روابط عمومي
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط علی کوشا
-
بازدید: 893
بنام حضرت دوست
يکمدير روابطعمومي زماني مي‌تواند موفق باشد و کار‌هاي مربوط به خود را بهنحو احسن انجام دهد که جز آگاهي از علوم مديريت از علوم ديگري همچونروان‌شناسي، جامعه‌شناسي، مردم‌شناسي و... نيز بهره‌مند باشد و در حد لازماز آنها آگاهي داشته باشد. البته بايد گفت يک مدير روابطعمومي خوب بايددر کل هنرمند خوبي هم باشد تا بتواند ديدگاههاي خود را به شکل مطلوب درحوزه‌هاي فعاليت و کار روابطعمومي به‌کار ببرد و در زمان مقتضي بتواندتأثيرگذاري درستي در سيستم و سازمان خود براي رسيدن به اهداف از پيش تعيينشده داشته باشد. تنها در اين صورت است که ما داراي يک روابطعمومي قوي وموفق خواهيم بود.
واقعيک مدير روابطعمومي خوب بايد بتواند به شکل مطلوب از همه حوزه‌ها و دروسبهره لازم و کافي را ببرد و با تمامي اين مباحث در حدي آشنايي داشته باشد. همچنين لازم است در اينجا تأکيد کنم در روابطعمومي امروز بايد حتي بامباحث علوم سياسي و علوم اجتماعي نيز آشنا بود و در کار خود از آنها نيزبهره برد. قطعاً مدير روابط عمومي‌اي موفق است که به تمام اين علوم در حدمطلوب تسلط داشته باشد و همه علوم را در حد لازم بشناسد و مورد بهره‌گيريقرار دهد و اعتقاد من بر اين است که يک مدير روابطعمومي موفق کسي است کهجامع تمام علوم باشد. مدير روابطعمومي در دنياي امروز لازم است به تمامياين علوم تسلط داشته باشد. بر همين اساس بهتر است در سازمان‌ها به مديرانروابط‌عمومي اين مباحث درس داده شود تا آنان از همان ابتدا با اين مباحثکه در آينده در کار عملي خود در سازمان‌ها و ادارات با آن برخورد خواهندکرد، آشنايي لازم را داشته باشند.بايد از روابط‌عمومي‌ها نيز توقع داشت نقش مثبتي در رساندن وجه مثبت يک سازمان به افکار عمومي از خود نشان دهند.
كليات
مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افکار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افکارعمومي نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي‌شود.بي‌ترديد، اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد که مي‌توان آنها را تحت‌عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي کرد. که در زير به تشريح اين وظايف مي‌پردازيم.
۱ - ارتباطات
- سياستگذاري، برنامه‌ريزي و کاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب براي انعکاس اهداف، سياستها،فعاليتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمينه فعاليتهاي‌سازمان و ارائه آن به مديريت.- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين کارکنان و مديران و هميت سازماني و زمينه‌سازي‌براي برقراري ارتباطات بين آنان.
۲- اعلان مواضع سازمان.
- عضويت و شرکت در جلسه‌هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها. تدوين “تقويم جامع ارتباطات سازماني” در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان باشخصيتهاي حقيقي و حقوقي، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف
۳ - روابط و تنظيم افکار عمومي.
- تدارک تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراکز و مسئولان‌سازمان.
- برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملکرد سازمان به انگيزه تنوير افکار عمومي.
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني ونيازهاي افکار عمومي.
- تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف.
- ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاريها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع‌رساني به مردم.
۴ - امور فرهنگي و نمايشگاهها
- مشارکت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي سازمان.
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
- تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي - تبليغي در ساختمانها و محوطه‌ها.
- مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و …) در خارج و داخل سازمان.
- طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها).
- تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل سازمان.
- راه‌اندازي و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
- توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملکرد و مستندسازي‌سازمان.
۵ - انتشارات
- تدوين کتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها; باشيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
- تدوين و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان براي ارائه به افکار عمومي.
- انتشار نشريه داخلي و برون سازماني سازمان.
۶ - سنجش افکار
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افکار عمومي داخل و خارج از سازمان براي‌ارائه به مديريت.
- نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از يکسوو مديران و کارکنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت.
- سنجش افکار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارائه راه‌کارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي کارکنان به منظور ترغيب کارکنان به مشارکت هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
۷ - پژوهش و برنامه‌ريزي
- تهيه گزارشهاي عملکرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاء کليه اموري که به رشد کمي و کيفي ارتباط و همدلي بين سازمان ومردم و دستگاهها و مديران و کارکنان با يکديگر بيانجامد.
