کاربینی از بخش روابط عمومی دانشگاه خوارزمی
- توضیحات
-
منتشر شده در یکشنبه, 26 خرداد 1392 10:56
-
نوشته شده توسط صدیقه عرب بنابچی
-
بازدید: 1301
به نام او که هستی نام از او یافت
عنوان درس:
گزارش کاربینی از بخش روابط عمومی دانشگاه خوارزمی (تربیت معلم)
استاد محترم: سرکار خانم میرزایی
دانشجو: صدیقه عرب بنابچی
کارشناسی روابط عمومی افکارسنجی
بهار 1392
مقدمه :
روابط عمومي، نقشي بسيار مؤثردر بهبود وضعيت سازمانها و ايجاد تعامل بين درون سازمانی و برون سازمانيدارد. مسئول روابط عمومي در هر دستگاه و سازمان دولتي و خصوصي، بايستي واجد يك سري خصوصيات و روشهاي كارآمد در اداره امور و انجام وظائف شغلي باشد تا بتواند مايۀ پيشرفت كاري در ادارات و سازمانها گردد. اگربخواهيم روابط عموميدر حد مطلوبي داشته باشیم بايستي به گونهاي برنامهريزي شود كهدر درجۀ اول نسبتبه تثبيت و تقويتجايگاه روابط عمومياقدام گردد. در مراحل بعدي، تدوين ساختارو اساسنامه روابط عمومي، در نظر گرفتن نيروهايكافي براي انجام وظایفمربوطه و مجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطيمورد توجه قرار گيرد تا بتواند از عهدۀ مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبيبراي مجموعه كاري و مخاطبانگردد .
روابط عمومی در عصر حاضر مرکز نقل ارتباطات بیرونی یک دستگاه با سایر گروههای مختلف مردمی، که سازمانها موفقیت خود را مرهون همیاری و همکاری آنها هستند.
اصولاً روابط عمومي تنها واحدي است كه به دليل ماهيت ذاتي و ارتباطي خود، ميتواند در تدويـن برنامههاي راهبردي بلند مدت و كوتاه مدت ارتباطي بين سازمان، محيط داخل و خارج آن پيوند برقرار كند. بنابراين نگاه راهبردي به فعاليتهاي روابط عمومي در سازمان، در تسريع و تسهيل دسترسي سازمان به اهداف آن كمك شاياني ميكند.
نگاهی به عملکرد روابط عمومیها در ایران نشان میدهد که آنها در انجام وظایف خود چندان موفق نبودهاند و بسیاری از انتظارات را بدون پاسخ گذاردهاند. اکثر قریب به اتفاق ادارات روابط عمومی از فعالیت و جنب و جوشی کافی برخوردار نبوده و نسبت به رویدادها و تحولات جامعه عکسالعملی نشان نمیدهند. این ادارات عمدتاً خود را درگیر مسایل سطحی و روزمره کرده و به همین دلیل از بازده و عملکرد مورد نظر و قابل قبول همراه با ابتکار، خلاقیت و نوآوری که لازمه حیات این حرفه و هنر است دور افتادهاند.
یکی از مباحث مورد توجه درباره روابط عمومی، جایگاه شفاف و مؤثر آن در تشکیلات سازمان و نقشی است که سازمان در این زمینه، میتواند ایفا کند.
وجود سوء تعابیر و تعارضها و تنشها در ارتباط با وظایف و رسالتهای روابط عمومی در درون و برون سازمان، عدم اعتقاد مدیران اجرایی نسبت به روابط عمومی و فعالیتهای آن، غیر متخصص بودن مدیران روابط عمومی از جمله مشکلاتی است که دفاتر روابط عمومی را در عمل با موانع متعددی روبهرو ساخته است.
روابط عمومی در سازمانها، هنوز جایگاه سازمانی درست خود را نیافته است و انتظاراتی که از آن میرود، در بسیاری از موارد دور از ذهن و غیر معقول به نظر میرسد.
روابط عمومي مؤثر يكي از شايستگيهاي انساني و سازماني است كه به توانايي مديريت در كار كردن با افراد، شناخت آنها و انگيزه دادن به آنها مربوط ميشود. روابط عمومي يكي از وظايف مديريت نيست بلكه در موفقيت كليه وظايف مديريت نقش مهمي را ايفا ميكند. نقشهاي مديريت به مقولههاي خاص رفتار مديريت اشاره دارند و ميتوان آنها را تحت عناويني چون روابط ميان افراد، انتقال اطلاعات و تصميمگيري گروه بندي كرد.
تاریخچه دانشگاه خوارزمی (تربیت معلم)
نخستین مؤسسه تربیت معلم كشور برای مدارس ابتدایی تحت عنوان «دارالمعلمین مركزی» در سال 1298 شمسی تاسیس و محل این مؤسسه در تهران، ساختمان وزارت فرهنگ واقع در تخت زمرد بود، بدلیل افزایش مدارس و نیاز به آموزگاران تعلیم دیده در مهر 1307 دارالمعلمین مركزی به دارالمعلمین عالی با اهداف جدید به تصویب شورای عالی معارف وقت رسید. در آذر 1308 قانونی در خصوص اصلاح اساسنامه و كمك به دارالمعلمین عالی و استخدام فارغالتحصیلان آن به تصویب مجلس شورای ملی رسید و از این تاریخ دارالمعلمینعالی به دو قسمت علمی و ادبی تقسیم شد. به دلیل گسترش رشتهها در سال 1311 دارالمعلمین عالی به ساختمان نگارستان منتقل و در سال 1312 نام دارالمعلمین عالی به «دانشسرای عالی» تغییر یافت در سال 1342 هیأت وزیران دانشسرای عالی را منحل و سازمان تربیت معلم و تحقیقات تربیتی جایگزین آن شد پس از تأسیس وزارت علوم و آموزشعالی در سال 1346 مجدداٌ سازمان یاد شده تحت عنوان دانشسرایعالی زیر نظر وزارت قرار گرفت. در سال 1353 با تصویب شورای گسترش آموزش عالی، نام دانشسرایعالی به دانشگاه تربیت معلم تغییر یافت و ادارة آن به صورت هیأت امنایی درآمد. با تاسیس دانشگاه، توسعه برنامه تربیت دبیر در سطح كشور جزء اهداف آن قرار گرفت و دانشسراهای عالی در شهرهای زاهدان، سنندج و یزد تاسیس گردید و مدرسههای علوم اراك و كاشان تحت پوشش دانشگاه تربیت معلم قرار گرفتند. در سالهای 1366 و 1368 شعبههای این دانشگاه در شهرهای سبزوار و تبریز تاسیس شدند و در سال 1369 با تصویب شورای گسترش آموزش عالی تمام واحدهای وابسته به شعبههای دانشگاه از آن منفك و مستقل شدند.با تصويب شوراي عالي انقلاب فرهنگي در تاريخ 11/11/90 دانشگاه تربيت معلم به دانشگاه خوارزمي تغيير نام يافت.
