بررسی روابط عمومی مخابرات
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط مهرداد رضاخانی
-
بازدید: 3903
دانشگاه جامع علمی – کاربردی
مرکز آموزش علمی کاربردی واحد 13
گزارش کاربینی – رشته روابط عمومی
بررسی ساختاری روابط عمومی کارکنان شرکت مخابرات استان تهران
نام دانشجو : مهرداد رضاخانی
اهداف تحقيق
ـ شناساندن جايگاه روابط عمومي درشرکت مخابرات استان تهران.
ـ آشنايي با تاريخچه و مديريت روابط عمومي شرکت مخابرات از بدو تاسيس.
ـ آشنايي با بخشهاي مختلف روابط عمومي و بالطبع تسريع در انجام امور.
ـ شناخت راهكارهاي لازم جهت برقراري ارتباط هر چه بيشتر بين اين سازمان و مخاطبين.
ـ بدست آوردن ضعف ها و كاستي ها براي اصلاح و جبران آنها و همچنين مشخص شدن نقاط قوت جهت ارائه پيشنهادات بهينه و تقويت آنها.
روش تحقيق:
روشی كه در تحقيق حاضر استفاده شده عبارت است از:
1- تحقيق ميداني به طريق مشاهده مستقيم و همچنين مصاحبه با مديران و كارشناسان روابط عمومي.
2- تحقيق كتابخانه اي كه به طريق مطالعه و فيش برداري از نشريات ادواري و تخصصي روابط عمومي و همچنين مستندات روابط عمومي شرکت مخابرات كه در آرشيو دبيرخانه وجود داشت استفاده شده است.
تاريخچه روابط عمومي
براي نخستين در سال 1906 ميلادي « آي.وي. لي » كه خبر نگار روزنامه بود ـ اولين دفتر روابط عمومي را در نيويورك تاسيس كرد.
وي در نخستين اقدام خود با صدور اعلاميه اي به نام « اعلاميه اصول » هدف عمده روابط عمومي را اطلاع رساني به مردم عنوان كرده، و تاكيد كرد كه هدف آن تبليغات تجاري و سرپوش گذاشتن بر روي واقعيتها نيست.
پس از آن، روابط عمومي در كشورهاي انگلستان، آلمان، فرانسه از رشد خوبي برخوردار است و به تدرج مسير توسعه را پيمود.
روابط عمومي در ايران
نخستين واحد روابط عمومي در كشورهاي در سال 1330 توسط مرحوم دكتر حميد نطقي ـ پدر روابط عمومي ايران ـ در شركت نفت راه اندازي شد. در خصوص نحوه اين اقدام، بهتر است شرح ماجرا را از زبان مرحوم دكتر نطقي بنيانگذاري روابط عمومي ايران بشنويم. وي مي‌گويد: « در سال 1327 شركت نفت ايران و انگليس كه در دنياي بعد از جنگ دوم جهاني، گرفتار بحرانهاي شديدي شده بود، چون پادزهر بعد از مرگ سهراب، به فكر خانه تكاني و تغييرات اساسي از جمله تاسيس روابط عمومي در اين بخش افتاد و اين درس با پايان تحصيلات من هم زمان بود. در آن وقت رئيس روابط عمومي شركت نفت « هنگام جنگ دوم جهاني » " مارشال مونتگمري" بود كه بر انتخاب اعضاي اولين گروه روابط عمومي نظارت داشت. او تحصيل، سابقه نويسندگي و ذوق مرا مناسب اين كار تشخيص داد و بدين گونه به دستياري يك سلسله تصادفات، تطبيق روابط عمومي براي اولين بار در ايران و شايد شرق ميانه به عهده ما افتاد اين دوران، فرصت بي نظيري براي قرار گرفتن روابط عمومي در مدرسه « تجربه و اشتباه بود » اين مدرسه در حدود 15 سال به طول انجاميد. بزگترين يار و يارو من در آن هنگام كتابهاي حجيمي شد كه از خارج وارد مي‌كرديم و من با ولع تمام مي‌خواندم. »
پس از روابط عمومي در كشور ما با افت وخيز روبرو شد و با توسعه اي كه اخيراً يافته است، پيش بيني مي‌شود در حال حاضر قريب به هفتاد سال نفر در روابط عمومي دستگاههاي دولتي و غير دولتي مشغول به كار باشند. ضمن اينكه هم اينك رشته روابط عمومي در دانشگاههاي علامه طباطبايي، آزاد اسلامي و جامع علمي ـ كاربردي به دانشجوايان علاقه مند به اين حرفه تخصصي آموزش داده مي‌شود. اگر چشم اندزي بر افت و خيزهاي روابط عمومي در ايران داشته باشيم، مي‌توانيم بگوييم كه پيش از انقلاب اسلامي، روابط عمومي در كشور ما در خدمت دولت بوده، و صرفاً جنبه تشريفاتي داشته و بله قربان گوي دستگاه متبوع بوده است.
پس از پيروزي انقلاب اسلامي، روابط عمومي بيشتر جنبه تبليغاتي پيدا كرد و مديران روابط عمومي از ميان افرادي انتخاب شدند كه وجهه مذهبي ـ انقلابي بيشتري داشتند. اين وضع ادامه داشت تا اينكه با برگزاري سميناري توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي در سال 1363، گام نخست براي ايجاد تحول در روابط عمومي در ايران برداشته شد؛ ليكن وقوع جنگ تحميلي در پيشرفت روابط عمومي توقف ايجاد كرد تا اينكه از سال 1368 به بعد با انجام اقداماتي نظير: انتخاب روابط عمومي برتر، گشايش دوره كارشناسي روابط عمومي، انتشارات نشريات تخصصي « هنر هشتم» و « روابط عمومي» و تصويب مقرراتي كه ناظر بر حضور بيشتر روابط عمومي سازمان در شوراي معاونين، توسعه اعتبارات و اصلاح جايگاه آن در سازمان بود، گام هاي مهمي براي حركت در يك مسير رو به كمال باي توسعه روابط عمومي برداشته شد كه به نظر مي‌رسد اگر اين اقدامات و ساير اقدامات ممكن در قالب يك « برنامه جامع توسعه روابط عمومي در ايران » دنبال مي‌شد، مي‌توانست نخستين دوره طلايي روابط عمومي را در كشور رقم زند.
