شهرداری منطقه 10 کرج

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فاطمه كائيد شرف

بازدید: 1007

 

مقدمه :

یکی از عواملی که در سرنوشت هر موسسه ، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها را در نیل به هدفها یاری می دهد ، کیفیت رابطه آنها با افراد و موسساتی است که با آنها سر و کار دارند و همچنین با افکار عمومی جامعه ای است که در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط بطور مفیدی مستقر و به شکل موثری گسترش یافته باشد ، به همان اندازه آن فرد ، گروه و موسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر می باشد. اکنون بعنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و موسسات برای رسیدن هر چه بهتر و راحتر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مردم می باشند.

مدیران موسسات به دلایل فوق ، در تشکیلات خود اقدام به تاسیس دفتر ، واحد یا بخشی تحت عنوان روابط عمومی نموده اند تا از طریق آن ارتباط مفید و موثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار نمایند و با آگاه کردن ، تشویق و ترغیب آنان ، به اهداف مدیران ، سریعتر ، راحت تر و با هزینه کمتر جامه عمل بپوشانند ، دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیک ها و تخصصهای حرفه روابط عمومی ، به گسترش تفاهم و ارتباط موثر بپردازند. هدف از تهیه این گزارش ، آشنایی با وظایف ، نقش و جایگاه روابط عمومی مطلوب است.

شرح وظایف روابط عمومی :

مهمترین وظیفه روابط عمومی ، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود. بی تردید این وظیفه در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرد که می توان آنها را تحت عناوین ارتباطات ، اعلان مواضع سازمان ، امور فرهنگی و نمایشگاهها ، انتشارات ، سنجش افکار و پژوهش و برنامه ریزی دسته بندی کرد که در زیر به تشریح این وظایف می پردازیم :

1-ارتباطات :

سیاستگزاری ، برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف ، سیاستها ، فعالیتها ، برنامه ها و مواضع سازمان به مخاطبان ، رسانه ها و جامعه.

گرد آوری ، جمع بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم ، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارائه آن به مدیریت تلاش برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و اهمیت سازمانی و زمینه سازی برای برقراری ارتباطات بین آنان.

2-اعلان مواضع سازمان :

عضویت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها ، خط مشی ها ، برنامه ها و روند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهمایی ها و جلسه ها.

تدوین " تقویم جامع ارتباطات سازمانی " در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی ، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.

تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان.

برنامه و اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.

تدوین برنامه سالانه مصاحبه های مسئولان سازمان با مطبوعات ، متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی تهیه و تنظیم اطلاعات پایه ای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف.

ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات ، رادیو ، تلویزیون و خبرگزاریها و بهره برداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم.

3-امور فرهنگی و نمایشگاهها :

مشارکت در برگزاری سمینارها و گرد همایی تخصصی و عمومی سازمان.

پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.

تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضا سازی فرهنگی – تبلیغی در ساختمانها و محوطه ها.

مدیریت نمایشگاهها ( سالانه ، دائمی و . . . ) در خارج و داخل سازمان.

طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان ( متناسب با سلایق و علایق قشرها ).

تهیه تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.

راه اندازی و اداره اتاق انتظارات سازمان.

تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی و فیلم های مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستند سازی سازمان.

4-انتشارات :

تدوین کتب ، جزوه ها و تهیه موارد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان .

گرد آوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها ، فعالیتها ، طرحها و برنامه ها ، با شیوه ها و قالبهای موثر و مناسب تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی.

انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان.

5-سنجش افکار :

تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری ( ماهانه ، فصلی ، سالانه ) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت.

نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان ، رسانه ها و دستگاهها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.

سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راه کارهای مناسب به مدیریت.

طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هر چه موثرتر در بهبود جریان امور سازمان.

6-پژوهش و برنامه ریزی:

تهیه گزارشهای عملکرد دوره ای از فعالیتهای روابط عمومی.

نوآوری ، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی ، نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامه ها و فعالیتهای آتی.

طراحی و برنامه ریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان و مردم و دستگاهها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بینجامد.

جایگاه سازمانی روابط عمومی:

روابط عمومی زمانی می تواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلات سازمان جایگاه مناسبی داشته باشد.

در بسیاری از ساختارهای سازمانی ، مشاهده میشود که روابط عمومی بعنوان یک واحد فرعی امور اداری یا امور خدماتی منظور شده است که در این صورت روابط عمومی نمی تواند جایگاه و نقش راهبردی داشته باشد زیرا طبعا شرایط احراز شغل مسئول روابط عمومی حتی از شرایط احراز شغل مدیر اداری پایینتر است.

در سازمانهایی که واحد روابط عمومی در جدول سازمانی بلافاصله زیر نظر مدیر عالی سازمان قرار دارد نشان دهنده توجه به روابط عمومی بعنوان یک عنصر راهبردی است. در بسیاری از موارد ، روابط عمومی عملا نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا نمی کند . این مشکل از دو جهت ناشی می شود :

1-عدم اطلاع کافی مدیران ارشد از نقش و اهمیت روابط عمومی به عنوان یک عنصر کمک کننده به طرح ریزی های استراتژیک و زمینه سازی تصمیمات ، اجرا و ارزیابی عملکرد برنامه های راهبردی سازمان.

2-قرار ندادن افرادی با دانش و بینش و منش لازم در چنین جایگاه سازمانی که بتواند سازمان را در اعمال مدیریت راهبردی یاری کند. در اینصورت است که روابط عمومی فقط می تواند مراسم و جشنها را ترتیب دهد و پرچم به دور دیوار سازمان بزند.

