فعاليتهاي دفتر روابط عمومي در خصوص رسانه ها

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط اللهه سليمانيان

بازدید: 1141

مقدمه:

فعاليتهاي روابط‌عمومي و سعي در برقراري ارتباط و تفاهم با مردم از گذشته‌هاي بسيار دور وجود داشته است و تنها ابزار و ادوات روابط‌عمومي و نوع مهارت و تخصص فعاليتي آن با تغيير و تحول همراه بوده است. 

 

با تحولاتي كه در حوزه نظام‌ها اطلاع‌رساني و روابط‌عمومي بوجود آمده است، امروزه روابط‌عمومي از دو برهه انجام تشريفات و تبليغات گذشته و به عصر مشاركت در ارائه اطلاعات و به شكل دو سويه با مخاطبان خود تغيير جهت داده است و سعي دارد تا با اطلاع‌يابي گسترده، اطلاع‌رساني گسترده انجام دهد.

 در حقيقت روابط‌عمومي‌هاي مدرن، علاوه بر ايفاي نقش ارتباطي بين سازمان، رسانه و مردم، به نهاد ارائه‌كننده اطلاعات از كاركرد و عملكرد سازمان خود به جامعه تبديل شده است.

روابط‌عمومي سازمان راهداري و حمل ونقل جاده‌اي نيز توانسته است همگام با تغييرات اين علم و به بهره‌گيري از مكانيزم‌هاي ارتباطي و رسانه‌اي در تحقق اهداف كلان خود  گام برداشته، با رها شدن از قيد و بند تفكرات سنتي، به سوي هماهنگي با جامعه حركت كرده، با تكيه بر تسهيل ارتباط به عنوان عمده وظيفه خود، موجب تسهيل مشاركتهاي مردمي شود.

 

تاريخچه شكل‌گيري روابط‌عمومي سازمان:

اهداف و سياستهاي بخش حمل ونقل جاده‌اي در سالهاي قبل از سال1373، به صورت معاونت حمل ونقل‌جاده‌اي اجرا مي‌شد كه ساختار تشكيلاتي اين معاونت فاقد روابط‌عمومي بوده است.

پس از آن در پي ادغام اين معاونت با شركت پايانه‌ها و تشكيل يك سازمان جديد به سازمان حمل ونقل و پايانه‌هاي كشور، روابط عمومي مستقل در چارت سازماني آن شكل گرفت كه عمده فعاليت آن در جهت انجام فعاليتهاي تبليغاتي به منظور تحقق اهداف كلان اين سازمان بود .

 

از سال 1376 با توجه به تغيير سياستهاي دولت و استقلال كامل سازمان حمل ونقل و پايانه‌هاي كشور و شفاف شدن سياستهاي آن، روابط عمومي به شكل نوين وكار آمد مورد توجه قرار گرفت و توانست توفيقات خوبي را در عرصه ارتباطات و اطلاع رساني در ميان روابط عمومي دستگاههاي دولتي و خصوصي كسب كند كه در جاي خود شرح توفيقات، برنامه‌هاي اجرايي، فعاليتها و سياستهاي اجرا شده و در دست اقدام توضيح داده است.

 

در پي ادغام سازمان حمل ونقل و پايانه‌هاي كشور با معاونت راهداري وزارت راه و ترابري و تغيير نام سازمان به عنوان سازمان راهداري و حمل ونقل جاده‌اي و اضافه شدن وظايف بخش راهداري به اين سازمان، روابط عمومي سازمان در جهت انسجام بخشي بيشتر و همسو كردن سياستهاي خود در سراسر كشور در سطح روابط عمومي‌هاي ادارات كل راه و ترابري و سازمان حمل و نقل و پايانه‌هاي استانها، به ارايه راهكارهاي لازم در جهت تحقق سياستها و اهداف كلان خود پرداخته است.

 

13814- ارتباط با رسانه‌ها:

 

بهره‌گيري از توانمنديهاي بالقوه رسانه‌هاي جمعي براي برقراري ارتباط با گروههاي مختلف مخاطبان و تأثيرگذاري برجريان افكار عمومي براي همسو سازي آنان با اهداف موردنظر سازمان، يكي از راهكارهاي اصلي مورد توجه روابط عمومي سازمان راهداري و حمل ونقل جاده‌اي براي آشناسازي جامعه با اهداف و مأموريتهاي سازمان و عملكرد آن در حوزه‌هاي مختلف است.