نقش روابط عمومي در سازمان
با توجه به مطالب ياد شده، مهمترين كاركردهاي مديريت روابط عمومي را در سازمان مي‌توان به اين شرح فهرست كرد:
1- كسب اشتهار، خوشنامي و رضايت مردمي براي سازمان؛
2- ايجاد و تقويت تفاهم بين مديريت و كاركنان سازمان؛
3- ايفاي نقش واسطه گري بين مديريت سازمان و مردم؛
4- ارزيابي ديدگاههاي مخاطبان براي سازمان؛
5- اعلام عملكرد، سياستها، برنامه ها و انتظارات سازمان به مردم؛
6- سخنگويي سازمان؛
7- ايجاد فرصت اظهار نظر براي مسولان سازمان در رسانه ها؛
8- مشاوره به مديريت؛
9- كمك به سازگاري سازمان با محيط به ويژه با محيط معنوي؛
10- كمك به سازمان در عمل برنامه ريزي از طريق انعكاس نظرهاي مردم به مديريت؛
11- انجام بعضي از وظايف سازمان در ارتباطات سازماني و مراودات اجتماعي؛
12- كمك به فرآيند تصميم گيري از طريق اقدام به تصميم سازي از طريق افكار عمومي و سنجش محيط ( داخلي و خارجي )؛
فصل دوم :
ساختار دفتر روابط عمومی شرکت مخابرات استان تهران
دراين بخش ابتدا به جايگاه دفترروابط در سازمان اداری شرکت مخابرات استان تهران وسپس به بررسی چارت سازمانی اين دفتروادارات و واحدهای مربوطه نگاهی خواهيم كرد ودرنهايت شرح وظايف وبايدو نبايدها را موردبررسي قرارخواهيم داد
مقدمه :
دفتر روابط عمومي شركت مخابرات استان تهران با عنايت به پيچيدگي و تخصصي بودن حوزه مسئوليت وماموريت شركت، ايجاد توسعه و حفظ تفاهم با مشتركين و متقاضيان تلقن ثابت و خدمات ارتباطي استان تهران را به عنوان هدف اصلي و كلان خود ترسيم كرده و برنامه هاي كاري خود را با اين هدف، تدوين، تصويب و اجرا نموده است.
اين دفتر از ابتداي سال 1377 فعاليت رسمي خود را به عنوان يك واحد مستقل اداري و در سطح اداره كل ستادي زير نظر مستقيم رئيس هيات مديره و مدير عامل شركت مخابرات استان تهران با 16 پست سازماني آغاز نمود.
در سال 1380 با توجه به انجام فعاليتهاي متنوع و تخصصي در زمينه اطلاع رساني به شهروندان، حضور در نمايشگاهها، برگزاري مراسم و همايشهاي مختلف، نظر سنجي هاي متعدد، سازمان جديد دفتر با 24 پست سازماني تصويب گرديده كه نشان دهنده رشد 50 درصدي در رديفهاي سازماني دفتر در پستهاي مختلف مي‌باشد. با شروع اطلاع رساني و مكانيزه نمودن فعاليت واحدها و ايجاد سايت اطلاع رساني رايانه اي، انتقال ستاد 190 از دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات به اين دفتر، سازمان جديد دفتر روابط عمومي با 55 پست سازماني در سال 82 تصويب شد كه نشانگر افزايش 129 درصدي در سطح روساي ادارات، كارشناسان و واحدهاي مالي واداري مي‌باشد. در حال حاضر از مجموع 47 نفر شاغل در دفتر روابط عمومي، 3 نفر فوق ليسانس، 27 نفر ليسانس و 17 نفر ديپلم و زير ديپلم مي‌باشند. از 30 نفر افراد تحصيلكرده ( فوق ليسانس و ليسانس ) 13 نفر با رشته مرتبط و مابقي دررشته هاي نزديك از قبيل روان شناسي، مديريت، گرافيك، هنر، طراحي صحنه و علوم تربيتي و ... مشغول به كار هستند. 24 نفر از پرسنل دفتر رسمي ( 10 نفر زن، 14 نفر مرد ) و مابقي بصورت قراردادي و يا پيمانكاري ( 11 نفر زن، 12 نفر مرد) مي‌باشند. لازم به ذكر است علاوه بر پرسنل مذكور 17 نفر نيز در ستاد 190 به عنوان پاسخگو (16 نفر ديپلم و 1 نفر زير ديپلم ) مشغول به كار مي‌باشند.
