1- بى شك روابط عمومى، مانند ساير رشته هاى علوم انسانى مورد غفلت قرار گرفته است و توسعه روزافزون و ارتباط و اطلاعات در كشور ها، نتوانسته در آن تأثيرى داشته باشد. حتى كشور در حال توسعه ما نيز چنين وضعى دارد. مشكلات و ناكارآيى ادارى در كشور ما پديده نو و جديدى نيست و سال هاست كه سازمان هاى مربوطه، براى اصلاح ساختارى آنها مطالعه و برنامه ريزى مى كنند، هر چند تاكنون اقداماتى نيز به عمل آمده است. در عصر ارتباطات و اطلاعات در موقعيتى كه جامعه متحول ما رو به سوى تكامل دارد و مدنيت را جست وجو مى كند، روابط عمومى از اجزا و عناصر اصلى ارتباطات است و در ايجاد بستر هاى مشاركت ذهنى و عينى نقش نهادى و بنيادى دارد، زيرا جنس و ماهيت مجموعه وظايف و فعاليت هاى آن به طور عمده، (ارتباطى، تعاملى و تبادلى) است. امر مشاركت با مقوله اطلاع رسانى كه از مهمترين رويكرد هاى روابط عمومى است آغاز مى شود و بسيارى ديگر از كارهاى اجراى تحقق مشاركت از جمله تمهيدات ترغيبى، همان امور رايج كاربردى روابط عمومى است.
مقتضى نيست كه ارتباطات مردم با سازمان ها سرد و عارى از مهر و رغبت باشد، بجاست، كه با انجام مطالعات و بررسى هاى لازم اساساً معلوم شود كه سازمان هاى ما واقعاً به چه رويه و رويكردى براى تعامل با مردم نياز دارد؟ يكى از عواملى كه در سرنوشت هر گروه و فرد اهميت و ارزش دارد و آنها را براى رسيدن به هدفشان يارى مى دهد، كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتى است كه با آن سر و كار دارند.
همچنين، نقش عمده روابط عمومى، كاهش و نزديك كردن اذهان عمومى به واقعيت در سازمان هاست.
توانايى شناخت و اقدام آگاهانه، كاربرد اقدامهاى روابط عمومى را افزايش داده و منجربه تحرك و كارايى آنها خواهد بود. چنانچه به مهمترين عامل اجتماعى مؤثر، در روابط اجتماعى تبديل شده و انتظار و نقش هاى برشمرده در وظايف آنها، آن مهم را پشتيبانى خواهد كرد. درنتيجه آمار سازنده و مرتبط با شرايط به وجود خواهد آمد.
هراندازه ارتباط در روابط عمومى، بطور مفيد، مستقر و شكل مؤثرى گسترش يافته باشد، همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابى به اهداف خود موفق تر مى شوند. امروزه، دستگاه هاى دولتى روز به روز وسيعتر، وظايف آنها سنگين تر و پيچيده تر مى شود، اين روند فعاليت گوناگون آنها را متحول كرده و ميان مردم و دولت و نيز اركان دولتى روابط نزديكتر برقرار مى شود. با توجه به وظايف كلى روابط عمومى در حقيقت مى تواند، در حكم واسطه ميان دولت و مردم نقش قابل قبولى ايفا كند. آنها مى توانند، با تنظيم برنامه دقيق به سؤال ها و شك ها و ترديد ها پاسخ بدهند.
در ايران، روابط عمومى در دستگاه هاى دولتى زودتر از مؤسسات خصوصى ايجاد شد اما موانع كار مسئولان روابط عمومى هاى دولتى، بيشتر از موانع مأموران مؤسسات غير دولتى است. به همين خاطر روابط عمومى هاى دولتى بايد توجه داشته باشند، مردم براحتى و چندان آمادگى ذهنى براى باور تلقينات و تفاسير آنان را نخواهند داشت. البته اين ديرباورى، اختصاص به مردم ما نداشته بلكه در اكثر كشور ها عموميت دارد، آنها ناچارند با توجه به اين امر مهم برنامه و فعاليت هاى خود را تنظيم كنند.
متصديان روابط عمومى، بايد داراى معلومات وسيعى بوده و از استدلال و كيفيت منطق و تشكيلات مخالف و موافق سازمان متبوع خود آگاه باشند تا بتوانند برنامه هاى خود را تنظيم كنند و فعاليت مخالفان را كم اثر كرده و پيام سازمان خود را به گوش آنها و اكثر مردم برسانند.
اصطلاح روابط عمومى، ترجمه واژه انگليسى public Relations براى نخستين بار در آمريكا در اتحاديه راه آهن به كار برده شد و در ايران نخستين بار در شركت نفت به كار رفته و دفترى در آن شركت ايجاد شد. روابط عمومى را در زبان عربى (العلاقات العامه) ترجمه كرده اند.
تعاريف گوناگونى از روابط عمومى از سوى صاحبنظران، كارشناسان و مؤلفان كتاب هاى اين رشته بيان شده است از جمله: ركس هارلو از پيشقدمان روابط عمومى در جهان مى گويد: روابط عمومى دانشى است كه به وسيله آن سازمان ها آگاهانه مى كوشند، بر مسئوليت اجتماعى خويش عمل كنند تا بتوانند، تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه براى توسعه اهميت دارد، به دست آورند. در اين باره انجمن روابط عمومى آلمان مى گويد: روابط عمومى، تلاش آگاهانه و قانونى به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، براساس تحقيق علمى و عملى صحيح و مستمر، ميسر است. انجمن جهانى روابط عمومى نيز گفته: روابط عمومى بخشى از وظايف مديريت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ريزى شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مى كوشند تا تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه با آنها سرو كار دارند، به دست آورند.
