روابط عمومی معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور

 

 

فصل اول

بررسی ساختار روابط عمومی

روابط عمومی چیست ؟

تعاریف مختلفی برای روابط عمومی ارائه کرده اند.یکی از این تعاریف اولیه ای که مورد اقبال و توجه گسترده قرار گرفته است توسط نشریه اخبار روابط عمومی مطرح و ارائه شده است : (( روابط عمومی کاری مدیریتی است که به ارزیابی دیدگاه های عموم می پردازد، سیاست ها و رویه های یک فرد یا یک سازمان در رابطه با منافع عموم را مشخص می سازد و برنامه ای عملی برای کسب اقبال عموم و صبر و حوصله آنها طراحی و اجرا می کند )).

اهداف

روابط عمومی برنامه ریزی شده

فعالیت روابط عمومی، فعالیتی سازمان یافته است.راه حل هایی برای مشکلات کشف می شوند و در مورد تدارکات لازم تمهیداتی به عمل می آید.البته این فعالیت طی یک دوره زمانی انجام می شود و منظم و هدفمند است، پس به تحقیق، بررسی و تجزیه و تحلیل نیازمند است.

عملکرد روابط عمومی

روابط عمومی موثر بر پایه سیاست های واقعی و عملکرد استوار است.اگر سازمان ها نسبت به نگرانی ها و دل مشغولی های جامعه پاسخگو نباشند، هر قدر هم که فعالیت روابط عمومی انجام شود، باز هم نخواهند توانست در عموم اعتماد و حسن نیت ایجاد کنند.

وظیفه مدیریتی روابط عمومی

روابط عمومی وقتی موثرتر است که بخشی اساسی و همیشگی از فرآیند تصمیم گیری مدیران ارشد سازمان باشد.روابط عمومی شامل فرآیندهای مشاوره و حل مشکل در سطوح بالاست، نه فقط ارائه اطلاعات پس از این که تصمیمی اتخاذ شد.

اجزای روابط عمومی

مشاوره

ارائه توصیه به مدیریت در مورد سیاست ها، ارتباطات و روابط.

تحقیق

تعیین دیدگاه ها و رفتارهای عموم برای طراحی استراتژی های روابط عمومی.

ارتباط با رسانه

همکاری با رسانه های جمعی به منظور اطلاع رسانی یا پاسخگویی به علایق آنها در سازمان.

اعلان

پخش پیام های برنامه ریزی شده از رسانه های منتخب برای افزایش منافع سازمان.

ارتباط با کارکنان / اعضا

توجه به نگرانی ها، اطلاع رسانی و انگیزش کارکنان یا اعضای سازمان.

ارتباط با جامعه

فعالیت برنامه ریزی شده برای یک جامعه به منظور حفظ محیطی که به نفع سازمان و جامعه باشد.

امور عمومی

جلب مشارکت موثر عموم در سیاست های عمومی و کمک به یک سازمان در سازگار شدن با توقعات و انتظارات عمومی. دستگاه های دولتی از این واژه برای توصیف فعالیت های روابط عمومی خود استفاده می کنند و بسیاری از شرکت های خصوصی، از آن به عنوان واژه ای حمایت کننده برای توصیف فعالیت های مختلف و متعدد روابط عمومی استفاده می کنند.

امور دولتی

برقراری ارتباط مستقیم از طرف سازمان با قانوگذاری و دستگاه های قانونگذار رایزنی می تواند بخشی از یک برنامه امور دولتی باشد.

مدیریت مسایل

شناسایی و پرداختن به مسایل مورد توجه مردم که بر سازمان اثر می گذارد.

رویدادهای خاص

برانگیختن علاقه یک فرد، یک گروه، یا یک سازمان با بهره گیری از یک اتفاق برنامه ریزی شده، هم چنین برگزاری و اجرای فعالیت هایی که با هدف تعامل با عموم مردم طراحی شده اند و گوش دادن به آنها.

مهارت ها و وظایف روابط عمومی

جدول 1-1 فهرست اولیه ای از فعالیت های عمده ای است که در روابط عمومی ها انجام می گیرد. شیوه سازماندهی موارد ذکر شده یا بر اساس نوع مخاطبی است که دارند،یا مربوط به محتوای فعالیتها می شود. توجه به این نکته مهم است که این طبقه بندی ها همپوشان هستند، یعنی مثلا خبرنامه درون شبکه ای یک سازمان می تواند شامل نوشتن، فناوری های نوین و ارتباطات درون سازمانی شود.

مک الریث معتقد است به طور عمده دو نقش برای کارگزاران روابط عمومی متصور می شویم: تکنسین فنی و حلال مشکلات. این نگاه باعث می شود مدیر انتظارات که بر روند چاپ گزارش سالیانه نظارت دارد ماهیتی متفاوت از مشاوری راهبردی پیدا کند که در حال تدوین یک سند سیاستگذاری برای آینده سازمان است.با این حال، بسیاری از فعالیتهایی که ذکر شد هم شامل مهارتهای حل مسئله و هم مهارت های فنی هستند.یک خبر مطبوعاتی که نگارش مناسبی دارد باید بازتاب درک اقدام ها و موضوع های رسانه ای شده امروز باشدهمچنان که یک مشاور مسائل عمومی، نیازمند داشتن دامنه ای از مهارتهای فنی از قبیل نوشتن است. بیشتر اوقات به درستی گفته می شود که در حوزه روابط عمومی، ترسیم خطوط پررنگ میان این مسائل یا تدوین قوانینی مطلق انگارانه در مورد آنها ساده نیست.

جدول 1-1 فهرست اولیه عمده فعالیت های روابط عمومی

 

روابط عمومی و فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی توسط ائتلاف غالب ( به خصوص موسسان اولیه سازمان ) ایجاد می شود. چنان چه   ارزش ها و ایدئولوژی مدیران روابط عمومی با سایر مدیران سازمان تفاوت اساسی داشته باشد، آنها       نمی توانند نفوذ کسب کنند. فرهنگ سازمانی تحت تاثیر فرهنگ اجتماعی ومحیط است .فرهنگ در بلند مدت برکارکرد و انتخاب مدل و الگوی مناسب روابط عمومی سازمان تاثیر می گذارد.

در حالی که یک مدل؛ متغیرهای بسیار زیادی را در مدیریت و کنترل ارتباطات مورد نظر قرار می دهد، اما شواهد نشان می دهد چنان چه فرهنگ یک سازمان، سلسله مراتبی، استبدادی وانفعالی باشد؛ ائتلاف غالب عموما یک مدل نامتقارن و نامتناسب روابط عمومی را انتخاب خواهد کرد. به علاوه، معمولا این مدل توسط کسانی پیشنهاد می شود که متخصص روابط عمومی نیستند و دانش و آگاهی استراتژیک کافی در این مورد ندارد، لذا این انتخاب ارزش محدود و اندکی دارد. سازمان های زیادی نام بخش روابط عمومی خود را به ارتباطات تجاری تغییر داده اند تا توسعه و بالندگی خود را در این زمینه نشان دهند.

متخصصان و کارشناسان درون سازمان روابط عمومی، این موارد را در مسیر عادی فعالیت های حرفه ای خود انجام می دهند و به خوبی آگاهند که :

-         اغلب تصمیمات روابط عمومی براهداف و آرمان های سازمان تاثیر می گذارند.

-         تصمیمات روابط عمومی تعهد نسبت به منابع را در نظر می گیرد.

-          در تصمیمات روابط عمومی شرایط دشوار و پیچیده سازمان، واحد های تجاری یا سهام دارانی که به نحوی بر تصمیمات تاثیر گذارند یا از آنها تاثیرمی پذیرند، لحاظ می شود.

-          تصمیمات اجرایی روابط عمومی باید براساس بهترین هوشمندی موجود و مدیریت دانش باشد و پیامدهای آن به چرخه تصمیم گیری بلند مدت سازمان شود.

ویژگی های روابط عمومی کارآمد

یک روابط عمومی کارآمد و مطلوب در جامعه ما چه ویژگی هایی دارد و اصولا منظور ما از روابط عمومی کارآمد چیست؟ بی تردید مطلوبیت در هر چیزی بنا به شرایط اجتماعی هر جامعه ای متفاوت و نسبی و در عین حال، تابعی از شرایط زمانی است.به عبارت دیگر ممکن است آنچه را ما امروز مطلوب می دانیم، در کشور دیگری مطلوب نباشد. یکی از عوامل تعیین کننده در ایجاد مطلوبیت و کارآمدی برای برای یک وضعیت خاص، دقت در نارساییها و کاستیهای آن وضعیت در شرایط حاضر است. نتیجه آنکه برای تعیین ویژگی های یک روابط عمومی کارآمد و مطلوبیت در جامعه اسلامی ایران، باید روی نقاط ضعف عمده روابط عمومی در حال حاضر انگشت گذاشت.

