شرح وظایف کارکنان مالی و اداری

توضیحات: منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25; نوشته شده توسط فرشید عسگری; بازدید: 873

[1]

مقدمه

امـور مالی (سازمان مالی

تعریف

مجموعه ای است از واقعیتها, اصول و تئوریهائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد

ماموریت

برنامه ریزی بمنظور تهیه و تنظیم دستورالعملها ، روشها و رویه های مالی بمنظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده

برنامه ریزی بمنظور تامین مالی، بودجه بندی ، ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری برای طرح ریزی استراتژیهای بازاریابی و قیمـت گذاری محصولات

برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارشهای مالی و روشن نمودن وضعیت مالی شرکت و ارائه گزارشات

1 -

مدیر امـور مالی

1-2-

تعریف

مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای »

[2]

اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای »

[3]

بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .

2-2-

حدود مسئولیتها

برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شـرکت در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد

3-2-

شرح وظایف

2-3-2-

تامین مالی و اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .

3-3-2-

نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیتهای مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالیاتی موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .

4-3-2-

پیش بینی و طرح ریزی بلند مدت وجوه لازم برای سرمایه گذاری بر اساس تغییرات تکنولوژیک بازار سرمایه و بازده پروژه ها ی سرمایه گذاری همچنین بکارگیری ارقام پیش بینی نشده و تاریخی برای طرح ریزی عملیات آتی و آثار آن در سیاستهای سود آوری و پیش بینی اقـلام بهای تمام شده و هزینه .

5-3-2-

برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شـرکت .

6-3-2-

تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعملها , روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی واحدهای مختلف.

7-3-2-

تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر بین واحدهای تابعه .

8-3-2-

دریافت گزارشهای مالی از واحدها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .

9-3-2-

اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .

10-3-2-

طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .

11-3-2-

نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائیهای شـرکت .

12-3-2-

برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف .

13-3-2-

برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش شـرکت و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد تصویب هیئت مدیره شـرکت رسیده باشد .

14-3-2-

پیش بینی ، طرح ریزی و ارائه بودجه دوره ای شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف واستراتژی اعلام شده ازسوی هیئت مدیره ، با درنظرگرفتن روند سنواتی منابع ومصارف و تغییرات احتمالی آتی .

15-3-2-

ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارشهای مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق .

16-3-2-

ارزیابی مستمر سیستمها , روشها , و فرضهای مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .

17-3-2-

انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری .

18-3-2-

تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.

19-3-2-

برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .

20-3-2-

عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام، معاملات وسایرکمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شـرکت به تشخیص مـدیریت شـرکت.

21-3-2-

برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان و نظارت بر حسن اجرای نظام های پرداخت پرسنلی، بمنظور ایجاد انگیزش در کارکنان.

22-3-2-

بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .

23-3-2-

تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای شـرکت .

24-3-2-

سازماندهی و جابجایی پست های درون سازمانی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی شرکت وتوانایی های کارکنان .

25-3-2-

تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .

26-3-2-

تصویب هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

27-3-2-

سایر وظایف محوله بر اساس سیستمهای مدون وبه تشخیص مـدیریت محتـرم شـرکت .

4-2-

ارتباط سازمانی و جذب نیرو

1-4-2-

مستقیم زیر نظر رئیس هیئت مدیره و در غیاب ایشان، زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه مینمایند .

2-4-2-

ارتباط و هماهنگی مستقیم با سایر مدیریت ها و کلیه واحدهای تحت پوشش شـرکت و شرکتهای گروه یا سایر شرکت ها و مؤسسات مـرتبط با فعالیت های مالی شرکت .

3-4-2-

لیسانس مرتبط با 10 سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با 7 سال سابقه کار مفید یا دکترا با سه سال سابقه کار مفید

2 -

سرپرست حسابداری

1-2-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

1-2-1-

کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .

2-2-1-

پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .

3-2-1-

پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .

4-2-1-

همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .

5-2-1-

کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .

6-2-1-

پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .

•7-2-1-

کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری

8-2-1-

کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .

•9-2-1-

صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.

•10-2-1-

کنترل گردش و مانده حسابها.

•11-2-1-

هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .

•12-2-1-

ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.

2-2 -

شرح وظایف

1-2-2-

انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

2-2-2-

ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

3-2-3-

تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .

4-2-3-

صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.

5-2-3-

پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .

6-2- 3-

تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .

7-2-3-

ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.

8-2-3-

نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .

9-2-3-

پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .10-2-3- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .

11-2-3-

نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .

12-2-3-

صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .

13-2-3-

همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .

•14-2-3-

ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .

