گزارش کاربینی روابط عمومی 2
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط زهرا شمس اسفروريني
-
بازدید: 10275
بسمه تعالي
موضوع تحقيق: روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي
با عرض سلام و خسته نباشيد
تحقيقي كه در ذيل آمده است مربوط به محل كار اينجانب (زهرا شمس اسفروريني) در اداره كل روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي است كه گزارش اول تا سرفصل روابط عمومي پس از انقلاب اسلامي بود كه ارائه شد و گزارش پيش رو گزارش دوم است كه تقديم حضور مي گردد:
فهرست صفحه
وزارت راه و شهرسازي................................................................................... .....4
تاریخچه وزارت راه و شهرسازي......................................................................... ......9
نمودار تشکیلاتی وزارت راه و شهرسازي .............................................................. .....13
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي.................................................................. .....14
تاریخچه روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي ....................................................... .....14
سیاست های اداره کل روابط عمومی..................................................................... .....15
اهداف اداره کل روابط عمومی........................................................................... .....17
برنامه های راهبردی روابط عمومی .................................................................... .....21
اولویت های کاری در روابط عمومی..................................................................... ......22
مراحل تهیه شرح وظایف.................................................................................. ......23
اصول وظایف در روابط عمومی.......................................................................... ......25
عناوین شغلی در روابط عمومی........................................................................... ......28
مدیر کل روابط عمومی ................................................................................... ......31
معاونت برنامه ریزی ..................................................................................... ......33
معاونت اجرایی............................................................................................ ....34
اداره پژوهش و افکار سنجی.............................................................................. ....35
اداره ارتباط با رسانه ها................................................................................... ....36
اداره انتشارات و تبلیغات ................................................................................. ....37
دفتر روابط عمومی........................................................................................ ....38
رئیس اداره اطلاعات و روابط عمومی .................................................................. ....39
کارشناس اطلاعات و روابط عمومی ..................................................................... ....41
کمک کارشناس اطلاعات و روابط عمومی............................................................... ....42
کارشناس امور انتشارات ................................................................................. ....43
کارشناس امور فرهنگی................................................................................... ....44
عکاس و فیلمبردار ........................................................................................ ....45
خطاط ...................................................................................................... ....46
مترجم ...................................................................................................... ....47
مسئول امور دفتر و بایگانی .............................................................................. ....48
ماشین نویس ............................................................................................... ....49
مسئول کتابخانه..................................................................................................................... ......50
مسئول امور چاپ ................................................................................................................. ......51
مسئول امور انتشارات............................................................................................................. ......52
مسئول امور مطبوعات............................................................................................................ ......53
رابطه مدیر سازمان با روابط عمومی.......................................................................................... .....54
سطح سواد افراد شاغل در روابط عمومی................................................................ 54
وضعیت نیروی انسانی .................................................................................... 54
گردش کار در واحد ارتباط مردمی ...................................................................... 55
ارتباط مردمی.............................................................................................. 56
افکار سنجی................................................................................................ 56
تصویر مردم از وزارت راه و شهرسازي................................................................ 56
ارتباط روابط عمومی با سازمان های تابعه .............................................................. 57
شورای معاونین............................................................................................ 57
موانع وپیشرفت ............................................................................................ 57
جایگاه روابط عمومی ..................................................................................... 57
نشریه....................................................................................................... 58
وب سایت................................................................................................... 60
جالب ترین تجربه ......................................................................................... 60
نتیجه گیری................................................................................................. 61
وزارت راه و شهرسازي
وزارت راه و شهرسازيیکی از ۲۱ وزارتخانهٔدولت ایراناست.
این وزارتخانه مسئول اداره امورحمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی در محدوده داخلی کشور و ازتباطاتترابریمیان ایران و دیگر کشورهای جهان است.
هدف وزارت راه و شهرسازي عبارت است از پی‌ریزی سیاست جامع و هماهنگ برایترابری کشور، توسعه، تجهیز، گسترش، نگاهداری و ایجاد تاسیسات زیربنائی آنبا توجه به مقتضیات توسعه اقتصادی، اجتماعی وعمرانی و دفاع ملی. بدینترتیب احداث راههای ارتباطی کشور اعم از زمینی (راه و راه‌آهن) و راههایآبی و فراهم آوردن وسایل ترابری و تنظیم مقررات استفاده صحیح از آنها تامین ترابری کشور جزو هدف اساسی این وزارت محسوب می‌شود.
در حال حاضرحمید بهبهانیمقام وزیر راه و ترابری را به عهده دارد.
اهداف
- تامین راههای کشور اعم از زمینی ( راه و راه‌آهن ) و راههای دریائی و هوائی.
- اداره امور ترابری کشور، پی ریزی سیاست جامع هماهنگ برای آن و ایجادتوسعه، تجهیز، گسترش و نگاهداری تاسیسات زیربنائی آن با توجه به مقتضیاتتوسعه اجتماعی، اقتصادی، عمرانی و دفاع ملی.
وظايف اساسی
- مطالعه، تهیه و تنظیم برنامه‌های جامع و هماهنگ به‌منظور تعیین خط‌مشی‌های اجرائی در زمینه ترابری کشور و اجرای آنها.
- احداث، توسعه، بهره‌بردرای و نگاهداری راهها، راه‌آهن، بنادر و فرودگاهها.
- تهیه و تنظیم ضوابط و معیارهای لازم برای احداث و نگاهداری تاسیساتزیربنائی با توجه به مقتضیات و پیشرفت‌های وسائل ترابری و نظارت بر اجرایآنها.
- بررسی روش‌های ساختمان، نگاهداری و بهره‌برداری راهها، راه‌آهن، بنادر و فرودگاهها.
- طبقه‌بندی کلیه تاسیسات زیربنائی و تعیین مشخصات فنی و مهندسی آنها وهمچنین تعیین تشکیلات و دستگاه‌هایی که باید از هر یک از آنها نگاهدارینمایند.
- تعیین مشخصات مجاز وسائل ترابری در بهره‌برداری از تاسیسات زیربنائیترابری و جلوگیری از بهره برداری وسائل ترابری خارج از مشخصات مذکور دراستفاده از تاسیسات مزبور.
- بررسی درباره راههای ترابری بین‌المللی و نحوه ارتباط با آنها و عنداللزوم پیشنهاد قراردادهای دو جانبه با دولتها و موسسات خارجی.
- بررسی نیازمندی‌ها و شناسائی مجموع قدرت و ظرفیت ترابری کشور اعم ازراهها، راه‌آهن، راههای آبی، راههای هوائی و خطوط لوله بمنظور تهیهبرنامه‌ها و ارائه توصیه‌های لازم به سازمانهای مربوط.
- ایجاد، نگاهداری و بهره‌برداری از خطوط پایگاه‌های مواصلاتی اختصاصیزمینی، دریائی و هوائی با توجه به برنامه‌ها و نیازمندی‌های ترابری کشور.
- بررسی و ارائه پیشنهادهای لازم با سازمانهای مربوط درباب سیاست نرخ‌گذاری خدمات جنبی آن.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای فنی، اقتصادی و ایمنی ترابری در راههای زمینی، دریائی و هوائی و نظارت بر اجرای آنها.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای لازم برای ایجاد، اداره و توسعه موسساتترابری اعم از آنکه در داخل و یا در خطوط بین‌المللی فعالیت داشته باشند ونظارت بر فعالیت آنها.
- تهیه طرح مقررات و آئین‌نامه‌های مربوط به صدور اجازه تاسیس موسساتدفاتر شعبه‌ها و نمایندگی‌های ترابری خارجی که در کشور فعالیت می‌کنند ونظارت بر فعالیت آنها با جلب نظر وزارت کشور.
- تعیین ضابطه‌ها و معیارهای لازم به‌منظور تنظیم امور مربوط به ترابریسازمان‌های دولتی به استثنای نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران، با همکاریدستگاه‌های مربوط و ایجاد هماهنگی و تمرکز امور مذکور.
- تعیین ضوابط و معیارها و اتخاذ سیاستهای لازم برای تشویق بخش خصوصی به سرمایه‌گذاری در امور مربوط به ترابری.
- بررسی در زمینه حریم‌های تاسیسات زیربنائی ترابری و تهیه و تنظیممقررات مورد نیاز برای پیشنهاد به مراجع صلاحیت‌دار و نظارت بر اجرای آنها.
- بررسی نیازمندی‌های کشور از نظر خدمات خاک شناسی و شناسائی مصالحساختمانی و تجهیز و توسعه آزمایشگاه‌های مربوط و عرضه و فروش خدمات به بخشعمومی و خصوصی از طریق آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک.
- بررسی نیازمندی‌های کشور از نظر شناسائی راههای آبی و دریا واقیانوسها و شناسائی ایجاد تجهیز و توسعه تشکیلات سازمانهای لازم عرضه وفروش آن به بخش عمومی و خصوصی.
- انجام کلیه امور مربوط به خدمات هواشناسی کشور وارائه آنها به بخش عمومی وخصوصی.
- تصدی حمل‌ونقل هوائی مسافر و بار و محمولات پستی در داخل و خارج کشورو عرضه و فروش خدمات در این زمنیه به بخش عمومی و خصوصی از طریق هواپیمائیجمهوری اسلامی ایران و شرکت خدمات هوائی کشور.
- اجاره دادن ماشین‌آلات مختلف راهسازی، ساختمانی که قانون را دراختیار وزارت راه و شهرسازي می‌باشد و یا از محل بودجه طرح‌های عمرانیخریداری شده‌است به پیمانکاری طرف قرارداد به‌منظور ایجاد تسهیلات و توسعهخدمات راهسازی.
- تهیه آئین‌نامه‌های مجازات خلافی با موافقت وزارت دادگستری و وزارتکشور و پیشنهاد قوانین و مقررات لازم درباره رسیدگی به موارد تخلف ازمقررات ترابری کشور.
- ترتیب کادر متخصص و فنی مورد نیاز برای استفاده صحیح از وسائل و ماشین‌آلات جدید.
- تشکیل واحدهای مطالعاتی و تحقیقاتی لازم برای انجام وظایف بالا.
احداث راه
ساختن و نگهداری راههای شوسه در کشور وسیع و کوهستانی ایران چون هزینه زیادی داشته لذا تا مقارنجنگ جهانی اولراه‌های ایران به همان وضع سابق باقی بود و همان راههای کاروان‌رو را شامل می‌شد ولی از سال۱۲۹۹هجری شمسی دولت اقدام به احداث راه شوسه به معنای امروزی آن نمود و می‌توان تاریخ شروع ساختمان راههای شوسه را از سال۱۳۰۱تا۱۳۰۴دانست.
تا این زمان اعتبارات راهسازی و راهداری از طریق اخذ باج یا حق‌العبوردر راههای شوسه تامین می‌گردید و مبلغ آن حداکثر به ۳۰۰٬۰۰۰ تومانمی‌رسید. در۱۱فروردینسال۱۳۰۱، اداره کل طرق و شوراع در وزارت فوائد عامه تشکیل و مامور ساختن و نگاهداری راههای کشور شد. در سال۱۳۰۴با پیشنهاد دولت وقت و تصویب دوره پنجممجلس شورای ملیدریافت حق‌العبور در راهدارخانه‌ها ممنوع و مقرر شد از وزن غیرخالص صادرات و واردات مملکتی مالیاتی بعنوان مالیات راه دریافت شود.