بی تردید مهمترین ضعف های روابط عمومی در کشور ما شامل موارد زیر است :

1- ضعف روابط عمومی داخلی و بین المللی

2- کمرنگ بودن نقش اخلاق در روابط عمومی و مدون نبودن اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی

3- ناتوانی در تولید اخبار توسعه

4- ناتوانی در مشاوره مدیریت

5- ضعف مدیریتی، آموزشی وتشکیلاتی روابط عمومی ها

6- پایین بودن جایگاه و منزلت حرفه روابط عمومی

7- نداشتن آگاهی های روز

8- ناتوانی در تولید فرآورده های فرهنگی

9- نبود برنامه ریزی برای رهبران فکری

10- گرایش بیش از حد به مدیریت سازمان و فاصله گیری از فلسفه حیات خود

11- ضعف ارتباطات مردمی و افکار سنجی در مقابل اطلاع یابی

12- ارجحیت اطلاع رسانی

با توجه به مسایلی که روابط عمومی در کشور ما با آنها مواجه است، ویژگی های اصلی (( روابط کارآمد )) شامل این موارد است :

1- عمل به اصول اخلاقی روابط عمومی

یک روابط عمومی کارآمد برای حفظ سلامت حرفه ای خود، ناگزیر از رعایت اصول اخلاق حرفه روابط عمومی و تدوین آیین نامه های رفتاری در روابط عمومی است. در راستای تحقق این هدف، به نظر می رسد در شرایط کنونی می باید با اشتراک مساعی استادان، مجامع دانشگاهی، تشکل های صنفی، مدیران روابط عمومی ها و سایر افراد مجرب و صاحبنظر، منشور اخلاقی مورد نظر تدوین و برای کارآمدی بیشتر در اختیار واحدهای روابط عمومی قرار گیرد.

بر اساس این ضرورت مهم، ما بر این باوریم که منشور اخلاقی روابط عمومی در کشور ما می تواند شامل موارد زیر باشد :

1- استفاده نکردن از عامل دروغ، دلایل ظاهر فریب و مستندات تحریف شده در تبلیغات؛

2- مواجهه با مشتریان و مخاطبان، همکاران و مدیران بر حسب موازین اخلاق و انصاف؛

3- رازداری و حفظ اسرار سازمان و مخاطبان؛

4- خودداری از نشر اطلاعات کذب و خلاف واقعیت و ارایه تعهد مبنی بر انجام تحقیق و کسب اطمینان در مورد صحت مطالب قابل انعکاس؛

5- دادن تعهد مبنی بر نپذیرفتن هدایا یا حق الزحمه از مخاطبان؛

6- اجتناب از دریافت پورسانت ( درصد ) به جای حق الزحمه معین؛

7- خودداری از جریحه دار ساختن احساسات عمومی با نشر اطلاعات خلاف واقعیت یا غیر قابل انعکاس؛

8- عمل به اصل حقانیت مخاطب و پرهیز از برخورد غیراخلاقی با مخاطبان؛

9- متوسل نشدن به ترفندهای تبلیغاتی برای فریب افکار عمومی؛

10- پرهیز از تطمیع یا تهدید رسانه ها در مورد دادن آگهی یا قطع آن؛ چرا که تصمیم گیری در مورد اخبار قابل درج تنها باید بر اساس ارزشهای خبری باشد.

افرادی که در روابط عمومی ها مشغول کار می شوند، باید در بدو استخدام، عمل به موارد فوق را متعهد

شده و برای رعایت آنها، سوگند یاد کنند. در صورتی که چنین منشوری در روابط عمومی، جنبه اجرایی پیدا کند، آنگاه می توان متخلفان را از جمع کارکنان روابط عمومی اخراج کرد و عاملان اصول اخلاقی را مورد قدردانی و تشویق قرار داد.

بنابراین، نخستین ویژگی یک روابط عمومی کارآمد، عامل بودن کارکنان آن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی است.

2- توجه به روابط عمومی بین المللی

از یک نظر می توان فعالیت های روابط عمومی را به سه بخش داخلی ( درون سازمانی )، خارجی ( برون سازمانی) و بین المللی تقسیم کرد.با این تقسیم بندی، یک روابط عمومی کارآمد، باید بتواند درهر سه بخش، کارآمدی و بازده لازم را داشته باشد.

با این وصف، آنچه را که از یک روابط عمومی کارآمد در بعد بین المللی انتظار می رود، می تواند در تولید فرآورده های فرهنگی جهت دار و مبتنی بر فعالیت های توسعه ای خلاصه کرد.

روابط عمومی کارآمد در جهان سوم بویژه در کشور ما، باید با تولید (( اخبار توسعه )) بتواند سهمی شایسته در ایجاد تعادل در جریان تبادل اطلاعات و اخبار بین شمال و جنوب به عهده گیرد. برای این منظور باید از برجسته سازی ارزش (( شهرت )) در تولید اخبار بین المللی بر حذر بود و به جای آن، بر برجسته سازی سایر ارزشهای خبری تاکید کرد.

انتشار بروشور به زبانهای خارجی، تولید نشریات بین المللی، تولید و صدور گزارشهای خبری به   کشور های صنعتی نظیر،رویدادهای علمی، نوآوریها، اختراعات جشنواره های قدردانی از مبتکران، نمونه ها و پژوهشگران، ترتیب دادن برنامه های بازدید برای نخبگان و رهبران فکری کشورهای مختلف مقیم کشور، جشنواره های قدردانی از مبتکران ، نمونه ها و پژوهشگران، ترتیب دادن برنامه های بازدید برای نخبگان و رهبران فکری کشورهای جهان و سفرای کشورهای مختلف مقیم کشور، ایجاد قفسه های رایگان اطلاعات در فرودگاهها و هتل های بین المللی و ترتیب دادن ملاقات خبرنگاران خارجی با دست اندرکاران فعالیتهای علمی و فنی، می توانند مواردی از وقایع قابل تبدیل به اخبار       بین المللی باشند.

3- قدرت مشاوره مدیریت

یکی از وظایف اساسی مدیریت روابط عمومی کارآمد، دادن خدمات مشاوره ای به مدیریت سازمان است.عرضه خدمات مشاوره ای توسط روابط عمومی به مدیریت در یک روابط عمومی کارآمد می باید از سطح انعکاس اطلاعات فردی توسط مدیر روابط عمومی فراتر رود و برای تولید اطلاعات     مشاوره ای،سازماندهی مشخص صورت گیرد. مناسبترین اقدام برای این منظور، شکل دهی (( هسته های مشورتی )) در زمینه های مختلف و بر اساس وظایف تخصصی سازمان است.ضمن اینکه اطلاعات مشاوره ای افزون بر داده های هسته های مشاوره ای، می تواند از نتایج نظر سنجی ها ، پژوهش ها، تماسها، مطالب رسانه ها و ..... نیز حاصل شود.در واقع روابط عمومی کارآمد، با تغذیه اطلاعاتی مدیران ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیریهای درون و برون سازمانی افزایش می دهد و به عنوان بازوی مدیریت عمل می کند.

4- کاراآیی روابط عمومی داخلی

همانطور که بیشتر اشاره شد،روابط عمومی کارآمد می یابد در تمامی ابعاد کارآیی داشته باشد. از جمله ابعاد بسیار مهم روابط عمومی، (( روابط عمومی داخلی )) است. در روابط عمومی های ناکارآمد، گرایش اصلی به سمت بیرون از سازمان است،در حالی که در روابط عمومی کارآمد، بعد داخلی از اهمیت نسبتا بیشتری برخوردار است؛چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را جلب و اقناع کند، در کارایی و عملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع ، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش اهمیت سازمانی موثر واقع خواهد شد و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.همچنین باید توجه داشت که در یک روابط عمومی کارآمد، جمع آوری اطلاعات برای مخاطبان در درون سازمان از زمینه های اصلی فعالیت به شمار می رود.

لذا، در بخش (( روابط عمومی داخلی )) انجام اقداماتی نظیر راه اندازی قفسه های رایگان اطلاعات، برگزاری نمایشگاه، انتشار ادواری داخلی، اجرای برنامه های بازدید، برای کارکنان و خانواده های آنان، برگزاری جلسات گفت و گو و بحث آزاد بین کارکنان و مدیریت، نظر سنجی درباره موضوعات درون سازمانی و...... پیشنهاد می شود.