توصیه متخصصان این است که اگر بخواهیم روابط عمومی نقش راهبردی در سازمان داشته باشد ، لازم است ضمن در نظر گرفتن جایگاهی مناسب در ساختار سازمانی برای این واحد و شرایط احراز شغلی متناسب با مدیران ارشد سازمان ، آنان را در طرح ریزی های راهبردی سازمان مستقیما دخالت دهیم.

توصیه مهم دیگری که از لحاظ سازماندهی شده است ، اینکه بهتر است تمام خدمات تخصصی مورد نیاز واحد روابط عمومی در داخل یک واحد سازمانی قرار گیرد و مسئولیت اصلی همه این اقدامات به عهده مدیر روابط عمومی باشد. طبیعی است که تشکیلات سازمانی واحد روابط عمومی در سازمانهای بزرگ با سازمانهای متوسط و کوچک متفاوت خواهد بود.

وظایف کلی روابط عمومی شهرداری ها :

1-شناساندن اهداف ، سیاستها و کارکردهای شهرداری به شهروندان.

2-ایجاد حفظ و تقویت حسن شهرت ، اعتبار و حیثیت برای شهرداری.

3-ایجاد و تقویت رضایتمندی در شهروندان و سنجش مستمر آن.

4-ایجاد و تقویت تفاهم بین کارکنان و مدیران.

5-ایفای نقش ارتباطی بین مردم و شهرداری.

6-زمینه سازی برای حضور شهردار در تجمعات مردمی ، علمی و....

7-نظرسنجی مستمر و گرد آوری دیدگاههای مختلف شهروندان درباره شئون مختلف شهرداری و بهره گیری مطلوب از اطلاعات حاصله در جهت بهبود شرایط و عملکرد شهرداری.

8-ایفای نقش سخنگویی برای شهرداری و ارتباط مستمر با اصحاب رسانه ای.

9-اطلاع رسانی جامع درباره شئون مختلف شهرداری در غالب های گوناگون.

10-مشارکت و همکاری و زمینه سازی برای تصریح و تسهیل در تحقق اهداف.

11-مشارکت در فرآیند تصمیم گیریهای شهرداری.

12-مشارکت در فرآیند برنامه ریزیهای شهرداری.

13-توسعه فضای مردم سالاری در شهرداری.

14-تقویت حسن تعلق سازمانی در کارکنان شهرداری.

15-نهادینه کردن رویکرد پژوهش مداری در روابط عمومی بر حسب ضرورت.

16-ایفای نقش مشورتی برای مدیران شهرداری در سطوح مختلف.

17-ایفای نقش مناسب در شرایط ویژه ( مشارکت در مدیریت بحران ).

18-مدیریت رویدادها و توجه و ایفای نقش موثر در مناسبتهای ملی و مذهبی.

19-آگاهی مستمر محیطی و اشراف بر تحولات برون سازمانی و شناسایی و پیگیری مسائل مختلف شهری.

20-افکار سنجی مستمر درباره جایگاه ، اهداف و عملکرد شهرداری و بررسی نوع نگرش شهروندان نسبت به شهرداری.

روابط عمومی مطلوب :

یک روابط عمومی که در پی کسب مطلوبیت کامل است ، بایستی چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد. در این قسمت به تبیین اصولی که برای رسیدن به این هدف لازم است می پردازیم :

1-توجه به اصول اخلاقی :

یک روابط عمومی کارآمد برای سلامت حرفه ای خود ، ناگزیر از رعایت اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی و تدوین آئین نامه های رفتاری در روابط عمومی است . بطور کلی ، بعضی از صاحبنظران ، تدوین اصول اخلاقی روابط عمومی را به سه دلیل لازم می دانند :

1-ارائه راهنمای عمل برای کارگزاران روابط عمومی.

2-وجود میزانی برای تطبیق انتظارات.

3-ایجاد امکان تمیز کردن روابط عمومی از سایر فعالیتها.

2-قدرت مشاوره مدیریت :

یکی از وظایف اساسی مدیریت یک روابط عمومی کارآمد ، مشاوره مدیریت سازمان مربوطه است. ارائه خدمات مشاوره ای توسط روابط عمومی به مدیریت در یک روابط عمومی کارآمد بایستی از سطح انعکاس اطلاعات فردی توسط مدیر روابط عمومی فراتر رود و برای تولید اطلاعات مشاوره ای ، سازماندهی مشخصی صورت گیرد. در واقع روابط عمومی کارآمد ، با تغذیه اطلاعاتی مدیران ، ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیریهای درون و برون سازمانی افزایش داده و بعنوان بازوی مدیریت عمل می کند.

3-کارآیی روابط عمومی داخلی :

از جمله ابعاد بسیار مهم روابط عمومی ، ( روابط عمومی داخلی ) است. در روابط عمومی های ناکارآمد ، گرایش اصلی به سمت بیرون از سازمان است ، در حالی که در روابط عمومی کارآمد ، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتا بیشتری برخوردار است ، چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند کارکنان سازمان را جلب و اقناع کند ، در کارآیی و عملکرد بیشتر آنان ، افزایش بهره وری سازمانی ، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع ، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.

