روابط عمومی ایثارگران شهرداری

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مریم آقا زیارتی

بازدید: 1289

 

 

پیش گفتار:

       یکی از عواملی که در سرنوشت هر موسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها را در نیل به هدف هایشان یاری میدهد کیفیت رابطه آنها با افراد و موسساتی است که با آن سروکار دارند.

و همچنین با افکار عمومی جامعه ای است در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط به شکل مفیدی مستمر و بشکل موثری گسترش یافته باشد به همان اندازه فرد، گروه و موسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر خواهد بود .

اکنون به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و موسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحت تر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مردم می باشند مدیران و موسسات به دلایل فوق از چند دهه پیش به این طرف در تشکیلات خود اقدام به تأسیس دفتر، واحد و یا بخشی تحت عنوان "روابط عمومی" نموده اند تا از طریق آن ارتباط مفید و مؤثر را با افراد خارج و داخل سازمان برقرار نمایند و با آگاه کردن، تشویق و ترغیب آنان به اهداف مدیران سریعتر، راحتر و با هزینه کمتر جامه عمل بپوشانند.

دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیک ها و تخصص های حرفه روابط عمومی، به گسترش تفاهم و ارتباط موثر بپردازند .

پیدایش روابط عمومی در سازمان های کشور ما به مفهوم امروزی و حرفه ای آن یکی از ره آوردهای غرب است و به اقتباس از مؤسسات کشورهای صنعتی صورت گرفته است، البته بدیهی است که از آغاز و پیدایش تمدن در ایران پادشاهان، رهبران مذهبی و اجتماعی و دست اندرکاران فعالیت اقتصادی به شکلی که متناسب با زمان و شایسته محیط خود بود با هوشیاری و موفقیت از تکنیک ها و روش های روابط عمومی در فعالیتهای خود بهره می گرفتند.

 

در خاتمه اذعان میدارم که جهت تهیه متون آموزشی سودمند در روابط عمومی دو منبع بیشتر وجود ندارد.

نخست استفاده از کتب مفیدی است که در کشورهای دیگر چاپ و مورد استفاده های آموزشی قرار می گیرد و منبع دوم حاصل تجارب عملی مسئولین و دست اندرکاران روابط عمومی است که باید تدوین و نشر یابد روش های عملی به کار گرفته شده از سوی روابط عمومی ها، خلاقیت ها، ابتکارات و شیوه های اجرایی برنامه های آنان منبع بسیار سودمند

و مرجع نخستین هر نوشته روابط عمومی در ایران است و امید است روزی این تجارب و روشهای عملی تدوین و نشر یابد تا راهنمای همه دست اندرکاران روابط عمومی قرار گیرد.

 

مریم آقازیارتی

 

 

نـمـودار ســازمـانی

اداره کل امور ایثـارگران

شهرداری تهران

 

نمودار سازمانی پیشنهادی اداره کل امور ایثارگران

شهرداری تهران

اداره کل امور ایثارگران

معاون هماهنگی و برنامه ریزی

معاون مالی و اداری

معاون فرهنگی

اداره فرهنگی

اداره اجتماعی

اداره پژوهش و قوانین

اداره امور اداری

اداره امور مالی

مدیر روابط عمومی

کارشناس آموزش

مدیر دفتر

دبیرخانه

کارگزینی

مشاوره و مددکاری

کارشناس انفورماتیک

قوانین و مقررات ایثارگران

کارشناسان

اجتماعی

رفاهی

حسابداری

متصدی دفتری

کارشناس سمعی و بصری

کارشناس واحد ارتباطات

کارشناس انتشارات و تبلیغات

تربیت بدنی

حفظ آثار و ارزشها

دیدار از خانواده ایثارگران

جمع دار اموال

امور نقلیه

 

 

 

 

 

فصل اول:

 

شرح وظایف کلی روابط عمومی

و مهم ترین وظایف آن

 

 

 

روابط عمومی و اخلاق

اخلاق عبارست از سیستم ارزشها و معیارهایی که شخص براساس آن تشخیص می دهد و می پذیرد که چه چیزی درست، بر اساس حق و حقیقت، عادلانه، منصفانه، روا و بدون تذویر و ریا می باشد اخلاق حاصل اصول پذیرفته شده ای است که خوب و بد را در رفتار تعیین می کند.

