روابط عمومی(وزارت ارشاد)

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فاطمه زنگارکی فراهانی

بازدید: 1613

 

دانشگاه جامع علمی- کاربردی فرهنگ و هنر
واحد 13

گزارش روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي

مقدمـه

روابط عمومي مشاور خوبي براي مديريت در اتخاذ تصميم، خط مشي و تدوين استراتژي است. تمام مديران اطلاعات مي­خواهند و اين اطلاعات توسط روابط عمومي به آنها داده مي­شود. روابط­عمومي ايجادكننده و تداوم­دهنده ارتباطات دوسويه بين سازمان و محيط است و در نهايت بهترين وسيله آمادگي براي تغييرات سازماني و تغييرات محيط است. بنابراين انتظاراتي را كه از روابط عمومي داريم خيلي سنگين و بزرگ است و اين كار بسيار سنگين ارتباطي و جامعه­شناختي است كه روابط­عمومي بايد به عهده بگيرد. و اين كار نيازمند يك ساختار مديريتي مي­باشد كه عبارت است از برنامه­ريزي، سازماندهي، تصميم­گيري، كنترل و نظارت هدايت و رهبري.

بيش از يكصد سال است كه دفاتر روابط عمومي سازمان مشغول ارايه خدمات و مشاوره به مديران
مي­باشند. گفته مي­شود كه جورج وستينگ هاوس نخستين كسي بود كه در سال 1889 دو نفر با جهت تبليغ و اشاعه استفاده از لوازم خانگي برقي توليد كارخانه خود به خدمت گرفت تا مردم را تشويق كند كه از «جريان برق مستقيم» استفاده كنند. اگرچه اين مؤسسه از مؤسسات رقيب خود به مديريت توماس اديسون كه از جريان برق متناوب در لوازم برقي خود بهره مي­گرفت شكست خورد ولي نام آن در تاريخ روابط عمومي به عنوان نخستين مؤسسه پيشتاز در بهره­گيري از خدمات روابط­ عمومي ثبت شده است.

براي سال ها روابط عمومي داراي وظايف محدودي بود: ارايه اطلاعات به وسايل ارتباطجمعي، پخش نامه كالاها و آوازه و شهرت سازمان در محافل و مجامع و كسب اعتبار و شهرت ولي تاكنون فشارهايي كه از رقابت در سطوحي ملي و بين­­المللي ناشي شده و نيازهايي كه از درون مديريت مؤسسات سر برآورده اين الزام و ضرورت را ايجاد كرده كهروابط عمومي را تا سطح مشاور مدير سازمان­ها و عضو شوراي سياستگذاري ارتقاء دهد. در تحقيق به عمل آمده بيش از 50% مديران سازمان­ها تأكيد كرده­اند كه مديران روابط عمومي بايد عضو گروه سياستگذار مؤسسه باشند.

بررسي­هاي اخير نشان مي­دهد كه 85% از 1500 مؤسسه مورد تحقيق در ايالات متحده آمريكا داراي واحدهاي روابط عمومي هستند و بخش­هاي تخصصي مورد نياز خود را به صورت زيرمجموعه­هاي سازمان در تشكيلات خود بوجود آورده­اند. تنها 15% از مؤسسات از خدمات شركت­هاي مشاوره­اي روابط عمومي خارجي سود مي­بردند. در بررسي كه در سال 1983 از سوي «انجمن جهاني ارتباط­گران مؤسسات تجاري و اداري» به عمل آمد، نشان داده شد كه نزديك به 50% اعضاي اين انجمن تخصصي روابط عمومي در سطح جهاني در دفاتر مؤسسات و سازمان­هاي صنعتي، تجاري و اداري بكار مشغولند، 10% در دفاتر روابط عمومي موسسات غيرانتفاعي بكار مي­پردازند و تنها 25% در شركت­هاي ارايه­كننده خدمات مشاوره­اي استغال دارند.

                                 

تاريخچه روابط عمومي در جهان

تاريخ اديان و مذاهب جهان مملو از روشهاي مختلف رهبران و پيشوايان ديني در تأثيرگذاري بر افكارعمومي و جلب اعتماد و اطمينان در مردم است، به­گونه‌اي كه پيامبران ديني را مي‌تواننخستين «افسران روابط عمومي» ناميد. همزمان با ادامه حيات ديني در جهان، حياتفرهنگي ملتهاي مختلف نيز مملو از نشانه­هايي بوده كه به طريقي با فعاليتهاي روابط عمومي به معني اعم آن در رابطه بوده است.

تاريخچه روابط عمومي را مي توان به سه دوره تقسيم كرد:

1_ دوران پيش از تاريخ كه روابط عمومي به صورت هنر متجلي شده بود كه فاصله زماني 5 هزار سال پيش از ميلاد تا اندكي پس از جنگ جهاني اول را شامل مي­شود.

2_ از حدود سالهاي 1918 ميلادي تا اندكي پس از جنگ جهاني دوم بيشتر از تكنيك در روابط­عمومي استفاده شد كه در واقع دوران روابط عمومي فني ظهور كرد.

3_ دوران سوم، دوران روابط عمومي متكي بر فلسفه مديريت است كه از سال 1950 تاكنون را در بر مي­گيرد.

درحال­حاضر ماهيت فعاليتها آميخته­اي از عناصر سه­گانه هنر، تكنيك، مديريت است كه روابط عمومي در پيشبرد اهداف خود از آنان ياري مي­گيرد.

اصطلاح «روابط عمومي» براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا و درنوشته­هاي اداره اتحاديه راه­آهن ايالات متحده بكار برده شد و در دهه اول قرن بيستم نخستين دفاتر روابط عمومي در   مؤسسه­هاي اين كشور ايجاد گرديد.

در سال 1906 اولين شركت خصوصي كه تنها خدمات روابط عمومي را به مشتريـان خود ارايه مي‌كرد، بوجودآمد. نخستين شركت روابط‌عمومي‌ توســط «ايوي‌لي» فارغ­التحصيل دانشگاه پرنيسون و خبرنگار اقتصادي در شهر نيويورك تأسيس شد. و نخستين اقدام وي «صدور اعلاميه­اي بنام اعلاميه وصول كه هدف عمده روابط عمومي را اطلاع­رساني مردم عنوان كرد» پس از اين شركت مؤسسه­هاي ديگر نيز به تأسيس دفاتر روابط عمومي اقدام كردند و روابط عمومي به عنوان يك حرفه به وجود آمد و شناخته شد.

پس از آن روابط عمومي در كشورهايي چون انگلستان، آلمان، فرانسه، تشكيل شد و از رشد خوبي برخوردار گرديد. نكته قابل توجه اين است كه شيوه­هاي اجرايي روابط عمومي در كشورهاي مختلف با توجه به ساختار اجتماعي، فرهنگي ، اقتصادي و سياسي آنها با هم متفاوت است.

