روابط عمومی شرکت مخابرات وخطوط لوله
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط الهام بزرگ امید
-
بازدید: 894
روابط عمومي به شكل امروزين آن در سال 1905 يعني 105 سال پيش در شركت راه آهن آمريكا و درسال 1332 يعني 57 سال پيش در شركت نفتايران ايجاد شد ، اما روابط عمومي بعنوان هنر مردمداري و مفاهمه در واقع همزاد بشربوده و از بدو حيات انسان چونان مهارت و رفتاري خاص او را در اداره زندگي ، خانوادهو تدبير ، جامعه و سياست ياري رسانده است .
انسان هاي اوليه درطول دوره هايمختلف تاريخي براي استمراربقاي حيات خودناچار ازكشف علائم ، نشانه ها ، زبان و خطبودند تا خواسته ها ، نيازها و منويات خود را انتقال دهند و يا در مقاطع ديگر درپيتوسعه ابزار توليد و پيچيده شدن مناسبات اجتماعي ، اقتصادي و سياسي و بروز جنگ ها وكشورگشايي ها وضرورتاٌ برخورد تمدن و فرهنگ هاي گوناگون و لزوم اقناع جوامع،مناسبات براي درك متقابل و مفاهمه بيش از پيش احساس مي شد و اين نياز در طول تاريختوسعه به انحاء گوناگون وجود داشت و قدرتمندان و حاكمان و اغنيا از يكسو و عوام واقشار جامعه ازسوي ديگر متناسب با خواسته ها و اميال خود ازجنبه هاي مختلفروابط عمومي در تنظيم ارتباطات و روابط خود با همديگر بهره مي گرفتند و نيز در عصرجديد صاحبان صنايع و فناوري و تجار در كانون هاي دولتي و صنفي خصوصي و مجامع فرهنگيو هنري بدون برخورداري از خدمات روابط عمومي منزوي و ناشناخته مانده اند .
آنچه كه امروز روابط عمومي را به مثابه هنري حيرت انگيز مطرح كرده ، نيازاصيل و تمايل قويم بوده است كه انسانها و يا بعبارت دقيق تر سازمان ها براي ايجادهمدلي و مؤانست و تنظيم روابط و مناسبات خويش با افراد جامعه و كانون ها و مراجعمؤثر احساس كرده اند و اين عامل بي نظير توانسته است در دوران تكوين و تغيير خود وبا عبور از شرايط گوناگون و بهره گيري از تجارب و تفكرات مختلف چونان قوه عاقلهارتباطات بين افراد ، مديران ، سازمان ها و مشتريان را بنحو چشمگيري تنظيم و تدقيقنمايد. روابط عمومی کار روبه‌رو شدن یک سازمان یا موسسه را با مخاطبانش از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌دهد که به منافع مشترکشان مربوط است. سخنرانی در کنفرانس‌ها، کار با رسانه‌ها، ارتباطات بحران، اشتغال به امور اجتماعی از طریق رسانه‌ها و ارتباط با کارکنان در زمره وظایف این حرفه‌است. فعالیت روابط عمومی چندان مستقیم و ملموس نیست و همین فرق آن با تبلیغات است. کار روابط عمومی می‌تواند برای ساختن روابط تفاهم‌آمیز با کارکنان، مشتریان، سرمایه‌گذاران، رأی‌دهندگان و عموم مردم به کاررود.
تقریباً هر سازمانی که با افکار عمومی سر و کار دارد و نیازمند تصویر روشنی از خود نزد آن است، گونه‌ای از روابط عمومی را به خدمت می‌گیرد. برخی از رشته‌های مرتبط تحت نام ارتباطات شرکتی نظیر روابط رسانه‌ای، روابط سرمایه‌گذاری، ارتباطات داخلی و روابط کار وجود دارند که به فعالیتهای روابط عمومی ربط دارند. کارکنان روابط عمومی عموماً توجه خود را به ساختن مناسباتشان با همگان‌هایی معطوف می‌کنند که به همسازی با آنها بینجامد. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان و موسسه خود به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارت‌ها به شدت مورد نیازند زیرا در رشته روابط عمومی ارتباط پیوسته‌ای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاست‌های همگانی ایفا می‌کنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشه‌ورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطه این مهارت به حل مشکلات احتمالی مشتریان و موکلان خود اقدام کنند.
روابط عمومی دارای چندین قلمرو کاری مشخص است و از همه مقبولتر روابط عمومی مالی، روابط عمومی فرآورده و روابط عمومی بحران است:
- روابط عمومی مالی عمدتاً اطلاعات گزارشگران تجاری را فراهم می‌کند.
- روابط عمومی فرآورده برای یک فرآورده ویژه یا خدمات (به جای استفاده از آگهی بازرگانی) شهرت به دست می‌آورد.
- روابط عمومی بحران به اتهام‌های ناروا و اطلاعات نادرست پاسخ می‌دهد.