•15-2-3-

پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .

16-2-3-

بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .

17-2-3-

کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .

18-2-3-

کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .

19-2-3-

کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .

20-2-3-

کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...

21-2-3-

تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .

22-2-3-

ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .

23-2-3-

کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .

24-2-3-

کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .

24-2-3-

پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .

25-2-3-

پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .

26-2-3-

تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .

27-2-3-

کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .

28-2-3-

تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

29-2-3-

نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

30-2-3-

کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).

31-2-3-

کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید پیشرفت کار آنها .

32-2-3-

درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .

33-2-3-

محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .

33-2-3-

انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-2-

مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .

2-3-3-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3-

لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید .

3 -

حسابدارمدیریت

1-3-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-3-

مسئولیت نظارت و کنترل برعمـلیـات و نگهداری وثبت اطلاعات آماری مربوط به تولید محصول به تفکیک محصول و مراحل تولید و سفارش از زمان شروع سفارش تا زمان تحویل و تسویه حساب مالی با پیمـانکاران و خریداران و تامین کنندگان قطعات و مواد اولیه و تنظیم و ارائه صحیح و بموقع گزارشات مالی در چهارچوب اصول و استانداردهای مورد قبول حسابداری , قوانین و مقررات جاری و دستورالعملهای مربوطه و نیز مسئولیت ایجاد هماهنگی لازم با سایر واحدهای تابعه امورمالی و سایر شرکتها یا نمایندگان آنها در پروژه ها - صرفا" درحیطه مسئولیت های محوله - بعهده مسئول این واحد میباشد .

2-1-3-

تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات مالیاتی .

3-1-3-

ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعیت بدهکاران شرکت و پیش پرداخت ها .

2-3-

شرح وظایف

1-2-3-

انجام کلیه امور محـوله صرفـا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عـدم دسترسی به روشهای لازم درزمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

2-2-3-

تهیه گزارشات خرید و فروش سه ماهه .

3-2-3-

تهیه گزارش و اظهارنامه مالیات برارزش افزوده در مهلت های قانونی تعیین شده و پیگیری جهت تحویل موارد به مراجع مربوطه .

4-2-3-

ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

5-2-3-

تهیه گـزارشات تفکیکی و آماری و نمودارهای مقایسه ای مورد نیاز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردی ، جهت ارائه به مدیریت .

6-2-3-

محاسبه وتعدیل ذخیره های موردنیاز درپایان دوره مالی ، نظیربازخـرید سنـوات خدمت کارکنان ، بازخرید مرخصی ، هزینه های تحقق نیافته و... .

7-2-3-

انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-3-

مستقیم زیر نظررئیس حسابداری و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر امورمالی

انجام وظیفه می نمایند

2-3-3-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3-

لیسانس مرتبط با 3 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با پنج سال سابقه کار مفید.

حسابدار صنعتی

1-4-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-4-

انجام امور حسابداری انبار.

•2-1-4-

جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .

3-1-4-

همکاری جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی .

•4-1-4-

محاسبه و بروزآوری بهای تمام شده کالای تولید شده و در جریان ، بر اساس رویه و روش های از پیش تعیین شده .

5-1-4-

2-4-

شرح وظایف

1-2-4-

انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

2-2-4-

نگهـداری و کنترل حسابهای انبار و صدوراسناد مربوطه .

3-2-4-

ریالی کردن حواله های انبار براساس روش های تعیین شده جهت نگهداری حسابداری انبار.

4-2-4-

کنترل موجودی کلیه اقلام موجود در آرشیو موسسه (کتاب ،CD و ... ) ورفع مغایرت احتمالی .

5-2-4-

شناسایی و صورت برداری ونگهداری وطبقه بندی کلیه اموال منقول وغیرمنقول شرکت ونصب برچسب شماره اموال ازطریق جمعداری اموال وثبت درسیستم کامپیوتری یا دفتراموال وارائه اطلاعات به حسابداری جهت ثبت وصدورسند حسابداری و بازرسی وکنترل اموال ودارائیهای موجود درشرکت وواحدهای تابعه ،ازطریق کنترلهای مقطعی به منظوراطمینان از صحت سیستم نگهـداری اموال .

6-2-4-

ارزیابی ، برنامه ریزی ، تهیه اطلاعات وآماروتهیه گزارش مربوط به اموال ودارائیهای ثابت شرکت واموال ودارائیهای اسقاط وازرده خارج یا مازاد برنیازشرکت .

7-2-4-

جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .

3-4-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-4-

زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان مستقیما زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

2-3-4-

ارتباط و هـمکاری با واحـدهای تابعه امور مالی در جهت ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز آنها وارتباط با قسمت فروش شرکت ودفتر فنی و اجرایی .

