كاركرد مهم تلفن گويا

توضیحات

منتشر شده در یکشنبه, 01 ارديبهشت 1392 21:35

نوشته شده توسط محبوبه دهستانی

بازدید: 617

دو كاركرد مهم تلفن گويا در ارتباط با مخاطب در روابط عمومی عبارتند از :

1 - كاركرد اطلاع رساني

2 - كاركرد اطلاع يابي

كاركرد اطلاع رساني :

تنوع مخاطبين و شرايط متفاوت آنها ايجاب مي كند روابط عمومي براي اطلاع رساني كانال هاي ارتباطي مختلف را به كار گيرد و تلفن گويا استفاده از ظرفيت هاي خطوط تلفني است كه تاكنون كمتر استفاده شده است و به صورت شبانه روزي مي توان اطلاع رساني لازم را انجام داد. دو امكان ويژه تلفن گويا ارسال اطلاعات به صورت شنيداري و مكتوب است كه تماس گيرنده با انتخاب شاخه هاي يك درختواره اطلاع رساني از طريق شماره گير تلفن ، به صورت صوتي در موضوع مورد نظر اطلاعات دريافت مي كند. همچنين مي توان صفحات متناوب را به صورت فاكس براي تماس گيرنده فرستاد و اگر شخص دسترسي به فاكس داشته باشد به راحتي مي توان هر آنچه مدير سيستم در شاخه هاي خاص قرار داده دريافت كند.

نكته اول : بيشترين كارآيي سيستم تلفن گويا در بخش اطلاع رساني هنگامي است كه اطلاعات به صورت ديتا و قابل جمع آوري در يك بانك اطلاعاتي باشند . توضيح بيشتر اينكه مخاطب سازمان هايي نظير بانك ها با عدد و رقم هايي سر و كار دارند كه به راحتي سيستم تلفن گويا مي تواند آن ها را از بانك اطلاعاتي پشتيبان دريافت و منتشر كند. نقطه مقابل اين وضعيت داشتن اطلاعات ساده و ايستايي ست كه يك بار درون سيستم جاي مي گيرد مثل قوانين و مقررات سازماني و يا نشاني و تلفن ها ( مشابه تفاوت صفحات وب پويا و ايستا )

نكته دوم : حداكثر زماني مناسبي كه شما مي توانيد اطلاعات را به صورت صوتي به شنونده بدهيد 2 الي 3 دقيقه است و بيشتر از آن بهره وري بيشتري ندارد. براي مثال در آشنايي با روال اجرايي دريافت مجوز از سازمان تنها مي توان به صورت كلي اشاره كرد كه چه مداركي نياز هست و به كجا مراجعه بايد كرد و در اينجا بايد از امكان ارسال فاكس سيستم بهره برد كه فرم ها ، اطلاعات تفصيلي و ... را در اختيار تماس گيرنده قرار دهد.

نكته سوم :اطلاع رساني بر اساس درختواره انجام مي گيرد و گام به گام شنونده به اطلاعات مورد نياز نزديك مي شود . علاوه بر اينكه عناوين شاخه ها بايد كاربردي و غير رسمي باشند ، بايد سعي شود حداكثر با انتخاب سه شاخه فرد به اطلاعات مورد نياز دست يابد و گسترش درختواره اطلاع رساني به صورت عمومي باعث سردرگمي و خستگي تماس گيرنده خواهد شد.

نكته چهارم : از صداگذاري به اصطلاح ماشيني در تلفن گويا خودداري كنيد و سعي كنيد كه گوينده با استفاده از جملات ساده و متنوع احساس ارتباط با ماشين را نزد شنونده كم كند.

كاركرد اطلاع يابي

سيستم تلفن گويا علاوه بر ارسال اطلاعات مي تواند به عنوان پل ارتباطي سازمان با مخاطبين هم باشد و در دسترس بودن تلفن براي اقشار مختلف كاربرد آن را بيشتر خواهد كرد. استفاده از پيام گير هاي ساده در واحد هاي ارتباط مردمي روابط عمومي از مدت ها پيش مرسوم است و چه بسا اگر روابط عمومي نگرش پاسخگويي داشته باشد بسيار هم مفيد است . تلفن گويا امكانات جديدي را به منشي تلفني اضافه مي كند

- امكان انتخاب مخاطب را به تماس گيرنده مي دهد .

( با ايجاد صندوق هاي پست صوتي مختلف پيام هاي مخاطبين تفكيك مي شود . براي مثال هر يك از روسا و معاونين مي توانند صندوق پست صوتي مخصوص خود را داشته باشند كه تماس گيرنده اين صندوق ها را انتخاب مي كند. )

- امكان پيگيري پاسخ را از طريق همين سيستم بدون مراجعه ايجاد مي كند.

( تلفن گويا ارتباط دو طرفه را مهيا مي كند و مثل يك ترمينال براي دريافت نظرها ، انتقادها و پيشنهاد ها از يك سو و پاسخ مسئولين از سوي ديگر عمل مي كند. تماس گيرنده پس از گذاشتن پيام خود براي صندوق پست صوتي خاص و يا صندوق پست صوتي روابط عمومي شماره ويژه پيام خود را دريافت مي كند و در تماس بعدي مي تواند پاسخ گذاشته شده در سيستم را دريافت كند.

- امكان ارتباط مستقيم مديران با مخاطبين

( تكميل چرخه ارتباطي بالا با مشاركت مديران و مسئولان براي پاسخ به پيام ها تكميل مي شود . به همين منظور به صاحبان صندوق پست صوتي رمز خاصي داده مي شود كه بتوانند از طريق تلفن پيام هاي جديد خود را بشنوند و از همان طريق پاسخ دهند. )

- ايجاد فرم هاي نظر سنجي

( شايد اين امكان در اغلب سيستم ها وجود نداشته باشد ولي در معرفي سيستم هاي موجود به سيستم نرم افزاري اشاره مي شود كه امكان ايجاد فرم نظرسنجي را به دلخواه به شما مي دهد كه سوال ها پرسيده مي شود و تماس گيرنده با انتخاب اعداد شماره گير تلفن به پاسخ ها جواب مي دهد.)

نويسنده : محبوبه دهستانی

این کاربر 12 مطلب منتشر شده دارد.