حسابداري شركت ها

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مریم گهرشناس راد

بازدید: 14023

فصل اول

　

شرح وظايف ونحوه عملكرد واحد مالي شركت

براي درك بهتر وترسيم روشي قابل لمس از عملكرد واحد مالي، وظايف اين واحد رادر 2 فصل مجزا بررسي وتبيين مي نمائيم.

فصل اول را اختصاص ميدهيم به واحدهائي كه درگيري مستقيم وتنگاتنگي با عمليات اجرائي(پخش محصولات و مواد بهداشتی)دارند و در فصل دوم به وظايف ساير واحدها مي پردازيم.

فصل اول :چرخه عمليات پخش محصولات و مواد بهداشتی ونحوه نگهداري وثبت در حسابهاي مالي شركت هما س طب كه ازاين به بعد ازآن تحت عنوان شركت ياد مي شود .

جهت دسته بندي ودرك بهتر ،كل عمليات پخش شركت رادر 4 بخش به شكل زير خلاصه وشرح جامعي از وظايف هر بخش رادرذيل مي آوريم :

حسابداري حسابهاي پرداختني (خريد)

حسابداري انبار (نگهداري موجودي )

حسابداري فروش

حسابداري دريافت (وصول )

 

بخش اول :حسابداري حسابهاي پرداختني (خريد)

همانطور كه از نام اين بخش معلوم است دركل وظيفه نگهداري وثبت تمامي حسابهايي كه شركت تعهد پرداخت آنها را عهده دار مي باشد به عهده حسابداري خريد است كه در راس آن خريد محصولات و مواد بهداشتی ويا هرگونه اجناس ديگري كه در حيطه فعاليت اقتصادي شركت است .

1-كالاهائي كه از توليد كنندگان جهت پخش خريداري ميشود طي فاكتور ارسالي از طرف توليد كننده جهت ثبت در حسابهاي مالي به واحد بازرگاني دفتر مركزي ارسال مي گردد.

مديريت بازرگاني( يا به عبارتي در چارت تشكيلاتي شركت مديريت فروش)موظف است پس از ضميمه كردن رسيد انبار مربوط به فاكتور هاكه حاكي از دريافت جنس توسط انبار مركزي ويا انبار مراكز توزيع (درصورتي كه جنس مستقيما از كارخانه به انبار مراكز ارسال شود)مي باشد ،فاكتور ها راجهت ثبت با اخذ رسيد طي صورت خلاصه اي به واحد مالي ارائه نمايد.

حسابداري خريد پس از دريافت فاكتور هاي خريد آنها راباقرارداد موجود (كه حتما بايد يك نسخه از آن در اختيارش باشد)تطبيق وپس از مطابقت در حساب معلق خريد كالا ثبت نمايد ونحوه ثبت سند آن به شكل زير است :

حساب معلق خريد كالا ******

فروشندگان كالا ******

2-يكي ديگر از وظايف حسابداري خريد كنترل مطالبات شركتهاي توليدي وتنظيم بودجه پرداخت (تعهدات)مطابق قرارداد مي باشد.

بدين صورت كه حسابداري بازرگاني ماهانه بايد جدولي تحت عنوان جدول تعهدات تنظيم وبا ارائه آن به مديريت مالي وبا هماهنگي مدير عامل نسبت به پرداخت تعهدات خود اقدام نمايد كه اين تعهدات هم ممكن است بصورت نقدي وهم ممكن است به صورت اسناد پرداختني باشد.

در هر صورت رعايت مفاد قرارداد ا لزامي وهرگونه پرداخت اضافي ممنوع بوده مگر بانظر ودستور مستقيم مديريت عامل .

3-سومين بخش از وظايف حسابداري خريد عبارتست از كنترل حساب توليد كننده ورفع مغايرت براساس برنامه زمانبندي شده وارائه صورت مغايرت باشركت توليدي به مديريت مالي .

4- چهارمين بخش از وظايف حسابداري خريد عبارتست از كنترل خريدهاي انجام شده يا به عبارتي كنترل فاكتور هاي خريد با گزارش ماهانه حسابداري انبار كه پايان هر ماه بايد به حسابداري خريد ارائه نمايد وپس از انجام اين كنترل وتائيد ، فاكتورهادر زونكن هاي جداگانه اي بترتيب هر ماه بايگاني مي شود .

