شرح وظایف روابط عمومی
- توضیحات
-
منتشر شده در سه شنبه, 17 ارديبهشت 1392 14:15
-
نوشته شده توسط فيروزه فيض الله
-
بازدید: 1370
مقدمه :
يكي از عواملي كه در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهميت و ارزش اساسي دارد و آنها را در نيل به هدف ها ياري مي‌دهد؛ كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتي است كه با آنها سروكار دارند و همچنين با افكار عمومي جامعه‌اي است كه در آن به فعاليت مشغولند. هر اندازه اين ارتباط بطور مفيدي مستقر و به شكل مؤثري گسترش يافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابي به اهداف خود موفق‌تر مي‌باشد. اكنون به عنوان يك اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده كه افراد و مؤسسات براي رسيدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نيازمند به حسن رابطه و درك متقابل و توسعه تفاهم بايكديگر و عموم مردم مي‌باشند.
مديران مؤسسات به دلايل فوق، در تشكيلات خود اقدام به تأسيس دفتر، واحد يا بخشي تحت عنوان روابط عمومي نموده‌اند تا از طريق آن ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار نمايند و با آگاه كردن، تشويق و ترغيب آنان، به اهداف مديران، سريعتر، راحت‌تر و با هزينه كمتر جامه‌عمل بپوشانند. ما نیز در روابط عمومی اداره کل همه روزه در تلاشیم تا با استفاده از تكنيك‌ها وتخصص‌هاي حرفه روابط عمومي، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر بپردازیم .
شرح وظايف روابط عمومي اداره کل کتابخانه ها
مهمترين وظيفه روابط عمومي در اداره کل کتابخانه های عمومی استان تهران ، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به اداره است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي‌شود. بي‌ترديد، اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه مي‌توان آنها را تحت عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي كرد. كه در زير به تشريح اين وظايف مي‌پردازيم.
ارتباطات :
- سياستگذاري برابر اهداف اداره کل ، برنامه‌ريزي و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب طی یک تقویم روابط عمومی سالانه که بر اساس مناسبت های ملی و مذهبی و سیاست های اداره براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه تهیه و اجرا می شود
- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها از طریق صندوق پیشنهادها،تهیه پرسشنامه نظر سنجی با مخاطبین درون و برون سازمان در زمينه فعاليتهاي اداره کل و ارائه آن به مدير کل محترم .
- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و هميت سازماني و زمينه‌سازي‌براي برقراري ارتباطات بين آنان که این روند از طریق برگزاری مسابقات فرهنگی ،برگزاری مسابقات تخصصی و نیز اختصاص گوشه ای از پرتال اداره کل به این امر صورت پذیرفته است به گونه ای که تمامی مخاطبین ما اعم از کتابداران ؛ روسای ادارات ،اعضای انجمن و... در هر روز با ارائه مقالات ،دست نوشته حاوی شعر،مقاله،خاطره و... می توانند مطالب را در سایت قرار دهند.
مشاركت در غم و شادي كاركنان:
روابط عمومي در داخل سازمان بايد سعي كند تا به نحو ممكن حضور خود را به هر يك از كاركنان نشان‌دهد. افزون بر موارد استثنايي كه روابط عمومي مي‌تواند بر اساس ماهيت خاص خود به كاركنان كمك‌كند، ارسال پيامهاي تبريك و تسليت در مواقع مقتضي، مي‌تواند نمونه هايي از مشاركت روابط عمومي‌در غم و شادي كاركنان باشد. كه اين كارها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابط عمومي است.
برگزاري مراسم :
برگزاري مراسم ويژه در مناسبت هاي خاص، از وظايف مهم روابط عمومي داخلي است. روابط عمومی اداره کل نیز در مورد مناسبت ويژه سازماني مثل هفته کتاب و يا مناسبت هاي مهم‌مذهبي و ملي مراسمی را برگزار کند. اين مراسم علاوه بر گراميداشت مناسبت ها، آگاهي هاي كاركنان را در اين مواردارتقاء داده و به نحو مختلف مي‌توان از آنها براي بهره‌وري اداره کل استفاده كرد.
- اعلان مواضع اداره کل :
- عضويت در کارگروه روابط عمومی های استان تهران و شركت در تمامی جلسه‌هاي مهم اداره کل به منظور آگاهي از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.
- تدوين "تقويم جامع ارتباطات اداره کل " در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان اداره کل با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي در واقع تمامی برنامه های مدیر کل و ملاقات های وی را در این واحد برنامه ریزی و انجام می دهیم .و در هر هفته یک روز را برای ملاقات عمومی وی هماهنگ و عموم مخاطبین جهت ملاقات می آیند.
- تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان اداره کل از قبیل طراحی و نصب تابلو راهنما در هر طبقه ، به روز رسانی تلفن ها و سایتهای مرتبط و ارسال آنها برای تمامی مخاطبین و...
- داشتن برنامه عمل :
اصولا يكي از اركان روابط عمومي (افزون بر تحقيق و برقراري ارتباط) برنامه‌ريزي است و در روابط عمومي كارآمد به عنوان يك اصل بنيادي مورد توجه قرار مي‌گيرد. برعكس در روابط عمومي ناكارآمد،روزمره‌گي، نمود بيشتري مي‌يابد.
واحد روابط عمومی در این اداره کل کاملا كارآمد عمل کرده و اقدام به تهيه و تدوين برنامه‌هاي كوتاه، ميان و بلند مدت مدنظر کرده و برنامه‌عمل سالانه روابط عمومي، كليه عمليات ممكن براي اجرا در طول سال را مورد توجه قرار مي‌دهد. دراین برنامه عمل روابط عمومي اداره کل ، شناسايي مخاطبان، تعيين اهداف روابط عمومي براساس اهداف سازمان وتعيين پيامهاي روابط عمومي و تهيه پيش نويس برنامه و مشورت با مسئولان، مراحل اساسي‌برنامه‌ريزي را تشكيل مي‌دهند.