از ابتداى تاريخ بشر تاكنون همواره افراد هوشمندى بوده اند، كه اين شناخت را در جهت ارتقاى خود با ديگران به كار گرفته اند و نوعى روابط عمومى را در كارهايشان اعمال كرده اند. در تمامى دوره هاى دموكراسى از جمله از جمهورى روم گرفته تا نظام كنونى، رساله ها، مقاله ها، سخنرانى ها و ديگر قالب هاى خطابه به قصد سلطه به افكار عمومى به كار گرفته شده اند.
البته كشور ها و نهاد هاى غير دموكراتيك هم، اين ابزار ها را به خدمت گرفته اند، اما در جايى كه امكان بحث و انتقاد وجود ندارد، امكان تعالى به سوى گفت و شنود نيز كه ما آن را وظيفه روابط عمومى در مسئولانه ترين و جامع ترين شكل اجتماعى اش مرتبط مى دانيم، نمى تواند وجود داشته باشد. به طور مسلم فعاليت هاى روابط عمومى هميشه دو طرفه است اما در جامعه دموكراتيك افراد درتغيير، تفسير و بحث درباره پيام هايى كه دريافت مى دارند، آزادانه مى توانند در صورت تمايل با پيام هاى دريافتى مخالفت كرده و عكس العمل دلخواه خود را نشان دهد.
نحوه بسيار خوب آن استفاده از مهارت هاى روابط عمومى براى پيشبرد در دموكراسى جريان انقلاب آمريكاست (توماس پين و ساموئل آرانه) دو تن از مبلغان بزرگ نويسندگان، سخنرانان، مناظره گران و سازمان دهندگان اين انقلاب بودند. براى توجه افكار عمومى حتى وقايع و مراسم جديدى را خلق كردند.
تكيه انگليسى ها به قدرت و برترى نظامشان، ناديده گرفتن افكار عمومى و عدم مقابله با انقلابيون عواملى بودند كه به اين مبلغان كمك كرد. در پيشبرد جنبش هاى اجتماعى و نهضت هاى اجتماعى و نهضت هاى اصلاح طلبانه قرن ۱۹ يكى از مشهورترين آن نهضت جمع آورى اعانه و بسيج افكار عمومى و القاى بردگى سياه پوستان بود. بعد از دهه ۱۹۳۰ در بنگاه هاى تبليغاتى پررونق هاليوود كه به كمال خود رسيد، در شيوه زندگى آمريكايى كه بتدريج مديران اقتصادى گسترده ترى را به فعاليت هاى روابط عمومى عرضه داشت، دگرگونى هايى رخ داد كه گرايش عمده اجتماعى در قرن ۱۹ (صنعتى شدن، شهرنشينى و نوسازى) با تكامل پيشرفت روابط عمومى، پيوند تنگاتنگ داشته است. مى توان گفت، اصطكاك ناشى از مقابله يغماگران و روزنامه نگاران افشاگر موجب ايجاد جرقه اى شد كه روابط عمومى نوين را پديد آورد و مردم فهميدند كه قدرت اعتراض به عمليات استثمار گرايانه تجارى را دارند.
روابط عمومى به مفهوم يك حرفه، در قرن بيستم در آمريكا به وجود آمد با عنوان دفتر تبليغاتPublicity Bureau يا دفتر مطبوعات Press Bureau ناميده شد. پس از انقلاب صنعتى و پيشرفت صنعت و تكنولوژى، منجر به ايجاد دفاتر روابط عمومى به خاطر نياز به آگاه سازى و ايجاد برقرارى ارتباط شد.
پس از آن نخستين شركت روابط عمومى توسط (Ivy Ledbetter Lee) خبرنگار روزنامه (New York World) در شهر نيويورك تأسيس شد.
با آغاز قرن بيستم، فعاليت ها و راهبردهايى براى پيشبرد امور اتخاذ شد. از تغييرات اجتماعى گرفته تا سرگرمى كه به عنوان بخشى از مفهوم جامع روابط عمومى به حساب مى آيد.
در جنگ جهانى اول با وارد شدن آمريكا به جنگ، متخصصان روابط عمومى فعاليت هاى گسترده اى را شروع كردند، به طورى كه روزنامه نيويورك تايمز، اين جنگ را نخستين جنگ (آژانس هاى مطبوعاتى) لقب داد. بعد از جنگ جهانى اول رونق اقتصادى در آمريكا موجب توسعه پژوهش بازار و راهبردهاى پيچيده ترى براى آموزش مصرف كنندگان در تميزكالا ها شد.
(لى و برينز) و ديگران در اين دوران روابط عمومى را رسماً به عنوان يك شغل مطرح كردند و خود را رسماً مشاوران روابط عمومى خواندند. در سال ۱۹۲۹ به لحاظ ركود اقتصادى، بازار بورس شكست خورد، پيامدهاى آن انگيزه هاى مورد نياز روابط عمومى را براى اين كه از آوازه گرى و انتشارات صرف فراتر رود و يك ارتباط متقابل راستين ميان كسب و كار و مخاطب بر قرار كند، پديد آورد. روزولت رئيس جمهورى اسبق آمريكا در برنامه هاى خود به يك روابط عمومى قوى نياز داشت. بويژه اين كه دولت نيز به اين نتيجه رسيده بود، كه براى تقويت سياست خود بايد از روش هاى روابط عمومى بهره بردارى كند.
