بررسي روابط عمومي وزارت امور خارجه
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط زهرا صادقیان
-
بازدید: 2436
مقدمه‌ای بر روابط عمومی
نیاز به شناخت و درک متقابل
به منظور تسریع در دستیابی به مقاصد و اهداف، امروزه در سازمان‌ها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی
در مدیریت پذیرفته شده است. این ارتباط که ازآن به عنوان روابط عمومی یاد می‌شود
یکی ازمهم‌ترین و با ارزشترین عوامل موثر در سرنوشت هرموسسه وگروه محسوب می‌گردد.
نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع در دستیابی به مقاصد و
اهداف، امروزه در سازمان‌ها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی درمدیریت
پذیرفته شده است. این ارتباط که از آن به عنوان روابط عمومی یاد
می‌شود یکی از مهمترین و با ارزشترین عوامل موثر در سرنوشت هر موسسه و گروه
محسوب می‌گردد.
Public
Relationsدر دهه اول قرن بیستم درآمریکا
به صورت یک حرفه تخصصی درآمد. در ایران در سال 1345 اولین دفتر روابط عمومی توسط
شرکت نفت راه‌اندازی شد. سپس در سایر سازمان‌ها دفاتری به عنوان مراکز فراهم‌آوری،
مبادله اطلاعات و برقراری ارتباطات دوسویه به منظور ایجاد حسن نیت وتفاهم گشوده
شد.
ـ دردنیای امروز روابط عمومی‌ها به عنوان
عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه‌ها و پیشبرد
اهداف سازمان‌ها تلقی می‌گردند.
ـ امروزه نقش روابط عمومی و حیطه
فعالیت آن بر هیچکس پوشیده نیست. تمامی فعالان جامعه در بخش‌های مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و . . . جویای روابط عمومی‌هایی
هستند که آنان را درطراحی روش‌های معقول و تعیین خط مشی‌های
مرتبط با آینده یاری دهند.
ـ روابط عمومی نقش‌های گوناگونی
را درجایگاه‌های متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می‌کند. اما دو نقش قابل
تفکیک آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی از میان سایر نقش‌ها نمایانتر و مهم‌تر است.
ـ روابط عمومی هنرش این است که بتواند
امکانات و شرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد و آنان را با
امکانات درون سازمان پیوند دهد و اجرای فرامین درون سازمانی را
تسهیل نماید و در نهایت ارتباط سازمان را با بیرون از آن، بدرستی برقرار سازد؛ که
در این راستا اولین قدم شناخت محیط و سازمان مربوطه است و منظور از این شناخت،
شناسایی و بررسی نقاط قوت و ضعف است.
روابط عمومی در ایران:
ـ متاسفانه وجود سوء تعابیر و یا عدم آگاهی و شناخت کافی از وظایف
و حیطه عملیاتی و یا عدم شناخت از توانمندیهای تخصصی روابط عمومی در ابعاد
درون‌سازمانی و برون سازمانی از جمله مشکلاتی است، که باعث شده
روابط عمومی در ایران با موانع جدی و متعددی روبرو باشند.
ـ درمرحله دوم دست اندرکاران روابط عمومی نیز بطور کامل نسبت به مسئولیت‌های حرفه‌ای خود اطلاع و اعتقاد لازم را پیدا
نکرده اند و یا تخصص‌های لازم را ندارند.
ـ درمرحله سوم گروه‌های مرتبط با واحدهای روابط عمومی از جایگاه و میدان عمل و اختیارات روابط عمومی بی‌خبرند.
ـ در نظام جمهوری اسلامی اصالت حرکتها برپایه حمایت‌های مردمی
استوار است و جلب افکار عمومی بعنوان پایه اصلی هرحرکت محسوب می‌شود و متوجه
کردن افکار عمومی، به سمت و سوی برنامه‌ریزی هرسازمان، کار روابط عمومی است.
