نقش روابط عمومي در نهادينه كردن ارتباطات سازماني

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 06 خرداد 1392 10:59

نوشته شده توسط روح انگيز اشرفيان

بازدید: 949

امروزه نقش روابط عمومي ها در كمك به تصميم گيري هاي مديريتي و استراتژيك يك سازمان نقشي در خور توجه است. تبديل روابط عمومي به ابزار مديريتي براي فعاليتهاي حرفه اي، علمي و الكترونيكي،‌ از مشخصه هاي جديد روابط عمومي در قرن حاضر است. بنا بر اين،‌ از نقاط برجسته و ممتاز در مديريت استراتژيك، تأكيد بر محيط برون سازماني و حتي جهاني است و در واقع،‌ منظور از وظايف استراتژيك روابط عمومي، دخالت در روند تصميم گيري سازمان است.
با چنين ديدگاهي جزء مهمي از سازماندهي هر دستگاهي،‌ مديريت روباط عمومي و مهم ترين ويژگي مديران عالي توانايي ايجاد ارتباطات درون و برون سازماني است و چنانچه عالي ترين مقام هر دستگاه و سازماني به اين وظيفه خطير بي تفاوت باشد. يا در مديريت كلان سازمان چنين مديريتي انديشيده نشود.
بخش عمده اي از وظيفه دستگاه مورد نظر ابتر مي ماند و از حداكثر توان بالقوه آن سازمان نمي توان بهره برد.
رسانه ملي درمقام بزرگ ترين دانشگاه عمومي و فرهنگي خود بزرگترين مديريت روابط عمومي كشور شمرده شده و نيازمند آگاهي از افكار عمومي نياز سنجي مخاطبان از سويي اتخاذ روشهاي بهبود ارتباطات دو سويه ميان مردم و دولتمردان از سوي ديگر است. از اين رو بايد اذعان كرد به لحاظ اهميت و وسعت وظايف رسانه ملي توجه به روابط عمومي و نقش كليدي ارتباطات در سازمان ضرورتي اجتناب ناپذير است.
محورها:
§ هر راهبرد ساختار نيروي انساني و امكانات و اعتبار ويژه اي را مي طلبد.
§ روابط عمومي ها در پاراديم مدرن اتاق فكر ارتباطات هستند نه واحد صف و اجرا.
§ ارتباطات ملي در پنج حوزه دولت نهادهاي مدني افراد و جامعه و رسانه ها قابل حصول است.
§ ارتباطات حلقه هاي تودر تويي دارد كه مهم ترين و هسته مركزي آن ارتباطات انساني است.
§ آنان كه روابط عمومي ها را براي تعريف تمجيد و پوشاندن ضعفهاي سازماني مي خواهند قائل به اين رويكرد هستند.
رويكرد علمي- سازماني ضمن اصالت قائل شدن بر ارتباطات به ويژه ارتباطات انساني به مثابه يك هدف در زندگي بشر (نه ابزار) به مديريت صادقانه افكار عمومي در جهت منافع ملي و در سطح پائين تر منافع سازماني قائل است.
تعاريف گريزي كوتاه گويي و مجمل نويسي، صداقت و صراحت،‌ خوش مشربي،‌ آراستگي و خوش برخي از ملزومات اين ارتباطات انساني است.
وظيفه مديريت ارتباطات و روابط عمومي انجام سخت افزاري امور نيست، بلكه وظيفه اصلي آن مديريت افكار و انديشه هاي سازماني به سوي افق و چشم انداز سازمان است.
سازمانها هر چه بزرگ تر مي شوند مديريت ارتباطات و روابط عمومي در آنها پيچيده تر مي شود.
با گسترش فناوريهاي ارتباطي در سالهاي اخير و شبكه هاي رايانه اي اطلاع رساني،‌ اولويت دولت الكترونيك بايد روابط عمومي الكترونيك باشد.
براي جلوگيري از هدر رفتن زمان توان و نيروي انساني در سازمان ها امروز بايد با اطلاع رساني جوامع مديريتها و سطوح كارشناسي را در تصميم سازي ياري كرد و بستر اصلي تسهيل ارتباطات را فراهم ساخت.
نظام ارتباطي كه كل گرا باشد و افراد حقيقي را در سپهر برنامه ريزي و هدف گيري خود قرار ندهد كمتر به توفيق دست خواهد يافت.
در سالهاي اخير رسانه ها چندان قوت و تأثير گذاري و نفوذ يافته اند كه نوع تعامل با آنها مي تواند متضمن بقاياي ممات با افول كاركرد سازمانها باشد.
آشنايي كارگزاران روابط عمومي به زبانهاي رايج دنيا آشنايي با نرم افزارهاي ارتباطي نوين ايجاد پيوندهاي مستحكم با كانونهاي قدرت در عرصه جهاني از جمله ملزومات ارتباطات بين المللي است.
تنظيم و اجراي ارتباطات كارآمد مؤثر و مبتني بر دانش و تجربه برقراري ارتباط مستمر با ديگر رسانه ها براي ايفاي نقشهاي مكمل در كاركردهاي ملي و نقد منصفانه عملكرد موجود از ديگر حوزه هايي است كه با ساماندهي ارتباطات رسانه اي قابل دستيابي است.
در قالب ساختار روابط عمومي در سازمان صدا و سيما، پيچيدگيها و مهارتهاي منحصر به فرد خود را دارد.
ساماندهي ارتباطات درون اين سازمان بزرگ از جهت مديريت مهارتي منحصر به فرد طلب مي كند.