نكته مهم درتاريخ روابط عمومي اين است كه اين فن يا هنر گسترده محصول ابتكار و اختراع شخص و يا اشخاص معين نبوده بلكه ضرورتهاي زندگي نوين اجتماعي و پيشرفتهاي صنعتي و علمي باعث ايجاد و رواج آن به صورت تدريجي و ارتقا، گام به گام آن با نامهاي گوناگون و شيوه­هاي مختلف بوده است.

روابط عمومي در ايران ( قبل از انقلاب اسلامي )

روابط عمومي در ايران براي نخستين بار در سال 1330 در شركت نفت ايران ايجاد شد و مرحوم دكتر «حميد نطقي» استاد دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي پايه­گذار آن به شمار مي­رود. در دهه 40 دو واقعه موجب شهرت و رسميت يافتن روابط عمومي در ايران شد:

1_ ابتدا سازمان امور استخدامي كشور، روابط عمومي را در طرحها و برنامه­هاي تشكيلاتي خود براي سازمانهاي دولتي منظور و ملحوظ نمود.

2_ تأسيس دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي و گشايش رشته روابط عمومي بود كه اين رخداد موجب رسميت يافتن دفاتر و واحدهاي روابط عمومي در تشكيلات اداري سازمانهاي مختلف كشور شد.

تحول روابط عمومي تا آن اندازه بود كه ظرف حدود 20 سال انجمني به نام انجمن روابط عمومي ايران و چند مؤسسه مشاوره در روابط عمومي بوجود آمد و حتي دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي اين رشته را در سطوح ليسانس تدريس كرد. از سال 1346 هجري شمسي انجمن روابط عمومي تشكيل شد كه تنها تشكيلات حرفه­اي روابط عمومي در ايران است. بررسي اساسنامه آن نشان مي­دهد كه اين انجمن جنبه آموزشي دارشته و جاي تشكيلاتي كه بدنبال دفاع از حقوق صنفي دست­اندركاران روابط­عمومي باشد خالي است و از سال 1345 بود كه وزارتخانه­ها به تدريج اداره اطلاعات، تبليغات و انتشارات را به نام روابط عمومي برگرداندند.

 

روابط عمومي در ايران ( پس از پيروزي انقلاب اسلامي )

دفاتر روابط عمومي پس از انقلاب تحت نام «روابط عمومي و ارشاد اسلامي» به طور اعم فعاليتهاي ارتباطي و روابط عمومي را انجام مي­دادند.

در سال 1363 وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي سيمناري را با شركت روابط عمومي­ها در تهران برگزاركرد كه در واقع زيربناي حركت روابط عمومي را براي تجديد حيات آن پي­ريزي كرد.

در حال حاضر رشته روابط عمومي در دانشكده علوم اجتماعي دانشگاه علامه طباطبايي، دانشگاه آزاد اسلامي و دانشگاههاي علمي كاربردي تدريس مي­شود و ادارات كل روابط عمومي وزارتخانه­ها و مؤسسات در مراكز استان نيز اقدام به تشكيل دوره­هاي آموزشي روابط عمومي براي كارمندان خود كرده اند. ازسال 1368 نيز سازمان امور اداري و استخدامي كشور آيين‌نامه كاري دفاتر روابط عمومي را تصويب كرده است.

نقش روابط عمومي در وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي

روابطعمومي داراي يك نقش مرزي در سازمان است يعني روابط عمومي از يك سو به تامين نيازهاي ارتباطي مخاطبان مي پردازد و از سوي ديگر به عنوان مشاور مديريت عمل مي كند. در واقع ميانجي بين مديريت و مخاطبان است.

نقش روابط عمومي در وزارت متبوع عبارتنداز:

_ ايجاد تقويت و تفاهم بين مقام عالي وزارت و كاركنان

_ ايفاي نقش واسطه گري بين مردم و مسئولين وزارت

_ ارزيابي ديدگاههاي مخاطبان وزارت

_ سخنگوي وزارت

_ مشاوره مقام عالي وزارت

_ ايجاد فرصت اظهار نظر براي مسئولين وزارت در سازمانها

_ كمك به وزارت در عمل برنامه­ريزي ازطريق انعكاس نظرهاي مخاطبين اين مجموعه فرهنگي

_ هدايت اطلاعاتي كاركنان

_ كمك به فرايند تصميم گيري از طريق سنجش افكار عمومي در داخل و خارج وزارت متبوع

_ توسعه حسن احترام و تعلق در كاركنان و...

با توجه به تضعيف روابط عمومي در زمان حال، ايفاي تمامي نقشها براي روابط عمومي مركزي مقدور نمي­باشد.

يكي ازمباحث اوليه درباره روابط­عمومي، بحث درباره ضرورت حضور قدرتمند روابط­عمومي در تشكيلات زمان ونقش آن درسازمان­است واينكه تشكيلات چه نقشي رابه روابط­عمومي واگذار مي­كند.

روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي نيز از زمان تشكيل با فراز و نشيبهاي زيادي مواجه بوده است. زماني در اوج فعاليت در زمينه­هاي اطلاع­رساني، تاثيرپذيري و تاثيرگذاري بر افكار عمومي، مشاركت­گرايي، رعايت اصول اخلاقي و...

زماني هم با نقشي بسيار كدر وكمرنگ كه همه اينها به سياستهاي كلي وزارت متبوع منتهي مي­شود. وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در يكي از ميدان­هاي قديمي شهر تهران واقع شده است. از جنوب به خيابان جمهوري و از شمال به سازمان مديريت و برنامه­ريزي كشور و از غرب به خيابان صفي­عليشاه و از شرق به متروي بهارستان منتهي مي­شود.

روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در طبقه دوم ساختمان اصلي قرار دارد كه معماري آن بصورت سالن بزرگي كه پارتيشن بندي شده و انتهاي سالن اتاق مديريت قرار دارد.

نشاني : ميدان بهارستان _ خيابان كمال الملك _ ساختمان مركزي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي طبقه دوم.      

معرفي واحدهاي مستقر در روابط عمومي

_ واحد برنامه­­ريزي

_ واحد اطلاعات واخبار

_ واحد

و انتشارات

_ واحد پايش ارتباطات مردمي

_ واحد مجامع و رسانه ها

_ واحد تبليغات و مونيتورينگ

_ واحد امور كتابخانه

_ مسؤول دفتر

_ مسؤول امور عمومي

شيوه نامه نحوه فعاليت روابط عمومي

شيوه نامه نحوه فعاليت روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي كه از طرف شوراي تحول اداري به منظور ايجاد و وحدت رويه و هماهنگي در انجام وظايف روابط عمومي و به تاييد مقام وزارت رسيده است به شرح ذيل در شش فصل ابلاغ گرديده:

فصل اول : كليات

فصل دوم: وظايف

فصل سوم: اركان

فصل چهارم: گروههاي تخصصي

فصل پنجم: اجرا

فصل ششم: ارزيابي

 

فصل اول: كليات

1_ هدف:(ماده 1)هدف از تهيه و تدوين اين شيوه­نامه تبيين و ارتقاي نقش و جايگاه روابط عمومي و ايجاد رويه­اي واحد و اتخاذ سياست هاي مشخص در زمينه فعاليت هاي برنامه ريزي، اطلاع رساني، ارتباطات مردمي و تبليغات و انتشارات در سطح روابط عمومي هاي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در معاونتها، سازمان هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني است.