و به این ترتیب اعتبار سالانه به ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان رسیده و راههای کشوررا به نواحی مختلف تقسیم و مسئولیتی را برای اداره امور و تعمیر و نگهداریراه‌ها معین کردند. در این تقسیمات راهها به ده ناحیه منقسم و هر یکشماره‌گذاری شد و تحت نظر یک نفر اداره می‌شد. در سال۱۳۰۵برنامه مدنی تحت عنوان «پروژه پیشنهادی ساختمان طرق در ایران» جهتراه‌سازی تدوین گردید. مدت این پروژه ۹ سال و مخارج آن ۴۵ میلیون تومانپیش‌بینی شده بود. در این برنامه ساختمان ۱۷۰۲۱ کیلومتر راه شوسه درجه ۱ و۲و ۳ پیش‌بینی شده بود، این پروژه اولین برنامه ساختمان راههای شوسه درایران است.
توجه به توسعه راهها موجب گردید در تاریخ۲۷اسفند۱۳۰۸اداره کل طرق و شوارع بموجب قانونی که ازمجلس شورای ملیگذشت بصورت یک وزارتخانه مستقل بنام «وزارت طرق و شوارع» درآید. اصولوظایف وزارتخانه مذکور طبق ماده دوم این قانون «مراقبت در ایجاد ونگهداری راههای آهن و شوسه و تنظیم و توسعه کشتیرانی و اداره کردن اموربندری است» و سپس در سال۱۳۱۵با عنوان «وزارت راه» مامور احداث و نگاهداری راهها، راه‌آهن و اداره امور بندری و کشتیرانی کشور گردید.
از آغازجنگ جهانی دومطی مدتی قریب به بیست و دو سال یعنی تا بهمن ماه۱۳۴۱،اجرای برنامه‌های عمرانی کشور آغاز گردید و وزارت راه نیز هماهنگ با اینتحولات برنامه‌های راهسازی و نگاهداری راههای ساخته شده، توسعه راه‌آهنو گسترش و تجهیز بنادر و فرودگاههای کشور را هم گام با پیشرفت‌های سریعسایر ارکان کشور دنبال کرده‌است.
بموجب قانون تغییر نام مصوب۲۴تیر۱۳۵۳، نام «وزارت – راه» به «وزرات راه و ترابری» تغییر نام یافت و با تشکیلات جدید، اعتبارات بیشتر و وظایف وسیع‌تری به فعالیت پرداخت.
راهسازی و راهداری
در آغازدوره پهلویطول راههای کشور ما ۳۹۰۰ کیلومتر تجاوز نمی‌کرد. در دورانرضاشاه پهلویطول راههای ایران به ۲۴۰۰۰ کیلومتر بالغ گردید. در ابتدای انقلاب سفیدمحمدرضا شاهطول راههای کشور ما به حدود ۳۵۰۰۰ کیلومتر افزایش یافته بود، با اجرایبرنامه‌های عمرانی اول تا چهارم طول راههای ایران بحدود ۴۲۰۰۰ کیلومتر ودر برنامه عمرانی پنجم به ۲۶۰۰۰ کیلومتر شاه‌راه، راه اصلی و فرعی رسید. در حال حاضر وزارت راه و شهرسازي عهده‌دار نگهداری ۱۰۷٬۰۰۹ کیلومتر ازانواع راهها است.
وزارت راه و شهرسازي عملیات نگهداری راه بوسیله ۳ اداره ستادی و ۲۹ اداره کل راه و ترابری استان به انجام می‌رساند.
عملیات راهداری جاری و معمولی و راهداری فوری و اضطراری به‌عهدهادارات کل راه و ترابری است، و عملیات راهداری دوره‌ای مستمر و راهداریمتناوب (روکش آسفالت راهها) با نظارت ادارات ستادی وادارات کل راه وترابری استانها از محل اعتبارات طرح‌های ملی و استانی بوسیله بخش خصوصیبه انجام می‌رسد.
تاريخچه وزارتخانه
ساختار و سازمان وزارت راه و شهرسازي در طول مدتی که از فعالیت آنمی‌گذرد به دلیل ضرورت‌های ملی به دفعات دچار تغییر و تحول گردیده‌است. روند این تحول را می‌توان به دوره‌های زیر تقسیم‌بندی نمود:
وزارت فوائد عامه
در سال ۱۲۹۸ هجری قمری و در دوران سلطنت ناصرالدین‌شاه وزارت فوائدعامه تاسیس شد و امور مربوط بر احداث راه، پل و راهداری برعهدهوزارت خانه مذکور گذاشته شد. این وزارتخانه تدریجا در سال‌های پس از تاسیسبه وظائف دیگری مانند تجارت و فلاحت پرداخته که به همین دلیل بعدها به نامفوائد عامه و تجارت و فلاحت تغییر نام یافته‌است. هزینه‌های راهسازی دراین دوران با اخذ «باج راه» که در راهدارخانه‌ها گرفته می‌شده تامینمی‌گردید و این مبلغ سالیانه از سه میلیون ریال تجاوز نمی‌کرد.
اداره کل طرق و شوارع
از سال ۱۳۰۱ اداره‌ای به نام «اداره کل طرق و شوارع» در وزارت فلاحت وتجارت و فوائد عامه به منظور اقدام موثر برای ساختمان راهها، نگهداری وبهره‌برداری تشکیل گردید. اداره کل طرق و شوارع، راههای کشور را به نواحیمختلف تقسیم و مسئولیتی برای اداره امور تعمیر و نگهداری آنها معین کرد.
تشکیل وزارت طرق و شوارع
در سال ۱۳۰۸ به موجب قانونی که از مجلس شورای ملی گذشت، اداره کل طرق وشوارع به وزارت طرق و شوارع تبدیل شد. با تاسیس وزارت مذکور راهسازی درایران گسترش یافت و با امکاناتی که تدریجا فراهم شد برنامه‌ها و پروژه‌هایراه‌سازی ادامه پیدا کرد.
تشکيل وزارت راه
در سال ۱۳۱۵ وزارت طرق و شوارع با تصویب مجلس شورای ملی به وزارت راه تغییر نام یافت.
در تاریخ 16/4/1353 به منظور اعمال سیاست جامع و هماهنگ برای ترابریکشور و توسعه و تجهیز، گسترش، نگاهداری و ایجاد تاسیسات زیربنایی آن باتوجه به مقتضیات توسعه اجتماعی، اقتصادی و عمرانی و دفاع ملی با رعایتقوانین مربوط نام وزارت راه به وزارت راه و شهرسازي تغییر یافت.
وزيران راه و ترابری
دوران پهلوی
دوران جمهوری اسلامی ایران
معاونت‌های ستادی
- معاونت برنامه ریزی و اقتصاد حمل و نقل
- معاونت توسعه مدیریت و منابع
- معاونت آموزش، تحقیقات و فناوری
- معاونت هماهنگی و امور استانها
سازمانها و شرکت های وابسته:
- سازمان راهداری و حمل ونقل جاده ایی
- شرکت ساخت و توسعه زیر بناهای حمل و نقل کشور
- شرکت راه آهن جمهوری اسلامی ایران
- سازمان هواپیمایی کشوری
- سازمان بنادر و دریانوردی
- سازمان هواشناسی کشور
- شرکت فرودگاههای کشور
- شرکت هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران
- شرکت آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک
نمودار تشکیلاتی ستاد وزارت راه و شهرسازي
معاونت توسعه و
مدیریت منابع
|
معاونت امور مجلس و
هماهنگی امور استانها
|
معاونت آموزش و تحقیقات
و فناوری
|
معاونت برنامه ریزی و
اقتصاد حمل و نقل
|
شورای عالی حمل و نقل کشور
|
ارزیابی نظام های حمل ونقل
|
اداره راه و ترابری استانها
|
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
روابط عموی ها اغلب با کار ویژه و استراژی های متفاوت ظهور می نمایند و رسالت عظیمی از این بایبت به دوش دارند.آنها غیر از مقوله اطلاع رسانی و بسط و تعمیق ارتباطات، وظیفه تفاهم و همکاری میان دیگر مجموعه ها را بر عهده دارند. ازآنجائیکه راه و ترابری از جمله وزارتخانه هایی است که حضوری غیر قابل انکار در توسعه ملی و به تعبیری به عنوان شاخص ، ایفای نقش می نماید.
روابط عمومی در چنین سازمانی نسبت به دیگر مجموعه های هم طراز در سازمانهای دیگر وظایفی بس گسترده داشته و در تقابل با روابط عمومی های تابعه ((نقش مادر)) را ایفا و در بکارگیری آنها در معرفی عملکردها ،پروژه های در دست اقدام و طرح های آتی ، ضمن بررسی نقطه نظرات ،تلاش می نماید با بررسی های بعمل آمده نسبت به جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات و رفع چالش های احتمالی موجود اقدام نماید.در نهایت هم بعنوان ستاد در تبیین سیاست های کلی بر توابع نظارت کند.
تاريخچه روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي
از سال 1340 به بعد به تدريج واحدهايي به نامهاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات در وزارت راه و شهرسازي تشكيل شدكه بعداً همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت.
همچنين در دهه 60 واحد روابط عمومي در وزارت راه و شهرسازي برابر ماده 3 آيين‌نامه واحدهاي اطلاعات و انتشارات وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي (مصوب اسفند 1354) تشكيل شد.
بهر حال پس از پيروزي انقلاب اسلامي دفتر روابط عمومي با عنوان روابط عمومي و ارشاد اسلامي فعاليت خود را در وزارت راه و شهرسازي آغاز كرد. در سال هاي بعد امور وزارتي به روابط عمومي سپرده شد كه به دفتر وزارتي و روابط عمومي مشهور شد. همچنين در اين سالها در نمودار سازماني اداره كل روابط عمومي و امور بين الملل تصويب شده بود كه تنها بر روي كاغذ اجرا شد و هيچ گاه عملي نشد.
ذكر اين نكته ضروري است كه در دفتر وزارتي و روابط عمومي امور تشريفات مقام عالي وزارت و روابط عمومي انجام مي شد.
در سال 1368 اداره كل روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي شكل گرفت و اداره هاي ارتباطات مردمي، انتشارات و اطلاع رساني از زير مجموعه هاي آن است.
در حال حاضر نيز با فعاليت مستمر شوراي اطلاع رساني دولت و تشكيل جلسه هاي منظم مديران روابط عمومي هاي وزارتخانه ها و دستگاه هاي دولتي روابط عمومي تغييراتي را داشته اند كه روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي تغيير چارت سازماني خوئد را ارائه كرده است كه در زير مجموعه هاي اين اداره كل پنج اداره جاي گيرد كه هنوز ابلاغ نمودار جديد سازماني در حوزه روابط عمومي ابلاغ نشده است.
سیاست های اداره کل روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
در یک جمع بندی کلی سیاست های عمده این اداره کل عبارت است از:
- اقدامات ارتباطی کارشناسانه، طرح ریزی شده و مستمر جهت انتقال پیام مدیریت به گروهها و افرادی که به نحوی برای وزارتخانه اهمیت دارند. عمدتا این گروهها و افراد را که تجزیه و تحلیل، بررسی و شناخت منافع،علایق، انتظارات، آرزوها و ویژگی های روانی و فرهنگی آنها جزء نخستین وظیفه هر روابط عمومی است، به دو دسته اصلی گروههای داخلی و خارجی تقسیم می شوند.
