فعالیت های روابط عمومی نیاوران

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط خدیجه رمضان زاده

بازدید: 923

معرفی فعالیت های روابط عمومینیاوران به تفکیک

روابط عمومی این مجموعه در دو ساختمان مشغول فعالیت می باشد

در بخش واحد ارتباط مردمی

فعالیت هایی از قبیل پاسخ گویی اولیه به مراجعین حضوری و تلفنی ،ارائه اطلاعات (اطلاعات شفاهی و یا مکتوب به صورت بروشور)ارائه خدمات وبلیط رایگان به مخاطبین ،نصب بنرها ی مناسبتها و اطلاع رسانی به بازدیدکننده گان و تهیه پاسخ ها و مکتوبات لازم برای نهادها و سازمانهای مکاتبه کننده و راه اندازی و بهره برداری از سیستم smsمی باشد.

در بخش دوم که ارتباط با رسانه وامور فرهنگی

فعالیت هایی از قبیل تهیه و تنظیم خبر و ارسال اخبار به رسانه،بروز رسانی سایت مجموعه و تهیه بازتاب خبری،که در واحد خبر انجام می شود و در واحد تبلیغات :فعالیتهایی مانند طراحی بروشور ،پوستر و بنر جهت معرفی مجموعه وفعالیتهای مجموعه مانند نمایشگاه ها و مناسبت ها و همچنین عکاسی از فعالیتهای مجموعه ،تهیه کلیپ و گزارش عملکرد مجموعه ،انجام مصاحبه ها ،برگزاری جلسات مطبوعاتی و غیره و در بخش امور فرهنگی فعالیتهای فرهنگی ارتباط با مدیریت و کارکنان اطلاع رسانی به کارکنان از عملکرد مدیریت و بالعکس برگزاری مراسم و جشن ها و بطور کلی برقراری آرامش در بین کارکنان مجموعه می باشد.

5-نقش روابط عمومی در تحقق اهداف سازمانی

سياست هاي فرهنگي به عنوان يكي از مهمترين برنامه ها و عناوين كاري سازماني كه عنوان ميراث فرهنگي صنايع دستي گردشگري را بر دوش دارد و حفظ و احياء آن را مهمترين اصل مي داند بارهاو بارها مورد تاكيد قرار گرفته است. لذا با عنايت به اين امر و در راستاي شكل گيري اهداف و برنامه هاي كاري، اداره توليد فرهنگي در راستاي رسيدن به توسعه پايدارفرهنگی و بسترسازي و تلاش براي ارتقاء جايگاه فرهنگ و میراث فرهنگی ملموس وغیر ملموس و ايجاد حساسيت، مسئوليت‌پذيري نسبت به آثار و اهداف سازمان و تغيير رويكرد مخاطبان نسبت به حوزه فرهنگ و تمدن ايراني در چارچوب اهداف بيست‌ ساله و برنامه هاي توسعه متناسب با ارزش‌هاي معنوي انقلاب اسلامي و مبتني بر ذخاير تاريخي، فرهنگي و طبيعي كشور به‌منظور حفظ و حراست از مواريث ملي و اسلامي و در راستاي رسيدن به اهداف ذکر شده که روابط عمومی به تحقق آن کمک ویاری می رساند و می تواند موجبات پیشرفت آن را فراهم کند از وظایف روابط عمومی می باشد.

6-تاریخچه روابط عمومی در سازمان مربوطه

7-برنامه ریزی و تعیین اهداف برنامه ای در روابط عمومی

1-  شناسایی و معرفی شاخص ها و مفاهیم فرهنگی در حوزه میراث فرهنگی صنایع دستی گردشگری تولید آثار فرهنگی،هنری

2-بازشناسی و معرفی فرهنگ و تمدن ایرانی اسلامی در قالب تولید آثار فرهنگی، هنری

3-تصویر سازی مناسب از قابلیت های میراث فرهنگی صنایع دستی،گردشگری و میراث معنوی

4-مستند سازی از میراث فرهنگی صنایع دستی،گردشگری میراث معنوی،تعیین راهبردها در راهکارهای زیر بنایی

5-فرهنگ سازی به منظور حفظ آثار با ارزش ،فرهنگ سنتی،قومی و ملی

6- تقویت هنر ایرانی و اسلامی در سطوح مختلف و ترویج نگاه ملی نسبت به پاسداری از میراث فرهنگی