4-برنامه ریزی برای رهبران فکری :

از مشخصه های روابط عمومی کارآمد ، داشتن برنامه های خاص برای هر یک از اقشار جامعه یا مخاطبان خود است. یکی از این قشرها ، رهبران فکری هستند. تحقیقات نشان می دهد که این افراد ، افرادی هستند که وسایل ارتباط جمعی به واسطه آنان ، پیامهای خود را به سایر اقشار جامعه انتقال می دهند.

رهبران فکری یا واسطه های ارتباطی ضمن اخذ پیام از رسانه ها ، آنها را در یک ارتباط میان فردی به زبان توده به آنها انتقال می دهند. بنابراین می توان گفت تاثیر پیام بر هر یک از اقشار جامعه یکسان نیست. در این میان رهبران فکری از اهمیت والایی در انتقال پیام روابط عمومی به اقشار مختلف برخوردار هستند. روابط عمومی کارآمد با برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری می تواند کانونهای انتشار افکار عمومی را هدایت کند. روابط عمومی کارآمد از بین رهبران فکری باید لیست اسامی افرادی را که بیشتر از سایرین در ارتباط با آن سازمان قرار دارند ، تهیه کرده و برنامه های مختلفی را برای آنها تدارک ببیند.

از جمله انتشار بولتن اطلاع رسانی ویژه ، ترتیب دادن برنامه های بازدید از طرحها ، حضور مسئولان سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرحهای بزرگ و ...می تواند مدنظر باشد.

5-ارتباط اصولی با رسانه ها :

امروزه روابط عمومی نمی تواند بدون استفاده اصولی از رسانه ها از جمله رادیو ، تلویزیون و مطبوعات ، وظایف اصلی خود را انجام دهد ، چرا که نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن بدون کاربرد رسانه ها تقریبا محال جلوه می کند. در یک روابط عمومی کارآمد ، افزودن بر اینکه از نظر ساختاری ، بخش مستقلی موضوع ( ارتباط با رسانه ها ) را دنبال می کند ، احترام به حرمت حرفه ای کارگزاران رسانه ها بعنوان یک اصل مدنظر بوده و ارتباط با رسانه ها بر اساس اعتقاد به نیاز متقابل روابط عمومی ها و رسانه ها به همدیگر شکل می گیرد.

6-کلان نگری در انجام وظایف و تاثیر گذار بودن :

یکی از ویژگیهای روابط عمومی کارآمد ، کلان نگری و توانمندی تاثیر گذاری است. در حال حاضر هدف از عملیات روابط عمومی صرفا انجام چند وظیفه خاص نظیر :

-تولید و ارسال خبر به رسانه ها

-نصب پلاکارد و پوستر

-انتشار بروشور

-برگزاری نمایشگاه و ...

نیست ، بلکه هدف عمذه تاثیر گذاری بر روند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون از سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم سازی سازمان است.

7-توجه به بازخورد :

در روابط عمومی کارآمد ، جریان مبادله پیام ، دو سویه است و لذا به واکنش های مردم یا مخاطبان در قبال پیامهای ارائه شده ، توجه شده و در ارائه پیامهای بعدی به آنها ترتیب اثر داده می شود. برای تحقق این جریان مبادله پیام ، باید ( الگوی ارتباطات مشارکت آمیز ) محور ارتباطات روابط عمومی با مردم قرار گیرد. در این الگو ، ضرورت مشارکت مردم در تصمیمات و برنامه ریزیها مورد توجه قرار می گیرد و سعی می شود تا با کاربرد شیوه های مختلف علمی ، واکنش پیام گیران در مقابل پیامها اندازه گیری و ارزیابی شود و لذا از تحمیل پیامها به مردم و یا بی توجهی به واکنش های مردم در مقابل پیامها که هر دو به ( فقدان مشارکت ) می انجامند ، اجتناب می شود

8-داشتن برنامه عمل :

اصول یکی از ارکان روابط عمومی ( افزودن بر تحقیق و برقراری ارتباط ) برنامه ریزی است و در روابط عمومی کارآمد بعنوان یک اصل بنیادی مورد توجه قرار می گیرد. برعکس در روابط عمومی ناکارآمد ، روزمره گی ، نمود بیشتری می یابد. در روابط عمومی کارآمد ، تهیه و تدوین برنامه های کوتاه ، میان و بلند مدت مدنظر قرار گرفته و برنامه عمل سالانه روابط عمومی ، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول سال را مورد توجه قرار می دهد. در برنامه عمل روابط عمومی ، شناسایی مخاطبان ، تعیین اهداف روابط عمومی بر اساس اهداف سازمان و تعیین پیامهای روابط عمومی و تهیه پیش نویس برنامه و مشورت با مسئولان ، مراحل اساسی برنامه ریزی را تشکیل می دهند.

روابط عمومی کارآمدحتی برای بعضی امور غیر قابل پیش بینی نیز تمهیداتی را در برنامه عمل خود می اندیشد. لحاظ کردن ( ستاد بحران ) با اهداف ، وظایف ، نیروی انسانی ، بودجه و شیوه عمل معین در قالب برنامه سالانه روابط عمومی ، نوعی برنامه ریزی برای مواجهه با امور غیر مترقبه در روابط عمومی است. همچنین در روابط عمومی کارآمد ، برای هر فعالیتی ، تقویم جداگانه ای تنظیم می شود. برای مثال اموری همچون مصاحبه ، ملاقات های مردمی ، مناسبتها ، مراسم ، نمایشگاه ، انتشارات ، سخنرانی و ... هر کدام باید یک تقویم زمانی جداگانه ای داشته باشد.

