روابط عمومی مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها
- توضیحات
-
منتشر شده در یکشنبه, 26 خرداد 1392 12:21
-
نوشته شده توسط صدف السادات حسینی
-
بازدید: 1161
مقدمه :
کاربرد اصطلاح روابط عمومی (public relayion) به معنای خاص برای اولین بار در سال 1897در سالنامۀ ادارۀ اتحادیه راه آهن ایالات متحدۀ آمریکا به چشم می خورد . ولی سابقه و تاریخ مربوط به آن ، به زمانهای بسیار دور و آغاز زندگی اجتماعی بشر باز می گردد .
تعریف قدیم روابط عمومی عبارت است از اینکه : مسائل و قضایای سازمان را به مردم عرضه کنیم یعنی دیگران را از درون سازمان آگاه و مطلع کنیم . اما تعریف جدید و مدرن روابط عمومی عبارت است از : مسائل و قضایای بیرون را برای درون تفسیر کنیم.یعنی به جای اینکه تنها گویندۀ خوبی باشیم به موازات آن باید شنوندۀ خوبی هم باشیم .
معمولا در تعریف مفاهیمی مانند (روابط عمومی) که خود یک هنر است ،(هنر هشتم) بسته به زاویه دید افراد تعاریف مختلفی ارائه می شود . گاهی اوقان برخی افراد نیز تعاریفی بر اساس انگیزه های شخصی و یا منافع گروهی ارائه می دهند .
آنچه ما اکنون به عنوان روابط عمومی ، چه از نظر لغت و چه از نظر شغل می شناسیم ، برای اولین بار ، در مرداد ماه سال 1332 ه ش در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیۀ نفت ایران که در آبادان مستقر بود اداره ای تاسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند . از سال 1340 به بعد به اقتباس از این شرکت ، مطبوعات ، تبلیغات و اطلااعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر نام یافت ، پرداختند .
معرفی روابط عمومی :
همانگونه که می دانید رسانه ملی خود به تنهایی روابط عمومی نظام است و به قول قائم مقام فقید سازمان صدا و سیما از جمله تنها دستگاه های مهمه ولایت مدار کشور ماست . با این گفته قطعاً ماموریت ما در حول منویات مقام معظم رهبری و تحقیق خواستگاه ایشان در پهنه گسترده کشور و دنیای رسانه ای می چرخد .
پس روابط عمومی سازمان صدا و سیما وجه تمایزش با سایر روابط عمومی های دستگاه های اجرایی کاملاً متفاوت و متمایز است چون آنها روابط عمومی و پل سازمانی دستگاه خود هستند اما روابط عمومی صدا و سیما روابط عمومی در درون یک روابط عمومی بسیار بسیار گسترده و پیچیده است ، اما در سازمان صدا و سیما اداره کلی فعال است که به آن اداره کل روابط عمومی صدا و سیما می نامند . از نظر ساختاری زیر نظر قائم مقام سازمان و با حکم مقام عالی سازمان ، منصوب می گردد. به لحاظ اینکه اداره کلی مستقل و صرفاً ماموریت های تبیین سازمان را به مقصود می رساند . اداره کل دارای یک ساختار درختی می باشد :
مدیریت اطلاع رسانی و امور رسانه ها
مدیریت طرح و توسعه روابط عمومی الکترونیک
|
مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی های روابط عمومی
|
مدیریت امور فرهنگی کارکنان
|
مدیریت تبلیغات و انتشارات
|
نمایندگی های روابط عمومی در تهران و مراکز
|
دبیرخانه شورای هماهنگی صدور مجوز نشریات همایش ها و جشنواره ها
|
مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها :
هم اکنون اداره کل روابط عمومی پرسش دهنده نود و شش روابط عمومی در حوزه های ستادی و برنامه سازی و همچنین مراکز استانی و شهرستانی خود را عهده دار است . روابط عمومی در صدا و سیما به سه شکل سازمانی از لحاظ ساختاری به فعالیت می پردازد :
الف :
روابط عمومی هایی که دارای ساختار مدیریتی و جزو چارت سازمانی حوزه خود می باشد .
