روابط عمومی بانک رفاه

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در چهارشنبه, 25 ارديبهشت 1392 11:17

نوشته شده توسط شهرزاد محبی دم آبی

بازدید: 1619

مقدمه

روابط عمومي در واقع محصول ابتكار و اختراع شخص و گروهي خاص نبوده و نمود   اوليه اش نيز در جاي مشخصي تجلي نيافته ، بلكه ضرورت هاي زندگي نوين اجتماعي امروز و پيشرفت هاي صنعتي و علمي باعث ايجاد و گسترش و توسعه آن شده است .

امروزه از حرفه روابط عمومي به عنوان يك فن و هنر براي تسهيل ارتباط دو سويه بين دولتمردان و آحاد مردم ياد مي شود و با پيچيده تر شدن روزافزون نظام اجتماعي ، در ضرورت گسترش و توسعه اين حرفه و علم جديد بيش از پيش اتفاق نظر حاصل مي آيد ، تا جايي كه در عصر حاضر كمتر سازمان و نهادي خود را بي نياز از واحدي تحت عنوان روابط عمومي مي بيند .

بايد گفت كه فعاليت هاي روابط عمومي از زماني كه انسان به شكل دسته جمعي زندگي را آغاز كرد ، وجود داشته است . آنچه هم اكنون به عنوان يك حرفه و شغل مي شناسيم ، زاييده شرايط اقتصادي ، اجتماعي و سياسي قرن اخير است . از همان آغاز تاريخ كه بشر در گروه هاي كوچك و منفرد شروع به تماس گرفتن با يكديگر كرد ، بهره گيري از روش هاي تبليغ ، تشويق ، ترغيب و اقناع براي دستيابي به هدف هاي فردي و گروهي آغاز شد . با تشكيل جوامع ، رابطه گروهها و افراد مهمتر شد و رهبران ناگريز پيش از قدرت و زور ، به هوش ، بيداري ، خرد و دانش و شايد حيله گري نيازمند شدند از اين دوران اجتماعات كوچك تمدن آغاز شد و رهبران نيز به نام پادشاهان ، امرا و سرانجام صاحبان قدرت زمام امور را به دست گرفتند و سازمانهاي اجتماعي و سياسي و ديني و نظامي به وجود آمد . در اين ميان رابطه با جوامع و گروههاي مختلف نيز مطرح بود و بالاخره طرح بسيار كم رنگي از روابط عمومي به صورت نخستين خويش و در خور نياز

روز شكل گرفت و نخستين تمدنهايي كه براي اداره امور خود متكي به مديريت و روابط عمومي شدند ، عبارت از سومريان ، مصريان ، بابليان و تمدن يونان بودند .

چنانچه هدف اصلي و مهم فعاليت هاي مربوطه به روابط عمومي را ، تاثيرگذاري بر روي افكار عمومي بدانيم ، بررسي مختصر تاريخ اديان و مذاهب جهان از اقدامات رهبران و پيشوايان آن در تمهيد وسايل اعمال تاثير بر افكار عمومي و جلب اعتماد و اطمينان مردم انباشته است و به قولي پيامبران ديني در درجه اول افسران روابط عمومي بودند . همزمان با ادامه حيات ديني در جهان، حيات فرهنگي ملتهاي مختلف نيز مملو از نشانه هايي است كه به طريقي با فعاليت هاي روابط عمومي به معني اعم آن در رابطه بوده است .

پس از انقلاب صنعتي و پيدايش تمدن به صورت كنوني و ايجاد شهرهاي بزرگ و مراكز جمعيت ، روابط افراد و موسسه ها به سبب گستردگي آنها به آساني مقدر نبود ، در نتيجه دفتر يا بخشي لازم بود تا اين رابطه را ايجاد كند و گسترش دهد و ارتباط قطع شده را برقرار سازد .

در ايران نيز روابط عمومي ظرف سالهاي اخير بيش از پيش مسير خود را اصلاح كرده و به الگوهاي تشكيلاتي مشابه كار خود سر و سامان بيشتري داده اند .

عملكرد غالب روابط عمومي ها نشان مي دهد كه الگوي برنامه ريزي در كار آنها مفهوم پيدا كرده است هر چند هنوز ضوابطي براي سنجش اينكه يك واحد روابط عمومي هست يا نيست وجود ندارد و اگر هست تا چه اندازه ؟ روابط عمومي ها سعي نموده اند با حضور فعال در مجامع علمي ، تشكيل سنت هاي تخصصي ،   انتشار نشريات ادواري و غير ادواري ، اطلاع رساني بوسيله سامانه هاي اطلاع رساني شبكه هاي رايانه اي ، سايت اينترنتي و طراحي دوره هاي آموزشي در حوزه ارتباطات اجتماعي در ارتقاء سطحي كيفي فعاليت روابط عمومي ها نقش اساسي و تعيين كننده داشته باشند .

از اين رو و به منظور آشنايي با نحوه تقسيم كار در يكي از ادارات روابط عمومي ، اداره روابط عمومي بانك رفاه را بررسي نموده و با دواير و بخش هاي مختلف آن از نزديك آشنا مي شويم .

 

آشنايي با پايه گذار روابط عمومي علمي در ايران

 

دكتر حميد نطقي ، در 11 شهريور 1299 هجري شمسي در تبريز متولد شد . و در اين شهر تحصيلات ابتدايي خود را آغاز كرد و سپس با خانواده خويش به شهر آستارا مهاجرت نمود و در مدرسه ، حكيم نظامي ، اين شهر به ادامه تحصيل پرداخت . دكتر (نطقي) سپس به تهران آمد و در دانشكده حقوق دانشگاه تهران به تحصيل مشغول شد ودر سال 1321 با درجه ليسانس از اين دانشكده فارغ التحصيل و تحصيلات خود را در رشته حقوق قضايي و در مقطع دكتر ا در دانشگاه استانبول آغازكرد . دكتر (نطفي) در سال 1327 به ايران بازگشت ودر سال 1330 به مديريت روابط عمومي شركت نفت منصوب شد و ازآن زمان به بعد فعاليت هاي خود را در زمينه روابط عمومي آغازكرد . پس از تاسيس ( موسسه عالي روز نامه نگاري و روابط عمومي ) در سال 1346 از دكتر (نطقي) جهت مديريت گروه روابط عمومي و تدريس دروس تخصصي اين رشته دعوت به عمل آمد . در نتيجه وي از شركت ملي نفت ايران جدا و كار خود را به طور تمام وقت در اين مؤسسه آغاز كرد