در طول جنگ جهانى دوم، يك اداره بزرگ به نام اداره اطلاعات جنگ تشكيل شد. اين اداره محل آموزش هاى مهمى براى دست اندركاران روابط عمومى سال هاى بعد شد. اين اداره تنها به خاطر گستردگى رشد، موجب شد كه فنون و روش هاى روابط عمومى در ابعاد وسيع ترى شناخته شود و مفهوم روابط عمومى در ميان ساير مؤسسات دولتى و غير دولتى مورد توجه قرار گيرد.
در اواسط ۱۹۵۰ در قلمرو روابط عمومى، پيشرفت هاى فوق العاده اى صورت گرفت. فنون و روش هاى آن در بخش غير انتفاعى، بيش از اين مؤسسات را در شناساندن خدمتشان به مردم و جمع آورى كمك هاى مالى حمايت كرد.
روابط عمومى، در زمينه سياسى نيز روز به روز به صورت ابزار مهمى در آمد و به نامزدهاى انتخاباتى در آمريكا كمك كرد، (راچه) مدرس روابط عمومى آمريكا بر آن شد كه روابط عمومى در پاسخ به مسائل پيچيده گسترش يافته و به صورت يك حرفه در آيد. در جهان مملو از پيام هاى گوناگون و در هم تنيده، به كسى نياز است كه اين پيام ها را تفسير و طبقه بندى كند و رابط ميان گروه هايى باشد كه زبان و ارزش هاى مختلفى دارند و سرانجام تعامل عملكرد روابط عمومى عنصرى ناميده شد كه گذار به سوى (سرمايه دارى رفاه) در قرن بيستم را يارى كند.
در چنين اوضاع، روابط عمومى در مقام يك «وظيفه مديريت» پديدار شد، وظيفه اى كه به نحوى بى بديل صلاحيت آن را دارد، كه ميان مخاطبان گوناگون جامعه پيشرفته ما از حق اظهارنظر برخوردار شده اند.
كسى كه روابط عمومى را به عنوان يك شغل انتخاب مى كند و مسئوليت انجام وظايفى را در اين حرفه مى پذيرد، بايد به عنوان يك حرفه به آن نگاه كند و سعى كند مهارت ها و تخصص هاى آن را فرا گيرد و آينده شغلى و پيشرفت اجتماعى خود را براساس آن برنامه ريزى كند.
بايد استعداد، آمادگى، ظرافت، تناسب و توانايى فردى، علاقه، انديشه زايا يا انديشه خلاق، انگيزه پيشرفت، شهامت و شجاعت داشته باشد، همچنين قدرت تجزيه و تحليل مسائل محيط كار اصول و فلسفه سازمان را به خوبى بشناسد.
حساس و پر مسئوليت، هوش و زيركى از خصوصيات فردى است كه در روابط عمومى مشغول به كار است.
اعمال مديريت شايسته در جامعه، در درون شبكه هاى ارتباطى گسترده نياز به اطلاعات و آگاهى هاى متقن، به روز، واقعى و كارآمد از جامعه دارد. دستيابى به چنين اطلاعات و آگاهى ها نياز به روابط عمومى قوى و پايدار را محرز مى كند. از عمده وظايف روابط عمومى مى توان به اين موارد اشاره كرد:
متصديان روابط عمومى، بايد ضمن آشنايى با عناصر و اجزاى تشكيل دهنده ارتباط يعنى معنى و مفهوم انواع ارتباط از نظر نماد، كلامى و غير كلامى، به طور كامل از جريان ارتباطى در تبيين اهداف و استمرار و پايدارى وظايفشان شناحت كافى داشته باشند. از جمله مدل ارتباطى كه توسط (هارولد سول) دانشمند علوم اجتماعى آمريكا معرفى شده عبارتند از: چه كسى (منبع) چه مى گويد. (پيام) به چه كسى (مخاطب) از چه راهى (رسانه يا حامل) و با چه تأثيرى (عكس العمل) آشنايى داشته باشد.
از آنجايى كه روانشناسان اجتماعى معتقدند، تنها درصد كمى از مردم در برابر پيام جديد فعال، جست وجوگر و پذيرا هستند و بيشتر افراد با بى تفاوتى از كنار پيام هايى كه نشر مى يابد، مى گذرند و تنها با پيام هايى كه بشدت با سرنوشت مادى و معنوى آنها بستگى پيدا مى كند و تأثير عميق در حيات اجتماعى، اقتصادى و روانى آنها به جا مى گذارد توجه اكثريت جامعه را به خود جلب مى كند.
مديران سازمانها، همواره از مسئولان روابط عمومى مى خواهند تا افكار عمومى موجود را براى آنها ارزيابى كرده توزيع دهند و يا در موارد نياز افكار عمومى مساعد ايجاد كنند و يا افكار عمومى منفى را چنانچه وجود دارد، تغيير دهند شناخت افكار عمومى نحوه شكل گرفتن و راه هاى تغيير آن براى مسئولان روابط عمومى داراى اهميت است. زيرا آنان را قادر مى سازد با موفقيت تغييرات لازم را در افكار عمومى ايجاد كنند.