7-توسعه ظرفیت منابع انسانی کارآمد و مسئولیت پذیر در بخشهای دولتی و غیر دولتی

8-بهبود نظام اطلاع رسانی داخلی وخارجی در حوزه تخصص سازمان

8-برنامه های روزمره در روابط عمومی

تمام روابط عمومی ها بطور کلی دارای برنامه های روزمره ای می باشند که هر روز با آن سروکار دارند روابط عمومی مجموعه نیاوران نیز برنامه های روزمره ای دارند که از آن جمله می توان در بخش رسانه به 1= ارسال خبر به رسانه 2- پاسخگویی به رسانه 3-برگزاری نشست ها وجلسات با رسانه و مدیران اشاره کرد همچنین می توان در بخش ارتباط مردمی به 1- تهیه آرشیو و تهیه بریده جراید 2-تهیه وتقویم ملاقات های مردمی 3-نظارت برتزئینات فضاهای داخلی وبیرونی 3-نصب پلاکارت وبنر در محل های اجتماع مردم برای مناسبتها وبرنامه ها 4-نصب وپخش تصاویر وبروشورهای مختلف 5-ارائه فرم نظرسنجی برای بازدیدکنند ه گان 6-ارتباطات مردمی اشاره نمود

و همچنین در درون مجموعه نیز به برنامه هایی از قبیل:1- داشتن برنامه برای حضور همکاران در مناسبتها و قرار گرفتن همکاران در

کنار یکدیگر2-انعکاس برنامه ها در سطح داخلی مجموعه3- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان به صورت گروه بندی 4- تهیه متن پیام کوتاه برای مناسبتها و برنامه ها 5-،ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال مختص روابط عمومی 6- به روز کردن اخباردر بخش سایت سازمان 7- همچنین ارتباط مستمر با روابط عمومی سازمان و سایر روابط عمومی های موثر ادارات برای استفاده از برنامه ها وتجارب ضروری می توان اشاره کرد.

9-تجزیه وتحلیل مدیریت روابط عمومی در سازمان مربوطه

الف: تعامل درون سازماني: كه لازمه آن  برنامه ريزي، استفاده از نيروي انساني كارشناس همراه با دانش فني مرتبط مي باشد. كه نحوه اين نوع تعامل به شيوه هاي زير مي باشد: 1- تدوين و ابلاغ آئين نامه ها ودستورالعمل ضوابط اجرايي درحوزه هاي مربوط (فيلم،عكس،نمايش،موسيقي ،توليدات تجسمي و...) که بر اساس شرايط ثابت و متغير اماكن و ابنيه و آثار تاريخي وابسته به سازمان شکل می گیرد و كليه واحدهاي تابعه و غير تابعه موظف و ملزم به رعايت آن در راستای صیانت از میراث این مرز و بوم مي باشند 2- هدايت و حمايت از سازمان هاي ستادي و صفي در راستاي رسيدن به اهداف تعيين شده درحوزه هاي مربوط (فيلم،عكس،نمايش،موسيقي، توليدات تجسمي و...) كه طي دريافت آرا و نظريات ادارات و تجميع آنها در ستاد مركزي و بحث ،بررسي، تجزيه و تحليل تا دستيابي به يك راهكار اصلي و ابلاغ جهت اجرا. 3- نظارت بر امور سازمان هاي ستادي و صفي، پيگيري، دريافت، بررسي، تجزيه، تحليل و آناليز گزارش هاي دريافتي. ب: تعامل برون سازماني: در اين نوع تعامل شيوه هاي ذيل جهت رسيدن به اهداف مورد نظر طراحي مي گردد: 1- همكاري و تعامل با ديگر سازمان ها در راستاي نيل به اهداف مشترك 2- تعامل با رسانه ها و استفاده از ظرفيت های طرفین  3- تعامل با مراكز علمي، تحقيقاتي و پژوهشي

10-توجه به افکار عمومی در واحد مربوطه

یکی از وظایف روابط عمومی ، سنجش افکار عمومی است ؛ روابط عمومی باید دیوارهای بین خود، رسانه ها و مردم را بردارد. شفاف کردن سازمان و سیاست های آن و دوسویه کردن ارتباط با مردم از دیگر وظایف روابط عمومی است.