2_ تعاريف:(ماده2)در اين شيوه نامه مفاهيم به كار رفته داراي معاني زير هستند:

برنامه­ريزي:به فرآيندي اطلاق مي شود كه طي آن زمان ، بودجه ، نيروي انساني و منابع مورد نياز براي انجام فعاليت ها برآورد گرديده و در قالب برنامه مدون به اجرا در مي آيد.

رابط برنامه ريزي:به مسئول روابط عمومي و يا نماينده معاونت ، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني براي همكاري با دفتر روابط عمومي در زمينه برنامه ريزي گفته مي شود.

واحد برنامه ريزي: به كار گروه برنامه ريزي و واحد برنامه ريزي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي اطلاق مي شود.

خبر :گزارشي از رويدادهاي واقعي و عيني كه داراي يك يا چند ارزش خبري باشد.

رابط خبري :به مسئول روابط عمومي و يا نماينده معاونت ، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني براي همكاري با دفتر روابط عمومي در زمينه اطلاع رساني گفته مي شود.

واحد اطلاعات و اخبار:كار گروه و واحد اطلاعات و اخبار دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي است.

ارتباطات مردمي:برقراري و توسعه شبكه هاي ارتباطي مردمي به منظور شناخت نگرش ها ، پيشنهادها، انتقادها و ايجاد پيوند موثر ارتباطي بين مديريت و گروه هاي مخاطبان و نيروي انساني درون و برون سازماني است.

ارتباطات مردمي غير مستقيم:مردم از راه هاي غير حضوري مانند تلفن ، دور نگار ، شبكه اينترنت و ارسال نامه نسبت به ارائه در خواست ها ، نظرات و پيشنهادها اقدام مي كنند.

ارتباطات مستقيم:مردم با مراجعه حضوري به وزارت فرهنگ­ و ارشاد اسلامي در سطح معاونت ها، سازمان­هاي وابسته وادارات ستادي واستاني نسبت به ارائه وپيگيري درخواست­هاي خود اقدام مي­نمايد.

طرح تكريم :طبق مصوبه شماره 18540/13 . ط مورخ 10/12/81 شوراي عالي اداري كشور، تكريم مردم و جلب رضايت ارباب رجوع براي ايجاد ساز و كارهاي لازم وارائه خدمات مطلوب و موثر به مردم و برخورد مناسب كاركنان با مراجعان و نهادينه شدن اين امر است.

واحد پاسخگويي:واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي و به نيابت از سوي آن ، مسئول روابط عمومي و يا نماينده معاونت ، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني براي همكاري با روابط عمومي در زمينه ارتباطات مردمي در قالب مصوبه شوراي تحول اداري مربوط به تشكيل كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي است.

تبليغات:مجموعه برنامه ها، طرح ها و اقدامات روابط عمومي براي معرفي دستاوردهاي وزارت فرهنگ وارشاداسلامي درقالب تبليغات محيطي، نمايشگاهي، راديويي وتلويزيوني ورسانه­اي و الكترونيكي است.

انتشارات:مجموعه برنامه ها، طرح ها واقدامات روابط عمومي براي انتشار دستاوردهاي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در قالب پوسترها ، كالابرگ ها، دفترچه ها، كتاب ها، نشريه ها و ساير آثار چاپي و انتشاراتي است.

واحد تبليغات و انتشارات گروه و واحد تبليغات و انتشارات دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي است.

فصل دوم: وظايف

فعاليت روابط عمومي در زمينه هاي برنامه ريزي ، اطلاع رساني، ارتباطات مردمي و تبليغات و انتشارات مبتني بر چارچوب زير است:

1_ برنامه­ريزي:(ماده 3)ساماندهي برنامه ريزي روابط عمومي وزارت فرهنگ وارشاد اسلامي در چارچوب اهداف و وظايف پيش بيني شده در سند چشم انداز 20 ساله كشور، قانون برنامه هاي توسعه، آيين نامه هاي مصوب هيات وزيران و سياست هاي كلان وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي اتخاذ شده توسط نظام تصميم گيري و برنامه ريزي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در زمينه روابط عمومي.

تدوين و بررسي برنامه هاي سالانه روابط عمومي به همراه شاخص ها و اولويت هاي برنامه به تفكيك برنامه هاي خاص دفتر روابط عموي و برنامه هاي مشترك با مجموعه هاي مختلف روابط عمومي وزارت فرهنگ وارشاد اسلامي.

بررسي و ارائه گزارش دوره اي از ميزان اجراي برنامه هاي روابط عمومي از سوي معاونت ها، سازمان­هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني.

آماده سازي روابط عمومي براي تهيه و اجراي برنامه هاي ميان مدت وبلند مدت.

دريافت طرح­هاي پيشنهادي مرتبط بافعاليت هاي روابط عمومي وبررسي وتجزيه وتحليل آنها.

برنامه­ريزي جهت انجام نظر سنجي از برنامه هاي در دست اقدام وزارت متبوع و ارائه راهكارهاي مناسب بر مبناي نتايج حاصله.

ارائه گزارش هاي دوره اي شش ماهه عملكرد روابط عمومي به مركز نوسازي و تحول اداري.

2_ اطلاع­رساني:(ماده 4)برنامه­ريزي براي استفاده از ظرفيت رسانه­هاي همگاني به همراه ارائه راهكارها و اولويت­بندي لازم.

بررسي و پيشنهاد سياست هاي خبري و برنامه هاي رسانه اي سالانه معاونت ها، سازمان هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني.

تهيه، ثبت، ضبط و انعكاس رويدادها در قالب خبر، مصاحبه، گزارش خبري در رسانه­هاي همگاني.

ارزيابي و ارائه گزارش از فعاليت­هاي رسانه­اي.

تهيه، ثبت و ضبط و نگهداري عكس و فيلم از رويدادهاي مهم فرهنگي و هنري.

تهيه و ارسال جوابيه براي اخبار خلاف واقع و شبهه برانگيز مندرج در رسانه هاي همگاني.

تهيه خبر و روز آمد كردن بخش خبري پايگاه اطلاع رساني دفتر روابط عمومي وزارت متبوع.

رصد كردن نشريات، پايگاه هاي اطلاع­رساني، شبكه هاي راديويي و تلويزيوني و تدوين و انتشار اخبار مربوط به حوزه فرهنگ و هنر در قالب ويژه­نامه ها و بولتن هاي خبري.

تدوين و تكثير موضوعي و محتوايي اخبار و بريده جرايد در مقاطع مختلف.

دريافت آگهي­هاي حوزه­هاي مختلف وزارتخانه و ارسال آنها پس از كارشناسي­هاي صورت­گرفته و با هماهنگي لازم.

 

3_ ارتباطات مردمي:(ماده 5)آگاهي و شناخت از مسايل و مشكلات مردم در حوزه فرهنگ و هنر به ويژه ارباب رجوع و انعكاس آن به حوزه هاي مختلف و پيگيري تا حصول نتيجه.

