کاربینی بانک مسکن (اداره کل روابط عمومی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط اکرم خاکسار کاخکی

بازدید: 2904

 

 

 

د

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

پروژه کاربینی

طرح و بيان موضوع

دنياي امروز دنياي ارتباطات است در هر روز ميليون­ها واحد اطلاعاتي در سطح جهان ردو بدل مي­شود و افراد براي كسب موفقيت نياز به اطلاعات و ارتباطات بيشتري دارند. در واقع در سازمان­هاي دولتي داشتن اطلاعات موثق ، دقيق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگترين سرمايه يك سازمان است و حيات يك سازمان به داشتن يك ارتباط دوسويه درون و برون سازماني و انجام تبليغات و كسب اطلاعات به روز و مفيد بستگي دارد در اين لحظه است كه لزوم تشكيل بخش روابط عمومي در سازمان نمايان مي­شود.

     روابط عمومي كارآمد در هر سازمان ، روابط عمومي است كه با سازماندهي مناسب تشكيلاتي و مديريت علمي، در قالب برنامه عمل مشخص ، ضمن رعايت اصول اخلاقي و حرفه­اي روابط عمومي و ارائه اطلاعات مشاوره­اي به مديريت سازمان ، براي نفوذ در افكار عمومي و هدايت آن ، افزون بر برنامه ريزي ويژه براي رهبران فكري، به شكل اصولي رسانه­ها را در خدمت گرفته و به اصل اطلاع يابي اهميت ويژه­اي قائل شود و از طرفي با توسعه فعاليتهاي افكارسنجي و ارتباطات مردمي توليد فرآورده­هاي فرهنگي سعي دارد جريان مبادله پيام بين سازمان و مخاطب را دوسويه كرده و بازخورد لازم را در جريان ارتباطي خود با مخاطبان در ابعاد درون سازماني ، ملي و بين المللي ايجاد كرده و از طريق آثار كلان و تاثيرگذاري مثبت در سطح برنامه­هاي سازماني و برنامه­هاي توسعه ملي ايفاد كند و با گرايش بيشتر به سمت مردم در هيات وكيل مدافع مردم و مدعي العموم ظاهر شده و به صورت يك نهاد مدني و پاسدار افكار عمومي درآيد.

   بنابراين درروابط عمومي كارآمد بايستي نيروهاي متخصص در علوم روابط عمومي و بكارگماردن آنها در پست­هاي تخصصي و بهسازي به منظور رسيدن به اهداف سازماني اقدام گردد. روابط عمومي هر سازماني براي ايفاي نقش هاي اطلاعاتي، ارتباطي، مراودات با محيط داخلي و خارجي، سازگاري و کمک

به مديريت در سنجش محيط و تصميم گيري، به عنوان يك واحد تخصصي- مشاوره اي فعاليت مي كند. روابط عمومي راه ارتباطي مردم با سازمان و بالعكس است و به گونه اي عمل مي كند كه تصميمات سازماني مبتني بر آراي عامه و مخاطبان ويژه يا مطلوب سازمان باشد و اين روابط عمومي در واقع بازوي مديريت و در خدمت مخاطب است.

روابط عمومي براي ايفاي نقش ها و رسالت واقعي خود نيازمند ساختارهاي مناسبي است. اين ساختارها عبارت است از : ارتباطات با رسانه ها ، سنجش افكار ، برنامه ريزي و اعتبار بخشي روابط عمومي، ارتباطات فرهنگي ، تبليغات، اطلاع رساني كه موارد زير نمونه هايي از اين ساختار است:

- تهيه بريده جرايد حاوي اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزيع آن بين مديران سازمان                     ( واحد انتشارات )

- برگزاري جشنواره ها، نمايشگاهها براي آشنايي مردم با دستاوردهاي سازمان ( واحد ارتباطات فرهنگي )

- اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف كشور براي باز ديد از فعاليتهاي مهم سازمان و تهيه خبر و گزارش از مراسم ها ( واحد انتشارات و ارتباطات رسانه اي )

- تحليل مستمر و منظم مطبوعات و نشريات تخصصي حوزه مربوط به فعاليت سازمان

- سنجش افكار عمومي و انجام نظر سنجي هاي درون و برون سازماني

- انجام تبليغات محيطي و مجازي و .......

به طور معمول مردم براي كسب اطلاعات با روابط عمومي در ارتباط هستند از اين رو بايد نسبت به شناخت قوت و ضعف سازمان به منظور توانمند سازي آن پرداخت تا با طراحي روشهاي كارآمد بتوان سازمان را ياري كرد.

اهداف روابط عمومي

     هدف روابط عمومي كسب تفاهم و پشتيباني از طريق ايجاد حس اشتراك بين فرد يا سازمان از سويي و مخاطبان از سوي ديگر مي باشد كه باعث ايجاد ارتباطي تعاملي، دو سويه، مشاركتي و پيچيده مي شود و به طور بالقوه ايجاد حس اشتراك را ميسر و ممكن مي سازد.كاركنان روابط عمومي كه نقش هماهنگ كننده درون سازماني و هدايت كننده ارتباط سازمان با بيرون را ايفا مي كنند بايد از دانش و مهارت برخوردار باشند تا بتوانند به جايگاه خود مشرف شوند.

اهداف :

1- روابط عمومي بايد به نوعي حلقه اتصال و نقطه ارتباطي بين مديريت و ارباب رجوع باشد.

2- تعامل با ديگران و سازمانها به منظور مشاركت ذهني و عملي آنها در برنامه هاي اجرايي

3- بكارگيري ابزار مدرن براي رسيدن به روابط عمومي پويا و خلاق

4- بازنگري و تحول و ارتقاء ساختاري در روابط عمومي

5- تحقق و پژوهش هاي لازم ( نياز سنجي، نظر سنجي) به منظور برخورد حرفه اي و كارشناسانه با مسائل

6- انجام امور فرهنگي، مذهبي و ملي رسانه اي

7- برقراري ارتباط متقابل بين مردم و مسئولين

8- جلب همكاري و بسط تفاهم عمومي

آشنايي با روابط عمومي سازماني

 تعاريف روابط عمومي

از روابط عمومی تعاریف متعددی به عمل آمده است ،دراینجا به جهت آشنایی بیشتر با روابط عمومی،وبهلحاظ اینکه روابط عمومی را هنرهشتم می خوانند،۸تعریف نقل می شود :

۱-دایره المعارف امریکانا روابط عمومی را بدین شکل تعریف کرده است:
"يک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیه‎هاو یا سایر سازمانها که هریک با مردمی چون کارمندان، مشتریان،سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضا احزاب سیاسی ویا عامه مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار عمومی، ارزیابی وتفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود وهمچنین آن مردم به سازمان"

۲-دکتر حمیدنطقی بنیانگذار روابط عمومی علمی در ایران در تعریفی  که از روابط عمومی از او خواسته شد معتقد است:

«روابط عمومی»  وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العموم در داخل سازمان است.