در حال حاضر اين دانشگاه داراي 5 معاونت، 10 دانشكده، 4 موسسه تحقيقاتي، 4 پژوهشكده، 2 قطب علمي و384 عضو هيات علمي شامل 36 استاد، 58 دانشيار، 259 استاديار، 31 مربي مي باشد. ساختمان مركزي دانشگاه در تهران واقع در خيابان شهيد مفتح مي باشد مساحت زمين آن حدود 2 هكتار است و ساختمان آن بر اساس طرح مهندسي ماركف روسي تبار (ساختمان کتابخانه مرکزي کنوني) ساخته شده است. با افزايش رشتههاي تحصيلي و گسترش فعاليتهاي آموزشي، تحقيقاتي و پشتيباني زميني به مساحت تقريبي 227 هكتار در منطقه پرديس كرج به دانشگاه واگذار گرديدكه عمليات احداث ساختمان از سال 1355 آغاز و در حال حاضر ساختمانهاي: سازمان مركزي، دانشكده علوم پايه، دانشكده علوم رياضي و كامپيوتر، دانشكده علوم تربيتي، دانشكده ادبيات و علوم انساني، دانشكده تربيت بدني، 24 بلوك خوابگاه دانشجويي، منازل سازماني، تاسيسات، استخر و ... ساخته شده است. به منظور توسعه فعاليتهای آموزشی و پژوهشی و جذب دانشجو در مقاطع تحصيلات تکميلی، هيات امنا در تاريخ 29/8/91 با ايجاد پرديس دانشگاه در تهران موافقت نمود.
از بدو تاسیس دانشگاه تربیت معلم تا کنون، 25 رئیس در اداره آن نقش داشتهاند که اسامی آنها به شرح زیر است:
1ـ جناب آقای میرزا ابوالحسن خان فروغی 2ـ جناب آقای دکتر عیسی صدیق 3ـ جناب آقای دکتر علیاکبر سیاسی 4ـ جناب آقای خان بابا بیانی 5ـ جناب آقای محمود صناعی 6ـ جناب آقای دکتر اسماعیل فیلسوفی 7ـ جناب آقای دکتر عبدا.. شیبانی 8ـ جناب آقای دکتر علیاکبر بینا 9ـ جناب آقای دکتر طاهر قاسمی هنری 13ـ جناب آقای مهندس اسماعیل اوینی (2 دوره) 14ـ جناب آقای دکتر محمد حسین بیژنزاده 15ـ جناب آقای حجـتالاسلام صادق اردستانی 16ـ جناب آقای دکتر ابراهیم اسرافیلیان 17ـ جناب آقای دکتر کریم زارع 18ـ جناب آقای دکتر حسن مهدیان 19ـ جناب آقای حجت الاسلام دکتر علی شیخ الاسلامی 20ـ جناب آقای دکتر علیرضا مدقالچی 21ـ جناب آقای دکتر سیدکاظم اکرمی 22ـ جناب آقای دکتر عباس بهرام 23ـ جناب آقای دکتر محمدعلی برخورداری 24ـ جناب آقای دکتر عبدالجواد طاهریزاده 25ـ سرکار خانم دکتر حجازیزاده
دفتر ریاست شامل قسمتهای مختلفی است از جمله:
- هیأت امنا
- هیأت رئیسه
- شورای دانشگاه
- روابط عمومی
- روابط بین الملل
از آنجا که اطلاع روابط عمومی از وظایف و اختیارات بخشهای مختلف، او را در انجام هرچه بهتر و بیشتر وظایفش یاری مینماید از اینرو توضیحات مختصری نیز در مورد بخشهای مختلف ریاست خدمتتان ارائه مینمایم.
رئيس دانشگاه
از سال 1384 تاکنون سرکار خانم دکتر زهرابیگم حجازیزاده، عضو هیأت علمی دانشکده علوم جغرافیای دانشگاه خوارزمی ریاست دانشگاه را به عهده دارند.
وظايف و اختيارات رييس دانشگاه
- نظارت بر حسن اجراي امور آموزشي، پژوهشي، فرهنگي و دانشجويي، اداري و مالي، امور خدمات علمي، كليه ارتباطات داخلي و بينالمللي دانشگاه و هماهنگي واحدهاي مختلف و پاسخگويي به مراجع.
- تعيين خط مشي اجرايي دانشگاه در قالب سياستهاي علمي، آموزشي و پژوهشي
- هدايت فعاليت هاي فرهنگي، آموزشي و پژوهشي، اداري، مالي دانشگاه
- ارايه گزارش سالانه دانشگاه به هيات امناء
- نظارت بر حسن اجراي فعاليت هاي جاري دانشگاه و پي گيري اشكالات و تخلفات اجتماعي و ارجاع آن به مقامات ذيصلاحيت
- مسئوليت امور مالي و اداري دانشگاه در حدود مقررات مصوبه
- نصب و عزل اعضاي هيات رييسه و رؤساي دانشكدهها و مؤسسات و واحدهاي وابسته و مديران گروههاي آموزشي
- اجراي مصوبات و آيين نامهها و بخشنامههاي صادر شده از سوي وزارت
- تهيه و پيشنهاد سياستها، اهداف و خط و مشيها براي طرح در هيات امنا
- ارايه پيشنهاد تاسيس، توسعه، انحلال و ادغام واحدها به شوراي دانشگاه
- ارايه پيشنهاد همكاريهاي علمي با ساير مؤسسات آموزشي با پژوهش داخلي و خارجي به شوراي دانشگاه
- نظارت بر امور انضباطي دانشگاه (هيات علمي، دانشجويان، كارمندان) در چارچوب ضوابط و مقررات
هیات امنای دانشگاه خوارزمی
براساس قوانین تشکیل اساسنامههای دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی تعدادی از دانشگاه ها از زمان تاسیس دارای هیات امنا خاص خود بوده که ترکیب و وظایف آن متفاوت بوده است. دانشگاه تهران در تیرماه 1342 قانون هیات امناء دانشگاه تهران به تصویب مجلسین رسید که دانشگاه تربیت معلم نیز بطور مشترک با آن کار میکرد. و در تاریخ 14/ 6 / 74 نیز دانشگاه تربیت معلم بطور جداگانه اولین جلسه خود را انجام داد.