الف) گروههای داخل سازمانی که عبارتند از : کارمندان و کارگزاران وزارتخانه و خانواده های آنان، مدیران رده های بالا، میانی و عملیاتی وزارتخانه و خانواده های آنان، همچنین شناخت فردی و اهداف تفکر جمعی آنان، ستادهای تخصصی و ستادهای عمومی وزارتخانه وعلاوه برآن اتحادیه ها و انجمن های کارگری و تخصصی به سبب نفوذ داخلی که دارند.
ب)گروههای خارجی که عبارتند از: خریدارن محصول یا استفاده کنندگان خدمات سازمان ، رقبا، ارائه کنندگان ماشین آلات، همسایگان، اتاق های بازرگانی و تجاری، بانک ها ، دولت، رسانه های جمعی، استادان، مولفان، مترجمان ، مخترعان، کارشناسانی که در زمینه حمل و نقل تخصص دارند و سرانجام افکار عمومی به مفهوم کلی آن.
- مراقبت، نظارت، بررسی و شناخت عقاید، نظرات، خواسته ها، گرایش های افراد و گروهها در مورد مسائل مربوط به وزارتخانه و ارائه پیشنهاد های کارشناسانه به مدیریت در این زمینه ها ، تا مدیران تصمیمات ، خط مشی ها و سیاستهای خود را با توجه به اطلاعات جامعه شناختی ارائه شده از سوی روابط عمومی اتخاذ کنند.
- بررسی و کشف اثرات اجرای اقدامات وزارتخانه بر روی گروهها و تجزیه و تحلیل پیش بینی واکنش مردم در هنگام اجرای سیاستها و اقدامات وزارتخانه و آماده سازی بیشتر اقدامات سازمان.
- پیشنهاد جهت تصحیح آن بخش از خط مشی ها، سیاستها و روشها که در عمل تضاد و تقابل با منافع گروهها و یا عموم مردم قرار دارد و موجب عکس العمل مخرب خواهد شد ، و ارائه راه حل های عملی همراه با دلائلی مستند و کافی.
- کشف و شناخت آن دسته از اقدامات وزارتخانه که در جهت منافع همگان است و تبلیغ این اقدامات و محور قرار دادن آنها در متون وپیامهای ارتباطی – تبلیغی.
- پیشنهاد برنامه ها و روش های تازه که هم در جهت منافع و علایق همگان و هم در جهت منافع وزارت راه و شهرسازي است.
- ایجاد تغییرات مورد نظر در دانش، عقاید،گرایش ها و رفتارهای گروهاهای داخل و خارج سازمان.
اهداف اداره کل روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
- عامل بودن به اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي. ( منشور اخلاقي...)
2. توجه به روابط عمومي بين‌الملل
انتشار بروشور به زبانهاي خارجي، توليد نشريات بين‌المللي، توليد و صدور گزارشهاي خبر به کشورهاي صنعتي نظير رويدادهاي علمي، نوآوريها، اختراعات، جشنواره‌هاي قدرداني از مبتکرين، نمونه‌ها و پژوهشگران، ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد براي خبرنگاران و رهبران فکري کشورهاي جهان و سفراي کشورهاي مختلف مقيم کشور، ايجاد قفسه‌هاي رايگان اطلاعات در فرودگاهها و هتلهاي بين‌المللي و ترتيب دادن ملاقات خبرنگاران با دست اندرکاران فعاليتهاي علمي و فني
3. قدرت مشاوره مديريت
شکل دهي هسته‌هاي مشورتي در زمينه‌هاي مختلف و بر اساس وظايف تخصصي سازمان نتايج نظر سنجي‌ها، پژوهشها، تماسها، مطالب رسانه‌ها و ....
روابط عمومي کارآمد با تغذيه اطلاعاتي مديران، ضريب واکنش پذيري آنان را در تصميم گيريهاي درون و برون سازماني افزايش داده و به عنوان بازوي مديريت عمل مي کند.
4. کارايي روابط عمومي داخلي
در روابط عمومي ناکارآمد بيشتر گرايش به سمت بيرون از سازمان است در حالي که در روابط عمومي کارآمد، روابط عمومي داخلي از اهميت نسبتاً بيشتري برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومي بتواند نيروهاي درون سازمان و يا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارايي و عملکرد بيشتر آنان، افزايش بهره‌وري سازماني، جلب و تامين رضايت ارباب رجوع، ايجاد تفاهم بيشتر بين مديريت و کارکنان و افزايش هميت سازماني موثر واقع خواهد شد. و در واقع و در نهايت هر يک از کارکنان را به مبلغي براي سازمان تبديل خواهد کرد.
اقداماتي نظير : راه‌اندازي قفسه‌هاي رايگان اطلاعات براي کارکنان، برگزاري نمايشگاه براي کارکنان، انتشار نشريات ادواري داخلي، اجراي برنامه‌هاي بازديد براي کارکنان و خانواده‌هاي آنان، برگزاري جلسات گفتگو و بحث آزاد بين کارکنان و مديريت، انجام نظر سنجي در باره موضوعات درون سازمان و ...
5. برنامه‌ريزي براي رهبران فکري
روابط عمومي کارآمد با برنامه‌ريزي ويژه براي رهبران فکري مي تواند کانون انتشار افکارعمومي را هدايت کتد. (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه‌نگاران، نويسندگان، مدرسان و روحانيون طراز اول حوزه‌هاي علميه و ...) انتشار بولتن اطلاع رساني ويژه، ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد از طرحها، حضور مسئولان سازمان در بين آنها و دعوت از آنان براي شرکت در مراسم افتتاح طرحهاي بزرگ.
6. استفاده اصولي از رسانه‌ها
راه‌اندازي اتاق خبرنگاران در مجموعه يک روابط عمومي کارآمد براي دسترسي آسان و بهتر آنان به اطلاعات سازمان ميتواند به توسعه ارتباطات رسانه‌ها و روابط عمومي کمک کند.ايجاد بخش مستقل « ارتباط با رسانه‌ها »
7. کلان نگري در انجام وظايف وتاثير گذار بودن
هدف از روابط عمومي صرفاً انجام چند وظيفه خاص نظير: توليد و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاکارد و پوستر انتشار بروشور و برگزاري نمايشگاه و ... نيست. بلکه هدف عمده تاثير گذاري بر روند تصميمات در درون سازمان و حتي بيرون سازمان و سهيم شدن در جريان تصميم سازي است.
8. دوسويه بودن جريان مبادله پيام و توجه به بازخورد
«الگوي ارتباط مشارکت آميز» ضرورت مشارکت مردم در تصميمات و برنامه‌ريزيها مورد توجه قرار مي گيرد و سعي مي شود تا با کاربرد شيوه‌هاي مختلف علمي واکنش پيام گيران در مقابل پيامها اندازه‌گيري و ارزيابي شود و لذا از تحميل پيامها به مردم « الگوي ارتباطي سلطه » و يا بي توجهي به واکنشهاي مردم در مقابل پيامها « الگوي ارتباطي تنزلي » که هر دو به فقدان مشارکت مي‌انجامد، اجتناب شود.
9. داشتن برنامه عمل و اصالت برنامه‌ريزي
اصولاً يکي از ارکان روابط عمومي، برنامه ريزي است. روزمرگي و کار را به دست زمان سپردن نمود روابط عمومي ناکارآمد است. تهيه و تدوين برنامه‌هاي کوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت. برنامه عمل سالانه روابط عمومي، کليه عمليات ممکن براي اجرا در طول يک سال را مورد توجه قرار مي دهد. شناسايي مخاطبان، تعيين اهداف روابط عمومي براساس اهداف سازمان و تعيين پيامهاي روابط عمومي و تهيه پيش نويس برنامه‌ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسي برنامه‌ريزي است.
تشکيل ستاد بحران با اهداف، وظايف، نيروي انساني، بودجه و شيوه عمل معين در قالب برنامه سالانه روابط عمومي برنامه ريزي براي مواجهه با امور غير مترقبه است.
هر فعاليتي بايد تقويم جداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه‌ها، ملاقاتهاي مردمي، مناسبتها، مراسم، نمايشگاهها، انتشارات، سخنرانيها و ...
10. اطلاع يابي
افکار سنجي، نظام پيشنهادها ( براي آگاهي از نقطه نظرات اصلاحي کارکنان و اقشار مختلف مردم) بجاي شيوه سنتي و ناکارآمد جمع آوري پيشنهادها از طريق صندوق‌هاي نصب شده در ساختمانها. تحليل محتواي مطبوعات و تحليل تماسها و مکاتبات مردمي.
11. اولويت ارتباطات مردمي
هنر و علم مردم داري، برگزاري جلسات پرسش و پاسخ بين کارکنان و مديريت و اقشار مختلف مردم به ويژه مخاطبان خاص سازمان، مديريت و برگزاري جلسات بحث آزاد به همين شکل، حضور غير رسمي مسئولان در بين کارکنان از جمله به هنگام صرف ناهار و يا اقامه نماز يا در بين مخاطبان خاص.
راهنمايي صحيح ارباب رجوع،راهنمايي حراست کافي نيست. با استفاده از رايانه ميتوان در مبادي ورودي سازمان بسياري از نيازهاي اطلاعاتي ارباب رجوع پاسخ داده شود. و به شکل صحيح آنانرا هدايت کرد.
روابط عمومي در طبقه همکف و نزديکترين مکان براي دسترسي مخاطبان مستقر گردد.
روابط عمومي کارآمد علاوه بر زير نظر بالاترين مقام سازمان بودن از هيچ کلمه پيشوند و پسوند ديگري استفاده نمي کند.
برنامه های راهبردی در روابط عمومی
- ارتقاء فرهنگ حمل ونقل
- موضوعیت بخشیدن به حمل ونقل و کارکردهای بخش به عنوان قلب زندگی و فعالیت های جامعه
- لحاظ نمودن کاردکهای روابط عمومی در تمام فعالیت های اجرایی بخش به منظورپیشگیری از بروز ابهام و خدشه در کمیت و کیفیت عملکرد و اطلاع رسانی.
- اصلاح دیدگاه و قضاوت مردم در مورد بخش و هدایت افکار عمومی در جهت اهداف سازمانی و ایجاد هماهنگی فی مابین.
- بستر سازی و اتخاذ تمهیدات لازم به منظورپیوند دادن بین بخشی با تمام فعالان عرصه حمل و نقل در ابعاد مختلف علمی،پژوهشی، آموزشی، فرهنگی، اجرایی، تولیدی و خدماتی به عنوان خانواده بزرگ راه و ترابری.
- هماهنگی و همکاری بین بخشی با سایر سازمان ها در راستای توسعه و معرفی نقش آفرینی حمل و نقل.
- اطلاع رسانی شفاف و سریع با بهره گیری از توان مندی رسانه ها و انواع فنون ارتباطی، فرهنگی و هنری.
- هدایت و حمایت از هنرمندان و سایر فعالان عرصه هنر به منظور خلق آثار بدیع با موضوعات مرتبط با بخش حمل و نقل.
اولویت های کاری در روابط عمومی
- آسیب شناسی روابط عمومی و شناسایی عوامل موثر در عدم کارآیی آن
- اصلاح و ارتقاء ساختار روابط عمومی، براساس انتظارات و ضرورت های زمانی
- تامین نیروی انسانی متخصص شامل:کارشناس ارتباطات، روابط عمومی، گرافیک ،روزنامه نگار، روانشناس، پژوهشگرو.......