   ۳-در کتاب " چگونه روابط عمومی کنیم " در تعریف روابط عمومی آمده است :

    فن ایجاد حسن رابطه و تفاهم متقابل است بین افراد جامعهبا هیات مدیره موسسه وآئینه یک موسسه است هر چه شفافتر و بهتر.

۴-دایره المعارف " وبستر " می نویسد:

«روابط عمومی» همان چیزی است که اگر درست شناخته شود و به طور اصولی به آن پرداخته  شود عنصری اساسی برای به تحقق پیوستن ارزشها، ایجاد تفاهم متقابل، درک درست واقعیت، موقعیتهای شغلی و اجتماعی و صدها هدف دیگر است.

5-ركس هارلو RexHarlow ضمن بررسي كليه تعريف‌هايي كه دربارة روابط عمومي ارائه شده بود آن را چنين تعريف كرد:

«روابط عمومي»، نوع ديگري از عملكرد مديريت است كه به ايجاد و حفظ خط‌ مشي‌هاي متقابل در زمينة شناخت و پذيرش روابط كمك كرده و موجب همكاري سازمان با مخاطبان آن مي‌شود. همچنين روابط عمومي شامل چگونگي ادارة مشكلات يا مسائل سازمان است كه به مديريت سازمان كمك مي‌كند تا از افكار عمومي آگاهي يابد و به آنها پاسخ گويد و نيز مشخص مي‌كند كه مديريت براي تأمين منافع عمومي چه وظايفي دارد و از سوي ديگر، مديريت سازمان را در اعمال تغييرات مؤثر و استقبال از گرايش‌هاي مختلف ياري مي‌دهد و در اين زمينه از تحقيق و نيز فنون ارتباطات به گونه‌اي كه با اصول اخلاقي سازگار باشد استفاده مي‌كند.

 ۶-اعضاي مجمع جهاني انجمن‌هاي روابط عمومي تعريف ديگري ارائه كردند:

«روابط عمومي »يك دانش اجتماعي و فني است كه گرايش‌هاي مختلف را تحليل كرده، پيامدهاي آنها را پيش بيني مي‌كند و رهبران سازمان را در انجام دادن طرح‌هاي برنامه‌ريزي شده‌اي كه بتواند ضمن حفظ منابع سازمان، منافع عمومي را تأمين نمايد، راهنمايي مي‌كند.

۷-ادوارد برنير بنيانگذار روابط عمومي نوين، روابط عمومي را چنين تعريف مي کند:
    «روابط عمومي» عبارت است از دادن اطلاعات به مخاطبين (مردم) و تلاش هاي ترغيبي به منظور تغيير گرايش ها و رفتار آنان و کوشش براي هم بسته ساختن نگرش ها و اقدامات يک سازمان با مخاطبان و متقابلاً نگرش ها و اقدامات مخاطبان با سازمان.

۸-انجمن جهانى روابط عمومى نيز درتعریف خود آورده است :

«روابط عمومى» بخشى از وظايف مديريت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ريزى شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مى كوشند تا تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه با آنها سرو كار دارند، به دست آورند.

 

 

تعاريفي كوتاه از روابط عمومي

 

روابط عمومي ،آينه يك سازمان است ،هرچه شفاف تر بهتر

روابط عمومي ،بايد درخدمت مديريت باشد نه مدير

روابط عمومي ،بايد برالگوهاي تعاملي تكيه كند

روابط عمومي ،يعني نفوذ درافكار عمومي

روابط عمومي بايد مردم را به حقوق خود آگاه نمايد

روابط عمومي محل نگهداري اشياء عتيقه نيست!

روابط عمومي ها نبايد توجيه گر سياست هاي غلط باشند

روابط عمومي ها بايد صداقت را محور فعاليت خود قراردهند

كارشناسان روابط عمومي بايد طراح انديشه هاي نوين باشند

روابط عمومي موفق سعي مي كندسازمان را پوياوشاداب نگهدارد

روابط عمومي موفق بين مردم وسازمان تعامل مطلوب ايجاد ميكند

كار روابط عمومي ، وصل كردن است نه فصل كردن

 تاريخچه روابط عمومي در جهان

تاريخ اديان و مذاهب جهان مملو از روشهاي مختلف رهبران و پيشوايان ديني در تأثيرگذاري برافكار عمومي و جلب اعتماد و اطمينان در مردم است، بگونه‌اي كه پيامبران ديني را مي‌توان نخستين” افسران روابط عمومي“ ناميد. همزمان با ادامه حيات ديني در جهان، حيات فرهنگي ملتهاي مختلف نيز مملو از    نشانه هايي بوده كه به طريقي با فعاليتهاي روابط عمومي به معني اعم آن در رابطه بوده است.

اصطلاح”روابط عمومي“ براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا و در نوشته هاي اداره اتحاديه راه آهن ايالات متحده بكار برده شد و در دهه اول قرن بيستم نخستين دفاتر روابط عمومي در مؤسسه هاي اين كشور ايجاد گرديد.

در سال 1906 اولين شركت خصوصي كه تنها خدمات روابط عمومي را به مشتريـان خود ارايه مي‌كرد، بوجودآمد. نخستين شركت روابط‌عمومي‌ توســط ”ايوي‌لي“ فارغ التحصيل دانشگاه پرنيسون و خبرنگار اقتصادي در شهر نيويورك تأسيس شد. پس از اين شركت مؤسسه هاي ديگر نيز به تأسيس دفاتر روابط عمومي اقدام كردند و روابط عمومي به عنوان يك حرفه به وجود آمد و شناخته شد .

تاريخچه روابط عمومي در ايران

 

روابط عمومي در ايران ( قبل از انقلاب اسلامي )

روابط عمومي در ايران براي نخستين بار در سال 1330 در شركت نفت ايران ايجاد شد و مرحوم دكتر ”حميد نطقي“ استاد دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي پايه گذار آن به شمار مي رود. تحول روابط عمومي تا آن اندازه بود كه ظرف حدود 20 سال انجمني به نام انجمن روابط عمومي ايران و چند مؤسسه مشاوره در روابط عمومي بوجود آمد و حتي دانشكده علوم ارتباطات اجتماعي اين رشته را در سطوح ليسانس تدريس كرد. از سال 1345 بود كه وزارتخانه ها به تدريج اداره اطلاعات، تبليغات و انتشارات را به نام روابط عمومي برگرداندند.