روابط عمومي وزارت نفت نيز بعنوان ميراث دار قديمي ترين و نخستين روابط عمومي كشور به شكل نوين آن با قدمت فراتر از پنجاه سال جايگاه ويژه اي را در توسعه روابط و ترويج انديشه هاي فرهنگي احصا نموده و درطول اين چند ده سال با گذر از فراز و نشيب هاي مختلف و متاثر از شرايط عمومي و موقعيت بلامنازع صنعت نفت كشور در فرايند توسعه روابط عمومي در درون و بيرون اين صنعت نقش آفريني كند . مسلماً نقش ممتاز صنعت نفت در توسعه و اعتلاي كشور و موقعيت بي همتاي آن بعنوان پيشبران صنايع ايجاب مي كند كه اداره كل روابط عمومي وزارت نفت با همت و كار مضاعف كه نامگذاري هوشمندانه رهبر معظم انقلاب اسلامي براي سال 1389 است ، زمينه ها و چشم اندازهاي تازه اي را در راه جذب مشاركت مردم نسبت به اهداف و راهبردهاي اين سازمان و ايجاد اعتماد و همدلي در ميان كاركنان و نيروهاي فكري و تخصصي مرتبط با صنعت نفت كشور فراهم نمايد .
تاريخچه روابط عمومي در جهان:
اصطلاح روابط عمومي براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا و در نوشته هاي اداره اتحاديه راه آهن ايالات متحده به كار برده شد و در دهه اول قرن بيستم نخستين دفاتر روابط عمومي در مؤسسات اين كشور ايجاد گرديد در سال 1906 اولين شركت خصوصي كه تنها خدمات روابط عمومي را به مشتريان خود ارايه مي كرد به وجود آمد . نخستين شركت روابط عمومي توسط Lvyledbetter Lee فارغ التحصيل دانشگاه پرينستون و خبرنگار روزنامه (Newyork Word) در شهر نيويورك تدسيس شد . اين فرد را پدر روابط عمومي در آمريكا مي نامند . (لي) در آغاز تأسيس شركت روابط عمومي خود اقدام به انتشار اعلاميه اي به نام اعلاميه اصول نمود در اين اعلاميه آمده بود اين يك دفتر مطبوعاتي سري نيست ، همه كارهاي ما به طور آشكار انجام مي گيرد . هدف ما اين است كه خبر و اطلاعات را در اختيار مردم قرار دهيم . اينجا يك آژانس آگهي تجارتي نيست اخبار و اطلاعاتي كه ما ارايه مي دهيم دقيق و صحيح است به خبرنگاراني كه در جستجوي مطالب خبري و گزارش هاي تحقيقي و تفسيري هستند با كمال ميل و اشتياق كمك خواهيم كرد بعد از تأسيس اين دفتر و معرفي خدمات روابط عمومي به تدريج و به اقتباس از مؤسسه لي ساير مؤسسات اقدام به تأسيس دفاتر روابط عمومي نمودند و روابط عمومي به عنوان يك حرفه به وجود آمد و شناخته شد . نخستين دورة آموزشي روابط عمومي تحت همين عنوان در سال 1923 ميلادي در دانشگاه نيويورك تشكيل گرديد . اين دوره توسط ادوارد. ال. برنيز تدريس مي شد . اين شخص از پيشروان روابط عمومي در آمريكا است و هنوز هم در قيد حيات مي باشد و به ارايه مشاوره و تهيه مقاله و تأليف كتاب هاي روابط عمومي و تدريس آنها مشغول است . برابر تحقيقي كه انجام گرفته است در سال 1960 بيش از صد هزار نفر در آمريكا در قسمت هاي روابط عمومي به كار اشتغال داشتند و در سال 1983 بيش از 15 هزار دانشجو در اين رشته در آمريكا مشغول به تحصيل بودند . در انگلستان در سال 1911 نخستين فعاليت هاي روابط عمومي به مفهوم امروزي و با همين نام آغاز گرديد . نيروي هوايي پاكستان در سال 1919 واحد روابط عمومي خود را تشكيل داد و در سال 1919 همان سال وزارت بهداشت اين كشور يك نفر را به عنوان مسئول روابط عمومي خود معرفي كرد همين شخص شركت خصوصي روابط عمومي را در سال 1924 در انگلستان تأسيس كرد . پس از اين دو كشور به تدريج در ساير كشورهاي صنعت چون آلمان ، فرانسه ، هلند و غيره در سازمان ها و واحدهاي روابط عمومي تشكيل گرديد و راه براي پيدايش حرفه روابط عمومي هموار شد .