مفهوم روابط عمومي
يکي از عواملي که درسرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد از اهميت اساسي برخوردار است ، کيفيت رابطه‌آنها با افراد و مؤسساتي که با آنها سروکار دارند و افکار عمومي جامعه‌اي که‌در آن به فعاليت مشعولند است. هر اندازه اين ارتباط به شکل مؤثري گسترش‌يافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابي به اهداف‌خودموفق‌تر است. اکنون به عنوان يک اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده که‌افراد و مؤسسات براي رسيدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود ، نيازمند به‌حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با يکديگر و عموم مردم هستند ومديران مؤسسات بنا به دلايل اشاره شده ، در تشکيلات خود اقدام به تأسيس‌دفتر، واحد يا بخشي تحت عنوان روابط عمومي کرده‌اند تا از طريق آن ، ارتباطمفيد و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار کنند و با آگاه کردن،تشويق و ترغيب آنان، به اهداف مديران، سريعتر، راحت‌تر و با هزينه کمترجامه عمل بپوشانند.
روابط عمومي هنر است، علم است، فن است. روابط عموميآيينه تمام‌نماي سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است. روابط عمومي وظيفهتبليغ، ترغيب، تشويق و نفوذ در افکار عمومي را بر عهده دارد. روابط عمومي پلارتباطي مردم و سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است. ايجاد حسن تفاهم، حسنرابطه متقابل وظيفه اصلي روابط عمومي است. روابط عمومي اعمال مديريت، فلسفه مديريت،فلسفه اجتماعي مديريت، مشاور مديريت و کارکرد ارتباطي مديريت است. ... ميبينيم کههيچ‌کدام از اين تعاريف کامل نيستند و به نظر ميرسد مي‌توان براي روابط عمومي درموقعيتهاي متفاوت، وظايف متفاوتي ترسيم کرد که در اولويت قرار ميگيرند و آن را «وظيفه اول روابط عمومي در يک موقعيت خاص» ميناميم.
شرح وظايف روابط عمومي
مهمترين وظيفه روابطعمومي، شناخت افکار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افکارعمومي نسبت‌به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال‌مي‌شود. بي‌ترديد، اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت‌مي‌گيرد که مي‌توان آنها را تحت‌عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها،انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ريزي دسته‌بندي کرد. که در زير به‌تشريح اين وظايف مي‌پردازيم:
ارتباطات
- سياستگذاري، برنامه‌ريزي و کاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب‌براي انعکاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به‌مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها وديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمينه فعاليتهاي‌سازمان و ارائه آن‌به مديريت.
- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين‌کارکنان و مديران و اهميت سازماني و زمينه‌سازي براي برقراري ارتباطات بين‌آنان.
- اعلان مواضع سازمان.
- عضويت و شرکت در جلسه‌هاي‌مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خط مشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها ونيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.
- تدوين "تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان‌سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف‌تداوم و گسترش اصولي وتلطيف روابط و تنظيم افکار عمومي.
- تدارک‌تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به‌مراکز و مسئولان‌سازمان.
- برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره‌عملکرد سازمان به انگيزه تنوير افکار عمومي.
- تدوين برنامه سالانه‌مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني‌ونيازهاي افکار عمومي.
- تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از سازمان‌براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف. - ايجادارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاريها و بهره‌برداري بهينه‌از آنها براي اطلاع‌رساني به مردم.
امور فرهنگي ونمايشگاه ها
- - تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل سازمان.
- راه‌اندازي و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
- توليدو سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملکرد ومستندسازي‌سازمان.
انتشارات
- تدوين‌کتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها وبرنامه‌ها
با شيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
- تدوين و انتشارخلاصه عملکرد سالانه سازمان براي ارائه به افکار عمومي.
- انتشارنشريه داخلي و برون سازماني سازمان.
سنجش‌افکار
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افکار عمومي داخل و خارج از سازمان براي‌ارائه به مديريت.
- نقدو بررسي بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌هاو دستگاهها از يکسو و مديران و کارکنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به‌مديريت.
- سنجش افکارعمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل وارائه راه‌کارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري‌پيشنهادهاي کارکنان به منظور ترغيب کارکنان به مشارکت هر چه مؤثرتر دربهبود جريان امور سازمان.