روابط عمومي در ايران ( پس از پيروزي انقلاب اسلامي )

دفاتر روابط عمومي پس از انقلاب تحت نام ”روابط عمومي و ارشاد اسلامي“ به طور اعم فعاليتهاي ارتباطي و روابط عمومي را انجام مي دادند.

در سال 1363 وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي سيمناري را با شركت روابط عمومي ها در تهران برگزار كرد كه در واقع زيربناي حركت روابط عمومي را براي تجديد حيات آن پي ريزي كرد .

در حال حاضر رشته روابط عمومي در دانشكده علوم اجتماعي دانشگاه علامه طباطبائي و دانشگاههاي علمي ـ كاربردي تدريس مي شود و ادارات كل روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسات در مراكز استان نيز اقدام به تشكيل دوره هاي آموزشي روابط عمومي براي كارمندان خود كرده اند. ازسال 1368 نيز سازمان اموراداري و استخدامي كشور آيين‌نامه كاري دفاتر روابط عمومي را تصويب كرده است.

شرح وظايف مدیر روابط عمومي :

 

1 – برنامه ريزي، سياستگذاري، پيشنهاد بودجه و تدوين برنامه هاي تبليغاتي بانك و نظارت بر حسن اجراي آن

2 – تهيه دستور العمل و برنامه ريزي و نظارت بر خريد و توزيع هداياي تبليغاتي

3 – بررسي و تحقيق در خصوص راهكارهاي تكريم ارباب رجوع و نظارت بر حسن اجراي طرح تكريم از جمله بازديد از شعب و هماهنگي جهت بازرسي هاي دوره اي

4 – امور دبير خانه طرح تكريم ارباب رجوع (جلسات، پيگيري­ها و برنامه­ها و ... )

5 – انجام پژوهشهاي درون سازماني و برون سازماني در خصوص راههاي ارتباط جمعي و نحوه ارائه خدمات بانكي به مشتريان و ارائه راهكارهاي حاصل از پژوهش

6 – سازماندهي و تقويت روابط عمومي در مديريتها از طريق هماهنگي با كارشناسان روابط عمومي، تعيين بودجه روابط عمومي در مديريتها و نظارت بر حسن اجراي امور در مديريتها

7 – سياستگذاري، تهيه، نظارت بر چاپ و نحوه توزيع تمام اقلام اطلاع رساني، انتشاراتي و مطبوعاتي بانك شامل: ماهنامه، خبرنامه، ويژه نامه، كتاب، بروشور، جزوات، دفتر تلفن، كارت ها، تراكت، تقدير نامه، اوراق بهادار و ساير موارد

8 – بررسي و سياستگذاري براي حضور خبري و تبليغاتي بانك در رسانه ها از طريق هماهنگي با خبر نگاران، برگزاري كنفرانس ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي، صدور و انتشار اخبار و بيانيه هاي مطبوعاتي و چاپ آگهي

9 – سياستگذاري و برنامه ريزي جهت ايجاد بستر لازم براي راه اندازي روابط عمومي الكترونيك

10 – ارائه اطلاعات پيرامون خدمات بانك به مشتريان و كاركنان از طريق مركز مشاوره، اينترنت و ساير ابزارهاي الكترونيكي

11 – اشراف كافي و بررسي و تلخيص دستورالعمل ها و بخشنامه ها به منظور پاسخگويي به مشتريان

12 – برنامه ريزي، اجراي مسابقات داخلي، جشنواره هاي هنري، فرهنگي و تبليغاتي

13 – برنامه ريزي ، اجرا و نظارت بر حسن اجراي نمايشگاه ها، گردهمايي ها، سمينارها و مراسم ملي، مذهبي

14 – انجام امور هنري شامل طراحي، فيلمبرداري، عكاسي، خطاطي و غيره

15 – بروز رساني اطلاعات اينترنت و اينترانت بانك

16 – تهيه گزارش هاي كارشناسي در زمينه مسائل روابط عمومي و اطلاع رساني

17 – بررسي انتقادات و پيشنهادات مشتريان و مردم و ارائه پاسخ به آنان از طريق پست الكترونيك، تلفن و نامه

18 – برنامه ريزي و انجام امور مربوطه به جوايز تحصيلي فرزندان همكاران

19 – دبيرخانه شوراي امور فرهنگي (جلسات، پيگيري­ها و برنامه­ها و ... )

20 – برنامه ريزي براي مراسم ويژه همكاران شامل تولد،ازدواج و فوت

21- انجام امور دبيرخانه جلسات شوراي مديران (جلسات ، برنامه­ريزي ، پيگيري­­ها و ...)

 

شرح وظایف دوایر اداره روابط عمومی

 

- دايره اطلاع رساني

 

     پيشرفت روز افزون وسايل ارتباط جمعي و بهره گيري از فن آوريهاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي موجب شده است تا روابط عمومي هايي بتوانند در عرصه فعاليت سازماني موفق باشند كه تحليل گرا بوده وبا حركت از جامعه سنتي به سوي جامعه اطلاعاتي پديده مهم انتقال دانش و اطلاعات را فراهم نمايند و اگر روابط عمومي نتواند در اين چرخش اطلاعات نقش آفريني كند روابط عمومي مرده و ناكارآمد است.

راه اندازي تلفن گويا، سايت، اينترانت، پايگاههاي اطلاعاتي، وبلاگ، نشريات الكترونيكي، مجله الكترونيكي و ... در تغيير كاركردها و شكل و محتواي روابط عمومي تاثير بسزايي داشته است.

در اين عرصه، سازماني مي تواند موفق عمل كند كه با اطلاع رساني و اطلاع يابي به موقع چالش ها را پشت سر بگذارد در غير اينصورت سازمانهايي با روابط عمومي سنتي و ناكارآمد در آستانه شكست و ناكامي قرار مي گيرند.

در اين راستا روابط عمومي بانك مسكن نيز با تشكيل دايره اطلاع رساني كوشش مدبرانه اي براي تحقق اهداف سازماني داشته است .

اهم وظايف دايره اطلاع رساني :       

 

1- سياستگذاري و برنامه ريزي جهت ايجاد بستر لازم براي راه اندازي روابط عمومي الكترونيك

2- ارائه اطلاعات و اطلاع رساني پيرامون خدمات بانك به مشتريان از طريق مركز مشاوره، اينترنت و اينترانت

3- بررسي انتقادات و پيشنهادات مشتريان و پاسخ به درخواست مشتريان و نامه هاي مردمي از طريق پست الكترونيك ، تلفن و نامه ...