3-3-4-

آشنایی با کامپیوتر وتسلط به نرم افزارهای کاربردی مالی و آماری متـداول روز.

4-3-4-

لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار مفـید .

حسابدار مالی

3-1-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-5-

صدور اسناد جاری حسابداری .

•4-1-6-

صدور اسناد اصلاحی .

•4-1-7-

دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .

•5- 1-1-3-

تهیه لیست حقوق ماهانه .

•6- 1-1-4-

نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .

•7- 1-1-5-

نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .

•7-1-4-

تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.

3-2-

شرح وظایف

3-2-1-

3-2-2-

صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .

3-2-5-

نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.

33-2-11-

دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .

3-2-12-

تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .

1-2-7-

نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .

1-2- 8-

محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .

1-2-9-

تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .

2-5-

ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

3-2-13-

انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

3-3-1-

مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

3-3-2-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-3-

لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .

•6 -

مسئول خزانه داری

1-6-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-6-

نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت.

2-1-6-

صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .

3-1-6-

نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .

4-1-6-

رفع مغایرات بانکی .

5-1-6-

نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.

6-1-6-

پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .

7-1-6-

ثبت اسناد حسابداری مرتبط .

2-6-

شرح وظایف

1-2-6-

2-2-6-

بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.

3-2-6-

تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.

4-2-6-

نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن .

5-2-6-

دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .

6-2-6-

ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .

7-2-6-

دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به شرکت که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .

8-2-6-

صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت .9-2-6- نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .

10-2-6-

پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که شرکت درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری پس از گزارش به مافوق .

11-2-6-

نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان شرکت و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه

12-2-6-

تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .

13-2-6-

کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .

•14-2-6-

ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .

•16-2-6-

تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی .

•16-2-7-

تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.

17-2-6-

بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.

18-2-6-

تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط در قبال اخذ رسید.

19-2-6-

مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، ... ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت .

20-2-6-

تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.

21-2-6-

تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکتهای ذینفع .

•22-2-6-

پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .

23-2-6-

پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .

24-2-6-

پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .

25-2-6-

تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.

26-2-6-

تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .

28-2-6-

محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .

29-2-6-

صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.

30-2-6-

مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .

31-2-6-

تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

32-2-6-

تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

31-2-6-

انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.

3-6-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

1-3-6-

مستقیم زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

2-3-6-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

3-3-6-

لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 2 سال سابقه کار یا دیپلم با 4 سال سابقه کارمفـید .

تحصیلـدار

4-1-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-1-

حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .

•4-1-2-

دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .

•4-1-3-

دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس .

•4-1-4-

پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.

•4-1-5-

مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .

•4-1-6-

انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

4-2-

شرح وظایف

4-2-1-

4-2-2-

نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه .

4-2-3-

ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.

4-2-4-

تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .

4-2-5-

دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .

4-2-6-

واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .

4-2-7-

ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .

4-2-8-

مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان .

4-2-9-

تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..

4-2-10-

انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .

4-2-11-

مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

4-2-12-

مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .

4-2-13-

انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

4-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

4-3-1-

مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .

4-3-2-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

4-3-3-

حداقل تحصیلات سوم راهنمایی با دوسال سابقه کار کارمفـید .

مسئول اداری (کارگزینی)

1-8-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

1-1-8-

ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی.

2-1-8-

امور بایگانی مکاتبات و مدارک پرسنلی .

3-1-8-

پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی مصوب مرتبط با کارکنان.

4-1-8-

ایجاد ارتباط و تعامل با کارکنان بمنظور رفع مشکلات و نیازهای آنها در چارچوب آئین نامه ها و رویه های موجود در سازمان.

5-1-8-

انجام امور اداری مربوط به قطع همکاری پرسنل .

6-1-8-

تهیه قراردادها ی کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل آنها در زمان مقرر.

7-1-8-

کلیه امور مربوط به بیمه های شرکت.

8-1-8-

امور مربوط به آموزش کارکنان .

2-8-

شرح وظایف

1-2-8-

تشکیل پرونده جهت کلیه کارکنان.

2-2-8-

کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.

3-2-8-

پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.

4-2-8-

پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدیدالاستخدام در سیستم حضور و غیاب.

5-2-8-

ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز در سیستم پرسنلی.

6-2-8-

اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به نگهبانی و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت .

7-2-8-

صدور برگه مرخصی جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.

8-2-8-

ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.

9-2-8-

کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.

10-2-8-

تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی و تهیه گزارشات خاص بصورت دستی یا کامپیوتری بر حسب مورد.