اعضاء هیات امناء (حقوقی و حقیقی):
1ـ دکتر کامران دانشجو ـ وزیر علوم ، تحقیقات و فناوری و رییس هیات امناء
2ـ دکتر مهدی ایرانمنش ـ معاون وزیر و رییس مرکز هیات های امناء و هیات های ممیزه
3ـ دکتر عبدالرسول پور عباس ـ رییس کمیسیون دائمی
4ـ دکتر زهرا حجازیزاده ـ رئیس دانشگاه خوارزمی و دبیر هیات امناء
5ـ مهندس عزیز اکبریان ـ نماینده کرج در مجلس شورای اسلامی عضو هیات امناء
6ـ دکتر فاطمه آجرلو ـ نماینده کرج در مجلس شورای اسلامی و عضو هیأت امناء
7ـ مهندس عیسی فرهادی ـ استاندار البرز و عضو هیات امناء
8 ـ دکتر محمدحسین مجلس آراجهرمی ـ مدیرکل دفتر دانش آموختگان وزارت و عضو هیات امناء
9ـ حجت الاسلام و المسلمین ناصر نقویان ـ استاد دانشگاه و عضو هیات امناء
10 ـ دکتر علیرضا مدقالچی ـ استاد دانشگاه و عضو هیات امناء
وظایف هیات امناء به شرح ذیل می باشد:
1ـ پیشنهاد انتصاب رییس دانشگاه یا موسسه آموزش عالی یا پژوهشی
2ـ تصویب سازمان امور اداری براساس ضوابطی که از طرف شورای مرکزی دانشگاهها تهیه و پیشنهاد میشود و سپس به تایید وزارت علوم و سازمان امور اداری و استخدامی کشور می رسد.
3ـ رسیدگی به تصـویب بودجه براساس خط مشیهایی که توسط شورای مرکزی دانشـگاهها تهیه و پـیشنهاد میشود و سپس به تایید وزارت علوم و سازمان برنامه و بودجه میرسد.
4ـ تصویب حسابهای سالانه
5ـ جلب و قبول کمک و هدایای افراد و بخش خصوصی اعم از داخلی یا خارجی به صورت نقدی ـ ساختمانی و یا تجهیزاتی
6ـ تصویب مقررات استخدامی هیات علمی و سایر مستخدمان آنها که تاریخ قانونی استخدام کشوری نیستند و همچنین مقررات استخدامی مربوط به معلمان و اعضای هیات علمی غیرایرانی براساس ضوابطی که از طرف شورای مرکزی دانشگاه های تهیه و به تایید وزارت علوم و سازمان امور اداری و استخدامی کشور میرسد مقررات مربوط به پایه حقوق و حقوق بازنشستگی مستخدمین رسمی هیات علمی به پیشنهاد وزرات علوم و تایید سازمان امور اداری و استخدامی مجلسین قابل اجرا خواهد بود.
7ـ تصویب آیین نامههای مالی و معاملاتی براساس ضوابطی که از طرف شورای مرکزی دانشگاهها تهیه و به تایید وزارت علوم و وزارت امور اقتصادی و دارایی و سازمان برنامه و بودجه میرسد.
8ـ تصویب میزان فوقالعاده مخصوص اعضای رسمی هیات علمی براساس ضوابطی که از طرف شورای مرکزی دانشگاه ها تهیه و به تایید وزارت علوم و تصویب شورای حقوق و دستمزد میرسد .
9ـ تعیین نحوه اداره امور واحدهای تولیدی دانشگاه ها و موسسات آموزشعالی و موسسات پژوهشی به صورت بازرگانی یا با مشارکت موسسات دیگر براساس ضوابطی که از طرف شورای مرکزی دانشگاه ها و موسسات آموزشعالی تهیه و به تایید وزارت علوم و سازمان امور اداری و استخدامی می رسد.
هيأت رئيسه دانشگاه
وظايف و اختيارات هيأت رئيسه دانشگاه
- فراهم كردن زمينه مردمي اجراي مصوبات شوراي عالي انقلاب فرهنگي و آيين نامهها و بخشنامههاي صادر شده از سوي وزارت
- پيشنهاد نمودار تشيكلاتي و اطلاعات اداري لازم براي اداره امور داخلي دانشگاهها
- فراهم كردن زمينه مردمي كردن دانشگاه و كمك به خود كفايي دانشگاه و واحدهايي وابسته
- ايجاد هماهنگي لازم بين حوزه هاي مختلف معاونت ها
- پيشنهاد بودجه سالانه دانشگاه به هيات امناء از طريق رييس دانشگاه
- پيشنهاد توزيع و تخصيص فرصتهاي مطالعالتي و دورههاي كوتاه مدت آموزشي و تحقيقاتي داخل و خارج كه طبق ضوابط به اعضاي آموزش، پژوهش تعلق ميگيرد از طريق رييس دانشگاه به وزارت.
شوراي دانشگاه
شوراي دانشگاه از اعضاي ذيل تشكيل ميشود:
اعضاي هيأت رئيسه، رؤساي دانشكدهها، 2 نفر از اعضاي هيأت علمي به انتخاب شوراي مربوط، اعضاي هيأت عملي در مرتبه استاد يا دانشيار به انتخاب رييس دانشگاه .
وظايف و اختيارات شوراي دانشگاه بدين شرح است:
- بررسي و تاييد برنامههاي پيشنهادي آموزشي و پژوهشي كوتاه مدت
- بررسي روشهاي همكاري با مؤسسات دولتي و غير دولتي و تدوين رابط آن
- بررسي سالانه امكانات علمي (نيروي انساني و تجهيزات) دانشگاه و تعيين كمبودها و طبقه بندي نيازهاي علمي و اقدام براي تامين آنها
- برنامهريزي پذيرش دانشجو براساس امكانات دانشگاه با توجه به برنامه توسعه كشور
- بررسي مسائلي كه توسط رييس دانشگاه در دستور كار شورا قرار ميگيرد
- بررسي مشكلات آموزشي و پژوهشي دانشگاه و ارايه راه حلهاي لازم
- ارزيابي كلي عملكرد دانشگاه
پیشینه روابط عمومی دانشگاه
روابط عمومی دانشگاه از جمله واحدهای تابعه حوزه ریاست بوده و همواره قبل و بعد از انقلاب اسلامی ایران زیر نظر مستقیم رییس انجام وظیفه کرده است. روابط عمومی در ساختار سازمانی دانشگاه ملی ایران (پیش از انقلاب اسلامی) که در سال 1356 به تصویب نهایی هیات امنای وقت دانشگاه رسید با عنوان «دفتر روابط عمومی و تشریفات» معرفی و فعالیت نمود. پس از انـقلاب اسلامی تا سال 1378 با نـام «دفتر ریاست و روابط عمومی» فعالیت داشت.در بهمن ماه 1378 پس از تصویب ساختار سازمانی جدید دانشگاه روابط عمومی از دفتر ریاست منتزع و تاکنون با عنوان « دفتر روابط عمومی» به انجام وظیفه مشغول می باشد.