4- راه اندازي و اخذ اطلاعات جهت ارائه از طريق سايت هاي اينترنت و اينترانت بانك

5- بروز رساني سايت انگليسي زبان بانك

6- بروز رساني سايت بانك (اينترنت و اينترانت)

7- راه اندازي و بروز رساني ماهنامه و نشريات الكترونيكي بانك

8- بررسي و تلخيص دستورالعمل ها و بخشنامه هاي بانك

9- بروز رساني نرم افزارهاي پاسخگويي و اطلاع رساني

10-اجرا و ارسال پيام هاي بانك از طريق SMS

11- تهيه گزارشهاي كارشناسي و تحليل محتواي اطلاع رساني براي مديريت بانك

12- حضور كارشناسي در نمايشگاههاي اطلاع رساني و تخصصي بانك

13- تهيه گزارش عملكرد مديريتها در بخش اطلاع رساني، اينترنت و ... (بصورت دوره اي)

14- نگهداري بانك اطلاعاتي مورد نياز در بخشهاي تبليغاتي ، اطلاع رساني، فرهنگي و ... جهت ارسال sms، Email و ...

15- مطالعه مستمر و ارائه طرح هاي نو و خلاقانه به منظور رسيدن به روابط عمومي الكترونيك

- مركز مشاوره و اطلاع رساني

 

در اجراي طرح تكريم مشتريان و جلب رضايت ارباب رجوع ، مركز مشاوره و اطلاع رساني بانك مسكن (call center) در بهمن ماه سال 1385 و همزمان با بيست و هشتمين سالگرد پيروزي انتقلاب اسلامي راه­اندازي گرديد.

   كارشناسان مجرب مستقر در اين مركز همه روزه از ساعت 30 : 7 الي 17 و پنج شنبه­ها از ساعت 30 : 7 و الي 15 : 14 پاسخگوي هر گونه سوال در زمينه خدمات و عمليات بانكي مشتريان محترم مي­باشند.

اين مركز علاوه بر اطلاع رساني و پاسخگويي در خصوص خدمات و تسهيلات بانك مسكن و انتقادها و پيشنهادهاي مشتريان را به صورت 24 ساعته دريافت و با ارائه آن به واحدهاي مربوطه و اعمال پيگيري ، سعي دارد تا پاسخ قانع كننده­اي به مشتريان گرامي ارائه دهد.

   آدرس پست الكترونيك اين واحد جهت ارائه هر گونه نظر و پيشنهاد به شرح ذيل

مي­باشد.

In این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید">این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

- دايره كتابخانه

    

كتابداري علم ذخيره سازي،حفاظت و اشاعه اطلاعات دانش بشري است. در واقع كتابخانه به مجموعه اي از اطلاعات و منابع و خدمات اطلاعاتي گفته مي شود كه توسط يك سازمان نگهداري و اداره مي شود. و هر گاه شرايط رشد كتابخانه در يك سازمان فراهم آمد آن سازمان مراتب ترقي را طي مي كند.

بطور كلي كتابخانه داراي اهدافي به شرح ذيل مي باشد:

1- آموزش و ارتقاء سطح علمي افراد

2- اطلاع رساني، فراهم آوردن امكانات پژوهشي جهت كاركنان

3- تعالي بخشيدن به روح و فكر كاركنان

4- ايجاد تفريح وتفنن و پر كردن اوقات فراغت

اهم وظايف دايره كتابخانه :

 

1- خريد، سازماندهي، آماده سازي و نمايه سازي كتب، مجلات، لوح فشرده و ...

2- ارائه خدمات كتابخانه اي

3- خدمات ميز امانات و ميز كتب مرجع

4- مديريت كتابخانه هاي فرعي (آموزش) مديريتهاي شعب

5- مديريت كتابخانه اينترنتي

6- سياستگذاري براي خريد روزنامه ها

7- ارائه گزارش عملكرد كتابخانه مديريتها (بصورت دوره­اي)

8- تهيه بانك اطلاعاتي و متون لازم براي ارسال sms

 

     - دايره دفتر و بايگاني

 

دفتر و بايگاني با هدف انجام امور تايپي،امور تهيه و تداركات ملزومات، پيگيري نامه هاي وارده و صادره، امور پرسنلي ( كنترل حضور غياب روزانه، كنترل برگه ماموريتي و ساعتي ) انجام امور بايگاني، تكثير موارد درخواستي ادارات و امور نيروهاي خدماتي تشكيل شده است.

   اهم وظايف دايره دفتر و بايگاني :

 

1- ثبت نامه هاي وارده و صادره و گزارشات داخلي

2- ارسال مراسلات (نشريات و ...)

3- تهيه و توزيع مطبوعات و ملزومات اداره

5- پيگيري هاي نامه هاي مردمي (پاسخ به مراجعات بعدي آنان)

6- بايگاني نامه هاي وارده                                                                                                                         

7- انجام امور خدماتي اداره

8- پيگيري نامه هاي ارجاعي به ادارات (از ادارات)

9- كنترل اثاثيه و كدگذاري و كنترل اموال

10- دبيري جلسات داخلي اداره

11- امور دفتر رئيس و معاون اداره (منشي دفاتر)

12- امور نمابر اداره و نامه هاي فوري (Fax)

13- تنظيم و نصب Filer براي روساي دواير

14- انجام امور ماشين نويسي                                  

- دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي

                 

نشريه داخلي هر سازمان وظيفه برقراري ارتباط در داخل سازمان و مديريت ارتباط درون سازماني را به عهده دارد. آگاهي دادن به اعضاي سازمان درباره اتفاق ها و اخبار جاري مي تواند هدف و كاركرد اصلي نشريه باشد نشريه داخلي بانك مسكن با هدف اطلاع رساني به صورت هفتگي و ماهانه منتشر مي شود كه مطالب نشريه حاوي اخبار درون سازماني به منظور آگاه كردن كاركنان از وضعيت داخلي است.

همچنين از طرفي دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي وظيفه برقراري ارتباط با رسانه هاي جمعي را دارد. در واقع رسانه هاي جمعي به عنوان يك مكان بالقوه مناسب، بهترين فرصت ها را براي ارتباط روابط عمومي با افكار عمومي فراهم مي سازد. هيچ يك از شيوه هاي اطلاع رساني كارايي رسانه هاي جمعي از جمله مطبوعات را ندارند. بايد بپذيريم روابط عمومي و روزنامه نگاري دو شاخه از درخت تنومند ارتباطات و دو حلقه از زنجيره است كه به جاي رقابت و ستيز با هم در خدمت و مكمل يكديگر بايد باشند. روشهاي صحيح برقراري ارتباط مناسب بين روابط عمومي و رسانه ها ، تهيه و تنظيم بيانيه هاي مطبوعاتي، ترتيب دادن نشست ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي، پاسخگويي به سوالات خبرنگاران و ترتيب دادن مصاحبه اختصاصي، تهيه جوابيه براي رسانه ها در قالب توضيح، تكذيب، تصحيح، توليد اخبار و . . . مي باشد كه دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي اين موردرا انجام مي دهد.

