شرح وظايف اداره كل روابط عمومي

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط سيد نواب خاتمي مقدم كلور

بازدید: 899

جايگاه ، اهداف و شرح وظايف اداره كل روابط عمومي

سازمان ميراث فرهنگي ، صنايع دستي و گردشگري

 

روابط عمومي به عنوان محمل اساسي ايجاد و گسترش ارتباط ميان مردم و صاحبنظران با سازمان ها و نهادهاي فعال در حوزه هاي مختلف ، نقشي بي بديل و غيرقابل انكار را در تمامي سازوكارهاي اداري و ساختارهاي تشكيلاتي بر عهده دارند .

 

اين اهميت و نقش آفريني در سازمان ميراث فرهنگي ، صنايع دستي و گردشگري كه چندين حوزه ي وسيع و متكثر را در بر مي گيرد ، از درجه و مرتبت بالاتر و تعيين كننده تري برخوردار است كه بر اين اساس به مراتب بر ميزان نقش آفريني و جريان سازي روابط عمومي افزوده مي شود .

 

ابتدا كلياتي راجع به تعريف و جايگاه روابط عمومي مورد اشاره قرار مي گيرد كه در آن گاه اهداف كلان و نيز شرح وظايف اداره كل روابط عمومي سازمان ميراث فرهنگي ، صنايع دستي و گردشگري مطرح مي گردد .

 

¯ تعريف روابط عمومي

 

با توجه به اختلاف رأي هاي موجود در خصوص تعريف روابط عمومي ،« انجمن جهاني روابط عمومي» در سال 1960 ميلادي ، تعريف ذيل را براي روابط عمومي اعلام نمود:

 

«روابط عمومي ، بخشي از وظايف مديريت سازمان است ؛ عملي است ممتد ، مداوم و طرح ريزي شده كه از طريق آن افراد سازمان ها مي كوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آن ها سروكار دارند ، به دست آورند . »

¯ جايگاه روابط عمومي

 

روابط عمومي به دليل ماهيت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر ، زيرنظر مستقيم بالاترين مقام مسؤول دستگاه متبوع قرار دارد . بر اين اساس ، اداره كل روابط عمومي به عنوان زيرمجموعه رياست سازمان‌ ، از جايگاه ويژه و مستقلي برخوردار است .

 

¯ا هداف كلان اداره كل روابط عمومي

 

1-   ساماندهي و مديريت بهينه تمامي فعاليت هاي ارتباطي ، اطلاع رساني و ترويجي سازمان

 

2-   بهبود نظام اطلاع رساني داخلي و خارجي در حوزه هاي تخصصي سازمان

 

3-   فراهم آوري زمينه هاي فرهنگ سازي عمومي در حوزه هاي تخصصي سازمان

 

4-   هماهنگي و همكاري در راستاي انجام و تحقق بهينه رسالت ها و مأموريت هاي سازمان

 

5-   ترويج نگاه ملي نسبت به پاسداري از ميراث فرهنگي ، احياي صنايع دستي و توسعه صنعت گردشگري

 

6-   استفاده از ابزار و امكانات متنوع در راستاي توسعه مشاركت اجتماعي با توجه به اهداف كلان سازمان

 

7-  فراهم آوري زمينه هاي مناسب جهت بهره گيري سازنده از آرا و نقطه نظرات مردمي در راستاي تحقق اهداف كلان سازمان

 

8-  دريافت كننده نظرات ، انتقادات ، پيشنهادات مردمي و انتقال آن به مقامات و مسؤولان سازمان به همراه ارايه راهكارهاي اجرايي

¯شرح وظايف اداره كل روابط عمومي

 

الف ) شوراي طرح و برنامه

 

1-برنامه ريزي جهت راه اندازي و برگزاري منظم جلسات « اتاق فكر» اداره كل روابط عمومي با حضور اساتيد و صاحب نظران ارتباطات و روابط عمومي

 

2-برنامه ريزي جهت راه اندازي و برگزاري منظم جلسات «شوراي داخلي » اداره كل
روابط عمومي با حضور مسؤولان و كارشناسان اداره كل روابط عمومي

 

3-تهيه و بررسي آيين نامه ها ، بخشنامه ها و دستور العمل هاي مرتبط با وظايف
روابط عمومي در حوزه ارتباطات

 

 

 

ب ) شوراي رسانه

 

1- بررسي آيين نامه ها ، بخشنامه ها و دستور العمل هاي مرتبط با ارتباطات رسانه اي

 

2- برگزاري منظم جلسات هم انديشي رسانه اي اداره كل روابط عمومي با حضور اساتيد و صاحب نظران رسانه اي

 