رسالت تبلیغ در روابط عمومی
ـ در عصر حاضر قدرت و نفوذ ذهنی در اختیار صاحبان سلاح
تبلیغی قرار دارد. آنان هستند که اندیشه‌ها را می‌سازند و افکار را به معیار
دلخواه، سامان
می‌دهند.
ـ انتقال از شیوه ارتباطات سنتی به روش‌های ارتباط جمعی موجود، موجب شده که انسانها در مناطق مختلف
در معرض تهاجم مداوم پیامهای تبلیغی قرار گیرند. تا جایی که به
سختی قادرند که خود تصمیم بگیرند. بدین معنا که مراکز فرهنگی،
تفکر ساز جامعه بشری امروزه می‌باشند.
ـ با شناخت موقعیت یادشده ضرورت و اهمیت
بازنگری و برنامه‌ریزی جدی در فعالیت‌های فرهنگی تبلیغی و تجدید نظر در ابزارها و شیوه‌های تبلیغی به خصوص در محیط‌های فرهنگی، به
روشنی احساس می‌گردد.
تعریف روابط عمومی
ـ دایره المعارف امریکا روابط عمومی رابدین شکل تعریف کرده است:
یک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمان‌های صنعتی، شرکت‌ها، مشاغل، دولت، اتحادیهها و یا سایر سازمان‌ها که هر یک با مردمی چون کارمندان، مشتریان، سرمایه‌داران، تهیه‌کنندگان، اعضا احزاب سیاسی و یا عامه
مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار
عمومی، ارزیابی و تفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن
سازمان به مردم مربوط به خود و همچنین آن مردم به سازمان.
ـ انجمن جهانی روابط عمومی
درماه می 1960 تعریف زیر را جهت روابط عمومی تدوین و تصویب نمود.
روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن، افراد سازمان‌ها می‌کوشند تا تفاهم
و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند بدست آورند.
وظایف روابط عمومی
ـ مستندترین شرح وظایف که مورد قبول متخصصین روابط عمومی
است درسال 1360 درگردهمایی چند روزه‌ای که توسط وزارت فرهنگ و ارشاد
اسلامی برگزار گردید به شرح زیر تدوین شده است:
الف ـ هدف:
ـ برقراری ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین
و جلب همکاری و بسط تفاهم عمومی، آگاهی مردم از عملکرد دستگاه متبوع، آماده
نمودن اذهان عمومی دراجرای طرح‌ها و برنامه ها و ایجاد محیط مناسب
برای رشد فضائل اخلاقی کارکنان درچهارچوب ضوابط و معیارهای نظام جمهوری اسلامی
ایران.
ب ـ جایگاه روابط عمومی:
روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود و ضرورت
ارتباط مستمر، زیرنظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.
ج ـ اصول وظایف:
1ـ جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار
مربوط به فعالیت‌ها، اقدامات، طرح‌ها و برنامه‌های دستگاه مربوط، به
منظور تنظیم سیاست‌های خبری تبلیغاتی و اجرای طرح‌های انتشاراتی و
آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی از طریق:
الف ـ شرکت در جلسات مهم
دستگاه.
ب ـ ارتباط مستقیم و
مستمر با مسئولین.
ج ـ حضور در سفرهای
داخلی وخارجي.
د ـ شرکت در گردهمایی‌ها.
ه ـ دریافت گزارش فعالیت‌ها، طرح‌ها و برنامه‌های بخش‌های مختلف
دستگاه.
و ـ جمع‌آوری هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز.
ز ـ ارتباط مستقیم با
مردم.
ح ـ ارتباط مستمر با جراید و رسانه‌های گروهی.
2ـ برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه
شورای هماهنگی تبلیغات دولت به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاست‌ها و
خط مشی‌های تبلیغاتی جمهوری اسلامی ایران.
3ـ فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بین مردم
و مسئولین دستگاه مربوط از طریق:
الف ـ برگزاری مصاحبه با رسانه‌های
گروهی.