 

اهم وظايف دايره انتشارات و ارتباطات رسانه اي :

 

1- سياستگذاري ، تهيه و چاپ نشريات داخلي بانك (تهيه متن ،صفحه آرايي، طراحي و ....)     

2- حضور خبري در شعب و ادارات، سمينارها، جلسات و ... و براي تهيه گزارش (تهران و شهرستانها)

3- ارتباط خبري با كارشناسان روابط عمومي مديريتهاي شعب استان

4- قبول آگهي تبليغاتي براي درج در نشريات

5- تهيه گزيده مقالات مديران

6- تهيه بريده جرايد    

7- صدور و انتشار بيانيه هاي مطبوعاتي

8- برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي و هماهنگي براي مصاحبه هاي مطبوعاتي

9- هماهنگي با مطبوعات در زمينه چاپ آگهي هاي بانك

10- بررسي و سياستگذاري براي حضور خبري بانك در رسانه ها و هماهنگي با خبرنگاران

11- تهيه و ارسال جوابيه به نشريات

12- آرشيو امور رسانه اي و مطبوعاتي

13- پيشنهاد ، تهيه و ارسال خبر به خبرنگاران (از طريق SMS و ديگر رسانه ها)

14- امور مربوط به شوراي مديران (دعوتنامه- صورتجلسه و غيره)

15- تهيه مطالب و ويراستاري تمامي اقلام اطلاع رساني و انتشاراتي (تقديرنامه، كارت تبريك، بروشورها، تراكت و ...)

16- سياستگذاري و برنامه ريزي در خصوص تمامي امور اطلاع رساني و انتشاراتي

17- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور هنري و تبليغاتي بانك (پوستر، استند، بيلبرد، تقويم، كارت تبريك و ...)

18- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور اطلاع رساني / انتشاراتي بانك (دفتر تلفن، ماهنامه، خبرنامه، ويژه نامه ها، بروشورها، كتب و جزوات مختلف و ...)

19- طراحي و صفحه آرايي تمامي امور مطبوعاتي (اوراق بهادار، مسكن كارت ها، بن كارت و ... )

20- نظارت بر چاپ تمامي امور هنري، تبليغاتي، انتشاراتي و مطبوعاتي

21- امور فيلمبرداري و مديريت و نظارت بر امور تصويربرداري از اماكن بانک

22- امور عكاسي و مديريت و نظارت بر امور عكاسي از اماكن بانك

23- تهيه آرشيو عكس و فيلم بانك

24- امور خطاطي و خوشنويسي

25- سياستگذاري در خصوص نحوه طراحي و اجراي تابلوهاي بانك

26- سياستگذاري براي تهيه و توزيع تمامي اقلام اطلاع رساني و انتشاراتي بروشورها و تراكت هاي اطلاع رساني

27- تهيه گزارش نهايي عملكرد مديريتها (در حوزه خبر و به صورت دوره اي)

     - دايره تشريفات

 

دايره تشريفات با هدف نظارت و بررسي نيازمندي هاي قسمتهاي مختلف سازمان و تعيين اولويت هاي مربوط به برنامه ريزي جهت تدارك و خريد اقلام مورد نياز جلسات، همايشها و امور مناسبتها،تشكيل شده است همچنين از يك سو تشريفات به عنوان مشاوره و مجري برگزاري همايش، سمينار و امور نمايشگاهي مي باشد و از سوي ديگر خدمات اجرايي در اين زمينه را انجام مي دهد.دايره تشريفات وظيفه ،هدف و يا ماهيت روابط عمومي نيست اما به عنوان ابزار كار روابط عمومي نقش اساسي دارد.

 

     اهم وظايف دايره تشريفات و برگزاري مراسم

 

1- برنامه ريزي در رابطه با مراسم فوت – تولد و ازدواج همكاران (يا خانواده آنان)

2- تصدي امور سالن هاي بانك

3- هماهنگي براي انجام ماموريت­هاي داخلي و خارجي مديران و همكاران (تهيه بليت هواپيما و كارت پروازو.... )

4- توزيع روزنامه و شيريني و ... بين ادارات مركزي (طبق برنامه تعيين شده)    

5- مقدمات برگزاري جلسات و سمينارها و نظارت بر حسن اجراي آنها.

6- نظارت و تعويض پلاكاردها و پرچمهاي ادارات مركزي

7- ارسال اقلام تشريفاتي جهت مديريتهاي شعب و ادارات مركزي (جرايد و مجلات ، برچسبها ، پرچم و ... )

8- تكثير DVD و VCD­هاي بانك

9- انجام امور تشريفاتي بانك

10- تهيه بانك اطلاعاتي همكاران (جهت ارسال sms هاي تشريفاتي)

11- نصب و نظارت بر تابلو اعلانات ساختمان­ها ادارات مركزي

12- اجراي نمايشگاه­ها و سمينارها و گردهمايي و ...

13- انجام امور اجرايي اداره در خارج از بانك (توسط پيك اداره)

 

- دايره تكريم ارباب رجوع و افكار سنجي

 

تحقيق و پژوهش يكي از فعاليتهاي مهم و به عبارتي از اركان روابط عمومي است اگر بپذيريم سنجش افكار عمومي يكي از فعاليتهاي عمده و مهم روابط عمومي است پس بهره گيري از روشهاي پژوهش و تحقيق گامي بلند در جهت دستيابي به اهداف اداره است. در اين بخش سه جايگاه مهم وجود دارد. اول سنجش نظرات و ديدگاههاي مردم و يا به عبارتي ارباب رجوع از طريق تحقيقات ميداني و با استفاده از روشهاي مختلف نمونه گيري و دوم بررسي و تجزيه و تحليل محتواي ارتباط جمعي به ويژه مطبوعات ( نشريه هاي داخل و خارج از سازمان)و تحليل مخاطب و تحليل رسانه، سوم استفاده از نقطه نظرات همكاران و انجام نظر سنجي از مراسم ها، همايش ها، جشن ها و ...

امروزه بسياري از متوليان و دست اندر كاران روابط عمومي، افكار سنجي را به عنوان يك عامل تاثير گذار و مهم در تحولات سازماني و اجتماعي قبول دارند ولي نگاه آنان نسبت به افكار عمومي مبتني بر پايگاه و جايگاه علمي نيست.