دكتر (نطقي) در سال 1351 جهت بررسي نحوه آموزش رشته روابط عمومي در دانشكده هاي آمريكا و تهيه و تـدوين يك برنامه جامـع آمـوزشي اين رشته ، سفري بـه اين كـشور نمود و پس از اين سـفر تحقيقاتي برنامه پيشنهادي خود را به شـوراي عالي دانشكده علـوم ارتباطات اجـتماعي تقديم نمود كه مورد تاييد و تصويب مسئولين قرار گرفت . دكترنطقي تا سال 1357 مصادف با انقلاب اسلامي در سمت خود به عنوان رئيس اداره روابط عمومي باقي بود . وي در سال 1350 كتاب ، مديريت و روابط عمومي ، را تاليف نمود . دكترنطقي ، پس از پيروزي انقلاب اسلامي ، با توجه به حذف رشته روابط عمومي از نظام آموزش كشور ، همچنان به فعاليتهاي آموزشي ، پژوهشي و مشاوره اي خود در دانشكده علوم اجتماعي دانشگاه علامه طباطبايي كه نام جديد همان مؤسسه عالي روز نامه نگاري و روابط عمومي بود، ادامه داد. درپي تلاش هاي ايشان و آقاي دكتر ، كاظم معتمدنژاد ، مجددا در سال 1366 رشته روابط عمومي به عنوان يك رشته در مقطع كارشناسي مورد تصويب شوراي عالي برنامه ريزي وزارت فرهنگ و آموزش عالي قرار گرفت . در سال 1377 ازدكتر نطقي در مراسمي كه توسط انجمن روابط عمومي ايران برگزار شد قدرداني بعمل آمد ودرسال 1378 با تربيت هزاران شاگرد ، كه هركدام امروزه خود استاد در اين رشته مي باشند جهان را ترك و به ملكوت اعلا پيوست 0

تعاريف روابط عمومي

روابط عمومي فعاليتي است ممتد ، مداوم و طرح‌ريزي شده كه از طريق آن ، افراد و سازمانها مي‌كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پاي پيشرفت ، گوش شنوا ، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا مي‌كند0

روابط عمومي در حقيقت شبكه هوشيار ، بانك اطلاعات ، مغز متفكر سازمان و پل ارتباطي آن با افكار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد خصلتهايي چون قانون مداري ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقيده ، تحمل شنيدن آراي مخالفان ، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت رشد و توسعه نمايد0

روابط عمومي اعمال فلسفه ، فلسفه اجتماعي ، مشاور و كاركرد ارتباطي مديريت است كه ؛ از اين جهت يكي از اصلي ترين اركان براي پايه گذاري يك روابط عمومي كارآمد و مسؤوليت پذير در دستگاه اين است كه زيرنظر بالاترين مقام دستگاه و سازمان انجام وظيفه نمايد0

روابط عمومی عبارت است از ابلاغ اطلاعات واقعی به مخاطبان ذيربط و کسب نظريات آنانبه منظور ايجاد حسن تفاهم0

تاريخچه روابط عمومي بانك رفاه در سازمان مربوطه

روابط عمومي بانك رفاه همزمان با تاسيس بانك رفاه به عنوان يك واحد كوچك كه زير نظر مديريت عامل بانك بود با نام واحد روابط عمومي و مراسلات شروع به كار كرده است و به تدريج با گسترده شدن سازمان و نياز به تبليغ و معرفي بانك و خدمات آن اين واحد كوچك تبديل به يك اداره كه زير نظر مديريت عالي بانك بوده و متشكل از قسمتهاي تبليغات ، تشريفات ، نشريات و انتشارات ، ارتباطات و سنجش افكار ، دفتر بايگاني مي باشد با نام اداره روابط عمومي معرفي گرديد.

ماموريت روابط عمومي

اقدامات ابتكاري و حضور بانك در مجامع مختلف بانكي و اقتصادي ، انتشار ماهنامه ، انتشار بروشور و پوسترهاي مختلف ، بريده جرايد ، انجام فعاليت هاي گسترده ، افكار سنجي در ابعاد درون و برون سازماني و ديگر انتشارات فرهنگي ، برقراري ارتباط صحيح و انديشمندانه با مطبوعات كشور ، برگزاري همايشات روابط عمومي و هماهنگي ساير همايشات واحدهاي ديگر و نمايشگاههاي مختلف و برگزاري مراسم افتتاحيه اعم از افتتاحيه شعب و ساير مراسم .

برقراري ارتباط درون سازماني و بين سازماني دو برون سازماني جهت انتقال اطلاعات و دريافت اطلاعات و ارسال پيام جهت مناسبتهاي مختلف، ارائه راه حل هاي مختلف جهت حضور در عرصه تبليغات به مديريت و اجراي طرح هاي تصويب شده ، پاسخ گويي به شكايات و انتقادات مشتريان و تلاش در جهت رفع مشكلات مشتريان و دريافت نظرات و پيشنهادات و انتقال آن به مديريت بانك يا مراجع ذيربط 0

ساختار روابط عمومي

روابط عمومي داراي سيستم هاي زير مي باشد :

سيستم دفتر بايگاني

سيستم نشريات و انتشارات

سيستم تبليغات

سيستم تشريفات

سيستم ارتباطات و سنجش افكار

از بين اين سيستم ها ، سيستم سنجش افكار فعال نمي باشد . نمودار زير ساختار روابط عمومي را نشان مي دهد .

اهم وظايف روابط عمومي

1- بررسي در مورد افكار عمومي جامعه و گروههاي اجتماعي و اطلاع از مقام و منزلت بانك در جامعه و تهيه طرحهاي لازم جهت شناساندن خدمات بانك به مردم و سازمانها و مطلع ساختن آنها از تاثير فعاليتهاي بانك در فعاليتهاي اقتصادي 2- كوشش در ايجاد روابط حسنه با منابع خبري و خبرگزاريهاي داخلي ، راديو ، تلويزيون و يا واحدهاي روابط عمومي سازمانهاي دولتي و خصوصي در جهت پيشبرد اهداف بانك

3- تهيه نشريات و بروشورهاي اطلاعاتي در مورد خدمات بانك و ارائه آن به سازمانها و چاپ پوسترهاي تبليغاتي ، فرهنگي ، اطلاعات آماري و بريده جرايد .

4- برگزاري مصاحبه هاي مطبوعاتي راديو و تلويزيوني و سمينارهاي بانك و انتشار مطالب مربوطه در صورت لزوم

5- ترتيب الصاق اطلاعيه ها، اطلاعات و آگهي ها و ساير مطالب مربوط در تابلوهاي اعلانات در صورت لزوم .

6- ترتيب چاپ و پخش آگهي ها ، طرح ريزي برنامه هاي تبليغاتي از فعاليت هاي بانك در جرايد ، راديو ، تلويزيون و رسيدگي و كنترل صورت حسابهاي مربوطه

7- انجام امور تشريفاتي مربوط به سازمانهاي داخلي و خارج بانك

8- شركت يا ترتيب شركت در جشن ها و مجالس سوگواري و …

9- انجام امور مربوط به ماهنامه رفاه و كوشش در جهت آموزش كاركنان از اين طريق0

10- همكاري و هماهنگي با اداره آموزش در خصوص برگزاري سمينارها و ...