جايگاه سازمانی دفترروابط عمومی
اين دفتردرسازمان شرکت مخابرات بعنوان يک اداره کل و زيرنظر مسقيم مديرعامل استان تهران مشغول فعاليت بوده وجايگاه ان طبق نمودار زيراست:
مجمع عمومي
دفتر روابط عمومي و راهبردي
|
دفتر ارزيابي عملكرد وپاسخگويي به شكايات
|
دفتر مدير عامل و هيات مديره
|
اداره كل نصب و راه اندازي
|
اداره كل طرح ونظارت بر ساختمان و تاسيسات
|
اداره كل امور اداري و نيروي انساني
|
دارات كل مناطق هفتگاانه مخابراتي تهران
|
اداره كل مخابرات منطقه كرج
|
هيات مديره
رئيس هيئت مديره و مدير عامل
|
معاونت پشتيباني و فناوري اطلاعات
|
اداره كل نگهداري ون پشتيباين فني دينا
|
داره كل كنترل و مديريت شبكه
|
اداره تبليغات واطلاع رساني
|
اداره انتشارات و روابط فرهنگي
|
اداره مطالعات و تحقيقات اجتماعي و ارتباط مردمي
|
1- مدير كل دفتر روابط عمومي = يك پست
2- معاون = يك پست
3- اداره مطالعات وتحقيقات اجتماعي وارتباط مردمي = نمودار H-1 بيست و هشت پست
4- اداره انتشارات و روابط فرهنگي = نمودار H-1 يازده پست
5- اداره تبليغات واطلاع رساني = نمودار H-2 هشت پست
6- مالي و اداري = چهار پست
7- مسئول دفتر= يك پست
8- كارشناس ارشد = يك پست
شرح وظايف و تشكيلات روابط عمومي
با بررسي تعاريف مربوط به روابط عمومي، مي‌توان گفت كه مهترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكار عمومي از سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي‌شود. بي ترديد، اين وظيفه، در قالب مجموعه اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه تحت عناوين نسبتاً ثابتي شامل ارتباط با رسانه ها سازمانها، ارتباط مردمي، پژوهش، آموزشي، برنامه ريزي، انتشارات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، سنجش افكار و پشتيباني از آنها ياد مي‌شود.
پيشتر بايد بايد تاكيد كرد كه در تعيين ساختار مناسب براي هر روابط عمومي، با توجه به كوچكي يا بزرگي سطح عمليات آن، مي‌توان از نمودار تشكيلاتي پيشنهادي استفاده كرد.
شرح وظايف
الف) ارتباطات
* سياستگذاري، برنامه ريزي و كاربرد شيوه ها و برنامه هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه ها، كاركردها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه.
*گرد آوري، جمع بندي وتحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه ها در زمينه فعاليتهاي سازمان و ارايه آن به مديريت.
* تلاش براي تقويت هر چه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و اهميت سازماني و زمينه سازي براي برقراري ارتباطات بين آنان.
* اعلان مواضع سازمان.
* عضويت و شركت در جلسه هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خط مشي ها، برنامه ها و روند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهم آيي ها و جلسه ها.
* تدوين تقويم جامع ارتباطات سازماني در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي و تلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي.
* تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان.
* برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي.
تدوين برنامه سالانه سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي.
* تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف.
* ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري جمهوري اسلامي و بهره برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم.
ب) ارتباطات فرهنگي
* مشاركت در برگزاري سمينارها و گرد هم آيي تخصصي و عمومي درون سازماني.
* پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در تعظيم ايام و مناسبتهاي ويژه.
* تدوين و اجزاي طرح جامع تبليغات براي فضا سازي فرهنگي ـ تبليغي در ساختمانها و محوطه ها.
* مديريت (سالانه، دايمي و...) در خارج و داخل سازمان با همكاري و مشاركت مراكز مربوط.
* طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان ( متناسب با سلايق و علايق قشرها ).
* تهيه، تدوين و اجراي نظامنامه و تقويم مراسم داخل سازمان.
* راه اندازي و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان.
* ترتيب دادن برنامه هاي بازديد كاركنان از طرح هاي شاخص سازمان.
* توليد و سفارش ساخت آگهي هاي تلويزيوني( تيزر) و فيلم هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستند سازي سازمان.
* همكاري با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاري جشنواره عكس، نقاشي و مقاله نويسي بين دانش آموزان در باره سازمان.
ج) انتشارات
* تدوين كتب، جزوه ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
* گرد آوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه ها با شيوه ها و قالبهاي موثر و مناسب.
* طراحي، تنظيم و تدوين نظامنامه اشتراك، تامين و توزيع نشريات و مطبوعات برون سازماني و نظارت بر حسن اجراي آن.
* تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارايه به افكار عمومي.
* گرد آوري و توليد مجموعه هاي موردي و ادواري به صورت موضوعي در قلمرو هاي مورد نياز مديران و كاركنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات كشور و همكاري با ساير حوزه ها در انتشار اين گونه موارد.
* انتشار نشريه داخلي و برون سازماني سازمان.
* نظارت بر نحوه انتشار نشريات در سازمان.
د) سنجش افكار
* تهيه گزارشهاي تحليلي اداواري ( هفتگي/ ماهانه/ فصلي/ سالانه ) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارايه به مديريت.
* نقد و بررسي و تحليل بازتاب فعاليتهاي سازماني در نظر اقشار مردم بويژه تخبگان، رسانه ها و دستگاهها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارايه گزارش آن به مديريت.
* سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارايه كارهاي مناسب به مديريت.
* طراحي و اجراي نظام گرد آوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هر چه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
* تحليل محتواي مطبوعات به صورت ماهانه، فصلي و سالانه و ارايه نتايج آن.
* تحليل مخاطب، تحليل اثر، تحليل رسانه و تتحليل ميزان توفيق برنامه هاي روابط عمومي.
و) آموزش، پژوهش و برنامه ريزي.
* تهيه گزارشهاي عملكرد دوره اي از فعاليت هاي روابط عمومي.
* نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
* نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه ها و فعاليتهاي آتي.
* تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه.
* برنامه ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي بر اساس برنامه عمل سالانه.
* راحي و برنامه ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و * مردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامند.
* شركت دادن كاركنان در دوره هاي آموزشي متناسب با فعاليتهاي آنان.
* برنامه ريزي و اجراي دوره هاي آموزشي كوتاه مدت و مقطع دار روابط عمومي.
* برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط عمومي.