9-اطلاع یابی :

گرچه اطلاع رسانی اصولی از ویژگی های روابط عمومی کارآمد است ، لیکن در مفهوم نوین روابط عمومی ، آنچه اولویت بیشتری دارد ، اطلاع یابی است. بعبارت دیگر ، روابط عمومی به جای اینکه مدام از طرف سازمان برای مردم پیام و اطلاع رسانی کند ، سعی دارد نگاه مردم را به سازمان تفسیر کرده و آن را در اختیار مدیریت سازمان قرار دهد و لذا ( اطلاع یابی ) را برای ( اطلاع رسانی ) ترجیح می دهد.

مهمترین شیوه اطلاع یابی از افکارعمومی ، سنجش افکار عمومی است. در یک روابط عمومی کارآمد این اقدام از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و بخش مستقلی برای آن منظور می شود. همچنین اجرای ( نظام پیشنهادها ) برای آگاهی از نقطه نظرات اصلاحی کارکنان و اقشار مختلف مردم به جای شیوه سنتی و ناکارآمد جمع آوری پیشنهادها از طریق صندوقهای نصب شده در ساختمانها ، تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماسها و مکاتبات مردمی ، مجاری دیگر اطلاع یابی از افکار عمومی داخل و بیرون از سازمان است.

اولویت ارتباطات مردمی :

ارتباطات مردمی بعنوان اصلی ترین اقدام در روابط عمومی به عنوان هنر و علم مردمداری ، از ویژگیهای عمده روابط عمومی کارآمد است. در این گونه روابط عمومیها ، ارتباطات مردمی ، هم در درون و هم در بیرون سازمان از اولویت برخوردار بوده و دارای اشکال متفاوتی است.

برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و اقشار مختلف مردم بویژه مخاطبان خاص سازمان با مدیریت و برگزاری جلست بحث آزاد به همین شکل ، حضور غیر رسمی مسئولان در بین کارکنان از جمله بهنگام صرف ناهار یا اقامه نماز و... همچنین حضور مسئولان سازمان در بین مخاطبان خاص ، می توانند برخی شکل های ارتباطات مردمی را فراهم سازند.

همچنین ، در یک روابط عمومی کارآمد ، راهنمایی صحیح ارباب رجوع بسیار مهم است.

اینک دیگر ، راهنمایی ساده ارباب رجوع آن هم گهگاه با گماردن نیروهای حراست در مبادی ورودی سازمانها ، در روابط عمومی قابل قبول نیست. بنابراین یک روابط عمومی کارآمد بویژه با استفاده از رایانه می تواند در مبادی ورودی در سازمان به بسیاری از نیازهای اطلاعاتی ارباب رجوع پاسخ داده و به شکل صحیحی آنان را هدایت کند. بی تردید ، ایفای این نقش از روابط عمومی ، آن را در کمک به تامین رضایت مردم از نظام اداری کشور ، ارائه چهره مثبت از سازمان و جلوگیری از اتلاف وقت ارباب رجوع یاری می دهد.

نکته دیگری را که باید در اینجا خاطر نشان ساخت ، مکان یابی منطقی و اصولی برای روابط عمومی در سازمانهاست ، به نظر می رسد اهتمام ویژه ای لازم است تا روابط عمومی در سازمانها از نظر مکانی در طبقه اول و در نزدیکترین مکان ممکن برای دسترسی مخاطبان مستقر شود.

توانمندی تولید فرآورده های فرهنگی :

یکی دیگر از ویژگی های روابط عمومی کارآمد ، توانمندی در تولید فرآورده های فرهنگی است. به نحوی که این نوع روابط عمومی ، به جای استفاده از اطلاعات سایر بخشهای سازمان ، بطور مستقیم نیز اطلاعات را در قالبهای مختلف همچون تفسیر ، خبر و غیره منتشر می کند. بنابراین روابط عمومی کارآمد از طریق تولید فرآوردهای فرهنگی ، در کار فرهنگ سازی جامعه نیز مشارکت می کند.

این هدف با ارائه الگوهای رفتاری خاص و ارتقای سطح آگاهیها تحقق می یابد.

ایفای نقش در قالب نهاد مدنی :

روابط عمومی کارآمد با مطالعه مستمر افکار عمومی و دخالت دادن آن در خط مشی سازمان ، نقش موثری را در عینیت بخشیدن به افکارعمومی ( صدای مردم ) بازی می کند. از طرف دیگر به عنوان ، یک گوش شنوا ، کار شنود را به نحو احسن انجام داده و با چشم بینایی ضعف ها و نارسایی را درمی یابد و با زبان گویایی ، آن را به مسئولان سازمان انعکاس می دهد.

توجه به این نکته مهم است : جانبداری از مردم با عنایت لازم به سازمان است که در هر صورت اصل حقانیت مخاطب و احترام به افکار عمومی را اصل برتر می داند.

بدینسان روابط عمومی را باید نهادی دانست که در نقش پلی بین ملت و دولت عمل می کند و با حمایت از حقانیت مردم ، خود را در قالب و هیئت یک نهاد مدنی متجلی می سازد.

ویژگی های کارشناس روابط عمومی :

کارشناس روابط عمومی ، کارشناسی است که مهارتهای لازم را در زمینه روابط عمومی آموخته باشد. این مهارتها در اصل همان مهارتها و آموزش هایی است که فرد برای فعالیت در روابط عمومی در دانشگاه آموخته است.