11- تنظيم بودجه سالانه مربوط به تشريفات ، بازديدها ، پذيرائيها ، تبليغات ، نشريات و كليه بودجه هاي مربوط به روابط عمومي

12- رسيدگي و كنترل صورتحسابهاي مربوط به هزينه هاي انجام شده

13- تكثير فرمها و موارد درخواستي شعب كه چاپ آنها مقرون به صرفه نمي باشد .

14- برگزاري مراسم قرعه كشي و تبليغات در جهت جذب منابع قرض الحسنه و ارائه اطلاعات و نتايج قرعه كشي به مشتريان ( در كل اجراي مراسم قرعه كشي به عهده اين اداره مي باشد )

 

اهداف روابط عمومی

روابط عمومي را مي توان نفوذ در افكار عمومي در ابعاد درون سازمان و برون سازماني دانست كه به ايجاد ارتباط مناسب در درون سازمان موفق شود، در اين صورت موفقيت آن سازمان در ارتباط برون سازماني قطعي خواهد بود . متاسفانه هنوز در بسياري از سازمان ها ، روابط عمومي شناخته شده نيست و عموم مردم مجموعه عملكرد روابط عمومي را در امور تشريفات خلاصه مي دانند . حال آنكه نگرش ما به روابط عمومي به مثابه يك رسالت است و نه فقط يك وظيفه .

در حقيقت ، روابط عمومي نقش ميانجي را بازي مي كند . از يك سو مدعي العموم از طرف مردم و از سوي ديگر مدافع سازمان خود است و فعاليت ها بيشتر در جهت پيشگيري است تا درمان و بنابراين مي توان با ايجاد ارتباط و توسعه آن در يك نظام گسترده از تمام مشكلات و مسائلي كه ممكن است در آينده براي سازماندهي ايجاد شود پيشگيري كرد . در اين رساله هدف و قصد بر اين است تا به ارزيابي محيط داخلي روابط عمومي بانك رفاه پرداخته ، نقاط قوت و ضعف اين واحد را بررسي كرده ، عواملي كه موجب ارتقاء يا پايين آمدن سطح كار شده و روابط عمومي يك سازمان مي تواند در افزايش ميزان بهره وري فرهنگي ، اجتماعي ، و اقتصادي نقش داشته باشد را يافته ، به ارائه راه حل و پيشنهادهاي جامعي در اين باره بپردازيم .

در واقع اين مسئله و خطرهايي كه روابط عمومي سازمان هاي مختلف را تهديد مي كند ، هشداري است براي موجوديت تمام روابط عمومي ها . پس ماندگاري يك سازمان در گرو عمليات داخلي آن بوده و ما ملزم هستيم در همه برنامه ها ، عملكرد خودمان را به نقد كشانده ، خطاها و نارسايي ها را شناسايي كرده روابط عمومي را به جايگاه اصلي و واقعي خود برسانيم .

بطور كلي اهداف موجود در روابط عمومي عبارتند از :

1- ارتباط مستقيم و مستمر با مسئولين سازمان و كاركنان

2- اطلاع رساني به واحدهاي مختلف سازمان از طريق جمع آوري اخبار و اطلاعات

3- نظرسنجي از كارمندان سازمان درباره مسائل مهم و مورد نظر آنها

4- ارتباط مستقيم و مستمر با جرايد و رسانه هاي گروهي و ارسال اخبار مهم سازمان براي آنها

5- انجام و نظارت بر امور انتشاراتي ( بولتن داخلي ) دستگاه متبوع

6- پي بردن به نظرات و انتقادات مردم ( نظر سنجي ) از برنامه ها و عملكرد نهاد مربوطه و تجزيه و تحليل اطلاعات حاصله جهت ارائه به مسئولين به منظور تصميم گيري و اقدام مقتضي

7- مطالعه ، بررسي و برنامه ريزي هاي لازم به منظور ارتقاي كيفيت كارهاي تبليغاتي ، انتشاراتي و ارتباطي سازمان مربوطه

8- برپايي برنامه هاي فرهنگي ، تبليغي و هنري

9- مشاركت و برنامه ريزي جهت برگزاري سمينارها ، كنفرانس ها ، نمايشگاه ها و ميهماني هاي رسمي

توجه به افكار عمومي در بانك رفاه

پاسخگو بودن در برابر جامعه و افكار عمومي از ويژگي هاي برجسته سازمان هاي مردم سالار است كه خود را به تمام معنا خدمتگزار مردم مي دانند . اما بايد دانست كه     سازمان هاي پاسخگو به روابط عمومي پاسخگو هم نياز دارند . درهاي روابط     عمومي ها در سازمان هاي مردم سالار و پاسخگو به معناي واقعي به روي مردم و ارباب جرايد گشوده است . زيرا در چنين سازمان هايي چيزي براي پنهان نگاه داشتن از افكار عمومي وجود ندارد . از ميان ده ها روابط عمومي عريض و طويل موجود در سازمانهاي دولتي و نيمه دولتي كه وجودشان هزينه هاي سنگيني را بر سازمان ها تحميل كرده است ، تنها شماري روابط عمومي هستند كه توانسته اند با بهره گيري از غناي فكري و كارشناسي خود فرهنگ پاسخگويي را به لايه هاي مديريتي سازمان متبوع نفوذ و رسوخ دهند .

آسيب هاي ناشي از فقدان روابط عمومي هاي محتوايي و پاسخگو را در همه عرصه هاي فرهنگي ، اجتماعي و به ويژه اقتصادي مي توان مشاهده كرد .

گزافه نيست اگر گفته شود بسياري از نارضايتي ها و سوء تفاهم هايي كه در سطح جامعه نسبت به عملكرد سازمان ها و بنگاه هاي اقتصادي متولي تامين كالا و خدمات اساسي مورد نياز مردم وجود دارد و سبب سلب اعتماد عمومي نسبت به عملكرد آنها شده است، ريشه در ضعف شديد عملكرد روابط عمومي هاي اين سازمان ها و بنگاه ها دارد .

درباره نقش و جايگاه روابط عمومي ها در سيستم بانكي ، ابتدا بايد بدانيم كه بانك يك بنگاه اقتصادي – اجتماعي است . بنگاهي كه هدف هايش بر مبناي ساير بنگاه هاي اقتصادي تعيين شده است . اما به طيف عظيمي از جامعه خدمت مي رساند . بطور مثال مجموعه ايران خودرو ،يك بنگاه اقتصادي- اجتماعي محسوب مي شود . چرا كه نفع و ضرر فعاليت و يا عدم فعاليتش فقط به سهامداران نمي رسد . بنگاه اقتصادي مطلق ، آن بنگاهي است كه پيشرفت و پسرفتش فقط متوجه سهامداران مي شود .

ولي يك بنگاه اقتصادي – اجتماعي طيف عظيمي از جامعه را تحت تاثير قرار مي دهد . بنابراين ضرورت دارد بانك ها بهاي خيلي بيشتري جهت مقوله ارتباطات و روابط عمومي قائل شوند .