مثلا : شبکه یک سیما روابط عمومی اش اولا مدیریت است ، دوما جزو اصلی چارت تشکیلاتی شبکه نیز می باشد .
ب :
روابط عمومی هایی که فاقد ساختار و بر حسب ضرورت در حوزه های سازمان ایجاد شده اند . این روابط عمومی ها اولا فاقد پست سازمانی اند و هم چنین افرادی که در این سمت گمارده می شوند رابطه مدیریتی ندارند هر چند اشغال کننده محیط فیزیکی حوزه خود می باشند .
مثلا : رادیو سلامت
ج :
برخی از واحد های روابط عمومی با دفتر حوزه ادقام گردیده و فرد مورد تصدی مسولیت دفتر و روابط عمومی توامان در اختیار خود دارد یعنی از مزایای روابط عمومی بی بهره و صرفا از مزایای مدیریتی دفتر عالی ترین مقام حوزه خود برخوردار است
مثلا : مرکز حراست سازمان دارای دفتر روابط عمومی می باشد.اگر چه روابط عمومی های مورد نظر به هر نحوی که شدی به لحاظ ارگانیک از ارتباط خود با ستاد بهرمند شده هر چند از پشتوانه های سازمانی اداره کل روابط عمومی بی بهره می باشد .
شایان ذکر است بند الف ادعایی از کلیه پشتوانه های سازمانی اداره کل روابط عمومی برخوردارند .
اما وظیفه مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها:
همانگونه که از نام این مدیریت متبادر است ، هماهنگی و بر قراری هر گونه ارتباط از سوی اداره کل روابط عمومی و بلعکس (ارتباط آنها با اداره کل) از طریق همین مدیریت ایجاد می گردد. کار مدیریت هماهنگی در ابتدای امر با معرفی فردی که تصدی مدیریت یا مسولیت و سرپرستی روابط عمومی حوزه ای را عهده دار خواهد شد صورت می پذیرد به این نحو که مقام عالی شبکه حوزه و یا اداره کل مستقل فرد واجد شرایط را به مدیر کل روابط عمومی معرفی می کند .
پس نحوه انتصاب مدیران روابط عمومی های حوزه های ستادی از نظر مدیرت هماهنگی روابط عمومی های سازمان به دو دسته تقسیم می شود :
1- روابط عمومی های تهران ( تمامی حوزه های ستادی فعال در تهران )
همانگونه که گفته شد مسولان ارشد واحد های ستادی فرد مورد نظر خود را به مدیر کل روابط عمومی معرفی نموده و مدیر کل نیز نامه واصله را به مدیریت هماهنگی ارجامی نماید . مدیریت هماهنگی فرد پیشنهادی را برای تکمیل فرم اطلاعات فردی فراخوانده پس از مصاحبه اولیه و معرفی آن به مرکز حراست مبنی بر تایید صلاحیت فرد پیشنهادی وی در کمیته انتصابات که توسط مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها برگزار خواهد شد . در صورت تایید کمیته مضبور مقدمات صدور حکم ایشان فراهم می گردد .
تبصره 1 =
ضمنا مدیران روابط عمومی تهران که در ساختار تشکیلاتی حوزه خود قرار دارند احکامشان توسط مدیر کل روابط عمومی سازمان پس از طی مراحل بالا صادر میگردد .
تبصره 2 =
روابط عمومی هایی که فاقد ساختار تشکیلاتی هستند و یا در ساختار شبکه یا حوزه خود وجود ندارند با حکم بالاترین مقام خود منصوب می شوند .