* سياستگذاري، هدايت و نظارت بر عملكرد واحدهاي تابعه روابط عمومي.
اداره انتشارات:
هدف: اطلاع رساني، افزايش آگاهي هاي همكاران از رواديدهاي داخل و ارتقاء سطح انگيزه هاي سازماني با استفاده از فنون انتشاراتي و برون سازماني ( ارتباط شركت با مردم در سطح استان تهران ).
شرح وظايف:
- آماده سازي و چاپ نشريات ادواري ( نشريه پيام تهران، نشريه بازنشستگان ).
- آماده سازي و چاپ نشريات غير ادواري ( بروشور، كتابچه راهنما، كتاب سال ويژه نامه دانش آموزان ممتاز و ...).
- تكميل منابع آرشيوي، فهرست بندي كتب و مجلات و معرفي آن به همكاران.
- انتشار منظم و به موقع نشريات، ويژه نامه ها و توزيع بين همكاران.
- آرشيو مطالب، اطلاعات و ... بصورت موضوعي.
- اعلام وصول نشريات و ويژه نامه ها و ساير مكاتبات اداري.
- رسيدگي و پاسخگويي به نامه هاي وارده و صادره.
- هماهنگي ونظارت بر كليه موارد چاپي.
-
طراحي و گرافيك:
- پيگيري و انجام امور سخت افزاري و نرم افزاري واحدهاي دفتر روابط عمومي.
- انجام امور طراحي و گرافيك بر اساس مناسبتهاي مختلف از قبيل پوستر، كارت هاي تلفن، بروشور، كارت ويزيت و...
- صفحه بندي نشريات مختلف.
- طراحي و آماده سازي جلد مخابرات از نگاه رسانه ها.
- همكاري با واحد سمعي وبصري در خصوص انتقال عكسهاي مختلف و ويرايش و تبديل عكسها برروي سي دي.
- طراحي زير نويس مطبوعاتي.
- پيگيري و هماهنگي براي ساخت سي دي مالتي مديا جهت شركت و گزارش عملكرد شركت.
- آماده سازي و طراحي موضوعات مختلف از قبيل برزنت، پوستر و... براي ارائه در نمايشگاهها و سمينارها
مراحل چاپ و آماده سازي نشريات غير ادواري:
- جمع آوري مطالب مورد نياز.
- تدوين و تنظيم مطالب.
- ويرايش و نمونه خواني مطالب.
- تحليل جداول آماري و نموداري.
- نظارت بر صفحه بندي ـ ويرايش و...
- توزيع نشريه.
مراحل چاپ و آماده سازي نشريات ادواري:
نشريه پيام تهران:
- سر دبير، خبر نگاران، ويراستار، نيروي اداري نشريه.
سر دبير:
- سياست گذاري و برنامه ريزي امور محتوايي و اجرايي نشريه با هماهنگي مدير مسئول يا شوراي سياستگذاري.
- هدايت و مديريت تحريريه.
- انجام هماهنگي و نظارت و حضور در تهيه مصاحبه ها، گزارشها، تهيه و تنظيم مطالب.
- نظارت و پيگيري امور نشريه از مرحله سفارش تا چاپ و توزيع آن.
- نگارش يادداشت يا سر مقاله.
- پاسخگويي به مخاطبان.
- از خواني و بازنويسي مطالب دريافتي نشريه.
- هماهنگي و همكاري با واحد گرافيك ـ واحد صفحه آرايي.
خبرنگاران يا تحريريه:
- انجام مصاحبه با كارشناسان و مسئولان و تنظيم مصاحبه ها.
- حضور در مراسم و همايش يا جهت تهيه خبر و گزارش خبري.
- گرد آوري اطلاعات براي تهيه گزارش.
- مشاهده و پيشنهاد اوليت هاي موضوعي در واحد ها براي تهيه گزارش و مقاله.
- نگارش يا ترجمه مقالات بر مبناي مناسبت.
- مشاركت در نمونه خواني و ويراستاري ـ صفحه آرايي.
ويراستار:
- نمونه خواني مطالب پس از حروفچيني.
- ويراستاري و بازنويسي مطالب تنظيم شده يا دريافتي.
نيروي اداري نشريه يا متصدي دفتري يا مدير داخلي:
- انجام و پيگيري مكاتبات تحريريه.
- ثبت و ساماندهي آرشيو مكاتبات و مطالب.
نشريه ويژه بازنشستگان:
- هماهنگي و پيگيري لازم از طريق اداره بازنشستگي و ساير واحد ها براي تهيه مطالب.
- تهيه و تنظيم مطالب ارسالي.
- هماهنگي و برنامه ريزي و اجراي مصاحبه با افراد مورد نظر.
- ويرايش، نمونه خواني و صفحه بندي مطالب.
- توزيع نشريه.
واحد ارتباط با رسانه ها
هدف: برنامه ريزي و همكاري و هماهنگي متقابل با مطبوعات و رسانه ها به منظور اطلاع رساني مطلوب به مشتركين و شهروندان
شرح وظايف:
انعكاس اخبار، رواديدها و عملكردهاي سازمان در بخش هاي مختلف از قبيل ( كابل برگردان، توسعه مراكز، دايري تلفنها، پيش شماره هاي تلفني، كدهاي بين شهري و افتتاح و...)