سازمانهای ذیربط و مرتبط با حوزه شغلی
1- تمام دانشگاههای کشور
2- وزارت علوم و تحقیقات فناوری
3- وزارت ارشاد اسلامی
4- سازمان سنجش
5- مؤسسه های تحقیقاتی و پژوهشی
نمودار سازمانی دفتر روابط عمومی و روابط بینالملل
مشاور مدیرعامل و مدیرکل دفتر روابط عمومی و روابط بین الملل
معاون مدیرکل دفتر روابط عمومی و بین الملل
کارشناسان روابط عمومی
کارشناس روابط بین الملل
مسئول دفتر
واحد روابط عمومي و بين الملل
روابط عمومي به عنوان دانش مردمداري، از زماني ظهور كرد و رو به رشد نهاد كه مديران سازمانها، در برابر سازمان و الزاما در برابر ذينفعان سازمان احساس مسئوليت كردند و قرار گرفتن اين امور در كنار مديريت سازمان ضرورت زمان تلقي گرديد.
در اين راستا مهمترين وظيفه واحد روابطعمومي و امور بين الملل بررسي افكار عمومي و انعكاس و انتقال آن به مسئولان سازمان است. اين واحد آئينه سازمان و دروازه ورود و خروج بين سازمان و ذينفعان آن است.
وظایف مدیرکل روابط عمومي و بين الملل دانشگاه خوارزمی:
- دريافت برنامه ها و دستور كار از مديريت مافوق
- نظارت بر اجراي صحيح آئيننامه ها، دستورالعملها و مقررات داخلي دانشگاه توسط افراد تحت سرپرستي
- سازماندهي، ساماندهي، كنترل و نظارت بر برنامه ها و تأمين نيروي انساني مورد نياز
- تلاش در جهت تحصيل منافع سازمان
- تعبير و تفسير مسائل درون سازماني و برون سازماني و ارائه گزارشهاي لازم
- ايجاد روحيه بهره وري و تقويت كار تيمي
- برنامه ريزي و هماهنگي بين واحدهاي ذيربط
- تشكيل جلسات منظم كاري
- ايجاد ارتباطات قوي با کارکنان
- استفاده از بهترين شيوه ها بمنظور كاهش هزينه هاي مصروفه
- مشاركت در امور مختلف مربوط به برپايي نمايشگاههاي داخلي و خارجي
- بررسي مسائل انگيزشي پرسنل
- برنامهريزي تبليغاتي
- برنامه ريزي برگزاري ساليانه جشنها ،مراسم و مناسبتها در دانشگاه
- ايجاد ارتباط با سازمانها و دانشگاهها
- ایجاد ارتباط منطقي و نزديكي با رسانه هاي خبري
جايگاه سازماني روابط عمومي
روابط عمومي زماني ميتواند نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا كند كه در تشكيلات سازمان جايگاه مناسبي داشته باشد.
در بسياري از ساختارهاي سازماني، مشاهده ميشود كه روابط عمومي به عنوان يك واحد فرعي‌امور اداري يا امور خدماتي منظور شده است كه در اين صورت روابط عمومي نمي‌تواند جايگاه و نقش‌راهبردي داشته باشد، زيرا طبق شرايط احراز شغل مسئول روابط عمومي حتي از شرايط احراز شغل‌مدير اداري پايين‌تر است.
در سازمانهايي كه واحد روابط عمومي در جدول سازماني بلافاصله زير نظر مدير عالي سازمان قراردارد نشان دهنده توجه به روابط عمومي به عنوان يك عنصر راهبردي است. در بسياري از موارد، روابط عمومي عملا نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا نمي‌كند. اين مشكل از دو جهت ناشي ميشود:
1. عدم اطلاع كافي مديران ارشد از نقش و اهميت روابط عمومي به عنوان يك عنصر كمك كننده به طرح‌ريزي‌هاي استراتژيك و زمينه‌سازي تصميمات، اجرا و ارزيابي عملكرد برنامههاي راهبردي سازمان.
2. قرار ندادن افرادي با دانش و بينش و منش لازم در چنين جايگاه سازماني كه بتواند سازمان رادر اعمال مديريت راهبردي ياري كند. در اين صورت است كه روابط عمومي فقط مي‌تواندمراسم و جشنها را ترتيب دهد و پرچم‌به‌دورديوارسازمان‌بزند.توصيه متخصصان اين است كه اگر بخواهيم روابط عمومي نقش راهبردي در سازمان داشته باشد،لازم است ضمن در نظر گرفتن جايگاهي مناسب در ساختار سازماني براي اين واحد و شرايط احرازشغلي متناسب با مديران ارشد سازمان، آنان را در طرح‌ريزي‌هاي راهبردي سازمان مستقيماً دخالت دهيم.
توصيه عمده ديگري كه از لحاظ سازماندهي شده است، اين كه بهتر است تمام خدمات تخصصي مورد نياز واحد روابط عمومي در داخل يك واحد سازماني قرار گيرد و مسئوليت اصلي همه اين‌اقدامات به عهده مدير روابط عمومي باشد. طبيعي است كه تشكيلات سازماني واحد روابط عموي درسازمانهاي بزرگ با سازمانهاي متوسط و كوچك متفاوت‌خواهدبود.
ويژگيهاي كارشناس روابط عمومي
كارشناس روابط عمومي، كارشناسي است كه مهارتهاي لازم را در زمينه روابط عمومي آموخته باشد. اين مهارتها در اصل همان مهارتها و آموزشهايي است كه فرد براي فعاليت در روابط عمومي در دانشگاه آموخته است.
علاوه بر تحصيلات و آموزشهاي لازم، فردي كه در روابط عمومي استخدام ميشود بايد بتواند سه وظيفه مهم توليد اطلاعات و انعكاس به مخاطبان، تصويرسازي مثبت از سازمان و معرفي خدمات يا كالاهاي سازمان را انجام دهد.
حال اين سوال پيش ميآيد كه اين مهارتهاي لازم چه مهارتهايي هستند و همچنين چه خصوصيات و ويژگيهاي كارشناس روابط عمومي بايد داشته باشد تا بتواند در انجام وظايفش موفق باشد.