موضوع ديگري كه ضرورت فوق را افزايش مي دهد ، نوع و ماهيت ارائه خدمات در سازمان هايي مانند بانك است . يك بنگاه اقتصادي بسيار بزرگ ممكن است ، از ابزارآلات مكانيزه و تكنولوژي پيشرفته استفاده كند كه نيروي انساني اهميت و نقش زيادي نداشته باشد . اما هر اندازه هم بتوانيم از ابزار پيشرفته استفاده كنيم ، باز هم توان و اعتبار ، جايگاه و جاذبه اي كه جهت ارائه خدمات ايجاد مي كنيم ، در گرو         انگيزش هايي است كه در كاركنان به وجود مي آيد . لذا در اينجا پديده ارتباطات و روابط عمومي اهميت بسيار زيادي پيدا مي كند . چرا كه تك تك كاركنان بانك، از راه آموزش هاي اداره روابط عمومي ياد مي گيرند كه خود را مامور روابط عمومي بداند تا سازمان بتواند به اهداف خود برسد .

از جمله مسائل ديگري كه ضرورت وجود روابط عمومي در سازمان ها خصوصاً بانك ها را افزايش مي دهد ، ايجاد ارتباط مناسب با مشتريان است .

از لحظه اي كه شخص از خيل عظيم مخاطبان منفك شده ، در گروه مشتريان بانك قرار مي گيرد ، مسئوليت سنگيني بر عهده اداره روابط عمومي و ارتباطات سازمان گذاشته   مي شود . به طوري كه عملكرد آنها بايد به گونه اي باشد كه مشتري از اقدام خود پشيمان نشود .

در شرايط حاضر ، تامين كنندگان و ارائه دهندگان خدمات روابط عمومي ، ضمن تخصصي كردن فعاليت ها اين امكان را فراهم مي كنند كه هر روابط عمومي بتواند در مدت زماني كوتاه

از شبكه هاي گوناگون, اطلاعات مورد نياز خود را اخذ و پالايش نموده و با انتخاب بهتر و هزينه كمتر و مخاطبان بيشتر ، به كيفيت مطلوب و مناسب دست يابد .

پيامد اين موقعيت ، شرايطي فراهم خواهد ساخت كه دست اندركاران فعاليت هاي روابط عمومي ، اعم از مديران و كاركنان روابط عمومي سازمان ها و وزارتخانه ها ، ديگر موسسات ، بانكها و تشكل هاي خصوصي از سطح آموزش و آگاهي گسترده تري بهره مند شوند و نهايتاً در تعامل موثري با تشكلهاي ملي و بين المللي قرار گيرند

نقش روابط عمومي بانك رفاه در تحقق اهداف سازماني

اداره روابط عمومي بانك رفاه با توجه به اينكه تنها اداره اي از بانك مي باشد كه مستقيماً زير نظر مستقيم مديريت عامل بانك مي باشد. الزاماً اهداف و مقاصد و نظرات مديريت بانك را به مرحله اجرا در مي آورد. در مواقعي كه مديريت عالي بانك نظر به سكون وضعيت فعلي بانك داشته باشد روابط عمومي در همين راستا حركت مي كند و در زماني كه مديريت بالا نظر به حركت رو به جلو بالا را داشته باشد در اين راستا برنامه ريزي    مي كند و به همين دليل روابط عمومي بانك رفاه نقش مهمي در تحقق اهداف سازمان را دارد.

برنامه هاي روزمره روابط عمومي بانك رفاه

تهيه جرايد و بازبيني و بازخواني خبرهاي روزنامه ها ، پاسخگويي به سوالات و اعتراضات مردم از بانك كه در نشريات مطرح گرديده ، سنجش افكار عمومي و تشخيص نيازهاي مردم از شبكه بانكي، تهيه خبر از سايت هاي خبري، پاسخگويي به سوالات مربوط به سازماني هايي كه خود بانك به نوعي زيرمجموعه آنهاست مانند وزارت دارائي و سازمان تأمين اجتماعي، تهيه خبر براي ماهنامه بانك نوعي از فعاليت هاي روزانه روابط عمومي بانك رفاه مي باشد.

تجزيه و تحليل مديريت روابط عمومي در بانك

مدير روابط عمومي بانك رفاه معتقد است واحد روابط عمومي به مثال چشم مديرعامل بانك است و مديريت كليه وقايع و واقعيتها را از دريچه اداره روابط عمومي بانك مي بيند و اداره روابط عمومي به عنوان يك رابط دو وظيفه مهم دارد :

1- وظايف درون سازماني

2- وظايف برون سازماني

در وظيفه درون ساماني اداره روابط عمومي رابط بين مديريت و كاركنان است و اهداف و مقاصد مديريت را به گوش پرسنل و مشكلات و صحبتهاي كاركنان را به مديريت انتقال مي دهد .

در وظيفه برون سازماني ، اداره روابط عمومي اهداف و مقاصد و فعاليت هاي بانك را به سازمانهاي ديگر معرفي مي نمايد و خواسته ها و گلايه هاي سازمان ها و حتي افراد عادي جامعه را به گوش مديريت بانك مي رساند .

توجه به عوامل انگيزشي در همكاران سازمان

انگيزش عامل اساسي در بهره وري نيروي انساني است . وجود انگيزه لازم سبب كاربيشتر و خدمت افزونتر مي شود . انگيزش عاملي است دروني كه شخص را تحريك مي كند و در جهت معين رفتار وي را هماهنگ مي سازد . هر انگيزه معمولاًدو عنصر اساسي دارد ، عنصر اول خواست مشخص است كه فرآيندي دروني است و شخص را به عمل با رفتار مشخص سوق مي دهد . عنصر دوم هدف يا پاداش است .

انگيزه هاي مادي در حقوق و مزايا و امكانات رفاهي نيروي انساني متجلي است در شرايط موجود نظام حقوق و دستمزد عمدتاً فارق از جريان عمومي قيمتها و شاخص بهاي كالا و خدمات در بازار عرضه و تقاضاست و از اين روي توانايي خريد كاركنان در بخش همگاني همواره درصد بسياري پائين تر از سطح و جريان عمومي قيمتهاست و همواره شكاف ژرفي ميان اين دو فرآيند وجود دارد و همين امر عدم تعادل ميان مزد (درآمد) و هزينه كالاها و خدمات مورد نياز براي معيشت را تشديد نموده و آثار سوء آن در كاهش انگيزش كاركنان و تنزل بهره وري مشهود است . نظام تشويق و پرداخت هايي كه به عنوان پاداش براي قدرداني از زحمات كاركنان در يك سازمان پرداخت مي شود ، بهترين جزء يك برنامه موفق حقوق و دستمزد به شمار مي رود.