- طراحي، سفارش و تهيه برنامه هاي راديويي و تلويزيوني
- طراحي و سفارش و تهيه تيزرهاي تبليغي و اطلاع رساني به منظور ارتقاء سطح آگاهي افكار عمومي نسبت به فعاليتها و عملكرد سازمان
- بررسي مطبوعات، تهيه بريده جرايد و تدوين گزارش توصيفي و تحليلي به منظور محور يابي و آگاه ساختن مديران از بازتاب عملكرد سازمان در جامعه
- ارسال شكايات، پيشنهادات و نظرات شهروندان در رسانه ها و يا صدا و سيما به واحدهاي مورد نظر
- ارسال جوابيه به منظور توضيح، تصحيح و تكذيب اخبار منتشر شده در ارتباط با سازمان
- تهيه و تنظيم پاسخ و جوابيه شكوائيه ها با موضوعات مختلف و هماهنگي براي چاپ و درج آنان در رسانه ها ( راديو، تلويزيون و مطبوعات )
- اطلاع رساني به شهروندان در زمينه معرفي سيستمهاي جديد از طريق رسانه ها
- درج هر نوع اطلاعيه و آگهي اعم از مناقصه، مزايده، استحكام و... با هماهنگي واحدهاي مربوطه براي وزارت ارشاد و روزنامه رسمي
- تدارك و پوشش خبري رواديدها، همايش ها، مراسم، انجام مصاحبه ها با مسئولان و كاركنان
- ثبت شكوائيه ها و پاسخ آنها ـ اخبار ارسالي آگهي هاي مناقصه و مزايده در دفاتر مخصوص
- بررسي روزانه روزنامه هاي صبح و عصر و جداسازي اخبار مربوط به مخابرات
- تهيه بولتن بريده جرايد بصورت هفتگي
- هماهنگي در خصوص بررسي و معرفي تلفن خارج از نوبت خبرنگاران به مراكز تلفني و پيگيري تا رفع مشكل و دائري تلفنها
- هماهنگي و تنظيم و تهيه زيرنويس مطبوعاتي و تلويزيوني براي اطلاع رساني به شهروندان
- هماهنگي و تنظيم مصاحبه هاي مطبوعاتي ـ تلويزيوني ـ راديويي با مديران در زمانهاي خاص
- ضبط اخبار راديويي و مقايسه آنها
- ارسال آگهي ( مناقصه، مزايده و ...، روزنامه رسمي به دفتر كميسيون معاملات و مناطق نه گانه)
- هماهنگي جهت چاپ آگهي فراخوان عمومي در مطبوعات از قبيل كارت تلفن، تغييرات پيش شماره و ....
اداره مطاعات اجتماعي و ارتباطات مردمی
هدف: بررسي و تحقيق عملكرد فعاليتهاي سازمان به منظور شناسايي ميزان رضامندي شهروندان و كاركنان و رفع مشكلات موجود و تكميل فرآيند اطلاع رساني به مشتركين تلفن ثابت به منظور آشنايي با قوانين و مقررات موجود سازمان
شرح وظايف:
- بررسي پيشنهادات به منظور ترغيب مشاركت موثر كاركنان در بهبود فعاليتهاي سازماني
- تهيه گزارش از فعاليتهاي واحدهاي تابعه در مقاطع زماني خاص براي ارائه واحدهاي مختلف
( ماهيانه، سه ماهه و ...)
- نياز سنجي و برگزاري دوره هاي آموزشي براي پرسنل دفتر روابط عمومي به منظور ارتقاء سطح كيفي فعاليتهاي دفتر
- همكاري با واحداهاي مختلف سازمان به منظور جمع آوري اطلاعات و يا تهيه مقالات تحليلي از عملكرد و برنامه هاي سازمان به منظور تامين اطلاعات مورد نياز واحد رسانه ها و نشريات داخلي
- جمع بندي و تحليل نظرات مشتركين بوسيله كليه وسايل ارتباطي
و تهيه گزارش هاي تحليلي به منظور ارائه به مديران سازمان جهت تصميم گيري
- نظر سنجي از كاركنان درباره وضعيت رضامندي آنان از خدمات رفاهي ـ عملكرد مديران و...
- نظر سنجي از شهروندان درباره رضامندي آنان از خدمات شركت
- انجام تحقيقات تحليل محتوايي به منظور بررسي انعكاس اخبار شركت در رسانه ها و تحليل محتواي نشريات سازماني
- بررسي و تحليل محتواي مطالب ارسالي از ارتباطات مردمي و ارائه بولتن هاي تحقيقاتي
- بررسي نتايج حاصله از طرحهاي تحقيقاتي، افكار سنجي و ساير فعاليتهاي موجود در سازمان
- برنامه ريزي مدون و منسجم در امور ارتباطي و ارائه ايده هاي نو در زمينه روابط عمومي
فعاليتها و اقدامات واحد« مطالعات و تحقيقات اجتماعي»
ساير فعاليتها:
- بررسي نظرات مردم در خصوص امور مشتركين مراكز كه ازطريق پست جواب ـ قبول دريافت شده است.