ویژگیهای مهارتی کارشناس روابط عمومی
كارشناس روابطعمومي براي توفيق در وظايف خود و ايفاي نقش موثر در روابط عمومي، بايستي ويژگيهاي مختلفي را داشته باشد. اين ويژگيها به دو دسته ويژگيهاي خاص و اكتسابي (اصلي) و ويژگيهاي عمومي و ذاتي (فرعي) قابل تقسيم است.
الف: ویژگی های خاص و اکتسابی (اصلی)
ویژگیهای خاص و اکتسابی کارشناس روابط عمومی شامل: مهارتهای علمی، احساس مسئولیت اخلاقی، دانستن آگاهیهای روز سازمان آگاهی، قدرت نویسندگی آشنایی با علوم اجتماعی از جمله کلیات مدیریت ، روانشناسی و علوم سیاسی، نوآوری و خلاقیت، آشنایی با روزنامه نگاری و ایمان به حقانیت افکار عمومی یا مخاطب.
ب: ویژگیهای عمومی و ذاتی (فرعی)
ویژگیهای عمومی و ذاتی کارشناس روابط عمومی عبارت است از:
داشتن استعداد مدیریت، استعداد دگرگونی مثبت و مثبت اندیشی، فرصتجویی آگاهانه، کارآفرینی، بهره هوش بالا، کنجکاوری ، سرزنده و پویا بودن ، شوخ طبعی و بذله گویی، داشتن بیان خوب از امور، ظاهر مناسب، ذوق وشوق (استعداد طبیعی) آینده نگری و شخصیت ترغیبی و متقاعد کننده (توانایی ایجاد رابطه صمیمی).
کارشناس راوبط عمومی در صورتی میتواند با موفقیت فعالیتهای خود را به پایان برساند که به طور کلی در نخستین قدم در برنامهریزی فعالیتهای خود سه رکن عمده و اصلی را در نظر بگیرد:
1ـ هستی شناسی است یعنی شناخت موضوع موجود خود و روابط عمومی سازمان متبوعه.
2ـ هدف شناسی است یعنی شناخت اهداف و کمال طلبی مطلوبهایی که در فرایند توسعه کارهای خود به دنبال آنها هستیم.
3ـ امکان شناسی است یعنی شناخت امکانات لازم برای جدا شدن از وضع موجود و رسیدن به وضع مطلوب و ایدهآل.
كارشناس روابطعمومي يا بايستي خلاق باشد و يا نوآور و نياز به نوآوري در روابط عمومي بيش از ساير مشاغل و حرفه ها وجود دارد. چرا كه مردم پيامهاي جديد و قالبهاي جديد را بهتر از پيامها و قالبهاي كليشهاي جذب ميكنند. براي اين منظور، داشتن اطلاعات لازم درباره جامعه، سازمان و تكنيكهاي روابطعمومي، ذهن خلاق، داشتن مطالعات مستمر درباره روابط عمومي، پشتكار شايان توجه و آگاهي از سازمان و روابطعمومي و سعي در يافتن راه حل براي آنها، ضروري است.
آشنايي با علوم اجتماعي: آشنايي با علوم اجتماعي نظير مديريت، روانشناسي، علوم سياسي، آمار و … كارشناس روابط عمومي را قادر ميسازد در روابط خود با مردم و يا مددرساني به مديريت سازمان از قابليتهاي بيشتري بهرهمند شود.
آشنايي با روزنامه نگاري: آشنايي با روزنامه نگاري براي توفيق كارشناس روابط عمومي از اهميت ويژهاي برخوردار است. اين ويژگي او را در كار خبرسازي و ايجاد ارتباط مطلوب با رسانه ها كه از وظايف اساسي روابط عمومي است، توانمند ميسازد.
قدرت نويسندگي: كارشناس روابط عمومي براي توفيق بيشتر در امور، نيازمند توان نويسندگي شايان توجهي است؛ چرا كه نوشتن، بخش عمدهاي از وقت كارشناس روابط عمومي را به خود اختصاص ميدهد. تهيه و تنظيم متون مختلف نظير: متون مصاحبه، سخنراني، مقاله، گزارش، تصويرنامه، آگهي، اطلاعيه، خبر، شرح عكس و…. توسط كارشناس روابطعمومي، اهميت اين ويژگي را روشنتر ميسازد.
كارشناس روابط عمومي را بايد هنرمندي دانست كه از هنرهاي هفتگانه شامل: شعر، موسيقي، تاتر، نقاشي، مجسمه سازي و نويسندگي نهايت استفاده را براي اقناع مخاطب ميكند و در اين بين نويسندگي از برجستگي بسياري برخوردار است. البته توانايي نويسندگي صرف داشتن قلم مناسب نيست بلكه آشنايي با اصول علمي نگارش و گزارش ميباشد.
گوش دادن موثر و همدلي: كارشناس روابط عمومي براي رسيدن به تفاهم با ديگران بايستي از دو توانمندي مهم«گوش دادن موثر» و «ايجاد همدلي» بهرهمند باشد تا از اين طريق، ضمن فراهم آوردن زمينه آگاهي از ديدگاههاي مخاطب يا ارباب رجوع، وارد دنياي او شود و سازمان را از نگاه او بنگرد. اين باعث يك تعريف جديد از روابط عمومي ميگردد. در اين تعريف، روابط عمومي وسيله تفسير سازمان از نگاه مردم است و جريان اطلاع رساني از درون سازمان به بيرون، بطور عمده، جاي خود را به جريان اطلاعرساني از بيرون به درون سازمان ميدهد.
ايمان به حقانيت مخاطب: اين ويژگي بسيار حساس و مهم ، باعث ميشود كه احترام به مردم و عقايد آنان، كارشناس را وامدار سازد و او را از انحرافات رفتاري در حرفه خود درخصوص مخاطبان دور سازد. همچنين او را در وضع پاسخگويي قرار ميدهد تا همواره پاسخگوي انتظارات افكارعمومي باشد.
يك كارشناس روابطعمومي بايد بتواند عوامل مورد نياز براي پذيرش توسط مخاطب را در خود پرورش دهد. اخلاق پسنديده، انگيزه قوي، مثبت انديشي و خوشبيني و پويايي، در اين زمينه تاثير شگرفي دارد.
بطور كلي، در يك فراگرد ارتباطي، همسويي با مخاطبان، صداقت، حاضر جوابي، خلوص و وضع ظاهري مناسب ارتباطگر، نقش بسيار مهمي را در موثر بودن جريان ارتباط ايفا ميكند. مجموعه اين ويژگيها، كارشناس روابطعمومي را از جايگاه بسيار والايي برخوردار ميسازد، به گونهاي كه ميتوان او را مغز متفكر روابطعمومي نام برد.