تاريخچه روابط عمومي درايران
- روابط عمومي در ايران براي نخستين بار در شركت نفت ايران پديدار شد ، در ميان مؤسسات و سازمان هاي بخش خصوصي و دولتي د رايران شركت ملي نفت ايران براي اولين بار و پيش از همه دفتر روابط عمومي تأسيس نمود در شركت سابق نفت ايران و انگليس تا سال 1330 يك دفتر اطلاعات و مطبوعات وجود داشت و اين دفتر رابط بين اين شركت و مطبوعات بود . پس از ملي شدن صنعت نفت دفتري تحت همان عنوان در شركت ملي نفت ايران تأسيس گرديد و عنوان همين دفتر بود كه بعداً به روابط عمومي تبديل شد . نخستين سمينار روابط عمومي نيز در ايران در تاريخ 30 آذر سال 1343 توسط شركت نفت در آبادان و دومين سمينار روابط عمومي در 13 مهر 1344 در كرمانشاه از سوي شركت نفت برگزار گرديد . وزارتخانه ها و مؤسسات بزرگ ديگر ايران به اقتباس از اين شركت و سال ها پس از تأسيس دفتر روابط عمومي در شركت ملي نفت ايران اقدام به تأسيس دفاتر روابط عمومي كردند . پس از تشكيل واحدهاي روابط عمومي در ايران نياز به تربيت كارشناس روابط عمومي احساس شد . براي اين كار وزارت اطلاعات و جهانگردي (سابق) اقدام به تشكيل كلاس هاي كوتاه مدت آموزشي نمود . در اين كلاس هاي كوتاه مدت كارمندان روابط عمومي اين وزارتخانه براي يادگيري اصول و مقدمات و تكنيك روابط عمومي شركت مي كردند . استادان و صاحب نظران روابط عمومي با توجه به زمان دوره و يا به تحصيل شركت كنندگان به آنها آموزش هاي مورد نياز را ارايه مي دادند پاره اي از وزارتخانه ها مانند وزارت امور خارجه براي آموزش كارمندان و وابستگان خود در كشورهاي خارج راساً به تشكيل دوره هاي كوتاه مدت روابط عمومي اقدام نمودند . در سال 1345 براي تشكيل دانشكده اي در رشته روابط عمومي ، مطالعاتي صورتي گرفت كه در سال 1346 منجر به تشكيل مؤسسه عالي مطبوعات و روابط عمومي شد اين مؤسسه عالي با اجراي آزمون ورودي از ميان فارغ التحصيلان دبيرستان ها در رشته هاي ادبي ، رياضي ، طبيعي و روزنامه نگاري ، تعدادي دانشجو براي تحصيل در رشته ليسانس روابط عمومي بر مي گزيد دانشجويان پس از طي 4 سال تحصيل و گذراندن 140 واحد درسي موفق به اخذ ليسانس در رشته روابط عمومي شدند . مؤسسه عالي مطبوعات و روابط عمومي در سال 47-1346 فعاليت خود را آغاز كرد . فعاليت هاي اين دانشكده تا سال 1357 ادامه داشت و هر سال تعدادي ليسانس روابط عمومي وارد بازار كار شدند . ولي به طوركلي برخلاف كشورهاي سرمايه داري ، دفاتر خصوصي روابط عمومي كه خدمات كارشناسانه به دفاتر روابط عمومي دولتي و غيره دولتي بفروشند ، وجود نداشت ، تنها پيش از انقلاب تعدادي بنگاه تبليغاتي در تهران وجود داشتند كه در زمينه آگهي هاي بازرگاني ، خدماتي تخصصي خود را به واحدهاي روابط عمومي دولتي و غيردولتي مي فروختند . در كشورهاي صنعتي ، روابط عمومي از بطئن مؤسسه هاي بخش خصوصي تولد يافت . ولي در ايران اين مؤسسه هاي دولتي بود كه براي اولين بار روابط عمومي را به وجود آوردند . پس از انقلاب دولتمردان و مديراني كه در ابتدا مسئوليت اداره سازمان ها را پذيرفته بودند با توجه عوامل گوناگون چندان توجهي به فعاليت روابط عمومي نكردند كار دفاتر روابط عمومي بعد از انقلاب با كار واحدهاي ديگري چون انجمن اسلامي ، بسيج ، جامعه اسلامي موازي گشت و موجب شد روابط عمومي در حاشيه قرار گيرد ولي به تدريج كه كارها در مؤسسه ها سازمان ها به روال عادي برگشت و جريان امور سير شد اين احساس كمبود و مشكلاتي كه عملاً پيش آمد دست اندركاران را وا داشت تا اقداماتي براي تجديد حيات و فعال كردن روابط عمومي ها انجام دهند . يكي از اولين اقدامات ، برگزاري سميناري بود كه به همت وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در سال 1363 با شركت روابط عمومي هاي مستقر در تهران برپا شد . اين سمينار به مدت سه روز مسايل اساسي و بنيادي روابط عمومي ها را مورد بررسي قرار داد و با پذيرش اصل فرهنگ اسلامي و تطبيق اهداف و رسالت هاي روابط عمومي با آن ، زيربناي حركت روابط عمومي را براي تجديد حيات آن پي ريزي كرد . در طول مدت جنگ دوره هاي كوتاه مدت و بلندمدت آموزش روابط عمومي به وسيله مركز آموزش مديريت دولتي براي آموزش كارمندان مشغول به كار دفاتر روابط عمومي و مؤسسات دولتي و غيردولتي تشكيل شد و در سال 1368رشته روابط عمومي كه بعد از انقلاب از آموزش عالي حذف شده بود در دانشگاه علامه طباطبايي باز گشوده شد و ادارات كل روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسات در مراكز استان نيز اقدام به تشكيل دوره هاي آموزشي روابط عمومي براي كارمندان خود كردند و سازمان امور اداري و استخدامي كشور آيين نامه كاري دفاتر روابط عمومي را تصويب كرد.
تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات
یکی از بزرگترین تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات در برنامه‌ریزی است به طوری که روابط عمومی برای بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند اما تبلیغات در کوتاه‌ترین زمان ممکن به‌دنبال نتیجه‌است و البته این ریسک کار را بالا می‌برد. روابط عمومی با صبر وحوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتری و ارائه خدمات بهتر سعی در دائمی کردن مشتریان و مخاطبان شرکت دارد.
ارئه چهره واقعی و شفاف شرکت به مشتریان، از وظایف مهم روابط عمومی است و اگر این درک بوجود آید که مشتریان صاحبان اصلی شرکت هستند و بدون وجود آنها شرکت وسود دهی معنی نخواهد داشت در می‌یابیم که باید به روابط عمومی حرفه‌ای به دیده یک عنصر و یک لازمه در هر سازمانی نگریسته شود.