5- صدور هرگونه اعلاميه بدهكاري كه حاكي از برگشت از خريدها ويا ضايعات احتمالي مربوط به توليد كننده ويا هزينه هاي حمل ونقل اگر به عهده توليد كننده باشد وموارد مشابه اين جزو وظايف حسابداري خريد است.

حسابداري خريد موظف است باهماهنگي وارتياط مستمر با بخش حسابداري انبار وحسابداري تنخواه و... نسبت به صدور سند حسابداري وارسال اعلاميه به توليد كننده اقدام نمايد.

6- كنترل حساب معلق خريد به جهت آنكه رابطه بسيار نزديك ودر حقيقت مستقيمي با حساب توليد كننده دارد واعلام مانده آن به حسابداري انبار وپيگيري موضوع يكي ديگر از وظايف مهم حسابداري خريد مي باشد كه در وظايف حسابداري انبار مفصل در اين مورد بحث خواهد شد .

7- بجز موارد بالا كه همگي مربوط به حسابهاي پرداختني تجاري بود مسئوليت كنترل وثبت اسناد مربوط به حسابهاي پرداختني غير تجاري نيز با حسابداري خريد مي باشد.

بدينصورت كه حسابداري خريد موظف است يك طرف ثبت مربوط به حسابهاي پرداختني غير تجاري كه همان طرف بستانكاري اين حسابها مي باشد راثبت نمايد براي نمونه مثال زير رامي آوريم:

فرض كنيم شركت در قبال خدمات ارائه شده از طريق شركت ياشخص ثالثي مبلغي را بايد به اين شخص بپردازد دراينجا حسابداري خريد سندي راكه صادر مي كند به شكل زير است:

حساب هزينه ها *******

حسابهاي پرداختني غيرتجاري *******

شايان ذكر است طرف ديگر يا به عبارتي طرف بدهكار حسابهاي پرداختني غير تجاري توسط واحد پرداخت كه بعدا شرح وظائفش خواهد آمد و به شكل زير ثبت خواهد شد:

حسابهاي پرداختني غير تجاري *******

موجودي نقد وبانك *******

بخش دوم :حسابداري انبار (نگهداري موجودي )

مبحث انبار وانبارداري شامل دوبخش است كه از آن تحت عناوين انبار تعدادي وانبار ريالي ياد مي كنند وهمانطور كه از نام هر بخش معلوم است انبار يا انباردار تعدادي وظيفه نگهداري تعدادي موجودي انبار رابه عهده دارد وانبارداري ريالي موظف است موجودي ريالي انبارها را كنترل نمايد كه غالبا در واحد مالي اين دوبخش به صورت متمركز عمل مي نمايند بااين تفاوت كه مسئوليت نگهداري موجودي تعدادي علاوه بر انباردار مالي مسئولين انبار يا همان انباردارها مي باشند وحسابدار انبار درعين حال كه موجودي تعدادي راكنترل مي كنند مبحث ريالي موضوع رانيز پيگيري مي نمايد درذيل شرح وظايف حسابداري انبار به تفضيل مي آيد:

1- حسابدار انبار طي برنامه زمانبندي شده دقيق ومنظم به صورت هفتگي يا 10روز يك بار بادريافت رسيد انبارها از انباردار مركزي ياانباردار حوزه ها وهمچنين حواله ها يا خروجي كالا هاي صادره نسبت به ثبت آنها درسيستم اقدام خواهد نمود كه اين بخش جزو وظايف انباردار تهدادي مي باشد وبا اين ثبتها موجودي تعدادي انبارها قابل دسترسي وگزارش گيري است .

2- پس از ثبت رسيدهاي وارده يا (خريد)حسابدار انبار نسبت به قيمت گذاري اجناس (رسيدها) وارده اقدام وباتوجه به فعاليت شركت ازروش ميانگين موزون استفاده خواهد شد وپس از قيمت گذاري حسابداري انبار به سادگي مي تواند سند خريد ومصرف ماهانه رابه صورت مكانيزه صادر وبه سيستم مالي انتقال دهد. شايان ذكر است در بحث قيمت گذاري حتما بايد آخرين اطلاعات در خصوص قيمت اجناس خريداري شده توسط بازرگاني وطي فرمهاي مخصوص كه از آن تحت عنوان فرم شرايط فروش ياد مي شود وحاوي اطلاعات لازم در خصوص قيمت خريد وقيمت فروش است به حسابدار انبار ارائه شود وهرگونه تغييرات ونوسانات قيمت مي بايستي كتبا به واحد مالي ارائه شود