برنامه ريزي براي اطلاع رساني و ايجاد ارتباط موثر، شفاف و دو سويه بين مديران وزارت متبوع و مردم و نهادينه سازي آن.

توسعه شبكه هاي ارتباط مردمي به منظور تقويت پيوند موثر بين مديريت و گروه هاي مخاطبان و نيروي انساني درون و برون سازماني.

ارائه راهكارهاي جديد به منظور فرهنگ سازي ، تكريم و احترام حقوق مراجعان به كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي شوراي تحول اداري.

تدوين و پيشنهاد شاخص هاي اختصاصي كمي و كيفي براي برقراري و توسعه ارتباطات مردمي در معاونت ها، سازمان هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني جهت تصويب در كار گروه توسعه مديريت و سرمايه انساني ( شوراي تحول اداري).

بررسي، ارزيابي و جمع بندي گزارش دوره اي مسئولان روابط عمومي يا نمايندگان معاونتها، سازمان­هاي وابسته، ستادي و استاني و ارائه گزارش نهايي آن به رئيس كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي (شوراي تحول اداري)

بررسي و ارزيابي نتايج حاصله از افكار سنجي مستمر از مردم درباره نقاط ضعف، قوت و مشكلات موجود، رضايت مندي آنان از نحوه ارائه خدمات و همچنين پيشنهاد راهكارهاي بهبود ارائه خدمات و انعكاس آن در راستاي طرح تكريم به كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي ( شوراي تحول اداري) و دبيرخانه شوراي تحول ادراي.

برپايي و هدايت جلسات گفت و شنود حضوري با ارباب رجوع، بررسي كارشناسي درخواست­هاي مردمي مستقيم و غير مستقيم و پيگيري لازم در واحدهاي مربوط براي دريافت پاسخ و ارائه آن به ارباب رجوع.

تنظيم و ارائه گزارش تفصيلي سالانه عملكرد مسئولان روابط­عمومي ونمايندگان معاونت­ها، سازمان­هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني به رئيس كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي (شوراي تحول ادراي) و مديركل دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي براي اتخاذ تصميم و دستور اقدام مقتضي.

معرفي واحدها و افراد موفق در زمينه برقراري و توسعه ارتباطات مردمي به ستاد طرح تكريم براي تشويق لازم.

نصب صندوق پيشنهادات و انتقادات در داخل وزارت متبوع يا يك صندوق پستي با شماره معين.

ترتيب و تنظيم ديدارهاي جمعي و يا گروهي.

4_ تبليغات وانتشارات: (ماده 6) برنامه­ريزي براي چاپ و نشر آثارمكتوب و تبليغات اصولي و تاثيرگذار محيطي، رسانه اي، راديويي، تلويزيوني و الكترونيكي به منظور معرفي دستاوردهاي وزارت متبوع.

بهره­مندي از نظرات هنرمندان برگزيده كشور و انتخاب آثار برتر هنري با در نظر گرفتن حقوق صاحبان آثار در محصولات تبليغي يا انتشاراتي توليد شده براي چاپ در قالب هاي تبليغاتي.

تدوين و بررسي طرح­هاي تبليغاتي و انتشاراتي (با هزينه بيش از سقف تعيين شده توسط دفتر روابط­عمومي وزارت متبوع) پيشنهادي از سوي روابط عمومي معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني.

دريافت و بررسي گزارش دوره­اي از اهم فعاليت هاي تبليغاتي و انتشاراتي معاونتها، سازمان­هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني و جمع بندي و ارائه گزارش و پيشنهادهاي اصلاحي لازم.

تدوين شرح وظايف تفصيلي و آيين نامه داخلي گروه تبليغات و انتشارات دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي براي اجرا پس از تصويب كار گروه اطلاع رساني امور فرهنگي شوراي تحول اداري.

گردآوري، تدوين، تنظيم، ويراستاري، چاپ و انتشار مجموعه­هاي مختلف به مناسبت هاي مختلف ديني و ملي.

سفارش طراحي، ليتوگرافي، چاپ و صحافي و نظارت بر مراحل فني پوستر، كالابرگ، فولدر، آگهي و ساير آثار برگزيده هنري براي معرفي دستاوردهاي وزارت متبوع و روابط عمومي به مناسبت­هاي مختلف.

انجام تبليغات محيطي به مناسبت هاي مختلف ديني و ملي با سفارش طراحي ، چاپ ، توزيع يا نصب پوستر، سيلك ، پلاكارد، برزنت و بيل بورد در سطوح مختلف.

سفارش طراحي و اجراي هداياي تبليغاتي در مناسبت هاي مختلف براي معرفي دستاوردهاي روابط­عمومي وزارت متبوع.

برنامه ريزي براي برگزاري مراسم بزرگداشت به مناسبت هاي مختلف ديني و ملي.

برنامه­ريزي برگزاري مسابقات فرهنگي، انتخاب برندگان و اهداي جوايز به مناسبت اعياد ديني و ملي.

تهيه اقلام فرهنگي مناسب براي استفاده نمازگزاران به مناسبت هاي ديني و ملي.

فصل سوم: اركان

ماده 7)دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي مسئوليت نظارت بر حسن اجرا و مسئول روابط عمومي يا نماينده معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني زير نظر بالاترين مقام سازماني ذيربط مسئوليت اجراي اين شيوه نامه را به عهده دارند.

مسئولان روابط عمومي در سطوح مختلف مي بايست واجد شرايط احراز در چارچوب مقررات اموراداري و استخدامي باشند.

انتصاب مسئولان روابط عمومي ها در سطوح مختلف پس از مشورت و اعلام نظر صلاحيت تخصصي آنان توسط دفتر روابط عمومي در چارچوب ضوابط انتخاب، انتصاب و تعيين مديران انجام خواهد شد.

در صورت عدم وجود روابط عمومي يا عدم معرفي نماينده از سوي معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني مستوليت اجراي اين شيوه نامه در واحد مربوط به عهده بالاترين مقام سازماني در معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني خواهد بود.

فصل چهارم: گروه هاي تخصصي

ماده 8) به منظور ايجاد هماهنگي لازم بين روابط عمومي ها در سطوح مختلف گروه هاي تخصصي (كارشناس) متشكل از مسئولان روابط عمومي يا نمايندگان آنان در دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي و زير نظر «كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي» (شوراي تحول اداري)، توسط مديركل دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ابلاغ خواهد شد و لازم­الاجرا است.

_ تدوين و گزارش فعاليت هاي گروه ها مطابق با وظايف مندرج در اين شيوه نامه توسط دبير گروه و ارائه آن به مدير كل روابط عمومي وزارت متبوع براي اتخاذ تصميم ودستور اقدام مقتضي.

_ تدوين و تصويب شرح وظايف تفصيلي و دستورالعمل داخلي گروه­هاي روابط عمومي وزارت متبوع جهت اجرا پس از تصويب توسط كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي (شوراي تحول اداري).