مدیران عامل و مدیران رده‌های بالا زمان کافی برای رسیدگی به سیل اطلاعاتی که هر روزه به سازمان‌ها سرازیر می‌شوند، ندارند والبته تمام این اطلاعات نیز به کار آنها نمی‌آید در این زمینه دسته بندی این اطلاعات، به روز آوری آنها و شناخت ارتباط آنها با سمت‌های متفاوت مدیران نه تنها به صرفه جویی در زمان آنها کمک فراوانی می‌کند بلکه باعث جلوگیری از پراکندگی و سردر گمی واحدهای مختلف سازمان می‌شود. این کاتالیزور تصمیم گیری در سازمان تا حد زیادی به مشتریان نیز کمک می‌کند. و آنها هم می‌دانند برای مطالبات خود به کجا مراجعه نمایند.
روابط عمومي وزارت نفت نيز بعنوانميراث دار قديمي ترين و نخستين روابط عمومي كشور به شكل نوين آن با قدمت فراتر ازپنجاه سال جايگاه ويژه اي را در توسعه روابط و ترويج انديشه هاي فرهنگي احصا نمودهو درطول اين چند ده سال با گذر از فراز و نشيب هاي مختلف و متاثر از شرايط عمومي وموقعيت بلامنازع صنعت نفت كشور در فرايند توسعه روابط عمومي در درون و بيرون اينصنعت نقش آفريني كند . مسلماً نقش ممتاز صنعت نفت در توسعه و اعتلاي كشور وموقعيت بي همتاي آن بعنوان پيشبران صنايع ايجاب مي كند كه اداره كل روابط عموميوزارت نفت با همت و كار مضاعف كه نامگذاري هوشمندانه رهبر معظم انقلاب اسلامي برايسال 1389 است ، زمينه ها و چشم اندازهاي تازه اي را در راه جذب مشاركت مردم نسبت بهاهداف و راهبردهاي اين سازمان و ايجاد اعتماد و همدلي در ميان كاركنان و نيروهايفكري و تخصصي مرتبط با صنعت نفت كشور فراهم نمايد .
عرصه‌هاي كار در روابط عمومي
در عرصه‌هاي كار روابط عمومي، فعاليتهاي وابسته شامل تمام موسسات و شركت‌هايي مي‌شود كه كالاها و خدمات روابطعمومي عرضه مي‌كنند. اين موسسات مجموعه گسترده‌اي هستند كه در فعاليتهاي متنوعي از قبيل پيام‌رساني، طراحي و گرافيك، تبليغات، چاپ و نشر، توليد محصولات سمعي و بصري و مانند آنها اشتغال دارند. افزون بر اين، سازمان‌هاي پشتيباني دهنده در حرفه روابط عمومي مانند مراكز پژوهشي و آموزشي، سازندگان ابزار و تجهيزات و مواد و لوازم مصرفي ارتباطي، عوامل توزيع و پخش، اقلام ارتباطي و هدايا نيز در اين عرصه فعال هستند.
اكثر اين سازمان‌ها بدون اين كه خود را وابسته به اين حرفه بدانند، در درجه اول به محصول خود نظر دارند و در بهترين حالت، به روابط عمومي به عنوان يك منبع درآمد توجه مي‌كنند و در عين حال خود را جزيي از اين عرصه مهم تلقي نمي‌كنند.از طرفي شرط موفقيت در اين حرفه، دستيابي به جايگاه واقعي روابط عمومي است كه از طريق انجام فعاليت‌هايي نظير نوآوري، كارآفريني، استانداردسازي، مشاوره، پژوهش، توزيع محصولات روابط عمومي و مانند آنها، در اين عرصه تحقق مي‌يابد و براي ايجاد چنين زمينه‌اي اعمال سياست‌هاي حمايتي و تقويت توان كارشناسي اين حوزه قطعا موثر خواهد بود
برخی از ویژکیهای یک در روابط عمومی نفت انجام می گیرد وقابل اهمیت است
گوش دادن مؤثر و همدلي با ارباب رجوع :
كارشناس روابط عمومي براي رسيدن به تفاهم با ديگران بايستي از دوتوانمندي مهم "گوش دادن مؤثر" و ايجاد "همدلي" بهره‌مند باشد تا از اين طريق، ضمن فراهم آوردن‌زمينه آگاهي از ديدگاههاي مخاطب يا ارباب رجوع، وارد دنياي او شود و سازمان را از نگاه او بنگرد. اين‌باعث يك تعريف جديد از روابط عمومي مي‌گردد. در اين تعريف، روابط عمومي وسيله تفسير سازمان‌از نگاه مردم است و جريان اطلاع‌رساني از درون سازمان به بيرون، بطور عمده، جاي خود را به جريان‌اطلاع‌رساني از بيرون به درون سازمان مي‌دهد.
ايمان به حقانيت مخاطب :
اين ويژگي بسيار حساس و مهم، باعث مي‌شود كه احترام به مردم و عقايدآنان، كارشناس را وامدار مردم سازد و او را از انحرافات رفتاري در حرفه خود در خصوص مخاطبان دورسازد. همچنين او را در موضع پاسخگويي قرار مي‌دهد تا همواره پاسخگوي انتظارات افكار عمومي‌باشد.