در اين راستا، روابط عمومي سازمان به منظور برقراري ارتباط معقول و منطقي با رسانه‌هاي جمعي و در مواقع مقتضي از طرق مختلف به برقراري ارتباط با رسانه‌ها پرداخته است و با برگزاري سفرها و بازديدهاي مطبوعاتي، مصاحبه‌هاي مطبوعاتي و راديو – تلويزيوني، ارسال اطلاعيه‌هاي خبري، برگزاري مصاحبه‌هاي اختصاصي و تهيه و ارسال جوابيه و اصلاحيه‌هاي خبري اقدام به اين امر نموده است.

 

1-4- برگزاري سفر و بازديد مطبوعاتي:

 

برگزاري سفرهاي مطبوعاتي يكي از روشهاي برقراري ارتباط موثر بين سازمان و رسانه‌هاي گروهي است. برگزاري اين سفرها و حضور خبرنگاران در آنها علاوه بر اينكه زمينه‌هاي آشنايي خبرنگاران رسانه‌هاي جمعي را با اهداف، فعاليتها و سياستهاي سازمان فراهم مي‌نمايد امكان تهيه گزارشهاي كاربردي‌تر را نيز به آنها مي‌دهد . دراين راستا روابط عمومي سازمان در 9 سال فعاليت حرفه‌اي خود اقدام به برگزاري حدود 11 مورد سفر مطبوعاتي براي بازديد از پروژه‌ها و طرحهاي در دست اجرا نموده است. اين سفرها شامل اين موارد است:

 

$1n     بازديد از پايانه مرزي خسروي طي 2 مرحله در هنگام آغاز عمليات اجرايي ساخت و مرحله بهره‌برداري

 

$1n     بازديد از پايانه مرزي آستارا و مجتمع خدماتي – رفاهي رشت 1378

 

$1n                بازديد از پايانه مرزي بازرگان سال 1379

 

$1n                حضور خبرنگاران در مراسم افتتاح پايانه مرزي خسروي 1380

 

$1n                حضور خبرنگاران در مراسم افتتاح خط جديد توليد شركت رانيران و بازديد از رانيران سال

 

$1n                بازديد از عمليات بازگشايي محور كرج – چالوس سال 1383

 

$1n   بازديد از پايانه‌هاي مرزي جلفا و بازرگان و نمايشگاه ترانزيت در آذربايجان و پوشش خبري همايش ترانزيت –آذربايجان سال 1383

 

$1n                بازديد از عمليات ساخت آزاد راه قزوين – رشت سال 1384

 

2-4- برگزاري مصاحبه‌هاي مطبوعاتي – راديو و تلويزيوني:

 

برگزاري مصاحبه‌هاي مطبوعاتي و راديو تلويزيوني يكي ديگر از روشهاي برقراري ارتباط مؤثر با رسانه‌ها است، برگزاري اين مصاحبه‌ها اين امكان را فراهم مي‌سازد تا اطلاعات بدون واسطه و به صورت شفاف در اختيار خبرنگاران قرار گرفته و امكان ارتباط دو سويه، طرح پرسش را براي خبرنگاران فراهم مي‌سازد. لذا روابط عمومي با اشراف به اين مسأله در مناسبتهاي مختلف و همزمان با برگزاري و يا اجراي طرحهاي مختلف مانند پيش فروش بليط نوروزي، نوسازي ناوگان حمل ونقل جاده‌اي، برگزاري همايش‌هاي بين‌المللي، برنامه‌هاي امداد جاده‌اي، 26 آذر و ... اقدام به برگزاري مصاحبه‌هاي مطبوعاتي و راديو – تلويزيوني با حضور تعداد كثيري از خبرنگاران نموده است. به گونه‌اي كه از سال 1376 تا 1385 بيش از 50 مورد مصاحبه‌هاي عمومي مطبوعاتي و راديو – تلويزيوني برگزار نموده است.