فعاليت روابط عمومي با تحقيق و پژوهش آغاز شده و با ارزيابي به پايان مي رسد امروزه در روابط عمومي هاي نوين و كارآمد تحقيقات و پژوهش به ويژه سنجش افكار موجب شده تا تصميم گيري ها و تصميم سازي ها در سازمان مخاطب محور شود و سطح فعاليت و موفقيت هاي سازماني ارتقاء يابد.

در مجموع دايره افكارسنجي و تكريم ارباب رجوع موظف است به جز موارد ياد شده نسبت به تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارائه به مدير عامل محترم و نقد و بررسي و تحليل و بازتاب فعاليتهاي سازمان از نظر اقشار مردم خصوصا در زمينه تبليغات اقدام نمايد.

همچنين تهيه گزارشهاي عملكرد دوره اي از فعاليتهاي اداره روابط عمومي، نظارت و ارزيابي فعاليتهاي مديريتهاي شعب در اين بخش از مهمترين فعاليتهاي اين دايره مي باشد.

- اهم وظايف دايره تكريم ارباب رجوع و افكارسنجي

 

1- تحليل محتواي مطبوعات                                    

2- بررسي در خصوص طرق برقراري ارتباط با مردم و جمع آوري آمار و اطلاعات

3- بررسي عملكرد اداره و تهيه گزارشهاي عملكرد دوره اي اداره

4- بررسي عملكرد كارشناسان روابط عمومي مديريتها و تهيه گزارشهاي دوره اي

5- تهيه پرسشنامه و استخراج آمار و ارائه گزارش

6- انجام نظرسنجي هاي درون سازماني و برون سازماني

7- ايجاد هماهنگي با كارشناسان روابط عمومي مديريتها در امور محوله

8- تعيين اعتبار بودجه مديريتها بطور ساليانه (با هماهنگي دواير)          

9- پژوهش و تحقيق در نحوه ارائه خدمات بانكي به مشتريان

10- اعلام نيازهاي نرم افزاري و سخت افزاري كارشناسان روابط عمومي(لوازم سمعي و بصري)

11- تهيه گزارش نهايي عملكرد در مديريتها در بخش بودجه

12- تهيه بانك اطلاعاتي لازم براي ارسال sms

13- مسئووليت دبيرخانه طرح تكريم ارباب رجوع

14- نظارت بر نحوه اجراي طرح تكريم (بازديد از شعب)

15- سنجش اثربخشي تبليغات                                              

16- نظارت بر اجراي بازرسي طرح تكريم

17- استفاده از روشها و ابزارهاي نوين پژوهش و تحقيق

18- مطلعه مستمر و ارائه راهكارهاي مناسب جهت پيشبرد اهداف روابط عمومي بر اساس تحقيق و پژوهشهاي انجام شده

 

روابط عمومی که درجهان امروز از اهمیت وارزش بسیارزیادی برخوردار است یکی ازحوزه های موثر فعالیت ان درحیطه وسائل ارتباط جمعی و به ویژه مطبوعات است . به طور مشخص یکی ازوظایف مهم روابط عمومی داشتن ارتباط صحیح و اصولی با مطبوعات ورسانه ها است. علاوه بران تعمیق وگسترش تفاهم وحسن نیت بین سازمان با قشرهای مختلف جزووظایف ضروری روابط عمومی به شمار می اید.

بهمین دلیل ایجاد ارتباط مطلوب از سوی روابط عمومی با قشرهای مختلف جامعه امری ضروری است . دراین زمینه ارتباط صحیح با مطبوعات و روزنامه نگاران از اهمیت ویژه وخاصی برخوردار است زیرا مطبوعات و روزنامه نگاران به عنوان مجرا و ابزار موثر و تبلیغاتی روابط عمومی بیش از هر نهاد و یا قشر اجتماعی دیگر قادرند که اهداف روابط عمومی را در زمینه تاثیرگذاری بر افکار عمومی اجرا کنند.

بدیهی است که دواصل مهم زمینه های نفوذ هرچه بیشترروابط عمومی سازمانها را بر افکار عمومی فراهم می کند. این دو اصل عبارتند از : عمل نیک و تبلیغ دامنه دار .

به تبع تبلیغ دامنه دار تنها از طریق مطبوعات و روزنامه نگاران و نمایندگان رسانه های جمعی تصویری وشنیداری که بردیدگاه های اطلاع رسانی و همین طور تکنیک های ارتباطی مسلط اند می تواند مفید باشد.

بهمین دلیل هر نوع ارتباط مطلوب روابط عمومی ها با روزنامه نگاران- به معنای اعم کلمه- نیازمند شناخت دقیق شاغلان این حرفه وویژگیهای اجتماعی وتخصصی انها ست . درحال حاضر میتوان گفت که روابط عمومی درتمامی سازمانهای مختلف دولتی قادر به ارتباط اصولی و مطلوب وکاملا تخصصی با روزنامه نگاران نبوده است.(لازم است تاکید کنم که کسانی که خبرنگاران رسانه های تصویری وشنیداری نیز هستند در درجه اول باید روزنامه نگار به معنای اعم کلمه باشند.)

به بیان دیگر از دیدگاه روزنامه نگاران - روزنامه نگاران واقعی نه خبر بیار و تنظیم کننده خبر نه خبربگیر روابط عمومی !روابط عمومی ها قادر نبوده اندکه ارتباطی عمیق وژرف هدفمند ومتناسب باویژگیهای کار روزنامه نگاری باخبرنگاران و روزنامه نگاران برقرار کنند.

 

راهكارهاي پيشنهادي براي بهبود فعاليتهاي روابط عمومي سازمان

 

1- ایجاد تفاهم و رفع سوء تفاهم ها :

     کسانی که با سازمان یا خدمات و محصولات سازمان در ارتباط هستند و همچنینکسانی که در درون سازمان مشغول به کار می باشند طبیعتاً ممکن است با سوء برداشتهایی از عملکرد سازمان مواجه شوند. قطعاً دریک چنین مواقعی روابط عمومی موظف است بهرفع سوء تفاهم اقدام کند .راه رفع سوء تفاهم «پاسخگوئی» و کانال انجام آن رسانه هایجمعی و رسانه های داخلی سازمان است . اگر سوء تفاهم پیش آمده درارتباط با مردمو یا به هر ترتیب درخارج از سازمان باشد پاسخگویی باید از طریق رسانه های گروهیانجام گیرد و اگر سوء تفاهم دردرون سازمان ایجاد شده باشد پاسخگویی باید از طریقنشریه داخلی و یا تابلو اعلانات و یا پاسخگویی در نماز خانه بعد از اقامه نمازانجام گیرد. پاسخ تهیه شده باید با هماهنگی رئیس سازمان ارائه شود و باید صادقانه ودرعین حال زیرکانه باشد. منظور از زیرکانه بودن پاسخ این است که باعث ایجاد سوءتفاهم جدید در مخاطبین نشود . باید اطمینان حاصل کرد که پاسخ تهیه شده منجر به رفعسوء تفاهم بوجود آمده می شود.