- اخذ اعتبارات مورد نیاز برای اجرای فعالیت های برنامه ریزی شده
- شناسایی و دسته بندی مخاطبین
- سازماندهی و برنامه ریزی چگونگی ایجاد ارتباط مستمر روابط عمومی واحدهای تابعه با روابط عمومی مرکز
- ساماندهی واحد ارتباط مردمی
- توسعه ارتباطات الکترونیک
- طراحی و ایجادپایگاه اطلاع رسانی
10.استفاده بهینه از ظرفیت های برون سازمانی و بین بخشی
11.ایجاد بانک اطلاعات
12.ایجاد کتابخانه و مرکز اسناد فنی،تخصصی و فرهنگی
13.مستند نمودن اقدامات برجسته، ملی و اجرایی بخش
14.تدوین اجرای طرح های فرهنگی و تبلیغی برای جامعه جوان و فرهنگ پذیرکشور
مراحل تهیه برنامه برای انجام وظایف روابط عمومی
روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي به منظور تهیه شرح وظایف موثر برای ایجاد یک روابط عمومی کارآمد از یک سری رهنمودهای عملی موجود که در کشورهای اروپایی مورد استفاده قرار می گیرد را سرلوحه کار خود قرار داده است که عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل دقیق: مسئول روابط عمومی باید در آغاز کار و شروع برنامه ریزی و اجراء، مساله مورد نظر را تعیین ، تعریف و تدوین کند.چنانچه نتواند این مرحله را بطور جامع و کامل پشت سر بگذارد رفتن نتیجه هرگز برایش میسر نخواهد بود. وی باید قادر باشد که به این دو سئوال پاسخ روشن دهد:
الف)وضعیت موجود چیست؟
ب)وضعیت مطلوب و آرمانی که در آینده باید به آن دست یافت کدام است؟
تحقیق و جمع آوری اطلاعات جامع ، کامل و روز به روز ، مرحله ایی است که هر کار روابط عمومی با آن آغاز می شود. در مرحله تحقیق اطلاعاتی بدست می آید که از طریق تجزیه و تحلیل آنها می توان به دقت به ماهیت و طبیعت مساله پی برد.افراد و گروههای مورد نظر را شناخت،رسانه و رسانه هایی را که می توان به وسیله آنها ، آنان را مخاطب قرار داد را مشخص کرد و محتوای پیام و زبان آن را تعیین نمود.
- تعیین اهداف: ما به چه نتیجه مشخصی می خواهیم برسیم؟ چه تغییر معینی را می خواهیم به وجود بیاوریم؟ در میان گروه و به چه میزان؟
- چه تصمیماتی: برای تحقق اهداف باید اتخاذ شوند؟
- چه روشی: باید به کار گرفته شود و کدام رسانه یا رسانه ها مورد استفاده قرار بگیرند؟ چگونه و چه وقت؟
- منابع: برای اجرای برنامه چه میزان بودجه مورد نیاز است؟ چند نفر و با چه تخصص ها و آموزش هایی باید بکار گرفته شوند؟ چه تجهیزات و وسائلی لازم است؟ در مورد کارهای روابط عمومی با مقیاس کوچک و متوسط عموما نیروها و تجهیزات و وسایل داخل سازمان کافی هستند ولی در مورد کارهای بزرگ عمدتا باید از دفاتر ارائه دهنده خدمات روابط عمومی خارج از سازمان یاری گرفت.
- مسئولیت ها: چه کسی باید چه کاری انجام دهد و تحت نظر چه کسی ؟در این بخش مسئولیت هر کسی باید به دقت تعیین شود هرکس باید بداند چه بکند و به چه کسی گزارش دهد . مسئول روابط عمومی باید مطمئن شود که همه افراد می دانند باید چه کار بکنند ، درکجا، باچه وسائلی و در چه زمانی؟
- ارزیابی: آخرین مرحله روابط عمومی ارزیابی است که به کمک آن به سئوالات مسئولان و در مورد اینکه نتیجه اعمال و اقداماتش چه بوده جواب داده می شود.
اصول وظایف در روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
1ـ جمع آوري وتمرکز اطلاعات واخبار مربوط به فعاليتها، اقدامات،طرحها وبرنامه هاي دستگاه مربوط، به منظور تنظيم سياستهاي خبري تبليغاتي واجراي طرحهاي انتشاراتي وآماده نمودن اذعان عمومي با توجه به خط مشي کلي ازطريق:
الف ـ شرکت درجلسات مهم دستگاه.
ب ـ ارتباط مستقيم و مستمر با مسئولين.
ج ـ حضور درسفرهاي داخلي وخارجي .
د ـ شرکت درگردهمايي ها.
ه ـ دريافت گزارش فعاليتها، طرحها وبرنامه هاي بخشهاي مختلف دستگاه.
و ـ جمع آوري هرگونه اخبار واطلاعات مورد نياز.
ز ـ ارتباط مستقيم با مردم.
ح ـ ارتباط مستمر با جرايد و رسانه هاي گروهي.
2ـ برقراري ارتباط مستمر با دبيرخانه شوراي هماهنگي تبليغات دولت به منظور ايجاد هماهنگي در اجراي سياستها وخط مشي هاي تبليغاتي جمهوري اسلامي ايران.
3 ـ فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بين مردم ومسئولين دستگاه مربوط ازطريق:
الف ـ برگزاري مصاحبه با رسانه هاي گروهي.
ب ـ برگزاري ملاقات عمومي.
ج ـ برپايي سخنرانيها.
د ـ سفرها ، بازديدها وملاقاتها.
4 ـ برقراري ارتباط با ساير سازمانهاي دولتي وغيردولتي درزمان مناسب با کيفيت مناسب .
5 ـ ايجاد حسن رابطه بين کارکنان ومسئولين دستگاه مربوطه.
6 ـ تهيه وتدوين اخبار، بيانيه ها، اطلاعيه ها، آگهي ها وپيامهاي دستگاه مربوطه وترتيب نشر و انعکاس آن در رسانه هاي گروهي.
7 ـ پيگيري انجام به موقع وعده هاي مسئولين دستگاه مربوط، بمنظور انعکاس نتايج بدست آمده در داخل و خارج ازسازمان.
8 ـ بررسي مطالب مطروحه در رسانه هاي گروهي ومجامع عمومي،در رابطه با فعاليتهاي مستقيم وغيرمستقيم دستگاه مربوطه بمنظور اطلاع، انعکاس وپاسخگويي درصورت لزوم.
9 ـ حضور در مجلس شوراي اسلامي و ارتباط با نمايندگان، همراه با معاونت امورمجلس يا بالاترين مقام اجرايي دستگاه مربوط به منظور اشراف واطلاع از ديدگاههاي نمايندگان پيرامون وظايف وعملکرد دستگاه متبوع.
10 ـ انعکاس فعاليتها، برنامه ها و طرحهاي دستگاه مربوط به مردم از طريق :
الف ـ برپائي نمايشگاه.
ب ـ انتشار نشريه داخلي درچهارچوب قوانين مصوب.
ج ـ تهيه عکس ، اسلايد و فيلم از فعاليتهاي دستگاه متبوع و ايجاد آرشيو سمعي وبصري.
د ـ انتشار عملکرد دستگاه ذيربط درچهارچوب قوانين مصوب.
11ـ نظارت بر اجراي امور انتشاراتي دستگاه متبوع.
12 ـ انجام امور خطاطي و طراحي در زمينه هاي تبليغاتي، انتشاراتي.
13 ـ ايجاد و اداره کتابخانه وآرشيو اطلاعاتي ومطبوعاتي.
14 ـ برگزاري مراسم مذهبي و اقامه نماز جماعات وجلسات سخنراني با هماهنگي و همکاري انجمن اسلامي دستگاه متبوع.
15 ـ انجام برنامه هاي فرهنگي ، تبليغي وهنري با هماهنگي وهمکاري انجمن اسلامي.
16 ـ بررسي ديدگاهها و سنجش افکار عمومي، در چهارچوب وظايف محوله وارائه نتايج حاصله به مسئولين دستگاه ذيربط، به منظور اتخاذ روشهاي مطلوب وتدوين طرحها وبرنامه ها.
17 ـ تحليل وتوجيه برنامه هاي اجرايي، جهت روشن شدن اذهان عمومي.
18 ـ مطالعه، بررسي وبرنامه ريزي هاي لازم به منظور ارتقاء کيفيت فعاليتهاي تبليغاتي، انتشاراتي، ارتباطي و ارشادي دستگاه متبوع.
19 ـ مشارکت و برنامه ريزي جهت برگزاري همايشها، نمايشگاهها وميهمانيهاي رسمي.
20 ـ ايجاد دبيرخانه شوراي مديران دستگاه مربوط.
21 ـ سخنگوي دستگاه متبوع.
22ـ انجام ساير امور مربوط، که برحسب ضرورت ازطريق بالاترين مقام دستگاه ذيربط جهت اقدام، ابلاغ ميگردد.
عناوین شغلی در اداره کل روابط عمومی
- مدیر کل
- مسئول دفتر
- معاون
- مسئول امور دفتری و بایگانی
- متصدی امور دفتری و بایگانی
- ماشین نویس فارسی و لاتین
- متصدی پیگیری و تعقیب عملیات
- رئیس(کارشناس)
- معاون (کارشناس)
- کارشناس پژوهش و برنامه ریزی
- کارشناس انفورماتیک
- کارشناس افکار سنجی
- کارشناس ارتباط مردمی
- مسئول کتابخانه
- کتابدار
- رئیس (کارشناس)
- معاون(کارشناس)
- متصدی امور دفتری
- کارشناس بررسی مطبوعات
- کارشناس امور چاپ
- ویراستار
- گزارشگرو خبرنگار
- مسئول داخلی نشریه
- کارشناس مطبوعات
10.کارشناس انتشارات
11.کارشناس تبلیغات
12.گرافیست
13.خطاط
14.مسئول آرشیو
15.کارشناس امور نمایشگاهها
16.عکاس
17.فیلمبردار
- اداره ارتباطات و رسانه ها
- رئیس(کارشناس)
- معاون(کارشناس)
- کارشناس ارتباطات
مدیر کل روابط عمومی
- نظرات و انتقادات مربوط به وزارت راه و شهرسازي را که در جراید درج می گردد بررسی و پس از کسب نظر مقام عالی وزارت پاسخ لازم را در جهت انتشار ، تهیه و به جراید مربوطه ارسال نماید.
- بر حسن اجرای کنفرانس های انتشاراتی نظارت نموده و خبرهای واصله از طریق معاون با مسئول ذیربط جهت درج در مطبوعات و انتشار از طریق رادیو وتلویزیون ارسال می نماید.
- در جلسه شورای اطلاعات و انتشارات کشور ، به منظور ایجاد هماهنگی برنامه های ارتباطی در سطح کشور و اجرای دستور العمل های مربوطه شرکت نماید.
- برنامه مصاحبه های مطبوعاتی، رادیو وتلویزیونی مقام وزارت و معاونین را تنظیم و در اجرای آن با سازمانهای ذیربط هماهنگی لازم را برقرار نموده و همکاری می نماید.
- جهت برگزاری کنفرانس ها و سمینارها ، تسهیلات لازم را فراهم نموده و بر حسن اجرای آنها نظارت می کند.
- آمارها و گزارش های واصله را از واحدهای اجرائی رسیدگی کرده و پس از تنظیم و تهیه مقاله و گزارش از طریق رسانه های گروهی به اطلاع عموم می رساند.