روابط عمومى ها روش هاى گوناگونى را به خدمت مى گيرند، تا در جريان افكار عمومى سازمان خود باشند، ضمناً آن را هدايت كنند كه پاره اى از آنها ساده و پاره اى ديگر پيچيده هستند. در حرفه روابط عمومى و ارتباطات، منظور، تبليغ به كارگيرى فن، ترغيب، تشويق و استفاده صحيح و مؤثر از همه تكنيك هاى ارتباطى، جمعى، فردى و گروهى است.
اقدامات و فعاليت هايى كه از سوى روابط عمومى انجام مى گيرد به ۲ دسته تقسيم مى شوند: نخست، فعاليت هايى كه از قبل پيش بينى و برنامه ريزى شده و با بررسى طرح هاى اجرايى با آمادگى به اجرا در مى آيند. دسته دوم، آن سرى از فعاليت ها و اقدامات اجرايى است كه بنا به نياز و براساس مصلحت روز، ضرورت اجراى آن وجود دارد در اجراى هر برنامه كلى، عمومى، يا جزئى و مقطعى روابط عمومى ها چهار مرحله وجود دارد كه طى صحيح و منظم اين مراحل، موفقيت اقدامات روابط عمومى ها، را تضمين مى كند و از آغاز تا پايان يك چرخه (سيكل بسته) را تشكيل مى دهد: (تحقيق، تهيه برنامه، ارتباط، ارزيابى) در حقيقت طبيعت تشكيل روابط عمومى به علت اقتضاى مبرم زمان، براى راهنمايى و رهبرى افكار عمومى است.
ميدان وسيع و امكانات ارتباطى متعددى در دسترس مسئولان روابط عمومى قرار دارد كه مى توان مؤثرترين و كارآمدترين آنها را در موارد لزوم به خدمت در آورد، اين امكانات و اقدامات بنا به طبيعت و ماهيت دريافت آنها، از سوى مخاطبان به سه دسته تقسيم شده اند:
در ميان وسايل و امكانات روابط عمومى، تاكتيك نوشتارى از همه متداول تر و مهمتر است. مثل: اطلاعيه خبرى، نشست خبرى، مهمانى و مسافرت هاى مطبوعاتى، مصاحبه ها و اداره جلسه ها.
عصر جديد، شايد انتقال ديدگاه هاى مديران به فراسوى سازمان ها باشد، اگر در زمان (تيلور) پدر مديريت علمى، توصيه به مديران، اين بود كه سازمان هايشان را بهره ور نگه دارند و اگر در مكتب روابط انسانى، مديران به ارضاى نيازهاى روحى و روانى كاركنان تشويق مى شدند، هم اكنون الزام و موقعيت جامعه، مديران را متوجه محيط هاى خارج از سازمان هايشان ساخته است و وسايل محيطى را در دستور كار مديران قرار مى دهد و توصيه مى كند، بايد تفكرات محدود و جزء نگر را كنار گذاشته و انديشه اى قوى در اين باره پيدا كنند.
اين تحقق، به مسئوليت اجتماعى منجر نخواهد شد، مگر اين كه در راه تحقق آن مهارت ها و تخصص در اين زمينه به صورت فعال به كار گرفته شود، لذا روابط عمومى ها، موظف به فراهم آوردن تسهيلاتى براى حضور و تماس مردم، با نهاد مربوطه از طريق مختلف هستند. همچنين خارج از مسائل و مشكلات مردم نسبت به ساير مراكز بويژه مراكز هم سنخ نهاد مربوطه آگاهى داشته باشند و ضرورتاً اقدام به تشكيل جلسات كوچكترى با تركيب مسئولان نهادهاى هم سنخ كنند.
هم اكنون مردم هوشمند و پوياى جامعه در سازمان هاى دولتى و خارج از دستگاه هاى دولتى، درباره ضرورت وجود يك(واسطه و رابطه) ميان دولت و مردم توافق نظر دارند، تا مردم و دولت تبادل نظر داشته باشند.
برقرارى ارتباط و انتقال پيام ها، هسته مركزى و كانون اصلى فعاليت هاى روابط عمومى را تشكيل مى دهد. مسئولان روابط عمومى بايد به خوبى وسايل و كانال هاى ارتباطى موجود در جامعه را بشناسند و نسبت به كاركرد هاى آنها آگاهى كامل داشته باشند. چرا كه هنگامى كه نياز ارتباطى احساس شد به خوبى بتوانند تصميم بگيرند، كه كانال يا كانال هاى موجود در جامعه را به كار گيرند. همه مسئولان روابط عمومى كه مسئوليت ارتباط با وسايل ارتباطى را به عهده دارند، بايد به اين اصل مهم و كلى واين واقعيت واقف باشند و آن را در فعاليت ارتباطى خود به عنوان محور اصلى در نظر بگيرند، در برخورد با خبر نبايد به صورت انفعالى عمل كنند و منتظر نشوند تا با پيش آمدن رويدادى خبر آن را تهيه كنند، بلكه هنگامى كه لازم بود خبر را بيافرينند، مبتنى بر صحت و دقت باشد، برحسب تشخيص و خط مشى سازمان مى توانند، با مسئولان برنامه هاى مورد توجه خود ارتباط داشته و با آنان همكارى مقتضى داشته باشند.