ماده 9)گروه­هايتخصصي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي با ارائه نظرات كارشناسي و مشاوره در جهت پيشبرد برنامه­ها و فعاليت­هاي روابط عمومي در گروه­هاي زير ايفاي نقش مي­نمايند:

1_ گروه برنامه­ريزي:وظيفه اجراي امور برنامه­ريزي، موضوع بندهاي ماده 3 اين شيوه­نامه را به عهده دارد.

2_ گروه اطلاع­رساني:وظيفه اجراي امور اطلاع­رساني، موضوع بندهاي ماده4 اين شيوه­نامه را به عهده دارد.

3_ گروه ارتباطات مردمي:وظيفه اجراي امور ارتباطات مردمي ، موضوع بندهاي ماده 5 اين شيوه­نامه را به عهده دارد.

4_ گروه تبليغات و انتشارات:وظيفه اجراي امور تبليغات و انتشارات، موضوع ماده 6 اين شيوه نامه را به عهده دارد.

 

فصل پنجم: اجـرا

ماده 10) دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي فعاليت هاي برنامه ريزي، اطلاع رساني، ارتباطات مردمي و تبليغات و انتشارات را به ترتيب زير اجرا مي كند:

1- فعاليت برنامه­ريزي:

_ در دي ماه هر سال راهنماي تدوين برنامه سالانه روابط عمومي براي معاونت ها، سازمان هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني توسط دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ارسال و حداكثر ظرف مدت 1 ماه فرم­هاي مربوط جمع­آوري مي­گردد.

_ واحد برنامه­ريزي روابط عمومي پس از بررسي برنامه سالانه روابط عمومي آن را براي اجرا به معاونت­ها، سازمان هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني اعلام مي­نمايد.

_ واحدبرنامه­ريزي روابط­­عمومي براساس گزارش­هاي دوره­اي­ميزان انحراف ازبرنامه سالانه رابصورت دوره­اي تعيين وبه مديركل دفترروابط عمومي براي اتخاذ تصميم ودستور اقدام مقتضي گزارش مي­دهد.

_ در پايان هر سال، واحد برنامه­ريزي روابط عمومي گزارش تفصيلي سالانه را از عملكرد مسئولان روابط عمومي و نمايندگان معاونت­ها، سازمان­هاي وابسته ادارات استاني و ستادي تنظيم و به مديركل دفترروابط­عمومي وزارت فرهنگي وارشاداسلامي براي اتخاذ تصميم ودستور اقدام مقتضي ارائه مي­نمايد.

_ افكار سنجي از برنامه هاي حوزه هاي مختلف شامل برگزاري نمايشگاه ها، جشنواره ها، كنفرانس ها و همايش ها در سطح دستگاهي از طريق دفتر روابط عمومي و در سطح ملي از طريق پژوهشگاه فرهنگ، هنر و ارتباطات وزارت متبوع انجام خواهد شد.

_ تهيه گزارش عملكرد كاركنان اداره كل روابط عمومي و تشويق كاركنان توسط مديريت روابط­عمومي (تقدير نامه – پاداش).

2- فعاليت اطلاع رساني:

_ معاونت ها، سازمان هاي تابعه ادارات ستادي و استاني ترتيبي اتخاذ نمايند تا كليه ارتباطات رسانه اي منحصراً از طريق روابط عمومي يا رابط خبري مربوط در سطوح مختلف با رسانه هاي همگاني برقرار و لزوماً در چارچوب اين شيوه نامه پيگيري شود.

_ به استناد آيين نامه هيات محترم وزيران انجام هر گونه مصاحبه ، گفتگو، كنفرانس خبري و ارائه گزارش به رسانه ها توسط مديران، كارشناسان و كارمندان وزارتخانه از طريق و يا با هماهنگي و كسب مجوز از دفتر روابط عمومي مجاز است. معاونين محترم وزير از اين بند مستثني هستند.

_ اعلام خبرهاي داراي اهميت بالا و واجد عناصر خبري چون فراگيري ، اختلاف ها ، بزرگي و فراواني الزاماً بايد از طريق وزير، معاونين و يا روابط عمومي صورت گيرد.

_ روابط عمومي موظف است در صورت هر گونه تخطي فارغ از صحت و سقم مطالب ، سريعاً نسبت به ارسال توضيح ، تذيبيه و جوابيه لازم به رسانه ها اقدام كند.

_ برگزاري كليه مصاحبه ها و كنفرانس هاي مطبوعاتي و راديو و تلويزيوني و ستادهاي خبري بايد با اطلاع قبلي روابط عمومي صورت گيرد.

_ هر گونه دعوت يا مصاحبه با شبكه هاي ماهواره اي و رسانه اي و خبرگزاري هاي فاقد مجوز ممنوع است.

_ تشكيل هر گونه ستادهاي خبري در همايش ها و جشنواره ها ن نمايشگاهها انتشار ويژه نامه در مناسبت هاي خاص بايد با هماهنگي و نظارت دفتر روابط عمومي انجام شود.

3- فعاليت ارتباطات مردمي:

_ بخش پاسخگويي اعم از واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي يا به نيابت از سوي آن مسئول روابط عمومي يا نماينده تام الاختيار در معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني در زمينه برپايي جلسات گفت و شنود حضوري با ارباب رجوع، بررسي كارشناسي درخواست هاي مستقيم و غير مستقيم مردمي و پيگيري لازم در واحدهاي مربوط براي دريافت پاسخ و ارائه آن به ارباب رجوع زير نظر بالاترين مقام مافوق فعاليت مي كند.

_ كارشناس ارتباط مردمي زير نظر مسئول واحد ارتباط مردمي دفتر روابط عمومي به عنوان كارشناس حوزه فرهنگ و هنر داراي شناخت لازم از نحوه فعاليت بخش هاي مختلف وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي و رويه هاي جاري و بخشنامه هاي جديد آن و نيازهاي ارباب رجوع بوده و با بررسي تخصصي و ارايه نظرات كارشناسي حتي الامكان از مكاتبات اداري غير ضروري جلوگيري مي نمايد و به گردش مكاتبات ضروري سرعت مي دهد.

_ بخش پاسخگويي اعم از واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي يا به نيابت از سوي آن مسئول روابط عمومي يا نماينده واحد ارتباطات مردمي در معاونت ها، سازمان­هاي وابسته و ادارات ستادي و استاني حداكثر تا دو هفته پس از دريافت و ثبت درخواست ارباب رجوع نسبت به بررسي كارشناسي ، هماهنگي با واحدهاي مربوط و اخذ پاسخ مكتوب اقدام نموده و دفتر روابط عمومي به نحو مقتضي نتيجه را به اطلاع ارباب رجوع مي رساند.

_ گزارش درخواست هاي مردمي كه مستقيماً به معاونت ها ارسال مي گردند. همراه با نتايج اقدامات صورت گرفته ، جهت بهره برداري در اختيار دفتر روابط عمومي قرار مي گيرند.