3- تدوين و ارايه ضوابط راهبردي اداره كل روابط عمومي در حوزه ارتباطات رسانه اي

 

 

 

ج ) اداره ارتباطات رسانه اي

 

1-   تنظيم و برگزاري نشست ها و كنفرانس هاي خبري و رسانه اي

 

2-   تهيه ، تنظيم و صدور اطلاعيه ، بيانيه و اعلام مواضع رسمي سازمان

 

3-   تهيه فيلم ،‌ عكس و گزارش خبري از مراسم و برنامه هاي سازمان

 

4-   راه اندازي و توسعه آرشيو فيلم و عكس از مراسم و برنامه هاي سازمان

 

5-   پوشش خبري و رسانه اي نشست ها ، ديدارها و نمايشگاه هاي داخلي و خارجي

 

6-  تدوين و اجراي ضوابط ايجاد و راهبري پايگاه هاي اينترنتي تخصصي و اطلاع رساني در
حوزه هاي مرتبط سازمان

 

7-   هدايت پايگاه هاي اطلاع رساني و خبري بخش غيردولتي مرتبط با حوزه هاي مرتبط سازمان

 

8-   انجام هماهنگي هاي لازم براي انجام سفرهاي رسانه اي خبرنگاران به استان هاي كشور

 

9-   طراحي ، برنامه ريزي و اجراي جشنواره هاي موضوعي رسانه اي

 

10-      هدايت ونظارت بر عملكرد تمامي واحدهاي روابط عمومي مراكز ستادي و استاني سازمان در حوزه ارتباطات رسانه اي

 

د ) اداره ارتباطات مردمي و افكارسنجي

 

 

 

د/1) واحد ارتباطات مردمي و افكارسنجي

 

1. راه اندازي سامانه راهبردي ارتباطات مردمي در تمامي مراكز سازمان (پيشنهادات ، انتقادات و نقطه نظرهاي مردمي)
2. پاسخگويي به مراجعان تلفني و حضوري
3. اجراي پروژه هاي افكارسنجي در موضوعات مختلف( درون سازماني و برون سازماني ) به منظور شناخت و تحليل ميزان رضايت مندي ها و نارضايتي هاي سازماني و مردمي راجع به عملكرد سازمان
4. راه اندازي و بهره برداري از تلفن گوياي اداره كل روابط عمومي
5. راه اندازي و بهره برداري از سيستم SMS Center
6. تنظيم و انتشار ماهانه دفترچه تلفن راهنماي سازمان (به شكل الكترونيكي و كاغذي)
7. تهيه پاسخ ها و مكتوبات لازم براي نهادها و سازمان هاي مكاتبه كننده
8. طراحي و اجراي سامانه هدفمند جمع آوري و تحليل نقطه نظرات پيشنهادي ، انتقادي و اصلاحي كارمندان سازمان و انتقال آن ها به مسؤولان و مديران ستادي

 

 

 

د/2) واحد طرح و برنامه

 

1. انجام امور اجرايي مصوبات و برنامه هاي شوراي طرح و برنامه
2. راه اندازي و توسعه بانك اطلاعات تخصصي روابط عمومي
3. انجام تمامي امور مربوط به تحليل محتواي مندرجات رسانه ها (براساس نوشتارهاي ويژه بريده جرايد و گزيده رسانه ها)
4. تهيه نوشتارهاي موضوعي ويژه در حوزه موضوعات مرتبط سازمان (بر اساس نوشتارهاي ويژه بريده جرايد و گزيده رسانه ها)
5. فراهم كردن زمينه هاي برقراري تعامل مثبت با كارشناسان ، صاحب نظران ، اساتيد دانشگاه و فعالان بخش خصوصي و انجمن هاي غيردولتي در امور روابط عمومي و وظايف سازمان
6. تهيه و ارايه آيين نامه ها ، نظامنامه ها و شيوه نامه هاي مرتبط با فعاليت هاي اداره كل
   روابط عمومي

 

د/3) واحد نمايندگي هاي مراكز ستادي و استاني

 

1. برنامه ريزي و برگزاري گردهمايي و نشست هاي تخصصي با مسؤولان روابط عمومي مراكز ستادي و استاني سازمان
2. برنامه ريزي براي شركت فعال اداره كل روابط عمومي در جشنواره ها‌ ، نمايشگاه ها و
   همايش هاي موضوعي مرتبط با حوزه هاي روابط عمومي و وظايف تخصصي سازمان
3. انجام هماهنگي هاي لازم جهت حضور مسؤولان سازمان در مراسم هاي توديع و معارفه و ديگر برنامه هاي سازماني و برون سازماني
4. برنامه ريزي و فراهم كردن زمينه هاي برگزاري كارگاه ها و دوره هاي آموزشي تخصصي براي كاركنان روابط عمومي و مسؤولان واحدهاي روابط عمومي مراكز ستادي و استاني
5. تهيه گزارش عملكرد هاي سازماني از تمامي مراكز ستادي و استاني سازمان
6. انجام تمامي امور مربوط به هماهنگي ، همكاري و راهبري نمايندگي هاي روابط عمومي مراكز ستادي و استاني سازمان (توسط واحد نمايندگي هاي مراكز ستادي و استاني)