پس از ارسال سند خريد ومصرف حسابداري انبار نسبت به ارائه گزارش خريد ماهانه به تفكيك رسيد انبار اقدام واين گزارش چنانچه در شرح وظايف حسابداري خريد آمد تحويل حسابداري خريد خواهد شد وحسابداري خريد پس از كنترل در صورت وجود مغايرت موارد را جهت پيگيري وبررسي به حسابداري انبار تحويل مي نمايد وحسابداري انبار موظف است در اسرع وقت نسبت به يافتن علت مغايرت اقدام ورفع مغايرت نمايد

وظيفه ديگر حسابدار انبار عبارتست از كنترل حساب معلق خريد كالا .

حساب معلق خريد كالا حسابي كنترلي مي باشد وبدين صورت ازآن استفاده مي شود كه ما مطمئن شويم به همان اندازه كه توليد كننده براي ما فاكتور صادر كرده است جنس تحويل انبارهاي شركت شده واين حساب در پايان ماه نبايد مانده داشته باشد يا اگر مانده داشته باشد بايد توجيه منطقي براي آن آورد كه اين كار وظيفه حسابداري انبار مي باشد .

 

دلايلي كه حساب معلق را مانده دار مي كند چند عامل است :

اول آنكه يا حسابداري خريد هنگام ثبت فاكتور اشتباه كرده است.

دوم ممكن است اين اشتباه از طرف حسابداري انبار هنگام قيمت گذاري صورت گرفته باشد.

سوم مي تواند به علت اشتباه توليد كننده در صدور فاكتور باشد يعني توليد كننده خارج از قيمتهاي توافقي يابه صورت عمدي ويا سهوا اشتباه كرده است.

چهارمين دليل كه مااز آن تحت عنوان دليل منطقي ياد مي كنيم عبارتست از تقدم يا تاخر در ثبت تاريخ رسيد با تاريخ فاكتور كه دراين صورت حسابداري انبار با هماهنگي حسابداري خريد مي بايستي فاكتور ها ورسيد انبارهاي مربوطه راشناسائي ودرست معادل مانده موجود در حساب معلق خريد اين رقم را شناسائي كند .

دراينجا باز شايان ذكر است كه همانطوريكه در وظايف حسابداري خريد اشاره شد حسابداري خريد بااعلام مانده حساب معلق به انباردار به پيگيري موضوع فوق به حسابدار انبار كمك مي نمايد.

 

-هماهنگي كامل با حسابداري خريد واعلام به موقع برگشت از خريدها-ضايعات و....به حسابداري خريد جهت صدور اعلاميه به حساب توليد كننده .

جهت آشنائي ثبتهائي راكه در حساب انبار زده مي شود به شكل زير مي‌آوريم

ثبت سند خريد :

موجودي كالاي اماني نزد شركت *******

 

حساب معلق خريد *******

ثبت سند ارسال جنس به انبار حوزه ها:

موجودي كالاي اماني نزد مراكز *******

موجودي كالاي اماني نزد شركت *******

ثبت سند مصرف :

قيمت تمام شده كالاي توزيع شده (فروش) *******

موجودي كالاي اماني نزد مراكز *******

 

　

بخش سوم :حسابداري فروش

يكي از بخشهاي مهم كه نقش بسيار بزرگي در شركتهاي پخش ايفا مي كند حسابداري فروش مي باشد وبا عنايت به نظر مديريت محترم عامل در خصوص نگهداري حساب مشتريان در سطح ريز در دفتر مركزي عمليات صدور فاكتور فروش وسند فروش مي بايستي در دفتر مركزي انجام شود ودر كل نگهداري حساب مشتريان به صورت ريز (نمايندگيها)در واحد حسابداري فروش مجتمع صورت خواهد پذيرفت كه در ذيل شرح جامعي از وظايف اين بخش مي آيد.