_ ارباب رجوع درصورت مراجعه حضوري و پس از برگزاري جلسه گفت و شنود حضوي و تشخيص لزوم طرح و پيگيري درخواست مربوط به طرق مختلف ادارين نامه مكتوب خود را به واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ارائه مي نمايد.

_ چنانچه ارباب رجوع درخواست ملاقات با وزير را داشته باشد به همراه نامه دلايل توجيهي را به واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي براي برنامه ريزي و اقدام لازم ارائه مي كند.

_ نماينده دفتر روابط عمومي در بخش اطلاعات، مسئوليت راهنمايي اوليه و هدايت ارباب رجوع ، ارائه برگه نظرخواهي در هنگام ورود و تحويل و جمع آوري برگه هاي تكميل شده در هنگام خروج ارباب رجوع را به عهده دارد.

_ واحد ارتباطات مردمي دفتر روابط عمومي نتايج برگه­هاي تكميل شده نظرخواهي از ارباب رجوع را استخراج و گزارش نهايي آن را به رئيس كار گروه اطلاع­ رساني و امور فرهنگي و مديركل روابط­عمومي براي اتخاذ تصميم و دستور اقدام مقتضي ارائه مي­دهد.

4- فعاليت تبليغات و انتشارات:

_ پس از طي مراحل واگذاري طرح هاي تبليغاتي و انتشاراتي به پيمانكاران داراي صلاحيت مطابق آيين نامه هاي مالي و اداري مربوط مسئول روابط عمومي معاونت، سازمان وابسته، اداره ستادي و استاني نظارت مستمر بر حسن اجراي كار داشته و گزارش ميزان اجراي قرارداد فيما بين را جهت دستور اقدام به مافوق سازماني ارائه مي كند.

_ مسئول روابط عمومي معاونت ، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني در چارچوب نظام برنامه­ريزي سالانه روابط عمومي عناوين كليه طرح­هاي تبليغاتي و انتشاراتي معاونت، اداره ستادي و استاني را به اطلاع واحد تبليغات و انتشارات دفتر روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي مي­رساند.

_ مسئول روابط عمومي براي سفارش طرح­هاي تبليغاتي و انتشاراتي معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي واستاني به پيمانكاران داراي صلاحيت بايد مطابق آيين نامه هاي مالي واداري مربوط عمل كند.

_ براي تهيه و اجراي طرح­هاي تبليغاتي و انتشاراتي كلان و ملي و بعضاً منطقه اي در معاونت، سازمان وابسته و اداره ستادي و استاني مشورت و هماهنگي با واحد تبليغات و انتشارات دفتر روابط عمومي توصيه مي­گردد.

فصل ششم : ارزيابي

بر اساس گزارش دبير گروه و بر اساس شاخص هاي تعريف شده ، ارزيابي عملكرد روابط عمومي در كليه سطوح انجام خواهد شد. روابط عمومي برتر در حوزه تخصصي برنامه­ريزي، رسانه، ارتباطات مردمي و تبليغات و انتشارات در هر سال بر اساس شيوه نامه مربوط معرفيشده و به نحو شايسته از وي قدرداني مي­شود.

نماينده دفتر روابط عمومي در تمامي ستادهاي اجرايي مرتبط با برگزاري جشنواره­ها، نمايشگاه­ها، همايش­ها، و كنفرانس­هاي وزارت متبوع عضويت خواهد داشت.

نتايج نظر سنجي هاي انجام گرفته در كليه زمينه ها توسط دفتر روابط عمومي به دبيرخانه شوراي تحول اداري و كار گروه اطلاع رساني و امور فرهنگي (شوراي تحول اداري) ارائه خواهد شد. دستورالعمل­هاي اجرايي مورد نياز فعاليت­هاي اين شيوه­نامه از طريق دفتر روابط عمومي پيشنهاد و پس از تصويب در كار گروه توسعه مديريت و سرمايه انساني (شوراي تحول اداري) ابلاغ خواهد شد.

به استناد اين نظامنامه مسئولان روابط عمومي حوزه هاي معاونت ها، سازمان هاي وابسته و ادارات كل ستادي، استاني براي هماهنگي بيش تر در جلسات و نشست هاي ادواري مسئولان روابط عمومي حوزه­هاي دستگاه، زير نظر روابط عمومي، شركت خواهند نمود.

عملكرد واحد پايش (مونيتورينگ)

_ بررسي برنامه هاي تلويزيون و راديو و رصد در حوزه فرهنگ و هنر.

_ ضبط تصويري و صداي برنامه هاي مربوط به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي.

_ ارسال برنامه ضبط شده به جهت ارتباط موضوع براي معاونت هاي مختلف.

_ ارسال گزارش به وزير ، معاونين و مسئولين سازمانهاي وابسته.

_ تهيه و تنظيم كنداكتور و برنامه هاي صدا و سيما.

_ اقدام لازم به منظور ضبط برنامه هاي فرهنگي مرتبط با حوزه فرهنگ و هنري.

_ تهيه و تنظيم خلاصه اي از مباحث مطروحه در برنامه در قالب فرم هاي خاص.

_ پيگيري و حصول اطلاع از اقدامات انجام شده در خصوص هر برنامه.

_ تهيه و تنظيم گزارش هفتگي از برنامه هاي صدا و سيما به منظور ارائه به واحدهاي مربوطه.

_ مطالعه و بررسي برنامه هاي فرهنگي صدا و سيما به منظورانعكاس برنامه در سايت هاي خبري و نظارت بر آنها.

_ اقدام به منظور تبديل برنامه ها روي لوح فشرده به منظور ايجاد بانك اطلاعاتي.

_ نظارت برحسن انجام وظيفه و هماهنگ نمودن فعاليت ها و اقدامات كارشناسان تحت سرپرستي.

سايت و تلفن روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي

اين قسمت زير نظر واحد اطلاعات و اخبار فعاليت مي­كند و راهنماي مراجعين درخصوص قسمت­هاي مختلف وزارتخانه و فعاليت آن قسمت ها مي باشد و آدرس سايت و مطالبي كه در آن قرار داده شده است به شرح ذيل مي باشد:

www.ERSHAD.IR

 

هدف از تلفن گوياي وزارت متبوع اين است كه اطلاعات مورد نياز از طريق كامپيوتر به ارباب رجوع داده شود تا اينكه مراجعين سريعتر بتوانند به هدف خود برسند.

شماره  تلفن:                                                                     38512675

چارت تشكيلاتي روابط عمومي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي

1-            واحد برنامه ريزي

2-            واحد اطلاعات واخبار

3-            واحد ارتباطات مردمي

4-            واحد مجامع و رسانه ها

5-            واحد تبليغات و انتشارات

6-             واحد پايش يا مونيتورينگ

7-             كتابخانه مركزي

-            

شرح وظايف دفتر روابط عمومي

_ برنامه ريزي، اجرا و بهينه سازي ارتباط دو سويه وزارتخانه و مخاطبان با همكاري مراجع ذيصلاح.

_ برنامه ريزي ، نظارت و هماهنگي براي انجام مصاحبه هاي مطبوعاتي و راديو و تلويزيوني مقامات وزارت با حضور خبرنگاران داخلي و خارجي.

