كاربيني

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط حمزه سايبان

بازدید: 761

 بسمه تعالي

 موضوع كاربيني: برگزاري مجمع موسس در بانك آينده

امروزه روابط عمومي با توجه به ماٌموريت و اهداف اصلي خود علاوه بر اينها رسالت و وظيفه خبر رساني ، خبر سازي ، اطلاع رساني به مخاطبان خود را دارند ، يكي از راههاي اطلاع رساني به مخاطبان برگزاري مراسم و همايش ها به مناسبت هاي مختلف است كه به صورت درون سازماني و برون سازماني برگزار واجراء ميشود .

در اين زمينه يكي از وظايف اصلي و بخشهاي اصلي در روابط عموميها وظيفه تشريفات كه در اين قسمت برگزاري مراسم ، همايش و مناسبتهاي انجام شده و شكل رسانه اي و اطلاع رساني به خود مي گيرد ، از منظر رسانه اي در باره اين بخش از روابط عمومي بايد گفت چون قسمت با چاشني دعوت از مهمانان و مخاطبان همراه است و جاذبه هاي تصويري و خبري گوناگون با خود همراه دارد لذا يكي از وظايف حرفه اي روابط عمومي محسوب مي شود .

بانك آينده كه از دو موسسه مالي و اعتباري صالحين و آتي و بانك تات تشكيل و تاٌسيس شده در اولين اقدام خود مجمع موسس خود را برگزار كرد ، هدف از برگزاري اين مجمع موسس بيان ، تبعين و تاٌكيد اهداف برنامه ها و اساسنامه بانك آينده بود ، در اين رابطه بايد گفت علاوه بر اينكه برگزاري اين مجمع وظيفه درون سازماني براي روابط عمومي بود به دنبال خود هدف اطلاع رساني براي مخاطبان را داشت كه روابط عمومي از صفر تا صد برگزاري و اجراي اين مجمع بزرگ را داشته و بسيج نيروها و امكانات خود و هماهنگي با ساير اداره ها و قسمت هاي ذينفع طي برنامهٌ مدون و با نقشه راه اقدام به برگزاري اين مجمع كرد ، به لحاظ اينكه اين مجمع نخستين احكام و حركت حرفه اي بانك محسوب مي شد لذا دو مو سسه و يك بانك ادغام شونده در آن با سهامداران ، مديران ، پرسنل و عوامل مريوط به آن حضور داشتند و نمايندگاني از بانك مركزي و سازمان بورس اوراق و بهادار و خبرنگاران رسانه هاي گروهي و عوامل مربوط به اين مجمع در آن حضور داشته اند .

وظيفه خطير ، سنگين و طاقت فرسايي براي روابط عمومي بانك بود ، مجمع موسس بانك آينده با اهدافي كه براي آن بيان شد در روز پنج شنبه بيستم فروردين 1392 در سالن وزارت كار و امور اجتماعي و با حضور بيش از 300 نفر ميهمانان و مدوين برگزار شد ، براي برگزاري چنين مجمعي قبل از آن رايزني ، هماهنگي و جلسات مختلفي براي ديدن تمام ابعاد ، زوايا ، نقاط ضعف وقوت برگزاري چنين مراسمي تشكيل شد سپس بودجه در نظر گرفته براي آن تصويب وابلاغ شد ، امكانات وابزار مورد نياز احكام تبليغي وفرهنگي و همچنين زمينه هاي چگونگي اطلاع رساني آن مورد تصويب و مقدمات تهيه و تنظيم و نوع بكارگيري آن انجام گرفت ، سپس نيروهاي انساني مورد نياز براي اين كار در قالب يك كميته اجرايي و تشريفات معرفي و توضيح شدند تا براي برگزاري مراسم مذكور از هر نظر آمادگي كامل داشته باشند و در بخشهاي مختلف مستقر شده تا وظيفه خود را انجام دهند و نيروهاي انتظامات درب ورودي طي مسير ، درب ورودي سالن اصلي به راهروها ، داخل سالن و پاركينگ ، نيروهاي مستقر در بين مسير از درب ورودي اصلي تا درب ورودي سالن اصلي به منظور اطلاع رساني ، راهنمايي و مشايعت ميهمانان و مدوين ، استقرار نقش ديگري از اين نيرو ها به منظور راهنمايي ميهمانان و مدوين براي استقرار و صندليهاي سالن ، همچنين در نظرگرفتن بخشي جدا به منظور توزيع بسته هاي فرهنگي و اطلاع رساني براي مخاطبان و سهامداران همچنين تعدادي نيرو براي انجام امور اداري سهامداران و همچنين تعدادي نيرو براي نظارت و چگونگي پذيرايي براي مديران و سايرين در نظر گرفته شد .