به خاطر اين كه مسئولان روابط عمومى بتوانند، وظايف خود را بدون مواجه شدن با مشكلات و بر خورد با قوانين انجام دهند بايد با آيين نامه هاى اجرايى و مقررات دولتى كه به خوبى با كار آنها در ارتباط است، آشنا باشند.
آثار تبعى و تأثيرات سوء كارهاى خلاف قانون و مقررات مسئولان روابط عمومى به ۲ دليل گسترده بوده و خبر ناشى از آن در سرنوشت سازمان و … بسيارجدى خواهد بود. اين دلايل عبارتند از:
در اين باره مواردى كه بايد به آن حساس بود و مورد دقت قرار گيرد، عبارتند از:
لازم به اشاره است، بخش حقوقى سازمان ها موظف هستند كاركنان روابط عمومى را نسبت به آثار و تبعات حقوق اقداماتشان آموزش دهند بخاطر اين كه مسئولان روابط عمومى مسئول حفظ حقوق مؤسسه در برابر وسايل ارتباطى و افكار عمومى هستند، در نتيجه همكارى و هماهنگى اين ۲ بخش موردنياز مديريت هاست.
در ابتدا واحدهایی تشکیل شدند که عموما به انتشار اخبار در مطبوعات، تهیه بریده جراید، تنظیم آگهی ها، فراهم کردن گردهمایی ها و انجام سخنرانی ها و فعالیت های مشابه می پرداختند و مسئولین این ادارات بیشتر از نویسندگان و شعرا و خطبا انتخاب می شدند. وزارتخانه ها، نهاد ها، تشکیلات و تاسیساتی که پس از مشروطیت به وجود آمدند در برابر مجلس، مطبوعات، مردم و افکار عمومی مسئول پاسخگو بودند. مدیران و مسئولان آنها برای ادامه کار نیاز داشتند تا با مردم ارتباط دو جانبه برقرار کنند و به اطلاع دادن و آگاه کردن آنان بپردازند، به حرف هایشان گوش دهند و به اقناع و ترغیب و تبلیغ برای آنها مبادرت ورزند.این روند تا آنجا ادامه یافت که از اوایل قرن حاضر (دهه دوم قرن بیستم) در تشکیلات وزارتخانه های ایران اداره، دفتر یا واحدی به نام «دفتر تشکیلات» پدید آمد که بعدا «دفتر انتشارات و اطلاعات» و پس از جنگ اول جهانی «دفتر انتشارات و مطبوعات» و یا «دفتر انتشارات و تبلیغات» نام گرفت.
روابط عمومى در ايران قبل از انقلاب، در شركت نفت پا گرفت. آنچه ما اکنون به عنوان روابط عمومی، چه از نظر اصطلاح و چه از نظر حرفه ی روابط عمومی باز می شناسیم، برای نخستین بار در شرکت نفت ایران پدیدار گشته است. در شرکت سابق نفت ایران وانگلیس تا سال 1330 یک دفتر اطلاعات و مطبوعات وجود داشت و این دفتر رابط بین این شرکت و مطبوعات بود. پس از ملی شدن صنعت نفت، دفتری تحت همان عنوان در شرکت ملی نفت ایران تشکیل گردید و عنوان همین دفتر بود که بعدا به روابط عمومی تبدیل شد.
از اواسط دهه ی چهل، دو واقعه موجب اشتهار و رسمیت یافتن روابط عمومی شد. ابتدا سازمان امور اداری و استخدامی کشور روابط عمومی را در طرح ها و برنامه های تشکیلاتی خود برای سازمان های دولتی منظور و ملحوظ نمود و دیگر تاسیس دانشکده علوم ارتباطات اجتماعی و گشایش رشته روابط عمومی بود که این دو رخداد موجب رسمیت یافتن دفاتر و واحدهای روابط عمومی در تشکیلات اداری سازمان های مختلف کشور و اشتهار و عمومیت این عنوان شد و امور جاری روابط عمومی ها، با تهیه و تدارک ابزار فنی و هنری جدید، جدی تر دنبال گردید و طولی نکشید که کارایی ها و نفس وجودی آنها در همه جا به عنوان یک ضرورت احساس شد.
نخستين همايش روابط عمومى در ۳۰ آذر ماه ۱۳۴۳ در آبادان و دومين همايش در ۱۳ مهر ۱۳۴۴ در كرمانشاه برگزار شد. پس از تشكيل واحدهاى روابط عمومى در ايران، نياز به آموزش مسئولان روابط عمومى و كارمندان اين واحد ها احساس شد. نخستين بار تشكيل كلاس هاى كوتاه مدت آموزش روابط عمومى در وزارت اطلاعات و جهانگردى سابق شكل گرفت و پاره اى از وزارتخانه ها مثل، امور خارجه آموزش آن را به كارمندان و وابستگان خود در اكثر كشورهاى خارج رأساً با تشكيل دوره هاى كوتاه مدت شكل دادند.
در سال ۱۳۴۵ مطالعاتى درباره تشكيل دانشكده روابط عمومى صورت گرفت و در سال ۱۳۴۶ منجر به تشكيل مؤسسه عالى مطبوعات و روابط عمومى شد. پس از انقلاب اسلامى در دانشكده علوم اجتماعى دانشگاه علامه طباطبايى در رشته كارشناسى علوم اجتماعى با گرايش علوم ارتباطات به جاى رشته روابط عمومى پديد آمد.