روابط عمومی باید در پی برقراری رابطه ای سالم بر اساس تفاهم و اعتماد متقابل برای دستیابی مردم و جامعه به حقیقت باشد. در غیر این صورت وقتی بین رفتار و کردار فاصله ایجاد شود اعتماد مردم سلب می شود که در واقع به معنای شکست در تمام برنامه های ارتباطی است. همه این امور فقط به صداقت و درستی گفتار و کردار باز می گردد. با توجه به نقش مهمی که افکار عمومی در روابط عمومی دارد، ضرورت ایجاب می کند که این پدیده شگفت انگیز را به خوبی بشناسیم. به هرحال استفاده از هر یک از روش های پژوهش در افکار عمومی با توجه به مقتضیات زمان و مکان و نیازها و امکانات که صورت گیرد، حاصل آن، شناخت افکار عمومی مخاطبان است و برای ما مشخص می کند که نیازها و طرز تلقی ها چیست.

روابط عمومی در این بخش وظایفی بسیار پیچیده تر و دشواری بر عهده دارد. ایجاد پل ارتباطی دو سویه میان سازمان ومخاطب، از عمده ترین این وظایف است. روبط عمومی موظف است اطلاعات ، عملکرد و اخبار سازمان را به صورت واقعی، صحیح و به موقع در اختیار افکار عمومی بگذارد. مردم را از ضرورت اقدامات و برنامه های اجرا شده و در دست اجرا آگاه کند . نیازهای اطلاعاتی آنها را صادقانه بر طرف سازد هم دلی ، همراهی و مشارکت مردم را برای ادامه تلاش های توسعه بخش خود جلب کند و فلسفه تصمیم گیری ها و برنامه را به اطلاع عموم برساند و به این وسیله از بروز و شکل گیری شایعات که نشات گرفته از ابهام و فقر اطلاعات نیز اهمیت موضوع ها و رویداد های مرتبط با سازمان است جلوگیری کند؛ در عین حال لازم است با حضور به موقع و موثر در عرصه اجتماع اطلاعات گوناگون را از سطح جامعه جمع آوری کند و به مدیریت سازمان انتقال دهد تا زمینه ناکامی ها و نیز سردی گراییدن روابط سازمان با جامعه را از بین ببرد . پنهان کردن اطلاعات و سنگین کردن فضای ارتباطی سازمان و جامعه بی تردید حرکتی ضد توسعه است. استفاده از رسانه های جمعی امروز کارآمد ترین و مهم ترین ابزار انتقال اطلاعات سازمان به بیرون و آگاهی از نیازها و داوری های افکار عمومی در قبال سازمان است. بنابراین شناخت ماهیت جایگاه و ظرفیت های رسانه ای و بهره برداری آگاهانه و صحیح از رسانه ها در جهت اهداف توسعه امروز یکی از نیازها وضرورت های اساسی فرا روی روابط عمومی هاست.

11-بهره گیری از رسانه ها و وسایل ارتباط جمعی

رسانه ها نقشاطلاع رساني درجامعه را بعهده دارند و اين مهم بر عملكرد ‏روابط عمومي و نقش آن درارتباط با رسانه ها تاكيد دارد . هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارشعملكرد تنها نيست بلكه بايد با رسانه ها ‏بگونه اي ارتباط برقرار نمود كه اينارتباط دو سويه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه مي تواند نقطه قوت روابطعمومي‎ ‎ها باشد.‏ روابط عمومی ها و رسانه ها ،دو بال مهم اطلاع رسانی به جامعه هستند که می توانند با کمک یکدیگر به گردش آزاد اطلاعات و کسب وجهه سازمان و اعتماد مردم یاری رسانند روابط عمومی مجموعه ما برای ارتباط دائمی و علمی با رسانه ها همیشه پیش قدم می باشد تا بتواند از پتانسیل های موجود در عرصه رسانه ها بهره های بیشتر ببرند و فقط به برگزاری و تشکیل جلسه های مطبوعاتی و ارتباطی خبری اکتفا نمی کند بنابراین استفاده بهتر و بیشتر از توان رسانه ها منوط به ایجاد و تعامل منطقی و علمی با رسانه هاست که سهم روابط عمومی ها و تلاش برای ایجاد این ارتباط بسیار بالاست.

12-نحوه برنامه ریزی یک مصاحبه خبری در روابط عمومی

برای برگزاری یک جلسه مطبوعاتی و خبری باید قبل از انجام مصاحبه برنامه ریزی دقیق صورت گیرد.

اجرای یک مصاحبه خبری در دستگاه اجرایی نیازمند تدوین مراحل مختلف است .مسئولین و کارشناسان روابط عمومی با احساس این موضوع و طبق درجه بندی و ارزش خبری و اهمیت خبر نسبت به دعوت از خبرنگاران اقدام می کنند.