5 - برنامه ریزی برای رهبران فکری

از مشخصه های روابط عمومی کارآمد ، داشتن برنامه های خاص برای هر یک از قشرهای جامعه یا مخاطبان خود است . یکی از این قشرها ، رهبران فکری هستند . تحقیقات نشان می دهد که این افراد، کسانی هستند که وسایل ارتباط جمعی با واسطه آنان ، پیام های خود را به سایر گروه های اجتماعی انتقال می دهند . رهبران فکری یا واسطه های ارتباطی ، ضمن اخذ پیام از رسانه ها ، آنها را در یک ارتباط میان فردی به زبان توده به آنها انتقال می دهند . بنابراین می توان گفت تاثیر پیام بر هر یک از قشرهای اجتماعی یکسان نیست . در این میان رهبران فکری از اهمیت والایی در انتقال پیام روابط عمومی به گروههای مختلف برخوردار هستند . روابط عمومی کار آمد با برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری می تواند کانونهای انتشار افکار عمومی را هدایت کند . در جامعه ما ، ائمه جمعه و جماعات ، روزنامه نگاران ، نویسندگان ، مدرسان و روحانیون طراز اول حوزه های علمیه ، از جمله رهبران فکری جامعه محسوب می شوند . روابط عمومی کار آمد از بین رهبران فکری باید لیست اسامی افرادی را که بیشتر از سایرین در ارتباط با آن سازمان قرار دارند ، تهیه کند و برنامه های مختلفی را برای آنها تدارک ببیند .از جمله انتشار بولتن اطلاع رسانی ویژه ، برگزاری برنامه های بازدید از طرح ها ، حضور مسئولان سازمانها در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرحهای بزرگ می توانند برای آن دسته از رهبران فکری که دارای سازماندهی و شکل بندی خاص هستند ، مورد نظر باشند . اما برای آن دسته از رهبران فکری که گمنام هستند و از طریق واسطه شدن بین رسانه و مردم ، به انتقال پیام مبادرت می کنند ، کاربرد صحیح رسانه ها می تواند مورد توجه قرار گیرد .

                          

 

 

 

6 - استفاده اصولی از رسانه ها

امروزه روابط عمومی نمی تواند بدون استفاده اصولی از رسانه ها از جمله رادیو ، تلویزیون و مطبوعات ، وظایف اصلی خود را انجام دهد . چرا که نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن بدون کاربرد رسانه ها تا حدودی محال جلوه می کند .

در یک روابط عمومی کار آمد ، افزون بر اینکه از نظر ساختاری ، بخش مستقلی موضوع (( ارتباط با رسانه ها )) را دنبال می کند ، حفظ حرمت حرفه ای کارگزاران رسانه ها به عنوان یک اصل مد نظر بوده و ارتباط با رسانه ها بر اساس اعتقاد به نیاز متقابل روابط عمومی ها و رسانه ها به همدیگر شکل می گیرد .

سهولت دسترسی رسانه ها به اطلاعات و برطرف ساختن موانع موجود در این راه،ارایه اطلاعات بهنگام و به اندازه ، قدردانی از رسانه ها از مجرای رسمی و تحکیم پیوندهای کاری می تواند در این ارتباط کارگشا باشد . در ضمن به نظر می رسد ، راه اندازی اتاق خبر نگاران در مجموعه یک روابط عمومی کارآمد برای دسترسی آسان و بهتر به اطلاعات سازمان ، می تواند به توسعه ارتباطات رسانه ها و روابط عمومی کمک کند.

7 – کلان نگری در انجام وظایف و تاثیرگذار بودن

یکی از ویژگیهای روابط عمومی کار آمد ، کلان نگری و توانمندی در تاثیر گذاری است . به نظر می رسد اینک روابط عمومی پس از دو قرن حیاط خود ، پا را فراتر از (( انجام دادن وظایف مشخص )) گذاشته و عملیات روابط عمومی تنها به اجرای چند وظیفه خاص نظیر : تولید و ارسال خبر به رسانه ها ، نصب پلاکارد و پوستر ، انتشار بروشور ، برگزاری نمایشگاه و ... محدود نمی شود ، بلکه هدف عمده تاثیرگذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون از سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم سازی سازمانی است .

8 – دو سویه بودن جریان مبادله پیام و توجه به (( بازخورد ))

در روابط عمومی کار آمد ، جریان مبادله پیام ، دوسویه است و لذا به واکنش های مردم یا مخاطبان در قبال پیام های ارایه شده ، توجه می شود و در ارایه پیام های بعدی به آنها ترتیب اثر داده می شود .

برای تحقق جریان مبادله پیام ، باید (( الگوی ارتباطات مشارکت آمیز )) محور ارتباطات روابط عمومی با مردم قرار گیرد . در این الگو ، ضرورت مشارکت مردم در تصمیم گیری ها و برنامه ریزی ها مورد توجه قرار می گیرد و سعی می شود تا با کاربرد شیوه های مختلف علمی ، واکنش پیامگریان در مقابل پیام ها اندازه گیری و ارزیابی شود و لذا از تحمیل پیام ها به مردم ( الگوی ارتباطی سلطه ) و یا بی توجهی به واکنش های مردم در مقابل پیام ها ( الگوی ارتباطی تنزل ) که هر دو به فقدان مشرکت می انجامند ، اجتناب می شود .

بنابراین در در روابط عمومی کار آمد ، ارتباط با مردم دو سویه بوده و جریان پیام یکطرفه و از سوی روابط عمومی به مردم نیست، بلکه توجه به واکنش های مردم در برابر پیام های روابط عمومی حرف اصلی است .

9– داشتن برنامه عمل و اصالت برنامه ریزی

اصولا یکی از ارکان روابط عمومی ( افزون بر تحقیق و برقراری ارتباط ) برنامه ریزی است و در روابط عمومی کارآمد به عنوان یک اصل بنیادی مورد توجه قرار می گیرد. برعکس در روابط عمومی ناکارآمد، روزمره گی و کار را به دست زمان سپردن، نمود بیشتری می یابد.

در روابط عمومی کارآمد، تهیه و تدوین برنامه ها کوتاه، میان و بلند مدت، مورد نظر قرار می گیرد و برنامه عمل سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول سال را مورد توجه قرار می دهد. در برنامه عمل روابط عمومی، شناسایی مخاطبان، تعیین اهداف سازمان و تعیین پیامهای روابط عمومی و تهیه پیش نویس برنامه و مشورت با مسئولان، مراحل اساسی برنامه ریزی است.

روابط عمومی کارآمد حتی برای بعضی امور غیرقابل پیش بینی نیز تمهیداتی در برنامه عمل خود می اندیشد لحاظ کردن (( ستاد بحران )) با اهداف، وظایف، نیروی انسانی، بودجه و شیوه عمل معین در قالب برنامه سالانه روابط عمومی، نوعی برنامه ریزی برای مواجهه با امور غیر مترقبه در روابط عمومی است.

همچنین در روابط عمومی کارآمد، برای هر فعالیتی، تقویم جداگانه ای تنظیم می شود. برای مثال اموری همچون مصاحبه، ملاقات های مردمی، مناسبت ها، مراسم، نمایشگاه، انتشارات، سخنرانی و ....... هر کدام باید یک تقویم زمانی جداگانه داشته باشند.

10- اطلاع یابی

گرچه اطلاع رسانی از ویژگی های روابط عمومی کارآمد است.لیکن در مفهوم نوین روابط عمومی، آنچه اولویت بیشتری دارد، اطلاع یابی است به عبارت دیگر، روابط عمومی به جای اینکه دایما از طرف سازمان برای مردم پیام واطلاع رسانی کند، سعی دارد، نگاه مردم به سازمان را تفسیر کند و آن را در اختیار مدیریت سازمان قرار دهد و لذا اطلاع یابی را بر اطلاع رسانی ترجیح می دهد.

مهمترین شیوه اطلاع یابی از افکار عمومی، سنجش افکار عمومی است. در یک روابط عمومی کارآمد این اقدام از اهمیت بسیاری برخوردار است و بخش مستقلی برای آن منظور می شود.

همچنین اجرای (( نظام پیشنهادها )) برای آگاهی از دیدگاههای اصلاحی کارکنان و قشرهای مختلف مردم به جای شیوه سنتی و ناکارامد جمع آوری پیشنهادها از طریق صندوق های نصب شده در ساختمان ها، تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماسها و مکاتبات مردمی، مجاری دیگر اطلاع یابی از افکار عمومی داخل و بیرون از سازمان است.

11- اولویت ارتباطات مردمی

ارتباطات مردمی به مثابه اصلی ترین اقدام در روابط عمومی و به عنوان هنر و علم مردمداری، از ویژگیهای عمده روابط عمومی کارآمد به شمار می رود. در این گونه روابط عمومی ها، ارتباطات مردمی هم در درون و هم در بیرون سازمان از اولویت برخوردار است و شکل های مختلفی را پیدا می کند.

برگزاری جلسات پرسش پاسخ بین کارکنان و مدیریت و گروه های مختلف مردم، بویژه مخاطبان خاص سازمان با مدیریت و برگزاری جلسات بحث آزاد به همین شکل، حضور غیر رسمی مسئولان در بین کارکنان از جمله به موقع صرف ناهار یا اقامه نماز و .... و همچنین حضور مسئولان سازمان در بین مخاطبان خاص، می توانند برخی شکلهای ارتباطات مردمی را به وجود آورند. روابط عمومی کارآمد برای تحقق اهداف خود در این بخش می یابد بخش مستقلی در نمودار و تشکیلات سازمانی خود طراحی کند.