علاوه بر تحصیلات و آموزش های لازم ، فردی که در روابط عمومی استخدام می شود باید بتواند سه وظیفه مهم ( تولید اطلاعات و انعکاس به مخاطبان ) ، ( تصویر سازی مثبت از سازمان ) و ( معرفی خدمات یا کالاهای سازمان ) را انجام دهد. حال این سوال پیش می آید که این مهارتهای لازم چه مهارتهایی هستند و همچنین چه خصوصیات و ویژگیهایی کارشناس روابط عمومی باید داشته باشد تا بتواند در انجام وظایفش موفق باشد. کارشناس روابط عمومی برای توفیق در وظایف خود و ایفای نقش موثر در روابط عمومی ، بایستی ویژگیهای مختلفی را داشته باشد. این ویژگی ها به دو دسته ویژگی های خاص و اکتسابی ( اصلی ) و ویژگی های عمومی و ذاتی ( فرعی ) قابل تقسیم است.

ویژگی های خاص کارشناس روابط عمومی :

ویژگی های خاص و اکتسابی کارشناس روابط عمومی شامل : مهارتهای علمی ، احساس مسئولیت اخلاقی ، داشتن آگاهیهای روز ( جامعه آگاهی ) ، سازمان آگاهی ، قدرت نویسندگی ، آشنایی با علوم اجتماعی از جمله کلیات مدیریت ، روانشناسی و علوم سیاسی ، نوآوری و خلاقیت ، آشنایی با روزنامه نگاری و ایمان به حقانیت افکارعمومی یا مخاطب هستند که در زیر بطور مختصر به هر یک اشاره می شود :

مهارتهای علمی – منظور از مهارتهای علمی ، آموختن علوم دانشگاهی در زمینه روابط عمومی است ، به عبارت دیگر کارشناس روابط عمومی فردی است که دارای تحصیلات کارشناسی در روابط عمومی است. همچنین به افرادی که دارای درجه لیسانس در رشته های وابسته همچون ارتباطات ، روزنامه نگاری ، پژوهشگری در رسانه ها ، تبلیغات ، کارگردانی ، سینما ، گرافیک ، طراحی و ... باشند نیز می توان کارشناس روابط عمومی اطلاق کرد به شرطی که دوره آموزشی روابط عمومی را در ابتدای کار بینند و با اصول کار در روابط عمومی آشنا شوند.

احساس مسئولیت اخلاقی – حساسیتهای کار در روابط عمومی به خاطر اهمیت کارکردها و پیامدهای آن در حوزه زندگی عمومی و شخصی انسانها ، ایجاب می کند کارشناسان روابط عمومی از نظر اخلاق سرآمد و عامل به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی باشند. از جمله خصوصیات اخلاقی لازم می توان به موارد زیر اشاره کرد :

( راستی و درستی ، امانت ، شهامت و شجاعت ، صبر و شکیبایی در شنیدن و گوش دادن ، تحمل در برابر شکست ها و ناکامیها ، مردمداری ، علاقه مندی به کار ، تواضع و فروتنی ، خوش برخوردی و اجتماعی بودن )

سازمان آگاهی :

( سازمان آگاهی ) و یا به بیان دیگر ، داشتن آشنایی کامل با سازمان محل اشتغال ، یک ضرورت گریز ناپذیر برای کارشناس روابط عمومی محسوب می شود. آگاهی نسبت به تاریخچه تشکیل ، اهداف و وظایف ، اقدامات ، سیاستها ، برنامه ها ، مشکلات و سایر اطلاعات سازمان محل اشتغال برای کارشناس روابط عمومی ضروری است.

بنابراین ، بنظر می رسد در بدو استخدام ، کارشناس روابط عمومی را باید کاملا با سازمان آشنا ساخت و این بر هر کار دیگری برای او ارجعیت دارد.

جامعه آگاهی :

کارشناس روابط عمومی علاوه بر سازمان آگاهی ، بایستی با جریانها و تحولات جامعه در ابعاد ملی و بین المللی آشنایی کلی داشته باشد و بتواند نیازهای جدید جامعه را شناخته و در فعالیتهای خود به آنها توجه کند. مکمل این اطلاعات داشتن ( آگاهی های روز ) است.

نوآوری و خلاقیت :

منظور از خلاقیت ، خلق ایده نو است. هر گاه ، فردی بتواند ایده را به راه کار عملی تبدیل کند ، نوآوری کرده است. برای خلاق بودن و ایده آفرینی ، جذب اطلاعات ، الهام ، بینش سختکوشی و توجه به حل مسائل لازم است.

کارشناس روابط عمومی یا بایستی خلاق باشد و یا نوآور و نیاز به نوآوری در روابط عمومی بیش از سایر مشاغل و حرفه ها وجود دارد. چرا که مردم پیامهای جدید و قالبهای جدید را بهتر از پیامها و قالبهای کلیشه ای جذب می کنند. برای این منظور ، داشتن اطلاعات لازم درباره جامعه ، سازمان و تکنیک های روابط عمومی ، ذهن خلاق ، داشتن مطالعات مستمر درباره روابط عمومی ، پشتکار شایان توجه و آگاهی از سازمان و روابط عمومی و سعی در یافتن راه حل برای آنها ، ضروری است.