_ برنامه ريزي و ايجاد ارتباط با رسانه هاي جمعي به منظور انعكاس و تشريح فعاليت هاي وزارتخانه .

_ تهيه و گردآوري آمار و اطلاعات مورد نياز از مركز اطلاعات و اسناد وزارتخانه و فرآوري آن جهت ارسال به مراكز ذيربط.

_ تهيه گزارش هاي توضيحي و تحليلي از مطالب و مباحث مرتبط به شرح وظايف وزارتخانه مندرج در رسانه هاي جمعي داخلي و خارجي و ارايه به مديران و كارشناسان وزارتخانه.

_ تهيه و اجراي برنامه هاي مربوط به بزرگداشت مناسبت هاي مذهبي ، ملي و انقلاب اسلامي.

_ تهيه گزارشات و متون مورد نياز وزير در انجام مصاحبه ها و سخنراني ها و سمينارها با همكاري واحدهاي مربوط.

_ برنامه ريزي و اقدام در جهت تنظيم روابط وزارتخانه با مردم دريافت پيشنهادها، انتقادها، نقطه نظرات و خواسته ها و تلاش در جهت پاسخگويي به آنها.

_ سنجش افكار عمومي نسبت به بازتاب اخبار و رويدادهاي فرهنگي ، فعاليت هاي انجام شده در رسانه هاي و انعكاس آنها به مقامات وزارتخانه به منظور اتخاذ روشهاي مطلوب و بهره برداري از آنها در تدوين طرحها و برنامه ها.

_ انجام كليه امور مطبوعاتي و انتشاراتي مرتبط به روابط عمومي نظير تهيه ، تايپ و تكثير كليه نشريات و بولتن هاي خبري براي مخاطبان داخل و خارج وزارتخانه و توزيع اين قبيل نشريات بين دستگاههاي اجرايي و متقاضيان با همكاري واحدهاي ذي ربط.

_ ايجاد هماهنگي فعاليت هاي روابط عمومي سازمان هاي وابسته.

_ همكاري در ايجاد امكانات و تسهيلات لازم جهت برگزاري سمينارها و كنفرانس هاي مختلف در وزارتخانه با مشاركت واحدهاي مربوط.

_ انجام هماهنگي تهيه مقدمات حضور وزير در اجلاسها و كنفرانس هاي مرتبط با وظايف وزارتخانه.

_ برنامه ريزي، هماهنگي، گردآوري، تامين، حفظ و نگهداري اسناد و منابع اطلاعاتي فرهنگي نظير كتب، نشريات، لوح­هاي فشرده، محصولات سمعي و بصري و ساير اسناد و مدارك مربوط.

_ برنامه ريزي براي ايجاد، توسعه، و گسترش منابع كتابخانه و آرشيو اسناد بر حسب نيازها.

_ ايجاد سيستم مدرن كتابداري و آرشيو اسناد با استفاده از آخرين فناوري ها و تجهيزات پيشرفته.

_ ارايه و اجراي طرح ها و ايده هاي جديد و مورد نياز در زمينه كتابخانه و آرشيو اسناد با توجه به ضرورت ها و شرايط روز.

_ اطلاع­رساني منابع كتابخانه و تازه­هاي نشر و آرشيو اسناد از طرق مختلف به علاقمندان، محققان و پژوهشگران.

_ تهيه و ارايه دستورالعملها و ضوابط اجرايي مورد نياز.

_ برقراري ارتباط با مراكز و موسسات و مجامع فرهنگي و علمي و اطلاع رساني داخلي و خارجي به منظور همكاري و تبادل اطلاعات از طرق مختلف از جمله : عضويت ، شركت و مشاركت در مجامع، رويدادها و فعاليت هاي مرتبط.

آگهي­هاي دولتي:اين قسمت زير نظر واحد اطلاعات و اخبار مي­باشد. لازمه ارسال آگهي به روزنامه­هاي كثيرالانتشار گذشتن از دروازه روابط عمومي است. در اداره اطلاعات و اخبار بخش آگهي­هاي دولتي، جهت ارسال آگهي سازمانها، معاونتها و دفترهاي زيرمجموعه وزارت متبوع فعاليت مي­كند.

اين بخش آگهي را از متقاضي گرفته كه در اين آگهي تاريخ درج و نام روزنامه چاپ كننده آگهي مشخص شده است . صفحه چاپ آگهي نيز به روزنامه بستگي دارد كه در كدام صفحه چاپ نمايد مگر اينكه بخواهيم در صفحه اول چاپ شود كه در آن صورت از هزينه بالايي برخوردار است . قطع آگهي نيز به متقاضي آگهي بستگي دارد.

آگهي به اداره تمركز و توزيع آگهي هاي دولتي كه زير نظر وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي فعاليت مي كند ارسال مي گردد. پس از چاپ آگهي صورتحساب آگهي به روابط عمومي ارسال شده تا هزينه آگهي از واحد مربوطه دريافت و به روزنامه پرداخت گردد.

ارتباط با رسانه ها:اين قسمت زير نظر واحد اطلاعات و اخبار فعاليت مي كند.وسايل ارتباط جمعي با داشتن ويژگي­هايي نظير سرعت انتشار پيام، افزايش گيرايي و جذابيت پيام از قابليت هاي شايان توجه رسانه در جهت پيشبرد اهداف روابط عمومي است.

روابط عمومي براي پيشبرد اهداف خود نيازمند يك ارتباط اصولي با رسانه ها است البته نياز به رسانه يك روي سكه است و روي ديگر سكه نيازمندي رسانه ها به روابط عمومي است.

مهمترين فصل مشترك روابط عمومي و رسانه ها عبارت است از:

اطلاع رساني:تاثير گذاري بر افكار عمومي، مخاطبان يكسان و استفاده از فنون و ابزارهاي مشترك.

در قسمت ارتباط با رسانه ها روابط عمومي وزارت متبوع كارهاي مختلفي انجام مي گيرد ازجمله تهيه كنفرانس هاي مطبوعاتي ، تنظيم گفتگوها، توليد خبر، ارسال خبر به روزنامه و خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران، پاسخگويي به روزنامه ها ، تنظيم مصاحبه و...

درخصوص تهيه خبر، زماني روابط­عمومي خبر تهيه مي­كند و در اختيار خبرگزاري قرار مي­دهد تا از طريق خبرگزاري خبر مذكور به دست روزنامه برسد البته گاهي هم مستقيم براي روزنامه­ها ارسال مي­كند.

ترجمه:در واحد تبليغات و انتشارات صورت مي گيرد:

1_ ترجمه مكتوب انتشارات چاپي و الكترونيكي

2_ ترجمه عكس هايي ( شرح عكس ها) كه سمعي و بصري توليد مي كند.

3_ ترجمه ملاقاتها، كنفرانس هاي مطبوعاتي مقام عالي وزارت و مديران ارشد.

