روابط عمومي و جايگاه آن در سازمانها

توضیحات

منتشر شده در چهارشنبه, 23 اسفند 1391 14:50

نوشته شده توسط اعظم داوری

بازدید: 566

روابط عمومي و جايگاه آن در سازمانها

دنياي امروز دنياي ارتباطات است . در هر ثانيه ميليون ها واحد اطلاعاتي در سطح جهان رد و بدل مي شود. از زماني كه تحولات زندگي بشر سرعت گرفت ، نياز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزايش يافت و امروزه داشتن اطلاعات دقيق و به روز از نان شب هم براي مردم مهمتر است و هر كه بيشتر بداند ، موفق تر است . (دانايي = توانايي )

در سازمان هاي دولتي داشتن اطلاعات موثق ، دقيق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگ ترين سرمايه يك سازمان است و حيات يك سازمان به داشتن يك ارتباط دو سويه درون و برون سازماني و انجام تبليغات و كسب اطلاعات به روز و مفيد بستگي دارد و اين جاست كه لزوم وجود روابط عمومي واقعي در ايستگاههاي روابط عمومي نمايان مي شود.

براي گزينش روابط عمومي برتر ابتدا بايد بدانيم كه وظيفه روابط عمومي چيست و چه معيارهايي بايد برجستگي كار روابط عمومي را نمايان كند ؟

علماي ارتباطات ، وظايف و كاركردهاي متعددي را براي روابط عمومي تعريف كرده اند كه مهمترين آنها ، ممكن است سه چيز باشد :

1- اطلاع رساني  

2- اقناع و ترغيب  

3- توسعه مشاركت

 البته دو وظيفه فرعي نيز براي روابط عمومي بر شمرده اند كه عبارتند از : تشريفات و تبليغات كه اين دو ابزار كار روابط عمومي هستند نه وظيفه و هدف و ماهيت آن .

تشريفات عبارت است از : تحويل ، تكريم ، استقبال ، همراهي ، اسكان و پذيرايي يك شخصيت يا مهمان دستگاه .

تبليغات عبارت است از : اطلاع رساني يك سويه درباره يك موضوع يا هدف خاص و سه نوع است :

1-آموزشی : مانند تبليغ ايمني برق و گاز در تلويزيون .

2-مانوري يا اغوا كننده:یعنی اجبار به تفکر مخاطب درمورد آنچه ما مي گوييم مانندتبلیغ اقدامات انجام شده با جزئیات ریز آن.

3-رخ به رخ : يعني آنچه انجام مي دهيم . ديگران ببينند. مانند آذين بندي و مراسم ، تاكيد اين نكته ضروري است كه تبليغات ابزار روابط عمومي است نه ماهيت و هدف اصلي آن .

اما در بحث اهداف اصلي در دو مورد هدف : اول اطلاع رساني : بايد مدير روابط عمومي همه اطلاعات درون و برون دستگاه را در اختيار داشته باشد و اين اطلاعات پردازش و تحليل شده و براي درون و برون سازماني بويژه مدير دستگاه به طور واقعي بيان شود. نظير : نظر سنجي ، افكار سنجي و ...

در اقناع و ترغيب بايد گفت كه : اگر اطلاع رساني واقعي باشد . اقناع و ترغيب به وجود مي آيد .

اقناع يعني : راضي شدن ، هم معنا و هم مفهوم شدن .

ترغيب : يعني كشيدن ديگران به سمت خود ، هم جهت كردن ديگران با خود كه جمع اقناع و ترغيب مساوي است با تفاهم و همفكري و همکاری .

آخرين وظيفه روابط عمومي توسعه مشاركت است . يعني ايجاد تبادل ، تعادل و تعامل و همراه شدن ديگران با دستگاه به دنبال اطلاع رساني حقيقي ، اقناع ، ترغيب و مشاركت به وجود مي آيد .افراد درون و برون سازمان با هم همراه مي شوند و چنين سازماني ،موفق ،پيشرو ،پويا و سرافزاز خواهد بود و مطابق با اهداف تعيين شده در مسير خدمت حركت خواهدكرد.