بنابراين تربيت كارشناس روابطعمومي از طريق انتخاب افرادي كه ويژگيهاي ذاتي را داشته باشند و در دانشگاه و محيطكار ويژگيهاي اصلي را ياد بگيرند، ميتواند ضامن كارامدي روابطعمومي در يك كشور باشد.
شرح وظایف روابط عمومی دانشگاه خوارزمی به شرح ذیل می باشد:
مهمترين وظيفه روابطعمومي شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال ميشود.
بيترديد اين وظيفه در قالب مجموعهاي از فعاليتهاي ارتباطي صورت ميگيرد كه ميتوان آنها را تحت عناوين ارتباطات، امورفرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه ريزي دستهبندي كرد.
با توجه به دسته بندي كه در وظايف روابط عمومي داخلي انجام شده وظايف عملكرد روابطعمومي در داخل و خارج از دانشگاه بصورت زير ميباشد:
- ارتباطات
اگر ارتباط را به معناي وسيع كلمه در نظر بگيريم، عبارتست از كارفردي و جمعي مبادله حقايق و عقايد در درون هر سيستم اجتماعي مشخص. ويژگيهاي اصلي ارتباط را ميتوان به ترتيب زير تعريف كرد:
- اطلاع رساني : گردآوري، ذخيره، پرورش و انتشار اخبار، حقايق و عقايد لازم براي رسيدن به دركي آگاهانه از وضعيت فرد، جامعه و شرايط ملي و بينالمللي و اتخاذ تصميمات مناسب براساس آن.
- اجتماعي كردن : فراهم آوردن يك پشتوانه همگاني علمي و فكري براي عموم مردم در جهت همبستگي و آگاهي اجتماعي، تا به اين ترتيب افراد بتوانند با استفاده از آن به طور فعال در زندگي عمومي مشاركت داشته باشند.
- انگيزش : پيشبرد هدفهاي كوتاه مدت و بلندمدت اجتماعي هر دو و نيز آرزوهاي فردي؛ به منظور تحريك فعاليتهاي فردي و جمعي در جهت اهداف عمومي.
- گفت وگو: ارائه اطلاعات موجود به منظور روشن شدن مسائل عمومي و آسان كردن توافق همگاني و نيز تقويت توجه عمومي به مسائل محلي ، ملي و بينالمللي.
- آموزش و پرورش : انتقال دانش براي تكامل معنوي بيشتر، منشسازي و كسب مهارتها در طي سالهاي زندگي.
- پيشرفت فرهنگي: انتشار كارهاي فرهنگي و هنري، حفظ ميراث فرهنگي و گسترش افقهاي فردي از طريق بيدار كردن قوه ابتكار و تحريك آفرينش ونيازهاي زيبايي شناختي.
- تفريحات : اشاعه و ترويح نمايش، ادبيات، ورزش و نظاير اينها براي سرگرمي و تفريح فردي و جمعي.
- انسجامدهي : قراردادن پيامهاي گوناگون در دسترس افراد، گروهها و ملتها براي كمك به شناخت و درك ديدگاهها و آرزوهاي مشترك يكديگر.
- سياستگذاري، برنامه ريزي و كاربرد شيوه ها و برنامه هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه.
- گردآوري، جمعبندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه ها در زمينه فعاليتهاي سازمان و ارائه آن به مديريت.
- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و هميت سازماني و زمينه سازي براي برقراري ارتباطات بين آنان.
- تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان.
- برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي.
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني و نياز افكار عمومي.
- تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مخلتف.
- ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون وخبرگزاريها و بهرهبرداري بهينه از آنها براي اطلاعرساني به مردم
2- انتشارات
- تدوين كتب، جزوهها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه ها؛ با شيوه ها و قالبهاي موثر و مناسب
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارائه به مديريت
- انتشار خبرنامه داخلي
3.سازماندهي دريافت پيشنهادها
طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هر چه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان مي باشد.
همچنين به طور حضوري يا مكاتبهاي پيشنهادات و انتقادات را از كليه امور و واحدها دريافت و مورد بررسي قرار ميدهند و به اين طريق پيامها و پيشنهادات به اطلاع رياست ميرسد.
4.راهنمايي ارباب رجوع
يكي از كارهايي كه روابط عمومي انجام ميدهد، پاسخگويي به نياز مراجعين است.
5.سنجش افكارعمومي
سنجش افكار عمومي از مهمترين وظايف روابط عمومي داخلي و خارجي است به گونهاي كه امروزه اساس تصميم گيريهاي درون سازماني بر نتايج افكار عمومي استوار است.
موضوعاتي از قبيل ميزان رضايت يا عدم رضايت كاركنان از خدمات رفاهي سازمان، نحوه نگرش كاركنان نسبت به مسئولان، سنجش ميزان همبستگي اهداف كاركنان با اهداف سازمان و مانند آن اگر بخوبي روشن شوند ميتوانند اطلاعات مفيدي را براي حركت روان چرخ سازمان در درون، در اختيار مديريت قرار دهند.
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه / فصلي/ سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارائه به مديريت .
- نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه ها و دستگاهها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت.
- سنجش افكارعمومي درون سازماني به منظور بازاريابي مسائل و ارائه راهكارهاي مناسب به مديريت.
- مشاركت در غم و شادي كاركنان
روابطعمومي در داخل سازمان بايد سعي كند تا به نحو ممكن حضور خود را به هريك از كاركنان نشان دهد. افزون بر موارد استثنايي كه روابط عمومي ميتواند براساس ماهيت خاص خود به كاركنان كمك كند، ارسال پيامهاي تبريك و تسليت در مواقع مقتضي، ميتواند نمونه هايي از مشاركت روابط عمومي در غم و شادي كاركنان باشد. اين كارها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابط عمومي است.
در صورت درگذشت بستگان و نزديكان كاركنان ، واحد روابط عمومي ضمن درج آگهي، اطلاعيه يا پيام تسليت، هماهنگي و اقدامات لازم براي شركت كاركنان در مراسم ترحيم را فراهم ميسازد. همچنين در صورت موفقيت كاركنان يا فرزندان آنان در زمينه هاي علمي، فرهنگي، ورزشي و... به روشهاي مختلف اين موفقيتها را به آنان تبريك ميگويد.
6- اطلاع رساني به مسئولان
وظيفه اطلاع رساني در روابط عمومي صرف انعكاس عملكرد و برنامه هاي سازمان به مردم نيست. در بعد اطلاع رساني تهيه اطلاعات موردنياز مسئولان نيز جايگاه ويژه اي دارد. از امور معمول در روابطعمومي در اين بعد تهيه بريده جرايد، چاپ خبرنامه داخلي است.