ب ـ برگزاری ملاقات عمومی.
ج ـ برپایی سخنرانی‌ها.
د ـ سفرها ، بازدیدها و ملاقات‌ها.
4ـ برقراری ارتباط با سایر
سازمان‌های دولتی و غیردولتی در زمان مناسب با کیفیت مناسب .
5 ـ ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولین دستگاه مربوطه.
6ـ تهیه و تدوین اخبار، بیانیه‌ها،
اطلاعیه‌ها، آگهی‌ها وپیام‌های دستگاه مربوطه و ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی.
7ـ پیگیری انجام به موقع وعده‌های مسئولین
دستگاه مربوط، بمنظور انعکاس نتایج بدست آمده در داخل و خارج از سازمان.
8ـ بررسی مطالب مطروحه در رسانه‌های
گروهی و مجامع عمومی، دررابطه با فعالیت‌های
مستقیم و غیرمستقیم دستگاه مربوطه بمنظور اطلاع، انعکاس و پاسخگویی
درصورت لزوم.
9ـ
حضور درمجلس شورای اسلامی و ارتباط با نمایندگان، همراه با معاونت امورمجلس یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه مربوط به منظور اشراف و اطلاع ازدیدگاه‌های
نمایندگان پیرامون وظایف و عملکرد دستگاه متبوع.
10ـ انعکاس فعالیت‌ها،
برنامه‌ها و طرح‌های دستگاه مربوط به مردم از طریق:
الف ـ برپائی نمایشگاه.
ب
ـ انتشار نشریه داخلی در چهارچوب قوانین مصوب.
ج ـ تهیه عکس، اسلاید و فیلم ازفعالیت‌های دستگاه متبوع و ایجاد آرشیو سمعی و
بصری.
د
ـ انتشار عملکرد دستگاه ذیربط در چهارچوب قوانین مصوب.
11ـ
نظارت بر اجرای امور انتشاراتی دستگاه متبوع.
12-انجام امور خطاطی و طراحی
درزمینه‌های تبلیغاتی، انتشاراتی.
13-ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو
اطلاعاتی و مطبوعاتی.
14 ـ برگزاری مراسم مذهبی و اقامه نماز جماعات و جلسات سخنرانی
با هماهنگی و همکاری
انجمن اسلامی دستگاه متبوع.
15ـ انجام برنامه‌های فرهنگی،
تبلیغی و هنری با هماهنگی و همکاری انجمن اسلامی.
16ـ بررسی دیدگاه‌ها و سنجش
افکار عمومی، در چهارچوب وظایف محوله و ارائه نتایج حاصله به مسئولین دستگاه ذیربط، به منظور اتخاذ روش‌های مطلوب و تدوین طرح‌ها
و برنامه‌ها.
17 ـ تحلیل و توجیه برنامه‌های
اجرایی، جهت روشن شدن اذهان عمومی.
18ـ مطالعه، بررسی و برنامه‌ریزی‌های
لازم به منظور ارتقاء کیفیت فعالیت‌های تبلیغاتی، انتشاراتی، ارتباطی و ارشادی دستگاه متبوع.
19ـ مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری همایش‌ها، نمایشگاه‌ها ومیهمانی‌های رسمی.
20ـ ایجاد دبیرخانه شورای مدیران دستگاه مربوط.
21ـ سخنگوی دستگاه متبوع.
22ـ انجام سایر امور مربوط، که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام
دستگاه ذیربط جهت اقدام، ابلاغ می‌گردد.