سیستم معیارها و ملاک های فرد براساس اعتقادات مذهبی و ارزش های فرهنگی و هنجارهای اجتماعی و براساس معیارهای حرفه ای به وجود می آید و جهت و سوی رفتار فرد را تعیین می کند.

 

ضرورت وجود اصول اخلاقی در روابط عمومی:

1. راهنمای عمل و الگوی کار در برابر همه مسئولین و کارگزاران روابط عمومی قرار می دهد.
2. مدیریت سازمان با آشنایی با اصول اخلاق در روابط عمومی، انتظارات و توقعات خود را با این اصول تطبیق می دهند.
3. حرفة روابط عمومی با توجه به این اصول از فعالیت های دیگر تمیز داده می شود. در کار با روابط عمومی که از حساسیت خاصی برخودار است رفتار همیشه باید با رعایت این ضوابط صورت گیرد:
4. شرافتمندانه عمل شود.
5. احترام وموقعیت مخاطبین پیام ها چه مخالفین و چه موافقین به دقت در نظر گرفته شود.
6. اعتماد و اطمینان مخاطبین از طریق تاکید بر مفاهیم درست نه کاذب و دروغین، کسب گردد.
7. در هر مسئله همه جوانب آن بیان گردد.
8. بین منافع عموم و منافع سازمان هماهنگی و تعادل برقرار گردد.
9. منافع دراز مدت فدای منافع کوتاه مدت نشود.
10. واقعیت از شبه واقعیت و ضد واقعیت تمیز داده شود.

مسئول روابط عمومی برای انجام کارها باید باورهای بنیادین زیر را در خود تقویت کند:

1. به حرفه خود ایمان داشته باشد.
2. احساس مسئولیت نسبت به جامعه و منافع همگان داشته باشد.
3. احساس وفاداری و صداقت به استانداردهای حرفة خود داشته باشد.

در اینجا مقررات اخلاقی روابط عمومی که در اساسنامه انجمن بین المللی روابط عمومی آمده است، عیناً ذکر می گردد. این مقررات و ضوابط اخلاقی با کمی تغییرات در اساسنامه انجمن های ملی روابط عمومی همه کشورها آمده و کلیه اعضای این انجمن ها ملزم به رعایت آن هستند.

 

وظایف اصلی روابط عمومی

وظایف روابط عمومی را اکنون به سه دسته اصلی طبقه بندی می کنند. این وظایف از نظر شکل و محتوا، شیوه ها و فنون اجرایی با یک دیگر تفاوت دارند و هر یک دانش و مهارت خاص خویش را می طلبند:

 

1- اطلاعرسانی                       Information

 

الف: جستجو، جمع آوری، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل، نتیجه گیری و ارائه پیشنهادهای کارشناسانه، اخبار، اطلاعات، گرایش ها و رویه ها از محیط خارج و داخل سازمان و اطلاع آن به مدیریت سازمان.

ب: جمع آوری اخبار، اطلاعات، عملکردها، برنامه ها و دیدگاههای سازمان و مدیریت سازمان و انتقال آن از طریق ارتباطات جمعی، گروهی و فردی به عموم مردم و مخاطبان ویژه سازمان.