- کلیه نامه ها و گزارش های واصله به دفتر را ملاحظه نموده و دستورات لازم را جهت اقدام صادر می نماید.
- بر اساس اختیارات تفویض شده احکام مختلف از قبیل: ماوریت،مرخصی و غیره مربوطه به کارکنان واحد تحت سر پرستی را امضاء و به جریان صدور می گذارد.
- مکاتبات و گزارشات تهیه شده و سیاهه کارکنان واحد را که به عنوان مقامات مافوق و سایر ادارات را که تهیه شده است بررسی و امضاء می نماید.
10. بر نحوه انجام کار معاونین و کلیه کارکنان تحت نظر نظارت نموده و در انجام امور محوله آنان را راهنمایی و هدایت می نماید.
11.براساس دستورات صادره در جلسات و کمسیون های مختلف وزارتخانه و با سایر سازمانها شرکت می نماید.
12.سایر امور محوله مربوط را طبق دستوررات صادره انجام می دهد.
13.از کارهای انجام یافته جهت مافوق گزارش تهیه می نماید.
معاونت برنامه ریزی
- ریاست اداره پژوهش و افکار سنجی
- مسئولیت هماهنگی و برنامه ریز در امور ادارات روابط عمومی
- ارائه خدمات علمی وپشتیبانی فنی ادارات
- حضور در مجامع و ستادها
- هماهنگی و نظارت بر امور آموزش روابط عمومی
- تهیه و تدوین بودجه و دفاع از آن
- تهیه و بررسی اظهار نظر در خصوص دستور العملها، آئین نامه ها و ابلاغیه های روابط عمومی
- مسئولیت هماهنگی سیاستگذاری و برنامه ریزی در روابط عمومی
معاونت اجرایی
- ریاست اداره ارتباطات و رسانه ها
- مسئولیت هماهنگی و هدایت روابط عمومی استانها،سازمانها و موسسات وابسته
- شرکت در مجامع و جلسات
- مسئولیت هماهنگی و نظارت بر امور اداری و مالی
- دبیری مجمع مدیران روابط عمومی سازمانها،موسسات و استانها
- دبیری شورای داخلی اداره کل روابط عمومی
- اخذ گزارش از فعالیت ها و عملکردهای روابط عمومی استانها و موسسات تابعه
- پاسخگویی به مکاتبات روابط عمومی استانها و شرکت های تابعه
اداره پژوهش و افکار سنجی
- رکن فکری مجموعه روابط عمومی و تغذیه کننده اطلاعاتی سایر ادارت
- انجام پژوهش در حوزه ارتباطات و روابط عمومی
- افکار سنجی از مردم در خصوص اقدامات و فعالیت های وزارتخانه
- تهیه و تنظیم مقالات و گزارش های تحلیلی و مطالب علمی در حوزه فعالیتهای وزارت راه و شهرسازي
- تحلیل محتوای مطالب ،مقالات و گزارش های مندرج در مطبوعات با سایر وسائل ارتباط جمعی
- برنامه ریزی مدون و منسجم در امور ارتباطی و همچنین ارائه ایده های نو در زمینه روابط عمومی
- اصلاح روش و بهبود شیوه های ارتباطی
- برقراری ارتباط منسجم مردم با مسئولین وزارتخانه
- نظارت بر مصرف اعتبار مصوبه ادارات روابط عمومی
10.نظارت و هدایت امور آموزشی و پژوهشی و بهره برداری از واحد ارتباطات مردمی جهت برنامه ریزی های آتی.
اداره ارتباطات و رسانه ها
- تهیه و انعکاس اخبار و اقدامات و برنامه های وزارت راه و شهرسازي به وسائال ارتباط جمعی
- بوشش خبری مراسم مختلف نظیر گردهمائی، سخنرانی،افتتاح پروژه ها،صدور اطلاعیه ها و اعلامیه های مهم،پاسخ به انتقادات مطروحه در وسائل ارتباط جمعی
- درج آکهی در مطبوعات وپخش تیزرهای تبلیغاتی
- مشارکت در تهیه متون مصاحبه مسئولان وزارتخانه
- ترتیب دادن برنامه ها و میزگردهای رادیو وتلویزیونی
- برنامه ریز و اجرای مصاحبه های مطبوعاتی و اختصاصی
- اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف کشور
- تهیه و تنظیم ارسال بریده جراید جهت اطلاع رسانی به مسئولان وزارتخانه
اداره انتشارت و تبلیغات
- چاپ اقلام تبلیغاتی از قبیل کتاب،پوستر،بروشور،تراکت و غیره
- مسئول تهیه و توزیع نشریه داخلی(راه ابریشم)
- سیاستگذاری و نظارت در امور نشر سازمانها و موسسات وابسته
- ایجاد و اداره آرشیو عکس و فیلم،نوار کاست،نوارویدئویی،روزنامه و مطبوعات
- سیاستگذاری،برنامه ریزی و هدایت امور تبلیغی
- ایجاد وحدت روحیه در امور تبلیغی
- تشکیل دبیرخانه دائمی مراسم ها و ستادها
- انعکاس تبلیغی فعالیت هاو عملکردهای وزارتخانه در وسائل ارتباط جمعی
- مشارکت در تهیه و ساخت نمایش فیلم
10.انجام وظایف سمعی و بصری
11.هماهنگی و مشارکت در کنفرانس ها و نمایشگاههای داخلی و خارجی
12.تعیین خط و مشی و سیاستگذاری تبلیغی در سطح وزارتخانه
13.طراحی و تدوین فرمت های ثابت (الگو) تبلیغاتی برای معرفی پروژه های عمرانی
شرح وظایف دفتر روابط عمومی وزارت راه و شهرسازي
- برقراری ارتباط مستمر با رسانه های گروهی به منظور انعکاس اهداف کلی و سیاست های وزارتخانه.
- ترتیب برگزاری سمینارها، کنفرانسها و بازدیدها.
- بررسی بریده جراید روزانه و انعکاس آن به واحدهای تابعه و دریافت پاسخ و اعلام به جراید.
- انتشار خبرها، مقاله ها و آگهی های مربوط به وزارتخانه دررسانه های گروهی و نظارت بر انتشار آنها و همچنین انجام امور مربوط به چاپ و انتشار بولتن های خبری.
- تهیه و تنظیم گزارش های عملکرد وزارت متبوع و سازمانهای وابسته و اعلام آن از طریق مراکز خبری و رسانه های گروهی جهت اطلاع عموم مردم.
- برقراری حسن ارتباط بین مردم و واحدهای وزارتخانه و موسسات وابسته.
- اجرای دستورالعمل ها و مصوبات مراجع ذیربط در زمینه های مربوط به اطلاعات و انتشارات.
- تشکیل آرشیو اطلاعات و انتشارات وزارتخانه.
- تهیه آرشیو عکس، اسلاید و فیلم در مراحل مختلف اجرای پروژه ها به منظور انعکاس فعالیت های وزارتخانه.
رئیس اداره اطلاعات و روابط عمومی
- نسبت به تهیه و تنظیم و اجرای برنامه های تبلیغاتی مورد نیاز دستگاه در قالب خط مشی کلی تعیین شده اقدام مینماید.
- برنامه های تبلیغاتی و اطلاعاتی را بمنظور حصول اطمینان از رعایت موازین لازم بررسی می نماید.
- برامرجمع آوری اطلاعات وآمار در زمینه مطالب منتشره در وسایل ارتباط جمعی در ارتباط با وزرات متبوع نظارت بعمل می آورد.
- با همکاری کارشناسان و کارکنان نسبت به تهیه نشریات تبلیغاتی و بولتن های داخلی اقدام می کند.
- بر اجرای کلیه امور مطبوعاتی و سمعی و بصری سازمان نظارت به عمل می ٱورد.
- به منظور اطلاع از افکار عمومی و ارزیابی نظرات مردم و استفاده از آن در برنامه های اطلاعاتی و انتشاراتی دستگاه مطالعه و بررسی می نماید.
- کلیه مطالب و مسائلی که درباره وزارت متبوع در رسانه های گروهی انتشار می یابد یا توسط نمایندگان مجلس طرح و عنوان می گردد جمع آوری و بررسی می نماید.
- نسبت به برقرار تماس با وزارتخانه ها، ارگانهای دولتی و سفارت خانه ها به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه مسافرت ها،پذیرای ها، ملاقات ها، سمینارهاو ....... اقدام بعمل می آورد.
- امور ارجاعی را ملاحظه و دستورات لازم را جهت انجام آنها صادر می کند.
10.مکاتبات و گزارش های تنظیم شده توسط کارکنان تهت سرپرستی را ملاحظه و پس از اصلاحات تایید می نماید.
11.براساس دستورات صادره و حسب مورد در جلسات مختلف شرکت می کند.
12.بر کارکنان تحت سرپرستی نظارت نموده و آنها را در انجام امور محوله راهنمایی می نماید.
13. از کارهای انجام شده جهت مقام مافوق گزارش تهیه می کند.
کارشناس اطلاعات و روابط عمومی
- موازین و معیار های لازم برای برنامه های انتشاراتی و اطلاعاتی دستگاه را مطالعه و بررسی می نماید.
- اخبار و مطالب منتشره در مطبوعات کشور را درباره فعالیت های وزارتخانه را مطالعه می نماید.
- به منظور هماهنگ کردن امور تبلیغاتی آئین نامه مصوب و دستورالعمل های موجود را مورد مطالعه و بررسی قرار می دهد.
- نسبت به ارسال خبرها و جوابیه های تائید شده به روزنامه ها جهت چاپ اقدام لازم معمول می نماید.
- در مورد اجرای برنامه های رادیو ی و تلویزیونی وزارتخانه و ترتیب انجام مصاحبه های مقامات مربوط، تهیه و نمایش فیلم های مستند و فعالیت های واحدهای مختلف اقدامات لازم به عمل می آورد.
- به منظور انتخاب روش های مناسب جهت بازگو کردن فعالیت های وزارتخانه و موسسات تابعه مطالعه و بررسی می نماید.
- به منظور ایجاد حسن رابطه بین مسولین و موسسات و یا افرادی به نحوی با وزارتخانه در ارتباط می باشند روش های مورد نظر را ارائه می نماید.
- کنفرانس ها ی انتشاراتی انجام شده را بررسی نموده و گزارش لازم جهت مسولین ذیربط تهیه می نماید.
9.سایر امور مربوط را بر اساس دستورات صادره انجام می دهد.
10.از فعالیت های انجام شده گزارش تهیه می نماید.
کمک کارشناس اطلاعات و روابط عمومی
- آمار و اطلاعات برنامه های انتشارتی و اطلاعاتی را جمع آموری می نماید.
- آمار و اطلاعات جمع آوری شده را با نظر کارشناسان تنظیم و طبقه بندی می کند.
- در تهیه اخبار و مطالب منتشر شده در مطبوعات کشور با کارشناس مربوطه همکاری می نماید.
- در تهیه مقدمات برگزاری جشن های مذهبی و ملی با کارشناس مربوطه همکاری می نماید.
- با نظر و راهنمای کارشناسان پیش نویس نامه های مورد لزوم را نهیه می نماید.
- از کارهای انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
- سایر امور محوله مربوط را براساس دستورات صادره انجام می دهد.
کارشناس امور انتشاراتی
- اطلاعات و آمار مورد نیاز محقق مرکز رابه منظور استفاده از آنها در طرح ها و برنامه های انتشاراتی جمع آوری ، تجزیه و تحلیل می نماید.