ویژگی‌های روابط عمومی کار آمد:
عامل
بودن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی. (منشور اخلاقی)
توجه به روابط عمومی بین‌الملل
انتشار بروشور به زبان‌های خارجی، تولید نشریات بین‌المللی، تولید و صدور گزارش‌های خبر به کشورهای
صنعتی نظیر رویدادهای علمی، نوآوری‌ها، اختراعات،
جشنواره‌های قدردانی از مبتکرین، نمونه‌ها و پژوهشگران، ترتیب دادن
برنامه‌های بازدید برای خبرنگاران و رهبران فکری کشورهای جهان و سفرای کشورهای
مختلف مقیم کشور، ایجاد قفسه‌های رایگان اطلاعات در فرودگاه‌ها و هتل‌های بین‌المللی و ترتیب دادن ملاقات خبرنگاران با دست‌اندرکاران
فعالیت‌های علمی و فنی.
قدرت مشاوره مدیریت
شکل‌دهی هسته‌های مشورتی در زمینه‌های مختلف و بر اساس وظایف تخصصی سازمان نتایج نظر سنجی‌ها، پژوهش‌ها،
تماس‌ها، مطالب رسانه‌ها و.....
روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی
مدیران، ضریب واکنش‌پذیری آنان را در تصمیم‌گیری‌های درون و برون
سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل می‌کند.
کارایی روابط عمومی داخلی
در روابط عمومی ناکارآمد بیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط
عمومی کارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری
برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای
درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارآیی و عملکرد بیشتر آنان،
افزایش بهره‌وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش اهمیت سازمانی موثر
واقع خواهد شد، و در واقع و در نهایت هر یک از کارکنان را به
مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.
اقداماتی نظیر: راه‌اندازی قفسه‌های
رایگان اطلاعات برای کارکنان، برگزاری نمایشگاه برای کارکنان، انتشار
نشریات ادواری داخلی، اجرای برنامه‌های بازدید برای کارکنان و
خانواده‌های آنان، برگزاری جلسات گفتگو و بحث آزاد بین کارکنان و مدیریت، انجام
نظر سنجی درباره موضوعات درون سازمان و ...
برنامه‌ریزی برای رهبران فکری
روابط عمومی کارآمد با برنامه‌ریزی ویژه برای رهبران فکری می‌تواند کانون انتشار افکارعمومی را هدایت
کند. (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه‌نگاران، نویسندگان، مدرسان
و روحانیون طراز اول حوزه‌های علمیه و ...) انتشار بولتن اطلاع‌رسانی ویژه،
ترتیب دادن برنامه‌های بازدید از طرح‌ها، حضور مسئولان سازمان در بین
آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرح‌های بزرگ.
استفاده اصولی از رسانه‌ها
راه‌اندازی اتاق خبرنگاران در مجموعه یک روابط عمومی کارآمد برای دسترسی آسان و بهتر آنان به اطلاعات
سازمان می‌تواند به توسعه ارتباطات رسانه‌ها و روابط عمومی کمک
کند. ایجاد بخش مستقل ارتباط با رسانه‌ها.
کلان نگری در انجام
وظایف و تاثیر گذار بودن
هدف از روابط عمومی صرفاً انجام چند وظیفه
خاص نظیر: تولید و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاکارد و پوستر انتشار بروشور و
برگزاری نمایشگاه و ... نیست. بلکه هدف عمده تاثیر‌گذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون سازمان و سهیم شدن در
جریان تصمیم سازی است.
دوسویه بودن جریان
مبادله پیام و توجه به بازخورد
الگوی ارتباط مشارکت آمیز ضرورت
مشارکت مردم در تصمیمات و برنامه‌ریزی‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد و سعی می‌شود تا با کاربرد شیوه‌های مختلف علمی واکنش پیام گیران
در مقابل پیام‌ها اندازه‌گیری و ارزیابی شود و لذا از تحمیل
پیام‌ها به مردم «الگوی ارتباطی سلطه» و یا بی توجهی به واکنشهای
مردم در مقابل پیام‌ها «الگوی ارتباطی تنزلی» که هر دو به فقدان مشارکت می‌انجامد،
اجتناب شود.