آشنایی با علوم اجتماعی :

آشنایی با علوم اجتماعی نظیر مدیریت ، روانشناسی ، علوم سیاسی ، آمار و ... کارشناس روابط عمومی را قادر می سازد در روابط خود با مردم و یا مددرسانی به مدیریت سازمان از قابلیت های بیشتری بهره مند شود. آشنایی با روزنامه نگاری برای توفیق کارشناس روابط عمومی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این ویژگی او را در کار خبرسازی و ایجاد ارتباط مطلوب با رسانه ها که از وظایف اساسی روابط عمومی است ، توانمند می سازد. قدرت نویسندگی – کارشناس روابط عمومی برای توفیق بیشتر در امور ، نیازمند توان نویسندگی شایان توجهی است ، چرا که نوشتن ، بخش عمده ای از وقت کارشناس روابط عمومی را به خود اختصاص می دهد.

تهیه و تنظیم متون مختلف نظیر : متون مصاحبه ، سخنرانی ، مقاله ، گزارش ، تصویر نامه ، آگهی ، اطلاعیه ، خبر ، شرح عکس و ... توسط کارشناس روابط عمومی ، اهمیت این ویژگی را روشنتر می سازد. کارشناس روابط عمومی را باید هنرمندی دانست که از هنرهای هفتگانه شامل : شعر ، موسیقی ، تاتر ، نقاشی ، مجسمه سازی و نویسندگی نهایت استفاده را برای اقناع مخاطب می کند و در این بین نویسندگی از برجستگی بسیاری برخوردار است. البته توانایی نویسندگی صرفا داشتن قلم مناسب نیست بلکه آشنایی با اصول علمی نگارش و گزارش می باشد.

گوش دادن موثر و همدلی :

کارشناس روابط عمومی برای رسیدن به تفاهم با دیگران بایستی از دو توانمندی مهم " گوش دادن موثر " و ایجاد " همدلی " بهره مند باشد تا از این طریق ، ضمن فراهم آوردن زمینه آگاهی از دیدگاههای مخاطب یا ارباب رجوع ، وارد دنیای او شود و سازمان را از نگاه او بنگرد. این باعث یک تعریف جدید از روابط عمومی می گردد. در این تعریف ، روابط عمومی وسیله تفسیر سازمان از نگاه مردم است و جریان اطلاع رسانی از درون سازمان به بیرون ، بطور عمده ، جای خود را به جریان اطلاع رسانی از بیرون به درون سازمان می دهد.

ایمان به حقانیت مخاطب :

این ویژگی بسیار حساس و مهم ، باعث می شود که احترام به مردم و عقاید آنان ، کارشناس را وامدار مردم سازد و او را از انحرافات رفتاری در حرفه خود در خصوص مخاطبان دور سازد. همچنین او را در موضع پاسخگویی قرار می دهد تا همواره پاسخگوی انتظارات افکار عمومی باشد.

ویژگی های عمومی و ذاتی ( فرعی ) :

جدا از ویژ گی های خاص ، اکتسابی و اصلی ، کارشناس روابط عمومی بایستی از یکسری ویژگی های ذاتی نیز بهره مند باشد. این ویژگی ها شامل : استعداد مدیریت ، هیجان و شور داشتن استعداد دگرگونی مثبت ، فرصت جویی آگاهانه ، کارآفرینی ، بهره هوشی بالا ، کنجکاوی ، سرزنده بودن ، شوخ طبعی و بزله گویی ، داشتن بیان خوب از امور ، ظاهر مناسب ، ذوق و شوق ( استعداد طبیعی ) ، آینده نگری و شخصیت ترغیبی و متقاعد کننده هستند.

یک کارشناس روابط عمومی باید بتواند عوامل مورد نیاز برای پذیرش توسط مخاطب را در خود پرورش دهد. اخلاق پسندیده ، انگیزه قوی ، مثبت اندیشی و خوش بینی و پویایی ، در این زمینه تاثیر شگرفی دارد.

بطور کلی ، در یک فراگرد ارتباطی ، همسویی با مخاطبان ، صداقت ، حاضر جوابی ، خلوص و وضع ظاهری مناسب ارتباط گر ، نقش بسیار مهمی را در موثر بودن جریان ارتباط ایفا می کند. مجموعه این ویژگی ها ، کارشناس روابط عمومی را از جایگاه بسیار والایی برخوردار می سازد ، به گونه ای که می توان او را ( مغز متفکر ) روابط عمومی نام برد.

بنابراین تربیت کارشناسان روابط عمومی از طریق انتخاب افرادی که ویژگی های ذاتی را داشته باشند و در دانشگاه و محیط کار ویژگی های اصلی را یاد بگیرند ، می تواند ضامن کارآمدی روابط عمومی در یک کشور باشد.

روابط عمومی داخلی :

دقت در اهداف عمومی ، به خوبی روشن می سازد که توفیق این واحد حتی در وظایف برون سازمانی ، موکول به موفقیت آن در بعد درون سازمان است. چرا که اگر روابط عمومی با توفیق کامل وظایف برون سازمانی خود را انجام دهد ، در حالی که در داخل سازمان ، وظایف مربوط به آن معطل مانده باشد ، موفقیت های بیرونی زیر سوال می رود و چه بسا افرادی که در بیرون از سازمان به نظر مثبتی درباره سازمان رسیده اند ، در تعامل با اعضای سازمان ، به خلاف عقیده خود برسند که بی تردید پایداری را بر جای خواهد گذاشت.

افزون بر آن ، اگر ارتباطات درون سازمانی ، نابسامان و رها شده باشد ، چه بسا موجب نارضایتی کارکنان شده و آنان را از مسیر همکاری لازم و مطلوب برای توفیق سازمان دور سازد.