همچنین، در یک روابط عمومی کارآمد راهنمایی صحیح ارباب رجوع بسیار مهم است.دیگر راهنمایی ساده ارباب رجوع آن هم گاه گاه با گماردن نیروهای حراست در مبادی ورودی سازمانها قابل قبول نیست. بنابراین یک روابط عمومی کارآمد بویژه با استفاده از رایانه می تواند در مبادی ورودی سازمان به بسیاری از نیازهای اطلاعاتی ارباب رجوع پاسخ داده و به شکل صحیحی آنان را هدایت کند. بی تردید، ایفای نقش از روابط عمومی، آن را در کمک به تامین رضایت مردم از نظام اداری کشور،ارایه چهره مثبت از سازمان و جلوگیری از اتلاف وقت ارباب رجوع یاری می دهد.

نکته دیگری که باید در اینجا خاطر نشان ساخت، مکان یابی منطقی و اصولی برای روابط عمومی در سازمانهاست. به نظر می رسد اهتمام ویژه ای لازم است تا روابط عمومی در سازمانها از نظر مکانی در طبقه اول و در نزدیکترین مکان ممکن برای دسترسی مخاطبان مستقر شود.

12- سازماندهی و مدیریت علمی

از جمله ویژگیهای روابط عمومی ناکارآمد، طراحی تشکیلاتی نامناسب و مدیریت غیر علمی در آن است.اولین ضعف در این گونه روابط عمومی ها، قرار نگرفتن در جایگاه مناسب است. این گونه روابط عمومی ها معمولا در جایگاهی قرار می گیرند که زیر نظر مستقیم بالاترین مقام سازمان نیست.

ضعف دوم به نامگذاری (( روابط عمومی )) مربوط می شود که اغلب آن را با پسوندهای مختلفی به کار   می برند که ار جمله آنها می توان به (( روابط عمومی و ارشاد ))، (( روابط عمومی و حوزه وزارتی )) و ..... اشاره کرد. در حالی که در روابط عمومی کارآمد، افزون بر اینکه روابط عمومی زیر نظر بالاترین مقام سازمان عمل می کند، با پسوند یا پیشوند خاصی نیز حوزه عمل خود را محدود نمی کند.

باید خاطر نشان ساخت، گرچه در حال حاضردر کشور ما، بالاترین سطح تشکیلاتی روابط عمومی در سطح اداره کل است ( گرچه بعضی از مدیران کل روابط عمومی ها حکم مشاور رییس سازمان را نیز بر عهده دارند ) ولی به نظر می رسد با توجه به اهمیت و نقش عمیق و گسترده روابط عمومی کارآمد، ضروری است این سطح به (( معاونت )) ارتقاء یابد. اما در خصوص مدیریت علمی در روابط عمومی، یکی از مسایل عمده روابط عمومی در کشور، سپردن مدیریت روابط عمومی به افرادی است که از شایستگی علمی برخوردار نیستند. به طور معمول در انتصاب مدیران روابط عمومی، روابط بر ضوابط غلبه دارد و به عوامل دیگری چون داشتن قدرت بیان، اجتماعی بودن و ..... توجه بیشتری می شود.

بنابراین در روابط عمومی کارآمد، مدیر روابط عمومی ضمن داشتن تخصص و تبحر در شناخت افکار عمومی، علوم ارتباطات و روابط عمومی و آشنایی اجمالی با اصول علم مدیریت، می باید از علوم اجتماعی همچون جامعه شناسی، روانشناسی، مردم شناسی و تاریخ معاصر ایران و جهان و پژوهشگری بهره ای برده باشد. در همین خصوص، داشتن (( آگاهیهای روز )) از ضرورتهای اساسی برای مدیر روابط عمومی است.

همچنین، مدیریت علمی در یک روابط عمومی کارآمد، باید که به جذب نیروی انسانی متخصص در علوم روابط عمومی و ارتباطات ( یا رشته های وابسته ) به عنوان یک اصل توجه کند.

اصل دیگر، به کارگیری کارشناسان روابط عمومی در پستهای تخصصی آنان است. برای مثال، یک روابط عمومی کارآمد می باید از گماردن یک نیروی کارشناسی ارتباطات در پست امور اداری پرهیز کند.

اصل دیگردر مدیریت علمی کارآمد، توجه به بهسازی تخصصی نیروی انسانی به طور مستمر است.برگزاری دوره های آموزشی براساس نیاز سنجی علمی، انتشار نشریات موردی آموزشی و در صورت لزوم نشریه ادواری در این خصوص می تواند ضامن پویایی علمی کارکنان روابط عمومی باشد.

13- توانمندی تولید فرآورده های فرهنگی

یکی دیگر از ویژگی های روابط عمومی کارآمد، توانمندی در تولید فرآورده های فرهنگی است. به نحوی که این نوع روابط عمومی، در کنار استفاده از اطلاعات سایر بخشهای سازمان، به طور مستقیم نیز به تولید اطلاعات در قالبهای مختلف همچون تفسیر، خبر و غیره می پردازد.بنابراین روابط عمومی کارآمد از طریق فرآورده های فرهنگی، در کارفرهنگ سازی جامعه نیز مشارکت می کند. این هدف از جمله با ارایه الگوهای رفتاری خاص و ارتقای سطح آگاهیها تحقق می یابد.

14- ایفای نقش در قالب نهاد مدنی

روابط عمومی کارآمد با مطالعه مستمر افکار عمومی و دخالت دادن آن در تعیین خط مشی سازمان، نقش موثری در عینیت بخشیدن به افکار عمومی ( صدای مردم ) بازی می کند. از طرف دیگر به عنوان یک گوش شنوا، کار شنود را به نحو مناسب انجام می دهد و با تیزبینی ضعفها و نارسایی را در می یابد و با زبان گویایی، آن را به مسئولان سازمان منعکس می کند.

همچنین در این فرآیند نوعی جانبداری از مردم با عنایت به سازمان اهمیت پیدا می کند زیرا در هر صورت اصل حقانیت مخاطب و احترام به افکار عمومی را اصل برتر می داند.

بدینسان روابط عمومی را باید نهادی دانست که در نقش پلی بین ملت و دولت عمل می کند و با حمایت از حقانیت مردم، خود را در قالب و هیات یک نهاد مدنی متجلی می سازد.

تعریف روابط عمومی کارآمد

با توجه به آنچه بیان شد، می توان روابط عمومی کارآمد را این گونه تعریف کرد :

(( روابط عمومی کارآمد واحدی است که با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی، در قالب برنامه عمل مشخص، ضمن رعایت اصول اخلاقی و حرفه ای روابط عمومی و ارایه اطلاعات مشاوره ای به مدیریت سازمان، برای نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن، افزون بر برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری، به شکل اصولی رسانه ها را در خدمت گرفته به اصل اطلاع یابی، اهمیت ویژه ای قایل می شود و از طرفی با توسعه فعالیت های افکار سنجی و ارتباطات مردمی و تولید فرآوده های فرهنگی سعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دو سویه و بازخورد لازم را در جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین المللی ایجاد کند و از این طریق نقشی تعیین کننده و تاثیر گذار در سطح کلان در برنامه های سازمانی و برنامه های توسعه ملی ایفا کند و با گرایش بیشتر به سمت مردم در هیات وکیل مدافع مردم و دادستان ظاهر شود و به صورت یک نهاد مدنی حامی و پاسدار افکار عمومی درآید.

فصل دوم

بررسی ساختار، اهداف و شرح وظایف معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهوری

معاونت برنامه ریزی از ادغام دو سازمان امور اداری و استخدامی و سازمان برنامه و بودجه به نام سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تشکیل شد. اما بعد در سال 88 با تشکیل دو معاونت جدید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور به دو معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی و معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی تشکیل شد.

ساختار تشکیلاتی معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور

بالاترین مقام معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور سمت معاونت رئیس جمهور را بر عهده دارد.