روابط عمومي به منظور آگاهي از مطالبي كه در مورد سازمان در نشريات منعكس ميشود، به مطالعه و بررسي روزنامه ها و نشريات مختلف ميپردازد. در صورت چاپ، انتشار يا انعكاس مطلبي در مورد عملكرد يا كار، موارد به رياست اطلاع داده ميشود و در صورتي كه نياز به جوابگويي باشد، با اطلاع و صلاحديد رياست اقدامات لازم بعمل ميآيد. همچنين در صورتي كه كاركنان پيشنهاد يا انتقاد و نظري در مورد كار و عملكرد واحدهاي مختلف داشته باشند پس از اعلام به روابط عمومي، روابط عمومي موضوع را به اطلاع رياست ميرساند.
7- اطلاع رساني به كاركنان
اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميتتر از اطلاع رساني به مسئولان نيست. از شيوه هاي مهم در اطلاع رساني به كاركنان ميتوان راه اندازي قفسه هاي اطلاعاتي، راه اندازي ويترين ها، برنامه هاي بازديد كاركنان از پروژه ها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد .
روابط عمومي با نصب اعلاميه ها، اطلاعيه ها، خبرها و پيامها در تابلو اعلانات كاركنان را در جريان امور قرار ميدهد.
8- برگزاري جلسات عمومي
روابط عمومي، مجري و برگزاري نشستهاي عمومي با حضور مسئولين و كاركنان است. اين جلسات به پيشنهاد و صلاحديد مديريت برگزار ميشود. همچنين جلسه پرسش و پاسخ نيز بطور خاص برگزار ميشود.
9- برگزاري مراسم
روابط عمومي مجري برگزاري مراسم تجليل و بزرگداشت روززن، روز كارمند و كارگر، دانشآموزان ممتاز (فرزندان پرسنل) و ديگر مناسبتهاي ملي و مذهبي است. لازم به توضيح است كه در مراسم بزرگداشت روز زن به زنان كارمند، تجليل از دانشآموزان ممتاز پرسنل، بزرگداشت كارگر و كارمند به كارگر وكارمند نمونه هدايايي تقديم ميگردد. ميزان هزينه و نوع اين هدايا با صلاحديد مديريت سازمان مشخص ميشود. دعوت براي شركت در مراسم با ارسال دعوتنامه و همچنين نصب اطلاعيه انجام ميشود. همچنين مراسم ايام ويژه ملي و مذهبي نيز با همكاري روابطعمومي انجام ميپذيرد. هر چند واحد روابطعمومي در شرايط موجود، اجراي اين مراسم را وظيفه خود نميداند.
اهداء كتاب در اعياد و مناسبتها به پرسنل و گذاشتن مسابقات مختلف مثل كتاب خواني و حفظ و فرائت قرآن و غيره روابطعمومي با پرسنل ارتباط برقرار ميكند.
10- همكاري و هماهنگي در برگزاري و شركت در كنفرانسها، همايشها نمايشگاهها و جشنوارهها
واحد روابط عمومي ضمن اطلاعرساني به واحدها و افراد مختلف، نسبت به برگزاري كنفرانسها و همايشها، كار ارتباطات و مكاتبات لازم در اين زمينه، ارسال مقالات ارائه شده توسط افراد مختلف و هماهنگي و اقدامات لازم براي حضور اين افراد در اين همايشها را انجام ميدهد.
- مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهماييهاي تخصصي و عمومي سازمان.
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
- تدوين واجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي ـ تبليغي در ساختمانها و محوطه ها.
- تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل سازمان.
- تولید و سفارش ساخت
- توليد و سفارش ساخت آگهي هاي تلويزيوني و فيلمهاي موردنياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي سازمان
درصورت برگزاري جشنواره، همايش، كنفرانس، نمايشگاه و... كه در حيطه كار و كاركنان باشد، روابطعمومي با نصب اطلاعيه در تابلو اعلانات و همچنين دادن اطلاع به واحدهاي مربوطه و كليه پرسنل، همكاري و هماهنگي لازم را در تهيه بروشور و راهنماهاي خاص، تايپ و تهيه مقاله، كتاب يا جزوه و ارسال مدارك مربوطه بعمل ميآورد.
پس از شركت افراد در چنين برنامه هايي، روابط عمومي وظيفه دريافت پيشنهادات و نظرات آنان و اطلاع به مديريت مركز را برعهده دارد. البته لازم به يادآوري است درصورتي كه شركت در اين مجامع و نمايشگاهها نيازمند صرف هزينه و بودجه خاصي باشد، با اطلاع و صلاحديد مديريت تامين ميشود.
11- پژوهش و برنامهريزي
- تهيه گزارشهاي عملكرد دورهاي از فعاليتهاي روابط عمومي
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه ها و فعاليتهاي آتي
- طراحي و برنامه ريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مديران و كاركنان و دستگاهها با يكديگر بيانجامد.
- واحد روابط عمومي قبل از شروع هر سال، برنامه هاي سالانه خود را در حيطه وظايفي كه برعهده دارد پيشبيني و برنامه ريزي ميكند و با همكاري و مشاوره واحد مالي، هزينه و بودجه سالانه را تنظيم ميكند و به اطلاع مديريت ميرساند. پيشنهادها و نظرات خاص خود را در تصويب اين بودجه نيز ارائه ميدهد.
12- ارتباط با رسانهها
واحد روابط عمومي با صلاحديد و مشورت مديريت، مسئوليت پاسخگويي و آگاهي از مطالبي كه در رسانه هاي مختلف در مورد سازمان و فعاليتهاي آن عنوان ميشود را دارد.
13- شناخت مخاطبين
روابط عمومي با شناخت و آگاهي از مخاطبين، آنها را دستهبندي كرده است. ولي از نظر ايجاد ارتباطات خاص با هر گروه، آشنايي با نظرات و عقايد آنها در مورد روابطعمومي اصولا آگاهي دادن نسبت به فعاليتها و خدمات خاص به هر گروه از مخاطبين ، كار خاصي در حال حاضر انجام نشده است.
14- پيگيري ويژه براي رفع مشكلات كاركنان
يكي از اقداماتي كه روابطعمومي ميتواند براي كمك به كاركنان انجام دهد، انجام پيگيري ويژه براي رفع بعضي از مشكلات ويژه و اضطراري كاركنان است. اين اقدام براي جلب رضايت عمومي كاركنان و ايجاد حسن ارتباط درون سازماني، بسيار موثر است.