 

-حسابداري فروش موظف است به صورت برنامه اي دقيق وزمانبندي شده كه نحوه آن بسته به نظرمديريت دارد نسبت به اخذ حواله ها يا همان خروجي كالا ازانبار مراكز توزيع كه براي مشتريان يا نمايندگان صادر مي شودبه همراه قرارداد فروش كه براساس آن حواله صادر شده اقدام ونسبت به صدور فاكتور فروش عمل نمايد بنابرين تحويل يك نسخه از حواله (خروجي انبار)به همراه قرارداد فروش به واحد حسابداري فروش الزامي مي باشد .

حسابداري فروش پس از اخذ حواله انبار وقرارداد فروش ،براي هر حواله وقرارداد در وجه مشتري (نماينده)فاكتور فروش صادر وماهانه سند فروش رابه سيستم مالي ارسال خواهد نمود .

ثبتي كه در اين قسمت از طريق سيستم به صورت مكانيزه صادر مي شود به شكل زير است:

بدهكاران تجاري (نماينده) *******

فروش (ارزش كالاي توزيع شده) *******

 درصورتي كه نماينده اجناس فروخته شده را پس دهد باز بااخذ ورودي يا رسيد انبار كه دال بر تحويل جنس از نماينده باشد از مراكز توزيع به صورت منظم جمع آوري ونسبت به صدور فاكتور برگشتي اقدام خواهد شد وثبت مالي آن به شكل صفحه ي بعد است :

برگشت از فروش ********

بدهكاران تجاري (نماينده ) *******

3- هماهنگي لازم با واحد وصول يا دريافت در خصوص وضعيت دريافتهاي انجام شده از نماينده وكنترل حساب نماينده واعلام بدهي آن به صورت هفتگي ويا موردي به مديريت مالي ومدير يت بازرگاني جهت پيگيري براي دريافت وجه ويا چك از نمايندگان بابت بدهي دفاتر.

4-صدور سند پورسانت فروش به عهده حسابداري فروش بوده ونحوه صدور آن به شكل زير است كه با ارائه گزارش وضعيت حساب نماينده وبا توجه به ميزان فروش انجام شده توسط نماينده وطي برنامه منظم كه نحوه آن طبق نظر مديريت ابلاغ مي شود

سند پورسانت به شكل زير صادر مي شود:

هرينه پورسانت يا تخفيفات تجاري *******

بدهكاران تجاري (نماينده ) *******

5-كنترل قراردادهاي منعقده با نمايندگان وصدور سند جريمه تاخير يا ديركرد مطابق نظر مدير عامل يكي ديگر از وظائف حسابداري فروش بوده ونحوه ثبت سند مالي آن به شكل زير مي باشد :

بدهكاران تجاري (نماينده) *******

در آمد هاي غير عملياتي *******

تائيد وتهيه گزارش هاي لازم جهت پرداخت پاداش به فروشند گان ويا پرسنل شركت ويا حوزه هاي توزيع كه هم در امر فروش وهم در امر وصول موفق بوده اند وبه اهداف تعيين شده از طرف واحد مالي رسيده اند نيز به عهده حسابداري فروش مي باشد .

بخش چهارم : حسابداري واحد دريافت (وصول)

باعنايت به نظر مديريت محترم عامل در خصوص متمركز بودن عمليات دريافت چك ووصول آن در دفتر مركزي اين بخش از واحد مالي نيز مانند حسابداري فروش در دفتر مركزي فعاليت خواهد داشت وشرح وظايف آن در ذيل مي آيد:

دريافت وجوه اعم از نقد ،حواله ،ويا اسناددريافتني (چك)از مراكز توزيع وهماهنگي لازم با مديريت بازرگاني در خصوص تشخيص بابت ومحل پرداخت ( از كدام قرارداد) وثبت سند دريافت كه بصورت زير مي باشد:

اسناددريافتني يا موجودي نقد وبانك *******

بدهكاران تجاري (نمايندگان ) *******

2 -واگذاري چك به بانكها جهت وصول ويا اقدام به واگذاري چك به شركتهاي توليدي مطابق نظر حسابداري خريد كه در هر مورد بسته به آن ثبتهاي حسابداري زير زده خواهد شد :

- در صورت واگذاري به بانكها:

اسناددرجريان وصول ******

اسناددريافتني نزد صندوق *******

-در صورت واگذاري چك به شركتهاي توليدي ثبت زير زده مي شود :

فروشندگان كالا *******

اسناددريافتني نزد صندوق *******

البته مراحل فوق توسط سيستم وجوه نقد بصورت مكانيزه ،سند صادر وبه صورت هفتگي به سيستم مالي ارسال خواهد شد .