بنابراین ، اهمیت روابط داخلی یا آن بخش از وظایف روابط عمومی که به درون سازمان مربوط می شود ، کمتر از وظایف برون سازمانی روابط عمومی نبوده ، و چه بسا در بعضی از مقاطع ، با اهمیت تر هم باشد لذا ، در این بخش ، سعی می شود وظایف روابط عمومی داخلی ، به طور خلاصه عنوان شود.

انتشار نشریه داخلی :

اطلاع رسانی در مورد عملکرد سازمان ، معرفی سازمان به کارکنان ، پاسخ به پرسشهای کارکنان ، معرفی کارکنان نمونه و خلاق ، تقویت انسجام و ارتباطات درون سازمانی ، ارتقای آگاهیهای کارکنان و حتی آموزش کارکنان ، از طریق نشریه داخلی ممکن است. بنابراین ، راه اندازی نشریه داخلی به صورت روزانه ، هفتگی ، دو هفته نامه یا دست کم به صورت ماهانه برای روابط عمومی ، یک ضرورت محسوب می شود. با این وصف ، بایستی توجه داشت که نشریه برای کارکنان منتشر می شود ، نه مدیریت ، پس عناوین و مطالب آن بایستی بر اساس نیازهای اطلاعاتی کارکنان تهیه شود.

بولتن برد یا لوحه اخبار :

منظور از بولتن برد یا لوحه اخبار ، تابلو یا تخته ای است که معمولا از طرف روابط عمومی در نقاط پر رفت و آمد سازمان که دارای دید مناسب نیز باشد ، نصب می شود و در روی آن مطالب مورد نظر برای مطالعه کارکنان قرار داده می شود.

سازماندهی دریافت پیشنهادها :

دسترسی به پیشنهادهای کارکنان می تواند سازمان را از پشتوانه فکری قوی و انبوه بهره مند سازد. از آثار چنین اقدامی ، تقویت حس مشارکت و احترام به خود در کارکنان است.

برای سازماندهی دریافت پیشنهادهای کارکنان ، راه اندازی کمیته مرکزی و اجرایی ویژه این کار برای دریافت منظم و مستمر پیشنهادها ، ارزیابی پیشنهادها در گروههای کارشناسی راه اندازی شده برای این منظور ، پیگیری اجرای پیشنهادهای مورد قبول و تقدیر از پیشنهاد دهندگان ضروری است. در ضمن روابط عمومی می تواند در پایان سال کتاب پیشنهادهای کارکنان را منتشر سازد و با برگزاری مراسمی به چند تا از پیشنهادهای مهم و موثر با حضور خانواده پیشنهاد دهندگان ، هدایای ویژه ای تقدیم کند. این روش ، یکی از شیوه های مهم در مدیریت مشارکتی محسوب می شود و گویای اهمیت و کارکرد شایان توجه روابط عمومی در بحث مشارکتی است.

مشارکت در غم و شادی کارکنان :

روابط عمومی در داخل سازمان باید سعی کند تا به نحو ممکن حضور خود را به هر یک از کارکنان نشان دهد. افزون بر موارد استثنایی که که روابط عمومی می تواند بر اساس ماهیت خاص خود به کارکنان کمک کند ، ارسال پیامهای تبریک و تسلیت در مواقع مقتضی ، می تواند نمونه هایی از مشارکت روابط عمومی در غم و شادی کارکنان باشد. که این کارها خود موجب ایجاد و یا تقویت حس همکاری کارکنان با روابط عمومی است.

برگزاری مراسم :

برگزاری مراسم ویژه در مناسبتهای خاص ، از وظایف مهم روابط عمومی داخلی است. این مناسبتها می تواند در مورد مناسبت ویژه سازمانی مثل سالروز تشکیل آن و یا مناسبت های مهم مذهبی و ملی باشد. این مراسم علاوه بر گرامیداشت مناسبت ها ، آگاهیهای کارکنان را در این موارد ارتقاء داده و به نحو مختلف می توان از آنها برای بهره وری سازمان استفاده کرد.

اطلاع رسانی به مسئولان :

وظیفه اطلاع رسانی در روابط عمومی صرفا انعکاس عملکرد و برنامه های سازمان به مردم نیست. در بعد ( اطلاع رسانی ) تهیه اطلاعات مورد نیاز مسئولان نیز جایگاه ویژه ای دارد. از امور معمول در روابط عمومی در این بعد تهیه ( بریده جراید ) و ( خبرنامه ویدئویی ) است.

در ( بریده جراید ) اخبار و مطالب مربوط به سازمان ، دستگاههای رقیب و مهمترین اخبار روز کشور ، از نشریات بریده شده و بعد از صفحه بندی و تنظیم به مسئولان ارسال می شود. درباره اطلاعاتی که از طریق رادیو و تلویزیون منعکس می شوند ، روابط عمومی می تواند ضمن ضبط ویدئویی برنامه های مربوط به سازمان ، آن را به صورت کوتاه تهیه کرده و به صورت ( خبرنامه ویدئویی ) در اختیار مسئولان و کارکنان قرار دهد.

اطلاع رسانی به کارکنان :

اطلاع رسانی به کارکنان نیز به نیز به نوبه خود کم اهمیت تر از اطلاع رسانی به مسئولان نیست. از شیوه های مهم در اطلاع رسانی به کارکنان می توان راه اندازی قفسه های اطلاعاتی ، راه اندازی ویترین ها ، برنامه های بازدید کارکنان از پروژه ها ، شاخص سازمان و برنامه بازدید تفریحی را نام برد.

