. گزارشهای تصویری شامل ضبط مصاحبه شبکههای مختلف خبری با شهردار، معاونین و مسئولین ذیربط و همچنین تهیه عکس و گزارش از رویدادهای مختلف شهری میباشد.
مسئول واحد سمعی و بصری با دستور مستقیم مدیریت روابط عمومی برای تهیه گزارشهای تصویر به محلهای از پیش تعیین شده اعزام میگردد.
در صورت اعلام اتاق بیسیم جهت تهیه عکس و گزارش تصویری، مسئول مربوطه به صورت خودکار به محل اعزام میگردد.
واحد سمعی و بصری روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران جهت آرشیو گزارشهای تصویری اعم از عکس، فیلم و کاست از لوحهای فشرده استفاده مینمایند.
بر روی لوحهای فشرده مواردی از قبیل ردیف، تاریخ، عنوان کار (فیلم و عکس)، واحد درخواست کننده، شماره فایل، شماره فیلم میگردد. لازم به ذکر است موارد فوق در دفتری جداگانه نیز ضبط و ثبت میگردد.
واحد ارتباط مردمی:
تنظیم وقت ملاقات مردمی با شهردار و معاونین و مسئولین ذیربط منطقه از وظایف واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران میباشد.
در ابتدای امر جهت تعیین وقت ملاقات، متقاضی با مراجعه به واحد ارتباط مردمی روابط عمومی موضوع خود را مطرح مینماید.
مسئول مربوطه با بررسی موضوع درخواست کننده، در صورت قابل طرح بودن موضوع در جلسه ملاقات مردمی، فرم ملاقات مردمی را به متقاضی تحویل تا نسبت به متقاضی تحویل تا نسبت به تکمیل آن اقدام نماید.
لازم به ذکر است فرم مربوطه که شامل مشخصاتی از قبیل نام، نام خانوادگی، آدرس، پلاک ثبتی، شماره کامپیوتری ملک، دخالت شخص در موضوع مطروحه (مالک، وکیل، ذینفع) تلفن، موضوع درخواست (شهرسازی، املاک، اجرای احکام و ...)، شرح درخواست میباشد. متقاضی پس از تکمیل فرم مربوطه توسط متقاضی آن را به مسئول واحد ارتباط مردمی روابط عمومی تحویل مینمایند.
مسئول واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران با توجه به ارتباط موضوع فرم تکمیل شده توسط متقاضی را به قسمتهای مربوطه ارسال مینمایند.
پس از ارسال فرم، واحدهای مربوطه موظف میباشند نظریه کارشناسی خود را اعلام نمایند و سپس به تایید مسئول مربوطه خود برسانند.
واحدهای ذیربط پس از تائید و امضاء فرم ملاقات مردمی توسط مسئولین مربوطه به انضمام پرونده متقاضی، به روابط عمومی ارسال مینمایند.
پس از اعلام نظریه کارشناسی توسط واحدهای مربوطه، وقت ملاقات توسط مسئول واحد ارتباط مردمی تعیین و به اطلاع متقاضی میرسد.
پس از تعیین و اعلام وقت ملاقات توسط مسئول مربوطه، متقاضی جهت ملاقات با شهردار و معاونین و مسئولین مربوطه در زمان مقرر و تعیین شده به شهرداری منطقه 9 تهران مراجعه مینمایند.
در روز ملاقات شهردار با قائممقام منطقه به همراه معاونین و مسئولین ذیربط میرسد. مسئول واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران پس از اخذ تصمیمات توسط مسئولین مربوطه، تصویری از فرم مربوطه تهیه و در سوابق روابط عمومی شهرداری منطقه 9 تهران نگهداری می شود.
اصل فرم، همراه با پرونده متقاضی جهت اقدامات بعدی به قسمتهای مربوطه ارسال میگردد تا اقدامات لازم به عمل آید.
تایپیست
واحد تایپ، مسئولیت تایپ کلیه نامههای ارسالی به بخشهای مختلف درون سازمانی و بیرون سازمانی را برعهده دارد.
نامههای ارسالی با دستور مستقیم مدیریت روابط عمومی تایپ و به بخشهای مختلف ارسال میگردد.
روابط عمومی چه جایگاهی در سیستم مدیریتی شهرداری منطقه 9 تهران دارد؟
انجام وظایف و مسئولیتهای مدیریت از راه برقراری تعامل و روابط عمومی کارآمد با زیرمجموعه اجرای برنامهها مستلزم آن است که اسلوب و قاعده برنامههای موردنظر را به کارگزاران سازمان ذیربط تفهیم نمایند.
هر دو اقدام مورد اشاره یعنی جمعآوری اطلاعات و تنظیم برنامه نیازمند برقراری ارتباطی اثربخش است. سازماندهی کار و گزینش و کارگماری افراد مستلزم برقراری ارتباط برای تفهیم وظایف شغلی است. برای رهبری در یک سیستم مدیریتی و تحقق هدفهای گروهی، مدیران باید با زیردستان ارتباط متقابل داشته باشند. ارتباط مکتوب و حضوری لازمه فرآیند کنترل موثر است.
ملاحظه میشود که مدیران کار وظایف خود را از راه تعامل و برقراری ارتباط با دیگران میتوانند انجام دهند. پس روابط عمومی مبنا و اساس وظایف مدیریت و اهم آن محسوب میشود. از این رو بخش عمدهای از وقت مدیران صرف فعالیتهای ارتباطی میگردد.
نقش روابط عمومی شهرداری منطقه 9 در حوزه خدمات شهری و فرهنگ شهروندی:
روابط عمومی شهرداری منطقه 9 از طریق ایفای نقشهای اطلاعاتی، شبکههای از ارتباطات را ایجاد میکند که آنان را به مبادله اطلاعات و فرهنگ موردنیاز جامعه قادر میسازد و با پدید آوردن یک نظام اطلاعاتی برای جامعه ایفای نقشهای اطلاعاتی که باعث ارتقاء سطح فرهنگ جامعه را میگردد که سطح مزبور میتواند در حوزه خدمات شهری و ... باشد.
در اصل توزیع فرهنگ و آموزش آن از طریق ارتباط است که این وظیفه را با توجه به ماهیت و نوع کار، روابط عمومی عهدهدار است.
نظرات