در مبحث اطلاع رسانی، مدیر سازمان و مدیر روابط عمومی و کارشناسان آن در آغاز باید حق پرسش کلیه شهروندان را بپذیرند. حق مطلع شدن مردم را باور کنند ومدافع این نگرش جوامع نوین و مردم سالار باشند که اطلاعات حق مردم است و همگان باید آسان، سریع، کامل و شفاف به آن دسترسی داشته باشند. آنها نباید اطلاعات سازمان را کالای ممنوعه و یا ملک شخصی خود تلقی کنند بلکه تولید و توزیع اطلاعات را وظیفه اصلی خود بدانند. بسترها و زمینه هایی فراهم کنند که دیده بشوند و مردم آنها را به راحتی ببینند، نظام اطلاع رسانی کارآ، شفاف، جدی و صادق را پی ریزی نمایند.. پرسیدن را مستقیم و غیر مستقیم ترغیب کنند و پاسخگویی را تکلیف و تعهد خود بدانند.

اطلاع رسانی که بر اساس پنهانکاری، گمراهی، تحریف، سرپوش گذاشتن بر نقاط ضعف سازمان بنا شده باشد مطمئناً در دراز مدت باعث شرمندگی سازمان می شود. روابط عمومی که بتواند اطلاعات را خوب پنهان کند، بر نقاط ضعف سازمان و یا نقاط انتقادپذیر آن سرپوش بگذارد سازمان را به تباهی می کشد.

اولین اصل جامعه مدنی و یک نظام مردم سالار اصل شفافیت و عینیت امور (Transparency of affairs) و پاسخگویی (accountability) است. در جوامع اطلاعاتی و جوامع دیجیتالی که بر اساس جمع آوری،انباشت، چرخش و گردش سریع داده ها و اطلاعات از طریق رایانه و اینترنت بنا شده روابط عمومی ها براساس ایفاء نقش اطلاع رسانی یکی از عوامل اصلی تولید کننده اطلاعات هستند. بازیگر اصلی جوامع اطلاعاتی و دیجیتالی مراکز تحقیقاتی، روابط عمومی ها و وظیفه اصلی اطلاع رسانی آنها است. روابط عمومی تغذیه کننده چنین جوامعی است.روابطعمومی های بخش دولتی، نیمه دولتی و خصوصی، سازمان های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، صنعتی، بازرگانی بخش اصلی اطلاعات در جوامع اطلاعاتی آینده را تولید و به جریان می اندازند.

 

2- تبلیغ و ترغیب    Persuading

دومین وظیفه روابط عمومی ها ترغیب، تشویق،مجاب سازی، متقاعد سازی و انگیزه دهی است. این وظیفه نیز فنون و شیوه خاص خودش را داراست . کارشناسان روابط عمومی با بهره گیری از یافته های روانشناسی، روانشناسی اجتماعی، هنر و مهارت های دیگر علوم رفتاری از اهداف سازمانی، برنامه ها و کالاها و خدمات خود تبلیغ می نمایند. روابط عمومی دراین مبحث نیز یک طرفه به دنبال تزریق دیدگاهها و خواست های سازمان بر نمی آید بلکه رابط صادقی است بین منافع سازمانی و خصوصی و منافع عموم و همگان.

 

3- مشارکت جویی، همگرایی و بهینه سازی امور

کوتاه کردن فاصله بین مدیران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمان ها و نیروهای درون و برون سازمان و جلب و جذب حمایت های آنها در پشت سر مدیر سازمان جهت ایجاد فضای مشارکت و روح جمعی جهت تحقق اهداف سازمانی از وظائف دیگر روابط عمومی است.

سازمان ها از طریق مشارکت در امور عمومی و مدیریت امور عمومی مرتبط با سازمان و از میان برداشتن بخشی از مشکلات جامعه باید وظایف، تکالیف و تعهدات شهروندی خویش را به انجام رسانند . روابط عمومی به عنوان مشاور مدیران باید مدیران را ترغیب کنند، بخشی از نیرو و توان سازمان در خدمت حل مشکلات جامعه و مدیریت امور عمومی مرتبط صرف نمایند تا از حمایت افکار عمومی و مخاطبان موردنظر خود برخوردار شوند و با کسب اعتبار و مقبولیت عامه راحت تر در جهت دستیابی به اهداف خویش حرکت کنند.

