اداره کل روابط عمومی بانک مسکن

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مریم حاجی رحیمی

بازدید: 5878

فصل اول - كليات

مقدمه

   روابط عمومی ، میانجی بین سازمان و گردهمایی اجتماعی ( داخلی و خارجی ) است روابط عمومی باید بتواند بین منافع سازمان و منافع مشتریان هماهنگی ایجاد کند و این هماهنگی ضرورتا باید همسنگ و همتراز باشد چراکه هر سازمان صرف نظر از نوع وظایف و فعالیتها ، محتاج تنظیم ارتباطات خود با مخاطبان و بهره مندان از خدمات است . این وظیفه که با مکانیسم «اطلاع رسانی» از دیدگاههای آنها نسبت به عملکرد سازمان صورت می گیرد . توسط بخشی از سازمان انجام می شود که در حال حاضر به عنوان «روابط عمومی » یاد می شود. روابط عمومی آئینه تمام نمای سازمان است که اقداماتی جهت افزایش و تقویت رابطه با مشتریان انجام می دهد مدیران سازمان چنانچه می پذیرند که بخشی از وظایف آنها برقراری ارتباط با گردهمایی داخلی و خارجی سازمان است ، روابط عمومی از سوی آنها چنین وظیفه ای را به انجام می رساند که این امر مستلزم قبول و پذیرش روابط عمومی و بهادادن به آنها و در اختیار گذاشتن امکانات مادی و معنوی است .

این مجموعه ضمن اشاره به وظایف کلی و راهبردهای عملی روابط عمومی در بانک به دستورالعمل اجرایی روابط عمومی در استانها و مراحل انجام کار نیز اشاره کرده است و از این پس ارزیابی فصلی فعالیتهای کارشناسان روابط عمومی براساس این دستورالعمل انجام خواهد پذیرفت.

امید است با نظارت بر عملکرد کارشناسان روابط عمومی در استان و پیگیری مستمر برای بهینه سازی روشها و ارتقای بینش و عملکرد آنها بتوان گامهای موثری در راستای اهداف بانک برداشت .

طرح و بيان موضوع

دنياي امروز دنياي ارتباطات است در هر روز ميليون­ها واحد اطلاعاتي در سطح جهان ردو بدل مي­شود و افراد براي كسب موفقيت نياز به اطلاعات و ارتباطات بيشتري دارند. در واقع در سازمان­هاي دولتي داشتن اطلاعات موثق ، دقيق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگترين سرمايه يك سازمان است و حيات يك سازمان به داشتن يك ارتباط دوسويه درون و برون سازماني و انجام تبليغات و كسب اطلاعات به روز و مفيد بستگي دارد در اين لحظه است كه لزوم تشكيل بخش روابط عمومي در سازمان نمايان مي­شود.

     روابط عمومي كارآمد در هر سازمان ، روابط عمومي است كه با سازماندهي مناسب تشكيلاتي و مديريت علمي، در قالب برنامه عمل مشخص ، ضمن رعايت اصول اخلاقي و حرفه­اي روابط عمومي و ارائه اطلاعات مشاوره­اي به مديريت سازمان ، براي نفوذ در افكار عمومي و هدايت آن ، افزون بر برنامه ريزي ويژه براي رهبران فكري، به شكل اصولي رسانه­ها را در خدمت گرفته و به اصل اطلاع يابي اهميت ويژه­اي قائل شود و از طرفي با توسعه فعاليتهاي افكارسنجي و ارتباطات مردمي توليد فرآورده­هاي فرهنگي سعي دارد جريان مبادله پيام بين سازمان و مخاطب را دوسويه كرده و بازخورد لازم را در جريان ارتباطي خود با مخاطبان در ابعاد درون سازماني ، ملي و بين المللي ايجاد كرده و از طريق آثار كلان و تاثيرگذاري مثبت در سطح برنامه­هاي سازماني و برنامه­هاي توسعه ملي ايفاد كند و با گرايش بيشتر به سمت مردم در هيات وكيل مدافع مردم و مدعي العموم ظاهر شده و به صورت يك نهاد مدني و پاسدار افكار عمومي درآيد.

   بنابراين درروابط عمومي كارآمد بايستي نيروهاي متخصص در علوم روابط عمومي و بكارگماردن آنها در پست­هاي تخصصي و بهسازي به منظور رسيدن به اهداف سازماني اقدام گردد. روابط عمومي هر سازماني براي ايفاي نقش هاي اطلاعاتي، ارتباطي، مراودات با محيط داخلي و خارجي، سازگاري و كمك به مديريت در سنجش محيط و تصميم گيري، به عنوان يك واحد تخصصي- مشاوره اي فعاليت مي كند. روابط عمومي راه ارتباطي مردم با سازمان و بالعكس است و به گونه اي عمل مي كند كه تصميمات سازماني مبتني بر آراي عامه و مخاطبان ويژه يا مطلوب سازمان باشد و اين روابط عمومي در واقع بازوي مديريت و در خدمت مخاطب است.

روابط عمومي براي ايفاي نقش ها و رسالت واقعي خود نيازمند ساختارهاي مناسبي است. اين ساختارها عبارت است از : ارتباطات با رسانه ها ، سنجش افكار ، برنامه ريزي و اعتبار بخشي روابط عمومي، ارتباطات فرهنگي ، تبليغات، اطلاع رساني كه موارد زير نمونه هايي از اين ساختار است:

- تهيه بريده جرايد حاوي اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزيع آن بين مديران سازمان                    ( واحد انتشارات )

- برگزاري جشنواره ها، نمايشگاهها براي آشنايي مردم با دستاوردهاي سازمان (واحد ارتباطات فرهنگي )

- اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف كشور براي باز ديد از فعاليتهاي مهم سازمان و تهيه خبر و گزارش از مراسم ها ( واحد انتشارات و ارتباطات رسانه اي )

- تحليل مستمر و منظم مطبوعات و نشريات تخصصي حوزه مربوط به فعاليت سازمان

- سنجش افكار عمومي و انجام نظر سنجي هاي درون و برون سازماني

- انجام تبليغات محيطي و مجازي و .......

به طور معمول مردم براي كسب اطلاعات با روابط عمومي در ارتباط هستند از اين رو بايد نسبت به شناخت قوت و ضعف سازمان به منظور توانمند سازي آن پرداخت تا با طراحي روشهاي كارآمد بتوان سازمان را ياري كرد.

قلمرو مكاني و زماني

قلمرو مكاني :

تهران – خیابان ولیعصر-بالاتر از میدان ونک-خیابان عطار – نبش تک شمالی- ساختمان ادارات مرکزی بانک مسکن - طبقه اول- اداره کل روابط عمومی بانک مسکن

قلمرو زماني :

محدوده مورد نظر زماني ابتداي سال 1317 تاكنون

اهداف روابط عمومي

     هدف روابط عمومي كسب تفاهم و پشتيباني از طريق ايجاد حس اشتراك بين فرد يا سازمان از سويي و مخاطبان از سوي ديگر مي باشد كه باعث ايجاد ارتباطي تعاملي، دو سويه، مشاركتي و پيچيده مي شود و به طور بالقوه ايجاد حس اشتراك را ميسر و ممكن مي سازد.كاركنان روابط عمومي كه نقش هماهنگ كننده درون سازماني و هدايت كننده ارتباط سازمان با بيرون را ايفا مي كنند بايد از دانش و مهارت برخوردار باشند تا بتوانند به جايگاه خود مشرف شوند.

اهداف:

1- روابط عمومي بايد به نوعي حلقه اتصال و نقطه ارتباطي بين مديريت و ارباب رجوع باشد.

2- تعامل با ديگران و سازمانها به منظور مشاركت ذهني و عملي آنها در برنامه هاي اجرايي

3- بكارگيري ابزار مدرن براي رسيدن به روابط عمومي پويا و خلاق

4- بازنگري و تحول و ارتقاء ساختاري در روابط عمومي

5- تحقق و پژوهش هاي لازم ( نياز سنجي، نظر سنجي) به منظور برخورد حرفه اي و كارشناسانه با مسائل

6- انجام امور فرهنگي، مذهبي و ملي رسانه اي

7- برقراري ارتباط متقابل بين مردم و مسئولين

8- جلب همكاري و بسط تفاهم عمومي

9- آگاهي مردم از عملكرد سازمان

10- آماده نمودن اذهان عمومي در اجراي طرحها و برنامه ها

فصل دوم : آشنايي با روابط عمومي سازماني

تعاريف روابط عمومي

از روابط عمومی تعاریف متعددی به عمل آمده است ،دراینجا به جهت آشنایی بیشتر با                        روابط عمومی،وبهلحاظ اینکه روابط عمومی را هنرهشتم می خوانند،۸تعریف نقل می شود :

۱-دایره المعارف امریکانا روابط عمومی را بدین شکل تعریف کرده است:
"يک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیه‎هاو یا سایر سازمانها که هریک با مردمی چون کارمندان، مشتریان،سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضا احزاب سیاسی ویا عامه مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار عمومی، ارزیابی وتفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود وهمچنین آن مردم به سازمان"

۲-دکتر حمیدنطقی بنیانگذار روابط عمومی علمی در ایران در تعریفی  که از روابط عمومی از او خواسته شد معتقد است:

«روابط عمومی»  وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العموم در داخل سازمان است.

   ۳-در کتاب " چگونه روابط عمومی کنیم " در تعریف روابط عمومی آمده است:

    فن ایجاد حسن رابطه و تفاهم متقابل است بین افراد جامعهبا هیات مدیره موسسه وآئینه یک موسسه است هر چه شفافتر و بهتر.

۴-دایره المعارف " وبستر " می نویسد:

«روابط عمومی» همان چیزی است که اگر درست شناخته شود و به طور اصولی به آن پرداخته  شود عنصری اساسی برای به تحقق پیوستن ارزشها، ایجاد تفاهم متقابل، درک درست واقعیت، موقعیتهای شغلی و اجتماعی و صدها هدف دیگر است.

۵-ركس هارلو RexHarlow ضمن بررسي كليه تعريف‌هايي كه دربارة روابط عمومي ارائه شده بود آن را چنين تعريف كرد:

«روابط عمومي»، نوع ديگري از عملكرد مديريت است كه به ايجاد و حفظ خط‌ مشي‌هاي متقابل در زمينة شناخت و پذيرش روابط كمك كرده و موجب همكاري سازمان با مخاطبان آن مي‌شود. همچنين روابط عمومي شامل چگونگي ادارة مشكلات يا مسائل سازمان است كه به مديريت سازمان كمك مي‌كند تا از افكار عمومي آگاهي يابد و به آنها پاسخ گويد و نيز مشخص مي‌كند كه مديريت براي تأمين منافع عمومي چه وظايفي دارد و از سوي ديگر، مديريت سازمان را در اعمال تغييرات مؤثر و استقبال از گرايش‌هاي مختلف ياري مي‌دهد و در اين زمينه از تحقيق و نيز فنون ارتباطات به گونه‌اي كه با اصول اخلاقي سازگار باشد استفاده مي‌كند.

  ۶-اعضاي مجمع جهاني انجمن‌هاي روابط عمومي تعريف ديگري ارائه كردند:

«روابط عمومي »يك دانش اجتماعي و فني است كه گرايش‌هاي مختلف را تحليل كرده، پيامدهاي آنها را پيش بيني مي‌كند و رهبران سازمان را در انجام دادن طرح‌هاي برنامه‌ريزي شده‌اي كه بتواند ضمن حفظ منابع سازمان، منافع عمومي را تأمين نمايد، راهنمايي مي‌كند.

۷-ادوارد برنير بنيانگذار روابط عمومي نوين، روابط عمومي را چنين تعريف مي کند:
    «روابط عمومي» عبارت است از دادن اطلاعات به مخاطبين (مردم) و تلاش هاي ترغيبي به منظور تغيير گرايش ها و رفتار آنان و کوشش براي هم بسته ساختن نگرش ها و اقدامات يک سازمان با مخاطبان و متقابلاً نگرش ها و اقدامات مخاطبان با سازمان.

۸-انجمن جهانى روابط عمومى نيز درتعریف خود آورده است :

«روابط عمومى» بخشى از وظايف مديريت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ريزى شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مى كوشند تا تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه با آنها سرو كار دارند، به دست آورند.

تعاريفي كوتاه از روابط عمومي

روابط عمومي ،آينه يك سازمان است ،هرچه شفاف تر بهتر

روابط عمومي ،بايد درخدمت مديريت باشد نه مدير

روابط عمومي ،بايد برالگوهاي تعاملي تكيه كند

روابط عمومي ،يعني نفوذ درافكار عمومي

روابط عمومي بايد مردم را به حقوق خود آگاه نمايد

روابط عمومي محل نگهداري اشياء عتيقه نيست!