در حال حاضر معاونت های معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور عبارتند از :

1. معاونت برنامه ریزی

2. معاونت بودجه

3. معاونت نظارت راهبردی

4. معاونت توسعه مدیریت، فناوری و پشتیبانی

5. معاونت حقوقی و امور مجلس

شوراها و هیات های وابسته معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور عبارتند از :

1. شورای عالی اشتغال                                            7. شورای اقتصاد

2. شورای عالی آمار                                               8. هیات امناء صندوق توسعه ملی

3. شورای عالی انفورماتیک

4. هیات رسیدگی به شکایات مناقصات

5. شورای عالی نقشه برداری

6. شورای عالی فنی

سازمان ها، مراکز و واحدهای وابسته معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور عبارتند از :

1. مرکز آمار ایران

2. موسسه عالی آموزشی و پژوهشی مدیریت و برنامه ریزی

3. سازمان نقشه برداری کشور

4. سازمان ملی بهره وری

شرح وظایف معاونت راهبردی منابع انسانی

-         مشارکت در طراحی نظام برنامه ریزی جامع ملی و منطقه ای و تدوین برنامه

-         بررسی و تدوین برنامه ها و سیاست های کلان امور اشتغال

-         پیشنهاد وضع یا تجدید نظر در قوانین، مقررات، مواد و تبصره ها

-         مطالعه، بررسی و نظارت بر امور مدیریت و منابع انسانی دستگاه ها

-         پیگیری و نظارت بر اجرای برنامه ها و طرح های تحول و اصلاحات اداری

-         نظارت، ارزش یابی و اجرای برنامه های آموزشی و پژوهشی در چارچوب سیاست ها و برنامه ها

-         اجرای برنامه های ارزیابی عملکرد مدیریت در دستگاههای اجرائی استان

-         تمامی امور مربوط به قانون خدمات کشوری، آموزش و کلیه امور مربوط به استخدام

-        

رسالت و ماموریت

-         ارتقاء سطح سلامت و یکپارچگی نظام اداری و نظارت بر آن.

-         ارتقاء سطح بهره وری معاونتها، افراد و تجهیزات.

-         تعمیم تفکر و نگرش سیستمی.

-         بهبود کیفیت ارائه خدمت به مردم.

-         بهبود کیفیت زندگی کارکنان در جامعه.

-         ارتقاء سطح مسئولیت پذیری دستگاه ها افراد.

-         ارائه نظر مشورتی به دولت و نظام اداری و اجرایی کشور.

-         انجام مطالعات و تحقیقات لازم برای بهبود مستمر امر برنامه ریزی و توسعه و تعمیم سبک ها و روشهای نوین مدیریت.

رئوس وظایف امور روابط عمومی

-         برنامه ریزی برای تنظیم روابط انسانی معاونت و مخاطبان اعم از داخلی و خارجی.

-         برنامه ریزی و ایجاد ارتباط با رسانه های گروهی به منظور انعکاس و تشریح فعالیت های معاونت.

-         برنامه ریزی و انجام مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی مقامات معاونت با نمایندگان   رسانه های دیداری، شنیداری و گفتاری.

-         تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مورد نیاز رسانه ها و ارسال برای آنها

-         مطالعه و بررسی اخبار جراید داخلی و خارجی و استخراج مطالب مربوط به معاونت و ارسال برای مقامات و تهیه پاسخ های لازم با همکاری واحدهای ذیربط.

-         تهیه اطلاعات و آمار مورد نیاز رئیس معاونت در انجام مصاحبه ها و سخنرانی ها و سمینارها با همکاری واحدهای مربوط.

-         انجام کلیه کارهای مطبوعاتی و انتشاراتی مربوط به روابط عمومی از قبیل تهیه، تایپ و تکثیر کلیه نشریات و بولتن های خبری برای مخاطبان داخل و خارج معاونت و توزیع بین دستگاه های اجرایی و متقاضیان با همکاری واحد های ذی ربط.

-         برنامه ریزی و اقدام در جهت تنظیم روابط معاونت با مردم، ارایه پیشنهادهای عملی و دریافت انتقادها، نقطه نظرات و خواسته های آنها و تلاش در جهت پاسخگویی به مردم.

-         برنامه ریزی و سنجش افکار عمومی درون معاونت و برون معاونت نسبت به فعالیت های انجام شده و جمع بندی و تحلیل نتایج به دست آمده و سنجش بازخورد و ارزیابی ها و انعکاس آنها به مدیریت معاونت.

-         برنامه ریزی و اقدام در جهت ایجاد هماهنگی میان فعالیت های روابط عمومی در معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور استانها.

-         انجام امور مربوط به مستند سازی و ارسال اخبار سفرهای داخلی ریاست و معاونین معاونت.

-         انجام امور مربوط به پست صوتی.

-         برنامه ریزی و انجام امور تحقیقاتی و پژوهش.

-         طراحی و تغذیه وب سایت روابط عمومی و همکاری در تهیه وب سایت های مشابه؛ د رصورت ارجاع و لزوم.

-         تعیین اولویت های آموزشی همکاران روابط عمومی در مرکز و استانها و برنامه ریزی لازم برای اجرای دوره های آموزشی.

-         برآورد ملزومات آموزشی اعم از کتاب،نوار و فیلم و پیشنهاد برگزاری کنفرانس ها و سمینارهای آموزشی برای همکاران.

-         تهیه طرح جامع اطلاع رسانی متضمن بیان سیاست ها و اولویت ها در انعکاس اخبار استانها و ارسال مواد آموزشی لازم برای اجرای طرح فوق به استانها.

-         زمینه سازی برای تقویت ارتباط مردمی معاونت و ارایه پیشنهادهای عملی برای دریافت نظرات، خواسته ها و انتقادات مردم از مبادی مختلف ارتباطی.

-         جمع بندی و تدوین اهم نظرات، خواسته ها و انتقادات مطرح شده برای ارایه به مسئولان ذی ربط در قالب مجموعه های ادواری ( فرهنگی – ماهانه ) و پیگیری موضوع تا حصول نتیجه مطلوب.

-         برنامه ریزی و اجرای طرح های تقویت ارتباط مردمی ریاست معاونت و معاونان در قالب     برنامه های بازدید، دیدارهای عمومی و حضور مسئولان معاونت در مجامع مختلف و تشکیل جلسات پرسش و پاسخ.

-         برقراری ارتباط مداوم و مستمر با مسئولان روابط عمومی استانها و معاونت های وابسته.

-         برنامه ریزی برای تهیه و ارسال کتب، جزوات و نشریات تخصصی روابط عمومی به استانها.

-         کنترل کیفی فعالیت های بخش های مختلف روابط عمومی و تهیه گزارش های تحلیلی ادواری         ( هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و سالانه ) از پیشرفت فعالیت ها برای مدیریت.

-         پیاده کردن نوارهای سخنرانی رئیس معاونت و سایر مسئولان، حسب مورد و نیاز، ویرایش متون، نظارت بر تایپ و تکثیر متون پیاده شده و ارسال برای مراجع ذی ربط.

-         رسیدگی به نیازهای تحقیقی و پژوهشی دانشجویان، محققان و پژوهشگران مراجعه کننده به معاونت، نظارت بر حسن اجرا و کنترل کیفی و پژوهش های در حال انجام مراجعین یاد شده.

-         ارزیابی سالانه عملکرد روابط عمومی معاونت های برنامه ریزی و نظارت راهبردی استانها و معاونت های وابسته در چهار حوزه انتشارات، تبلیغات ، افکار سنجی و ارتباطات جهت انتخاب روابط عمومی های برتر.

-         تهیه گزارش های مربوط به نظر سنجی های طرح تکریم ارباب رجوع به صورت ماهانه ( شامل مراحل : جمع آوری فرم ها، استخراج اطلاعات، رایانه ای کردن اطلاعات استخراج شده، گزارش گیری و ارسال گزارش ها برای مسئولان ذی ربط )

-         تهیه و تنظیم آگهی های معاونت

-         تحلیل و محتوای روزنامه ها

-         تهیه عملکرد ماهانه ارتباط با رسانه ها

-         تحلیل برنامه های صدا وسیما

-         تهیه بریده جراید

-         برنامه ریزی و اجرای نشست های ادواری با نمایندگان رسانه ها

-         ترتیب دادن مصاحبه های مطبوعاتی و رادیو – تلویزیونی برای ریاست، معاونان و مدیران معاونت حسب اعلام رسانه ها و یا بنابر پیشنهاد روابط عمومی

-         هماهنگی حضور مسئولان در برنامه های رادیو و تلویزیون.

اهداف و وظایف گروه تحقیقات و افکار سنجی

-         برنامه ریزی، تنظیم و اجرای برنامه های توسعه روابط معاونت با مخاطبان داخلی و خارجی         ( کارکنان و جامعه ) به منظور دریافت و بررسی انتقادها و پیشنهادها و افزایش روحیه نشاط کارکنان.

-         برنامه ریزی،تنظیم و اجرای برنامه های گسترش ارتباطات رسانه ای معاونت با هدف تشریح   فعالیت ها، اقناع افکار عمومی و پاسخگویی به اذهان جامعه.

-         جمع آوری کلیه آمار و اطلاعات مربوط به معاونت به تفکیک واحدهای مختلف مشتمل بر وظایف، فعالیتها، آمار و اطلاعات پرسنلی و برنامه های آتی هر واحد و اهتمام لازم در به روزنگه داشتن اطلاعات مربوط جهت تغذیه اطلاعاتی سایر بخش های روابط عمومی بر حسب نیاز.

-         ارایه پیشنهاد، تهیه و اجرای طرح های افکار سنجی ( بین کارکنان و مراجعین به معاونت، سایر اقشار مردم، رسانه ها و معاونت ها و دستگاه های اجرایی ) و همچنین جمع بندی و تحلیل نتایج به دست آمده و سنجش بازخورد و ارزیابی ها.