دانشگاه تهران از بدو تاسيس (1313ه.ش) به عنوان تنها مركز آموزش عالي كشور و كانون نشر و ترويج علوم مختلف جديد همواره به مانند نگيني در عرصههاي علمي، فرهنگي، اجتماعي و سياسي ايران درخشيده است. به دليل جايگاه ويژه دانشگاه تهران در سطح كشور و ضرورت اطلاعرساني در خصوص تغيير و تحولات علمي و پژوهشي، دانشگاه بر آن شد تا در سال 1325 با ايجاد "دايره روابط مطبوعاتي و امور تبليغاتي" به رياست ابوالفضل مرعشي در اداره انتشارات و روابط دانشگاهي نخستين گام را در ايجاد روابط عمومي در دانشگاه تهران بردارد. با توجه به مصوبه مورخ سوم اسفند 1328، هيات وزيران به كار بردن نام "اداره تبليغات" را منحصر به اداره كل انتشارات و تبليغات نمود؛ از اين رو "دايره روابط مطبوعاتي و امور تبليغاتي" دانشگاه به "دايره اطلاعات و مطبوعات" تغيير نام يافت. اين واحد در نهايت از آبان ماه 1342 با عنوان اداره روابط عمومي با مديريت ابوالفضل مرعشي به كار خود ادامه داد. با گذشت حدود چهار دهه عنوان اداره روابط عمومي به "اداره كل روابط عمومي" تبديل شد. اداره كل روابط عمومي از لحاظ ساختار اداري مستقيما زير نظر رئيس دانشگاه فعاليت میکرد و مدير كل روابط عمومي، مشاور رئيس دانشگاه تهران نيز بود .
اين اداره، عضو "شورای سیاست گذاری فناوری اطلاعات دانشگاه" است كه ریاست آن را رئيس دانشگاه بر عهده دارد و داراي جايگاه مهمي در اتخاذ خط مشیهای لازم در حوزههاي روابط عمومی، انفورماتیک، کتابخانه مرکزی و مركز اسناد و آموزشهای الکترونیکی است. اعضاي شورای سیاستگذاری فناوری اطلاعات را معاون آموزشی، معاون پژوهشی، معاون برنامهریزی و فناوری اطلاعات، معاون اداری و مالی، مدیرکل روابط عمومی، رئیس مرکز انفورماتیک، رئیس کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد و منابع علمی و رئيس مرکز آموزشهای الکترونيکي دانشگاه تهران تشكيل ميدهد .
اسامي مديران اداره كل روابط عمومي دانشگاه تهران از گذشته تا سال 1389
ابوالفضل مرعشي: از دي ماه 1325
فريدون پيرزاد: از آذر 1346
سعيد نژند: از شهريور 1352
صادق زيبا كلام: از آذر1360
مصطفي محمدي عراقي: از مهر1362
جمال رضايي: از آبان 1367
علي پيروي: از مهر 1372
مهدي متوسلي: از اسفند 1372
مجيد سرسنگي: از مهر1373
محمد رضا رستمي: از خرداد1377
مهدي فائزي پور: از آذر 1378
جمال موسوي: از دي ماه 1379
سيداحمد رضا خضري: از اسفند 1381
محمد صادق ضيايي: از مرداد 1385
تاریخچه اداره کل حوزه ریاست
بر اساس اسناد و مدارک موجود ،در سال 1350 آقای فریدون حاج سید جوادین ازسوي رياست دانشگاه به عنوان رئیس دفتر دانشگاه منصوب گرديد .عنوان" رئیس دفتر دانشگاه" درسال 1364به" مدیر دفتر رئیس دانشگاه" و در سال 1377به "مدیرکل دفترریاست دانشگاه "تغییر یافت و معمولا مدیرکل دفتر رئیس دانشگاه، مشاور رئیس نیز بوده است و انجام امور مربوط به دفتر ریاست دانشگاه و امور دبيرخانه، هماهنگي و نظارت بر حسن عملكرد واحدهاي مرتبط، تنظيم برنامه ملاقاتهاي مقام رياست دانشگاه و گزارش مطالب مهم روزانه به ايشان، ابلاغ دستورات به اشخاص، مؤسسات و واحدهاي ذيربط، پاسخگويي و راهنمايي مراجعان و هماهنگي برگزاري جلسات هيأت رئيسه دانشگاه، انجام مكاتبات ارجاعي، دريافت و ارسال مكاتبات محرمانه بخشي از وظايف اين دفتر است.
برخي ديگر از وظايف دفتر رياست دانشگاه به شرح ذيل بوده است:
انجام امور مربوط به دبيرخانه هيات رئيسه و شوراي دانشگاه و تنظيم خلاصه مذاكرات جلسات و ابلاغ تصميمات متخذه به واحدهاي ذيربط و همچنين ساير وظايفي مانند تهيه پيشنويس نامههاي رياست، پيگيري وتعقيب دستورات رياست دانشگاه، ابلاغ دستورات به دانشكدهها و واحدهاي اداري و انجام اقدامات لازم در صورت بروز حوادث و سوانح و اطلاع فوري مراتب به مقامات مسئول و ايجاد هماهنگي بين فعاليتهاي واحدهاي تابعه، انجام امور اداري دفتر اعم از مكاتبات، پيگيري كارها، پيگيري بخشنامههاي امور پرسنلي، نظارت بر ورود محمولات پستي و تقسيم آن، نظارت بر اتوماسيون اداري، نظارت بر دبيرخانه، نظارت بر دفتر رسيدگي به شكايات، نظارت بر دبيرخانه هيات بدوي و انتظامي، نظارت بر بخش نامهرساني، پاسخگويي به مراجعين حوزه رياست، رسيدگي و هماهنگي با دبيرخانه هيات امنا دانشگاه، جمعآوري و مجلد نمودن صورتجلسات هيات رئيسه دانشگاه و حفظ آنها براي آيندگان.