روابط عمومي ها نبايد توجيه گر سياست هاي غلط باشند

روابط عمومي ها بايد صداقت را محور فعاليت خود قراردهند

كارشناسان روابط عمومي بايد طراح انديشه هاي نوين باشند

روابط عمومي موفق سعي مي كندسازمان را پوياوشاداب نگهدارد

روابط عمومي موفق بين مردم وسازمان تعامل مطلوب ايجاد ميكند

كار روابط عمومي ،وصل كردن است نه فصل كردن

تاريخچه روابط عمومي در جهان و ايران

تاريخچه روابط عمومي در جهان

تاريخ اديان و مذاهب جهان مملو از روشهاي مختلف رهبران و پيشوايان ديني در تأثيرگذاري برافكار عمومي و جلب اعتماد و اطمينان در مردم است، بگونه‌اي كه پيامبران ديني را مي‌توان نخستين” افسران روابط عمومي“ ناميد. همزمان با ادامه حيات ديني در جهان، حيات فرهنگي ملتهاي مختلف نيز مملو از    نشانه هايي بوده كه به طريقي با فعاليتهاي روابط عمومي به معني اعم آن در رابطه بوده است.

اصطلاح”روابط عمومي“ براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا و در نوشته هاي اداره اتحاديه راه آهن ايالات متحده بكار برده شد و در دهه اول قرن بيستم نخستين دفاتر روابط عمومي در مؤسسه هاي اين كشور ايجاد گرديد.

در سال 1906 اولين شركت خصوصي كه تنها خدمات روابط عمومي را به مشتريـان خود ارايه مي‌كرد، بوجودآمد. نخستين شركت روابط‌عمومي‌ توســط ”ايوي‌لي“ فارغ التحصيل دانشگاه پرنيسون و خبرنگار اقتصادي در شهر نيويورك تأسيس شد. پس از اين شركت مؤسسه هاي ديگر نيز به تأسيس دفاتر روابط عمومي اقدام كردند و روابط عمومي به عنوان يك حرفه به وجود آمد و شناخته شد .

تاريخچه روابط عمومي در ايران

روابط عمومي در ايران ( قبل از انقلاب اسلامي )

روابط عمومي در ايران براي نخستين بار در سال 1330 در شركت نفت ايران ايجاد شد و مرحوم دكتر ”حميد نطقي“ استاد دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي پايه گذار آن به شمار مي رود. تحول روابط عمومي تا آن اندازه بود كه ظرف حدود 20 سال انجمني به نام انجمن روابط عمومي ايران و چند مؤسسه مشاوره در روابط عمومي بوجود آمد و حتي دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي اين رشته را در سطوح ليسانس تدريس كرد. از سال 1345 بود كه وزارتخانه ها به تدريج اداره اطلاعات،تبليغات و انتشارات را به نام روابط عمومي برگرداندند.

روابط عمومي در ايران ( پس از پيروزي انقلاب اسلامي )

دفاتر روابط عمومي پس از انقلاب تحت نام ”روابط عمومي و ارشاد اسلامي“ به طور اعم فعاليتهاي ارتباطي و روابط عمومي را انجام مي دادند.

در سال 1363 وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي سيمناري را با شركت روابط عمومي ها در تهران برگزار كرد كه در واقع زيربناي حركت روابط عمومي را براي تجديد حيات آن پي ريزي كرد .

در حال حاضر رشته روابط عمومي در دانشكده علوم اجتماعي دانشگاه علامه طباطبائي و دانشگاههاي علمي ـ كاربردي تدريس مي شود و ادارات كل روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسات در مراكز استان نيز اقدام به تشكيل دوره هاي آموزشي روابط عمومي براي كارمندان خود كرده اند. ازسال 1368 نيز سازمان اموراداري و استخدامي كشور آيين‌نامه كاري دفاتر روابط عمومي را تصويب كرده است.

تاريخچه اداره روابط عمومي بانك مسكن

   به دنبال پيروزي انقلاب اسلامي ، بانك مسكن در سال 1358 بر اساس طرح ادغام بانكها از ادغام بانكهاي رهني ايران، ساختمان، شركت سرمايه گذاري هاي ساختماني بانكهاي ايران و 13 شركت پس انداز و وام مسكن ( كوروش. اكباتان، پاسارگاد در تهران و ساير مراكز استانها از جمله همدان، كرمانشاه، مازندران، گرگان، سمنان و آبادان ) تشكيل گرديد. سازمان اوليه بانك بعد از ادغام طي چند سال ابتداي تشكيل شامل 10 اداره مركزي بوده است اداره روابط عمومي نيز به عنوان دانش مردم داري از زماني ظهور كرد كه مديران سازمانها در برابر جامعه احساس مسووليت كردند و قرار گرفتن روابط عمومي در كنار مدير با نقش مشاوره اي ضرورت هر سازمان تلقي گرديد.

در واقع روابط عمومي دروازه ورود و خروج هر نوع اطلاعات بين سازمان و جامعه مي باشد و به منظور تحقق اين امر ناگزير از توسل به تمهيدات و تكنيكها و روشهايي است و اين امر نيز محقق نخواهد شد مگر آنكه متوليان روابط عمومي به فلسفه و اصول اين دانش آگاهي داشته باشند.

اداره روابط عمومي در بانك مسكن با درك و شناخت جايگاه خود در شبكه بانكي با تجهيز به ابزار استفاده از تكنيكها و روشهاي مورد نظر از سال 1364 به عنوان دايره دفتر و روابط عمومي به ايفاي رسالت خود پرداخت. با توسعه فعاليت بخش روابط عمومي و با عنايت به اهميت جايگاه آن از سال 1370 به اداره روابط عمومي تبديل شد. اين اداره از بخش هاي دبيرخانه، دايره امور فرهنگي و ارتباطات ، دايره دفتر حوزه مديريت ، گروه مترجمين تشكيل شده بود. همچنين به لحاظ دستيابي به سطح استانداردهاي روابط عمومي و به منظور گسترش سطح فعاليتهاي اين بخش در مناطق مختلف ، افرادي متخصص به عنوان كارشناس روابط عمومي در هر مديريت مستقر تا امور مربوط به آن استان را پيگيري و به مركز منعكس نمايند.

در حال حاضر اداره روابط عمومي با 9 بخش در قسمتهاي امور فرهنگي امور مناسبتها ، تبليغات ، اطلاع رساني ، افكارسنجي و تكريم ارباب رجوع ، انتشارات و ارتباطات رسانه اي ، كتابخانه ، تشريفات و دفتر و بايگاني و همچنين گروهي از كارشناسان در زمينه مالي (حسابداري ) مترجمي ............ فعاليت مي كنند.

نمودار سازماني اداره روابط عمومي

شرح وظايف اداره روابط عمومي:

1 – برنامه ريزي، سياستگذاري، پيشنهاد بودجه و تدوين برنامه هاي تبليغاتي بانك و نظارت بر حسن اجراي آن

2 – تهيه دستور العمل و برنامه ريزي و نظارت بر خريد و توزيع هداياي تبليغاتي

3 – بررسي و تحقيق در خصوص راهكارهاي تكريم ارباب رجوع و نظارت بر حسن اجراي طرح تكريم از جمله بازديد از شعب و هماهنگي جهت بازرسي هاي دوره اي

4 – امور دبير خانه طرح تكريم ارباب رجوع (جلسات، پيگيري­ها و برنامه­ها و ... )

5 – انجام پژوهشهاي درون سازماني و برون سازماني در خصوص راههاي ارتباط جمعي و نحوه ارائه خدمات بانكي به مشتريان و ارائه راهكارهاي حاصل از پژوهش

6 – سازماندهي و تقويت روابط عمومي در مديريتها از طريق هماهنگي با كارشناسان روابط عمومي، تعيين بودجه روابط عمومي در مديريتها و نظارت بر حسن اجراي امور در مديريتها

7 – سياستگذاري، تهيه، نظارت بر چاپ و نحوه توزيع تمام اقلام اطلاع رساني، انتشاراتي و مطبوعاتي بانك شامل: ماهنامه، خبرنامه، ويژه نامه، كتاب، بروشور، جزوات، دفتر تلفن، كارت ها، تراكت، تقدير نامه، اوراق بهادار و ساير موارد

8 – بررسي و سياستگذاري براي حضور خبري و تبليغاتي بانك در رسانه ها از طريق هماهنگي با خبر نگاران، برگزاري كنفرانس ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي، صدور و انتشار اخبار و بيانيه هاي مطبوعاتي و چاپ آگهي

9 – سياستگذاري و برنامه ريزي جهت ايجاد بستر لازم براي راه اندازي روابط عمومي الكترونيك

10 – سازماندهي و ارائه خدمات كتابخانه اي، خريد، آماده سازي و نمايه سازي كتب و مجلات

11 – مديريت كتابخانه اينترنتي و كتابخانه هاي فرعي

12 – ارائه اطلاعات پيرامون خدمات بانك به مشتريان و كاركنان از طريق مركز مشاوره، اينترنت و ساير ابزارهاي الكترونيكي

13 – اشراف كافي و بررسي و تلخيص دستورالعمل ها و بخشنامه ها به منظور پاسخگويي به مشتريان

14 – برنامه ريزي، اجراي مسابقات داخلي، جشنواره هاي هنري، فرهنگي و تبليغاتي

15 – برنامه ريزي ، اجرا و نظارت بر حسن اجراي نمايشگاه ها، گردهمايي ها، سمينارها و مراسم ملي، مذهبي

16 – انجام امور هنري شامل طراحي، فيلمبرداري، عكاسي، خطاطي و غيره

17 – بروز رساني اطلاعات اينترنت و اينترانت بانك

18 – ترجمه نامه ها، مقالات و متون از انگليسي به فارسي و بالعكس

19 – تهيه گزارش هاي كارشناسي در زمينه مسائل روابط عمومي و اطلاع رساني

20 – بررسي انتقادات و پيشنهادات مشتريان و مردم و ارائه پاسخ به آنان از طريق پست الكترونيك، تلفن و نامه

21 – برنامه ريزي و انجام امور مربوطه به جوايز تحصيلي فرزندان همكاران

22 – دبيرخانه شوراي امور فرهنگي (جلسات، پيگيري­ها و برنامه­ها و ... )

23 – برنامه ريزي براي مراسم ويژه همكاران شامل تولد،ازدواج و فوت

24 – انجام امور تشريفاتي بانك از جمله تصدي امور سالن ها، توزيع روزنامه و شيريني، نظارت و تعويض پلاكاردها و پرچم ها، هماهنگي ماموريت داخلي و خارجي، نصب تابلو اعلانات

25 – اجرا و ارسال پيامك هاي تبليغاتي، خبري و فرهنگي

26 – تكثير فرمها، گزارشات ، بخشنامه ها، جزوه ها و اطلاعيه هاي بانك و شركت هاي وابسته به بانك

27- انجام امور دبيرخانه جلسات شوراي مديران (جلسات ، برنامه­ريزي ، پيگيري­­ها و ...)

- دايره اطلاع رساني

     پيشرفت روز افزون وسايل ارتباط جمعي و بهره گيري از فن آوريهاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي موجب شده است تا روابط عمومي هايي بتوانند در عرصه فعاليت سازماني موفق باشند كه تحليل گرا بوده وبا حركت از جامعه سنتي به سوي جامعه اطلاعاتي پديده مهم انتقال دانش و اطلاعات را فراهم نمايند و اگر روابط عمومي نتواند در اين چرخش اطلاعات نقش آفريني كند روابط عمومي مرده و ناكارآمد است.

راه اندازي تلفن گويا، سايت، اينترانت، پايگاههاي اطلاعاتي، وبلاگ، نشريات الكترونيكي، مجله الكترونيكي و ... در تغيير كاركردها و شكل و محتواي روابط عمومي تاثير بسزايي داشته است.

در اين عرصه، سازماني مي تواند موفق عمل كند كه با اطلاع رساني و اطلاع يابي به موقع چالش ها را پشت سر بگذارد در غير اينصورت سازمانهايي با روابط عمومي سنتي و ناكارآمد در آستانه شكست و ناكامي قرار مي گيرند.

در اين راستا روابط عمومي بانك مسكن نيز با تشكيل دايره اطلاع رساني كوشش مدبرانه اي براي تحقق اهداف سازماني داشته است .

اهم وظايف دايره اطلاع رساني:      

1- سياستگذاري و برنامه ريزي جهت ايجاد بستر لازم براي راه اندازي روابط عمومي الكترونيك

2- ارائه اطلاعات و اطلاع رساني پيرامون خدمات بانك به مشتريان از طريق مركز مشاوره، اينترنت و اينترانت

3- بررسي انتقادات و پيشنهادات مشتريان و پاسخ به درخواست مشتريان و نامه هاي مردمي از طريق پست الكترونيك ، تلفن و نامه ...