- بررسي نظرات همكاران در همايش ها و مراسم مختلف وانعكاس نتايج به مراجع ذيربط
- ايجاد زمينه ها و هماهنگي جهت آموزش همكاران دفتر
- شناسايي نيازهاي آماري واحدهاي دفتر، شركت و ساير سازمانها
- بررسي صحت وسقم آمار و اطلاعات مورد درخواست ساير واحدها
- بررسي نظرات مراجعين به دفتر مندرج در فرمهاي طرح تكريم ارباب رجوع
واحد ارتباطات مردمي
هدف: پي ريزي و ايجاد ارتباط حسنه با كاركنان سازمان با استفاده از فنون ارتباطي وارائه خدمات مناسب به آنان به منظور جلب مشاركت بيشتر و تقويت ارتباط و رضامندي سازماني
شرح وظايف:
- هماهنگي و برنامه ريزي براي بازديد، ملاقات بين مديران سازمان با كاركنان و مردم در محدوده حوزه فعاليت
- برنامه ريزي و هماهنگي با واحد نمايندگان روابط عمومي و يا سازمانها و نهادها به منظور ايجاد و توسعه ارتباط، همكاري متقابل، بهينه سازي فعاليتها
- دريافت و پاسخگويي به نظرات مردم از طريق تلفن اعم از پيامهاي تلفني روزانه و نظر سنجي تلفني، نامه
- هماهنگي در خصوص برگزاري تورهاي علمي، سياحتي، آموزشي براي مديران، كاركنان و فرزندان پرسنل
- ايجاد مجراي مناسب براي آشنايي با نقطه نظرها، ديدگاهها، پيشنهادهاي سازنده و رفع مشكلات
- ثتب و پاسخگويي سئوالات تماس گيرندگان، تفكيك و دسته بندي آن بصورت روزانه به منظور انعكاس به مسئولين ذيربط
- مطالعه و برسي نامه هاي رسيده از داخل وخارج سازمان و در صورت لزوم، انعكاس به مسئولين و پيگيري تا حصول نتيجه
- نظارت دائمي بر شيوه پاسخگويي پاسخگويان و ارائه نظرات اصلاحي به آنان
- راهنمايي و هدايت صميمانه مردم به منظور رفع مشكلات مخابراتي آنان
- ايجاد رابطه نزديك ترين بين مسئولين و مردم از طريق انتقال ديدگاهها ونظرات آنان به مسئولين و ارائه پاسخ مسئولين به آنان
ستاد 190
- بررسي شكايات رسيده اعم از تلفني، كتبي و ارائه آن به مديران ودريافت پاسخ مناسب به منظور پاسخگويي به مشتركان
- تلاش براي ايجاد و برقراري ارتباط با مردم
- اعلام آخرين تغييرات پيش شماره هاي تهران
- پيگيري خرابي و قطعي تلفنهاي مشتركين پس از عدم خرابي از طريق مراكز تلفني و 17
- ارائه اطلاعات و راهنمايي در خصوص برگردان ها و اختلالات تلفنهاي مراكز
- ارائه آدرس و شماره تلفنهاي مراكز تلفن شهري و ادارات ستادي مورد نياز به شهر وندان
- ارائه اطلاعات در خصوص درخواست مشتركين از قبيل: خريد فيش تلفن، سرويس ويژه، نحوه كشف مزاحمت تلفني و...
- دريافت و پيگيري شكايات، انتقادات و مشكلات مشتركين.
فعاليتها واقدامات واحد « ارتباطات مردمي »
- ملحق شدن (190 ) به دفتر عمومي و مكانيزه نمودن واحد مذكور
- تعبيه كانالهاي متعدد جهت دريافت نظرات مخاطبان ( پست صوتي، گويا و...)
- برگزاري تورهاي بازديد از كارخانجات مخابراتي
- ديدار مدير عامل با همكاران
- اجراي طرح همدردي با كاركنان مصيبت زده
؟ لازم به توضيح است كه رقم قيد شده مربوط به تماسهاي مردم با واحد ارتباط مردمي دفتر روابط عمومی
ساير اقدامات:
- تهيه نرم افزار CMS
- كاربردي كردن سايت نظير مزاحمتهاي تلفني و رسيدگي به شكايات، 118، دريافتهاي ريز مكالمات، تهيه فرمهاي مشتركان
بررسي هاي كارشناسي جهت انتخاب مهمترين لينك ها و آيكون هاي مورد نياز در
ساير فعاليتها:
- زيبا سازي محيط كار
- طرح ساخت تلفنهاي همگاني از طريق مسابقه همگاني
- تهيه و توزيع بن كتاب
- تهيه پلاك فلزي، معرفي سايت و واحد 190 جهت نصب روي كيوسكهاي تلفن همگاني در سطح شهر
واحد سمعي و بصري ( كارشناس فيلمبرداري ـ كمك كارشناس فيلمبرداري )
هدف: ثبت و ضبط وقايع، مناسبتها، مراسم ها و رويدادهاي داخلي شركت بوسيله فنون سمعي و بصري
شرح وظايف:
1- تهيه فيلم و عكس از مراسم، افتتاحيه و برنامه هاي داخلي
2- تهيه آرشيو ازفيلم، عكس به منظور ثبت و نگهداري سوابق آنها
3- ميكس، مونتاژ و آماده سازي فيلم و عكسهاي مورد نياز واحدهاي تابعه
4- تهيه عكس هاي خبري ـ صنعتي براي استفاده در نشريات اداواري و غير ادواري
5- چاپ و تاكثير فيلمها و عكسهاي مورد نياز مديران و همكاران
6- تهيه و ساخت فيلمهاي مورد نياز شركت از قبيل تبليغات، صنعتي، گزارشي و ....
7- راه اندازي و تجهيز سيستم صوتي و تصويري در مراسم مختلف
ساير اقدامات:
تجهيزات واحد سمعي و بصري به امكانات پيشرفته
تهيه گزارشهاي تصويري از مسائل و مشكلات و بازخورد فعاليتهاي صورت گرفته
***
* واحد مالي، اداري
هدف: تامين نيازهاي مالي فعاليتهاي دفتر به منطور تامين به موقع تجهيزات و خدمات مورد نياز اين واحد شامل حسابدار، انباردار، مامورخريد، راننده، دبيرخانه مي‌باشد.
شرح وظايف:
- نگهداري و كنترل حساب بانكي و رفع مغايرت بانك
- نگهداري و ثبت اسناد و علي الحساب و تسويه مبالغ اعلام شده
- ارائه فاكتورها وبررسي و تنظيم اسناد مثبته، ارسال به امور مالي، ثبت چك و واريز حساب مربوطه
- بررسي و تنظيم قراردادها
- نهگداري و ثبت اموال سرمايه اي و اعلام آن به اداره نگهداري و كنترل كالا
- آماده سازي و هماهنگي براي پشتيباني خدمات مورد نياز در مراسم، نمايشگاهها، جشنواره ها، همايش ها و..