-         افکار سنجی، تحلیل، نتیجه گیری و ارایه مشورت های لازم بر اساس نتایج حاصل از آنها به رییس معاونت.

-         تهیه و تدوین آرشیو و بانک اطلاعاتی از کتب و نشریات تخصصی موجود در روابط عمومی و فیش برداری از موجود آرشیو.

-         تهیه طرح و برنامه های تبلیغاتی و اجرا پس از تصویب.

-         انجام کلیه کارهای خطاطی، طراحی و تهیه نمودارها و پلاکاردهای مختلف.

-         مشارکت در برگزاری سمینارها و کنفرانس های مختلف در معاونت و همکاری با واحد های مربوط معاونت ها و موسسات دولتی.

-         انجام امور تشریفات به هنگام برگزاری سمینارها ویا دعوت از مهمانان خارجی و داخلی.

-         تهیه و اجرای برنامه ها جشن ها و اعیاد مذهبی و ملی و مراسم بزرگداشت پیروزی انقلاب اسلامی.

-         تهیه و اجرای برنامه مراسم سوگواری.

گروه های اصلی روابط عمومی

روابط عمومی در معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور از 4 گروه اصلی تشکیل شده است که هر یک ماموریت خاصی را بر عهده دارند.

-         گروه رسانه ها و ارتباطات

-         گروه تحقیقات و افکار سنجی

-         گروه تبلیغات و تشریفات

-         گروه اطلاع رسانی و انتشار

اهداف و وظایف گروه رسانه ها و ارتباطات

-         مطالعه و بررسی اخبار رسانه ای، دیداری، شنیداری، نوشتاری و پایگاه های اطلاع رسانی داخلی و خارجی و استخراج مطالب مربوط به معاونت و انتقال آنها به مسوولان و کارشناسان معاونت.

-         تامین، تهیه و تنظیم آمار، اطلاعات و مستندات مورد نیاز رسانه های جمعی و الکترونیکی             ( پایگاه های اطلاع رسانی ) با همکاری واحد های تخصصی ذی ربط.

-         تهیه و ارسال خبر و گزارش به رسانه ها ( مصوبات، اخبار تولیدی، گزارش جلسات ).

-         تهیه و تنظیم اصلاحیه و تکذیبیه.

-         اطلاع رسانی به رسانه ها

-         تهیه گزارش عملکرد معاونت به تفکیک معاونت ها – دفاتر و وظایف به صورت سالانه.

-         تهیه آمارنامه ها و بولتن های لازم و تدوین گزارش های مربوط به تحولات شاخص های کلان و بخشی کشور و ارایه به مسئولان ذی ربط ( حسب مورد )

-         تدوین طرح های مربوط به تحولات شاخص های کلان و بخشی در استانها و تدوین گزارش های لازم در این زمینه به منظور استفاده مسئولان ذی ربط در سیاستگذاری ها و خط مشی ها و نصب بر روی سایت معاونت.

-         آماده سازی داده ها و اطلاعات مختلف از جمله اخبار ، مصوبات ، انتصابات ، تصویب نامه ها و ... برای نصب روی وب سایت معاونت .

-         آماده سازی و ارسال فایل های تهیه شده با فرمت های مختلف مانند. Pdf، jpg و ...... مشخصا نشریه برنامه، نشریه پیوست برنامه و انتشارات موردی ( ماه نامه ها، گاه نامه ها و ....) برای وب سایت معاونت.

-         دریافت، طراحی، آماده سازی، تبدیل و تفکیک اطلاعیه ها و ..... نصب روی اینترانت معاونت.

-         طراحی تغذیه وب سایت روابط عمومی و همکاری در تهیه وب سایت های مشابه در صورت ارجاع و لزوم.

-         همکاری با تشکل ها ( بسیج، دارالقرآن وتعاونی ها ) به منظور رفع نیازهای تبلیغی و انتشاراتی.

-         ارایه خدمات آموزشی و راه اندازی رایانه های دفتر و ....

-         انجام امور مربوط به پست صوتی معاونت ( مسئولیت مدیریت پست صوتی معاونت، مسئولیت اخذ اطلاعات از پست صوتی، مسئولیت انعکاس نظرها، انتقاد ها، سوال ها و پیشنهاد ها به واحد های   ذی ربط معاونت، مسئولیت ارسال شکایت ها، مسئولیت پاسخگویی به سوالات با توجه به سوابق، مسئولیت پیگیری با توجه به سوابق، مسئولیت پیگیری موضوعات تا نتیجه نهایی، مسئولیت تهیه گزارش های آماری و تحلیلی )

-         انجام تحقیقات موردی و ارجاعی از سوی مدیریت.

اهداف و وظایف گروه تبلیغات و تشریفات

گروه تبلیغات و تشریفات با هدف مدیریت و اجرای فعالیت های تبلیغاتی و تشریفات لازم مراسم های ملی، مذهبی، جلسات اداری، گردهمایی ها و ..... معاونت مدیریتی و برنامه ریزی کشور تشکیل شده است و   عهده دار وظایف زیر می باشد.

-         انجام امور مربوط به مناسبت ها و مشارکت فعال با سایر واحد های معاونت در زمینه برنامه ریزی و اجرا.

-         انجام امور تشریفات و برگزاری جلسه ها و پذیرایی از مهمانان داخلی و خارجی با هماهنگی و همکاری سایر واحدهای معاونت.

-         برنامه ریزی جهت تولید اقلام تبلیغی با استفاده از توان، تجربه و ظرفیت نیروهای انسانی موجود     ( تهیه پلاکارد – تراکت – بوم و..... ).

-         تهیه اقلام تبلیغی از نهاد ها و ارگان های تبلیغاتی کشور شامل معاونت تبلیغات اسلامی، شورای هماهنگی تبلیغات، ستاد های مناسبت های خاص ملی – مذهبی و ....

-         سفارش ساخت وتولید اقلام تبلیغاتی مورد نیاز به بخش خصوصی و نظارت بر حسن اجرای امور.

-         درخواست و سفارش آذین بندی نمای بیرونی ساختمان های معاونت در مناسبت های خاص اعم از چراغانی یا سیاه پوش کردن و نظارت بر حسن اجرای امور.

-         نصب یا نظارت بر نصب اقلام تبلیغاتی در سطح ساختمان های معاونت شامل : مدیریت تابلوهای اعلانات، صدور مجوز نصب، تعیین محل های نصب در نماهای بیرونی و داخلی و....

-         ارسال اقلام تبلیغاتی به معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور استان ها و تامین نیازهای تبلیغاتی استان ها در حد مقدورات.

-         تهیه اطلاعیه های عمومی معاونت یا دفتر ریاست و روابط عمومی که لازم است به اطلاع کلیه همکاران رسانده شود.

-         اطلاع رسانی از طریق سیستم صوتی در سطح ساختمان های معاونت ( استفاده از سیستم پیچینگ )

-         پاسخگویی به پیام های دریافتی ریاست معاونت یا مدیر کل دفتر ریاست و روابط عمومی که به مناسبت رخدادهای خاص ارسال می شود. به اشکال مقتضی ( کارت، نامه و .... ).

-         ارسال کارت یا پیام تسلیت خطاب به شخصیت های کشوری یا همکارانی که در فراغ بستگان درجه اول سوگوارند.

-         ارسال کارت یا پیام تبریک خطاب به همکارانی که پیشامد خوشایندی برای آنها اتفاق افتاده باشد ازدواج، ولادت فرزند، خرید مسکن، ارتقاء ، انتصاب، سالروز ولادت و ....

-         نظارت بر اداره امور نمازخانه های معاونت و تنظیم قرار داد ائمه جماعات و درخواست پرداخت حق الزحمه ایشان با همکاری و تبادل نظر با نماینده معاونت در ستاد اقامه نماز.

-         مستند سازی صوتی و تصویری رویدادهای معاونت و بهنگام داشتن آرشیوهای لازم در این زمینه.

-         عکس برداری، صدابرداری و تصویربرداری از جلسات و مراسم اداری معاونت شامل :

همایش ها، نشست ها، کنفرانس ها، سمینارها، جلسات سخنرانی، مصاحبه های خبری و ....

-         عکس برداری، صدابرداری و تصویربرداری از جلسات و مراسمی که مقام های معاونت در آنها شرکت خواهند کرد.

-         عکس برداری، صدابرداری و تصویربرداری از سفرهای مقام های معاونت.

-         ایجاد پوشش سمعی و بصری از مناسبت های ملی و مذهبی که در معاونت برگزار می شود، موکدا مراسمی که ریاست معاونت در آنها حضور دارند.

-         فهرست نویسی، طبقه بندی و تنظیم منابع آرشیوی اعم از عکس، نگاتیو، نوار صدا و نوار ویدئو به گونه ای که در اسرع وقت قابل دسترسی و بازیابی باشد.