مثلا : شبکه هایی چون رادیو سلامت ، رادیو گفتگو ، تلویزیون : شبکه مستند ، شبکه آموزش سیما ، تماشا ، سلامت سیما ، ادارات مراکز مستقل : مراکز امور بین الملل ، اداره کل امور اجتماعی و رفاهی ، مرکز بهداشت
2- روابط عمومی های مراکز ( تمامی حوزه های صفی فعال در مراکز )
صف : منظور از صف یعنی مراکزی که از پایتخت به عنوان محور اصلی سازمانی دور هستند آنها را صف معنا می کنند ، پس کلیه صدا و سیماهای استان ها و شهرستانها به عنوان حوزه های صفی تلقی می گردد . اما انتخاب مدیران روابط عمومی مراکز به این شرح است :
پس از طی مراحل اولیه ( از جمله تعیین صلاحیت و تشخیص اولیه مدیران ارشد مراکز برای حضور شخص پیشنهادی در مسولیت روابط عمومی ) فرد پیشنهادی به معاونت امور استانها معرفی و پس از انجام مقدمات در آن حوزه ، توسط قائم مقام امور استانها به مدیر کل روابط عمومی معرفی می گردد .
مدیر کل روابط عمومی سازمان نیز برای طی تشریفات اولیه در اداره کل روابط عمومی به مدیریت هماهنگی امور نمایندگی معرفی و این مدیریت نیز پس از فراخوان نامبرده و کسب اطلاعات فردی وی را به کمیته انتخابات معرفی و پس از گذرا از این مرحله اداره کل روابط عمومی در پاسخ به نامه معاونت امور استانها تصدی و یا عدم تصدی وی را اعلام می نماید، در صورت موافقت اداره کل روابط عمومی حکم انتصاب مدیر روابط عمومی مراکز توسط مدیر کل مرکز مربوطه صادر می شود .
شرح وظایف مدیریت :
وظایف عملیاتی و اجرائی مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها :
1- بازدید ادواری از کلیۀ واحدهای روابط عمومی یعنی نود و شش واحد روابط عمومی
2- آگاهی یابی یا اطلاع از امکاناتی و تجهیزاتی و نیروی انسانی مشغول در واحد .
3- برگزاری نشستهای منطقه ای روابط عمومی مراکز یعنی : ستاد به منظور تصحیل در کمک به فراهم آوردن امکانات سخت افزاری و نرم افزاری و اطلاع از روند فعالیت روابط عمومیها مراکز صدا و سیما را به پنج منطقه جغرافیایی تقسیم کرده است .
(تقسیمات جغرافیایی : شمال و شمال شرقی ، غرب و شمال غربی ، غرب و جنوب غربی ، مرکزی ، شرق و جنوب شرقی ) مراکزی که از نظر جغرافیایی به هر یک از مناطق نزدیک تر باشند در حوزه استفاظی منطقه قرار خواهد گرفت . مثلا : آذربایجان شرقی از نظر منطقه ای جز منطقۀ غرب و شمال غرب میباشد .
به خاطره تصحیل در ارتباط ستاد با روابط عمومی های مراکز درون منطقه ای بر اساس نوع تجربه و کارایی توان مدیریتی و سابقه خدمتی در روابط عمومی به اتفاق آرای مدیران روابط عمومی هر یک از مناطق یک نفر را به عنوان دبیر منطقه ای انتخاب نموده و برخی از دستور عملها ، بخشنامه ها و هماهنگی ها فورس ماژور از طریق دبیر منطقه ای به واحد ها اعلام میگردد . مثال : برگزاری نشست منطقه ای ابتدا با دبیر منطقه و وی پس از آمادگی هر یک از مراکز درون منطقه ای خود مراتب به مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها اعلام و سپس مقدمات یک نشست منطقه ای با حضور مدیران روابط عمومی مراکز همان منطقه برگزار می گردد .