علاوه بر اين موارد مشخص شده است كه نيروي انساني ، كانون استراتژي هاي اصلي بهبود بهره وري است . بنابراين ايجاد انگيزه و شركت دادن كاركنان در كارها براي دستيابي به بازدهي بهتر درباره بهره وري ضروري است . براي شتاب فرآيند دستيابي به بهره وري بالاتر از راه گسترش منابع انساني عنصر دستمزد متغير مي تواند با رويكرد به ميزان همكاري كاركنان در سطح فردي ، گروهي ، سازمان ، و سطح ملي تعيين گردد . از طريق طرح هاي تشويقي مختلف و ارزيابي عملكرد آنان بر مبناي پارامترهاي كيفي نيز مي توان با افراد رابطه برقرار كرد .

دايره نشريات و انتشارات

دايره انتشارات يكي از دواير مهم اداره روابط عمومي است در اين دايره اموري از قبيل چاپ تقويم و سالنامه بانك ، چاپ گزارش سالانه ( فارسي – انگليسي ) ، چاپ ماهنامه رفاه ، چاپ بروشور ، پوستر و تراكت تبليغاتي ، امور طراحي و گرافيك ، چاپ دفترچه راهنماي تلفن شعب ، چاپ متون و كارت ويزيت ، انجام مي پذيرد .

اكنون چند نمونه از فرآيندهاي فوق الذكر را به تفضيل بررسي مي كنيم :

1- فرآيند چاپ تقويم و سالنامه بانك

كارشناس دايره انتشارات در سه ماهه سوم هر سال پيشنهاد چاپ تقويم و سالنامه بانك را به همراه نمونه هاي پيشنهادي ( از لحاظ قطع ، نوع جلد ، نوع كاغذ ، نوع چاپ ، تيراژ و ...) به رئيس اداره ارائه مي دهد . پس از تاييد نمونه و تيراژ چاپ تقويم و سالنامه بانك توسط هيئت مديره بانك آخرين اطلاعات مورد نياز جهت درج در تقويم و سالنامه از ادارات مرتبط اخذ مي شود . همچنين تقويم رسمي كشور از شوراي عالي انقلاب فرهنگي اخذ مي گردد .

در اين مرحله كارشناس طراحي گروه انتشارات طرحهاي تبليغاتي ، طرح جلد ، تقويم ماهها و مناسبتها و صفحات داخلي تقويم و سالنامه را طراحي و به منظور چاپ به اداره كار پردازي ارسال مي نمايد .

2- فرآيند چاپ ماهنامه رفاه

كارشناس انتشارات, اخبار لازم براي چاپ در ماهنامه كه شامل اخبار استانها ، اخبار بخش نامه ها ، گزارش عملكرد ، آئين نامه ها ، اخبار پرسنلي ، همايش ها ،خبرهاي ماهانه بانك و ... است را جمع آوري مي نمايد .

همچنين مقالات ارسالي به ماهنامه نيز پس از تاييد اوليه توسط كارشناس انتشارات به دبيران سرويس مقالات جهت اعلام نظر و تاييد نهايي ارسال مي شود .

با عنايت به اينكه ماهنامه حاوي مطالبي در خصوص كارگزاري بورس بانك رفاه ، نظام پيشنهادها و اخبار ورزشي نيز است اخبار مربوطه از مبادي ذيربط تهيه و به قسمت تايپ ارسال مي گردد.

3- فرآيند چاپ پوستر و تراكت تبليغاتي

با توجه به تشخيص كارشناسان دايره انتشارات و يا درخواست ساير ادارات و واحدهاي بانك براي چاپ پوستر در ارتباط با موضوعات مختلف اعم از خدمات بانك ،     مناسبت هاي ملي و مذهبي و تبليغات موضوع چاپ پوستر پيشنهاد مي گردد .

كارشناسان دايره انتشارات محتوا و متن پوستر را آماده و پس از هماهنگي با ادارات درخواست كننده جهت طراحي ، آنرا به كارشناس انتشارات يا طراحان خارج از بانك ارجاع مي دهند . پس از تاييد طرح و محتواي پوستر ، به منظور چاپ به چاپخانه ارسال مي گردد.

پس از انتخاب چاپخانه ، كارشناس انتشارات بر فرآيند چاپ پوستر نظارت داشته و در صورت تاييد فيلم و زينك ، به تيراژ مورد نظر چاپ خواهد شد.

4- فرايند چاپ دفترچه تلفن راهنماي شعب

كارشناس دايره انتشارات در سه ماهه چهارم سال ، پيشنهاد چاپ دفترچه راهنماي شعب را به رئيس اداره مي دهد با تاييد رئيس اداره اطلاعات مورد نياز جهت درج در دفترچه تلفن طي نامه اي از واحدهاي صف و ستاد اخذ مي شود . ( نام و كد واحدها ، نشاني ، شماره هاي تلفن و نمابر واحدها )

پس از اخذ اطلاعات مورد نياز ،شركتها و طراحان فعال در زمينه طراحي و چاپ را شناسايي و با شركت مذكور قراردادي منعقد مي نمايد . پس از چاپ طرح اوليه و اصلاح آن ، تاييد نهايي كار به شركت طراح اعلام و مراحل چاپ با نظارت كارشناس انتشارات صورت مي پذيرد .

5- فرآيند چاپ بروشور

با توجه به درخواست ادارات وئ واحدهاي بانك براي چاپ بروشور و اطلاع رساني در زمينه اي خاص ( انواع خدمات بانكي ، فرهنگ سازي و …) موضوع چاپ بروشور به رئيس اداره پيشنهاد مي گردد .

پس از تاييد رئيس اداره ، كارشناس انتشارات طي نامه اي به ادارات مربوط، اطلاعات مورد نياز براي بروشور را گرد آوري مي كند طراحي بروشور توسط طراحان داخلي يا طراحان خارج از بانك صورت مي پذيرد .

كارشناس انتشارات مطالب بروشور را پس از تايپ مورد بازنگري و ويرايش قرار مي دهد و پس از تائيد طرح و محتواي بروشور از سوي رئيس اداره به منظور چاپ به چاپخانه ارسال مي گردد .

بروشورها پس از چاپ به انبار بانك ارسال و براساس درخواست ادارات ذيربط بين آنان توزيع مي گردد.

6- فرآيند امور طراحي و گرافيك

درخواست تهيه طرح گرافيكي با ذكر موضوع توسط ادارات ذيربط و يا ساير دواير اداره روابط عمومي ( ارتباطات و تبليغات ) پس از تاييد رئيس اداره به دايره كارشناسي انتشارات ارجاع مي دهد اين طرح هاي گرافيكي شامل طرح چك ، طرح دفترچه پس انداز ، آرم همايش ، طرح آگهي هاي مطبوعاتي و طرح بيلبورد مي باشند .

