شرح وظایف مسئول روابط عمومی بيمارستان خاتم الانبياء(ص)

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط علی صفری

بازدید: 5362

بسمه تعالي

مقدمه:

روابط عمومي در هر سازماني، سامانة برقراري ارتباط مؤثر ، نزديك و سازنده مديريت آن سازمان با ديگر بخش ها اعم از بخش هاي دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآيندي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است. ,,,,,,, به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است. ,,,,,,,

نخست آنكه در فعاليت هاي روابط عمومي همواره ارتباط « دوسويه» است. دوم آنكه در فرآيندهاي ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهيز مي شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود. ,,,,,,, نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارايه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.

نكته بعدي «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاند محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، ,,,,,,, تأكيد بر تفاهم و تعامل ،‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.

در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند:

نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است. در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود.

 ,,,,,,,

شرح وظایف مسئول روابط عمومی بيمارستان خاتم الانبياء(ص)

شرح وظايف

*1-هماهنگی با واحدها جهت تهیه ،تایید و انعکاس خبر در سایت بیمارستان و سایر سایتها  

*شرکت در جلسات مربوط به روابط عمومی ها در سطح استان-2        
 
*هماهنگی و برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف-3      
 
*-تهيه عكس و فيلم از برنامه هاي مختلف بیمارستان و ارائه گزارش عملکرد 4

* هماهنگي بازديد افراد و ديگر دستگاهها از واحدهاي مختلف  بیمارستان -5-

*-تهيه پيش نويس بيانيه ها و اطلاعيه ها و پيامهاي تبريك و تسليت 6

*جمع آوري نقطه نظرات همكاران و انتقال به مديريت بيمارستان -7

*8-جمع آوري انتقادات و پيشنهادات مراجعان به واحدهاي بیمارستان و انتقال به مديريت
  
* وبيمارستانهاي استان برگزاری مسابقات بین پرسنل بیمارستان-9

* هماهنگی و تایید نشریه های داخلی بیمارستان-10

(الف) برنامه ریزی

       1 - عدم اشتغال در ساعت اداری به اموری غیر از روابط عمومی

       2- تهیه برنامه عملیاتی فعالیت های روابط عمومی واحد به صورت ماهانه و سالانه و ...

3-تهیه گزارش و عملکرد ماهانه روابط عمومی و ارائه به مدیر واحد

4. شرکت فعال در جلسات مدیر و مسئولان واحد مربوطه

5. تلاش براي ارتقاء دانش و مهارت روابط عمومی از طریق شرکت در دورهای آموزشی و استفاده از مطالب اینترنت و ...

       6-  تلاش و حرکت به سوی روابط عمومی الکترونیک با بکارگیری فناوری های نوین

ب) اطلاع رساني

1-اطلاع رساني موضوعات مورد نیاز به کارکنان واحد

2) اطلاع رساني راههاي ارتباط با روابط عمومي دانشگاه از قبيل تلفن گويا ،ايميل ، پيامک به همكاران، ارباب رجوع و سایر سازمانها

3) اطلاع رسانی موفقیت و دستاوردها به مردم و مسئولان منطقه با هماهنگی مدیر واحد

4) انعكاس مستمر موفقيت ها ،دستاوردها و فعاليتهاي واحد به روابط عمومي مركز

5) انعكاس مشكلات و چالشهاي مورد توجه مردم ، کارکنان، مسئولین و رسانه ها در محیط به مدير مربوطه

6) تهیه ، تدوین و نظارت بر محتوا و طراحی زیر سایت واحد مربوط

7) درج اخبار متنی و تصویری به صورت روزانه در زیر سایت واحد مربوط

8) نظارت بر غنی سازی و بروز رسانی مطالب علمی در زیر سایت واحد مربوط

9) اطلاع رسانی برگزاری مراسم و برنامه ها به کارکنان واحد از طریق ایمیل یا پيامک

10) جلوگیری و خودداری از موازی کاری در ارسال ایمیل ، تبریک، تسلیت و مناسبت ها برای سایر واحدها

11) معرفی کامل و جامع واحد مربوط به صورت بروشور، پمفلت، سی دی و ارسال به روابط عمومی مركز

12) تهیه کلیپ و فیلم کوتاه آموزشی مانند پیشگیری از بیماریها، سوانح و ...