-         تکثیر منابع آرشیوی صوتی و تصویری جهت واگذاری به استفاده کنندگان داخل یا خارج واحد به منظور بهره برداری های اداری حسب دستور مقام های مافوق.

-         ارایه سرویس های صوتی و تصویری در مناسبت ها، جلسات و مراسم شامل : نصب و راه اندازی سیستم های صوتی، ضبط صدا، بخش فیلم، اسلاید، اورهد، اوپک، سیستم مداربسته و .... حسب دستور مقام های مافوق.

-         همکاری و مشارکت در ساخت و تولید برنامه های رادیو – تلویزیونی که به سفارش معاونت توسط بخش خصوصی یا دولتی اجراء خواهد شد.

-         نیازسنجی ، تهیه فهرست و تامین اقلام مورد نیازبخش سمعی و بصری اعم از مواد مصرفی و تجهیزات.

-         مدیریت و نظارت یا برپایی نمایشگاه های داخل یا خارج معاونت در موضوعات مختلف از قبیل : نمایشگاه های عملکردی، تخصصی، کتاب و .....

-         جمع آوری و نگهداری اقلام تبلیغاتی به گونه ای که امکان استفاده در مناسبت های آتی فراهم گردد.

-         شناسایی و اعلام نیازهای آموزشی گروه در حوزه های تبلیغاتی، سمعی و بصری به کارشناس امور آموزش دفتر و فراهم آوردن فرصت های آموزشی ضمن خدمت با هدف افزایش مهارت های شغلی.

-         انجام سایر موارد حسب دستور مقام های مافوق.

اهداف و وظایف گروه اطلاع رسانی و انتشارات

گروه اطلاع رسانی و انتشارات با هدف جمع آوری، تدوین، پردازش و ارایه اخبار و رویدادهای داخلی معاونت تشکیل شده است و بر امر گردش اطلاعات درون معاونتی نظارت می کند، این گروه عهده دار وظایف زیر می باشد :

-         برنامه ریزی، تنظیم و اجرای برنامه های اطلاع رسانی درون معاونت.

-         سازماندهی امور مربوط به نشریات عمومی معاونت که در زمینه اطلاع رسانی منتشر می شود.

-         جمع آوری و تنظیم اخبار، گزارش ها، مقالات، مصاحبه ها و ..... مرتبط با فعالیت های معاونت به منظور استفاده در نشریات داخلی.

-         طراحی و تهیه طرح های گرافیکی ویژه نشریات روابط عمومی.

-         تایپ اولیه، حروف چینی، تصحیح، غلط گیری و صفحه بندی محتویات نشریات روابط عمومی.

-         نظارت بر کلیه مراحل فنی تولید شامل : تکثیر، لیتوگرافی، چاپ، صحافی و ..... نشریات روابط عمومی.

-         انجام کلیه امور تحریریه نشریات شامل : نمونه خوانی، تصحیح متون، اولویت بندی مطالب، انتخاب تیتر ویرایش و .....

-         توزیع نشریات روابط عمومی یا نشریاتی که به واحد ارسال می شود با عنایت به ارتباط موضوعی نشریات با حوزه فعالیت واحد های اداری.

-         همکاری و مشارکت در انتشار سایر نشریات معاونت از جمله پیام تحول اداری و نشریاتی که در مواقع خاص منتشر خواهد شد.

-         فراهم آوردن امکان چاپ و تکثیر اقلام مورد نیاز معاونت شامل : پوستر، بروشور، تراکت و .....

-         تهیه فهرستی از مجریان طرح های انتشاراتی اعم از : طراح، لیتوگراف، چاپخانه، صحاف و ... با ذکر نام، نشانی، شماره تماس، میزان دقت و کارآیی و....

-         شناسایی و اعلام نیازهای آموزشی گروه در حوزه اطلاع رسانی و انتشارات به کارشناس امور آموزش دفتر به منظور فراهم آوردن فرصت های آموزشی و افزایش مهارت های شغلی کارکنان این بخش.

-         تغذیه (( وب سایت )) اطلاع رسانی دفتر و انجام امور اجرایی سیستم پست صوتی و تلفن گویا.

-         انجام سایر امور حسب دستور مقام مافوق.

بررسی پست های معاونتی گروه های روابط عمومی

پست های معاونتی گروه رسانه ها و ارتباطات

1. رئیس گروه برنامه ریزی کشوری – امور رسانه ها و ارتباطات

2. کارشناس مسئول برنامه ریزی کشوری – امور رسانه ها و ارتباطات

3. کارشناس برنامه ریزی کشوری – ارتباط با رسانه های دیداری و شنیداری

4. کارشناس برنامه ریزی کشوری – ارتباط با رسانه های مکتوب

5. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور مطالعه و بررسی نشریات و مطبوعات

6. کاردان برنامه ریزی کشوری

پست های معاونتی گروه تحقیقات و افکار سنجی

1. رئیس گروه برنامه ریزی کشوری – امور تحقیقات و نظر سنجی

2. کارشناس مسئول برنامه ریزی کشوری – تحلیل گر داده و اطلاعات

3. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور تحقیقات و پژوهش

4. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور نظر سنجی

5. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور مطالعه و بررسی گزارش ها

6. کاردان برنامه ریزی کشوری

بررسی پست های معاونتی گروه تبلیغات و تشریفات

1. رئیس گروه برنامه ریزی کشوری – امور مراسم، تشریفات و امور بین الملل

2. کارشناس مسئول برنامه ریزی کشوری – امور مراسم، تشریفات و امور بین الملل

3. کارشناس برنامه ریزی کشوری – مترجم مسئول

4. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور مراسم، تشریفات و امور بین الملل

5. کارشناس برنامه ریزی کشوری – مترجم و هماهنگ کننده جلسات داخلی

6. کاردان برنامه ریزی کشوری - امور مراسم، تشریفات و امور بین الملل

پست های معاونتی گروه اطلاع رسانی و انتشارات

1. رئیس گروه برنامه ریزی کشوری – امور تبلیغات و اطلاع رسانی

2. کارشناس مسئول برنامه ریزی کشوری – امور تبلیغات

3. کارشناس مسئول برنامه ریزی کشوری – امور اطلاع رسانی

4. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور تبلیغات

5. کارشناس برنامه ریزی کشوری – امور اطلاع رسانی

6. کارشناس برنامه ریزی کشوری - امور سمعی و بصری

7. برنامه ریزی کشوری – امور اطلاع رسانی

8. کاردان برنامه ریزی کشوری – خطاط

9. کاردان برنامه ریزی کشوری

فعالیت های پژوهشی، مطالعات اجتماعی و تبلیغاتی

روابط عمومی در معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور در زمینه های پژوهشی، مطالعات اجتماعی و تبلیغاتی انجام فعالیت های عمده ای را بر عهده دارد که به شرح ذیل می باشد.

امور تشریفات و بین الملل

-         گزارشها و بازدیدها

-         برنامه ریزی و سازماندهی نشست ها

امور رسانه ها و اطاع رسانی

-         گزیده مطبوعات

-         مصاحبه های رسانه ای

-         معاونت و رسانه ها

-         نگاه هفته

امور تبلیغات و انتشارات

-         نشریه پیوست برنامه

-         ارتباط با روابط عمومی استانی

-         فعالیت های سمعی و بصری

-         گزارش تصویری سالانه

-         مراسم و مناسبت ها

امور پژوهش و نظر سنجی

-         پژوهشهای کاربردی

-         گزارش نظر سنجی های معاونتی

-         امور سیستم تلفن گویا

-         نظر سنجی طرح تکریم ارباب رجوع

پروژه ها

روابط عمومی در معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور در زمینه های نرم افزاری از قبیل

اسکرین سرور، تقویم و..... نیز فعالیتهای را بر عهده دارد که به شرح ذیل می باشد :

-         امام مهدی علیه السلام

-         ائمه اطهار علیهم السلام

-         میلاد پیامبر اکرم ( ص ) و هفته وحدت

-         محافظ صفحه ( اسکرین سیور)

-         تقویم روی دسکتاپ

-         تقویم جلالی

-         رباعیات خیام

-         دیوان حافظ

گزارشات

روابط عمومی در معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور در زمینه های پژوهشی فعالیتهایی را به عهده دارد که نتیجه آن فعالیتها، تحقیقات و گزارش هایی به شرح ذیل است که به خلاصه ای از این گزارشها و تحقیقات می پردازیم .