4- راه اندازي و اخذ اطلاعات جهت ارائه از طريق سايت هاي اينترنت و اينترانت بانك

5- بروز رساني سايت انگليسي زبان بانك

6- بروز رساني سايت بانك (اينترنت و اينترانت)

7- راه اندازي و بروز رساني ماهنامه و نشريات الكترونيكي بانك

8- بررسي و تلخيص دستورالعمل ها و بخشنامه هاي بانك

9- بروز رساني نرم افزارهاي پاسخگويي و اطلاع رساني

10-اجرا و ارسال پيام هاي بانك از طريق SMS

11- تهيه گزارشهاي كارشناسي و تحليل محتواي اطلاع رساني براي مديريت بانك

12- حضور كارشناسي در نمايشگاههاي اطلاع رساني و تخصصي بانك

13- تهيه گزارش عملكرد مديريتها در بخش اطلاع رساني، اينترنت و ... (بصورت دوره اي)

14- نگهداري بانك اطلاعاتي مورد نياز در بخشهاي تبليغاتي ، اطلاع رساني، فرهنگي و ... جهت ارسال sms، email و ...

15- مطالعه مستمر و ارائه طرح هاي نو و خلاقانه به منظور رسيدن به روابط عمومي الكترونيك

- مركز مشاوره و اطلاع رساني

در اجراي طرح تكريم مشتريان و جلب رضايت ارباب رجوع ، مركز مشاوره و اطلاع رساني بانك مسكن (call center) در بهمن ماه سال 1385 و همزمان با بيست و هشتمين سالگرد پيروزي انتقلاب اسلامي راه­اندازي گرديد.

   كارشناسان مجرب مستقر در اين مركز همه روزه از ساعت 30 : 7 الي 17 و پنج شنبه­ها از ساعت 30 : 7 و الي 15 : 14 پاسخگوي هر گونه سوال در زمينه خدمات و عمليات بانكي مشتريان محترم مي­باشند.

اين مركز علاوه بر اطلاع رساني و پاسخگويي در خصوص خدمات و تسهيلات بانك مسكن و انتقادها و پيشنهادهاي مشتريان را به صورت 24 ساعته دريافت و با ارائه آن به واحدهاي مربوطه و اعمال پيگيري ، سعي دارد تا پاسخ قانع كننده­اي به مشتريان گرامي ارائه دهد.

   آدرس پست الكترونيك اين واحد جهت ارائه هر گونه نظر و پيشنهاد به شرح ذيل مي­باشد.

In این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

In fo @bank-maskan.org

- دايره كتابخانه

    

كتابداري علم ذخيره سازي،حفاظت و اشاعه اطلاعات دانش بشري است. در واقع كتابخانه به مجموعه اي از اطلاعات و منابع و خدمات اطلاعاتي گفته مي شود كه توسط يك سازمان نگهداري و اداره مي شود. و هر گاه شرايط رشد كتابخانه در يك سازمان فراهم آمد آن سازمان مراتب ترقي را طي مي كند.

هدف از راه اندازي دايره كتابخانه در سازمان:

بطور كلي كتابخانه داراي اهدافي به شرح ذيل مي باشد:

1- آموزش و ارتقاء سطح علمي افراد

2- اطلاع رساني، فراهم آوردن امكانات پژوهشي جهت كاركنان

3- تعالي بخشيدن به روح و فكر كاركنان

4- ايجاد تفريح وتفنن و پر كردن اوقات فراغت

اهم وظايف دايره كتابخانه:

1- خريد، سازماندهي، آماده سازي و نمايه سازي كتب، مجلات، لوح فشرده و ...

2- ارائه خدمات كتابخانه اي

3- خدمات ميز امانات و ميز كتب مرجع

4- مديريت كتابخانه هاي فرعي (آموزش) مديريتهاي شعب

5- مديريت كتابخانه اينترنتي

6- سياستگذاري براي خريد روزنامه ها

7- ارائه گزارش عملكرد كتابخانه مديريتها (بصورت دوره­اي)

8- تهيه بانك اطلاعاتي و متون لازم براي ارسال sms

دايره دفتر و بايگاني

دفتر و بايگاني با هدف انجام امور تايپي،امور تهيه و تداركات ملزومات، پيگيري نامه هاي وارده و صادره، امور پرسنلي ( كنترل حضور غياب روزانه، كنترل برگه ماموريتي و ساعتي ) انجام امور بايگاني، تكثير موارد درخواستي ادارات و امور نيروهاي خدماتي تشكيل شده است.

اهم وظايف دايره دفتر و بايگاني:

1- ثبت نامه هاي وارده و صادره و گزارشات داخلي

2- ارسال مراسلات (نشريات و ...)

3- تهيه و توزيع مطبوعات و ملزومات اداره

5- پيگيري هاي نامه هاي مردمي (پاسخ به مراجعات بعدي آنان)

6- بايگاني نامه هاي وارده                                                                                               

7- انجام امور خدماتي اداره

8- پيگيري نامه هاي ارجاعي به ادارات (از ادارات)

9- كنترل اثاثيه و كدگذاري و كنترل اموال

10- دبيري جلسات داخلي اداره

11- امور دفتر رئيس و معاون اداره (منشي دفاتر)

12- امور نمابر اداره و نامه هاي فوري (Fax)

13- تنظيم و نصب Filer براي روساي دواير

14- انجام امور ماشين نويسي                       

15- ثبت و اعلام حضور و غياب همكاران

قسمت تكثير:

16- تكثير بخشنامه­ها و قرارداداها و ... كه از طريق ادارات مركزي ارجاع مي گردد و تكثير فرمهاي غير چاپي آنها

17- تكثير فرم ها و گزارشات و درخواستهاي همكاران در حد امكان

18- انجام امور تكثير موارد مورد نياز شركتهاي وابسته به بانك

19- تكثير در امور تبليغات بانك و اطلاعيه هاي شعب تازه تاسيس

20- تكثير جزوات آموزشي اداره آموزش

- دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي

             

نشريه داخلي هر سازمان وظيفه برقراري ارتباط در داخل سازمان و مديريت ارتباط درون سازماني را به عهده دارد. آگاهي دادن به اعضاي سازمان درباره اتفاق ها و اخبار جاري مي تواند هدف و كاركرد اصلي نشريه باشد نشريه داخلي بانك مسكن با هدف اطلاع رساني به صورت هفتگي و ماهانه منتشر مي شود كه مطالب نشريه حاوي اخبار درون سازماني به منظور آگاه كردن كاركنان از وضعيت داخلي است.

همچنين از طرفي دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي وظيفه برقراري ارتباط با رسانه هاي جمعي را دارد. در واقع رسانه هاي جمعي به عنوان يك مكان بالقوه مناسب، بهترين فرصت ها را براي ارتباط روابط عمومي با افكار عمومي فراهم مي سازد. هيچ يك از شيوه هاي اطلاع رساني كارايي رسانه هاي جمعي از جمله مطبوعات را ندارند. بايد بپذيريم روابط عمومي و روزنامه نگاري دو شاخه از درخت تنومند ارتباطات و دو حلقه از زنجيره است كه به جاي رقابت و ستيز با هم در خدمت و مكمل يكديگر بايد باشند. روشهاي صحيح برقراري ارتباط مناسب بين روابط عمومي و رسانه ها ، تهيه و تنظيم بيانيه هاي مطبوعاتي، ترتيب دادن نشست ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي، پاسخگويي به سوالات خبرنگاران و ترتيب دادن مصاحبه اختصاصي، تهيه جوابيه براي رسانه ها در قالب توضيح، تكذيب، تصحيح، توليد اخبار و . . . مي باشد كه دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي اين موردرا انجام مي دهد.

اهم وظايف دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي:

1- سياستگذاري ، تهيه و چاپ نشريات داخلي بانك (تهيه متن ،صفحه آرايي، طراحي و ....)        

2- حضور خبري در شعب و ادارات، سمينارها، جلسات و ... و براي تهيه گزارش (تهران و شهرستانها)

3- ارتباط خبري با كارشناسان روابط عمومي مديريتهاي شعب استان

4- قبول آگهي تبليغاتي براي درج در نشريات

5- تهيه گزيده مقالات مديران

6- تهيه بريده جرايد 

7- صدور و انتشار بيانيه هاي مطبوعاتي

8- برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي و هماهنگي براي مصاحبه هاي مطبوعاتي

9- هماهنگي با مطبوعات در زمينه چاپ آگهي هاي بانك

10- بررسي و سياستگذاري براي حضور خبري بانك در رسانه ها و هماهنگي با خبرنگاران

11- تهيه و ارسال جوابيه به نشريات

12- آرشيو امور رسانه اي و مطبوعاتي

13- پيشنهاد ، تهيه و ارسال خبر به خبرنگاران (از طريق SMS و ديگر رسانه ها)

14- امور مربوط به شوراي مديران (دعوتنامه- صورتجلسه و غيره)

15- تهيه مطالب و ويراستاري تمامي اقلام اطلاع رساني و انتشاراتي (تقديرنامه، كارت تبريك، بروشورها، تراكت و ...)

16- سياستگذاري و برنامه ريزي در خصوص تمامي امور اطلاع رساني و انتشاراتي

17- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور هنري و تبليغاتي بانك (پوستر، استند، بيلبرد، تقويم، كارت تبريك و ...)

18- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور اطلاع رساني / انتشاراتي بانك (دفتر تلفن، ماهنامه، خبرنامه، ويژه نامه ها، بروشورها، كتب و جزوات مختلف و ...)

19- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور مطبوعاتي (اوراق بهادار، مسكن كارت ها، بن كارت و ... )

20- نظارت بر چاپ تمامي امور هنري، تبليغاتي، انتشاراتي و مطبوعاتي

21- امور فيلمبرداري و مديريت و نظارت بر امور تصويربرداري از اماكن بانك

22- امور عكاسي و مديريت و نظارت بر امور عكاسي از اماكن بانك

23- تهيه آرشيو عكس و فيلم بانك

24- امور خطاطي و خوشنويسي

25- سياستگذاري در خصوص نحوه طراحي و اجراي تابلوهاي بانك

26- سياستگذاري براي تهيه و توزيع تمامي اقلام اطلاع رساني و انتشاراتي بروشورها و تراكت هاي اطلاع رساني

27- تهيه گزارش نهايي عملكرد مديريتها (در حوزه خبر و به صورت دوره اي)

29- تهيه بانك اطلاعاتي و متون لازم (براي ارسال sms و ... ديگر پيام هاي خبري

30- ارائه پيشنهادها و استفاده از طرحهاي خلاقانه به منظور پيشبرد اهداف دايره انتشارات            و رسانه ها

دايره تشريفات

دايره تشريفات با هدف نظارت و بررسي نيازمندي هاي قسمتهاي مختلف سازمان و تعيين اولويت هاي مربوط به برنامه ريزي جهت تدارك و خريد اقلام مورد نياز جلسات، همايشها و                 امور مناسبتها،تشكيل شده است همچنين از يك سو تشريفات به عنوان مشاوره و مجري برگزاري همايش، سمينار و امور نمايشگاهي مي باشد و از سوي ديگر خدمات اجرايي در اين زمينه را انجام مي دهد.دايره تشريفات وظيفه ،هدف و يا ماهيت روابط عمومي نيست اما به عنوان ابزار كار روابط عمومي نقش اساسي دارد.

اهم وظايف دايره تشريفات و برگزاري مراسم

1- برنامه ريزي در رابطه با مراسم فوت – تولد و ازدواج همكاران (يا خانواده آنان)

2- تصدي امور سالن هاي بانك

3- هماهنگي براي انجام ماموريت­هاي داخلي و خارجي مديران و همكاران (تهيه بليت هواپيما و كارت پروازو.... )

4- توزيع روزنامه و شيريني و ... بين ادارات مركزي (طبق برنامه تعيين شده)       

5- مقدمات برگزاري جلسات و سمينارها و نظارت بر حسن اجراي آنها.

6- نظارت و تعويض پلاكاردها و پرچمهاي ادارات مركزي

7- ارسال اقلام تشريفاتي جهت مديريتهاي شعب و ادارات مركزي (جرايد و مجلات ، برچسبها ، پرچم و ... )

8- تكثير DVD و VCD­هاي بانك

9- انجام امور تشريفاتي بانك

10- تهيه بانك اطلاعاتي همكاران (جهت ارسال sms هاي تشريفاتي)

11- نصب و نظارت بر تابلو اعلانات ساختمان­ها ادارات مركزي

12- اجراي نمايشگاه­ها و سمينارها و گردهمايي و ...

13- انجام امور اجرايي اداره در خارج از بانك (توسط پيك اداره)

                

دايره تكريم ارباب رجوع و افكار سنجي

تحقيق و پژوهش يكي از فعاليتهاي مهم و به عبارتي از اركان روابط عمومي است اگر بپذيريم سنجش افكار عمومي يكي از فعاليتهاي عمده و مهم روابط عمومي است پس بهره گيري از روشهاي پژوهش و تحقيق گامي بلند در جهت دستيابي به اهداف اداره است. در اين بخش سه جايگاه مهم وجود دارد. اول سنجش نظرات و ديدگاههاي مردم و يا به عبارتي ارباب رجوع از طريق تحقيقات ميداني و با استفاده از روشهاي مختلف نمونه گيري و دوم بررسي و تجزيه و تحليل محتواي ارتباط جمعي به ويژه مطبوعات ( نشريه هاي داخل و خارج از سازمان)و تحليل مخاطب و تحليل رسانه، سوم استفاده از نقطه نظرات همكاران و انجام نظر سنجي از مراسم ها، همايش ها، جشن ها و ...