ويژگي‌هاي عمومي و ذاتي (فرعي) :
جدا از ويژگي‌هاي خاص، اكتسابي و اصلي، كارشناس روابط عمومي بايستي از يكسري ويژگي‌هاي‌ذاتي نيز بهره‌مند باشد. اين ويژگي‌ها شامل: استعداد مديريت، هيجان و شور داشتن استعداد دگرگوني‌مثبت، فرصت جويي آگاهانه، كارآفريني، بهره هوشي بالا، كنجكاوي، سرزنده بودن، شوخ طبعي وبزله‌گويي، داشتن بيان خوب از امور، ظاهر مناسب، ذوق و شوق (استعداد طبيعي)، آينده نگري وشخصيت ترغيبي و متقاعد كننده هستند.
يك كارشناس روابط عمومي بايد بتواند عوامل مورد نياز براي پذيرش توسط مخاطب را در خودپرورش دهد. اخلاق پسنديده، انگيزه قوي، مثبت انديشي و خوش‌بيني و پويايي، در اين زمينه تأثيرشگرفي دارد.
بطور كلي، در يك فراگرد ارتباطي، همسويي با مخاطبان، صداقت، حاضر جوابي، خلوص و وضع‌ظاهري مناسب ارتباطگر، نقش بسيار مهمي را در مؤثر بودن جريان ارتباط ايفا مي‌كند. مجموعه اين‌ويژگي‌ها، كارشناس روابط عمومي را از جايگاه بسيار والايي برخوردار مي‌سازد، به گونه‌اي كه مي‌توان اورا مغز متفكرروابطعمومي‌نام‌برد.
بنابراين تربيت كارشناسان روابط عمومي از طريق انتخاب افرادي كه ويژگي‌هاي ذاتي را داشته باشندو در دانشگاه و محيط كار ويژگي‌هاي اصلي را ياد بگيرند، مي‌تواند ضامن كارآمدي روابط عمومي دريك كشور باشد.
روابط عمومي داخلي :
دقت در اهداف روابط عمومي، به خوبي روشن مي‌سازد كه توفيق اين واحد حتي در وظايف برون‌سازماني، موكول به موفقيت آن در بعد درون سازمان است. چرا كه اگر روابط عمومي با توفيق كامل‌وظايف برون سازماني خود را انجام دهد، در حالي كه در داخل سازمان، وظايف مربوط به آن معطل‌مانده باشد، موفقيت هاي بيروني زير سئوال مي رود و چه بسا افرادي كه در بيرون از سازمان به نظرمثبتي درباره سازمان رسيده‌اند، در تعامل با اعضاي سازمان ، به خلاف عقيده خود برسند كه بي ترديد،پايداري را بر جاي خواهد گذاشت.
افزون بر آن، اگر ارتباطات درون سازماني، نابسامان و رها شده باشد، چه بسا موجب نارضايتي‌كاركنان شده و آنان را از مسير همكاري لازم و مطلوب براي توفيق سازمان دور سازد.
بنابراين، اهميت روابط داخلي يا آن بخش از وظايف روابط عمومي كه به درون سازمان مربوط مي شود،كمتر از وظايف برون سازماني روابط عمومي نبوده، وچه بسا در بعضي از مقاطع، با اهميت‌ترهم باشدلذا، در اين بخش ، سعي‌مي شود وظايف روابط عمومي داخلي ، به طور خلاصه عنوان شود.
انتشار نشريه داخلي :
اطلاع رساني در مورد عملكرد سازمان، معرفي سازمان به كاركنان، پاسخ به پرسش هاي كاركنان ،معرفي كاركنان نمونه و خلاق ، تقويت انسجام و ارتباطات درون سازماني ، ارتقاي آگاهي‌هاي كاركنان وحتي آموزش كاركنان، از طريق نشريه داخلي ممكن است. بنابراين، راه‌اندازي نشريه داخلي به صورت‌روزانه، هفتگي، دو هفته نامه يا دست‌كم به صورت ماهنامه براي روابط عمومي، يك ضرورت محسوب‌مي شود. با اين وصف، بايستي توجه داشت كه نشريه براي كاركنان منتشر مي شود، نه مديريت ، پس‌عناوين و مطالب آن بايستي بر اساس نيازهاي اطلاعاتي كاركنان تهيه شود.
بولتن برد يا لوحه اخبار :
منظور از بولتن برد يا لوحه اخبار، تابلو يا تخته اي است كه معمولا از طرف روابط عمومي درنقاط پر رفت و آمد سازمان كه داراي ديد مناسب نيز باشد ، نصب مي شود و در روي آن مطالب موردنظر براي مطالعه كاركنان قرارداده مي‌شود.
سازماندهي دريافت پيشنهادها :
دسترسي به پيشنهادهاي كاركنان مي تواند سازمان را از پشتوانه فكري قوي و انبوه بهره مند سازد. از آثارچنين اقدامي ، تقويت حس مشاركت و احترام به خوددركاركنان‌است.
براي سازماندهي دريافت پيشنهادهاي كاركنان، راه‌اندازي كميته مركزي و اجرايي ويژه اين كار براي‌دريافت منظم و مستمر پيشنهادها، ارزيابي پيشنهادها در گروههاي كارشناسي راه‌اندازي شده براي اين‌منظور، پيگيري اجراي پيشنهادهاي مورد قبول و تقدير از پيشنهاد دهندگان ضروري است.
روابط عمومي مي‌تواند در پايان سال كتاب پيشنهادهاي كاركنان را منتشر سازد و با برگزاري مراسمي به‌چند تا از پيشنهادهاي مهم و مؤثر با حضور خانواده پيشنهاد دهندگان، هداياي ويژه‌اي تقديم كند. اين‌روش، يكي از شيوه هاي مهم در مديريت مشاركتي محسوب مي شود و گوياي اهميت و كاركرد شايان‌توجه روابط عمومي در بحث مشاركتي است.