- تنظيم و ترميم بودجه و اعتبارات سالانه و يا بصورت موردي و ثبت در دفاتر مربوطه
- دريافت و بررسي نيازهاي واحد هاي تابعه
- تنظيم ليست و سند هزينه ـ اضافه كارـ ماموريت
- تهيه گزارش ها و صورت هاي مالي در تقاطع مختلف زماني
- ارسال صورتحساب موسسات و روزنامه ها در خصوص درج آگهي ها وساير فعاليتها به امور مالي
- خريد كليه لوازم مورد نياز دفتر اعم از سرمايه اي و جاري
- ابلاغ بخشنامه ها ـ احكام و دستورالعمل اجرايي به كاركنان
- بررسي اسناد هزينه ادارات كل مناطق تلفن شهري در رديف هزينه هاي مراسم و پذيرايي و تاييد آنها
دبير خانه:
- كنترل كار ماشين نويسي، تقسيم كار بين افراد تحت سرپرستي
- نظارت بر كار متصديان امور دفتري، بايگاني نامه ها و اسناد و سوابق
- تامين لوازم و وسائل اداري، حمل و نقل و اياب و ذهاب پرسنل
- پيگيري امور اداري و مكاتبات پرسنلي از قبيل مرخصي، ماموريت، تخصص و...
ساير فعاليتها:
- تاييد اسناد هزينه مناطق تلفني
- انعقاد قرار داد
- اهدء هديه به بازنشستگان، روز زن، برگزاري مسابقات دهه فجر
- ابلاغ مصوبات ابلاغي
- ترك تشريفات مناقصه
- خريد لوازم كامپيوتري و تجهيز واحدها
- ثبت تامين اعتبار
- ارسال و تاييد اسناد هزينه چاپ مناقصات در روزنامه
فصل3
آسيب شناسي روابط عمومي در ايران
بي ترديد، كند وكاو در نقاط ضعف و قوت روابط عمومي در كشور، محتاج پژوهش هاي علمي عميق و گسترده است. هدف اين تحقيق، نشان دادن نقاط ضعف عمده ويا آسيب شناسي روابط عمومي همراه با تنوير نقاط قوت عمده آن بوده است.
از ضرورت هاي انجام تحقيق حاضر، مي‌توان به وجود عزم عمومي براي احيا ي منزلت روابط عمومي، وجود فضاي مساعد براي توسعه روابط عمومي در كشور و كمبود تحقيق وپژوهش هاي روابط عمومي بويژه نبود آمار و اطلاعات مستند و كافي از وضعيت روابط عمومي ها در ابعاد مختلف اشاره كرد.
به نظر مي‌رسد يكي از ضروري ترين اقدامات براي توسعه روابط عمومي در كشور، تقويت بدنه كارشناسي آن است
. با اين وصف، تامل در بعضي از نكات ضروري است:
1- ضرورت ارايه تعريف مشخص از «كارشناس روابط عمومي»؛ در اين زمينه پيشنهاد مي‌شود به عنوان تعريف آرماني، كارشناسي روابط عمومي به كسي اطلاق شودكه مهارت هاي لازم براي اشتغال در روابط عمومي را در دانشگاه آموخته و براي اين منظور استخدام شده باشد
2- ايجاد نسبت منطقي بين كاركنان و كارشناسان روابط عمومي : بر اين اساس، به نظر مي‌رسد مي‌بايد نسبت منطقي و معقولي را بين نسبت كارشناسان با غير كارشناسان (كاركنان ساده ) و بين كارشناسان متخصص روابط عمومي با ساير كارشناسان برقرار كرد. .
3- برگزاري دوره كوتاه مدت آشنايي با كليات روابط عمومي براي ساير كارشناسان مورد نياز روابط عمومي؛ بي ترديد، در روابط عمومي به ساير تخصص ها همچون آمار، پژوهشگري، ادبيات و ... نياز است و استفاده از آن ها براي انجام امور روابط عمومي ضروري مي‌باشدبنابراين باتوجه به مجموعه مطالب ياد شده،
4- ضرورت استفاده از كارشناسان روابط عمومي در روابط عمومي ها؛ در بعضي از روابط عمومي ها تعداد کمی كارشناس ارتباطات يا روابط عمومي مشغول به كار هستند كه اين مساله، نشانگر بي توجهي به موضوع جذب كارشناسان شايسته و متخصص در اين روابط عمومي هاست.
5- ضرورت هماهنگي بين تخصص و پست كاركنان روابط عمومي ها؛ مساله ديگري كه در استفاده از كارشناسان متخصص به چشم مي‌خورد، عدم هماهنگي بين تخصص آنان باپست هايي است كه در آن كار مي‌كنند. براي مثال، در بعضي از روابط عمومي ها، كارشناس ارتباطات در پست كارشناس امور اداري مشغول فعاليت هستند.
جايگاه
در بررسي جايگاه روابط عمومي ها در ساختار سازماني دستگاه هاي مربوط، مشاهده مي‌شود كه اكثر روابط عمومي ها زير نظر بالاترين مقام سازمان مربوط فعاليت مي‌كنند که به طور مشخص و دقيق با مصوبه «شوراي سياستگذاري تبليغات كشور» كه بر فعاليت روابط عمومي وزارتخانه ها زير نظر وزير تاكيد مي‌كند، همخوانی دارد.
ضعف ها و توانايي ها
نكات ضعف عمده روابط عمومي شرکت مخابرات را مي‌توان به شرح زير فهرست كرد:
1- ضعف آموزش كاركنان روابط عمومي و بي ارتباط بودن تحصيلات دانشگاهي با فعاليت هاي روابط عمومي كه كاركنان در آن شركت مي‌كنند.