كارشناسان طراحي نسبت به تهيه پيش طرح موضوع اقدام نموده و هماهنگي هاي لازم در زمينه همسوسازي طرح ها با مفهوم مورد نظر را با ادارات و واحدهاي ذيربط از طريق برگزاري جلسه ، ارسال نامه و گاهي به صورت تلفني انجام مي دهد . پس از تاييد نهايي طرح نسبت به ارسال آن براي واحدهاي مربوطه اقدام مي شود .دايره تبليغات و سنجش افكار

با عنايت به اينكه تبليغات ركن اساسي هر فعاليت اقتصادي است و آنچه تبليغات را موثر و تاثيرگذار مي سازد شناخت افكار و عقايد حاكم بر اجتماع است لذا سنجش افكار و عقايد اجتماعي نيز امري اجتناب ناپذير است . از اين رو دايره تبليغات اداره روابط عمومي در زمينه برآورد بودجه كلي تبليغات ،تخصيص بودجه تبليغات به ادارات امور شعب ، تبليغات محيطي ، تبليغات بانك در صدا و سيما ، نمايشگاهها و همايشها ، نظرسنجي و قرعه كشي حسابهاي قرض الحسنه پس انداز فعاليت مي نمايد كه در ذيل بخشي از اين فعاليت ها را به تفضيل بررسي مي نمائيم :

1- تبليغات محيطي

كارشناس تبليغات، اطلاعات كامل و جامعي در خصوص جايگاه ، موقعيت جغرافيايي شهري ، هزينه اجاره و اجراي تابلوهاي شهري (پل ، نمايشگر، بيلبورد ، تابلوهاي ميادين ورزشي و ...) را از طريق شركتهاي مختلف تبليغاتي تهيه مي نمايد . همچنين پيشنهادهاي واصله از شركتهاي تبليغاتي در خصوص تبليغات محيطي بر اساس مطلوبيت شاخص ها ( موضوع، زمان ، مكان ، شعار تبليغاتي و بودجه ) بررسي مي نمايد .

از طرفي شركتهاي مجري تبليغات محيطي از نظر شاخص هايي همچون توانمندي اجراي مفاد قرارداد و دارا بودن مجوزهاي لازم ، ارزيابي و از مراجع ذيصلاح(سازمان زيباسازي ، شهرداري منطقه مربوطه ، سازمان و يا نهاد صاحب رسانه ) استعلام مي شوند .

پس از انتخاب شركت تبليغاتي واجد شرايط نمونه اي از پيش قرارداد جهت تطابق با مسائل حقوقي بانك به اداره حقوقي ارسال مي گردد و پس از تاييد پيش قرارداد ، قرارداد نهايي جهت تبليغات منعقد مي گردد .

2- تبليغات بانك در صدا و سيما

پس از تصويب بودجه تبليغات كارشناس دايره تبليغات شركتهاي عضو كنسرسيوم صدا و سيما در خصوص ساخت و بخش آگهي راديويي و تلويزيوني را شناسايي نموده ، ضمن اخذ نمونه كار از آنها ، در جلساتي به همراه كارشناسان اداره سازمان و برنامه ريزي و نمايندگان شركتها ، نمونه كارها بازبيني و ارزيابي مي شوند .

سپس شركت مشاور بانك و ميزان اختيار آن جهت استفاده از بودجه مصوب صدا و سيما به نمايندگي پذيرش و پخش پيام هاي بازرگاني صدا و سيماي ج . ا . ا معرفي مي گردد       ( شركت مشاور خود اقدام به ساخت آگهي نموده و به نمايندگي پخش پيام هاي بازرگاني صدا و سيماي ج . ا . ا   سفارش پخش مي دهد . )

در مقاطع زماني مختلف جهت ساخت تيزر با واحدهاي بانك ( صف و ستاد ) هماهنگي لازم در خصوص تصويربرداري و فيلمبرداري بعمل مي آيد . كارشناس تبليغات جهت حسن انجام كار و رعايت معيارهاي مدنظر بانك در مقاطع زماني مختلف و در طول كار (تصويربرداري ، صداگذاري ، انتخاب يا ساخت موسيقي ، انيميشن ) همراه شركت مشاور مي باشد .

آگهي ساخته شده در اداره روابط عمومي پخش و در معرض نقد مديريت و كارشناسان مربوطه گذاشته مي شود و پس از جمع آوري نظرات جلسه هماهنگي با شركت مشاور جهت نهايي نمودن آگهي برگزار مي گردد .

و پس از تاييد دايره تبليغات ، شركت مشاور اقدام به اخذ كد پخش از نمايندگي پذيرش پخش پيامهاي بازرگاني صدا و سيماي ج.ا.ا مي نمايد0

3- قرعه كشي حسابهاي قرض الحسنه پس انداز

كارشناس تبليغات جهت انتخاب جوائز با توجه به اقبال عمومي و رويكرد مردم به     جايزه اي خاص ، جذابيتها ، بعد تبليغاتي و عدم استفاده بانك ها و موسسات مالي و اعبتاري از اين نوع جايزه و ... پيشنهاد جايزه ممتاز را در جلسات هماهنگي قرعه كشي كه با حضور كارشناسان ادارات امور مالي ، سازمان و برنامه ريزي ، انفورماتيك ، آمار و اطلاعات بانكي ، كارپردازي و خزانه تشكيل مي شود مطرح نموده و پس از توافق نهايي در خصوص جوائز ممتاز از نظر تعداد ، ارزش ريالي و ... پيشنهاد جوائز را براي ارائه به هيئت مديره آماده مي نمايند .

پس از تاييد هيات مديره و پيش بيني بودجه و تركيب جوائز قرعه كشي حسابهاي قرض الحسنه پس انداز ، كارشناس دايره تبليغات دعوتنامه براي هيئت نظارت ( نمايندگان تام الاختيار دادستان كل كشور ، رياست اداره نظارت بر بانك ها ، شورايعالي بانك ها ، معاونت امور بانكي ، بيمه و شركت هاي دولتي وزارت امور اقتصادي و دارائي ) در خصوص شركت در جلسه تاييد جوايز ( تاييد نوع جوائز ، رويت بعضي از جوايز ، كنترل حدود و مسايل و موازين قانوني ) تنظيم و ارسال مي نمايد . همچنين دعوتنامه هايي نيز براي روساي ادارات و مديران امور مناطق نيز ارسال مي گردد .

پس از تاييد جوائز و نحوه قرعه كشي توسط هيئت نظارت ، كارشناس دايره تبليغات به همراه اداره كار پردازي نسبت به تهيه جوايز اقدام مي نمايند .

پس هيات نظارت جهت انجام مراسم قرعه كشي در روز مقرر در جلسه اي كه به همين منظور تشكيل مي شود شركت نموده و مراسم برگزار مي گردد .

برگزاري نمايشگاهها و همايشها

با عنايت به برگزاري نمايشگاهها و همايشها از سوي سازمانها ، وزارتخانه ها ، مراكز و نهادهاي مختلف كشور و با توجه به شاخص هايي نظير هزينه ، سنخيت موضوع نمايشگاه و يا همايش با فعاليت بانك ، حضور بانك در نمايشگاه يا همايش بررسي مي گردد و در صورت تاييد حضور بانك در نمايشگاه زمينه هاي معرفي بانك و خدمات خاص آن ارزيابي مي شوند .