در حال حاضر در قسمت ترجمه روزنامه­هاي انگليسي زبان، تهران (تايمز- تهران نيوز- تهران انگليسي- ايران ديلي و...) ترجمه شده و مطالب مهم جهت استحضار وزير ارسال مي­گردد چون بعضي از موارد كه مهم مي باشند در روزنامه هاي داخلي درج نمي گردد و توضيحات كامل موضوع در روزنامه­هاي انگليسي زبان آمده است.

با توجه به اينكه همه هفته­نامه­هاي سراسر كشور براي روابط عمومي ارسال مي­گردد، اين هفته­نامه­ها براساس استان طبقه­بندي شده وتمامي مطالب مرتبط با وزارت متبوع (انعكاس فرهنگ وهنر در مطبوعات شهرستانها) آنها جمع­آوري مي­شود وهرسه ماه يكبار به صورت يك مجموعه تهيه مي­گردد.

آرشيو:آرشيو در حكم زير ساخت اصلي يك روابط عمومي مبتني بر پايه و اساس علمي و پويا است و بدون ترديد فعاليت هيچ روابط عمومي بدون بهره برداري از آرشيو ي كه مطابق قوانين دانش مربوطه تشكيل نشده باشد فرجام درستي نخواهد داشت. قبل از ورود به آرشيو روزنامه­هاي روز را مي­بينيم كه جهت استفاده مراجعين به چوب آويخته شده­اند.

_ آرشيو روزنامه هاي يوميه و هفته نامه ها

_ آرشيو نشريات داخلي وزارت متبوع

_ آرشيو نشريه ها، كتب، گزارش عملكرد وزارتخانه ها و نهادها و ارگانها

مراسم و تشريفات:به مناسبتهاي مختلف ملي ، مذهبي ، جهاني ، منطقه اي و موضوعي مراسمي از طرف روابط عمومي تنظيم مي گردد.

از مراسمي كه روابط عمومي هر ساله داراي برنامه ويژه­اي مي­باشد، مراسم مربوط به دانش­آموزان ممتاز كاركنان وزارت متبوع مي­باشدكه در تيرماه شروع و اواسط شهريور ماه طي مراسمي در تالار وحدت و اهدا جوايز و برگزاري مسابقات براي فرزندان كاركنان انجام مي­گيرد.

از ديگر مراسم­ها تجليل از جانبازان وزارت متبوع مي­باشد. از مكان­هايي كه تقريبا هميشه براي مراسم­هاي استفاده مي­گردد، نمازخانه وزارت متبوع، سالن آمفي­تاتر معاونت سينمايي و تالار وحدت مي­باشد.

عموماً متولي برگزاري جشن­ها در وزارت متبوع بسيج وزارتخانه مي­باشد كه جشن هايي درخصوص عيد غدير، ولادت امام رضا و... را برپا نموده است. در اين جشن ها از كليه همكاران اعم از بسيجي و غيربسيجي دعوت به عمل آمده كه با استقبال همكاران نيز روبرو مي­گردد.

نشريه داخلي:يكي از فعاليتهاي انتشاراتي عمده روابط عمومي انتشار خبرنامه يا نشريه داخلي است. محتواي نشريه داخلي مي تواند كاركرد موسسه ، امور پرسنلي ، مالي ، پيشرفتها، كاستي ها، برنامه هاي آينده، تشويق و تقدير باشد.

انتشار نشريه داخلي اگر با ابتكار و حسن سليقه و توزيع مرتب انجام گيرد در تقويت حس دوستي و همبستگي و حسن تفاهم بين كاركنان تاثيرات مطلوبي خواهد داشت. روابط عمومي در دهه 60 نشريه داخلي به نام «پيك ارشاد» چاپ نمود و حدود اوايل دهه 70 نشريه به نام «برگ» در روابط عمومي منتشر مي شد كه بنا به عللي انتشار آن متوقف گرديد. و بعد از آن «نشريه همكاران»، «فرهنگ» و در حال حاضر «نشريه وفا» هر ماهه در وزارتخانه با همكاري معاونت اداري و مالي منتشر مي گردد.

يكي از موارد بسيار مهم در انتشار نشريه داخلي مجوز آن است كه بايد از طريق اداره كل مطبوعات داخلي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي صادر گردد. انتشار نشريه علمي بايد مجوز از آموزش­عالي گرفته شود.

يك نشريه داخلي داراي اهداف زير مي باشد:

1_ ارتقاي سطح آگاهيهاي كاركنان سازمان

2_ اطلاع رساني درباره عملكرد و برنامه هاي سازمان

3_ پاسخگويي به پرسشهاي كاركنان و تقويت روشهاي كاري و سازماني

انتشار كتاب و بروشور:يكي از مواردي كه روابط عمومي ممكن است نسبت به انتشار آن اقدام كند، كتاب است. انتشار كتاب زماني ضرورت مي يابد كه تاكيد بر ماندگاري مطالب باشد. زماني كه سازمان يا نهادي بخواهد براي پيامي ارزش و اهميت خاص قائل شود و به نوشته­ها و عكس­ها ، عمر طولاني­تري ببخشد، چنانچه حجم مطالب ايجاب كند اقدام به انتشار كتاب مي­كند.

بايد خاطرنشان كرد كه اكثر كارهاي انتشاراتي روابط عمومي از طريق سازمان چاپ وانتشارات كه از سازمان هاي زير مجموعه وزارت متبوع مي باشد انجام مي گيرد.

تجزيه و تحليل مديريت روابط عمومي:در سلسله مراتب اداري، مدير روابط عمومي بايد مستقيماً زيرنظر بالاترين مقام سازمان كار خود را انجام دهد و بخشي كه تحت مديريت او مي باشد بايد از يك جايگاه مستقل مانند ساير بخشهاي مديريتي سازمان برخوردار باشد.

ارائه مشاوره به مديريت از وظايف مهم مديريت روابط عمومي نوين محسوب مي شود. در اين نقش روابط عمومي حلقه واسطه ارتباطي بين مديريت و مخاطبان سازمان است و اين كار خلاء فقدان شريان ارتباطي بين مديريت و مخاطبان را پر مي سازد.

در اين خصوص روابط عمومي اطلاعات بدست آمده از اشخاص و گروههاي مهم را به مديريت منتقل مي­كند تا مديريت به هنگام تعيين خواهشي از آنها به عنوان بازوي مديريت براي اخذ تصميمات و فعاليت­هاي آتي سازمان استفاده كند.

در وزارت متبوع از زمان شكل گيري روابط عمومي به عنوان يك اداره كل مديراني زيادي آمده و رفته­اند از اين مديران تنها چند نفر از آنان از تحصيلات عاليه برخوردار بوده اند. در حال­حاضر مديركل روابط عمومي در كنار كاركنان و همراه آنان به كار مشغول مي باشد در گذشته اتاق مديران روابط عمومي در حوزه وزارتي قرار داشت ولي در حال حاضر مدير كل روابط عمومي در كنار كاركنان و اتاق ايشان در همان طبقه روابط عمومي قرار دارد. و از نزديك با مسائل و مشكلات كاركنان درگير مي­باشد و كاركنان روابط عمومي هم از اين مسئله خوشحال مي باشند.