مشاركت در غم و شادي كاركنان :
روابط عمومي در داخل سازمان بايد سعي كند تا به نحو ممكن حضور خود را به هر يك از كاركنان نشان‌دهد. افزون بر موارد استثنايي كه روابط عمومي مي‌تواند بر اساس ماهيت خاص خود به كاركنان كمك‌كند، ارسال پيامهاي تبريك و تسليت در مواقع مقتضي، مي‌تواند نمونه هايي از مشاركت روابط عمومي‌در غم و شادي كاركنان باشد. كه اين كارها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابطعمومي است.
برگزاري مراسم :
برگزاري مراسم ويژه در مناسبت هاي خاص، از وظايف مهم روابط عمومي داخلي است. اين‌مناسبت‌ها مي‌تواند در مورد مناسبت ويژه سازماني مثل سالروز تشكيل آن و يا مناسبت هاي مهم‌مذهبي و ملي باشد. اين مراسم علاوه بر گراميداشت مناسبت ها، آگاهي هاي كاركنان را در اين مواردارتقاء داده و به نحو مختلف مي‌توان از آنها براي بهره‌وري سازمان استفاده كرد.
اطلاع رساني به مسئولان :
وظيفه اطلاع رساني در روابط عمومي صرف انعكاس عملكرد و برنامه هاي سازمان به مردم نيست. دربعداطلاع‌رساني تهيه اطلاعات مورد نياز مسئولان نيز جايگاه ويژه‌اي دارد. از امور معمول در روابط عمومي در اين بعد تهيه بريده جرايد و خبرنامه ويدئويي است.
دربريده جرايد اخبار و مطالب مربوط به سازمان، دستگاههاي رقيب و مهمترين اخبار روز كشور، ازنشريات بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم به مسئولان ارسال مي‌شود. درباره اطلاعاتي كه ازطريق راديو و تلويزيون منعكس مي‌شوند، روابط عمومي مي‌تواند ضمن ضبط ويديوئي برنامه‌هاي‌مربوط به سازمان، آن را به صورت كوتاه تهيه كرده و به صورت >خبرنامه ويديوئي< در اختيار مسئولان وكاركنان قرار دهد
اطلاع رساني به كاركنان :
اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميت‌تر از اطلاع‌رساني به مسئولان نيست. از شيوه‌هاي‌مهم در اطلاع‌رساني به كاركنان مي‌توان راه اندازي قفسه‌هاي اطلاعاتي، راه‌اندازي ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان از پروژه‌ها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد.
سنجش افكار عمومي:
سنجش افكار عمومي از مهمترين وظايف روابط عمومي داخلي است به گونه‌اي كه امروزه اساس‌تصميم‌گيري‌هاي درون سازماني بر نتايج افكار عمومي استوار است.
موضوعاتي از قبيل ميزان رضايت يا عدم رضايت كاركنان از خدمات رفاهي مؤسسه ، نحوه نگرش‌كاركنان نسبت به مسئولان، سنجش ميزان همبستگي اهداف كاركنان با اهداف سازمان و مانند آن اگربخوبي روشن شوند مي‌توانند اطلاعات مفيدي را براي حركت روان چرخ سازمان در درون، در اختيارمديريت قرار دهند.
نصب تابلو اعلانات :
با نصب اطلاعيه‌ها، بيانات و تصوير اخبار مهم سازمان يا عكس‌هاي طرح ها در تابلواعلانات ، مي توان‌كاركنان را در جريان امور سازمان قرار داد. رعايت اصل اختصار در مطالب و تعويض به موقع محتويات‌تابلو، ضروري است. بايستي دقت شود كه تابلو اعلانات در محلهاي پر عبور و مرور سازمان نصب شود.
ترتيب دادن جلسات عمومي :
از راههاي نزديكي كاركنان مديريت و ايجاد همدلي بين اين دو ، ترتيب دادن جلسات ملاقات عمومي‌كاركنان با مسئولان مؤسسه است. در اين جلسات مسئولان ، وظايف مربوط به خود را توضيح مي‌دهندو در پايان به پرسشهاي كراكنان، پاسخ داده مي شود. هدف عمده از اين اقدام ، تنوير افكار عمومي‌درون سازماني ، آشنايي بيشتر كاركنان با امور جاري سازمان و تقويت وحدت اعضاي‌سازمان‌است.
ارزيابي تاثيرات اين گونه جلسات در افكار عمومي كاركنان، نشانگر اثر بخشي بسيار زياد آن در جلب‌رضايت كاركنان و ارتقاي ميزان رضايت شغلي آنان است
راه اندازي روزنامه ديواري كاركنان :
يكي از راههاي واداشتن كاركنان به نوشتن و مشاركت در توليد اطلاعات هنري راه‌اندازي روزنامه‌ديواري است. براي اين منظور بايد تابلوي مناسبي در نظر گرفت و آن را به قسمتهاي مختلف تقسيم‌كرد. سپس مسئول روزنامه ديواري ، اول وقت هر روز ، پس از دريافت مطالب مختلف از كاكنان، آنها راگزينش و پردازش كرده و به نام ارائه دهنده در روزنامه ديواري نصب مي‌كند. براي مثال ، عناويني مانند>پيشنهاد براي بهبود امور جاري سازمان و يا اظهار نظر در مورد مهمترين وظيفه جامعه مي‌توانند دررشد فكري كاركنان مؤثر واقع شوند.