معمولا یک مصاحبه خبری ومطبوعاتی وقتی صورت می گیرد که خبری تازه و یا رویدادی مهم و نو و یا نمایشگاه یا برنامه ای ویژه مورد آثار جدید و یا بناهای جدید کشف شده ،یا موزه ای جدید افتتاح شده در سازمان میراث اتفاق افتاده و نیاز به انتشار آن خبر در سطح جامعه باشدکه در این میان تازه بودن و اهمیت و ارزش خبر را مورد توجه قرار می دهیم.

سوژه های خبری که برای انعکاس در میان مردم انتخاب می شود باید توسط مسئولین مرتب با موضوعاتی که قرار است انتشار یابد آنالیز شده و سپس در اختیار رسانه های جمعی و مخاطبان قرار گیرد.بعد از گذراندن این مراحل از خبرنگاران مطبوعات،خبرگذاری ها و رادیو تلویزیون دعوت می شود تا با حضور در سازمان نسبت به تهیه و انعکاس رویداد ها و اخبار مربوط در جامعه اقدام نمایند.

13-جایگاه تبلیغ در روابط عمومی

روابط عمومی برای جهت دهی افکار عمومی ،در جهت ایجاد نگرش های مثبت با بهره گیری از ابزار تبلیغات،قادر است سه قالب رفتاری را اعمال کند.

1-  ایجاد انگیزه های لازم به منظور حفظ و نگهداری نگرش های مثبت در گروه های اجتماعی دارای نگرش مطلوب نسبت به عملکرد سازمان.

2-ایجاد تغییرات نگرشی در گروه های دارای نگرش های بی تفاوت و ایجادانگیزه در جهت تغییرات مثبت.

3-برنامه ریزی در جهت شناسایی گروه های دارای نگرش های منفی و مخالف و ایجاد تغییرات لازم در نگرش این افراد در جهت مثبت.

آنچه در این زمینه حایز اهمیت است،آن که مسئولیت حفظ و نگهداری و یا ایجاد تغییر در نگرش های گروه های مخاطب ارائه مشاوره های تخصصی راجع به امور تبلیغات هر سازمان برعهده روابط عمومی سازمان است و از جمله ابزاری که در این زمینه مورد بهره برداری قرار می گیرد تبلیغات است که شیوه های اجرایی آن با توجه به نتایج حاصل از بررسی ها و پژوهش های لازم در این زمینه تعیین می شود.

14-توجه به عوامل انگیزشی در همکاران سازمان

نکته اصلی در مدیریت انگیزش همکاران سازمان این است که بدانیم کارکنان به وسیله چیزی برانگیخته می شوند که تحقق آن را باور دارند و این تحقق، نه به وسیله وعده و وعید مدیران، بلکه با سه شرط لازم انگیزش یعنی اعتماد به نفس، اطمینان و رضایت به بدست می آیدروابط عمومی می تواند با ارتباط دوستانه با همکاران این سه شرط را در بین همکاران تقویت کند و در بین کارکنان خود انگیزش ایجاد کنند. عوامل انگیزش به دودسته عوامل درونی و عوامل بیرونی تقسیم می شوند . برای اینکه مدیران روابط عمومی بتوانند در کارکنان ایجاد انگیزش کنند ابتداء باید عوامل نارضایتی کارکنان خود را خوب تشخیص دهند سپس به فراخور حالات کارکنان عوامل انگیزشی مناسبی را انتخاب نمایند

15-توجه به ظرافت های کاری در روابط عمومی

روابط عمومی یک اداره ونهاد،برای موفقیت نیاز به مجموعهاقداماتی دارد که به مقبولیت وبهبودامور سازمانی کمکنماید . روابط عمومی به این نکته باید توجه داشت باشد که کار روابط عمومی، ظرافت خاصی دارد وداشتنذوق هنریمی تواندتلفیقی از روش های گوناگون را به منظور بهبود امور وخروج از بحران را ارائه نمایدکه شایددرهیچ جای دیگری نظیری برای آن نتوان یافتو به عبارت بهتر ،نقش خلاقیت مدیر روابط عمومی نقشی ممتازاست که می تواند متناسب با هرموقعیت مثمر ثمر واقع گردد واداره وسازمان رابرای رسیدن به اهداف عالی یاری نمایدمدیر روابط عمومی با خلاقیت وابتکاری که دارد می تواند این ذوق هنری را در امور سازمان ارائه کند .