روابط عمومی ها باید به طور مستمر از طریق فعالیت های پژوهشی و افکارسنجی، خواست ها، علائق،نیازها و گرایش های مخاطبان سازمان و افکار عمومی جامعه، در زمینه کار خود را سنجیده و آن را به اطلاع مدیریت سازمان برساند و با اقدامات تصمیم سازی، امکان تصمیم گیری درست را از سوی مسئولین فراهم سازند و موجبات بهینه سازی سیاست ها، روش ها و رویه ها را ممکن گردانند.

 

 

 

 

انواع روابط عمومی

روابط عمومی های موجود سازمان ها را از نظر کیفیت کار یعنی یاری به مدیریت سازمان در تحقق اهداف سازمانی، اعتقاد به شفافیت امور و پاسخگویی، رعایت حقوق شهروندان، شناخت تکالیف و مسئولیتهای حکومتی، حق نظارت مردم برکارها و حق مردم نقد و ارزیابی برنامه ها و عملکردها و داشتن راهبردها معین به سه دسته زیر تقسیم بندی می کنند:

1-روابط عمومی توجیه گر

2-روابط عمومی تبیین گر

3-   روابط عمومی تحلیل گر

روابط عمومی توجیه گر یک روابط عمومی سازمان محور و مدیر محور است که به طور مستمر در توجیه دیدگاههای مدیران سازمان و منافع سازمان خود می کشد و با تحریف، پنهان کاری، دروغ و گمراهی و بستن راههای نشر اطلاعات واقعی و عینی سازمان به خارج با حجم زیادی از اطلاع رسانی و تبلیغات فریب دهنده سعی در بزک کردن و مشاطه کردن اهداف، برنامه ها وفعالیتهای سازمان می نمایند. این روابط عمومی با برقراری ارتباطات یکسویه، و انجام فعالیت های انتشاراتی پرزرق و برق، برگزاری مناسبت ها و رویدادها و میهمانی های پر هزینه و تقدیم هدایای گران قیمت و انجام کارگشایی ها و واسطه گری ها سعی می نمایند تا برافکار عمومی، افکار مخاطبان موردنظر و اشخاص و افراد نفوذ نماید واقدامات و فعالیت های سازمان خود را توجیه کند. این روابط عمومی دائماً بر بوق تبلیغات می دمد و با استدلال ها و منطق بی پایه و سماجت، تصمیمات مدیریت و اقدامات سازمان را توجیه می کند.

روابط عمومی تبیین گر در خوشبینانه ترین شکل خود یک روابط عمومی توصیف کننده و روایتگر است که به دنبال رویدادها و وقایع حرکت می کند و تنها به شرح و بیان و گزارش آنها می پردازد. این نوع روابط عمومی فاقد برنامه استراتژیک و برنامه های اجرایی است و به صورت منفعل، بدون ابتکار و خلاقیت با روزمرگی انجام تکلیف می کند. روابط عمومی تبیین گر با روحیه محافظه کارانه، بدون انگیزه وشوق و علاقه عرصه های ممنوعه و خطوط قرمز را پاسداری کرده و بدون جسارت و اعتماد به نفس و روحیه ریسک پذیری کار اداری را به انجام می رساند و اسقاط تکلیف می کند.

روابط عمومی تحلیل گر یک روابط عمومی با برنامه است که پیشاپیش امور، رویدادها و روندها حرکت میکندو به سطح مشاورمدیریت ارتقاء می یابد و در تعیین سیاست ها و خط مشی های سازمان مشارکت می نماید. این روابط عمومی تقویت درک متقابل با مخاطبان راهدف خود قرار داده و با اعتماد به نفس و استدلال، منطق قوی ضمن صیانت از منافع سازمان،از منافع مردم، دولت و سازمان های دیگر هم پاسداری می کند. روابط عمومی تحلیل گر یک روابط عمومی مخاطب مدار است و به اهداف دراز مدت می اندیشد. این روابط عمومی همانقدر که برای مدیر سازمان ارج و احترام قائل است برای مخاطبان سازمان و همگان نیزحق آگاه شدن، پاسخگویی، انتقاد و حق نظارت قائل است.