یکی دیگر از کارها در این حوزه داشتن تقویم است که براي هر فعاليتي، تقويم جداگانه‌اي تنظيم مي‌شود. براي مثال‌اموري همچون مصاحبه، ملاقات‌هاي مردمي، مناسبتها، مراسم، نمايشگاه، انتشارات، سخنراني و ...هر كدام بايد يك تقويم زماني جداگانه‌اي داشته باشد.
البته برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد اداره کل به انگيزه تنوير افكار عمومي‌که این کار هر سه ماه یکبار به صورت بولتن تهیه و در اختیار تمامی مدیران روسای ذیربط و نهاد کتابخانه های عمومی کشور قرا رمی گیرد.
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسئولان ،همکاران و روسای سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني ونيازهاي افكار عمومي که بر اساس برنامه های پیش بینی شده سالانه اداره کل در قالب نشست خبری تهیه و برگزار می شود.
- تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از واحد های مختلف ستاد و روسای ادارت و کتابخانه ها براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان جهت تکثیر در نمایشگاه ها ، مراسم ها و ارائه آن به خبرنگاران و مطبوعات.
- ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع رساني به مردم به این منظور در هر روز حداقل یک خبر یا گزارش از سطح استان تهیه و برای تمامی خبرگزاری ها ، رو زنامه ها و صداو سیما که مرتبط با حوزه کاری هستند ارسال می شود از قبیل خبرگزاری مهر،فارس، ایرنا ، ایبنا و...
- تهیه بازتاب خبری در هر روز از خبر هایی که در سایتها و روزنامه ها درج شده است و ارائه آن به مدیر کل و نهاد کتابخانه های عمومی کشور.
اطلاع رساني به مسئولان :
وظيفه اطلاع رساني در روابط عمومي صرفاً انعكاس عملكرد و برنامه هاي اداره به مردم نيست. دربعد [اطلاع‌رساني] تهيه اطلاعات مورد نياز مسئولان نيز جايگاه ويژه‌اي دارد. از امور معمول در روابط عمومي در اين بعد تهيه [بريده جرايد] و [خبرنامه ويدئويي] است.
در [بريده جرايد] اخبار و مطالب مربوط به سازمان، دستگاههاي رقيب و مهمترين اخبار روز كشور، ازنشريات بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم خدمت مدیر کل ارسال مي‌شود. درباره اطلاعاتي كه ازطريق راديو و تلويزيون منعكس مي‌شوند، نیز ضمن ضبط ويديوئي برنامه‌هاي‌مربوط به اداره کل ، آن را به صورت كوتاه تهيه كرده و به صورت [خبرنامه ويديوئي] در اختيار مدیر کل و كاركنان قرار می دهیم.
اطلاع رساني به كاركنان :
اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميت‌تر از اطلاع‌رساني به مسئولان نيست. از شيوه‌هاي‌مهم در اطلاع‌رساني به كاركنان مي‌توان راه اندازي قفسه‌هاي اطلاعاتي، راه‌اندازي ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان از پروژه‌ها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد. که هگی اینها در طول ماه به صورت مستمر انجام می شود.
رصد اخبار:
- رصد اخبار و بررسی مطالب درج شده در تمامی سایتها و خبرگزاریها که مرتبط با کتابخانه ها است و دادن پاسخ به خبری که کذب یا مورد داشته باشد.
امور فرهنگي و نمايشگاهها :-
مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي اداره کل.
- پوشش تبليغي ساختمان اداره و فضاهاي عمومي کتابخانه ها در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه از طریق نصب بنر وپارچه و ارسال پیامک مناسبتها.
- مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و ...) در خارج و داخل اداره کل و مشارکت در نمایشگاه ها ی سازمانهای ذیربط .
- طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها).
-توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي اداره کل.
انتشارات :
- تدوين جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي اداره کل .
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها؛ باشيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه اداره کل براي ارائه به افكار عمومي.
انتشار نشريه داخلي :
این کار به منظور اطلاع رساني در مورد عملكرد سازمان، معرفي سازمان به كاركنان، پاسخ به پرسش هاي كاركنان ،معرفي كاركنان نمونه و خلاق ، تقويت انسجام و ارتباطات درون سازماني ، ارتقاي آگاهي‌هاي كاركنان وحتي آموزش كاركنان، از طريق نشريه داخلي صورت گرفته است. بنابراين، راه‌اندازي نشريه داخلي به صورت ماهنامه براي روابط عمومي، يك ضرورت محسوب‌ميشد. ما دراین کار سعی داریم یک اصل را رعایت کنیم و آن این كه نشريه براي كاركنان منتشر مي شود، نه مديريت ، پس‌عناوين و مطالب آن را بر اساس نيازهاي اطلاعاتي كاركنان تهيه کرده و در اختیار تک تک آنها قرار می دهیم.و حتی این نشریه را به منظور اطلاع رسانی از فعالیت های صورت گرفته در اداره کل برای تمامی روسای ادارت و اعضای انجمن کتابخانه ها نیز ارسال می شود.
سنجش افكار:
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از اداره کل براي‌ارائه به مديرکل و ارسال نهایی آنها به نهاد کتابخانه های عمومی کشور.
- نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مدير کل .
- سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارائه راه‌كارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
پژوهش و برنامه‌ريزي :
- تهيه گزارشهاي عملكرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان ومردم
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
نظرات