سنجش افکار عمومی :

سنجش افکار عمومی از مهمترین وظایف روابط عمومی داخلی است به گونه ای که امروزه اساس تصمیم گیری های درون سازمانی بر نتایج افکار عمومی استوار است.

موضوعاتی از قبیل میزان رضایت یا عدم رضایت کارکنان از خدمات رفاهی موسسه ، نحوه نگرش کارکنان نسبت به مسئولان ، سنجش میزان همبستگی اهداف کارکنان با اهداف سازمان و مانند آن اگر بخوبی روشن شوند می توانند اطلاعات مفیدی را برای حرکت روان چرخ سازمان در درون ، در اختیار مدیریت قرار دهند.

نصب تابلو اعلانات :

با نصب اطلاعیه ها ، بیانات و تصویر اخبار مهم سازمان یا عکس های طرحها در تابلو اعلانات ، می توان کارکنان را در جریان امور سازمان قرار داد. رعایت اصول اختصار در مطالب و تعویض به موقع محتویات تابلو ، ضروری است. بایستی دقت شود که تابلو اعلانات در محلهای پر عبور و مرور سازمان نصب شود.

ترتیب دادن جلسات عمومی :

از راههای نزدیکی کارکنان مدیریت و ایجاد همدلی بین این دو ، ترتیب دادن جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان موسسه است. در این جلسات مسئولان ، وظایف مربوط به خود را توضیح می دهند و در پایان به پرسشهای کارکنان ، پاسخ داده می شود. هدف عمده از این اقدام ، تنویر افکار عمومی درون سازمانی ، آشنایی بیشتر کارکنان با امور جاری سازمان و تقویت وحدت اعضای سازمان است.

ارزیابی تاثیرات این گونه جلسات در افکار عمومی کارکنان ، نشانگر اثر بخشی بسیار زیاد آن در جلب رضایت کارکنان و ارتقای میزان رضایت شغلی آنان است.

راه اندازی روزنامه دیواری کارکنان :

یکی از راههای واداشتن کارکنان به نوشتن و مشارکت در تولید اطلاعات هنری ، راه اندازی ( روزنامه دیواری ) است. برای این منظور باید تابلوی مناسبی در نظر گرفت و آن را به قسمتهای مختلف تقسیم کرد. سپس مسئول روزنامه دیواری ، اول وقت هر روز ، پس از دریافت مطالب مختلف از کارکنان ، آنها را گزینش و پردازش کرده و به نام ارائه دهنده در روزنامه دیواری نصب می کند. برای مثال ، عناوینی مانند ( پیشنهاد برای بهبود امور جاری سازمان ) و یا اظهار نظر در مورد ( مهمترین وظیفه جامعه ) می توانند در رشد فکری کارکنان موثر واقع شوند.

توصیه می شود ، در پایان هر ماه ضمن تقدیر کتبی از کلیه افرادی که به روزنامه دیواری ، مطلب داده اند ، نویسندگان مطالب برتر را در روزنامه دیواری معرفی کرده و جوایزی به آنان اعطا شود.

تهیه متون سخنرانی :

تهیه متن سخنرانی مسئولان برای ایراد در مجامع عمومی بایستی با مدیریت روابط عمومی صورت گیرد. از دلایل عمده این اقدام ، آشنایی روابط عمومی با موضوعات و مسائل مورد توجه افکار عمومی و توانمندی در تهیه متنی است که بیشترین آثار ارتباطی را در پی داشته باشد.

تقویت فرهنگ مذهبی و ملی :

روابط عمومی ، بعنوان نخستین و مهمترین دستگاهی که با کارکنان سر و کار دارد ، باید برای ارتقای فرهنگی آنان وظایف خاصی را انجام دهد. هر چند این وظایف در قالب سایر وظایف از جمله نشریه داخلی و روزنامه دیواری نیز تحقق می یابد ، ولی باید فردی مشخص در روابط عمومی ، این وظایف را طبق برنامه و با اهداف مشخص دنبال کند. برای مثال ، داشتن برنامه های خاص در مناسبتهای مهم مذهبی و ملی و انتشار ویژه نامه درباره هر یک از آنها توصیه می شود. باید در پس این فعالیتها ، اهدافی همچون تقویت فرهنگ کار ، رشد وجدان کاری ، انظباط اجتماعی و مالی ، اعتلای شخصیت انسانی و ... با شیوه های علمی خاص پیگیری شود.

مشاوره مدیریت :

ارائه مشاوره به مدیریت ، از وظایف مهم روابط عمومی نوین محسوب می شود. در این نقش روابط عمومی حلقه واسط ارتباطی بین مدیریت و مخاطبان سازمان است و این کار خلاء فقدان شریان ارتباطی بین مدیریت و مخاطبان سازمان را رفع می کند.

در این خصوص روابط عمومی ، اطلاعات به دست آمده از اشخاص و گروههای مهم را به مدیریت منتقل می کند تا مدیریت به هنگام تعیین خط مشی از آنها بعنوان منبع و مدخل بهره برداری کند ، به این ترتیب روابط عمومی ، به عنوان بازوی مدیریت برای اخذ تصمیمات و فعالیتهای آتی سازمان ایفاء نقش می کند.

پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارکنان :

یکی از اقداماتی که روابط عمومی می تواند برای کمک به کارکنان انجام دهد ، انجام پیگیری ویژه برای رفع بعضی از مشکلات ویژه و اضطراری کارکنان است. این اقدام برای جلب رضایت عمومی کارکنان و ایجاد حسن ارتباط درون سازمانی ، بسیار موثر است.