4- نشست هماهنگی مدیران واحدهای روابط عمومی تهران ( ترجیحاً و اختصاصاً ، روابط عمومی های شبکه های سیما ، روابط عمومی های صدا ، روابط عمومی های شبکه های برونمرزی و روابط عمومی های معاونت ها و ادارات کل مستقل غیر برنامه ساز مثل : حراست ، اداری مالی ، رفاه ، مرکز بهداشت)
5- همایش سالانه روابط عمومی ها : همانگونه که از نام این بند از فعالیت مدیریت هماهنگی ها و امور نمایندگی ها برآمده است همایش سراسری روابط عمومی های سازمان صدا و سیما با عنوان روابط عمومی های رسانه ملی یکبار در تهران و یا مرکزی که قبول به میزبانی نماید برگزار خواهد شد . دبیریه این همایش با ابلاغ مدیر کل روابط عمومی به مدیر هماهنگی و امور نمایندگی ها واگذار خواهد شد . به محز صدور ابلاغ دبیرخانۀ همایش از سوی دبیر همایش تشکیل می شود این دبیرخانه مسؤلی خواهد داشت که توسط دبیراز بین یکی از کارشناسان حاضر و توانمند و با تجربه منصوب می گردد . در ابتدای امر دستور العملی که حاوی سال فعالیت روابط عمومی ها متضمن شاخصهای فعالیتی روابط عمومی است به واحد ها با عنوان دستورالعمل شرکت در چندمین همایش روابط عمومی رسانه ملی است ارسال و ابلاغ میگردد. در این دستورالعمل شاخصهایی از جمله فعالیت های در بخش ارتباط با مخاطبان ، ارتباط با مجامع و دستگاهها ، اطلاع رسانی و رسانه ای ، فعالیتهای فرهنگی برای کارکنان و خانواده های آنها و همچنین روابط عمومی ها مکلف هستند در چهارچوبی که برایشان تعریف گردیده می بایست ، فعالیتی که در یک سال شمسی انجام داده اند به صورت مستند ومکتوب و مجله به دبیرخانۀ همایش ارسال نمایند. این آثار و عملکرد ابتدا توسط دبیرخانه مورد مطالعه اولیه قرار گرفته وبا تهیه فرمی که حاوی جداول امتیاز بندی است جمع بندی وبه کمیتۀ داوران همایش بر اساس نوع فعالیت های انجام شده ارسال و پس از داوری و ارزیابی و اخذ امتیاز و نمره از سوی هر یک از داوران بخشهای تعریف شده ایجاد و سپس نمرات و امتیازات اخذ شده با امتیازی که اداره کل روابط عمومی با عنوان نوع و نحوۀ تعامل واحد ها با ستاد در نظر گرفته جمع کرده و نمرۀ واقعی را در جدول مخصوص تنظیم و معدل گیری نموده و نهایتاً روابط عمومی برتر با توجه به اخذ بالاترین امتیاز گرفته شده اعلام میگردد. معمولاً دبیرخانۀ همایش سه واحد روابط عمومی از تهران وسه واحد روابط عمومی را را مراکز به عنوان روابط عمومی های برتر معرفی و سپس در همایش که برگزار خواهد شد واحد های برتر معرفی و لوح و جوایز در نظر گرفته را به آنها اعطا خواهد شد .
دومین فعالیت مدیریت هماهنگی و امور نمایندگی ها در بخش ارتباط با مجامع ، دستگاه ها و سازمانهای دولتیست که دبیرخانۀ این بخش در همین مدیریت ایجاد شده است.
سازمان ها و دستگاه های اجرایی که علاقمندند به هر نحو با سازمان صدا و سیما ارتباط ارگانیک و سازمانی داشته باشند با اداره کل روابط عمومی صدا و سیما مکاتبه نموده و هماهنگی های اولیه صورت گرفته و فردی واجد شرایط شرکت در جلسات
برون سازمانی از طریق اداره کل روابط عمومی و مدیریت مذکور معرفی و فرد پیشنهادی به عنوان نماینده اداره کل روابط عمومی و گاهی به عنوان نماینده سازمان شرکت میکنند.
به عنوان نمونه : ستاد بزرگداشت ارتحال بنیان گذار جمهموری اسلامی ایران نامه ای به سازمان می دهد برای هماهنگی در ستاد اداره کل روابط عمومی فردی را معرفی و در کلیه جلسات به عنوان نماینده سازمان شرکت داشته و مصوبات قابل اجرا به ویژه حضور شبکه ها در مراسم و یا قبل آن در نشست های خبری و .... هماهنگی آن با نماینده اداره کل روابط عمومی هاست .
اما نهایتاً یکی از کارکردهای ارتباط با مجامع جلب مشارکت های دستگاه ها در تولید، ساخت و برنامه سازی سازمان است .
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