15. امكانات رفاهي و آموزشي براي پرسنل
از امكانات رفاهي كه روابط عمومي براي افراد دانشگاه محيا كرده است: اهداي ارزاق، استفاده از ورزشگاهها، رفتن به كلاسهاي آموزشي كه براي كارشناسان الزامي است و از طريق مسئوليت هر واحد اقدام به تشكيل آن ميشود و در صورت شركت نكردن هم حذف حقوق و جريمه نقدي در پيش دارد.
اولويت در برخورداري كاركنان روابط عمومي از تسهيلات ويژه به سبب حساسيت و محدوديتهاي زماني كاري.
تسهيلاتي مانند امكان اهداء كتاب و نشريات به منظور ارتباط با سازمانهاي ديگر .
در هفته 2 الي 3 ساعت استفاده از امكانات ورزشي براي همه همكاران وجود دارد در اكثر رشته ها : فوتبال، بسكتبال، شنا، كوهنوردي، بدمینتون، هندبال، پينگ پونگ و ... .
حتي فرزندان پرسنل نيز از اين امكانات ورزشي استفاده ميكنند و در تابستان نيز اردوهاي تابستاني براي فرزندان پرسنل در نظر گرفته ميشود.
كار هماهنگي مسافرتهاي پرسنل نيز از جمله وظايف روابط عمومي است.
كميتهاي در روابطعمومي وجود دارد كه سيستم پيشنهادات است و در اين سيستم به پيشنهادات و انتقادات پرسنل رسيدگي ميكند. قابل توجه است كه اين سيستم رايانهاي ميباشد.
فعالیتهای روزانه (جاری) در روابط عمومی دانشگاه خوارزمی:
- پذیرایی از ارباب رجوع یا بازدید کنند
- تهیه بولتن، بررسی جراید
- تهیه متن سخنرانی
- ترتیب دادن مصاحبه مطبوعاتی
- کمک مشورتی به مدیران
- فراهم آوردن ترتیبات مخصوص برای افتتاح پروژه
- برگزاری جشن
- پیام تبریک و تسلیت به کارکنان
- افکار سنجی
- تهیه و توزیع نشریات و روزنامه
- اجرای طرح تکریم ارباب رجوع
- بررسی صندوق پیشنهادها، انتقادها و صندوق صوتی
- تهیه خبر، جوابیه ، تکذیب و اصلاحیه به مطبوعات
- برگزاری جلسه معارفه و تودیع
- برگزاری مجالس اتفاقی و پیش بینی نشده
- راهاندازی و اجرای برنامه ویدئو کلوپ برای همکاران
- اهداء هدایا برای مزدوجین نوزادان
- عیادت از کارمندان بیمار
- تنظیم و انتشار اطلاعیه ها
- تهیه عکس ، فیلم، اسلاید از برنامه های سازمان
ابزار و لوازم مورد استفاده در روابط عمومی دانشگاه
رایانه، اسکنر، پرینتر لیزری، پرینتر رنگی، دوربین، پروژکتور و غیره
شرح وظایف دفتر روابط بین الملل دانشگاه
1- فراهم نمودن شرایط لازم برای توسعه روابط و همکاریهای متقابل با سازمانها وارگانهای دولتی ذی ربط کشورها وبرنامهریزی مبادله هیاتهای رسمی بین دانشگاهها.
2- مطالعه وبررسی اسناد مربوط به اجلاسها،کنفرانسها ورویدادهای بین المللی ومنطقه ای مرتبط با فعالیتهای دانشگاهی.
3- برنامه ریزی، اقـدامــات و هماهنگیهای لازم جهت شرکت در مجامـع وگردهمائی های بین المللی ومنطقه ای وارائه گزارش .
4- شناسائی و برقراری روابط با سازمانهای بیــن المللی تخصصی علمـــی وپژوهشی و فراهم کردن زمینه های لازم جهت برقراری ارتباط ومبادله اطلاعات .
5- تهیه وتدوین برنامه و فعالیتهای برون مرزی کوتاه مدت، میان مدت وبلند مدت در عرصه های بین المللی.
6- شناسایی طرحهائی که میتوانند موضوع همکاری بین المللی قرار گیرند ومعرفی آنها به واحدهای ذی ربط دانشگاه.
7- انجام اقدامات لازم به منظور تقویت حضور فعال وهمـه جانبــه دانشگاه در سازمانهــای تخصصی بین المللی وفراهم نمودن شرایط لازم برای ارتباط وتبدیــل پایگاههای دانشگــاه بـه پـایگاههای بین المللی.
8- برنامه ریزی وانجام امور تشریفاتی لازم برای حضور هیاتهای رسمی دانشگاه در برنامه ها و نشستهای بین المللی(اعم از دو یا چند جانبه) ونیز برای استقبال وپذیرایی از هیاتهای رسمی سایر کشورها وارگانهای تخصصصی بین المللی مدعو دانشگاه.
9- جلب همکاری ایرانیان خارج از کشور وبرنامه ریزی برای مشارکت فعالانه آنان در فعالیتهای دانشگاه.
10- انجام اقدامات لازم برای ایجاد تسهیلات لازم جهت ورود اساتید ودانشجویان برون مرزی.
11- شناسایی فرصتهای آموزشی (کوتاه مدت و بلند مدت)در سطح کشورها وسازمانهــــای تخصصی بین المللی، انجام اقدامات وهماهنگی های لازم برای معرفی مدیران و کارشناسان بخشهای مرتبط دانشگاه جهت استفاده از این فرصتها با هماهنگی مراجع ذی ربط.
12- بررسی ایجاد دفاتر نمایندگی دانشگاه در خارج از کشور در چارچوب قوانین ومقررات مربوط جهت معرفی توانمندیها وپتانسیل های داخل وبرقراری ارتباط متقابل با طرفهای ذی ربط خارجی با همکاری سایر حوزه وارگانهای مربوط.
13- هماهنگی با سایر واحدهای سازمان جهت ارائه خدمات به حوزه های مختلف دانشگاه در ارتباط با فعالیتهای بین المللی.
14- بررسی و برنامه ریزی برای عضویت دانشگاه در مجامع و ارگانهای تخصصی بین المللی انجام اقدامات وپیگیریهای لازم جهت تامین وتخصیص اعتبارات مورد نیاز،هماهنگی برای پرداخت بموقع حق عضویتها از سوی بخشهای مرتبط دانشگاه ،نظارت بر عضویت دانشگاه و واحدهای تابعه در مجامع مزبور.
15- فراهم نمودن شرایط لازم برای معرفی توانمندیهای دانشگاه در سطح بین المللی وایجاد ارتباط میان اساتید و دانشجویان این رشته ها با مراکز آموزشی وفنی بین المللی
این بود گزارشی از روابط عمومی دانشگاه خوارزمی امیدوارم مورد توجهتان قرار گرفته باشد.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