روابط عمومی تحلیل گر خواست ها، نیازها و گرایشهای مخاطبان سازمان را تشخیص داده و به مدیران سازمان انتقال می دهد و باارائه مشاوره های تخصصی به سیاستگذاران سازمان سهم قابل ملاحظه ای در تدوین سیاست ها و برنامه های اجرایی سازمان ایفاء می نماید.

در انتها باید گفت که شیوه های روابط عمومی کشوربا توجه به شرایط حاکم بر محیط شکل می گیرد. شرایط جغرافیایی، اقلیمی، اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، فرهنگی،حقوقی، دیوان سالاری و تکنولوژی در تهیه چارچوب های کاری روابط عمومی مؤثر هستند. این که یک سازمان دارای روابط عمومی توجیه گر، تبیین گر و تحلیل گر است به مثلثی بستگی دارد که قاعده آن را شرایط اجتماعی و یک ساق آن را نگرش مدیریت سازمان نسبت به وظائف و تعهدات مدیریتی خود و ساق دیگر را دانش، تجربه و اخلاق حرفه ای مدیر واحد روابط عمومی تشکیل می دهد.

فصل دوم:

معرفی وظایف و عملکردهای واحدهای

تحت پوشش روابط عمومی

همانگونه که قبلاً اشاره شد، ادارة کل امور ایثارگران شهرداری تهران با تعداد 60 نفر پرسنل به فعالیت در زمینة خدمات رسانی خصوصاً به مجموعة ایثارگران شهرداری تهران و عموماً به کل ایثارگران شهر تهران ادامه می دهد باتوجه به حدود وسعت فعالیت این اداره کل در حال حاضر بخش روابط عمومی با تعداد 2 نفر در زمان عادی و 4 نفر هنگام برپایی همایشها به فعالیت خود ادامه می دهد.

بنابراین عناوین شغلی روابط عمومی را می توان بشرح ذیل توصیف نمود.

 

1-مدیریت روابط عمومی که در بخشهای کلان و اخذ برنامه ها از سوی مدیرکل فعالیت می نماید و با توجه به امور جاری روزمره در هنگام برپایی همایشها نسبت به اجرای برنامه ها و وظایف که فراخور مسئولیت کارشناسان ذی ربط می باشد اقدام می نماید.

2-کارشناس سمعی و بصری : این کارشناس به تهیة عکس و خبر از برگزاری همایشها اقدام می نماید و با برنامه ریزی در زمینه های مختلف نسبت به تهیة آرشیو اقدام می نمایند.

3-کارشناس انتشارات و تبلیغات : این کارشناس به مناسبتهای مختلف از جمله برگزاری جشنها و مراسم مذهبی و ایام خاص که نیاز به تبلیغات دارد نسبت به تهیة بنر و تصاویر و در صورت نیاز نسبت به هماهنگی با کارشناس ارتباطات به منظور تهیة و درج خبر در مطبوعات اقدام می نماید. در برگزاری همایشها فعالیت این بخش نیز رو به افزایش است.

4-  کارشناس واحد ارتباطات : این کارشناس با رایزنی از دیگر بخشهای مجموعة شهرداری تهران نسبت به تهیة خبر و ایجاد تعامل در میان مدیران اداره کل امور ایثارگران و مدیران دیگر شرکتها و سازمانها و همچنین شهرداران مناطق به منظور خدمات رسانی مطلوبتر به ایثارگران و خانواده معظم این عزیزان اقدام می نماید در حقیقت می توان به این مهم اذعان داشت که کارشناس ارتباطات بیشترین فعالیت را در زمینة برقرای ارتباط با شهردار تهران و زیر مجموعه های تابعة ایشان شامل مدیران عامل شرکتها و سازمانها و مدیران کل ادارات ستادی و همچنین شهرداران مناطق 22 گانه به منظور حل مشکلات ایثارگران تلاش شایانی می نماید.