كارشناسان دايره تبليغات با توجه به موضوع همايش و نمايشگاه و محل برگزاري با واحدهاي مرتبط صف و ستاد تعامل لازم بعمل مي آورند اين تعاملات در زمينه هاي تامين منابع علمي ، آمارهاي قابل ارائه و بهره گيري از كارشناسان و همكاران متخصص و مرتبط با موضوع صورت مي گيرد . همچنين در خصوص همكاراني كه در طول برگزاري نمايشگاه يا همايش همكاري مي نمايند با واحدهاي مربوطه تماس گرفته تا نسبت به صدور احكام آنان اقدام نمايند .

كارشناسان دايره تبليغات و دايره تشريفات قبل از برپايي نمايشگاه در محل حاضر شده و با درك موقعيت بنا به حجم كار نسبت به غرفه آرايي اقدام مي نمايند . چنانچه در زمينه غرفه آرايي نياز به شركت مشاور باشد با يكي از شركتهاي فعال در اين زمينه قرارداد منعقد مي گردد .

در پايان كار نمايشگاه يا همايش كارشناس تبليغات از مراحل مختلف كار گزارشي مكتوب تهيه نموده و به مديريت اداره ارائه مي نمايد كه در صورت تشخيص رئيس اداره توسط دايره انتشارات در ماهنامه بانك درج مي گردد .

فرايند مانيتورينگ

مانتيورينگ به معناي بازبيني تبليغاتي است كه سفارش داده شده و تاييد پخش و يا عدم پخش آن همچنين بررسي نحوه عملكرد رقباست . به عبارت ديگر در بخش مانيتورينگ ، برنامه هاي تلويزيوني به صورت شبانه روزي و به روش ديجيتال ضبط مي گردند كه البته تمام برنامه ها به همراه اطلاعات جزيي شامل شبكه ، تاريخ و ساعت تا چند ماه بايگاني مي گردند .

همچنين اين اطلاعات به صورت روزانه توسط اپراتورها مورد بازبيني قرار مي گيرند و تمام تبليغات اعم از تجاري ، فرهنگي و خدماتي به هر صورت كه باشد ( آگهي ، زيرنويس و حك آرم ) از لابلاي برنامه ها استخراج مي شوند اين اطلاعات تحليل شده و بصورت نمودار و گزارش ارائه مي شود .

اين گزارش ها ضمن مطلع ساختن سفارش دهنده از صحت و سقم آگهي ، سفارش دهنده را از نحوه تبليغات رقبا مطلع مي سازد .

پس از انتخاب شركتهاي مشاوري كه در زمينه مانيتورينگ فعاليت دارند پيش قرارداد كتبي از شركت منتخب اخذ و جهت بررسي مسايل حقوقي به اداره حقوقي ارسال مي گردد.

پس از تصويب و تاييد صورتحساب از شركت مشاور در خصوص پخش آگهي از شبكه هاي سراسر صدا و سيما ، پخش صحيح (فني ) و تطابق صورتحساب ارسالي با آگهي پخش شده و صحت محاسبه نرخ آگهي ها ، صورتحسابها جهت پرداخت به امور مالي ارسال مي شود.

ارتباطات و اطلاع رساني

زندگي در عصر ارتباطات و فن آوري مستلزم آگاهي از اخبار و مسايل پيرامون جامع بشري است خصوصاً گستره فعاليت هاي اقتصادي نيازمند كسب خبر از منابع و رقباي مالي و نيز ارسال اخبار به منظور حضور فعالتر در اين عرصه مي باشد . در اين راستا دايره ارتباطات و اطلاع رساني اداره روابط عمومي در زمينه ارسال خبر، تهيه و ارسال جوابيه و تكذبيه ، بريده جرايد ، اشتراك نشريات ، هماهنگي براي انجام مصاحبه ، سفارش چاپ آگهي در مطبوعات و سايتها ، سايت بانك و سامانه اطلاع رساني و پست صوتي بانك رفاه فعاليت مي نمايد كه در ذيل به شرح برخي از اين فعاليت ها مي پردازيم .

1- ارسال خبر

كارشناس دايره اطلاع رساني و ارتباطات ، اطلاعاتي كه مناسب مخاطبين بيرون از سازمان و افكار عمومي مي باشد را از رابط روابط عمومي در ادارات مختلف يا از طريق مسئولين و يا ساير همكاران واحدهاي مختلف بانك به صورت كتبي جمع آوري مي نمايد . سپس اطلاعات جمع آوري شده را بصورت خبر ويراستاري نموده و به مسئول دايره اطلاع رساني تحويل مي دهد .

پس از تاييد نهايي مسئول دايره اطلاع رساني و تاييد رئيس اداره، اخبار براي رسانه هاي خبري اعم از مطبوعات ، سايتها و صدا و سيما ارسال مي شود .

2- تهيه و ارسال جوابيه و تكذيبيه

كارشناس دايره اطلاع رساني و ارتباطات بصورت روزانه مطبوعات و برخي سايتهاي خبري را كنترل نموده و مطالب خلاف واقعيت درباره بانك و نيز اخباري كه بر مبناي اطلاعات نادرست چاپ شده است را استخراج و طبقه بندي نموده و هر موضوع را به واحد مربوطه ارسال مي دارد .

سپس پاسخ واحدهاي ذيربط در خصوص خبر اخذ و براي منبع انتشار خبر ارسال مي گردد و كنترل و پيگيري هاي لازم تا انتشار پاسخ بانك در آن رسانه ادامه مي يابد.

3- بريده جرايد

كارشناس دايره اطلاع رساني و تبليغات ، روزانه با كنترل روزنامه ها و سايتها ، اخبار مرتبط با نظام بانكي و سيستم اقتصادي كشور را استخراج، صفحه بندي و كنترل نهايي مي نمايد .

واحد تكثير ، مجله آماده شده را تكثير و براي توزيع بين اعضاي هيئت مديره و روساي ادارات در اختيار دفتر قرار مي دهد .

كارشناس مربوطه هر هفته با استفاده از مطالب بريده جرايد روزانه ، بريده جرايد هفته را تنظيم و با توجه به اينكه تمام روزنامه ها در شهرستانها توزيع نمي شوند مجلد تهيه شده را براي كليه ادارات امور شعب استانها ارسال مي دارد تا آنها را در جريان اخبار و مطالب قرار دهد .

همچنين به منظور افزايش اطلاعات و ارتقاي توان علمي همكاران يادداشتها و مقالات در زمينه هاي مختلف بانكي ، اقتصادي و … از روزنامه ها ، ماهنامه ها و يا از سايتهاي مرتبط كه به دليل حجم و موضوع با مطالب بريده جرايد متفاوت بوده و قالب خبري نداشته اند و قيد زماني بر آنها مترتب نيست را استخراج نموده و پس از صفحه آرايي و تكثير با عنوان «گزيده مقالات » براي مسئولين كليه واحدها در سراسر كشور ارسال مي كند . 4- هماهنگي براي انجام مصاحبه

چنانچه رسانه اي بخواهد با مسئولان بانك مصاحبه نمايد درخواست كتبي خود را به همراه موضوع و محور مصاحبه و يا ريز سئوالات به اداره روابط عمومي ارسال مي كند . مسئول دايره اطلاع رساني و ارتباطات با مسئول مربوطه در سطح بانك تماس گرفته و هماهنگي هاي لازم را در خصوص انجام مصاحبه ، زمان و تاريخ آن به عمل مي آورد .