بخشهای مختلف دفتر ریاست
دفتر هيات امنا
دفتر پاسخگويي به شكايات
اداره امور دفتري و اسناد
دفتر رسیدگی به تخلفات ادرای
اسامی مدیران دفتر ریاست از سال1350تا سال 1389
فریدون حاج سید جوادین
کامبیز بهنیا
فرهاد رادسرشت
عباس الفت
علی پیروی
مصطفی محمدی عراقی
پورمقدم
ابوالقاسم مهدوی
غلامرضا جمشیدیها
محمد علی آبادی
سیدرضا میرانی آشتیانی
مجید سرسنگی
فرزاد زیویار
عبدالرضا سیف
دانشگاه تهران به عنوان دانشگاه "مادر" و "نماد آموزش عالي كشور" داراي اهداف، رسالت، برنامهها و سياستگذاريهاي خاص مديريتي است و از اين رو براي برقراري ارتباط مؤثر، مداوم و كارآمد با مخاطبين خود متناسب با زمان از ابزارهاي مختلفي براي اطلاعرساني استفاده نموده است. فعاليتهاي روابط عمومي دانشگاه را در اين زمينه از گذشته تاكنون ميتوان به سه بخش تقسيم كرد:
1. اطلاعرساني مكتوب: بريده جرايد، نشريه، بروشور،كاتالوگ(كتاب شناسان)؛
2. اطلاعرساني ديجيتال: سيستم سروش دانشگاه، پايگاه خبري؛
3. ارتباط با رسانهها.
1. اطلاع رساني مكتوب
الف.بريده جرايد
مجموعه خبرهاي مندرج در مطبوعات صبح و عصر كشور و خبرگزاريها كه مربوط به دانشگاه تهران ميباشند به صورت روزانه تهيه و تكثير و در اختيار هيات رئيسه دانشگاه قرار ميگيرد. بريده جرايد به صورت كتاب تحت عنوان "دانشگاه تهران در آينه مطبوعات" با توجه به حجم اخبار و اطلاعات تا دو شماره در سال به چاپ ميرسد.
ب. نشريه
در اواخر سال 1324 دكتر علي اكبر سياسي رياست وقت دانشگاه تهران با تاسيس " اداره انتشارات و روابط دانشگاهي و بينالمللي " با سرپرستي يكي از استادان دانشكده ادبيات موافقت كرد.
وسعت سازمان دانشگاه و تعداد دانشكدهها و مراكز وابسته و همچنين كثرت مقررات و آييننامههايي كه براي اداره دانشگاه به تصويب شوراي دانشگاه ميرسيد،بيانگر ضرورت اطلاعرساني مكتوب در اين زمينه ايجاب بود. اولين گام در امر اطلاعرساني به صورت جدي در دانشگاه با انتشار نشريه "خبرهاي دانشگاه" به دستور رئيس دانشگاه به صورت ماهانه و زير نظر اداره انتشارات و روابط دانشگاهي در مهرماه 1325 براي درج اين مقررات و اخبار برداشته شد و انتشار آن تا اواخر سال 1334 ادامه داشت. سپس اين نشريه با عنوان "اخبار دانشگاه" طي 648 شماره به صورت هفتگي توسط اداره اطلاعات و تبليغات و روابط عمومي از پنجم مهرماه 1335 لغايت بيست و هشتم شهريور 1356به چاپ رسيد. پس از پيروزي انقلاب اسلامي و آغاز انقلاب فرهنگي، نشريه داخلي لوح و قلم از مرداد 1362 تا دي ماه 1362 و از مهر 1365 تا اسفند 1368 انتشار يافت. از 15 اسفند1372 تا پاييز 1376 اين نشريه مجددا با عنوان اخبار دانشگاه زير نظر اداره كل روابط عمومي منتشر شد. از مهر ماه 1377 نيز اداره كل روابط عمومي ماهنامهاي را با نام «مدت» (نام اختصاري ماهنامه دانشگاه تهران) منتشر كرد كه تا كنون با همين نام نقش آفريني ميكند.
ج. بروشور
اين مجموعه به منظور اطلاعرساني موجز و مختصر به مخاطبان به دو زبان فارسي و انگليسي تهيه و تدوين ميشود و دربرگيرنده اطلاعات كلي و جامع در خصوص دانشگاه است كه براي آگاهي اجمالي بازديدكنندگان و ميهمانان دانشگاه در اختيار آنها قرار ميگيرد.