2ـ بیان و تبلیغ کارها و اقدامات خوب و مفید انجام گرفته در سازمان:

این وظیفه روابط عمومی از طریق تهیه خبر توسط روابط عمومی سازمان وارسالخبرهای تولیدی به رسانه های جمعی صورت میگیرد . مقصود از رسانه های جمعی کلیه وسایلارتباطی است که مخاطبان آن توده مردم را شامل میشود یعنی مثلا بیشترین تعداد افرادیکی کشوررا در بر میگیرد .برخی از وسایل ارتباطی برقرار کننده رابطه بین 2 یا چندنفر هستند مانند تلفن و برخی دیگر از وسایل ارتباطی، جمع مشخص و محدود و قابل شمارشاز مخاطبان را در بر میگیرند مانند سینما، تئاترو مجلات داخلی سازمان ها ، ولیوسایل ارتباط جمعی مخاطبان بسیارزیاد و غیر قابل شمارش را در بر میگیرند که اینوسایل عبارتند از : 1ـ تلوزیون 2ـ رادیو3ـ روزنامه های کثیر الانتشار 4ـ شبکه هایماهواره ای5ـ مجلات کثیرالانتشار.روابط عمومی برای انجام وظیفه «بیان و تبلیغ کارهاو اقدامات خوب و مفید انجام گرفته در سازمان»اولاً به تهیه اخبار این اقداماتمبادرت نموده و ثانیاً این اخبار تهیه شده را از طریق رسانه های جمعی به مخاطبان می رساند.                           .
معمولاً روابط عمومی های شهرستانها به ارسال خبر برای روابط عمومی مرکزجهت درج در سایت و یا ارسال برای رسانه ها مبادرت می ورزند که در این صورت بایدتوجه داشته باشند که خبر ارسالی اولاً از ارزش خبری برخوردارباشد و ثانیا کامل بودهو از انشای کلمات و جملات از هم گسیخته و ارسال اخبار ناقص که بیانگر ضعف روابطعمومی خواهد بود جداً پرهیز نمایند.

دعوت از خبرنگاران در همایش ها و تفاهمنامه ها و ساخت برنامه های تبلیغی رادیو تلویزیونی از دیگر اقدامات روابط عمومی هادر راستای تبلیغ اقدامات خوب سازمان است.

3ـ پاسخگویی به انتقادات وشبهات مطرحه در رسانه ها، جامعه و درونسازمان درباره عملکرد سازمان :

یکی از وظایف مهم روابط عمومی در هر سازمانرصد اخبار و مطالب منعکس شده در رسانه ها درباره سازمان است.درمیان این مطالبانعکاس یافته بیان انتقادات و طرح شبهاتی درباره عملکرد سازمان به چشم می خورد کهباید فوراً اینگونه مطالب از طریق مدیر روابط عمومی به رئیس سازمان اطلاع داده شودواقدامات لازم برای پاسخگویی انجام گیرد.گاهی نیز همین انتقادات و شبهات بدونانعکاس در رسانه ها در میان مردم دهان به دهان می گردد که همه افراد جامعه و ازجمله کسانی که در واحد روابط عمومی مشغول به کارهستند از آنها آگاهی دارند . مدیرروابط عمومی باید با تیزبینی نسبت به اقدامات تبلیغی درجهت رفع ا ین سوء تفاهم هااز طریق خبر، گزارش، مقاله ، تیزرهای رادیو، تلوزیونی و مصاحبه های خبری اقدامنماید . اگر طرح این شبهات بین کارکنان سازمان وجود داشت باید از طریق سخنرانی برایکارمندان و پاسخگوئی در نشریه داخلی به رفع این شبهات اقدام نمود.

4ـ بررسی بازخورد اقدامات و فعالیت های سازمان در جامعه و درون سازمان و انتقال آن به مدیران :

تحقیق و نظر سنجی از جمله وظایف روابط عمومی جهت «تشخیص بازخورد اقدامات و فعالیت های سازمان در خارج سازمان و درون سازمان» است . رضایت افرادی که به نوعی با سازمان درارتباط هستند اعم از ارباب رجوع و کارمندانباعث ارتقای سطح کیفی وکمی فعالیت های سازمان خواهد شد لذا روابط عمومی با انجامنظر سنجی میزان رضایت را دریافته وبا انتقال نتیجه نظر سنجی به واحد های مربوطه وریاست سازمان آگاهی لازم را به مسئولین جهت اقدامات لازم و همچنین دراختیار داشتناطلاعات لازم برای بهبود کار سازمان ارائه می دهد . بررسی باز خورد اقدامات یکی ازراههای تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان است. از این طریق روابط عمومی به عنوان چشم وگوش سازمان عمل می کند.

5 ـ تولید رضایت در کسانی که به نوعی با سازمان در ارتباطند :

تولید رضایت در سازمان منوط به همکاری تمامی بخشهای سازمان است و اگر واحدهای سازمان وظایف خود را به درستی انجام ندهند روابط عمومی به تنهایی قادر به ایجادرضایت درارباب رجوع و کارکنان نخواهد بود و در واقع در سازمانی که محصول و یا خدمتمطلوبی ارائه نمی کند این وظیفه روابط عمومی عملاً با چالش مواجهخواهد گشت . سوال اساسی این است که جایگاه روابط عمومی در ایجاد رضایت در سازمان چیست؟ پاسخ ایناست که روابط عمومی از یک طرف با استفاده از دانش و علم ارتباطات به «اقناع»مخاطبانمی پردازد و از طرف دیگر با پاسخگویی دلسوزانه و راهنمایی ارباب رجوع از نارضایتیهای برون سازمانی جلوگیری می کند و همچنین با ایجاد رابطه بین کارکنان و مدیران ازبه وجود آمدن نارضایتی در کارکنان سازمان نسبت به مدیران و بالعکس ممانعت به عمل میآورد. باید توجه داشت که اقناع مخاطب باید با زیرکی و پرهیز از توجیه غیر موجهاقدامات صورت پذیرد و آنجا که حق با ارباب رجوع است تقصیر سازمان از سوی روابطعمومی پذیرفته شود که این خود عامل ایجاد رضایت خواهد بود که حداقل سازمان ایرادکار خود را می پذیرد و در رفع آن تلاش می کند. باید توجه داشت که مخاطب توجیهاتنادرست را تشخیص خواهد داد و نتیجه معکوس به بار خواهد آورد.