امروزه بسياري از متوليان و دست اندر كاران روابط عمومي، افكار سنجي را به عنوان يك عامل تاثير گذار و مهم در تحولات سازماني و اجتماعي قبول دارند ولي نگاه آنان نسبت به افكار عمومي مبتني بر پايگاه و جايگاه علمي نيست.

فعاليت روابط عمومي با تحقيق و پژوهش آغاز شده و با ارزيابي به پايان مي رسد امروزه در روابط عمومي هاي نوين و كارآمد تحقيقات و پژوهش به ويژه سنجش افكار موجب شده تا          تصميم گيري ها و تصميم سازي ها در سازمان مخاطب محور شود و سطح فعاليت و موفقيت هاي سازماني ارتقاء يابد.

در مجموع دايره افكارسنجي و تكريم ارباب رجوع موظف است به جز موارد ياد شده نسبت به تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارائه به مدير عامل محترم و نقد و بررسي و تحليل و بازتاب فعاليتهاي سازمان از نظر اقشار مردم خصوصا در زمينه تبليغات اقدام نمايد.

همچنين تهيه گزارشهاي عملكرد دوره اي از فعاليتهاي اداره روابط عمومي، نظارت و ارزيابي فعاليتهاي مديريتهاي شعب در اين بخش از مهمترين فعاليتهاي اين دايره مي باشد.

اهم وظايف دايره تكريم ارباب رجوع و افكارسنجي

1- تحليل محتواي مطبوعات                            

2- بررسي در خصوص طرق برقراري ارتباط با مردم و جمع آوري آمار و اطلاعات

3- بررسي عملكرد اداره و تهيه گزارشهاي عملكرد دوره اي اداره

4- بررسي عملكرد كارشناسان روابط عمومي مديريتها و تهيه گزارشهاي دوره اي

5- تهيه پرسشنامه و استخراج آمار و ارائه گزارش

6- انجام نظرسنجي هاي درون سازماني و برون سازماني

7- ايجاد هماهنگي با كارشناسان روابط عمومي مديريتها در امور محوله

8- تعيين اعتبار بودجه مديريتها بطور ساليانه (با هماهنگي دواير)    

9- پژوهش و تحقيق در نحوه ارائه خدمات بانكي به مشتريان

10- اعلام نيازهاي نرم افزاري و سخت افزاري كارشناسان روابط عمومي(لوازم سمعي و بصري)

11- تهيه گزارش نهايي عملكرد در مديريتها در بخش بودجه

12- تهيه بانك اطلاعاتي لازم براي ارسال sms

13- مسئووليت دبيرخانه طرح تكريم ارباب رجوع

14- نظارت بر نحوه اجراي طرح تكريم (بازديد از شعب)

15- سنجش اثربخشي تبليغات                                  

16- نظارت بر اجراي بازرسي طرح تكريم

17- استفاده از روشها و ابزارهاي نوين پژوهش و تحقيق

18- مطلعه مستمر و ارائه راهكارهاي مناسب جهت پيشبرد اهداف روابط عمومي بر اساس تحقيق و پژوهشهاي انجام شده

دايره تبليغات

بررسي نگرش هاي عمده به روابط عمومي نشان مي دهد كه شامل مسير و هدف تبليغاتي هستند. از آنجا كه فعاليتهاي تبليغاتي روابط عمومي از جمله فعاليتهاي ارتباطي هستند پس براي انجام اين فعاليتها و موثر بودن آن بايد از رسانه اي خاص استفاده كرد.

- رسانه هاي صوتي و تصويري مانند راديو و تلويزيون و سينما

- رسانه هاي چاپي مانند مجله، اطلاعيه

- Banner رسانه هاي محيطي خارجي مانند بيلبورد، تابلوهاي ديواري، بالن و نوارهاي پارچه اي

- رسانه هاي محيطي داخلي مانند لايت باكس و تابلوهاي حجمي

- رسانه هاي پست مستقيم مانند تابلوهاي الكترونيكي ، ويدئو وال و اينترنت

- رسانه هاي روابط عمومي مانند بازديد ها، جشن ها و مسابقه و مراسم

اهم وظايف دايره تبليغات:

1- برنامه ريزي، سياستگذاري و تدوين برنامه هاي تبليغاتي بانك و نظارت بر حسن انجام آنها

2- برنامه ريزي تبليغات محيطي ( فضاهاي خارجي و داخلي بانك) و نظارت بر حسن انجام آنها

3- برنامه ريزي و اجراي تبليغات راديو و تلويزيوني بانك و نظارت بر حسن انجام آنها (مانيتورينگ پخش)

4- برنامه ريزي جهت تبليغات اينترنتي    

5- تهيه دستورالعمل و برنامه ريزي خريد و توزيع هداياي تبليغاتي مشتريان (اخذ مصوبه، تامين بودجه واعلام وصول) و نظارت بر حسن انجام آنها

6- برنامه ريزي و تهيه جدول ارسال پيامهاي تبليغاتي (از طريق مختلف sms و اينترنت و غيره)

7- پيشنهاد بودجه ساليانه تبليغاتي بانك

8- برنامه ريزي چاپ و توزيع تقويم ساليانه

9- امور مربوط به جوايز و برنامه هاي قرض الحسنه

10- برنامه ريزي و اجراي تبليغات صوتي – تصويري داخلي شعب

11- تهيه فيلم هاي آموزشي

12- حمايتها و مشاركتهاي مالي (با موضوع تبليغات)

13- تهيه گزارش عملكرد تبليغاتي مديريتها (بصورت دوره اي)

14- تهيه Brief براي امور تبليغاتي بانك (با هماهنگي مسئوولين اداره)

15- مطالعه مستمر ابزار نوين تبليغاتي و ارائه طرحهاي خلاقانه و استفاده از نوآوري براي پيشبرد           امور مقدماتي

اهم وظايف دايره امور فرهنگي و مناسبت­ها:

1- برنامه ريزي و اجراي مسابقات داخلي ( قرآن- كتابخواني- احاديث هفته و ...)

2- برنامه ريزي براي اجراي نمايشگاه­ها، گردهمايي­ها ، سمينارها و مراسم داخلي

3- ارسال پيام­هاي فرهنگي براي كاركنان از طرق مختلف(sms و اينترنت و ...)

4- برنامه ريزي و اجراي مراسم قرض الحسنه (قرعه كشي يا اهداي جوايز)

5- برنامه ريزي و برگزاري جشنواره هاي هنري، فرهنگي و تبليغاتي

6- حمايت هاي مالي از امور خيريه             

7- برگزاري مراسم ملي و مذهبي در سطح بانك

8- برگزاري مراسم تجليل از ايثارگران و خانواده شهدا (همكاران)

9- مراسم بزرگداشت روز زن و اهداي هداياي مربوطه

10- تهيه جدول و پلاكاردهاي مناسبتي (مناسبت­هاي فرهنگي، ملي و مذهبي)

11- امور مربوطه به جلسات شوراي امور فرهنگي (مكاتبات ، صورتجلسات ، پيگيري­ها و ....)

12- تهيه و اجراي تقويم اجرايي امورفرهنگي (بطور ساليانه)

13- تهيه و ارائه گزارش­هاي دوره اي فرهنگي به سازمان­هاي مرتبط

14- تهيه بانك اطلاعاتي(شناسنامه فرهنگي پرسنل)

15- پيشنهاد تهيه هداياي فرهنگي

16- ارائه گزارش عملكرد مديريتها در بخش فرهنگي (بصورت دوره­اي)

17- پيشنهاد و تهيه بليت­هاي بازديد از اماكن فرهنگي

18- ارائه ايده هاي نو و خلاقانه در حوزه امور فرهنگي

19- پيشنهاد طرحهاي مناسب جهت نهادينه نمودن فرهنگ سازماني

گروه كارشناسان

معمولا تركيب نيروي انساني هر سازمان را مي توان به سه گروه كارمندان ، كارشناسان و مديريت ( پايوران) تقسيم كرد.

گروهي كه در بين اين گروها، نقش مهم و حياتي در تحقق اهداف سازمان دارند كارشناسان هستند چرا كه كارشناسان بار اصلي كار را به دوش دارند آنها بايد مهارتهاي لازم را در زمينه تخصص كاري آموخته باشد.

اگر چه در هر بخش از روابط عمومي كارشناس مرتبط با همان قسمت و در حوزه كاري همان دايره وجود دارد اما كارشناساني مستقل از دواير نيز در اداره روابط عمومي فعاليت دارند كه با توجه شرح وظايف آنها زير نظر مستقيم مدير اداره روابط عمومي فعاليت مي كنند كه عمده فعاليتهاي آنها به شرح ذيل مي باشد.

1 - انجام بررسي هاي لازم و تجزيه و تحليل هاي مورد نياز در زمينه هاي مسائل اقتصادي و بانكي ارجاع   شده به اداره

2- انجام بررسي هاي لازم و تجزيه و تحليل هاي مربوط در زمينه مسائل روابط عمومي و تبليغات و ارائه راهكارهاي پيشنهادي

3- ارائه پيشنهادهاي اصولي در زمينه چگونگي و نحوه حضور بانك در صحنه هاي مختلف به منظور بهره مندي بيشتر

4- مطالعه و تحقيق در خصوص استفاده از فناوري هاي جديد و بهبودروش­هاي كار در ارتباط با حوزه روابط عمومي

5- بررسي و تجزيه و تحليل ضوابط ، مقررات و چارچوبهاي قانوني در ارتباط با امور روابط عمومي و ارائه پيشنهاد و راهكارهاي لازم

اهم وظايف كارشناس مالي

1-مطالعه و بررسي قوانين، مقررات و آيين نامه هاي مربوط به امور مالي و تشخيص انطباق با انجام امور در اداره روابط عمومي

2-پيش بيني و برآورد هزينه هاي مربوطه به تبليغات و روابط عمومي و تنظيم بودجه سالانه روابط عمومي با همكاري ديگر دواير، تشكيل سر فصل هاي مورد نياز و كنترل حسابهاي مربوطه

3-  دريافت گزارش­هاي مالي بطور مستمر و رسيدگي به مغايرت­هاي احتمالي در آنها

4-  نگهداري تنخواه و پرداخت صورت حسابهاي مربوطه به امور جاري روابط عمومي

5-  بررسي حسابها و قراردادهاي مربوط به تبليغات، انتشارات و .....

6-  پرداخت صورتحساب­هاي متفرقه (هزينه طراحي، چاپ، قدرالسهم­ها، حق اشتراك با نشريات و.....)

7-  دريافت وجه نقد و كارت هديه بصورت علي الحساب جهت برگزاري مراسم، همايش ها و گردهمايي ها.

8-دريافت سكه جهت اهدا به مناسبت هاي مختلف (روز زن، بازنشستگان، مسابقات قرآن و كتابخواني، تقدير از همكاران و.......)

9-شركت در جلسات كارشناسي، تنظيم گزارشها به منظور اجرايي نمودن كار و فعاليت مورد نظر در دواير اداره روابط عمومي

10-   برنامه ريزي وتعيين استراتژي­هاي مناسب با فعاليت هاي اداره روابط عمومي به منظور انجام           امور طبق برنامه

11- تجزيه و تحليل و بررسي انطباق فعاليت­هاي انجام شده با شرح برنامه هاي پيش بيني شده و ارائه راهكارهاي مناسب براي رفع مشكلات

12-    بررسي و پرداخت صورتحساب­هاي مطبوعات، صدا و سيما، بيلبردهاي تبليغاتي

13-   تهيه گزارش­هاي آماري مربوط به هزينه هاي تبليغاتي در سر فصل هاي مختلف از جمله IT ، قرض الحسنه، ......

14-   هماهنگي و مكاتبه با صدا و سيما، شركت ها، و ..... در ارتباط با فيش هاي مالياتي، مطالبات، تخفيفات و .....

اهم وظايف مترجم بانك مسكن :

1-    ترجمه نامه ها، مقاله ها و بروشورها و ... از زبان انگليسي به فارسي و بالعكس

2-    ترجمه متون تخصصي ارجاع شده از زبان انگليسي به فارسي به منظور استفاده مسوولان و كارشناسان

3-    ترجمه متون تخصصي و عمومي جهت درج در نشريات بانك

4-    ترجمه يا تلخيص متن مقاله هاي تخصصي مرتبط بابانك به منظور ارائه در همايش ها

5-    برنامه ريزي به منظور انجام ترجمه هاي متن هاي ارجاعي به ترتيب اولويت وصول

6-    حضور در جلسات و همايش هاي بانك جهت انجام وظيفه مترجمي به هنگام حضور مهمانان خارجي

7-    به روز نگهداري سايت انگليسي بانك

8-  بررسي مجلات، روزنامه ها و سايت­هاي انگليسي و انتخاب و ترجمه متون و مقالات مناسب با شرح وظايف اداره روابط عمومي و امور بانكي

9-    ترجمه ايميل هاي مشتريان از انگليسي به فارسي و ترجمه پاسخ ايميل ها از فارسي به انگليسي

   10- ترجمه اطلاعات كارت ويزيت همكاران سراسر كشور

تركيب نيروي انساني و تحصيلات اداره روابط عمومي بانك مسكن :

منابع انساني تنها مزيت رقابتي هستند كه سازمان­ها بايد از اقدامات مناسب و درست اين نيروهاي بالقوه را به نيروي بالفعل تبديل كرد. و آنان را در جهت اهداف سازمان­ها هدايت كنند سازمانهاي فاقد منابع انساني كارآمد هرگز نمي­توانند به اهداف خود دست يابند.