ساماندهي ارتباط بين حدود 30 هزار نيروي اين سازمان در سراسر كشور،‌ در قالب حدود 300 عنوان شغلي پروژه اي است كه صرفاً در قالب برنامه ريزي زمانمند قابل اجرا است.
مشكل فقط در مفاهمه و ارتباطات به معناي خاص آن است كه اميد است با تغييرات صورت گرفته در دولت و رسانه ملي به اين مهم ياري رساند.
ايجاد هسته هاي فكري تخصصي بين كاركنان در حوزه هاي مختلف براي فكر سازي و تصميم سازي و .... ازجمله راهكارهاي ارتباطي درون سازماني در رسانه ملي كه قابل اجرا و نظارت و ارزيابي است.
برنامه سازي راديويي و تلويزيوني براي ايرانيان داخل و خارج از كشور و ديگر علاقه مندان به ايران اسلام و انقلاب اسلامي در گوشه و كنار جهان فرايندي بسيار پيچيده است كه اغلب عوامل مؤثر بر آن نامحسوس هستند.
نيروي انساني متخصص و هنرمند امكانات و اعتبارات مالي و ايده هاي متعالي تركيب چهار ركن، صدا و سيما را به چشم اندازهاي ايده آل نزديك مي كند آن حلقه مفقوده اي كه اين اجزا را تركيب مي كند ارتباطات است.
اشاره
امروزه در مجامع و محافل علمي بحثهاي فراواين درباره مقولاتي چون روابط عمومي ارتباطات افكارعمومي رسانه ها تبليغات اطلاعات و فناوريهاي مربوط به ميان مي آيد و نتايج آن در قالب نظريه ها راهبرد ها راهكارها و پيشنهاد هاي موردي به سازمان ها ادارات مؤسسات و شكرتهاي فعال در حوزه هاي گوناگون ارائه مي شود و با نسبتهاي مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد. مهم ترين موانع و چالشهاي پيش روي به كارگيري ديدگاههاي تخصصي در حوزه ارتباطات به معناي عام و كلي آن در سازمانهاي كوچك و بزرگ عبارت اند از:
1.نبود ساختار سازماني مناسب براي مديريت هدايت و نظارت بر ارتباطات.
2.جهل و سوۀ فهم مديران علي سازمانها به نقش ارتباطات بر ارتباطات .
3.ضعف و ناتواني صاحب نظران حوزه ارتباطات در كاربردي ساختن نظريه ها و بومي سازي نظريه ها جهاني در اين حوزه.
4.نبود مديران و كارشناسان توانا خبر و علاقه مند براي اجرا و تحقق ديدگاههاي كارشناسي در حوزه ارتباطات و روابط عمومي.
در برخي از سازمانها تركيبي از علل چهار گانه مذكور مشاهده مي شود كه از نظر آسيب شناسي بايد براي آنها چاره انديشيد. آنچه در زير مي آيد پرسشهايي كه همواره پاسخهاي جديد مي خواهند.
پرسشهاي اساسي كه همواره صاحبت نظران و دست اندركاران را به خود مشغول داشته و اين مشغله ذهني را ضرورتي اجتناب ناپذير براي پويايي فكري در اين حوزه ساخته است عبارتند از:
§ نگاه ما به ارتباطات چگونه است؟
§ آيا آن را امري صوري و سطحي مي دانيم، يا عمقي و زيربنايي؟
§ آيا به ارتباطات رسمي قائليم يا به ارتباطات غير رسمي،‌ ولي محسوس هم در سازمان باور داريم؟
§ به عبارت دقيق تر،‌ بر اساس كدام نظريه ارتباطاتي فكر و عمل مي كنيم؟
§ آيا نظريه ثابت و تعريف شده اي در ارتباطات سازماني ساري و جاري است يا نوعي از تعارض و تكثير در سازمان مشاهده مي شود؟
§ براي نمونه، اساساً‌ سازماني كه ما در آن فعاليت مي كنيم چه نيازي به ارتباطات دارد و اگر فكري براي ارتباطات نكنيم چه خدشه اي بر فرآيند فعاليتهاي سازماني وارد مي شود؟
§ در رسانه ملي نقش ارتباطات در كاركردهاي سازمان چيست؟
§ منظور كاركردهاي آموزشي،‌ اطلاع رساني، تفريحي و سرگرمي،‌ نظارتي،‌ تهيجي و تبليغي است.
§ آيا بين الگوهاي حاكم بر ارتباطات درون سازماني و ارتباطات بيرون سازماني هماهنگي وجود دارد؟
§ مثلاٌ آيا درصد قابل توجهي از امور داخل سازمان با ارتباطات غير رسمي سامان مي يابد؟
§ آيا در خارج از سازمان هم اين شكل از ارتباطات مؤثر واقع مي شود؟
§ آيا در ارتباطات متصور ما انسان محور است يا ساختار؟ آيا ما انسان يا فرد سازماني را معيار مي دانيم يا سازماني انسان را؟
همانگونه كه ملاحظه كرديد، اين پرسشها اولاً پاسخهاي متفاوتي دارد. ثانياً راهبردهاي سامزان را در قبال ارتباطات متفاوت مي سازد و ثالثاً هر راهبرد، ساختار، نيروي انساني و امكانات و اعتبار ويژه اي را مي طلبد و رابعاٌ‌ هر پاسخ نتايج گوناگوني را براي سازمان در بر خواهد داشت.
از اين رو، ضروري است در هر سازمان به پرسشهاي مذكور پاسخهاي شفاف و مبتني بر نظر و عمل داده شود تا كارايي سازماني افزايش يابد.

نويسنده : روح انگيز اشرفيان

این کاربر 5 مطلب منتشر شده دارد.