د.كاتالوگ
در ميان نهادهاي علمي، فرهنگي و آموزشي متعدد كشور، دانشگاه تهران بي ترديد از جايگاهي يگانه و ممتاز و اعتباري شايسته برخوردار است. اين اعتبار به علت ويژگي هاي دانشگاه و نيز تعامل گسترده و پيوسته آن با جامعه و اركان اثرگذار برآن رو به افزايش است. به طوري كه در ميان مؤسسات و سازمانهاي وابسته به آموزش عالي كشور، دانشگاه تهران از هر حيث و از هر نظر از جايگاهي رفيع بهرهمند است. با اين رويكرد، اداره كل روابط عمومي دانشگاه با تدوين و فراهمسازي و تجديد چاپ مجموعه شناسان دانشگاه تهران (كه اولين بار در سال 1378 منتشر گرديد و در سال 1383 پس از اصلاح تجديد چاپ شد) درصدد آن است كه دانشگاه را به طور دقيق و همه جانبه به استادان، دانشجويان، پژوهشگران، موسسات آموزش عالي و دوستداران اين مهد كهنسال دانش و فرهنگ معرفي كند و از اين رهگذر، پويايي و صيانت علمي آن را به نحوي كاملا" گويا و آشكار مطرح نمايد و امكان مقايسه كمي و كيفي فعاليتهاي كنوني دانشگاه را با ادوار پيشين براي محققان فراهم سازد.
2.اطلاع رساني ديجيتال
الف.سيستم سروش دانشگاه
لزوم اطلاعرساني درباره دانشگاه به شيوههاي جديد، برقراري ارتباط دو سويه دانشگاهيان و مسئولان، توجه جدي به پاسخگو بودن مديريت و پذيرش مخاطب محوري، مديريت وقت روابط عمومي را به ضرورت يافتن روشهاي نوين ارتباطي و اطلاع رساني متوجه نمود. لذا طي بررسيهاي انجام شده، بهرهگيري از پست صوتي (Voice Mail) به عنوان ابزار نوين اطلاعرساني و ارتباطي با استفاده از فنآوري روز، يعني تركيب رايانه و تلفن براي اين منظور انتخاب شد. اين سيستم "سروش دانشگاه" نام داشت. سيستم سروش دانشگاه داراي سه بخش اطلاعرساني، پيامهاي مخاطبين و صندوق مشتركين بود. اين سيستم از 15 آبان 1377آغاز به كار نمود و به دلايل گوناگون از جمله پيچيده بودن سيستم سروش دانشگاه و مهمتر از آن ساده بودن استفاده از اينترنت و فراگير شدن استفاده از آن باعث شد كه روابط عمومي دانشگاه، استفاده از اينترنت را به عنوان ابزار فراگير و روز اطلاع رساني در سر لوحه كارهاي خود قرار دهد و سيستم مذكور مورد استفاده نباشد.
ب.پايگاه خبري
گسترش اينترنت در عصر كنوني و قابليتهاي بسيار زيادي كه اين شبكه ميتواند در اختيار افراد و سازمانها در امر اطلاعرساني و ارتباطات قرار دهد اداره كل روابط عمومي را بر آن داشت كه با ايجاد واحد ارتباطات رايانهاي و با همكاري فني مركز انفورماتيك دانشگاه تهران به ايجاد پايگاهي خبري براي اطلاع رساني اقدام نمايد. لذا اخبار و اطلاعات دانشگاه از تاريخ 10 آبان 1377 بر روي اين پايگاه خبري قرار گرفت و از 15 آذر همان سال نسبت به پاسخگويي نامههاي الكترونيكي اقدام شد. براي اطلاع رساني كاملتر و بهبود كيفيت اخبار دانشگاه، سايت خبري دانشگاه تهران در سال 1383 مجددا با ساختاري جديد طراحي شد.
لزوم استفاده از يك سيستم الكترونيكي براي كسب اخبار و اطلاعات از مراكز وابسته به دانشگاه تهران به منظور پوشش همه جانبه اخبار دانشگاه، كه پاسخگوي نيازهاي روزافزون مخاطبان باشد، اداره كل روابط عمومي را بر آن داشت كه همزمان با طراحي سايت جديد خبري دانشگاه، ايجاد "سيستم گردش خبر" را نيز، كه پل ارتباطي الكترونيكي مسئولان روابط عمومي مراكز وابسته به دانشگاه تهران و اداره كل روابط عمومي دانشگاه تهران و جامعه مخاطب مي باشد، مد نظر قرار دهد.
سيستم گردش خبر به همراه سايت جديد اخبار دانشگاه كه طراحي و پشتيباني فني آن برعهده مركز انفورماتيك دانشگاه ميباشد از 28 آذر 1386 همزمان با روز پژوهش به بهرهبرداري رسيد.
ج.ارتباط با رسانه ها
ارتباط با رسانهها اعم از رسانههاي مكتوب٬ ديداري و شنيداري و سايبر در ارتباطات برون سازماني از اهميت ويژهاي برخوردار است. در واقع نمود بيروني فعاليتهاي يك سازمان از طريق اين نوع ارتباطات ممكن ميشود. فعاليتهاي اداره كل روابط عمومي دانشگاه تهران در اين بخش عبارتند از:
1. برگزاري جلسات مداوم با اصحاب رسانهها و جرايد؛
2. تهيه و تنظيم اخبار دانشگاه و ارسال آن به رسانههاي جمعي( خبرگزاريها، روزنامهها، صداوسيما و سايتهاي خبري)؛
3. دعوت از رسانههاي جمعي براي پوشش اخبار دانشگاه؛
4. هماهنگيهاي لازم براي حضور خبرنگاران رسانههاي جمعي در دانشگاه براي تهيه اخبار، گزارش و مصاحبه با استادان و دانشجويان؛
5. تهيه و ارسال جوابيهها به رسانههاي جمعي در صورت لزوم.