توصيه مي شود، در پايان هر ماه ضمن تقدير كتبي از كليه افرادي كه به روزنامه ديواري ، مطلب داده اند،نويسندگان مطالب برتر را در روزنامه ديواري معرفي كرده و جوايزي به آنان اعطا شود.
تهيه‌متون‌سخنراني :
تهيه متن سخنراني مسئولان براي ايراد در مجامع عمومي بايستي با مديرت روابط عمومي صورت‌گيرد. از دلايل عمده اين اقدام، آشنايي روابط عمومي با موضوعات و مسائل مورد توجه افكار عمومي‌و توانمندي در تهيه متني است كه بيشترين آثار ارتباطي را در پي داشته باشد.
تقويت فرهنگ مذهبي و ملي‌کارکنان دریک سازمان :
روابط عمومي، بعنوان نخستين و مهمترين دستگاهي كه با كاركنان سروكار دارد، بايد براي ارتقاي‌فرهنگي آنان وظايف خاصي را انجام دهد. هرچند اين وظايف در قالب ساير وظايف از جمله نشريه‌داخلي و روزنامه ديواري نيز تحقق مي‌يابد، ولي بايد فردي مشخص در روابط عمومي، اين وظايف راطبق برنامه و با اهداف مشخص دنبال كند. براي مثال، داشتن برنامه هاي خاص در مناسبتهاي مهم‌مذهبي و ملي و انتشار ويژه‌نامه درباره هر يك از آنها توصيه مي‌شود. بايد در پس اين فعاليتها، اهدافي‌همچون تقويت فرهنگ كار، رشد وجدان كاري، انضباط اجتماعي و مالي، اعتلاي شخصيت انساني و ...با شيوه هاي علمي خاص پيگيري شود.
مشاوره مديريت :
ارائه مشاوره به مديريت، از وظايف مهم روابط عمومي نوين محسوب مي شود. در اين نقش روابطعمومي حلقه واسط ارتباطي بين مديريت و مخاطبان سازمان است و اين كار خلاء فقدان شريان‌ارتباطي بين مديريت و مخاطبان سازمان‌رارفع‌مي‌كند.
در اين خصوص روباط عمومي ، اطلاعات به دست آمده از اشخاص و گروههاي مهم را به مديريت‌منتقل مي كند تا مديريت به هنگام تعيين خطمشي از آنها به عنوان منبع و مدخل بهره‌برداري كند، به اين‌ترتيب روابط عمومي، به عنوان بازوي مديريت براي اخذ تصميمات و فعاليتهاي آتي سازمان ايفاء نقش‌مي كند.
پيگيري ويژه براي رفع مشكلات كاركنان
يكي از اقداماتي كه روابط عمومي مي‌تواند براي كمك به كاركنان انجام دهد، انجام پيگيري ويژه‌براي رفع بعضي از مشكلات ويژه و اضطراري كاركنان است. اين اقدام براي جلب رضايت عمومي‌كاركنان و ايجاد حسن ارتباط درون سازماني، بسيار مؤثر است.
از جمله تولیدات هفتگی اداره کل روابط عمومی وزارت نفت ، انتشار هفته نامه "مشعل است". قطع بسیار حرفه ای و سرویس بندی مطلوب از بعد ظاهر کار و ارتباط گیری خوب و موثر با خانواده کارکنان موفق صنعت نفت از جهت تامین محتوای اجتماعی نشریه در کنار انتشار ضمیمه های مختلفی چون مشعل خانواده، مشعل ورزشی و مشعل کودکان، از جمله نقاط قوت سری جدید مشعل در برابر ماهنامه های مجلد قدیم است
نشریه مشعل که امروزه به عنوان نشریه واحد رسمی وزارت نفت وبا ساخاتار موضوعی متنوع می شود مجموعه عظیم صنعت نفت در بخشهای نفت ،گاز ، پتروشیمی وپالایش وپخش را تحت پوشش دارد
شبکه اطلاع رسانی نفت و انرژی (شانا)
الف. مقدمه؛ ضرورت ها و زمینه های فعالیت
شانا پایگاه خبری اداره کل روابط عمومی وزارت نفت است. نقش پایگاه‌های اطلاع‌رسانی تخصصی که اطلاعات، خبرها و گزارش‌ها را از منظر فنی و تخصصی و با دیدگاه کارشناسی ارائه می دهند، نقش ارزنده‌ای در اطلاع رسانی کامل، جامع و پاسخگو ایفا می کند. تحولات شگرف فناوری اطلاعات در دهه پایانی قرن بیستم، نشانگر مشخصه تازه‌ای برای دوران جدید است و اکنون در آغاز قرن ٢١ تاکید محوری نه بر جمع‌آوری اطلاعات بلکه بر گردش صحیح و سریع اطلاعات است
گردش اطلاعات تخصصی درون سازمانی و برون سازمانی، به ویژه در مجموعه‌های پیچیده‌ای چون صنایع نفت و انرژی به همان میزان اهمیت دارد که گردش سالم خون در ارگانیزم بدن. به همین دلیل، جای خالی یک شبکه پویای گردش اطلاعات در صنایع نفت و انرژی کشور، پیوسته احساس می شد و به همین دلیل شبکه اطلاع رسانی نفت و انرژی از پائیز سال ١٣٨١ شمسی با همکاری گروهی از دست اندرکاران رسانه ای و با حمایت وزارت نفت جمهوری اسلامی ایران راه اندازی شد.