11-2-8-

تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدیر اداری.

12-2-8-

تهیه وتحویل کلیه معرفی نامه ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز ، به پرسنل ذیربط.

13-2-8-

ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی .

14-2-8-

نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی شرکت و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری .

15-2-8-

انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اداری.

16-2-8-

پیگیری و اجرای کلیه طرح های رفاهی و انگیزشی کارکنان که از سوی مدیر اداری بصورت مستمر یا دوره ای یا موردی اعلام می گردد.

17-2-8-

تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی .

18-2-8-

مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و ... به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.

19-2-8-

دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی

20-2-8-

بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها براساس نظر مدیر اداری.

21-2-8-

تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ تائید و نظرات اصلاحی مدیر اداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداری در اسرع وقت .

22-2-8-

23-2-8-

ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .

24-2-8-

صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .

25-2-8-

پیگیری ودریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر درمان تکمیلی و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.

26-2-8-

پیگیری جهت صدور سایر بیمه نامه های مورد نیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد .

27-2-8-

پیگیری ، اطلاع رسانی بموقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان .

28-2-8-

انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

6-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

6-3-1-

مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می نمایند .

5-3-2-

ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه وسایر واحد های شرکت .

5-3-3-

لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار یا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کار یا دیپلم با 5 سال سابقه کار در زمینه امور اداری و کارگزینی .

مسئول خدمات (آبدارچی)

9-3-

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•9-3-1-

نظافت روزانه اتاق ها وراهرو .

•9-3-2-

نظافت میزها ، و اثاثیه اداری .

•9-3-3-

امور مربوط به ناهار کارکنان (گرم کردن غذا و شستشوی ظروف ) .

•9-3-4-

پذیرایی از مشتریان و سایر میهمانان .

•9-3-5-

جابجا یی و حمل اثاثیه و لوازم داخل شرکت .

•9-3-6-

کنترل و نظافت سرویس های بهداشتی .

9-2-

شرح وظایف

9-2-1-

9-2-2-

نگهداری وحفظ کلیه اقلام تحویل شده مربوط به آبدارخانه .

•9-2-2-

تهیه چای و سرو آن در ساعات تعیین شده بین کارکنان .

•9-2-3-

پذیرایی از ارباب رجوع ، مشتریان و سایرمراجعین به شرکت به نحو مقتضی.

•9-2-4-

انجام نظافت بموقع کف ( کشیدن جارو و طی)، پنجره ها ، سرویس های بهداشتی و سایر نقاط شرکت .

•9-2-5-

گردگیری و نظافت روزانه میزها، تلفن، کامپیوتر وسایراثاثیه اداری موجود درشرکت.

•9-2-6-

نظافت هفتگی تلفن ها، لیوان، بشقاب و سایر ظروف با مواد ضدعفونی کننده (الکل و وایتکس و... ).

•9-2-7-

نظافت دوره ای اثاثیه اداری موجود با مواد پاک کننده (آب و صابون وغیره ) .

•9-2-8-

تخلیه سطل زباله داخل اتاق ها و انتقال روزانه زباله به خارج از شرکت .

•9-2-9-

جابجایی اثاثیه و ماشین آلات اداری با هماهنگی مسئول مربوطه .

•9-2-10-

گرم کردن و آماده کردن ناهار کارکنان صرفا در زمانهای مقررو شستشوی ظروف غذا پس از خاتمه زمان ناهار.

•9-2-11-

نگهداری و مواظبت ازگل ها و گلدانها.

•9-2-12-

باز کردن درب وآماده سازی واحدها قبل از شروع ساعت کار پرسنل و بستن درو خـاموش کردن چراغ ها پس از خاتمه ساعـت کار و خـروج کلیه کارکنان از محل شرکت .

•9-2-13-

کنترل شیرهای آب و گاز وشوفاژدر زمان خروج از شرکت.

•9-2-14-

انجام تعمیرات جزیی ساختمان و اثاثیه شرکت .

•9-2-15-

انجام خریدهای محلی و جزیی وسایر امور کارکنان با هماهنگی مدیر اجرایی .

•9-2-16-

گزارش بموقع کمبودها و موجودی مایحتاج مصرفی مورد نیاز (قند، چای و ...) به مسئول مستقیم .

•9-2-17-

انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

•9-3-

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

•9-3-1-

مستقیم زیر نظر مدیراجـرایی و در غیاب ایشان زیر نظر جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .

•9-3-2-

سیکل با دوسال سابقه کاریا دیپلم با یکسال سابقه کارمفـید .

نويسنده : فرشید عسگری

این کاربر 3 مطلب منتشر شده دارد.

به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.

JComments