 

فصل سوم

«فعالیتهای برجسته و ابتکاری روابط عمومی»

اداره کل امور ایثارگران شهرداری تهران

 

فعالیتهای برجسته و ابتکاری روابط عمومی

 

اکنون با مطالعة بخشهای قبلی با نحوة فعالیت و خدمات رسانی اداره کل امور ایثارگران تا حدودی آشنا شده اید حال می پردازیم به فعالیتهای برجسته و ابتکاری روابط عمومی، حقیقت امر این است که روابط عمومی این ادارة کل با پیشنهاد برگزاری همایشهای مختلف با هدف ترویج فرهنگ ایثار و شهادت بعنوان فعالترین واحد در کل مجموعه شهرداری تهران شناخته شد.

برگزاری بیش از 50 همایش در طول 4 سال نشان از کارنامة موفق روابط عمومی ادارة کل امور ایثارگران می باشد که می توان عنوان فعالیت برجسته و ابتکاری روابط عمومی را به آن نسبت داد.

انتخاب نام همایش در مناسبتهای مختلف نشان از خلاقیت و ذوق و سلیقه کارکنان روابط عمومی به شمار می رود که با توضیح و تفسیر همایشهای موصوف در فصل چهارم می توانید پی ببرید که زحمات شبانه روزی این عزیزان در اجرای این همایشها واقعاً قابل تقدیر و تشکر می باشد. خاطر نشان می سازد که با نگاه و نگرش عمیق به عناوین همایشها پی خواهید برد که هدف صرفاً ترویج فرهنگ ایثار و شهادت و زنده نگهداشتن یاد و خاطرة شهدا و ارج نهادن به مقام شامخ جانبازان گرانقدر می باشد.

 

 

 

فصل چهارم:

نتیجه گیری و پیشنهادها

نتیجه گیری

باید اذعان داشت که در روابط عمومی اساس کار برقراری ارتباط می باشد ارتباطی که فاقد هرگونه پارازیت باشد، مانند آئینه شفاف و روشن باشد، ارتباط دوسویه برقرار گردد، حق پرسش به دیگران را بدهیم، دانستن مردم و آگاهی دادن به آنها حق مسلم آنهاست در بخش روابط عمومی اداره کل امور ایثارگران، پرسنل این بخش همواره پاسخگویی را تکلیف و تعهد خود می دانند بنابراین هیچگونه پنهان کاری یا تحریف در این اداره کل نمی باشد و نتیجه می گیریم که روابط عمومی این ادارة کل حتماً باید تحلیل گر باشد و با برنامه حرکت کند زیرا با اقشاری سر و کار دارد که با کوچکترین بی توجهی و بی مهری شکننده جلوه داده و آنها همان مردانی هستند که در جبهه های نبرد به مثابه یک شیر می غریدند و از تمامیت ارضی این مرز و بوم دفاع می کردند ( ایثارگران والامقام) لذا این عزیزان را در کمال متانت ارج نهیم و به درخواستهای منطقی آنها جامة عمل بپوشانیم.
پیشنهادها:

 

 

در پایان پیشنهاد می شود کلیة روابط عمومی ها باید از کتب و نوشته های سایر کشورها در مسیر صعود به قلة افتخارات غافل نباشند و همواره علاوه بر رعایت اخلاق در روابط عمومی از راهکارهای علمی و عملی آنها حداکثر بهره را ببرند.

وبااستفاده از نقطه نظرات دیگران و اهمیت دادن ویژه به افکار عمومی جامعه در مسیر پیشرفت و بهروزی گام بردارند .

 

 

انشاء الله