پژوهش وبرنامه‌ريزي
- تهيه گزارشهاي عملکرد دوره‌اي از فعاليتهاي‌روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرووظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل‌در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقايکليه اموري که به رشد کمي و کيفي ارتباط و همدلي بين سازمان ومردم ودستگاهها و مديران و کارکنان با يکديگر بيانجامد.
روابط عمومي مطلوب
يک روابط عمومي که در پي‌کسب مطلوبيت کامل است، بايد چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد. در اين قسمت‌به تبيين اصولي که براي رسيدن به اين هدف لازم است، مي‌پردازيم.
- توجه به اصول اخلاقي
يک روابط عمومي کارآمد براي سلامت‌حرفه‌اي خود، ناگزير از رعايت اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي و تدوين‌آيين‌نامه‌هاي رفتاري در روابط عمومي است. بطور کلي، بعضي از صاحبنظران،تدوين‌اصول اخلاقي روابط عمومي را به سه دليل لازم مي‌دانند :
1. ارائه راهنماي عمل براي کارگزاران روابط عمومي.
2. وجود ميزاني‌براي تطبيق انتظارات.
3. ايجاد امکان تميز دادن روابط عمومي از سايرفعاليتها.
بعضي از اصول پيشنهادي براي تدوين نظامنامه اخلاقي روابطعمومي در ايران، عبارتست از:
1. عدم استفاده از دروغ، دلايل ظاهرفريب و مستندات تحريف شده در فعاليتهاي ارتباطي.
2. مواجهه بامخاطبان، همکاران و مديران برحسب موازين اخلاق و انصاف.
3. رازداري‌و حفظ اسرار سازمان و مخاطبان.
4. خودداري از نشر اطلاعات کذب و خلاف‌واقعيت و دادن تعهد مبني بر انجام تحقيق و کسب اطمينان در مورد صحت مطالب‌قابل انعکاس.
5. دادن تعهد مبني بر عدم دريافت هدايا يا حق‌الزحمه‌از مخاطبان يا شرکتهاي تبليغاتي.
6. خودداري از جريحه دار ساختن‌احساسات عمومي.
7. ايمان به حقانيت مخاطب و داشتن رفتار اخلاقي بامخاطبان.
8. عدم توسل به ترفندهاي تبليغاتي براي فريب افکارعمومي.
9 . پرهيز از تطميع يا تهديد رسانه‌ها در مورد دادن آگهي ياقطع آن.
- توجه به روابط عمومي بين‌المللي
اداره روابط عمومي و سمعي بصري
واحد روابط عمومي
شرح وظائف:
- جمع آوري اطلاعات اخبار و آمار لازم به منظور تهيه بروشورها ومجلات داخلي در چارچوب ضوابط وموازين سازمان
- تهيه بانک جامع اطلاعات خبرگزاريها و رسانه هاي گروهي شامل اطلاعات تماس کامل در مورد روزنامه ها صدا وسيما ،مجلات،سايتهاي خبري، خبرنامه مديران توليد، تهيه کنندگان صدا وسيما و دبيران صفحات خبري
- بررسي و تنظيم اسناد و مدارکي که جهت تهيه لوحه ، لوگو و كليه تابلو ها ديداري سازمان و شركت هاي وابسته
- اطلاع رساني و آگاه ساختن مردم از پيشرفت ها ونتايج برنامه ها وفعاليت هاي شركت از طريق رسانه هاي جمعي وتشکيل جلسات وسخنراني ها.