2- ضعف خلاقيت و نوآوري و وجود يكنواختي
3- ضعف عمده در ارتباطات مردمي و گرايش به ارتباطات مردمي غير مستقيم از طريق مكاتبه و مكالمه: لذا، به نظر مي‌رسد بايستي به برگزاري جلسات ارتباط مستقيم اقشار مختلف مردم با مسئولان و حضور مسئولان در بين كاركنان و مخاطبان خاص، توجه بيشتري شود.
4- ضعف عمده در شيوه هاي راهنمايي ارباب رجوع
متاسفانه در حال راهنمايي ارباب رجوع به علت استقرار نيافتن روابط عمومي ها در مكان هاي مناسب،درطبقات با لا مستقر مي شوند كه از كا ر آيي كمتري بخوردار است وافرادي كه در بخش اطلاعات مستقر مي‌شوند، به جاي آنكه كارشناس روابط عمومي باشند، از ميان نيروهاي حراست انتخاب مي‌شوند كه به نظر مي‌رسد بايد اين كار به روابط عمومي ها سپرده شود.
ثانياً كارشناساني آگاه و مجهز به امكانات رايانه اي در مبادي سازمان ها به كارگماشته شوند با بتوانند راهنمايي مناسبي را به ارباب رجوع بدهند.
5- پيشگيري مشكلات مردم : توجه به اين وظيفه نيز در روابط عمومي رنگ باخته است. اغلب روابط عمومي تنها به انعكاس مشكلات بسنده کرده و در پيگيري یا رفع آنها، اهتمام لازم را بكار نمي‌برد.
6- سطح نازل فعاليت هاي سمعي وبصري بويژه در زمينه بهره گيري از اسلايد، ضعف كارهاي خوشنويسي و خطاطي و ضعف فني و محتوايي برنامه هاي تصويري.
7- ضعف مطالعات مربوط به سنجش افكار عمومي
اما نقاط قوت فعاليت هاي روابط عمومي ها را مي‌توان در كميت مناسب فعاليت هاي تبليغاتي و نمايشگاه، ارتباطات رسانه اي، انتشاراتي و گرايش به استفاده مناسب از امكانات بخش خصوصي و تجهيز روابط عمومي ها مشاهده كرد. ضمن آنكه كيفي ترين كارهاي روابط عمومي ها هم به همين رشته ها مربوط مي‌شود.
چند پيشنهاد
1- توجه جدي به مقوله ارتباطات مردمي و سنجش افكار عمومي در روابط عمومي و منظور كردن بخش هاي مستقل براي آن ها در تشكيلات روابط عمومي ضروري است.
2- ارتقاي سطح تشكيلاتي روابط عمومي به مشاور مديريت مافوق ضمن حفظ مسوليت روابط عمومي. اين مساله باعث مي‌شود روابط عمومي از قدرت لازم براي اشراف بر ساير بخش هاي سازمان به منظور حفظ جنبه هاي مردمي آنها برخوردار باشد.
3- ايجاد هماهنگي بين مراكز آموزشي روابط عمومي به منظور كاربردي تر ساختن دروس آموزشي و توجه بيشتر به امر كارورزي در دروس دانشگاهي.
4- توجه بيشتر به كارشناسان روابط عمومي به عنوان مغزهاي متفكر اين نهاد از طريق احياي منزلت حرفه اي روابط عمومي، نگرش به روابط عمومي به عنوان يك تخصص در طبقه بندي مشاغل، راه اندازي دوره هاي تحصيلات تكميلي براي آنان و افزايش حقوق و دستمزد آنان متناسب باحساسيت شغلي روابط عمومي.
5- تجديد نظر در شرح وظايف روابط عمومي متناسب با اهداف و ضرورت هاي مورد توجه
6- توجه به اصل شايسته سالاري، روحيه مردم گرايي و داشتن تخصص روابط عمومي براي مديران روابط عمومي.
7- ارجحيت جذب كارشناسان ارتباطات و روابط عمومي در این حوزه
8- انجام تمهيدات لازم براي تفهيم توانمندي هاي روابط عمومي به مديران ارشد سازمان.
9- انجام تمهيدات لازم براي منظور كردن فصل خاص در برنامه هاي توسعه و بودجه شرکت براي روابط عمومي.
10- تجهيز امكانات و تامين اعتبارات لازم براي فعاليت هاي روابط عمومي.
فواید ونتایج اجرای تحقیق
نتیجه گیری :
باتوجه با آنچه که بیان شد یک روابط عمومی مطلوب وکارآمد را می توان این گونه بیان کرد:
روابط عمومی کارآمد یک روابط عمومی است که باسازماندهی مناسب تشکیلاتی ومدیریت عملی در قالب برنامه عمل مشخص ضمن رعایت اصول اخلاقی وحرفه ای روابط عمومی وارائه اطلاعات مشاوره ای به مدیریت سازمان برای نفوذ درافکار عمومی وهدایت آن افزون بربرنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری به شکل اصولی رسانه ها رادرخدمت گرفته وبه اصول اطلاع یابی اهمیت ویژه ای قابل است واز طرفی با توسعه فعالیتهای افکار سنجی وارتباطات مردمی وتولید فرآورده های فرهنگی سعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان ومخاطب را دوسویه کرده وبازخورد لازم رادرجریان ارتباطی خود بامخاطبان درابعاد درون سازمانی ملی وبین المللی ایجاد کرده وازطریق آثار کلان وتاثیر گذاری مثبت درسطح برنامه های سازمانی وبرنامه های توسعه ملی ایفا کند وباگرایش بیشتر به سمت مردم درهیئت وکیل مدافع مردم ومدعی العوم ظاهر شده وبه صورت یک نهاد مدنی حامی وپاسدار افکار عمومی درآید .
من ا.. توفيق
مهرداد رضاخاني
بهار1392
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