   منابع انساني به منظور حفظ رقابت در بازار نقش كليدي را ايفاد مي­كند.

در واقع نيروي انساني هر سازمان از مهمترين منابع آن سازمان محسوب مي شود و بدون ترديد مي­توان گفت كه امروز ، يكي از شاخص ­هاي وجه تمايز بين هر سازمان نيروي انساني آن سازمان مي­باشد.

يكي از معيارهاي مهم و ارزيابي مبتني بر مدل­هاي تعالي سازماني، كاركنان و منابع انساني مي­باشند. در واقع سازمان­ها با هدف­گذاري­هاي همسو با اهداف استراتژيك خود در حوزه منابع انساني و تعريف و اجراي رويكردها و فرآيندهاي مناسب، تلاش مي كنند تا در يك سيستم يكپارچه به سمت تعالي حركت كنند.

وضعيت نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر سوابق تحصيلي و جنسيت

     بيشتر نيروهاي روابط عمومي را زنان تشكيل مي­دهند به طوري كه 5/65 درصد از كاركنان روابط عمومي در هنگام اين مطالعه زن بوده­اند.

همچنين بيشتر نيروهاي روابط عمومي را افرادي تشكيل داده­اند كه داراي تحصيلات عالي       بوده­اند . يافته­ها حاكي از آن است كه 2/67 درصد از كاركنان روابط عمومي از تحصيلات دانشگاهي برخوردار بوده­اند كه در اين ميان افراد داراي مدرك كارشناسي بيشترين فراواني را به خود اختصاص داده­اند افراد زير ديپلم تنها 9/6 درصد از كاركنان را شامل مي­شوند كه تمام آنها مرد بوده­اند .

همان طور كه ملاحظه مي شود ميانگين تحصيلات در بين زنان بيش از مردان بوده است . همكاران مرد روابط عمومي حدود (70 درصد) تحصيلات ديپلم و زير ديپلم داشته­اند . در صورتي كه فقط 2/13 درصد از زنان در اين رده ­هاي تحصيلي بوده­اند.

 

                                                                                                        

وضعيت نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر جنسيت

     كل كاركنان شاغل در اداره روابط عمومي در سال 1390 بالغ بر 58 نفر مي­باشد.كه بيشترين نيروها را زنان تشكيل داده­اند. بطوريكه حدود 5/65 درصد زنان و 5/34 درصد مردان بوده­اند.

همانطور كه ملاحظه مي­شود در دايره دفتر و بايگاني و دايره تشريفات و برگزاري مراسم به دليل نوع كار آنها بيشتر كاركنانشان را مردان تشكيل داده­اند. و بيشتر زنان در دايره اطلاع رساني و مركز مشاوره و انتشارات و ارتباطات رسانه­اي مي­باشند.

- آمار وضعيت نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر سوابق تحصيلي

     بررسي سوابق تحصيلي كاركنان اداره روابط عمومي در سال 1390 حاكي از آن است كه حدود 2/67 درصد كاركنان از تحصيلات دانشگاهي برخوردار مي­باشند.

همان طور كه ملاحظه مي­شود بيشتر افرادي كه تحصيلات دانشگاهي دارند در دواير اطلاع رساني و انتشارات و ارتباطات رسانه­اي مشغول به فعاليت مي­باشند. در صورتي كه بيشتر كاركنان دايره دفتر و بايگاني(3/53 درصد) تحصيلات ديپلم داشته­اند.

                                     

آمار وضعيت نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر نوع استخدام

     نوع استخدام بيشتر نيروهاي روابط عمومي رسمي مي­باشد بطوريكه 9/56 درصد از كاركنان اداره روابط عمومي به صورت رسمي بوده­اند.

وضعيت نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر سوابق سازماني

     با تو به اينكه اكثر كاركنان اداره روابط عمومي از سال 1390 به بعد استخدام شده­اند لذا سوابق سازماني بيشتر آنها (6/77 درصد) بين 1 تا 10 مي­باشد.

                                     

تركيب نيروي انساني روابط عمومي بانك مسكن از نظر رده سني

   اكثر كاركنان شاغل در روابط عمومي را نيروي جوان تشكيل داده است به طوري كه 6/58 درصد كاركنان در رده سني 22 تا 32 سال قرار گرفته­اند.6/67 درصد از مجموع نيروهاي گروه سني 22 تا 32 سال در دواير انتشارات و ارتباطات رسانه اي و دايره اطلاع رساني و افكارسنجي مي­باشند.

در اين ميان كاركنان دايره تشريفات و برگزاري مراسم دايره و كتابخانه بيشترين فراواني در گرده سني 44 تا 54 سال را به خود اختصاص داده­اند. بيشتر افراد بين 33 تا 43 سال در دايره دفتر و بايگاني مي­باشند.

فصل سوم : عملكرد روابط عمومي سازماني

-عملكرد روابط عمومي در حوزه انتشارات و ارتباطات رسانه ای در سال 89

الف-انتشارات:

انتشار 3 شماره ماهنامه

انتشار 48 شماره خبرنامه

انتشار گزارش ساليانه بانک به زبان انگليسي

انتشار بروشور‌ها براساس اهداف و برنامه‌هاي بانک

انتشار کتاب، کتابچه، جزوات و ... باتوجه به اهداف و برنامه‌هاي بانک

تهيه گزارش عملکرد خبري و عکاسي رابطان روابط عمومي در سال 88

انجام برنامه‌ريزي‌ها و فعاليت‌هاي مورد نياز اطلاع‌رساني براي اجراي هر چه بهتر شوراي مديران و پوشش خبري اين نشست‌ها

انتشار ويژه نامه دانش‌آموزي

انتشار ويژه ‌نامه‌ روز زن

انتشار ويژه ‌نامه‌ دفاع مقدس

انتشار ويژه ‌نامه‌ مسابقات قران

انتشار دو ويژه ‌نامه ورزشي‌

تجهيز سايت در بخش مطالب انتشارات در روابط عمومي

تهيه متون اطلاعيه‌هاو فراخوان

تهيه متون تقدير نامه

تهيه متون تراكت و بنر

تهيه متون تبريكات، تسليت هاو دعوت نامه

ب- ارتباط با رسانه ها:

اطلاع رساني و ارسال خبر به رسانه‌ها و تهيه جوابيه بر حسب ضرورت

تجهيز پايگاه اطلاع رساني

برنامه‌ريزي براي درج آگهي در مطبوعات و انجام اقدامات مورد نياز

تهيه بريده جرايد و اخبار سايت

برگزاري کنفرانس مطبوعاتي

دعوت از خبرنگاران و تقدير از آنان به شيوه‌اي شايسته

ج-امور هنری:

طراحي وصفحه آرايي بروشور

طراحي پوستر و بيلبرد

طراحي تراكت و بنر

طراحي پاپ آپ، كانتر و اقلام ويژه همايش هاي درون سازماني

طراحي اطلاعيه و فراخوان

تقويم روميزي – 2 نمونه

سررسيد و ديگر اقلام از جمله دفترچه يادداشت و غيره

طراحي اوراق، تابلوهاي بانک و ...

كارت تبريك نوروز

صفحه آرايي تقدير نامه

طراحي كارت ويزيت

برنامه ريزي براي طراحي تمامي اقلام مورد نظر براي مراسم ويژه

رايزني با شرکت‌هاي طراحي براي دريافت نمونه‌هاي

کارهاي گرافيکي و مذاکره براي انجام فعاليت

فيلمبرداري از مراسم (سمينار، همايش، ديدارها و ...) و تهيه لوح فشرده

عکسبرداري از مراسم (سمينار، همايش، ديدارها و ...) و تهيه لوح فشرده

بازديد از بيلبوردها در سررسيد پرداخت اقساط و ارايه گزارش بازديد به همراه عکس

برنامه های دایره انتشارات در سال 90

الف-انتشارات:

انتشار 4 شماره فصلنامه

انتشار 48 شماره خبرنامه

انتشار گزارش ساليانه بانک به زبان انگليسي

انتشار بروشور‌ها براساس اهداف و برنامه‌هاي بانک

انتشار کتاب، کتابچه، جزوات و ... باتوجه به اهداف و برنامه‌هاي بانک

انتشار كتاب تاريخچه شفاهي بانك مسكن از زبان بازنشستگان

انتشار كتاب آثار هنري موجود در بانك

انجام برنامه‌ريزي‌ها و فعاليت‌هاي مورد نياز جهت پوشش خبري نشست شوراي مديران

انتشار ويژه نامه دانش‌آموزي

بهره مندي از استاد علوم ارتباطات و نقد و بررسي فعاليت‌‌هاي انتشاراتي دايره

تجميع بروشورهاي خدمات بانك

تهيه دستورالعمل در حوزه فعاليت‌هاي دايره انتشارات جهت ارايه به كارشناسان روابط عمومي مديريت‌ها

برقراري ارتباط با كارشناسان روابط عمومي مديريت‌ها

به روز رساني طرح توزيع خبرنامه

انتشار ويژه ‌نامه‌هاي مناسبتي، فرهنگي، آموزشي و ورزشي (به طور متوسط 5 عدد

تجهيز سايت در بخش انتشارات در روابط عمومي

انتشار اطلاعيه‌هاو فراخوان

انتشار تقدير نامه

انتشار تراكت و بنر

انتشار تبريكات، تسليت هاو دعوت نامه

ب- بخش ارتباط با رسانه ها:

اطلاع رساني و ارسال خبر به رسانه‌ها و تهيه جوابيه بر حسب ضرورت

تجهيز پايگاه اطلاع رساني

برنامه‌ريزي براي درج آگهي در مطبوعات و انجام اقدامات مورد نياز

تهيه بريده جرايد و اخبار سايت

هماهنگي براي انجام مصاحبه با مديران و پيشنهاد به خبرنگاران

انتخاب كارگزار درخصوص درج آگهي در مطبوعات

برگزاري کنفرانس مطبوعاتي

دعوت از خبرنگاران و تقدير از آنان به شيوه‌اي شايسته

ج-امور هنری:

طراحي پوستر

طراحي بيلبورد و تغيير اندازه‌ها برحسب مورد

طراحي پلات لمينيت مخصوص استند

طراحي پاپ آپ، كانتر و اقلام ويژه همايش هاي درون سازماني

تقويم روميزي – 2 نمونه

سررسيد و ديگر اقلام از جمله دفترچه يادداشت و غيره

طراحي اوراق، تابلوهاي بانک، كارت‌هاي بانكي و ...

كارت تبريك نوروز

طراحي كارت ويزيت

برنامه ريزي براي طراحي تمامي اقلام مورد نظر براي مراسم ويژه

رايزني با شرکت‌هاي طراحي براي دريافت نمونه‌هاي كارهاي گرافيكي و مذاكره براي انجام فعاليت

عكسبرداري و فيلمبرداري از مراسم (سمينار، همايش، ديدارها و ...) و تهيه لوح فشرده

بازديد از بيلبوردها در سررسيد پرداخت اقساط و ارايه گزارش بازديد به همراه عكس

تهيه آلبوم عکس‌هاي برتر بانك در سال 89 به همراه لوح فشرده

تهيه آلبوم عکس‌هاي مديران بانک پس از انقلاب (مديران ادارات، مديران شعب ، اعضاي هيات مديره)

تجهيز و برنامه‌ريزي براي آرشيو عکس پايگاه اطلاع‌رساني

بهره‌مندي از استاد ارتباطات تصويري و نقد و بررسي فعاليت‌هاي هنري دايره

طراحي فلش ATM ، سايت و فلش‌هاي تبليغاتي

اقلام انتشاراتي ويژه عيد نوروز و يا زمان‌هاي خاص ( دفترچه يادداشت، دفترچه تلفن و ...)