براي روابط عمومي واژه ها و مصداق ها و تعابير ديگري نيز به كار برده اند كه براي جلوگيري از اتلاف وقت مختصري از آنها بيان مي شود :

1- روابط عمومي چشم و چراغ يك دستگاه است. روابط عمومي است كه بايد همه چيز را ببيند و همه چيز را نيز زيبا بنماياند .

2-روابط عمومي مغز متفكر و موتور محركه و شريان حياتي و دايمي دستگاه است .

3-روابط عمومي هدف و چگونگي كليه برنامه ها را ترسيم مي كند .

4-روابط عمومي مشاور امين مدير و كليه پرسنل بخش دستگاه است. پس لازم است كه مدير و پرسنل بخش صد در صد به وي اعتماد دشته باشند.

5-روابط عمومي آيينه زيبايي هاست . يك اطاق شيشه اي است كه از هر طرف آن همه چيز زيبا ديده مي شود.

6- روابط عمومي هنر و علم اجتماعي است كه درون و برون دستگاه را به هم پيوند مي دهد.

7-روابط عمومي حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمي است كه با آن سر و كار دارند .

از اينجاست كه جايگاه ، نقش و اهميت روابط عمومي مشخص مي شود با توجه به اين اهميت است كه جايگاه روابط عمومي در چارت سازماني اكثر دستگاهها بعد از مدير دستگاه قرار گرفته و روابط عمومي به كليه واحدهاي ديگر اشراف دارد. اين اشراف نه از حيث قدرت بلكه از حيث ضرورت است.

بنابر اين مشكل ترين تصميمات مدير ، انتخاب مسئول روابط عمومي است . مسئول روابط عمومي بايد جامع جميع صفات و تخصص هاي مورد نياز باشد. با كمال تاسف در بعضي از ادارات و سازمانها مشاهده مي شود كه ضعيف ترين پرسنل بخش را در روابط عمومي به كار مي گمارند و بدترين اتاق ها را به روابط عمومي اختصاص مي دهند و كمترين پست سازماني و امكانات به روابط عمومي تعلق مي گيرد. چنين مسئول روابط عمومي چگونه مي تواند هم وكيل دستگاه ، مدير و پرسنل بخش باشد و هم مدعي العموم . چگونه اين فرد مي تواند هم بشناسد و هم بشناساند و بالاخره چگونه مي تواند روند جاري اداره را تسهيل كند. قطعاً اين موارد فعاليت روابط عمومي ها را تحت الشعاع قرار خواهد داد پس اميدواريم در هر شرايطي مسئولان و مديران محترم اين موضوع را مد نظر قرار داده و با تلاش در ارتقاي جايگاه اين بخش ، شاهد دلگرمي و شكوفايي روابط عمومي در هر يك از شهرستانهاي تابعه استان باشيم.                                                                          

گزيده اي از سخنراني آقاي دكتر علي اكبر فرهنگی دكتراي ارتباطات و فوق دكتراي ارتباطات انسانی پيرامون روابط عمومي و جايگاه آن :

روابط عمومي در جايي مي تواند مطرح با شد كه مردم سالاري و پاسخگويي باشد و بايد روح پاسخگويي درون يك جامعه شكل گيرد. يكي از ابزارهاي مهم توسعه ، روابط عمومي ها هستند ، نقش مهم روابط عمومي در بهينه سازي تصميم گيري هاي سازماني است . روابط عمومي ابزاري در اختيار مديريت است . مديراني كه داراي روابط عمومي قوي هستند تصميم گيري هايشان درست است و برعكس مديراني كه روابط عمومي قوي ندارند اغلب دچار اشتباه مي شوند .

اعظم داوری- دانشجوی کارشناسی روابط عمومی و افکار سنجی

نويسنده : اعظم داوری

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.