اسناد واگذار شده به شركتها ويا بانكها يا وصول مي شوند ويابرگشت مي خورند،

در صورت وصول فقط براي اسناد واگذار شده به بانكها سند وصولي صادر مي شود

(از طريق سيستم )كه ثبت آن به شكل زير است:

موجودي نقد وبانك *******

اسناد در جريان وصول *******

اما

درصورتي كه چكهاي واگذار شده برگشت بخورند به ترتيب در خصوص بانكها سند زير صادر خواهد شد :

بدهكاران تجاري ********

اسناددرجريان وصول *******

وبراي شركتها ثبت زير زده خواهد شد:

بدهكاران تجاري ( نمايندگان ) *******

فروشندگان كالا *******

3- يكي ديگر از وظايف واحد دريافت هماهنگي كامل با حسا بداري فروش واعلام وتحويل چكهاي برگشتي به مسئول وصول مطالبات مي باشد وارائه گزارش بصورت مداوم به حسابداري فروش ومديريت مالي ومدير عامل نيز ازديگر وظائف اين واحد است .

 

فصل دوم

　

چرخه عمليات مربوط به ساير واحدهاي مالي

كه نسبتا خلاصه تر از فصل اول خواهد آمد، به شرح ذيل در 3 بخش تحت عناوين:

1-

واحد پرداخت

2- حسابداري تنخواه

 

3-

حسابداري حقوق بيان مي شود .

بخش اول : واحد پرداخت

در اكثر شركتها واحد دريافت وپرداخت به صورت متمركز عمل مي نمايند كه در اين شركت بسته به نظر مديريت محترم ودر صورت تائيد پيشنهاد مي شود به علت اينكه بخش عمدهاي از پرداختهاي شركت به صورت اسنادي مي باشد(واگذاري چك )ودر ضمن كنترل بانكها وپيگيريهاي لازم در خصوص وضعيت چكهاي واگذارشده نقش كليدي در تامين نقدينگي دارد،

لذا تمركز در امورات اين دوواحد مفيدتر وشايد بهتر بگوئيم لازم مي باشد .لذا با عنايت به شرح وظايف واحد دريافت كه در فصل يك بدان اشاره شد به شرح وظايف پرداخت مي پردازيم :

1-پرداختهايي كه در شركت انجام مي شود به 4قسمت عمده

– پرداختهاي نقدي – پرداختهاي چكي (چكهاي صادره از حسابهاي بانكي –

پرداختهاي اسنادي (چكهاي مشتريان نزد صندوق )-وپرداختهاي انجام شده از طريق تنخواه تقسيم مي شود كه 3 قسمت اول جزو وظائف واحد پرداخت بوده وقسمت چهارم يعني پرداختها از محل تنخواه جزو وظائف اين واحد نيست لذا به شرح 3مورد ديگر مي پردازيم.

-

پرداختهاي نقدي : صرفا از طريق صندوق ريالي صورت پذيرفته وبراي اينكار سند پرداخت برحسب مورد صادر وپس از تائيد مراجع ذيصلاح قابل پرداخت مي باشد وثبت حسابداري آن از طريق سيستم مكانيزه وجوه نقد صادر مي شود .

-

پرداختهاي چكي : پس از دريافت مجوز پرداخت مبتني بر دستور مقام صادر كننده، سند پرداخت صادر ونسبت به صدور چك در وجه اشخاص حقيقي يا حقوقي اقدام وپس از تكميل امضاهاي مجاز با اخذ رسيد از شخص حقيقي يا حقوقي با تائيد هويت شخص ويا معرفي نامه كه دال بر تائيد شخص از طرف شخص حقوقي باشد چك به فرد موصوف تحويل خواهد شد وثبت سند مالي بصورت مكانيزه از طريق سيستم وجوه صورت مي پذيرد .

 

-

داشتن هماهنگي لازم با مديريت بازرگاني (فروش ) در خصوص تعيين مراكز وجوه واريزي نامشخص وپيگيريهاي لازم در اين خصوص.