- نسبت به اجرای طرح ها و برنامه های انتشاراتی با همکاری سایر دست اندر کاران اقدام به عمل می آورد.
- برنامه های مربوط به سمینارها ،مجالس سخنرانی و بازدیدهای مسئولین مرکز را برسی نموده و در برگزاری کنفرانس های انتشاراتی کمک و همکاری لازم را به عمل می آورد.
- مطبوعات مختلف را به منظور تهیه برنامه های انتشاراتی لازم مطالعه می نماید.
- نسبت به انتشار نتایج مطالعات و تحقیقات کارشناسان مرکز با همکاری کارکنان ذیربط به صورت آلبوم های خبری اقدام می نماید.
- اقدامات لازم را در جهت انتشار و چاپ گزارشات و مقالات محققین به عمل می آورد.
- در صورت لزوم و بر حسب مورد در جلسات مربوطه شرکت می نماید.
- از کارهای انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
- سایر امور محوله مربوط را براساس دستورات صادره به انجام می رساند.
کارشناس امور فرهنگی
- اطلاعات لازم را در زمینه های فرهنگی جمع آوری و طبقه بندی می نماید.
- هماهنگی لازم را در مورد اجرای برنامه های مربوط به امور فرهنگی با کلیه واحد ها را به عمل می آورد.
- با وزارت اطلاعات ، ارشاد اسلامی و سایر سازمان های فرهنگی در زمینه برنامه های فرهنگی تبادل نظر می نماید.
- در تهیه برنامه های فرهنگی برای پرسنل وزارتخانه اقدام لازم معمول می دارد.
- هماهنگی لازم را در زمینه وظایف مربوط با ارگان های ذیربط انجام می دهد.
- نسبته به تهیه و تنظیم و دستور العملهای مربوطه اقدام لازم را معمول می دارد.
- از فعالیت های انجام شده گزارش لازم را تهیه می نماید.
- سایر امور مربوطه را براساس دستورات صادره انجام می دهد.
عکاس و فیلمبردار
- از برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی انتشاراتی و برنامه های جمعی از قبیل سمینارها و سخنرانی ها و غیره عکسبرداری و فیلمبرداری می کند.
- براساس دستورات صادره از راهها ، پل ها و ساختمانهای فنی وزارت راه و شهرسازي و سایر موسسات وابسته در صورت لزوم عکس و فیلمبرداری می کند.
- نسبت به چاپ و آگراندیسمان عکس های تهیه شده اقدام می نماید.
- براساس دستورات صادره در ایجاد نمایشگاههی عکس با مسئولین مربوطه همکاری می کند.
- وسائل و لوازم تحویلی را نگهداری و مراقبت می نماید.
- عکس های تهیه شده را همراه با فیلم های مربوطه در محل مخصوص بایگانی می کند.
- نسبت به تهیه لوازم مورد احتیاج گزارش انجام می دهد.
- سایر امور محوله را براساس دستورات صادره انجام می دهد.
- از فعالیت های انجام یافته گزارش لازم تهیه می نماید.
خطاط
- متون و مطالب جلد،سرفصل ها و عناوین و مقدمه کتاب و نشریات را خطاطی می نماید.
- کتاب و اسامی و اعداد روی نقشه ها،نمودارها،پرسشنامه های جلد اول و نوشته ها را خطاطی می نماید.
- خطوط تزئینی را طرح و ابداع می نماید.
- کلیشه و نقش های حروف را تهیه می نماید.
- اندازه تابلوها و نوشته ها و همچنین طراحی فرم های مورد استفاده را تعیین می نماید.
- سایر امور محوله را براساس دستورات صادره انجام می دهد.
- از کارهای انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
مترجم
- درخواست های ترجمه متون را به ترتیب و صول مورد رسیدگی قرار می دهد.
- مطالبی را که ضمیمه کلی و عمومی دارند از قبیل نامه ها ، مقالات و بروشورها از یک زبان خارجی به زبان فارسی صحیح و مفهوم ترجمه می کند.
- نامه های مختلف را به زبان خارجی مورد نظر ترجمه می کند.
- مطالب کنفرانس های فنی و علمی را که به زبان خاجی ایراد می شود ترجمه یا تلخیص می نماید.
- درصورت لزوم به ترجمه شفاهی مبادرت می کند.
- سایر امور محوله مربوط را انجام می دهد.
- از کارهای انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
مسئول امور دفتر و بایگانی
- خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره را در دفتر اندیکاتور ثبت می نماید.
- موضوع و شماره نامه های وارده و صادره را در دفتر اندیکس ثبت می کند.
- ضمن بازبینی ضمائم کلیه نامه های وارده و صادره نسبت به تفکیک و توزیع آنها اقدام می نماید.
- پرونده های مربوط را براساس اصول بایگانی تنظیم و نگهداری می نماید.
- سوابق مورد درخواست را تهیه و ارائه می کند.
- در موارد لزوم نسبت به تشکیل پرونده های جدید و تهیه خلاصه پرونده ها اقدام می کند.
- پرونده هایی را که باید خارج از بایگانی ارسال گردند آماده و برگه شمار و لاک ومهر می کند.
- پیش نویس های مورد لزوم را بر حسب مورد تهیه می نماید.
- سایر امور محوله را براساس دستورات صادره به انجام می رساند.
10.از کارهای انجام شده گزارش تهیه می کند.
ماشین نویس
- پیش نویس ها و نامه های اداری را ماشین می نماید.
- نسبت به تایپ نامه ها و گزارشات توجیهی اقدام لازم را به عمل می آورد.
- در مورد تایپ گزارشات اقدام لازم معمول می دارد.
- با رعایت جدول بندی و اصول مربوط به نامه نگاری جداول مربوط به پیش نویس های اوراق چاپی وخطی را تهیه می نماید.
- نسبت به تایپ اوراق مومی اقدام لازم را به عمل می آورد.
- مطالب ماشین شده را با نسخه اصلی مقابله و در صورت لزوم تصحیح و یا تجدید می نماید.
- سایر امور مربوطه را طبق دستورات انجام میدهد.
- در صورت لزوم طبق دستور گزارش لازم از میزان کار انجام شده تهیه می نماید.
مسئول کتابخانه
- کتب و مجلات را طبقه بندی می نماید.
- فهرست کتب و مجلات موجود در کتابخانه را تهیه می نماید.
- کتب جدید برای کتابخانه تهیه نموده و امور مربوط به سفارش و دریافت کتاب را انجام می دهد.
- برکار کتابداران نظارت و در انجام امور آنان را راهنمایی می نماید.
- هرنوع فعالیت تخصصی کتابداری رابر حسب ارجاع انجام می دهد.
- نسبت به تهیه کارت عضویت و درج آن در دفاتر مخصوص اقدام می نماید.
- به منظور معرفی کتاب و ایجاد تسهیلات لازم جهت مراجعین اقدام لازم را معمول می دارد.
- از فعالیت های انجام شده گزارش لازم تهیه می نماید.
- سایر امور محوله مربوطه را براساس دستورات صادره انجام می دهد.
مسئول امور چاپ
- نسبت به چاپ انواع جزوه و نشریه و کتاب طبق مشخصات تعیین شده اقدام لازم را معمول می نماید.
- مطالب تکثیر شده را دوخت و بسته بندی می کند.
- وسائل و لوازم مورد نیاز از قبیل مرکب،کاغذ و مواد شیمیایی(تونر) را فراهم می نماید.
- از روی انواع اوراق و نوشته ها بوسیله دستگاه زیراکس کپی تهیه می نماید.
- از وسائل موجود نگهداری و نسبت به کنترل مقدار و نوع وسائل اقدام لازم را معمول می دارد.
- نسبت به سرویس و تنظیف و نگهدار ی وسائل و لوازم اقدام لازم را بعمل می آورد.
- سایر امور محوله مربوطه را طبق دستورات صادره انجام می دهد.
- از فعالیت های انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
مسئول امور انتشارات
- اطلاعات و آمار مورد نیاز را جهت استفاده در طرح ها و برنامه ها جمع آوری می کند.
- امور مربوط به توزیع پوسترهای انتشاراتی و تهیه آلبوم های خبری.
- همکاری لازم در توزیع نشریات و تهیه موضوعات و مقالات چاپی را با کارشناس امور انتشاراتی به عمل می آورد.
- نمونه های چاپی را با دست نویس مقابله می نماید.
- روزنامه های خبری روزانه را مطالعه نموده و اخبار مربوط به وزارتخانه را جدا وپس از بررسی مقدماتی در اختیار کارشناس مربوطه قرار می دهد.
- نامه و نوشته های ارسالی از استانها و واحدهای مرکزی را جهت چاپ بررسی می نماید.
- سایر امور محوله مربوطه را انجام میدهد.
- از کارهای انجام یافته گزارش لازم را تهیه می نماید.
مسئول امور مطبوعاتی
- در زمینه مطالب مورد نیاز جراید با کارشناس مربوطه همکاری لازم را به عمل می آورد.
- نسبت به تهیه و آلبومهای مربوط و بریده جراید اقدام لازم را معمول می دارد.
- مطبوعات را مطالعه و مطالبی را که به صورت درخواست یا شکایت درج گردیده است بررسی می نماید.
- نسبت به تهیه و تنظیم پاسخ شکایات و درخواست ها و ارائه آن به مطبوعات تحت ناظر کارشناس با مسئول مربوطه اقدام می کند.
- در برگزاری کنفرانس ها اقدامات لازم را از نظر مطبوعاتی به عمل می آورد.
- نسبته به تهیه و تنظیم آرشیو مطبوعاتی اقدام لازم را به عمل می آورد.
- سایر امور محوله مربوطه را طبق دستورات صادره انجام می دهد.
- از کارهای انجام یافته گزارش تهیه می نماید.
رابطه مدير سازمان با روابط عمومي
مقام عالي وزارت به اهميت روابط عمومي واقف بوده و در انجام امور به آن ياري مي رساند و عملكرد روابط عمومي تا حد قابل قبولي براي مقام عالي وزارت مهم بوده و به آن اهميت مي دهد.
روابط عمومي با ارائه تحليل محتوا نشريات به صورت ماهانه، ارائه عملكرد ادارات كل استانها در زمينه خبري، برگزاري نمايشگاه حمل و نقل، ارتباط با شوراي اطلاع رساني دولت واطلاع رساني مناسب و ديگر فعاليتها توانسته است اهميت خود را در مجموعه نمايان كند.
سطح سواد افراد شاغل در روابط عمومي
اكثريت افراد شاغل در روابط عمومي فارغ التحصيل رشته علوم ارتباطات اجتماعي هستند و برخي نيز در حال حاضر در اين رشته تحصيل مي كنند. علاوه بر اين كاركنان اين اداره در دوره هاي آموزشي در حوزه روابط عمومي شركت فعال دارند.
وضعيت نيروي انساني شاغل در روابط عمومي
اكثريت افراد شاغل در روابط عمومي متخصص ارتباطات بوده و در جايگاه شايسته خود به انجام وظيفه مشغول مي باشند و لازم به ذكر است كه در سالهاي گذشته استخدامهاي صورت گرفته است كه در اين زمينه موثر بوده است.