16-تدوین برنامه دراز مدت

یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه ریزی است. باید برنامه ریزی سر لوحه کارمان قرار گیرد آن وقت است که روابط عمومی می تواند با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی در قالب برنامه عمل مشخص، ضمن رعایت اصولاخلاقی و حرفه‌ای روابط عمومی و ارائه اطلاعات مشاوره‌ای به مدیریت سازمان براینفوذ در افکار عمومی و هدایت آن، افزون بر برنامه ریزی ویژه بهشکل اصولی رسانه‌ها را در خدمت گرفته و به اصل اطلاع‌ یابی اهمیت ویژه داده و ازطرفی با توسعه فعالیتهای افکارسنجی و ارتباطات مردمی و تولید فرآورده‌های فرهنگیسعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دو سویه کرده و بازخورد لازم رادر جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین‌المللی ایجاد کرده و ازاین طریق آثارکلان و تاثیرگذارمثبت،در سطح سازمان و برنامه‌های توسعه ملیایجاد کند

در هر سازمانی به خصوص برای واحد روابط عمومی برنامه ریزی دراز مدت ضروری به نظر می رسد.

در برنامه ریزی درازمدت سازمان میراث فرهنگی معمولاً وضعیت جاری سازمان، اهداف و استراتژی آن، برنامه های عملیاتی، بودجه و سیستم کنترلی تقویم فرهنگی ونمایشگاهی برای یک سال مشخص می شود.

در برنامه ریزی درازمدت عوامل و نیروهای اصلی که بر فعالیتهای سازمان در طول سالهای آینده اثر می گذارد مشخص می شود. البته این برنامه ریزی همه ساله مجدداً بررسی و مطابق معیارهای روز تنظیم می شود. برای کسب توفیق در این برنامه ریزی بایستی رسالت سازمان به طور شفاف بیان گردد، مخاطبان سازمان شناسایی شوند و ارزشهای حاکم بر مخاطبان مورد کندوکاو قرار گیرد.شفاف عمل کردن در برنامه ریزی استراتژیک دست اندرکاران را در اجرا و تنظیم درست و منطبق بر سیاستهای سازمان در برنامه ریزیهای سالانه و درازمدت یاری خواهد نمود و کار برنامه ریزان را آسان می کند.

17- نحوه انتشار خبرنامه و نشریه در روابط عمومی

در روابط عمومي نشریه هایی با اهدافي همچون اطلاع رساني، پر كردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده آنان، پاسخگويي به پرسشهاي كاركنان، تقويت انديشه ها و ارزشهاي كاري و سازماني و توسعه و تقويت تفاهم بين مديريت و كاركنان به طور منظم و در فاصله زماني معين چاپ می شود. در نشريه داخلي كه براي استفاده كاركنان منتشر مي شود معمولا بخش هاي مختلفي از جمله سرمقاله- مقاله- گزارش- پرسش و پاسخ- تريبون آزاد كاركنان- پاي صحبت كاركنان و مسئولان- مصاحبه- اخبار- اخبار پيشرفت طرحهاي سازمان- اخبار احكام انتصابات- ترفيع- بازنشستگي و اخبار جلسات و گردهمايي ها درج مي شود. از لحاظ تشكيلاتي نشريه داخلي بايد شامل قسمت هاي تحريريه – توزيع- عكاسي- حروف چيني- صفحه بندي- طراحي و نظارت بر چاپ باشد. اگر در روابط عمومي قرار شد نشريه داخلي منتشر شود بايد قبلا پيش بيني هاي لازم در اين مورد صورت گيرد.نشریه داخلی از سوی سازمان در زمینه های خبری،آموزشی و فنی که مرتبط با وظایف قانونی و در محدوده فعالیتهای سازمان میراث فرهنگی می باشد و به منظور ارتقای سطح آگاهی کارکنان چاپ و توزیع می گردد.اما بروشور یا دفترچه راهنما توضیحاتی را درباره سازمان میراث فرهنگی کشور و کاخ موزه ها و فعالیتهای آن به منظور آگاهی به مخاطبان تهیه می شود و به صورت رایگان در اختیار عموم قرار می گیرد که به دو دسته کلی تقسیم می شود :1 -معرفی کل سازمان برای عموم 2-بروشور برای کاربردهای خاص

نويسنده : خدیجه رمضان زاده

این کاربر 12 مطلب منتشر شده دارد.