بخش ديگري از نيرو ها ي اين كميته اجرايي با مديريت روابط عمومي وظيفه نظارت ، مديريت ، هماهنگي و كنترل بخش رسانه اي را بر عهده داشته اند تا خبر نگاران رسانه هاي گروهي اعم از ديداري ، شنيداري و نوشتاري با رعايت نظم و ترتيب در محلهاي مخصوص خود قرار گرفته و كارخود را انجام دهند ، هماهنگي بين مجريان ، قاري قرآن و سخنرانان همچنين تهيه فهرست و اعلام برنامه مراسم با ساعت ، دقيقه و در زمان معين خود با دقت توسط روابط عمومي تهيه و آماده شده بود .

بنر ، پوستر ، بروشور ، كاتالوگ در ابعاد اندازه ، رنگ ، طرح و نوشته هاي گوناگون به منظور اطلاع رساني و جلوه بخشي به مراسم به صورت همه جانبه و گسترده تدارك ديده شده بود ، تابلوهاي راهنمايي با اندازه كافي و همچنين استقرار راهنمايان از ديگر اقداماتي بود كه توسط روابط عمومي انجام شده بود ، پوشش صوتي و تصويري مراسم از قبل هماهنگ شده بود ، حضور نمايندگان ديگر نهادها و سازمانها و همچنين رسانه هاي گروهي نيز هماهنگ شده و روابط عمومي به طور مستمر آنها را راهنمايي مي كردند بحث پذيرايي از ميهمانان و مدوين نيز از قبل هماهنگ و تدارك ديده شده بود ، به طور كلي از ابتدا تا انتهاي مراسم نوع چيدن تابلوها ، بنرها ، نحوهٌ استقرار مدوين و ميهمانان ، چگونگي توزيع اقلام فرهنگي ، اطلاع رساني ، اجرايي برنامه ها ، نحوهٌ اطلاع رساني بعد از مراسم ، نحوهٌ استقرار همكاران ، نحوه ونوع پذيرايي از مديران وميهمانان ومدوين وهمچنين پيگيري و رصد برگزاري اين مراسم در رسانه ها و در بين مخاطبان درون و بيرون از سازمان از ديگر وظايف اجرايي روابط عمومي در اين زمينه بوده واجرا شد .

اينجانب نيز به عنوان يكي از نيرو هاي كميته اجرايي در برگزاري حضور چشمگيروپيگيرداشته ام كه يكي از وظايف بنده به عنوان يك مرتبط بين تمامي بخشها و نيرو هاي كميته اجرايي درآمدو شد بودم و نظارت به عملكرد ساير دوستان و همكاران كه به طور مرتبط و پيگر مراتب تمامي اقدامات و عملكرد كمبودهاي احتمالي و مشكلات به وجود آمده در حين كار و گزارش مرتب آنها به هستهٌ مركزي كميته اجرايي به منظور راه حل و رفع نواقص و معايب و همچنين كمك رساني مظاعف به قسمتهايي كه نياز به كمك و همراهي بيشتري داشتم ، شايان ذكر است كه انجام و برگزاري چنين مراسمي همت و خرد جمعي رامي طلبد و وقتي كه تك تك اعضاي يك گروه وظيفه خود را به درستي و بدون كم و كاستي انجام دهند كار گروهي شكل گرفته و معنا مي بخشد بنابراين روابط عمومي به عنوان متولي و هستهٌ مركزي برگزاري اينگونه مراسمها فقط و فقط انجام خود را به صورت گروهي و جمعي و با برنامه ريزي قبلي به منصه ظهورمي رساند البته مطالبي كه بيان شد و گزارشي كه ارائه شد تنها قسمت كوچكي از زحمات و انجام كارهايي بود كه همكاران و دوستان در اجراي و برگزاري اين مراسم داشته اند .

                                                                                                                               حمزه سايبان

نويسنده : حمزه سايبان

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.