كارشناس دايره مراتب را به اطلاع خبرنگار رسانه مربوطه جهت برگزاري مصاحبه         مي رساند .دايره تشريفات

1- فرآيند برگزاري همايشها و مناسبتها

به منظور ارتقاء سطح علمي و دانش بانكي و همچنين ايجاد تعامل و همكاري بين ادارات ستادي و صف پيشنهاد برگزاري همايش از سوي ادارات به مديريت عامل بانك ارائه مي گردد . مديريت عامل بانك پيشنهاد مورد نظر را جهت برآورد هزينه به اداره روابط عمومي ارجاع مي دهد . در صورت تاييد و موافقت مديريت عامل در خصوص برگزاري همايش و يا مراسم مورد نظر ،كارشناس تشريفات طي نامه اي محل و تاريخ برگزاري همايش را به اطلاع شركت كنندگان مي رساند .

همچنين كارشناس تشريفات طي مذاكره با اداره رفاه كاركنان جهت پذيرايي از شركت كنندگان و از اداره كارپردازي جهت نقل و انتقال شركت كنندگان دعوت بعمل         مي آورد .

ضمناً با عنايت به روند برنامه همايش و در صورت لزوم از محل تنخواه هدايايي تهيه و به شركت كنندگان اهداء مي گردد .

2- فرآيند امور سمعي و بصري

چنانچه ادارات مختلف بانك بخواهند عكس يا فيلم يا گزارش تهيه نمايند طي نامه اي از اداره روابط عمومي درخواست همكاري نموده و كارشناس مربوطه بعد از اطلاع از زمان و تاريخ همايش يا مراسم در محل حاضر و اقدام به تهيه عكس و فيلم مي نمايد . دواير انتشارات ، تبليغات و ارتباطات با توجه به نيازشان مي توانند از عكس هاي تهيه شده استفاده نمايند همچنين مي توان از اين عكسها در ماهنامه ، تهيه گزارش ساليانه ، بروشورها و پوسترهاي تبليغاتي و اطلاع رساني بانك نيز استفاده نمود .

ارسال پيام هاي تسليت و تبريك

اخبار مجالس جشن و سوگواري كارمندان و روساي بانك به اطلاع اداره روابط عمومي متصدي اموراداري سيستم تشريفات مي رد . بعد از بررسي اگر لازم شود به وسيله پيام يا آگهي به اطلاع واحدهاي سازماني و كارمندان بانك مي رسد .

ارسال كارت هاي تبريك يا گل به هنگام انتصاب جديد مسئولان محترم مملكتي و همچنين فوت بستگان همكاران نيز در حيطه و وظيفه متصدي امور اداري سيستم تشريفات مي باشد .

 

هماهنگي جلسات واحدهاي سازماني

واحدهاي سازماني مختلف بانك اهم از سرپرستي ها ، ادارات و … جلسات مهم عمومي خود را كه مي خواهند تشكيل دهند ، بايد با اداره روابط عمومي هماهنگي هاي لازم را به عمل بياورند تا اداره روابط عمومي در جريان قرار گيرد و براي جلسات متصدي امور اداري سيستم تشريفات تداركات لازم را به انجام برساند ، مانند آماده سازي اتاق كنفرانس ، تهيه شيريني ، چاي و ... .

دعوت افراد مشخص شده براي تشكيل جلسات اداره روابط عمومي

در اين اداره پنج جلسه صورت مي گيرد :

1- جلسه رابطين روابط عمومي سراسر كشور

2- جلسه كاركنان اداره روابط عمومي

3- جلسه شوراي تبليغات

4- جلسه مسئولان روابط عمومي بانك ها

5- جلسات مقدماتي و جلسات نهائي قرعه كشي حسابهاي پس انداز قرض الحسنه و اجراي قرعه كشي

دعوت كارمندان در جلسات و هماهنگي و تدارك كارهاي مربوط به جلسات اهم از آماده كردن اتاق كنفرانس ، تداركات پذيرايي و ... در حيطه متصدي امور اداري سيستم تشريفات مي باشد .

تدارك و هماهنگي براي افتتاح شعب مختلف بانك و ساير مراسم بانك

در اين رابطه اموري مانند تهيه كارت دعوت ها ، پلاكارد نويسي ، برقراري امكانات صوتي ، برقراري امكانات تصويري شامل فيلم برداري و عكس برداري ، دعوت از قاري قرآن ، حضور رئيس اداره در مراسم افتتاح و بعضاً سخنراني دستاوردهاي بانك بوسيله متصدي امور اداري سيستم تشريفات انجام مي شود .

دايره دبيرخانه و پيشگيري

اين دايره كليه امور مربوط به نامه هاي وارده و صادره اعم از شماره گذاري ، تايپ و ارسال براي ادارات ذيربط ، صورت مي پذيرد . ضمناً مصوبات هيات مديره بانك نيز پس از ورود به اين دايره شماره گذاري شده و به ادارات ذيربط ابلاغ مي گردد . همچنين امور پيگيري مكاتبات داخلي و خارجي تا حصول نتيجه كامل به صورت كتبي و تلفني نيز در اين واحد صورت مي گيرد .

ارسال صورت وضعيت بانك رفاه به ساير بانكها

- صورت وضعيت بانك رفاه از اداره حسابداري كل و بودجه جهت ارسال به   محل هاي مورد نظر به روابط عمومي تحويل داده مي شود .

- متصدي امور اداري سيستم دفتر و بايگاني پس از ثبت و شماره در دفتر ، آن را براي اخذ امضاء به رئيس يا معاون روابط عمومي تحويل مي دهد .

- بعد از اخذ امضاء مراجع فوق الذكر به تعداد 25 نسخه كپي تهيه شده و اصل صورت وضعيت را به سيستم تبليغات ارسال مي دارند .

- صورت وضعيت هاي كپي شده را به صورت نامه صادره به ساير بانك ها مي فرستند .

دريافت صورت وضعيت بانك هاي ديگر و ارسال آن به مراجع مربوطه

- بانكهاي ديگر كشور ، هر ماه صورت وضعيت خود را به روابط عمومي بانك رفاه ارسال مي دارند كه تعداد اين بانكها بالغ بر 9 عدد مي باشد .

- اين صورت وضعيت ارسالي از بانكهاي ديگر ، بوسيله متصدي امور اداري ثبت و شماره شده و براي اخذ امضاء به رئيس يا معاون روابط عمومي تحويل داده مي شود .