فعالیت های روابط عمومی و فرهنگی مجتمع دخانیات تهران

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط حامد عرب احمدی

بازدید: 2565

                 روابط عمومی ، نقشی بسیار مؤثر دربهبود وضعیت سازمان ها وایجاد تعامل بین مجموعه ای وبرون سازمانی دارد. مسئول روابط عمومی درهردستگاه وسازمان دولتی وخصوصی ، بایستی واجد یک سری خصوصیات و روش های کارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلی باشد تابتواند ،مایه ی پیشرفت کاری درادارات وسازمان ها گردد.روابط عمومی، از زمان های قدیم تا قرن21،تغییرات شگرفی  را به خود دیده است .روابط عمومی قرن 21، بسیار پیچیده تر از روابط عمومی های قبل از آن است و تحولات فراگیر دنیای معاصر مسئولیت های بیشتری را متوجه کارگزاران روابط عمومی می کند .اگر بخواهیم روابط عمومی درحد مطلوبی ومتناسب با شرائط قرن21نقش آفرینی کند ،بایستی به گونه ای برنامه ریزی شود که در درجه ی نخست درهرسازمانی، نسبت به تثبیت وتقویت جایگاه روابط عمومی اقدام گردد.درمراتب بعدی ،تدوین ساختار واساسنامه روابط عمومی ، درنظر گرفتن نیروهای کافی برای انجام وظائف مربوطه ومجهز شدن به ابزارهای نوین ارتباطی مورد توجه قرار گیردتا روابط عمومی بتواند از عهده ی مسائل گسترده دنیای معاصر برآید و راهنمای خوبی برای مجموعه کاری  ومخاطبان  گردد .

              روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط بین مخاطب و سازمان، یعنی ایجاد ارتباط دو سویه بین سازمان و مخاطب و این ارتباط با بازگشت و بازخورد از مخاطب به منبع یا سازمان همراه می باشد.

روابط عمومی بخشی از یک سازمان است، در واقع همانند جزئی از یک موجود زنده است روابط عمومی به عنوان یک پاره سیستم در سازمان باید نسبت به فشارها حساسیت نشان دهد، فشارها را وارد سیستم کند آنها را جهت دهد و در کاهش فشارها بطور اصولی و منطقی تلاش کند، در این صورت روابط عمومی دارای خصلت سازگاری و انطباق می شود.

اولین روابط عمومی در ایران در شرکت نفت توسط دکتر نطقی پایه گذاری شد و اولین آگهی تجارتی در دوره ناصرالدین شاه به صورت کاغذ دیواری که روی آن روبان تصویر شده بود تهیه شد.

پس از پیروزی انقلاب اسلامی روابط عمومی در ایران وارد دوره جدیدی از کار خود شد. همزمان با حاکم شدن ارزشهای دینی، مذهبی و اخلاقی روابط عمومی به سوی روابط عمومی متعهد پیش رفت تا گرمایش انقلاب را حفظ و از ارزشهای اسلام پاسداری کند .

روابط عمومی دانش نیست روابط عمومی یک حرفه و شغلی است که تعدادیاز علوم را به کمک می گیرد و اصلی ترین علمی که در رشته و کار روابط به کار می آیدارتباطات است در این مقاله سعی شده است به طور مختصر نگاهی مجدد و تا حدی مقایسه ایبه تعریف روابط عمومی و مخاطبان آن بیندازیم .

در اینجا به چند تعریف که کارگزاران روابط عمومی ارائه می دهندنگاهی می اندازیم .

1. د رگردهمایی جهانی انجمن های روابط عمومی ، در سال 1978 میلادیدر مکزیک بر این تعریف توافق نظر شد.
2. روابط عمومی هنر و علم اجتماعی تحلیل روشها ، پیش بینی پیامدهایآنها ، مشورت دادن به رهبران سازمان و انجام طراحی برنامه علمی است که در خدمتعلایق سازمان و مخاطبانش باشد
3. انجمن روابط عمومیدر سال 1987 این تعریف را مطرح کرد«کارروابط عمومی طراحی و تلاش برای برقرای و حفظ حسن نیت و شناخت مابین سازمان ومخاطبانش است »

) در سالهای اخیر ، جامعه روابط عمومی آمریکا یک گزارش ازاصطلاحات علمی ، شامل چند اصطلاح برای ارتباطات رسمی و رفتار همگانی منتشر و در آنآمد که پیشنهاد و رضایت بخشی برای اصطلاح روابط عمومی وجود ندارد . تعریف هایی کهاز این گزارش برداشت می شود به شرح زیر است :

• - روابط عمومی به یک سازمان و مخاطبانش برای سازگاری دو طرفه بهیکدیگر کمک می کند .
• - روابط عمومی تلاش های سازمانی برای غلبه بر همکاری گروههایمردمی است.
• - روابط عمومی بطور موثر به سازمان ها کمک می کند تا با مخاطباناصلی خود ، تعامل و ارتباط داشته باشند .