 

 

 

هـ ) اداره امور عمومي و مناسبت ها

 

1-   برنامه ريزي و برگزاري مراسم ها و برنامه هاي مناسبتي ، مذهبي و ملي مختلف مراكز سازماني

 

2-   مديريت ، تجهيز و توسعه سالن اجتماعات سازمان

 

3-   تأمين امكانات و تسهيلات لازم به منظور برگزاري و تشكيل جلسات و نشست هاي رسمي مسؤولان سازمان

 

4-   جمعداري اموال و امكانات اداره كل روابط عمومي

 

5-  انجام امور مربوط به توسعه ، تجهيز و تعمير امكانات و دستگاه هاي در اختيار اداره كل
روابط عمومي

 

6-   انجام امور اداري و پرسنلي كاركنان اداره كل روابط عمومي

 

7-   تهيه و توزيع پوسترها ، پلاكاردها و ديگر اقلام تبليغاتي در تمامي واحدهاي سازمان

 

8-   توزيع روزانه نشريات سراسري در تمامي واحدهاي سازمان

 

9-   تهيه و توزيع كالاها و اقلام مورد نياز واحدهاي مختلف اداره كل روابط عمومي

 

10-تهيه و بهره گيري از تقويم سالانه مناسبت هاي ملي و مذهبي

 

و ) اداره تبليغات و انتشارات

 

1-  انجام تمامي امور و برنامه هاي تبليغاتي (شامل: طراحي و چاپ پوستر ، بيلبورد و بنر ، كاتالوگ ، تنديس ، فولدر ، لوح تقدير ، تيزرها و زيرنويس هاي تلويزيوني و.....)

 

2-   پيگيري و تهيه پكيج هاي تبليغاتي و فرهنگي در مناسبت هاي مختلف

 

3-  هدايت و نظارت بر عملكرد تمامي واحدهاي روابط عمومي مراكز ستادي و استاني در حوزه تبليغات و انتشارات

 

4-   نظارت بر كيفيت گرافيكي و محتوايي نشريات عمومي و داخلي سازمان

 

 

 

ز ) مركز اطلاع رساني روابط عمومي

 

ز/1) واحد مركزي خبر

 

1. تهيه و توليد روزانه منظم اخبار در سه حوزه ميراث فرهنگي ، صنايع دستي و گردشگري
2. دريافت و بازتوليد اخبار مراكز ستادي و استاني سازمان
3. پيگيري بازتاب هاي رسانه اي انعكاس اخبار توليدي روابط عمومي

 

ز/2) پايگاه خبري CHTN

 

1. تهيه و انتشار اخبار مرتبط با حوزه هاي ميراث فرهنگي ، صنايع دستي و گردشگري
2. ايجاد ارتباط اينترنتي ميان پايگاه هاي رسانه اي سازمان در حوزه هاي مختلف
3. ايجاد ارتباط اينترنتي ميان اداره كل روابط عمومي با واحدهاي مختلف سازمان

 

ز/3) نشريه پارسه

 

1. ايفاي نقش به عنوان ارگان مطبوعاتي اداره كل روابط عمومي سازمان
2. ايجاد ارتباط رسانه اي ويژه ميان رسانه ها ، واحدهاي مختلف سازمان ، اقشار مختلف مردم با اداره كل روابط عمومي
3. اطلاع رساني مناسب راجع به اقدامات و برنامه هاي واحدهاي مختلف سازمان
4. ك ) حوزه مشاورين

ك/1) مشاور رسانه اي

 

1. ارايه مشاوره هاي تخصصي به مديركل روابط عمومي راجع به امور و برنامه هاي رسانه اي
2. شركت منظم در جلسات اتاق فكر و «شوراي داخلي » روابط عمومي
3. انجام ساير امور محوله از سوي مديركل روابط عمومي

 

 

 

ك/2) مشاور تبليغات و انتشارات

 

1. ارايه مشاوره هاي تخصصي به مديركل روابط عمومي راجع به امور تبليغاتي و انتشارات
2. شركت منظم در جلسات «اتاق فكر» و «شواري داخلي» روابط عمومي
3. انجام ساير امور محوله از سوي مديركل روابط عمومي