مهم ترین زمینه های فعالیت شانا، اطلاع رسانی دقیق، صحیح و سریع از تحولات مهم حوزه انرژی در سطوح ملی و بین المللی، انتشار ویژه نامه ها و نشریات تخصصی با توجه به تولیدات شانا درباره موضوعات تخصصی نفت، گاز، پتروشیمی و سایر منابع انرژی و مشارکت در برگزاری همایش ها، پوشش خبری و تبلیغی آنها را شامل می شود.
ب. اهداف شبکه اطلاع رسانی نفت و انرژی شانا
١) اطلاع رسانی دقیق ، صحیح و به روز از تحولات حوزه انرژی
٢) سرعت بخشیدن به گردش روان اطلاعات در حوزه انرژی
٣) تسهیل امکان دسترسی به اخبار نفت و سایر حامل های انرژی
٤) ایجاد فضای مناسب برای ارائه نقد و نظرهای کارشناسی
٥) انتشار اطلاعات تخصصی دسته بندی شده مناسب با سلیقه وگرایش مخاطبان
٦) فراهم کردن زمینه تبادل نظر در موضوعات مهم بین کارشناسان و صاحب نظران حوزه انرژی به صورت on-line
٧) برگردان و انتشار آخرین مقــالات، عکس ها ومطالب نشریــات معتبر خارجی و نتایج پژوهش ها و پیش بینی های موسسات علمی – پژوهشی فعال در حوزه انرژی در سطح ملی و بین المللی
٨) تولید گردآوری و انتشار تصاویر و فیلم های خبری از تحولات حوزه انرژی
٩) ارائه اطلاعات پایه و به روز در زمینه ها ی مختلف انرژی
١٠) معرفی نشریات، کتب، شرکت ها و موسسات داخلی و بین المللی فعال در بخش های مختلف حوزه انرژی
١١) ارائه اطلاعات فنی به روز برای کارشناسان حوزه انرژی
پ. گروه‌های خبری شانا
شانا، اخبار و اطلاعات تولیدی خود را به صورت موضوعی و در قالب گروه‌های خبری حوزه های نفت، گاز، پتروشیمی، بین الملل، پالایش و پخش، منتشر می کند. نرم افزار جدید شانا امکان بهره برداری از یک جستجوی پیشرفته به منظور دستیابی به اخبار موضوع بندی شده را فراهم می سازد. گروه های اصلی خبری شانا، دربردارنده شماری زیر گروه به شرح زیر است:
０) نفت: عمومی، فناوری، اکتشاف، تولید
٢) گاز: پالایشگاه‌ها، گازرسانی، انتقال و ذخیره سازی، عمومی
٣) پتروشیمی: مجتمع‌ها، بازرگانی، فناوری، عمومی
٤) بین الملل: تولیدکنندگان اوپک و غیراوپک، بازارهای نفت و گاز، مصرف کنندگان، تحولات گاز، ایران در جهان
٥) پالایش و پخش: پالایشگاه‌ها، انتقال و توزیع، مصرف، عمومی
٦) همچنین خروجی تلکس سایت بطور مستقل از اخبار عمومی در حوزه‌های زیر فعالیت می‌کند: وزارت نفت، شرکت ملی نفت، شرکت ملی گاز، شرکت ملی پالایش و پخش، شرکت ملی پتروشیمی و بین‌الملل
ت. اصول مدیریتی، تشکیلات و ساختار سازمانی شانا
١) سیاست گذاری جریان اطلاع رسانی شبکه، از مسیر تصمیم سازی شورایی در سه سطح عالی، میانی و اجرایی
٢) قابلیت توسعه بدون نیاز به تغییرات مکرر ساختاری
٣) توجه به اهمیت تغذیه اطلاعاتی مدیران و سیاست گذاران حوزه انرژی کشور
٤) عنایت به بهره گیری از شبکه رایانه ای ارتباطی با استفاده از محیط اینترنت با هدف تسهیل و تسریع ارتباطات و ایجاد بانک اطلاعاتی
٥) توجه به فعالیت های اطلاع رسانی، فرهنگ سازی و افکارسنجی از راه ایجاد شاخه تخصصی تحقیق و پژوهش و افکار سنجی
٦) برخورداری از دیدگاه های کارشناسان مستقل دانشگاهی و دست اندرکاران رسانه ای در جهت ارتقاء سطح تولیدات خبری شبکه با استفاده از توان و نظرات نخبگان امر اطلاع رسانی
٧) ساماندهی و تمرکز فعالیت های اطلاع رسانی با هدف ارائه شفاف ، به موقع و خالی از اشتباه
٨) انطباق رویکردها با نیازهای واقعی و تجارب کاربردی
٩) رویکرد جدی به فعال سازی بخش اخبار تصویری
ث. اصول و ارزش های حرفه ای شبکه اطلاع رسانی نفت و انرژی شانا:
١) استفاده از نیروی انسانی حرفه ای و متخصص در زمینه های مختلف حوزه انرژی
٢) انجام فعالیت حرفه ای مستقل در چارچوب منافع ملی
٣) تاکید بر تضمین گردش آزاد اطلاعات و اخبار حوزه انرژی
٤) تلاش برای ایجاد زمینه تبادل نظر و برخورد آراء صاحب نظران و کارشناسان حوزه انرژی
٥) تعامل با خانواده رسانه های جمعی
٦) همکاری با روابط عمومی ها و پرهیز از ورود به حوزه فعالیت آنها
تحقیق وتدوین:الهام بزرگ امید
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