با این وصف نمی توان به آسانی یک تعریف مناسب پیدا کرد . رکسهارلو (Rex Hrrlow) در یک تحقیق در سال 1976 میلادی 427 تعریف را بررسی کرد . و درنهایت نتیجه گرفت که «روابط عمومی ، کارکرد مدیریتی مشخص است که به برقراری و حفظسطوح دوطرفه ازتباط ، پذیرش و همکاری مابین سازمان و مخاطبانش کمک می کند که شاملمدیریت ادامه دهی پاسخگویی به افکار عمومی ، شناسایی و تقویت وظایف

1. مدیریتی برایخدمت به علایق عمومی ، کمک به مدیریت برای اداره همزمان و استفاده موثر از تغییرخدمت کردن به عنوان یک سیستم اولیه خبر و کمک به پیش بینی تمایلات و استفاده ازتحقیق و تکنیک های ارتباطات اخلاقی بعنوان ابزار اصلی است .) گروه یورک شایر و هامبر ساید انجمن روابط عمومی ، در کمیسیونبین المللی روابط عمومی را اینگونه تعریف نمود :روابط عمومی محدود شهرت و اعتبار است . نتیجه آنچه شما انجام میدهید ، آنچه شما می گوئید و آنچه دیگران در مورد شما بگویند.

}        ویژگی های روابط عمومی موفق

مدیر روابط عمومی باید به گونه ای انتخاب شود که دارای ویژگی ها یی باشد تا براساس آن ها بتواند موفقیت لازم رادرپیشبرد اهداف سازمانی محقق نماید واعتماد مخاطبان اداره وسازمان را نیز به خود جلب نماید . دراینجا برخی از ویژگی های  لازم برای انتصاب مسئول روابط عمومی ذکر می شود :

1-مهارت فنی

2- دانش ومهارت تخصصی

3-سوابق تجربی موفق

4- توانمندی های فردی نظیر پژوهش افکار عمومی ، سخن وری ، قدرت بیان ، قلم توانا ، توانمند درتجزیه وتحلیل مسائل ، دارای سعه صدر  که درپرتو آن ها بتواند تعامل مطلوب ومؤثری را درروابط سازمانی برقرار کند

5- اخلاق ومنش متناسب با حرفه روابط عمومی

6- احساس تعهد نسبت به سازمان وجامعه

گرچه مجموعه وظایف یک روابط عمومی ،به روش های کلیشه ای دنیای ارتباطات وتبلیغات ختم نمی شود ،وهرگز نمی توان آن ها را محدود ومحصور دریک سری رفتار وبرنامه ها کرد ،اما روابط عمومی برای وصول به موفقیت سارمانی ،نباید بدون برنامه حرکت کند ،بلکه باید خیلی هدفمند ،منظم وقاعده مند  باشدتا بتواند در راستای انجام وظایف، موفقیت حاصل نماید .دراینجا به بعضی از وظایف یک روابط عمومی با رویکرد نوین ومتمایل به «قرن ?? »به صورت مختصر پرداخته می شود :

- ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان

- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.

- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.

- ارتباط تنگاتنگ با اینترنت ،خبرگزاری ها ،وب سایت ها و وبلاگ ها

- توجه به اطلاع رسانی آنلاین وداشتن حداقل یک سایت ویا وبلاگ تخصصی برای سازمان واداره

- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.

 -  انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.

- روابط عمومی موفق، نه ،«توجیه گر»است ،نه «تبیین گر» ،بلکه «تحلیل گر» است .

- صداقت درکار روابط عمومی ،نقش بسیار مهم و سازنده ای دارد وسبب جلب اعتماد می شود.پس نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه  از نظر دورنگه داشت.

- روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی باید دربرقراری  «ارتباط رضایت مندانه »بین دستگاه متبوع ومخاطبان بکوشد.

-روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک نمایی» پیشه کرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه که هست» منعکس نمود.

-چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی.

-خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»

- برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران فراموش نشود.

-  موضع گیری شخصی و سیاسی  در تنظیم خبر دخالت داده نشود .

- اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک )  جدی گرفته شود .

- باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث   دلسردی خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .

- این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

-مسئول روابط عمومی باید با نصب العین قراردادن عبارت مشهور « خیر الکلام ما قل و دل» و تنظیم اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.

-خوش برخورد بودن ،لازمه ی کار روابط عمومی است . 

-سرعت عمل وایفای نقش مؤثر وارزنده درمواقع حساس وبحرانی ،عامل بسیار مهمی درموفقیت وکارآمدی یک  روابط عمومی است . 

-مدیریت تابلوی اعلانات وبه روز کردن مطالب آن

-برقراری تعامل مطلوب وسازنده بین اداره یاسازمان مربوطه با سازمان ها ،ادارات،نهادها واشخاص حقیقی وحقوقی

-تهیه گزارش فعالیت  واحدها وجمع بندی آن به صورت گزارش ماهانه ،فصلی وسالانه

 - پاسخگو کردن دستگاه اداری وخصوصی دربرابر مخاطبان وقائل شدن احترام برای ارباب رجوع و افکارعمومی

ضرورت وجود روابط عمومی، پاسخگویی به افکار عمومی، شناساندن سازمان به مردم و نیازهای رسانه ای و توسعه رسانه های گروهی و ... است.

همراه کردن کارکنان، جلب مشارکت و اعتماد آنان برای پیشرفت های مادی و معنوی سازمان از جمله وظایف و کارکردهای اساسی روابط عمومی است.

تقویت روابط عمومی ها جهت تقویت روابط عاطفی مدیران و کارکنان، جایگاه روابط عمومی در اطلاع رسانی دولت و فرهنگ سازی در سازمانها از دیگر کارکردهای این نهاد است. 
توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است.

روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است، روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند. 

روابط عمومی تنظیم کننده مدیریت ارتباط بین سازمان و کارکنان خواهد بود و به نوعی وظیفه خطیر اطلاع رسانی و سخنگویی و اعلام مواضع آن سازمان را در سطح جامعه و افکار عمومی برعهده خواهد داشت. 

اگر مدیران سازمانی می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است. به هر حال می توان گفت دوران حبس اطلاعات به سر آمده است و مردم خواهان انتشار اطلاعات شفاف و روشن هستند.

اگر در رأس این حوزه مدیری لایق، متین و کارآمد وجود داشته باشد، می تواند با به کار گماری کارگزارانی با مهارت، در موضوعات ذیل منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازمانی باشند:

1-توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست . 

2-ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد شد که مدیر روابط عمومی بهره ای از علوم مشاوره ای، روانشناسی، علوم تربیتی، جامعه شناسی، مردم شناسی و ... داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی در بسیاری از مدیران روابط عمومی های فعلی است. 
3- دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد. 
4-  حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد. 
5-  خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال (در حال حاضر بسیاری از مدیران روابط عمومی کاملاً از موضع انفعالی در مقابل مدیران برخوردار می باشند.) 
6- تغییر فرهنگ سازمانی غلط، به این نکته باید توجه کرد، کارگزار روابط عمومی موقعی در جهت تغییر فرهنگ سازمانی می تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و دیگر این که با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد. 

     7- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان. 
8-  کمک در جذب استعدادهای درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستری مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان. 
9-  تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی. 
10- معرفی الگوهای آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی. 
11-  سازماندهی خبری سازمان (تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهای ارتباطی) 
12- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن. 
13- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن. 
14-  جهت گیری و جهت دهی سازمان به سوی کارمند محوری. 
15-همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها. 
16-تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی. 
17- تنظیم برنامه مدون و سالیانه برای عمل به شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و غیره... 
18-انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان. 

19- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی. 
20- تهیه مقاله های علمی در حوزه فعالیت های سازمان و نشر آن در رسانه های گروهی. 
21-معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان. 
22-انعکاس تجربه های موفق کارکنان سازمان. 
23- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فراورده های سازمانی. 
24- تهیه فیلم برای معرفی سازمان. 
25- همدردی با خانواده های سازمان بدون تبعیض قائل شدن. 
26-تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان.