13) تهیه مطالب بهداشتی، درمانی ، آموزشی ، پژوهشی و ... برای استفاده زيرنويس در سیما و تلویزیونهاي تبليغاتي و سربرگ نامه های اداری

14) تهيه ليستي از شماره تلفن همراه کارکنان واحد براي ارسال پيامک

ج) ارتباطات رسانه اي

1 ) هماهنگي با روابط عمومي مركز براي گرفتن مجوز،مصاحبه يا تهيه خبر توسط خبرنگار از محيط هاي بهداشتي، درماني، آموزشي پژوهشي، دانشجويي ،غذا و دارو و...

2) هماهنگی با روابط عمومی مركز برای انجام دادن مصاحبه، نشست مطبوعاتی، گزارش مسئولان و کارکنان آن حوزه با رسانه

3) همكاري و راهنمایی خبرنگاران رسانه ها برابر فرآیند ( در صورتی که خبرنگار رسانه ها با روابط عمومی مركز برای تهیه خبر یا گزارش از محیط هماهنگی ننموده ، روابط عمومی واحد موظف است ضمن تکریم خبرنگار، تلفنی از روابط عمومی دانشگاه اخذ مجوز نماید و با مدیر و حراست محیط الزاماً هماهنگ کند)

4) ارسال ليست مسئولان ،كارشناسان واجد شرايط براي انجام دادن مصاحبه ،تهيه گزارش ، نشست مطبوعاتي با هماهنگي مدير واحد و حراست به روابط عمومي مركز(بنياد شهيد)

د) پاسخگویی

1) دریافت روزنامه های رسمی و محلی از طریق اینترنت و بررسی آن ها و انعکاس شکوائیه های مردمی به مدیريت بيمارستان

2) پاسخگویی شکوائیه های مردمی که از طریق صندوق پستي ، ایمیل ، تلفن یا حضوری به روابط عمومی منعکس شده است

3) انعکاس راهکار حل مشکلات واحد مربوط( مردمی ، کارکنان ، مسئولان و ... ) به روابط عمومی مركز

4) پیگیری در تسریع پاسخگویی به شکوائیه های مردمی در جراید ارسالی توسط روابط عمومی مركز

5) انجام نظر سنجی و انعکاس نتایج به مدیر واحد مربوط و روابط عمومی مركز

6) بازدید مستمر از محیط های تحت پوشش واحد

ه) امور فرهنگي

1) مشارکت فعال در اجراي مراسم هاي مذهبي،فرهنگي،راهپيمايي ها و ...

2) ترويج فرهنگ اسلامي و اخلاق اداري

3) فضا سازي و بزرگداشت مراسم هاي اسلامي و تهيه مطالب مفيد و آموزنده مناسبت ها و ارسال از طريق ايميل به کارکنان واحد

و) برگزاري مراسم - همايش - نمايشگاه و مناسبتها و ...

1) شرکت در جلسه هماهنگي مراسم يا مناسبتها

2) هماهنگي و نظارت بر عوامل اجرايي مراسم (مجري،قاري،سرود جمهوري اسلامي،کليپ،سخنران ،گروههاي هنري ،تزئين سالن، پارچه نوشته و بنر ، صوت و نور)

3) تهيه عکس ، فيلم ، خبر

4) نظارت ، هماهنگي و همکاري در تنظيم و توزيع دعوتنامه مدعوين

5) برگزاري نشست مسئولان واحد با کارکنان 6) اجراي امور محول از سوي مديريت روابط عمومي دانشگاه.

نويسنده : علی صفری

این کاربر 2 مطلب منتشر شده دارد.