-        عملكرد روابط عمومي در افکارسنجی و نظرسنجيهاي سازماني و برون سازماني

 

              الف- فعالیتهای انجام شده در سال 89 در بخش افکارسنجی

               ب- اهداف و برنامه های سال 90 در بخش افکارسنجی

عملکرد روابط عمومي در حوزه مرکز مشاوره و اطلاع رسانی در سال 89

1. پاسخگویی به139541 تماس تلفنی(8 درصد رشد نسبت به سال 88)
2. پاسخگویی به3836 پیام الکترونیکی(50 درصد رشد نسبت به سال 88)
3. پاسخگویی به 4550سوال ضبط شده در سامانه گویا(12 درصد رشد نسبت به سال 88)
4. پیگیری و بررسی 2879 انتقادات مردمی (208 درصد رشد نسبت به سال 88)
5. تهیه 80 گزارش کارشناسی و ارایه به ریاست محترم اداره و مدیرعامل محترم بانک (136 درصد رشد نسبت به سال 88)
6. حضور مدیران ارشد بانک در مرکز مشاوره و پاسخگویی به تماسهای تلفنی(12مرتبه)
7. برگزاری 49 جلسه بخشنامه خوانی
8. شرکت در دو همایش مرتبط با حوزه کاری
9. شرکت در22دوره آموزشی
10. شرکت در 9 نمایشگاه مختلف به منظور راهنمایی و پاسخگویی به سوالات مردمی
11. انجام4 پروژه در بازه های زمانی یک ماهه الی سه ماهه
12. برگزاری8آزمون سنجش اطلاعات شغلی در مرکز مشاوره واطلاع رسانی
13. راه اندازی ستاد پاسخگویی به سوالات مربوط به یارانه ها
14. تجهیز سامانه گویای بانک مسکن به اعلام نتایج جوایز قرعه کشی حسابهای قرض‌الحسنه پس انداز

عملكرد در حوزه ارتباطات الكترونيك يا روابط عمومي الكترونيكي :

فعاليت انجام شده :

-        راه اندازي پورتال جديد بانك

-        راه اندازي پورتال كاركنان

-        راه اندازي نسخه موبايل پورتال

-        راه اندازي پورتال مديريت هاي شعب استان

-        راه اندازي نرم افزار شعبه ياب هوشمند

-        ويرايش كامل اطلاعات پورتال بانك

-        راه اندازي تالار گفتگو

-        راه اندازي كتابخانه ديجتيال شامل كتب و بروشورها

-        راه اندازي خبرنامه الكترونيك

-        درج نشريات بانك در پورتال

-        به روز رساني و ويرايش كامل پورتال لاتين

-        فعال كردن آلبوم تصاوير مديران

-        طراحي مسابقات و نظرسنجي اينترنتي

-        جمع آوري و راه اندازي تالار افتخارات در استانها و تهران

-        راه اندازي صندوق ارتباط با مدير عامل

-        تهيه سامانه جستجوي قرعه كشي شامل قرعه كشي

-        درج آگهي ها و اطلاعيه ها در پورتال

-        به روز رساني پايگاه اطلاع رساني و درج اخبار در پورتال

-        درج پوسترها و آگهي هاي جديد بانك در پورتال

-        تهيه برنامه محاسبه اقساط تسهيلات به دو روش ساده پلكاني در پورتال

-        تهيه برنامه محاسبه سود سپرده در پورتال

-        به روز رساني روزانه نرخ ارز، اطلاعات مديران

درج روزانه نرخ ارز، سكه ، اوقات شرعي ، سخن روز ، عكس روز و ...

-        درج بريده جرايد ، آرشيو اخبار

-        درج اطلاعيه هاي آموزشي ، فرهنگي و رفاهي كاركنان

-        درج خبرنامه

-        درج تغييرات آدرس ، تلفن شعب ، مديريتها، جارت سازماني

-        به روز رساني اطلاعات خدمات بانكي

-        درج آنتي ويروس ها

-        درج گزارشات آماري ماهانه

-        درج بخشنامه ها در اينترنت

-        درج دفترچه كدينگ

- ارسال پيامك

انجام شده :

1-  راه اندازي سيستم مسابقات پيامكي و نظرسنجي

2-  ارسال پيامك روز تولد همكاران

3-  ارسال پيامك اخبار بانك

4-  ارسال پيامك تبليغاتي

در حال انجام :

1-    راه اندازي سيستم ارسال پيامك براي مديريت ها

2-    تغيير برنامه نرم افزاري يا ارتقاي آن

د- بروز رساني پورتال مودم

1-   راه اندازي وبلاگ (آماده سازي مقدمات شروع كار جهت ايجاد وبلاگ گروهي )

2-   راه اندازي پادكست (پادكست تمبر يادبود – پيام تبريك مدير عامل)

3-   ايجاد ساب پورتال براي اداره آموزش شامل طرح كتابخواني ، ثبت نام و كارنامه آموزشي

4-   ايجاد ساب پورتال براي اداره پژوهش شامل فراخوان ارائه پيشنهاد ، اولويت هاي پژوهشي ، جستجوي پيشنهادها

5-   ايجاد ساب پورتال براي اداره تداركات شامل فرم ارزيابي شركت ها ، معرفي شركتها و محصولات و اطلاعيه هاي مناقصه و مزايده
                                         

نحوه تاثير گذاري بر افكار عموميروابط عمومی رابطه ی دوطرفه ای با افکار عمومی دارد .در راستای این تعامل وارتباط ،هم برافکارعمومی تأثیر می گذارد وهم از آن نقش می پذیرد.مسئول روابط عمومی برای پیشبرد دستگاه وسازمان اداری وخصوصی خود وآگاهی از نحوه ی قضاوت جامعه درمورد فعالیتهای مربوطه ،نیازمند توجه به افکار عمومی است

که درقبال آن ،استراتژی مناسب ومطلوب به گونه ای طراحی گرددکه باکمترین تنش ،وصول به اهداف سازمانی محقق گردد. از طرف دیگر روابط عمومی ،با ارائه اطلاعات ومستندات به جامعه ومخاطبان،می تواند درشکل گیری وجهت دهی به افکارعمومی تأثیر گذارباشد .بنابراین ،نقش روابط عمومی دراین زمینه، ایجاد تعامل مطلوب وکارآمد با افکار عمومی است.

مفهوم افکار عمومی:

     برای پی بردن به راهکارهای تأثیرگذاری برافکار عمومی ورابطه متقابل روابط عمومی باافکار عمومی ،بایستی ابتدا درک درستی از مفهوم افکار عمومی داشت .باتوجه به اینکه تعاریف متعددی از «افکار عمومی» وجوددارد،نمی توان تعریف واحدی که مورد قبول همگان باشد ارائه داد.دراینجا چندتعریف و توضیح درمورد افکار عمومی ذکر می شود،شاید به کمک آن ها بتوانیم به شناختی نسبی از مفهوم «افکار عمومی »برسیم :

-   افکار عمومی، پدیده‌ای روانی ـ اجتماعی و خصلتی جمعی است و عبارت است از ارزیابی و نظر مشترک گروهی اجتماعی در مسئله‌ای که همگان به آن توجه و علاقه دارند و در لحظه‌ی معینی، بین عده‌ی زیادی از افراد و اقشار مختلف جامعه نسبتاً عمومیت می‌یابد و عامه مردم آن را می‌پذیرند. افکار عمومی به صورت تأیید یا مخالفت با یک عمل، نظر، شخص و واقعه با خواسته، مطالبه، پیشنهاد و توصیه تجلی می‌یابد (مهرآرا،1372 ص 371)

-     افکار عمومی( Public Opinion )اگر چه پدیده ای است که در قرن بیستم ودر عصر تولد رسانه ها و شکوفایی ارتباطات و اطلاعات به اوج خود رسیده است، اما به گواهی تاریخ، زندگی اجتماعی بشر، همواره و در زمان و مکان به عنوان برآیند ارتباط انسانی با شناخت ها، اندیشه ها، نگرش ها و رفتارهای گوناگون تا سطح مهم ترین عامل موثر در پیش برد رویدادها و حوادث اجتماعی، فرهنگی، سیاسی و اقتصادی شناخته شده است-( مقاله دکتر داوود نادمی ، «افکارعمومی و نظریات انتقادی آن»)

-   افکار عمومی (Public Opinion) به طور عمده محصول دوران روشنگری است. این اندیشه با فلسفه‌های سیاسی لیبرالی اواخر قرون هفدهم و هیجدهم (لاک و روسو) و به ویژه تئوری دمکراتیک قرن نوزدهم تلفیق شده است

-   افکار عمومی زمانی بوجود می‌آید که موضوع یا مسئله‌ای مورد توجه عمومی وجود داشته باشد. مسئله مزبور باید تا آن حد حیاتی باشد که مردم را به موضع گیری در خصوص آن وا دارد افکار عمومی (Public Opinion) به طور عمده محصول دوران روشنگری است. این اندیشه با فلسفه‌های سیاسی لیبرالی اواخر قرون هفدهم و هیجدهم (لاک و روسو) و به ویژه تئوری دمکراتیک قرن نوزدهم تلفیق شده است (پراسیس، 1382 ،ص 21). افکار عمومی بیش از هر نیروی دیگری تعیین می‌کند انسان چگونه بیندیشد و رفتار کند. علی اسدی این موضوع را با رویکرد به فنآوری رسانه‌ای بیان می‌کند و می‌گوید: گسترش وسایل ارتباط جمعی مانند رادیو، تلویزیون و مطبوعات پرتیراژ، باعث پیدایش جامعه‌ی‌ تازه‌ای شد که در آن همه افراد، صرف‌نظر از اینکه در کجا زندگی می‌کنند و یا به چه گروه اجتماعی تعلق دارند، از طریق تماس با منابع خبری، از رویدادها و رخدادها آگاه شوند. تا جایی که حتی اگر در جامعه‌ای، میزان مشارکت اجتماعی مردم هم محدود باشد، میزان آشنایی آنها با حوادث و رخدادها که نتیجه مشارکت آنها در این زمینه است، با آنچه در گذشته بود، فرق دارد (اسدی ،1371 ،ص 42). تاثیر رسانه‌ها بر مردم و شکل دهی به افکار عمومی، موضوعی است که در کنار مباحث مربوط به تبلیغ، از اهمیت برخوردار است. افکار عمومی و به تعبیری «صدای خاموش مردم»، یک اصطلاح جامعه شناختی است و عبارت از درک معینی است که مردم یک جامعه نسبت به مسائل مهم پیدا می‌کنند

افکار عمومی، پدیده‌ای روانی ـ اجتماعی و خصلتی جمعی است و عبارت است از ارزیابی و نظر مشترک گروهی اجتماعی در مسئله‌ای که همگان به آن توجه و علاقه دارند و در لحظه‌ی معینی، بین عده‌ی زیادی از افراد و اقشار مختلف جامعه نسبتاً عمومیت می‌یابد و عامه مردم آن را می‌پذیرند. افکار عمومی به صورت تأیید یا مخالفت با یک عمل، نظر، شخص و واقعه با خواسته، مطالبه، پیشنهاد و توصیه تجلی می‌یابد (مهرآرا،1372 ص 371). افکار عمومی زمانی بوجود می‌آید که موضوع یا مسئله‌ای مورد توجه عمومی وجود داشته باشد. مسئله مزبور باید تا آن حد حیاتی باشد که مردم را به موضع گیری در خصوص آن وا دارد

نیروهای محرکه افکار عمومی

کیم بال یانگ به سه مرحله رشد افکار عمومی اشاره می‌کند:

1) منشأ موضوع: افکار عمومی از یک مشکل عمومی سرچشمه می‌گیرد، زیرا تا زمانی که امور به طریق خودکار و عادی جریان دارد و با مسائل عمومی براساس عادات و قوانین برخورد می‌شود، هیچ کس خود را به فکر کردن مشغول نمی‌کند، زیرا به ندرت فردی تنها به سبب نقد مطلبی، به تفکر می‌پردازد.

2) بحث در مورد موضوع و راه حل های پیشنهادی: این مرحله با کوشش برای شناخت موضوع و امید به پیدا کردن راه حل عملی آغاز می‌شود. سپس بحثی همه جانبه‌تر به دنبال می‌آید. ولی این بحث در مرحله‌ی تفسیری و اولیه باقی می‌ماند و طی آن بررسی در مورد ویژگی های مختلف مشکل، مانند میزان اهمیت آن و انعکاس احتمالی آن بر سایر ویژگی های زندگی اجتماعی صورت می‌گیرد. زمانی که بحث ها، جدل ها و مشاوره‌های مربوطه انجام گرفت، راه حل های متفاوت بروز می‌کند که غالبا متناقض اند. در مورد راه حل های موضوع تازه، غالبا اختلافات شدیدی بروز می‌کند و در این مرحله، عوامل اختلاف و عوامل اتفاق روشن تر می‌شود و در زمانی که آرای مختلف بیان شد، گروه های کوچکی تشکیل می‌شود که هر یک، از دیدگاه ویژه‌ای هواداری می‌کند. سپس آرا متبلور می‌شوند، راه حل های خیالی کنار گذاشته می‌شوند و راه حلی میانه بدست می آید و یا ممکن است اختلافات به عدم سازش منجر شوند.

3) دستیابی به توافق عمومی: زمانی که موضوعات مربوطه از فوریت برخوردار باشند، نمی‌توان برای همیشه به بحث ادامه داد و دستیابی به یک راه حل امری حیاتی است. رسیدن به اتفاق در برخی عرصه های خاص، ساده و در برخی عرصه های دیگر دشوار است (نصر، 1380، صص413-414).