ارائه گزارشات لازم در خصوص ميزان اسناد پرداختني واعمال بودجه يا فرم تعهدات تنظيم شده توسط حسابداري خريد با هما هنگي مديريت مالي ومدير عامل محترم واعلام به موقع موعد اسناد پرداختني به مراجع ذيربط جهت تامين موجودي .

بخش دوم : حسابداري تنخواه

باعنايت به اينكه مراكز توزيع حق هيچگونه برداشتي از وجوه متعلق به فروش رانداشته وموظف به ارسال وجوه ويااسناد دريافتني (چك) به حسابهاي دفتر مركزي يا واحد دريافت دفتر مركزي مي باشند لذا تامين هزينه هاي مربوط به مراكز ازطريق بخش تنخواه صورت مي گيرد كه پيشنهاد مي گردداز مديران مراكز در اين راستا به عنوان تنخواه گردان استفاده شود

1- حسابداري تنخواه موظف است با اخذ مجوز لازم وتعئين سقف تنخواه تنخواه گردان هر حوزه كه بصورت كتبي صادر وابلاغ مي گرددنسبت به اعلام به تنخواه گردان در خصوص افتتاح حساب بانكي در هر مركز (شهر) به نام تنخواه گردان اقدام وبه ميزان سقف تنخواه نسبت به شارژ تنخواه تنخواه گردان اقدام نمايد .

2- حسابداري تنخواه بصورت برنامه مدون ومنظم اسناد تنخواه (هزينه ) مراكز راجمع آوري وپس از رسيدگي وصدور سند وتائيد مديريت عامل نسبت به صدور برگ پرداخت تنخواه به ميزان اسناد ارائه شده جهت شارژ تنخواه اقدام وپس از صدور چك مبالغ لازم رابه حساب تنخواه گردانها حواله خواهد نمود .

3- كنترل دائم حساب تنخواه وجلوگيري از عبور از سقف تنواخ بر عهده حسابداري تنخواه مي باشد

4- هماهنگي لازم با حسابداري خريد و حقوق دستمزد در خصوص اعلام بدهيهاي احتمالي توليدكنندگانوپرسنل كه از مراكز تحت عنوان هزينه هاي تنخواه رد مي شود .بر فرض مثال اگر كرايه بارنامه اي كه توليد كننده بايد بپردازد توسط تنخواه گردان پرداخت شده وطي سندهاي تنخواه به دفتر ارسال شود مي بايستي با هماهنگي حسابداري خريد اعلاميه بدهكاري دروجه توليد كننده صادر شود .يا اگر هزينه اي براي پرسنل انجام شده كه مي بايستي به حساب بدهي پرسنل زده شود باهماهنگي حسابداري حقوق انجام خواهد شد .

بخش سوم :حسابداري حقوق ودستمزد

اين بخش از حسابداري نيز وظيفه نگهداري حساب پرسنل شركت رابر عهده داشته ومحاسبه وپرداخت حقوق

– مساعده –

وام وساير پرداختهاي انجام شده دروجه پرسنل شركت وكنترل آن باهماهنگي ساير بخشها علي الخصوص تنخواه وواحد دريافت وپرداخت بر عهدا اين بخش مي باشد .

حسابداري حقوق در صورت داشتن سيستم مكانيزه حقوق به صورت ماهانه پس از اخذ كاركرد در 20 هر ماه نسبت به محاسبه حقوق وصدور برگ پرداخت آن وارائه به واحد پرداخت جهت واريز به حساب پرسنل ويا پرداخت نقدي اقدام خواهد نمود،شايان ذكر است پرداخت حقوق پرسنل مراكز توزيع از طريق بخش تنخواه صورت ميگيرد كه بودجه آن به صورت مجزا به حساب تنخواه گردان حواله وسند حقوق مراكز نيز از طريق حوزه ها تحت عنوان هزينه هاي تنخواه جهت اعمال در حساب به حسابداري تنخواه ارائه خواهد شد .