داشتن برنامه عمل واصالت برنامه‌ریزی
اصولاً یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه‌ریزی
است. روزمرگی و کار را به دست زمان سپردن نمود روابط عمومی
ناکارآمد است. تهیه و تدوین برنامه‌های کوتاه مدت، میان‌مدت و
بلند مدت. برنامه
عمل سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول یک سال
را مورد توجه قرار می‌دهد. شناسایی مخاطبان، تعیین اهداف روابط عمومی براساس
اهداف سازمان و تعیین پیامهای روابط عمومی و تهیه پیش‌نویس برنامه‌ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسی برنامه‌ریزی است.
تشکیل ستاد بحران با اهداف، وظایف، نیروی
انسانی، بودجه و شیوه عمل معین در قالب برنامه سالانه روابط عمومی برنامه‌ریزی برای مواجهه با امور غیر مترقبه است.
هر فعالیتی باید تقویم جداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه‌ها، ملاقات‌های مردمی، مناسبت‌ها،
مراسم، نمایشگاه‌ها، انتشارات، سخنرانی‌ها و......
اطلاع یابی
افکارسنجی، نظام پیشنهادها (برای آگاهی
از نقطه نظرات اصلاحی کارکنان و اقشار مختلف مردم) بجای شیوه سنتی و ناکارآمد
جمع‌آوری پیشنهادها از طریق صندوق‌های نصب شده در ساختمان‌ها. تحلیل محتوای
مطبوعات و تحلیل تماس‌ها و مکاتبات مردمی.
اولویت ارتباطات مردمی
هنر و علم مردم‌داری، برگزاری جلسات پرسش
و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و اقشار مختلف مردم به ویژه مخاطبان خاص
سازمان، مدیریت و برگزاری جلسات بحث آزاد به همین شکل، حضور غیر رسمی
مسئولان در بین کارکنان از جمله به هنگام صرف ناهار و یا اقامه نماز یا در بین
مخاطبان خاص.
راهنمایی صحیح ارباب رجوع، راهنمایی حراست کافی نیست. با استفاده از رایانه می‌توان در مبادی ورودی سازمان
بسیاری از نیازهای اطلاعاتی ارباب رجوع پاسخ داده شود و به
شکل صحیح آنان را هدایت کرد .روابط عمومی در طبقه همکف و نزدیکترین مکان برای
دسترسی مخاطبان مستقر گردد.
سازماندهی و مدیریت علمی
روابط عمومی کارآمد علاوه بر زیر نظر بالاترین مقام سازمان بودن از هیچ کلمه پیشوند و پسوند دیگری
استفاده نمی‌کند.
توانمندی تولید فرآورده‌های
فرهنگی
ایفای نقش در قالب نهاد مدنی
خلاصه تعریف روابط عمومی کارآمد
روابط عمومی کارآمد، یک روابط عمومی است که با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی در قالب برنامه عمل
مشخص، ضمن رعایت اصول اخلاقی و حرفه‌ای روابط عمومی و ارائه
اطلاعات مشاوره‌ای به مدیریت سازمان برای نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن،
افزون بر برنامه‌ریزی ویژه برای رهبران فکری، به شکل اصولی رسانه‌ها را
در خدمت گرفته و به اصل اطلاع‌یابی اهمیت ویژه داده و از طرفی با توسعه فعالیت‌های
افکارسنجی و ارتباطات مردمی و تولید فرآورده‌های فرهنگی سعی دارد جریان مبادله
پیام بین سازمان و مخاطب را دوسویه کرده و بازخورد لازم را در جریان ارتباطی خود با
مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین‌المللی ایجاد کرده و ازاین طریق
آثارکلان و تاثیرگذارمثبت، در سطح سازمان و برنامه‌های توسعه ملی ایجاد کند. و با گرایش بیشتر به سمت مردم در هیئت وکیل مدافع مردم
و مدعی‌العموم ظاهر شده و به صورت یک نهاد مدنی حامی و
پاسدار افکارعمومی درآید.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