 

3-4- برگزاري مصاحبه‌هاي اختصاصي:

 

مصاحبه‌هاي اختصاصي زمينه‌هاي بررسي كارشناسانه و همه جانبه يك موضوع را در ابعاد مختلف فراهم مي‌آورد و خبرنگاران رسانه‌هاي جمعي مي‌توانند با بررسي و كارشناسي يك موضوع به نقد و ارزيابي مسائل مختلف پيرامون هر بخش بپردازند. بخش حمل ونقل جاده‌اي به دليل وسعت عملكرد تأثيرگذاري كلان در اقتصاد كشور نيز از جمله مباحثي است كه هميشه مورد نظر خبرنگاران بوده است. برحسب اين جايگاه به طور متناوب و هميشگي درخواستهايي از سوي رسانه‌ها براي مصاحبه‌هاي اختصاصي به روابط عمومي منعكس شده است كه روابط عمومي با انجام هماهنگي‌هاي لازم اين امكان را براي آنها فراهم كرده است. در مجموع طي سالهاي 76 تا 85 حدود 650 مورد مصاحبه اختصاصي براي خبرنگاران صدا و سيما و مطبوعات با مسئولان مختلف سازمان در رده‌هاي مديريتي و كارشناسي هماهنگ برگزار شده است.

 

4-4- تهيه و ارسال اطلاعيه‌هاي خبري:

 

ارسال متناوب اخبار و رويدادهاي سازماني در قالب اطلاعيه‌هاي خبري براي رسانه‌ها، به منظور اطلاع‌رساني سريع و شفاف در خصوص اهداف، طرحها و فعاليتهاي سازمان يكي از اقدامات روابط عمومي براي برقراري ارتباط مؤثر با رسانه‌ها به شمار مي‌رود.

 

در همين راستا روابط عمومي سازمان با تهيه و ارسال 350 مورد اطلاعيه خبري براي رسانه‌ها و پيگيري چاپ و پخش آن در مطبوعات و صدا و سيما توانسته است زمينه‌هاي مناسب براي اجراي مطلوب سياستها و طرحهاي سازمان را فراهم نمايد. 5-4- پاسخگويي به رسانه‌ها:

 

پاسخگويي به موارد مطروحه احتمالي در مطبوعات نيز از ديگر اقدامات روابط عمومي در بخش ارتباط با رسانه‌هاي جمعي است. مطبوعات روزانه در مجلات تخصصي حمل ونقل، بلافاصله پس از انتشار از سوي كارشناسان روابط عمومي بررسي و تجزيه و تحليل مي‌شود و در مواردي كه نياز به تهيه جوابيه، اصلاحيه و يا تكذيبيه براي آگاهي افكار عمومي دارد، با كسب نظر واحدهاي تخصصي مربوطه، جوابيه مناسب تهيه و ارسال مي‌شود طي سالهاي 1376 لغايت 1385 بيش از 50 مورد جوابيه تهيه و براي مطبوعات ارسال شده است. 

 

$1n           .5-4- پاسخگويي به رسانه‌ها:

 

پاسخگويي به موارد مطروحه احتمالي در مطبوعات نيز از ديگر اقدامات روابط عمومي در بخش ارتباط با رسانه‌هاي جمعي است. مطبوعات روزانه در مجلات تخصصي حمل ونقل، بلافاصله پس از انتشار از سوي كارشناسان روابط عمومي بررسي و تجزيه و تحليل مي‌شود و در مواردي كه نياز به تهيه جوابيه، اصلاحيه و يا تكذيبيه براي آگاهي افكار عمومي دارد، با كسب نظر واحدهاي تخصصي مربوطه، جوابيه مناسب تهيه و ارسال مي‌شود طي سالهاي 1376 لغايت 1385 بيش از 50 مورد جوابيه تهيه و براي مطبوعات ارسال شده است.

 

 

 

6-4- ساير فعاليتهاي روابط عمومي در خصوص ارتباط با رسانه‌ها:

 

به منظور برقراري ارتباط مؤثر، مناسب و ايجاد هماهنگي در نحوه برقراري ارتباط با رسانه‌ها وگام برداشتن براي برقراري ارتباط دو سويه و غني‌سازي منابع اطلاعاتي خبرنگاران حوزه، اقداماتي انجام شده است كه مواردي از آنها اشاره مي‌شود:

 

$1n     تهيه و به روز نگهداشتن فرمهاي اطلاعاتي در زمينه نشاني و شماره تماس رابطين خبري رسانه‌هاي جمعي

 

$1n     تهيه فرمهاي ويژه براي ارسال اطلاعيه‌هاي خبري و جوابيه‌هاي مطبوعاتي

 

$1n     تهيه و تكميل فرمهاي اطلاعاتي نحوه درج اخبار ارسالي براي مطبوعات و رسانه‌ها

 

$1n     تهيه و تحليل بريده جرايد حمل ونقل به دو روش مكتوب و الكترونيك

 

$1n     تهيه روالهاي ارتباط با رسانه‌ها

 