 

6ـ جلب همکاریکسانی که با سازمان درارتباط هستند و یا همکاری آنان برای سازمان می تواند مفیدباشدجلب همکاری از طرق زیر انجام می گیرد:

الف ـ درج آگهی در رسانه هایجمعی.

ب ـ در نظر گرفتن جوایز برای کسانی که درارتقای سازمان همکاری می کنند.

7ـ برقراری روابط درون سازمانی و برون سازمانی:

روابط سازمانبه سه بخش قابل تقسیم است:

الف ـ سازمان و رسانه ها :

هر واحد روابط عمومی باید لیستی ازنشریات و خبرگزاریها و شبکه های رادیو تلویزیونی همراه با شماره تلفن و شماره فکس وآدرس پست الکترونیکی آنها راتهیه نماید تا بتواند اخبار خود را برای آنها ارسالداشته و در صورت برگزاری همایش یا امضای تفاهم نامه بتوانداز رسانه ها دعوت به عملآورد. واحد روابط عمومیبه نسبت وظیفه سازمانی که در آن مشغول به کار است باید بادبیر سرویس مربوطه در ارتباط باشد . مثلاً سازمان اوقاف و امور خیریه با دبیر سرویسهای اجتماعی ، فرهنگی و معارف رسانه ها در ارتباط باشد . در ضمن باید روابط عمومیدر هر رسانه یک خبرنگار به عنوان رابط خبری داشته باشد که مسئولیت درج اخبار سازمانرا به عهده داشته باشد. ارتباط مستمر با رسانه ها از اهمیت بالایی برخوردار استزیرا باید تغییرات رسانه ها از جمله تغییر دبیر سرویس ها و تغییر خبرنگاران وهمچنینتغییر شماره تلفن ها و شماره فکس ها را پیگیری کرد تا اطمینان حاصل شود که اخبار وبرنامه ها به دست اصحاب رسانه می رسد . در عین حال این ارتباط مداوم در ترغیب رسانهها به درج اخبار سازمان موثر است.

ب ـ سازمان و مراجعه کنندگان :

در برخی از واحد های روابطعمومی بخشی به نام «ارتباطات مردمی» وجود دارد که ارباب رجوع از طریق تلفن و یابصورت حضوری پرسشها ، انتقادات و پیشنهادات خود را درباره عملکرد سازمان با آنهامطرح می کند واین واحد آنها را ثبت و ضبط و در صورت نیاز راهنمایی ها ی لازم راارائه می دهد.

روی گشاده، بیان خوب و صبر در برابر برخی تندی های احتمالی ازضروریات کار در واحد «ارتباطات مردمی» سازمان است . وجود واحد ارتباطات مردمی در هرواحد روابط عمومی که بصورت وسیع با مردم در ارتباط است ضروری به نظر می رسد.

ج ـ کارکنان ومدیران سازمان :

اگر در یک سازمان در کارکنانذهنیت منفی نسبت به مدیران وجود داشته باشد طبیعتاً انگیزه کار و فعالیت درکارکنانپائین می آید ؛ این عدم رضایت و ذهنیت منفی در بسیاری مواقع صرفا ناشی از سوءبرداشت ها است که روابط عمومی از طریق نشریه داخلی و تابلو اعلانات و برگزاری جلساتکارکنان و مدیران می تواند به رفع این سوء برداشت ها جهت روابط حسنه بین کارکنان ومدیران و در نتیجه بالابردن انگیزه کاری مبادرت نماید . نظر سنجی از کارکنان و قراردادن نتایج آن دراختیار مدیران نیز از جمله اقداماتی است که میتواند به تحکیم روابطبین کارکنان و مدیران سازمان کمک نماید.

8ـ آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح ها و برنامه ها :

برخی از طرحها و برنامه هایی که توسط سازمان می خواهد انجام بگیرد ازحساسیت بالایی در نظر افکار عمومی برخوردار است بطوری که می تواند منجر به ایجادتنشهای اجتماعی شود. دراجرای چنین طرحهایی روابط عمومی خط شکن سازمان است و باید باانجام فعالیت های اقناعی ، ترغیبی و تبلیغی افکار عمومی را برای پذیرش این طرحآماده نماید . باید توجه داشت که در انجام این کار باید از شیوه های علمی استفادهشود تا نتیجه مطلوب حاصل گردد؛ لذا حضورمتخصصان علوم ارتباطات ، روابط عمومی وروانشناسی تبلیغات در هر واحد روابط عمومی ضروری است.

9ـ سخنگویی سازمان :

روابط عمومی سازمان زبان گویای سازمان استو مدیر روابط عمومی سخنگویی سازمان را عهده دار است . طرحها و برنامه های سازمانباید قاعدتاً توسط مدیر روابط عمومی در اختیار افکار عمومی قرار بگیرد. البته اینقاعده حتمی نیست و نسبت به تشکیلات سازمانها می تواند متفاوت باشد ارسال خبر بهنوعی سخنگویی سازمان است.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مصاحبه با کارشناس روابط عمومی

 

 

1-  آیا روابط عمومی درخصوص روابط عمومی داخلی سازمان مسئولیتی ندارد ؟

 

ج) به نکته مهمی اشاره کردید زیرا یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان وجود همبستگی و انسجام درونی است. یعنی تا زمانی که عناصر یک سازمان با یکدیگر ، با اهداف سازمان و با مدیریت ارشد آن احساس دوگانگی کنند امیدی به تحقیق کامل اهداف وجود ندارد.

اداره روابط عمومی برای تحقق این همبستگی گوش شنوای مشکلات سازمانی و حتی معیشتی و خانوادگی همکاران و زبان گویای آنها برای مدیران بالا دستی است. از این طریق روابط عمومی می تواند جریان یک گفتگوی مستمر میان لایه های سازمان را مدیریت کند و از این طریق به استحکام همبستگی سازمانی کمک نماید.

2- نظر شما در مورد روابط عمومی یک سازمان اقتصادی چیست ؟

 

ج) باید بگویم که روابط عمومی از همان ابتدا در سازمان های اقتصادی و تولیدی پدید آمده و محصول عصر صنعت و تولید انبوه کالا است . ضرورت وجود این بخش در  سازمان های غیر اقتصادی بعدها احساس شده و موجب گردید که سازمان هایی که کمتر رنگ و بوی اقتصادی دارند نیز شاهد شکل گیری روابط عمومی باشیم.

و من ا... التوفیق