-         جهان خصوصی سازی

-         بررسی مصرف کالاهای فرهنگی ( مصرف سرانه کتاب )

-         پژوهشکده پولی و بانکی : پیش بینی های فصلی شاخص های کلان اقتصادی ایران

-         رایحه یک سال خدمت دولت نهم در استان گلستان

-         برگزاری نهمین همایش کتابداران معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور

 

فصل سوم

 

طراحی یک روابط عمومی مطلوب

جوامع، سازمانها و افراد همیشه به دنبال بهترین و برتر شدن هستند وبرای رسیدن به این هدف و تبدیل آن از ایده به عمل، باید الگو و شیوه های خاصی برای راهنمایی و مسیر حرکت خود داشته باشند.روابط عمومی ها هم از این امر مستثنا نیستند و مسئولان آنها خواهان بهترین روابط عمومی هستند و با بهره گیری از نظریات علمی، تجربیات عملی و فرامین دینی درصدد ارائه نکات مهمی برای تبدیل شدن یک روابط عمومی مطلوب و برتر است.از جمله این اقدامات مهم عبارتند از :

1- . برای ترسیم الگوی برتر و مطلوبیت روابط عمومی ها علاوه بر توجه به نقش های سنتی روابط عمومی ها و انجام صحیح و کارآمد وظایف ذاتی، باید به نقش های دیگر هم در روابط عمومی ها توجه کنند.از جمله این نقش ها، آینده نگری است. مدیر موفق در روابط عمومی فردی است که با استفاده از امکانات،استعداد افراد، نظرهای علمی و انجام امور کارشناسی بتواند مسائل آینده مبتلا به سازمان را پیش بینی کند و ضمن دادن آگاهی و اطلاعات لازم به مسئولان سازمان، راه حل ها و روش های موفقیت در آینده را پیش بینی و ارائه دهد.

2. یک روابط عمومی مطلوب باید بتواند نقش بحران ستیزی را در سازمان به خوبی ایفا کند. برای این کار ابتدا باید عوامل بحران زا در سازمان به دقت بررسی شود و سپس حل و فصل بحرانی است که به هر دلیلی پیش آمده انجام شود و برای این کار باید از روش های مختلف برای حل بحران، آرام سازی فضای سازمان و تسلط بر امور بهره گیرد.

3. نقش دیگری که یک روابط عمومی ایده آل می تواند در سازمان ایفا کند، نقش اعتبار سازی برای سازمان است.افزایش حیثیت اجتماعی سازمان،حفظ اعتبار قبلی سازمان و احیای اعتبارهای از دست رفته، یکی از وظایف بسیار مهم و سرنوشت ساز برای روابط عمومی سازمان است.

4.افزایش احساس هویت در اعضای سازمان و ایجاد باور و تعهد در آنها نسبت به سازمان،از وظایف مهمی است که یک روابط عمومی مطلوب به فکر آن است.

5. روابط عمومی مطلوب باید نقش نظریه پردازی و نحلیل مسائل مختلف مرتبط با سازمان را ایفا کند و برای این کار، نیاز به بصیرت دارد . بصیرت یعنی شناخت واقع گرایانه، محقق الوقوع و جذاب برای سازمان، و این بصیرت از ابتدای شکل گیری سازمان تا ادامه حیات آن باید وجود داشته باشد.

6. یکی از ویژگی های روابط عمومی مطلوب و برتر، طراحی اثر بخش یا داشتن نقشه راه است. برای این کار چهار مرحله باید رعایت شود :

1. نگاه کاوشگر به گذشته و شناخت سابقه و هدف از تشکیل روابط عمومی آن سازمان.

2. نگاه وسیع به اطراف و شناخت وضعیت روابط عمومی در تعامل با سازمان های دیگر و مخاطبان

3. نگاه عمیق به درون سازمان و شناخت ویژگی های کارکنان و بررسی خط مشی ها و عملکرد های روزانه آنان.

4.نگاه به آینده و جایی که روابط عمومی قصد دارد به آنجا برسد و تلاش برای رسیدن به آن هدف.

7.برنامه ریزی مطابق آنچه طراحی شده و تلاش برای اجرای کامل و بدون نقص آن از دیگر خصوصیات روابط عمومی مطلوب است.یک روابط عمومی مطلوب باید حین داشتن برنامه مصوب، انعطاف پذیرهم باشد و در صورتی که شرایط و سیاست ها تغییر کرد، بتواند به خوبی خود را با آن وفق داده و برنامه را اصلاح کند.

8. ارزیابی طرح ها وبرنامه های اجرا شده به صورت ماهیانه، فصلی و سالانه برای رفع نقاط ضعف آن و تقویت نقاط قوت و بهره گیری در برنامه ریزی آتی، از ویژگی هایی است که یک روابط عمومی را به سمت برتر و مطلوب شدن هدایت می کند.

9. داشتن ساختار تشکیلاتی مناسب در سازمان و وجود حداقل اداراتی چون پژوهش و برنامه ریزی، ارتباطات و رسانه ها، تبلیغات، انتشارات، کارپردازی و پی گیری ها برای انجام بهتر و بهینه تر امور، به روابط عمومی مطلوب کمک می کند.

10. شناخت صحیح افکار عمومی و انتخاب بهترین روش ها برای تکریم ارباب رجوع،از ویژگی های بسیار مهم روابط عمومی مطلوب است. البته تمام افراد سازمان باید در اجرای طرح تکریم ارباب رجوع مشارکت فعالانه داشته باشند.

11. استفاده از ابزار روز و الکترونیک و پاسخ از راه دور به مخاطبان به نحوی که نیاز به حضور مستقیم و حضوری آنها نباشد، از دیگر ویژگی های مورد نظر است.

12. جلب مشارکت سازمانی و جلب حمایت موسسه ها، سازمان ها و همه کسانی که برای سازمان اهمیت دارند، از وظایف روابط عمومی هاست.این امر در پیشبرد اهداف سازمان بسیار موثر است.

13. جلب مشارکت مردم و جامعه از دیگر وظایف روابط عمومی هاست که هر چه بهتر، بیشتر و رضایت بخش تر صورت پذیرد،بر مطلوبیت عملکرد روابط عمومی می افزاید. بهترین شیوه ها برای انجام این وظیفه مهم، برقراری ارتباط با جامعه از طریق رسانه های جمعی و اطلاع رسانی در زمینه عملکرد سازمان و معرفی خدماتی است که برای جامعه مفید است.

14. سنجش نگرش ها در جامعه و ایجاد نگرش های مطلوب نسبت به سازمان و نیز تغییر نگرش های منفی - که ممکن است توسط رقیبان ایجاد شده باشد – از وظایف مهم روابط عمومی هاست.در عین حال، روابط عمومی می تواند با انجام تبلیغات و اطلاع رسانی مناسب در ایجاد نگرش مثبت در جامعه و مردم نسبت به سازمان نقش ایفا کند.

15. تدوین ساختاری مناسب برای پاسخگویی به ارباب رجوع و جلب رضایتمندی آنان در مطلوبیت عملکرد روابط عمومی تاثیر گذار است، لازم به ذکر است که پاسخگویی مستقیم به مراجعان و ارباب رجوع، نباید جنبه امنیتی به خود گیرد.

16.بهره مندی روابط عمومی از علم روز آمیخته با هنرمندی مدیریتی در عرصه انجام وظایف ذاتی، از ویژگی های روابط عمومی مطلوب است. استفاده از تجربیات و اندوخته های روابط عمومی های موفق، به خصوص زمانی که این تجربیات به علم مدیریت در این عرصه تبدیل شده باشد، از اهمیت خاصی برخوردار است. البته این علوم باید متناسب با فرهنگ جامعه و مردم باشد و در واقع، بومی سازی شده باشد تا قابل به کارگیری و تاثیر گذار بر عملکرد روابط عمومی باشد.

17. رصد و پایش رخدادهای مرتبط با سازمان و استفاده بهینه از زمان و امکانات، مطلوبیت روابط عمومی را افزایش می دهد. همچنین است استفاده صحیح و بهره وری هر چه بیشتر از امکانات و تجهیزات در دسترس. یک مدیر موفق، فردی است که با استفاده از امکانات و مقدورات خود، حداکثر کارکردهای روابط عمومی را انجام دهد و در این زمینه خلاقیت داشته باشد.

18. و نکته آخر در روابط عمومی مطلوب و برتر، به کارگیری نیروهای کارآمد، متخصص، متعهد و با ایمان است. انجام صحیح هر آنچه آورده شد، می بایست توسط افرادی اجرا شود که دانا،باهوش، کاربلد و دارای روحیه انقلابی و شجاع در انجام کارهای مهم و بهره مند از اعتقادات و ایمان اسلامی و الهی باشند.از جمله این افراد مدیر روابط عمومی است که باید از بین افرادی انتخاب و انتصاب شود که توان هدایت و مدیریت یک مجموعه کارآمد و مطلوب را داشته باشد. یک مدیر خوب و موفق، الگویی مناسب برای کارشناسان، و همکاران در روابط مطلوب است که " الناس علی دین ملوکهم ". علاوه بر این،با استناد به آیات و روایات می توان ویژگی های مهمی چون توکل، شکیبایی و حوصله، صداقت، اخلاص، اخلاق خوب و تواضع و فروتنی را لازمه یک مدیر خوب برای روابط عمومی مطلوب دانست.