$1n   ارسال نشريه «پيام حمل ونقل» و نشريه «راهبران» به صورت منظم براي دبيران سرويس اقتصادي و خبرنگاران حوزه ارسال سالنامه آماري براي استفاده خبرنگاران

 

$1n     تهيه تصاوير و عكسهاي متنوع حمل ونقلي و ارسال مجموعه‌اي از عكسهاي مناسب براي خبرنگاران

 

$1n     ارتباط مستمر و برگزاري جلسات حضوري با خبرنگاران حوزه‌هاي اقتصادي رسانه‌هاي جمعي

 

$1n   هماهنگي و همكاري با گروههاي اقتصادي شبكه‌هاي مختلف راديو و تلويزيوني جهت تهيه برنامه‌هاي ويژه حمل ونقل

 

$1n     انجام هماهنگي‌هاي  لازم براي حضور خبرنگاران رسانه‌هاي جمعي در همايشهاي منطقه‌اي و بين‌المللي حمل ونقل

 

$1n     ارسال آگهي‌هاي مطبوعاتي از طريق سازمان آگهي‌هاي دولتي

 

7- پاسخگويي به مراجعان و ارتباط با رياست سازمان:

 

در راستاي اجراي طرح تكريم ارباب رجوع و تسريع در پاسخگويي به مراجعان، روابط عمومي با همكاري دفاتر سازمان ضمن تهيه بروشورهايي درخصوص روالها و گردش كار فعاليتهاي مهم در سازمان، براي دريافت نظر و پيشنهادهاي مراجعان اقدام به ايجاد صندوق ارتباط مستقيم و نيز تلفن ارتباط مستقيم با رياست سازمان نموده‌ است. همچنين با ايجاد تلفن گوياي سازمان بخشي از سؤالات و پيشنهادهاي ارباب رجوع پاسخ داده مي‌شود. 

 

$1n           نتيجه‌گيري

 

نقاط قوت روابط‌عمومي سازمان:

 

$11-   چاپ بروشورهاي اطلاع رساني و آموزشي.

 

$12-   چاپ نشريه حاوي مطالب کامل و غني.

 

$13-   ارائه اطلاعات به صورت دائم و کافي به رياست و پرسنل سازمان.

 

$14-   برقراري ارتباط بين مخاطبين خارج از سازمان از طريق تلفن گويا و جرايد.

 

$15-   بررسي نظرات ،شکايات و پيشنهادات مخاطبين و پاسخگويي به آنها.

 

$16-  هماهنگي و همکاري در برگزاري کليه مراسم مرتبط با سازمان ،پوشش خبري و اطلاع رساني کافي در اين زمينه.

 

$17-   هماهنگي و همکاري لازم در زمينه برگزاري مصاحبه‌هاي اختصاصي با مديران و مسئولان.

 

$18-   برقراري ارتباط قوي و مؤثر بين کليه واحدهاي ستادي و استاني.

 

$19-   راه اندازي بانک فيلم و ارائه خدمات به مشترکين.

 

$110-                      ارائه بريده جرايد روزانه از طريق سيستم اتوماسيون اداري.

 

$111-                      داراي پرسنل جوان با روابط عمومي بالا مي‌باشد.

 

نقاط ضعف روابط‌عمومي سازمان:

 

$11-   فعاليت در زمينه چاپ بروشورهاي آموزشي کافي نبوده و از تنوع کمتري برخوردار است.

 

$12-   تبليغات در زمينه آموزش نکات ايمني به اندازه کافي نيست.

 

$13-   فعاليتهاي نظرسنجي از مخاطبان سازمان کافي نيست.

 

ارائه پيشنهاد جهت بهبود کيفيت فعاليت‌هاي روابط‌عمومي:

 

$11-   افزايش تبليغات حاوي پيام‌هاي ايمني.

 

$12-   ساخت قطعات نمايشي بويژه به صورت انيميشن که تجربيات ثابت نموده تأثيرگذاري بيشتري دارد.

 

$13-  تهيه تيزرهاي تبليغاتي و آموزشي حاوي نکات ايمني و پخش آنها از راديو و تلويزيون در تمام طول سال (علاوه بر ايام تعطيل و سفرهاي نوروزي)، قابل توجه است روابط عمومي سازمان راهداري و حمل و نقل جاده‌اي، در جشنواره روابط عمومي‌هاي برتر شرکت نموده و در هشت دوره اين جشنواره رتبه‌هايي را کسب نموده است.