افکار عمومی و جنگ روانی

جنگ روانی علیه ذهن انسان و افکار او صورت می گیرد و به این ترتیب، مطالعه‌ی افکار عمومی رابطه‌ی محکمی با موضوع جنگ روانی دارد (نصر، 1380، ص403). پس سعی می‌شود مفهوم اهمیت و چگونگی شکل گیری افکار عمومی و راه های نفوذ در آن ارائه و ‌مولفه های خاص در دنیای امروز مشخص شود. یکی از نکات برجسته در افکار عمومی، قابلیت اداره کردن و نفوذ در آن است. در جنگ روانی برای رسیدن به هدف غایی و پیروزی، از هر وسیله‌ای برای تحریک احساسات و ایجاد دگرگونی مطلوب، از افکار عمومی استفاده می‌شود. عده‌ای افکار عمومی را ضمیر باطنی یک ملت می‌دانند. افکار عمومی در جریانات سیاسی- اجتماعی جامعه دخالت می‌کند، بدون آنکه در قوانین مملکتی نامی از آن برده شود. افکار عمومی لزوما نتیجه‌ی افکار انفرادی درباره‌ی یک موضوع معین و مشخص است که ضمنا ملت ها را ظرف مدت کوتاهی دگرگون می‌کند و چهره ای جدید به جهان نشان می دهد.

ماهیت افکار عمومی

اگر به تعاریف افکار عمومی اشاره شود، ماهیت آن مشخص‌تر، نمایان تر و واضح تر می شود. جیمز یانگ، افکار عمومی را اینگونه تعریف می کند: قضاوت اجتماعی هرجامعه‌ی خودآگاه در مورد مسائل مهم که ابتدا به طور برهانی در آن جامعه به بحث گذاشته شده باشد. افکار عمومی نقش محوری در جامعه دارد و به تاریخ گذشته ارتباط پیدا می‌کند و افسانه‌ی عصر طلایی گذشته را در زمینه‌های دیگر به چشم انداز جامعه امروز می‌کشاند. افکار عمومی تهییج می‌کند و آنچه را که در تاریخ رویداد بوده، به عصر حاضر منتقل می‌سازد.

شکل گیری افکار عمومی

افکار عمومی فرایند پیچیده ای است که میان نظرات فردی و جریانات فکری جامعه انجام می‌گیرد، روی فرد تاثیر می‌گذارد و اندیشه ها و نظرات فردی، نظرات گروهی را می‌سازد. افکار عمومی را می‌توان یک جریان فکری دانست که مسلط برجو فکری جامعه شده و آن را می‌سازد. این ‌افکار از فرهنگ جامعه، یا از افکار قالبی و کلیشه ای، یا از اطلاعاتی که به وسیله‌ی رسانه‌ها در جامعه پخش می‌شود، و یا از رخدادهایی که در محیط اتفاق می‌افتد، نشات می‌گیرد. بنابراین، آداب و رسوم و شیوه های رایج فرهنگ، همگی عناصر تشکیل دهنده‌ی افکار عمومی هستند. تنها تفاوت آنها با آداب و رسوم این است که آداب و رسوم پایدار هستند و خصلت جدایی افکار عمومی را ندارند. در عصر ما افکار عمومی یکدست نبوده و در نتیجه، از برخورد جریان های فکری گوناگون شکل می‌گیرند؛ زیرا که حوادث، رخدادها و مجموعه اطلاعاتی که به جامعه داده می‌شود، همه در حال تغییر و دگرگونی هستند. این افکار نیز در حال تغییرند؛ از این رو می‌توان گفت که یکی از ویژگی های افکار عمومی این است که بر مبنای نگرش ها شکل می‌گیرد. در واقع نگرش ها، پایه‌ها و زمینه‌های پایدارتر افکار و یا لایه‌ی زیرین افکار عمومی محسوب می‌شوند (رفیعی، 1382، صص101-97).

گردش اطلاعات در رسانه‌ها، یکی از عوامل بسیار مهمی است که در شکل دادن به افکار عمومی موثر است. علت آن، فراگیر بودن، نفوذ پذیر بودن، گیرا بودن و سرعت پخش پیام هاست. رسانه‌ها برشکل گیری افکار عمومی نقش و تاثیر بسیاری دارند ولی این تاثیر همواره با نوعی مداخله و یا نقشی است که دروازه بان های اطلاعاتی یا رهبران فکری بر عهده دارند. از این جهت، اگر این دو همسو باشند، اثر رسانه‌ها تشدید می‌شود و اگر هم ناهمسو باشند، بخشی از این تاثیر خنثی می‌شود. بطور کلی، میان افکار عمومی و نظام ارتباطی، رابطه‌ای متابولیک و کنش و واکنش بسیار پیچیده ای وجود دارد؛ به این معنی که نظام ارتباطی از افکار عمومی تغذیه می‌کند و در شکل دادن به افکار عمومی هم نقش موثری دارد. به عبارتی، یک رابطه‌ی دوسویه میان افکار عمومی و ارتباطات اجتماعی وجود دارد

نفوذ در افکار عمومی

افکار عمومی به اندازه‌ای قوی و نیرومند است که برای برگرداندن آن در یک جهت مشخص و معین، باید کوشش های بی دریغی به عمل آید. هرگاه لازم باشد که افکار عمومی به حمایت از نظریه‌ی معینی ترغیب شود، باید در بیشتر موارد، در احساسات مردم اعمال نفوذ کرد؛ به این معنا که برای ایجاد طرز تفکر مورد نظر، احساسات عامه‌ی مردم را تهییج کرد. در واقع، تلاش می‌شود که تا حد امکان، نیروی اندیشه و وجدان فرد، کمتر به کار افتد و برعکس در او واکنش های انعکاسی شرطی بوجود آید. در دنیای امروز، به دلیل آنکه نیرومند ترین ابزار تبلیغاتی در دست قدرت های حاکمه جهانی است، ایجاد واکنش های شرطی در اذهان عمومی نیز در جهت اهداف از پیش تعیین شده و همچنین از راه بکارگیری شیوه ها، وسایل و تجهیزات مناسب توسط همین قدرت های حاکم صورت می‌گیرد (رفیعی، 1382، ص118). صاحبنظران عملیات روانی براین اعتقادند که برای تاثیر در افکار عمومی، باید یک یا چند محرکه و غریزه اصلی بشر را تحریک کرد، مانند غریزه های مبارزه جویی، وطن پرستی و غیره. در این شرایط، اعمال مورد نظر محرکین توسط همین عملیات روانی کورکورانه انجام می پذیرد.

شکل گیری افکارعمومی :

افکار عمومی متأثر از برخی رویدادها وجریانات ،به صورت نوعی برداشت جمعی از یک موضوع شکل می گیرد .نکته مهمی که درارتباط با افکار عمومی باید مورد توجه قرار گیرد آن است که هر موضوعی نمی تواند به محور بحث وگفت گوی افکار عمومی تبدیل شود ،بلکه تنها موضوعاتی می توانند دراین زمینه مطرح شوندکه برای افکار عمومی جنبه حیاتی داشته باشند .

برای شکل گیری افکار عمومی باید مسائل مبهم وپیچیده به صورت روشن مطرح گردند که براساس آن،عده ای با آن موافق وعده ای دیگر مخالف باشند ،یعنی به صورت مسئله ای «دوقطبی» درآید.

عوامل تأثیرگذار برافکارعمومی :

به طور کلی عوامل زیر درشکل گیری افکار عمومی دارای نقش واثر بیشتری هستند که می توان آن ها را«فعالان سیاسی»نامید :

-مقامات مسئول وسیاست گذاران

- گروههای منافع(interest group)

-کارشناسان ،جمعیت ها وسازمان ها

-مجالس مقننه

-رسانه ها

-گروه های فشار یااحزاب وجمعیت ها

روابط عمومی و نفوذ درافکارعمومی :

     افکار عمومی به اندازه‌ای قوی و نیرومند است که برای برگرداندن آن در یک جهت مشخص و معین، باید کوشش های بی دریغی به عمل آید. هرگاه لازم باشد که افکار عمومی به حمایت از نظریه‌ی معینی ترغیب شود، باید در بیشتر موارد، در احساسات مردم اعمال نفوذ کرد؛ به این معنا که برای ایجاد طرز تفکر مورد نظر، احساسات عامه‌ی مردم را تهییج کرد. در واقع، تلاش می‌شود که تا حد امکان، نیروی اندیشه و وجدان فرد، کمتر به کار افتد و برعکس در او واکنش های انعکاسی شرطی بوجود آید. در دنیای امروز، به دلیل آنکه نیرومند ترین ابزار تبلیغاتی در دست قدرت های حاکمه جهانی است، ایجاد واکنش های شرطی در اذهان عمومی نیز در جهت اهداف از پیش تعیین شده و همچنین از راه بکارگیری شیوه ها، وسایل و تجهیزات مناسب توسط همین قدرت های حاکم صورت می‌گیرد (رفیعی، عبدالله، دولت ها وافکارعمومی(جنگ روانی)، تهران،1382،نشر دادار. ص118)  

تأثیر گذاری برافکار عمومی وتغییر نگرش عموم درمورد یک موضوع ،کاری بس مشکل است وهرگز نمی توان نظر شکل گرفته ی عموم را درارتباط با یک مسئله مهم به راحتی تغییر داد. روابط عمومی دارای رابطه ای دوسویه باافکار عمومی است وهم از افکار عمومی نقش می پذیرد وهم می تواند تأثیر گذار باشد .تأثیر گذاری برافکار عمومی کارساده ای نیست واین هنر روابط عمومی است که با به کارگیری شیوه های جذاب وکارآمد وبدون توسل به مکر وخدعه ،بتواند نقش موثر خودرا در روشنگری اذهان عمومی ایفانماید . روابط عمومی برای تأثیرگذاری برافکار عمومی ،به«رسانه ها »نیازمند است واز اینرو دریکی از تعریف های روابط عمومی ،به این مهم اشاره شده است و روابط عمومی را«کاربرد خردمندانه رسانه ها برای تنویر افکار عمومی»تعریف کرده اند.

فصل چهارم : نتيجه گيري

- نقاط قوت و ضعف روابط عمومي سازمان

روابط عمومی که درجهان امروز از اهمیت وارزش بسیارزیادی برخوردار است یکی ازحوزه های موثر فعالیت ان درحیطه وسائل ارتباط جمعی و به ویژه مطبوعات است . به طور مشخص یکی ازوظایف مهم روابط عمومی داشتن ارتباط صحیح و اصولی با مطبوعات ورسانه ها است. علاوه بران تعمیق وگسترش تفاهم وحسن نیت بین سازمان با قشرهای مختلف جزووظایف ضروری روابط عمومی به شمار می اید.

بهمین دلیل ایجاد ارتباط مطلوب از سوی روابط عمومی با قشرهای مختلف جامعه امری ضروری است . دراین زمینه ارتباط صحیح با مطبوعات و روزنامه نگاران از اهمیت ویژه وخاصی برخوردار است زیرا مطبوعات و روزنامه نگاران به عنوان مجرا و ابزار موثر و تبلیغاتی روابط عمومی بیش از هر نهاد و یا قشر اجتماعی دیگر قادرند که اهداف روابط عمومی را در زمینه تاثیرگذاری بر افکار عمومی اجرا کنند.

بدیهی است که دواصل مهم زمینه های نفوذ هرچه بیشترروابط عمومی سازمانها را بر افکار عمومی فراهم می کند. این دو اصل عبارتند از : عمل نیک و تبلیغ دامنه دار .

به تبع تبلیغ دامنه دار تنها از طریق مطبوعات و روزنامه نگاران و نمایندگان رسانه های جمعی تصویری وشنیداری - که بردیدگاه های اطلاع رسانی و همین طور تکنیک های ارتباطی مسلط اند- می تواند مفید باشد.

بهمین دلیل هر نوع ارتباط مطلوب روابط عمومی ها با روزنامه نگاران- به معنای اعم کلمه- نیازمند شناخت دقیق شاغلان این حرفه وویژگیهای اجتماعی وتخصصی انها ست . درحال حاضر میتوان گفت که روابط عمومی درتمامی سازمانهای مختلف دولتی قادر به ارتباط اصولی و مطلوب وکاملا تخصصی با روزنامه نگاران نبوده است.(لازم است تاکید کنم که کسانی که خبرنگاران رسانه های تصویری وشنیداری نیز هستند در درجه اول باید روزنامه نگار به معنای اعم کلمه باشند.)

به بیان دیگر از دیدگاه روزنامه نگاران - روزنامه نگاران واقعی نه خبر بیار و تنظیم کننده خبر نه خبربگیر روابط عمومی !-روابط عمومی ها (ازبدو شکل گیری خود درایران به شکل رسمی درسال ١٣٣٠همزمان با تشکیل روابط عمومی در شرکت نفت) قادر نبوده اندکه ارتباطی عمیق وژرف هدفمند ومتناسب باویژگیهای کار روزنامه نگاری باخبرنگاران و روزنامه نگاران برقرار کنند.