گردش کار در واحد ارتباط مردمی
ارسال مدارک به دفتر بازرسی و شکایات
|
مراجعه مجدد به واحد ارتباط مردمی
|
آیا نتیجه مطلوب حاصل شده است؟
|
هماهنگی جهت ملاقات با مسئول ذیربط
|
بله
خیر
ملاقات با مقام عالی وزارت
|
ارتباط با مردم
ارتباط با تلفن گوياي 82244090 و 82244091 و ارتباط از طريق پست الكترونيكي روابط عمومي و وزير از طريق سايت وزارتخانه (MRT.IR) و دريافت پيامهايي كه به دفتر رياست جمهوري داده شده است از جمله اين موارد است.
افكار سنجي
يكي از مسائلي كه امروزه در تمامي مشاغل قابل توجه است نگاه درست به افكار عمومي است كه اين توجه در روابط عمومي هم جزء بديهيات به حساب مي‌آيد در وزارت راه و شهرسازي توجه به افكار عمومي در داخل موسسه و خارج يكي از مواردي است كه مديريت روابط عمومي دقت زيادي به اين نكته دارد همان طور كه از نام روابط عمومي مشخص است اين قسمت در هر اداره‌اي چه دولتي و چه خصوصي داراي ارباب رجوع فراواني است زيرا منبع اطلاع رساني آن هم به طور دقيق اين قسمت است بنابر اين قابل توجه است كه نظرات ديگران مهم باشد و تأثير نظرات در كاركرد روابط عمومي جزء اصول اصلي دقت در كار است.
تأثيري كه نظرات ديگران بر كاركرد روابط عمومي و تأثيري كه كاركرد روابط عمومي بر ديگران اعم از كاركنان داخل وزارتخانه و همكاران خارج دارد به وسيله‌ي فرم‌هاي مخصوصي كه توسط روابط عمومي تنظيم شده قابل بررسي است و به وسيله همين فرم ميتوان مشخص كرد كه آيا كاركرد و فعاليت روابط عمومي قابل توجه بوده است و چگونه ميتوان براي بهتر نمودن فعاليت روابط عمومي در آينده برنامه‌ريزي كرد.
تصوير مردم از وزارت راه و شهرسازي
مردم از وزارت راه و شهرسازي به خاطر گستردگي در هر يك از شقوق حمل ونقل داراي نظراتي هستند و اين نظرات در نزد روابط عمومي تا حدودي شفاف است.
ارتباط با ديگر روابط عمومي ها
روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي از طريق شوراي اطلاع رسااني دولت در ارتباط با ديگر روابط عمومي هاي وزارتخانه ها قرار دارد. همچنين به صورت موردي از كارهاي موفق روابط عمومي هاي ديگر سازمانها استقبال مي كند.
حضور روابط عمومي در شوراي معاونين
مدير كل روابط عمومي در جلسه شوراي معاونين به عنوان تنها مدیر مجموعه در وزارتخانه حضور دارد.
موانع پيشرفت روابط عمومي
كمبود امكانات، بودجه، قوانين اداري در استفاده از توان بخش خصوصي و امكانات الكترونيك و اظهار نظر افراد غير متخصص در اين خصوص.
جايگاه روابط عمومي
در وزارت راه و شهرسازي مديريت روابط عمومي مستقيماً زير نظر مقام عالی وزارت به فعاليت مشغول است بنابر اين تمامي فعاليتهاي روابط عمومي مستقيماً از طرف وزیر یا مدیر کل دفتر وزارتی كنترل و پيگيري مي‌شود و نكاتي در روابط عمومي به چشم مي‌خورد كه ما در اين جا به آن مي‌پردازيم، يكي از مسائل مهم در روابط عمومي تجربه و نوع تحصيلات كاركنان روابط عمومي است كه به نظر بنده يكي از مسائل مهم و در عين حال حياتي است كه ميتواند با طرز برخورد و نوع نگرش گروه روابط عمومي با افراد خارج از مديريت در جايگاه روابط عمومي تأثير به سزايي بگذارد ومسئله ديگر طرز فكر و نوع نگرش معاونت‌ها و مديران است كه اين طرز تلقي بر كاركرد و جايگاه روابط عمومي تأثير زيادي دارد و از همه مهمتر و با توجه به اين موارد ميتوان گفت كه جايگاه روابط عمومي در وزارتخانه جايگاه خوبي است و كاركنان داخل و خارج از موسسه به اتفاق ديد خوبي نسبت به عملكرد روابط عمومي دارند و يكي از موارد ديگر در موفقيت اين گروه، تلاش و دقت نظر مدير روابط عمومي است كه توانسته با درايت مديريت روابط عمومي را كنترل كرده و ارتباط مناسب بين گروه داخل و خارج را فراهم كند.
روابط عمومي از لحاظ تخصصي در جايگاه والايي قرار دارد.
نشریه وزارت راه و شهرسازي
وزارت راه و شهرسازي دارای نشريه‌اي است که به صورت ماهانه تحت عنوان" نشریه راه ابریشم" چاپ می شود. دراین نشريه اخبار وگزارشهای واحد های زیر مجموعه وزارتخانه و همچنین مقالات کارشناسان چاپ می شود که شامل اطلاعیه ها، تازه های آموزش ، دیدگاه ها، مقالات تخصصي در حوزه وزارت راه و شهرسازي، خبرهاي وزارتخانه و مراكز می باشد.
دراین بخش سه نفر به عنوان گزارشگر و خبرنگار، حروفچین ، ویراستار، نمونه خوان و تایپیست و دو نفر عکاس و یک نفر هم به عنوان مسئول توزیع انجام وظیفه می کند.
اهداف انتشار:
ايجاد وحدت و انسجام با واحدهاي زيرمجموعه وزارتخانه و اطلاع‌رساني دقيق و به موقع به مراكز و مجتمع‌ها و اصلاع‌رساني اخبار و گزارشات و و ارتقاء فرهنگي کارشناسان و كاركنان وزارت متبوع از طريق درج مقالات علمي و فرهنگي.
مراحل تهیه نشريه:
- جمع آوری مطالب
- بازخواني مطالب توسط متخصصين و اعلام صلاحيت و يا رد صلاحيت براي درج در نشريه
- صفحه بندی
- چاپ مطالب
مطالب نشريه
درهر شماره نشريه موضوعات و مقالات مختلفي كه از كارشناسان و کارکنان وزارتخانه جمع‌آوري شده توسط متخصصين در داخل يا خارج ازروابط عمومی بازخواني شده و نظر بر صلاحيت و رد صلاحيت داده مي‌شود و در صورت صلاحديد و به دست آوردن حد نصاب مبادرت به چاپ در نشريه مي‌شود.
بخشي از نشريه مختص به اخبار است كه از مركز و يا داخل وزارتخانه تهيه مي‌شود.
بخش ديگر در خصوص بازديدها – جلسات – گردهمايي‌ها – كارگا‌ه‌هاي آموزشي و همايش‌هاي داخل وزارتخانه مي‌باشد.
بخش ديگر نشريه در خصوص فعاليتهاي فرهنگي کارشناسان و کارمندان است.
و قسمت ديگر اختصاص به انتصاباتی است که در مجموعه صورت می گیرد.
و در قسمت آخر معرفي كتاب است.
آشنايي با سايت وزارت راه و شهرسازي
روابط عمومي و با توجه به گسترش روز افزون استفاده از فناوري هاي نوين ارتباطي نظير اينتر نت نزذ مخاطبين خاص مانند خبرنگاران ، نخبگان فكري فعال در بخش ، مديران و برنامه ريزان سازماني ونيز مخاطبين عادي و همكاران وزارتخانه ، اقدام به راه اندازي سايت روابط عمومي با آدرس www.mrt.ir كرده است كه با فعال شدن اين پايگاه اطلاعاتي تحول چشمگيري در سرعت و كيفيت ارايه اطلاعات شاهد هستيم و یک دیگر از اقدامات روابط عمومی ایجاد یک وبلاگ خبری تحت عنوان www.rahnew.blogfa.com است که با هدف جانشینی وب سایت وزارتخانه در صورت بروز هرگونه اختلال در نظر گرفته شده است.
جالب ترين تجربه
برگزاري نمايشگاه حمل و نقل و نشست روابط عمومي هاي ادارات كل و ايجاد پرتال خبري روابط عمومي وزارتخانه و شروع به كار وبلاگ روابط عمومي.
نتیجه گیری:
سازمانهاي پيشرو، روابط عمومي را به عنوان كانون تفكر مي نگرند.
روابط عمومي وزارت راه و شهرسازي بخشي از سازمان است كه وظيفه شناخت و تجزيه و تحليل افكار عمومي، يافتن نقاط ضعف و قوت ها و شناخت فرصت ها و محدوديت ها را دارد و در پي آن است تا با پيشگيري از محدوديت ها، بهترين استفاده ها را از فرصت ها براي سازمان طراحي می كند. این تحقيق نشان مي دهد كه دست كم در روابط عمومي مي توان از 20 تكنيك و ابزار استفاده كرد. تهيه گزارشهاي تحليلي از مخاطب، نياز سنجي، مخاطب شناسي، تحليل محتواي مطبوعات، راديو، تلويزيون و اينترنت، تحليل گفتمان و ... از اين نوع مواردند.
عمده ترين تكنيك ها و فعاليت هاي روابط عمومي عبارتند از:
پايش (مونيتورينگ) رسانه ها، افكارسنجي، پوشش خبري و ارتباط با رسانه ها، مديريت و توليد محتواي پايگاه اطلاع رساني در اينترنت (وب سايت)، تهيه، تدوين و انتشار نشريه، چاپ و انتشارات، حضور در نمايشگاه ها، تحقيقات و پژوهش و برنامه ريزي، تبليغات و ....
نهاد روابط عمومي براي اثر گذاري و ايفاي نقش مؤثر تر نيازمند تغيير نگرش، متناسب با نياز هاي زمانه است و پذيرش مسئوليت در آن بايد توأم بادلبستگي و عشق باشد که با چاشني عقل و انديشه و برنامه ريزي و پيگيري بهبار بنشيند . نگرش بنيادي و ريشه اي در روابط بسيار مهم است و بر اساس تجارب علمي و توصيههاي عملي مناسبترين حرکت ها در روابط عمومي ، برنامه هايي است که دست کميک دوره چند ساله را پوشش دهد.
همچنين از آنجا که وابستگي برنامه ها به مديريت ، آنها را گرفتار خطر(ريسک) تغيير مديريت مي کند بايد برنامه مورد عمل باشد تا بداهه پردازي هايشخصي.
هر عنصر ارتباطي در روابط عمومي ها بايد خود را متعلق به کل نهاد روابطعمومي کشور بداند زيرا احساس تعلق خاطر سازماني غير متعارف ما را از وظايفاصلي خود در گستره اجتماعي دورمي کند. افزون بر آن شرايط زماني اين نهادرا نيازمند يک توجه عمومي نشان مي دهد و به نظر من هر عضوي از خانوادهنهاد روابط عمومي وظيفه دارد در جهت تقويت مباني و پايه هاي اين نهاد تلاشکند و هر کسي از منظري به اين مهم بپردازد .
يک آسيب شناسي جدي در نهادروابط عمومي معلوم مي کند که امروز بسياري از کاستي هاي آن مربوط به ضعفساختاري در اين نهاد است.
از نگاهي ضريب توفيق در اجراي برنامه هايسازماني ، مستقيماً « با نقش فعال روابط عمومي در سازمان مرتبط است و ازمنظري ، مناسبترين شکل کار در اين نهاد ، حرکت تيمي است و تنها در جريانيک همکاري و تعامل گستره است که مقدمات دستيابي به اهداف تعيين شده فراهممي شود . از سوي ديگر با توجه به اينکه فعاليتهاي ارتباطي به طور موازی بانيروي انساني مربوط است توجه به باز خوردها از هر نوع آن اعم ازبازخوردهاي رسمي تا شوخي ها ، شايعات و اصطلاحات تازه شکل گرفته در ميانکارکنان ، براي بازنگري و اصلاح مسير رفته ، بسيار ضروري است .