 فصل سوم

بودجه و اعتبارات:

پيش نيازهاي برنامه بودجه :‍

نمودار سازماني و فهرست حسابهاي يك واحد تجاري تشكيل دهنده دو چارچوب اساسي است كه يك سيستم هماهنگ و موثر كنترل بو جه اي و برنامه ريزي مديريت بر آن مبتني مي باشد. نمودار سازماني معرف مسئوليتهاي هر يك از كاركناني است كه فعاليتهاي آن توجيهي براي بودجه مي باشد. مسئوليتهاي نهايي بودجه به عهده مديريت سطوح بالاست. بهر حال هر يك از مديران اجرايي مسئول تهيه و اجراء بودجه و دايره خود مي باشد. همكاري كامل تمامي واحد كاركنان واحد تجاري ، آگاهي هر يك از آنها از سيستم بودجه و نقش خود در پيشبرد اهداف سيستم ، لازمه موفقيت يك سيستم كنترل بودجه اي مي باشد.

كميسيون بودجه :

كميسيون بودجه متشكل از مسئوليتي است كه وظايف اساسي را در واحد تجاري به عهده دارند و شامل مدير فروش ، مدير توليد ، سرپرست مهندسي و مدير مالي مي باشد.

وظايف اساسي كميسيون بودجه به شرح ذيل مي باشد :

1- در خواست ، دريافت و بررسي برآوردها و بودجه اي تشكيل شده توسط قسمت هاي مختلف.

2- تصميم گيري در مورد خط مشي هاي كلي.

3- پيشنهاد تشديد نظر هاي آتي در آنها.

4- تاييد بودجه ا و تجديد نظرهاي آتي در آنها.

5- در يافت و تجزيه و تحليل گزارشات بودجه.

6- در صورت نياز ، پيشنهاد انجام اقدامات اصلاحي براي بهبود كارآئي.

با اجراي وظايف فوق ، كميسيون بودجه در واقع تبديل كميسيون مديريت مي گردد. كميسيون بودجه از قدرت كافي براي مرتبط نمودن فعاليت هاي مختلف واحدهاي تجاري به يكديگر برخوردار است و مي تواند كنترل هاي دقيقي را نسبت به فعاليت هاي واحد تجاري ، اعمال نمايد.

بودجه و فروش

مهمترين عامل در يك سيستم كنترل بودجه اي ، بر آورد دقيق و صحيح فروش است. برآورد فروش بايد با توجه به فروشهاي گذشته و بر مبناي تجزيه و تحليل فروش و وضعيت بازار باشد.

تهيه برآورد فروش معمولاَ جز مسئوليتهاي مدير فروش و بازيابي بوده كه با كمك كاركنان دايره فروش و بازاريابي انجام ميشود.

بودجه توليد

بودجه توليد بر حسب مقدار محصولات ارائه مي شود و غالباَ بودجه فروش است كه با تغييرات موجوديهاي گرديده است.

بودجه توليد با تنظيم جدول زماني عمليات ، تعيين حجم توليد و تعيين حداقل و حداكثر موجودي مواد و كالاي ساخته شده سر و كار دارد . جزئيات و خلاصه اطلاعات بودجه توليد مبناي تهيه بوجه هاي مواد ، دستمزد و سر بار كارخانه قرار مي گيرد. اين سه عامل هزينه ، قسمت بهاي تمام شده كالاي فروش رفته را در صورت حساب سود و زيان تشكيل مي دهد و جمع آنها در بودجه هزينه هاي توليد ، برآورد مي گردد.

بودجه نقدي

بودجه نقدي شامل برآورد دقيق در مورد پيش بيني دريافتها و پرداختهاي نقدي براي دوره بودجه يا دوره هاي خاص ديگري مي باشد. بودجه نقدي نه تنها بعنوان ابزاري كه شديداً مورد نياز مديريت مي باشد ، مورد توجه قرار گرفته است.

هدف و ماهيت بودجه نقدي

1- تاثير نياز هاي فصلي ، نگاهداري موجوديهاي عمده، دريافتهاي غير عادي و كندي وصول دريافتها را بر وضعيت نقدي نشان مي دهد.

2- بيانگر نيازهاي نقدي ضروري براي توسعه ماشين آلات يا تجهيزات ميباشد.

3- نياز به وجه اضافي از طريق منابعي مانند دريافت وام از بانك يا فروش اوراق بهادار

4- بيانگر قابليت دسترسي به وجه نقد به منظور استفاده از تخفيفات مي باشد.

5- بيانگر وجوه نقد اضافي براي سرمايه گذاريهاي كوتاه مدت يا بلند مدت مي‌باشد.