از این رو- به جرات میتوان گفت- بخشی از اهداف توجیهی اقناعی و تبلیغی انان در ارتباط با سازمانهای تابعه خود کسب نشده است.
- راهكارهاي پيشنهادي براي بهبود فعاليتهاي روابط عمومي سازمان

1- ایجاد تفاهم و رفع سوء تفاهم ها :

     کسانی که با سازمان یا خدمات و محصولات سازمان در ارتباط هستند و همچنینکسانی که در درون سازمان مشغول به کار می باشند طبیعتاً ممکن است با سوء برداشتهایی از عملکرد سازمان مواجه شوند. قطعاً دریک چنین مواقعی روابط عمومی موظف است بهرفع سوء تفاهم اقدام کند .راه رفع سوء تفاهم «پاسخگوئی» و کانال انجام آن رسانه هایجمعی و رسانه های داخلی سازمان است . اگر سوء تفاهم پیش آمده درارتباط با مردمو یا به هر ترتیب درخارج از سازمان باشد پاسخگویی باید از طریق رسانه های گروهیانجام گیرد و اگر سوء تفاهم دردرون سازمان ایجاد شده باشد پاسخگویی باید از طریقنشریه داخلی و یا تابلو اعلانات و یا پاسخگویی در نماز خانه بعد از اقامه نمازانجام گیرد. پاسخ تهیه شده باید با هماهنگی رئیس سازمان ارائه شود و باید صادقانه ودرعین حال زیرکانه باشد. منظور از زیرکانه بودن پاسخ این است که باعث ایجاد سوءتفاهم جدید در مخاطبین نشود . باید اطمینان حاصل کرد که پاسخ تهیه شده منجر به رفعسوء تفاهم بوجود آمده می شود.

2ـ بیان و تبلیغ کارها و اقدامات خوب و مفید انجام گرفته در سازمان:

این وظیفه روابط عمومی از طریق تهیه خبر توسط روابط عمومی سازمان وارسالخبرهای تولیدی به رسانه های جمعی صورت میگیرد . مقصود از رسانه های جمعی کلیه وسایلارتباطی است که مخاطبان آن توده مردم را شامل میشود یعنی مثلا بیشترین تعداد افرادیکی کشوررا در بر میگیرد .برخی از وسایل ارتباطی برقرار کننده رابطه بین 2 یا چندنفر هستند مانند تلفن و برخی دیگر از وسایل ارتباطی، جمع مشخص و محدود و قابل شمارشاز مخاطبان را در بر میگیرند مانند سینما، تئاترو مجلات داخلی سازمان ها ، ولیوسایل ارتباط جمعی مخاطبان بسیارزیاد و غیر قابل شمارش را در بر میگیرند که اینوسایل عبارتند از : 1ـ تلوزیون 2ـ رادیو3ـ روزنامه های کثیر الانتشار 4ـ شبکه هایماهواره ای5ـ مجلات کثیرالانتشار.روابط عمومی برای انجام وظیفه «بیان و تبلیغ کارهاو اقدامات خوب و مفید انجام گرفته در سازمان»اولاً به تهیه اخبار این اقداماتمبادرت نموده و ثانیاً این اخبار تهیه شده را از طریق رسانه های جمعی به مخاطبان میرساند.                        

معمولاً روابط عمومی های شهرستانها به ارسال خبر برای روابط عمومی مرکزجهت درج در سایت و یا ارسال برای رسانه ها مبادرت می ورزند که در این صورت بایدتوجه داشته باشند که خبر ارسالی اولاً از ارزش خبری برخوردارباشد و ثانیا کامل بودهو از انشای کلمات و جملات از هم گسیخته و ارسال اخبار ناقص که بیانگر ضعف روابطعمومی خواهد بود جداً پرهیز نمایند

دعوت از خبرنگاران در همایش ها و تفاهمنامه ها و ساخت برنامه های تبلیغی رادیو تلویزیونی از دیگر اقدامات روابط عمومی هادر راستای تبلیغ اقدامات خوب سازمان است.

3ـ پاسخگویی به انتقادات وشبهات مطرحه در رسانه ها، جامعه و درونسازمان درباره عملکرد سازمان :

یکی از وظایف مهم روابط عمومی در هر سازمانرصد اخبار و مطالب منعکس شده در رسانه ها درباره سازمان است.درمیان این مطالبانعکاس یافته بیان انتقادات و طرح شبهاتی درباره عملکرد سازمان به چشم می خورد کهباید فوراً اینگونه مطالب از طریق مدیر روابط عمومی به رئیس سازمان اطلاع داده شودواقدامات لازم برای پاسخگویی انجام گیرد.گاهی نیز همین انتقادات و شبهات بدونانعکاس در رسانه ها در میان مردم دهان به دهان می گردد که همه افراد جامعه و ازجمله کسانی که در واحد روابط عمومی مشغول به کارهستند از آنها آگاهی دارند . مدیرروابط عمومی باید با تیزبینی نسبت به اقدامات تبلیغی درجهت رفع ا ین سوء تفاهم هااز طریق خبر، گزارش، مقاله ، تیزرهای رادیو، تلوزیونی و مصاحبه های خبری اقدامنماید . اگر طرح این شبهات بین کارکنان سازمان وجود داشت باید از طریق سخنرانی برایکارمندان و پاسخگوئی در نشریه داخلی به رفع این شبهات اقدام نمود.

4ـ بررسی بازخورد اقدامات و فعالیت های سازمان در جامعه و درون سازمانو انتقال آن به مدیران :

تحقیق و نظر سنجی از جمله وظایف روابط عمومی جهت «تشخیص بازخورد اقدامات و فعالیت های سازمان در خارج سازمان و درون سازمان» است . رضایت افرادی که به نوعی با سازمان درارتباط هستند اعم از ارباب رجوع و کارمندانباعث ارتقای سطح کیفی وکمی فعالیت های سازمان خواهد شد لذا روابط عمومی با انجامنظر سنجی میزان رضایت را دریافته وبا انتقال نتیجه نظر سنجی به واحد های مربوطه وریاست سازمان آگاهی لازم را به مسئولین جهت اقدامات لازم و همچنین دراختیار داشتناطلاعات لازم برای بهبود کار سازمان ارائه می دهد . بررسی باز خورد اقدامات یکی ازراههای تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان است. از این طریق روابط عمومی به عنوان چشم وگوش سازمان عمل می کند.

5ـ تولید رضایت در کسانی که به نوعی با سازمان در ارتباطند :

تولید رضایت در سازمان منوط به همکاری تمامی بخشهای سازمان است و اگر واحدهای سازمان وظایف خود را به درستی انجام ندهند روابط عمومی به تنهایی قادر به ایجادرضایت درارباب رجوع و کارکنان نخواهد بود و در واقع در سازمانی که محصول و یا خدمتمطلوبی ارائه نمی کند این وظیفه روابط عمومی عملاً با چالش مواجهخواهد گشت . سوال اساسی این است که جایگاه روابط عمومی در ایجاد رضایت در سازمان چیست؟ پاسخ ایناست که روابط عمومی از یک طرف با استفاده از دانش و علم ارتباطات به «اقناع»مخاطبانمی پردازد و از طرف دیگر با پاسخگویی دلسوزانه و راهنمایی ارباب رجوع از نارضایتیهای برون سازمانی جلوگیری می کند و همچنین با ایجاد رابطه بین کارکنان و مدیران ازبه وجود آمدن نارضایتی در کارکنان سازمان نسبت به مدیران و بالعکس ممانعت به عمل میآورد. باید توجه داشت که اقناع مخاطب باید با زیرکی و پرهیز از توجیه غیر موجهاقدامات صورت پذیرد و آنجا که حق با ارباب رجوع است تقصیر سازمان از سوی روابطعمومی پذیرفته شود که این خود عامل ایجاد رضایت خواهد بود که حداقل سازمان ایرادکار خود را می پذیرد و در رفع آن تلاش می کند. باید توجه داشت که مخاطب توجیهاتنادرست را تشخیص خواهد داد و نتیجه معکوس به بار خواهد آورد.

6ـ جلب همکاریکسانی که با سازمان درارتباط هستند و یا همکاری آنان برای سازمان می تواند مفیدباشدجلب همکاری از طرق زیر انجام می گیرد:

الف ـ درج آگهی در رسانه هایجمعی.

ب ـ در نظر گرفتن جوایز برای کسانی که درارتقای سازمان همکاری می کنند.

7ـ برقراری روابط درون سازمانی و برون سازمانی:

روابط سازمانبه سه بخش قابل تقسیم است:

الف ـ سازمان و رسانه ها :

هر واحد روابط عمومی باید لیستی ازنشریات و خبرگزاریها و شبکه های رادیو تلویزیونی همراه با شماره تلفن و شماره فکس وآدرس پست الکترونیکی آنها راتهیه نماید تا بتواند اخبار خود را برای آنها ارسالداشته و در صورت برگزاری همایش یا امضای تفاهم نامه بتوانداز رسانه ها دعوت به عملآورد. واحد روابط عمومیبه نسبت وظیفه سازمانی که در آن مشغول به کار است باید بادبیر سرویس مربوطه در ارتباط باشد . مثلاً سازمان اوقاف و امور خیریه با دبیر سرویسهای اجتماعی ، فرهنگی و معارف رسانه ها در ارتباط باشد . در ضمن باید روابط عمومیدر هر رسانه یک خبرنگار به عنوان رابط خبری داشته باشد که مسئولیت درج اخبار سازمانرا به عهده داشته باشد. ارتباط مستمر با رسانه ها از اهمیت بالایی برخوردار استزیرا باید تغییرات رسانه ها از جمله تغییر دبیر سرویس ها و تغییر خبرنگاران وهمچنینتغییر شماره تلفن ها و شماره فکس ها را پیگیری کرد تا اطمینان حاصل شود که اخبار وبرنامه ها به دست اصحاب رسانه می رسد . در عین حال این ارتباط مداوم در ترغیب رسانهها به درج اخبار سازمان موثر است.

ب ـ سازمان و مراجعه کنندگان :

در برخی از واحد های روابطعمومی بخشی به نام «ارتباطات مردمی» وجود دارد که ارباب رجوع از طریق تلفن و یابصورت حضوری پرسشها ، انتقادات و پیشنهادات خود را درباره عملکرد سازمان با آنهامطرح می کند واین واحد آنها را ثبت و ضبط و در صورت نیاز راهنمایی ها ی لازم راارائه می دهد.

روی گشاده، بیان خوب و صبر در برابر برخی تندی های احتمالی ازضروریات کار در واحد «ارتباطات مردمی» سازمان است . وجود واحد ارتباطات مردمی در هرواحد روابط عمومی که بصورت وسیع با مردم در ارتباط است ضروری به نظر می رسد.

ج ـ کارکنان ومدیران سازمان :

اگر در یک سازمان در کارکنانذهنیت منفی نسبت به مدیران وجود داشته باشد طبیعتاً انگیزه کار و فعالیت درکارکنانپائین می آید ؛ این عدم رضایت و ذهنیت منفی در بسیاری مواقع صرفا ناشی از سوءبرداشت ها است که روابط عمومی از طریق نشریه داخلی و تابلو اعلانات و برگزاری جلساتکارکنان و مدیران می تواند به رفع این سوء برداشت ها جهت روابط حسنه بین کارکنان ومدیران و در نتیجه بالابردن انگیزه کاری مبادرت نماید . نظر سنجی از کارکنان و قراردادن نتایج آن دراختیار مدیران نیز از جمله اقداماتی است که میتواند به تحکیم روابطبین کارکنان و مدیران سازمان کمک نماید.

8ـ آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح ها و برنامه ها :

برخی از طرحها و برنامه هایی که توسط سازمان می خواهد انجام بگیرد ازحساسیت بالایی در نظر افکار عمومی برخوردار است بطوری که می تواند منجر به ایجادتنشهای اجتماعی شود. دراجرای چنین طرحهایی روابط عمومی خط شکن سازمان است و باید باانجام فعالیت های اقناعی ، ترغیبی و تبلیغی افکار عمومی را برای پذیرش این طرحآماده نماید . باید توجه داشت که در انجام این کار باید از شیوه های علمی استفادهشود تا نتیجه مطلوب حاصل گردد؛ لذا حضورمتخصصان علوم ارتباطات ، روابط عمومی وروانشناسی تبلیغات در هر واحد روابط عمومی ضروری است.

9ـ سخنگویی سازمان :

روابط عمومی سازمان زبان گویای سازمان استو مدیر روابط عمومی سخنگویی سازمان را عهده دار است . طرحها و برنامه های سازمانباید قاعدتاً توسط مدیر روابط عمومی در اختیار افکار عمومی قرار بگیرد. البته اینقاعده حتمی نیست و نسبت به تشکیلات سازمانها می تواند متفاوت باشد ارسال خبر بهنوعی سخنگویی سازمان است.

 

منابع :