نگرش خدماتي و توجه به صرف فعاليتهاي جاري و غير سيستماتيک امروزه جاي خودرا به نگرش علمي در روابط عمومي داده که اين نگرش بايد تقويت و نهادينهشود . همچنين اگر چه برنامه ريزي ، هدايت و نظارت از اهميت زيادي برخورداراست اما حضور فيزيکي عناصر رواط عمومي هم براي ايجاد ارتباط و بستر سازيکم اهميت نيست، زيرا ايجاد ارتباط ميان فردي و توجيه علمي تصميم گيرانسطوح عالي سازماني ، کمک مؤثري در هماهنگي سازمان با روابط عمومي به شمارمي رود . امروزه سيستم هاي موفق و کارآمد ، سيستمهاي هماهنگ با روابط عموميو همخوان با اصول ارتباطي هستند و از آنجا که روابط عمومي تنها نقطه تماسسازماني با سازمان رسانه اي است همه مديران در همه سطوح بايد به تقويت اينمرکز ثقل ارتباطي بينديشد . همچنين با توجه به اينکه کارايي اين مرکز، به توان اطلاعاتي عناصر روابط عمومي متکي است ، حضور مادي و معنوي آناندر عرصه همه رويدادهاي داخل سازمان و عملکرد ها و سياستگذاري ها ضرورتيحياتي به شمار مي رود . خوشبختانه شرايط خاص زماني در کشورمان، امروزهاغلب مديران عالي را متوجه اين حقيقت ساخته و روزبه روز غبار از چهره سنتيروابط عمومي ها برگرفته مي شود . در سال هاي اخير توسعه ، موضوع محوري درکشور بوده است و در يک نگاه عميق تر ، توسعه پايدار از طريق برنامه ريزي وروز آمدي مي تواند نگرش متعالي تري باشد که روابط عمومي ها بايد آن راتبيين کنند و سازمان دهند .با عنايت به اين نقش مهم و تازه است که تدوين نظام اطلاع رساني جامع وايجاد شوراهاي سياستگذاري اطلاع رساني با محوريت روابط عمومي ها ، اولويتخاص مي يابند و در پي آن شيوه هاي متعدد و متنوع اطلاع رساني به کار گرفتهمي شود تا آن هدف متعالي (تغيير نگرش ) به چنگ آيد و آثار تحول بخش خود راصادر کند . البته بايد توجه داشت که حرکتهاي ارتباطي ماهيتاً حرکت هايبلند مدت اند و نمي توان نتايج سريع از آن انتظار داشت در عوض عميق و اثرگذار و ماندگار هستند.
نهاد روابط عمومي نيازمند علمي تر شدن بيشتر و آشنايي با تکنيک هاي روزآمداست ؛. طبعاً براي اين بازسازي ، آگاهي نسبت به ضعف هاي دروني و نيزظرفيتهاي بالقوه ، يک ضرورت اجتناب ناپذير است. آشنايي دست اندر کارانروابط عمومي با ابزار هاي پيشرفته ارتباطي الکترونيکي ، زبان انگليسي وشيوه هاي ارتباطي روز ، پيش نيازهاي آغاز يک حرکت تحول آفرين در صنعت است.بايد بر اثر بخشي به طرح هاي ارائه شده از سوي روابط عمومي ، ابتداقابليت هاي خود را ارتقا دهيم و سپس شايستگي هاي خود را اثبات کنيم . تنهادر اين صورت است که حرف ها و طرح هاي ما شنيده مي شود .
ضرورت تغيير نگرش در نهاد روابط عمومي
مهمترين وظيفه روابط عمومي برقراري ارتباط در داخل و خارج از سازمان بامخاطبان انبوه و متفاوت است كه در اجراي اين وظيفه، واحد روابط عمومي نقشعمده‌اي ايفا مي‌نمايد و يكي از مهمترين راه‌هاي انتقال اين پيام ارتباطمستمر با رسانه‌هاست كه ميتواند اثربخشي مطلوبي بين سازمان متبوعه ونهادهاي مختلف داشته باشد.
اصل پيدايش اين عنصر ساده و در عينحال پيچيده در چه چيزي نهفته است و آيا اينکه آيا سازمان ها به روابطعمومي نيازمندند يا خير؟! دقت نظر در اين باره نيازبه کنکاش و طرح پرسشهايي است که ابتدا مي بايست از مديران سازمان ها جست و اين که تا چه ميزانبه روابط عمومي اعتقاد دارند و نقش کار کرد اين عنصر اجتماعي و ارتباطي را در چه حد مي بينند.
نياز سازمانها به روابطعمومي در ادوار مختلف و با اشکال متفاوت همراه بوده است به همين دليل ازابتداي شروع زندگي اجتماعي و حرکت انسان ها از بدويت به سوي مدنيت ،فعاليت هاي ارتباطي با اهداف اطلاع رساني ، تبليغي و ترويجي مدنظر بوده ،اما صورت و ماهيت آن بر اساس ميزان پيشرفت مدني و تطور بشري ، در خواستبراي رسيدن به بازارهاي عمده و نياز به ايجاد سياست هاي همگاني در تاييدمجموعه هاي صنعتي بزرگ در قرن 19 تکامل يافته تر گرديده است.
- ضرورت تعامل مديران ارشد سازمان با مديران روابط عمومي:به عبارتيتحقق اهداف سازمان در درجه نخست درنوع نگرش مديران ارشد آن نهفته است.دليل اينکه روابط عمومي در کشورمان جايگاهواقعي خود را ندارد آن است که مديران نگرش مثبتي به نقش مديريتي روابطعمومي ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقي مي کنند.
- پذيرش نقش تاثير گذار روابط عمومي از سوي سازمان: در حال حاضر تمامي سازمان ها اعم از دولتي و غير دولتي وحتي شرکت هاي توليدي و تجاري لزوم نقش روابط عمومي را ولو به صورت نماديندر بطن ومتن خود پذيرفته اند . حال پذيرش اين فرزند ناخلف سازمانمي خواهد قابليت فرا دستي و ويتريني و تزئيني داشته باشدو خواه فعال مايشاء باشد ، درهر صورت وجود روابط عمومي چنانچه در حد نصبپارچه و پلاکارد و برگزاري مراسم وازاين امور بازهم به نبودنش مي ارزد.
- پذيرش روابط عمومي به عنوان جزيي از حلقه قدرت سازمان: بيترديد هر روابط عمومي فعال دربالاي دست خود مديران معتقد به امر روابطعمومي دارند و تا اين حمايت هاي مادي و معنوي وجود داشته باشد مي بايستروابط عمومي را جزيي از حلقه قدرتمند مدير سازمان تلقي کرد .
هماکنون نيز در چارت هاي سازماني و استاني روابط عمومي به عنوان يکي ازمجموعه هاي مدير و سازمان گنجانده شده تا با مانور و خاطر بيشتري به اهدافسازماني پرداخته و هرگونه خلل و نقصاني را با حمايت و قدرت مديريتي سازمان به انجام رساند .
- ضرورت تبديل روابط عمومي به ابزار مديريتي : به طوري که امروزه نقش روابط عمومي ها در کمک به تصميم گيريهاي مديريتي و استراتژيک يک سازمان نقشي در خور توجه است . تبديل روابط عمومي به ابزار مديريتي براي فعاليت هاي حرفه اي ، علمي و الکترونيکي ، ازمشخصه هاي جديد روابط عمومي در قرن حاضر است .
- ضرورت تقويت جايگاه روابط عمومي :بايدپذيرفت تعامل وارتباط و نگاه مدير سازمان به روابط عمومي متضمن باور پذيريو شکل پذيري روابط عمومي در درون و برون سازمان است . هر زمان که جايگاهروابط عمومي در سازمان مورد تقويت قرار گرفت روابط عمومي بالنده ظاهر شدهو توانسته است اهداف سازماني را پي بگيرد شرايط موجود در روابط عمومي هابستگي تام به حمايت مديريت به برنامه هاي روابط عمومي دارد .
- هدايت روابط عمومي ها از سوي مدير:روابط عمومي در بطن دواير و سازمان هاي مختلف من جمله سازمان هاي دولتيداراي ارزش و اهميت خاص بوده و علي الخصوص اين نهاد در دستگاههاي اجرايياز اهميت ويژه اي برخوردار است . ليکن متاسفانه هنوز مفهوم و معناي روابطعمومي آن چنان که بايد در ادارات دولتي محل و جايگاه خود را نيافته و دربرخي موارد حتي به طور کلي ناشناخته مانده است .ازآنجا که روابط عمومي که در ايران بيش از پنج دههفعاليت را در کارنامه خود دارد اينک به عنوان جزء لاينفک سازمان ها وموسسات دولتي بشمار آمده و هر گونه چشم پوشي مديران به روابط عمومي ولواگر اعتقادي به آن هم نداشته باشند ،خسران را براي سازمان در بردارد. وجود سوء تعابير ، تعارض و تنش هايي درارتباط با وظايف و رسالت هاي روابطعمومي در ابعاد درون و برون سازماني از جمله مشکلاتي هستند که باعث شدهروابط عمومي ها با موانع متعددي در راه پيشرفت و رشد و بالندگي روبرو شوند . عدم درک و شناخت صحيح از ماهيت و عملکرد روابط عمومي ها از سوي مسوولاندستگاههاي دولتي و سازمان هاي مرتبط موجب کم اثر وکم بازده شدن اين واحدها در دستگاههاي دولتي و خصوصي شده است و آن چنان که شايسته و بايسته استبه اين حرفه ، هنر و فن حساس و پر اهميت از سوي مديران دستگاهها سازمانهاي ارتباطاتي و عامه مردم نگريسته نمي شود.
- ضرورت تغيير نگرش به روابط عمومي در سازمان ها
بايد اذعان کرد روابط عمومي براي سازمان ضرورتي اجتناب پذير استو چنانچه مورد بي مهري قرار گيرد جز سرخوردگي و ياس براي روابط عموميدستاوردي نخواهد داشت.
شاکله وجودي روابط عمومي در سازمان زماني باتوفيق همراه است که مستلزم هدايت هاي آشکار و پنهان سازمان و راساً شخصمدير از روابط عمومي باشد . چنانچه مديري به اهميت روابط عمومي به عنوانکانال ارتباطي سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات ، پيشنهادات وانتقادات آگاه باشد و از اين ابزار مديريتي در جهت نيل به اهداف دورن وبرون سازماني و اقناع افکار عمومي بهره جويد مي تواند هر نوع بدبيني و کژانديشي را نسبت به سازمان از اذهان جامعه بزدايد و سازماني موفق و کارآمدداشته باشد . روابط عمومي نه شغل اداري که شوق اداري است و اميد استمديران به عنوان طلايه داران و سکان داران تشکيلات زمينه اي را فراهمسازند تا روابط عمومي ها در بستر آرامش و تدبر و تفکر به عنوان پل ارتباطيمستحکم بين سازمان و مخاطبان و جامعه عمل نموده و شرايطي را فراهم سازندکه به تعالي و پيشرفت روز افزون سازمان و روابط عمومي بينجامد.
با احترام
زهرا شمس اسفروريني
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