- بررسي و تنظيم نظرات و آراء عمومي در رابطه با نحوه فعاليت سازمان به منظور ارائه آنها به مدير عامل
- تهيه اعلاميه وبروشورهاي مختلف در رابطه با اهداف و چشم انداز هاي تبليغاتي و بازاريابي سازمان
- تکريم خبرنگاران در موارد خاص
- تهيه فهرست پستي براي تعامل با رسانه هاي گروهي و ارسال محتواي خبري
- تعامل با رابطين روابط عمومي براي ارتباط دوسويه بين خبرنگار و سازمان
- برگزاري نشست مطبوعاتي
- ارتباط مستمر با خبرگزاريها و خبرنگاران
- پوشش خبري مراسم ها و همايشها
- تطبيق برنامه هاي اطلاع رساني سازمان بر راهبرد و سياستهاي کلان
- تعامل با صدا وسيما در جهت انعکاس خدمات ، دستاوردها و افتخارات سازمان ( شبکه استاني و مرکزي)
- مطالعه کليه جرائد و روزنامه ها و استخراج مطالب ومقالاتي که مستقيما و يا غير مستقيم در ارتباط با مسائل سازمان
واحد سمعي و بصري و اينترانت
شرح وظائف
- هماهنگي و نظارت بر تيم اجرايي مراسم ها
- تهيه فيلم ،عکس و خبر از مراسم ها و برنامه هاي سازمان و شركت هاي وابسته
- ايجاد آرشيو واحد سمعي و بصري
- انجام تشريفات كارهاي مربوطه
- طراحي پايگاه اطلاع رساني و اطلاع يابي روابط عمومي سازمان
- ارتقاء روابط عمومي الكترونيك
- بروز رساني محتواي پايگاه اطلاع رساني و اطلاع يابي روابط عمومي سازمان و تهيه نسخه پشتيبان
- تهيه دستورالعمل محتواي سايت سازمان و ابلاغ به واحدهاي تابعه
- نظارت بر محتواي سايت سازمان و تعامل با مسئولان روابط عمومي واحدهاي تابعه
- ارسال ، دريافت و بررسي ايميل هاي روابط عمومي سازمان
اداره تشريفات و امور نمايشگاه ها
شرح وظائف
امور تشريفات :
1- برنامه ريزي و نظارت لازم جهت برگزاري جشن ها،کنفرانس ها،سمينارها،ملاقاتها ومسافرت مقامها
2- انجام امور تشريفاتي وپذيرايي از لحظه ورود تا خروج ميهمانان طبق برنامه
3- انجام امور تشريفات ميهمانان خارجي از لحظه ورود تا خروج ميهمانان
4- تهيه بليط و رزرو هتل و اماكن اقامتي براي كليه ماموريتهاي داخلي و خارجي جهت مديران و كاركنان سازمان
5- هماهنگي برگزاري مراسم و مناسبتها با واحد مربوطه و تيم اجرايي
6- تهيه برنامه قابل پيش بيني مراسم و مناسبتها
7- تهيه و نصب بنر و پارچه نوشته مراسم و مناسبتها
8- پيگيري طرح تكريم ارباب رجوع
9- برنامه ريزي و برگزاري راهپيمائي ها و تجمعات
10- برگزاري مراسم مذهبي
11- مشارکت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي وعمومي سازمان
12-پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان درگراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
13-تدوين و اجراي طرح جامع‌تبليغات براي فضاسازي فرهنگي - تبليغي در ساختمانها و محوطه‌ها
14-مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و ...) در خارج و داخل سازمان
15-طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق وعلايق قشرها
پاسخگوئي به شکايات (CRM)
شرح وظايف :
1- پاسخگوئي و پيگيري شکوائيه هاي مردمي
2- بررسي و پيگيري روزانه مکالمات تلفن گوياي
3- بررسي و پيگيري روزانه پيامک هاي ارسال شده به
4- بررسي و پيگيري روزانه مکاتبات صندوق هاي ارتباط مستقيم با مدير عامل سازمان
5- انجام نظرسنجي و ارسال نتايج آن پس از انجام امور محوله به مديريت روابط عمومي
6- دريافتشکايات واصله از اشخاص حقيقي و حقوقي و بررسي پيرامون صحت و سقم مواردشکايات و پيگيري موضوع تا اخذ نتيجه نهايي و پاسخگويي به شاکي
7- پاسخگويي حضوري و تلفني بهمراجعين و راهنمايي و رفع اشکال آنها در موارد مربوط
8- تهيه و تنظيم برنامه هايبازرسي مستمر ، دوره اي و يا موردي جهت واحدهاي پاسخگويي به شکايات واحدها و مراکزتابعه
9- تنظيم و تکميل گزارشعملياتي دستگاه متبوع به صورت فصلي مطابق فرمهاي ابلاغي
10- برگزاري جلسات هماهنگي بينواحدهاي پاسخگويي به شکايات واحد و مراکز تابعه در فواصل زماني مناسب.
11- اعزام بازرس يا هيات هايبازرسي جهت انجام بازرسي هاي مستمر ، دوره اي و موردي به منظور تهيه گزارش لازم وارائه پيشنهادها و راه حل هاي مناسب جهت رفع نواقص و مشکلات به مراجع مربوطه
12-اخذ نظريات واحدهاي تخصصيدستگاه متبوع در موضوعات مطروحه در صورت لزوم به منظور رسيدگي و اعلام پاسخ بهشکايات .
ضمن تقدير و تشكر از زحمات حضرتعالي مطمئنا نيازمند ارائه طريق و رفع مغايرت ها هستم با سپاس فراوان
علي كوشا
نويسنده :
علی کوشا این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
نظرات