}        فعالیتها در شرکت دخانیات به دوگونه انجام می پذیرد .

}        1-فعالیت های ستاد:

}        عمده فعالیتهایی که پیامد آنها برنامه ریزی اصلی و کلی و پیگیری اجرای این امور و کارها ، توسط ستاد انجام میشود . این مجموعه ستاد فقط در شهر تهران مستقر میباشد و برای سطح کل کشور و مجتمع های کل کشور برنامه ریزی و تصمیم گیری میکنند .

}        2-فعالیتهای مجتمع :

}        در هر استان ( تقریبا تمامی استانها ) مجتمع دخانیات وجود دارد ( اعم از تولید سیگار ، انبار کالای متفاوت ،تولید محصولات زراعی ، بخش های اداری ( پخش و فروش ، مبارزه با قاچاق کالا) و غیره ) .

}        این مجتمع ها از نظر عملکردی مستقل از همدیگر هستند ، ولی همگی زیر نظر ستاد انجام وظیفه مینمایند . هر کدام از این مجتمه ها ادارات مربوط به خود را دارند ، همانند : اداره حفاظت فیزیکی ، اداره حراست ، اداره آموزش ، اداره تدارکات ، اداره آتش نشانی ، اداره امور مالی ، اداره کارگزینی و رفاه ، اداره امور عمومی ، اداره برنامه ریزی و انبارها ، اداره انفورماتیک ، اداره بهداشت کار ، اداره فنی و مهندسی ، و در آخر اداره روابط عمومی .

مجتمع دخانیات تهران نیز خارج از این برنامه نیست . برنامه ریزی بلند مدت و استراتژیک و امور راهبردی اصلی ، توسط روابط عمومی ستاد انجام میشود . ولی از نظر بودجه و و برنامه های کوتاه مدت تمام امور زیر نظر مدیریت مجتمع تهران عمل می نماید.

میزبانی :

میزبانی در مجتمع دخانیات تهران به دو گونه میباشد .

1-1- میزبانی مسئولین رده یک مملکتی :

( روسای قوای سه گانه ، معاونین ، وزرا ، نمایندگان مجلس و در کل مدیران ارشد دولتی ) . که این مهم از نظر برنامه ریزی و اجرا توسط روابط عمومی ستاد انجام میشود . ولی به صورت موازی با ستاد ، روابط عمومی مجتمع عمل مستند سازی ، تهیه گزارش تصویری و گزارش بازدید را جهت آرشیو خود و ارائه به مدیریت مجتمع انجام می دهد .

2-1-میزبانی مقامات و مسئولین دولتی غیر از رده یک و افراد دیگر :

برنامه ریزی ، هماهنگی ، پذیرایی ، تهیه هدایا ، مستند سازی و تمام امور مربوط به میزبانی تمامی مسئولین ( غیر از مسئولین رده یک مملکتی ) و تمامی افرادی حقیقی و حقوقی که به هر نوع و شکلی با مجتمع دخانیات تهران تعامل دارند .

   3-1-همایش ها ، جلسات و کلاسهای آموزشی در سطح مدیریت و معاونت های مجتمع :

برنامه ریزی ، هماهنگی ، اجرا ، پذیرایی و مستند سازی در زمینه همایش ها و جلسات شورای معاونین و کلاسها و دوره های آموزشی ، که در سطح مدیریت و معاونین مجتمع تهران انجام میشود نیز جزء شرح وظایف و عملکرد روابط عمومی مجتمع است .

2-جمع آوری و جمع بندی و ارسال اطلاعات و اخبار:

با توجه به وجود نشریه ای ماهیانه ی داخلی ، به نام پیک دخانیات و انتشار آن توسط روابط عمومی ستاد و همچنین توزیع آن در سطح کل کشور ، تمامی روابط عمومی ها اقدام به جمع آوری اخبار داخل مجتمع ، تهیه عکس های مربوطه   ، جمع بندی و تنظیم آنها و ارسال به روابط عمومی ستاد مینمایند . که در این امر روابط عمومی مجتمع تهران نیز اقدام به این عمل می نماید .

3-برنامه ریزی و اجرای امور فرهنگی :

     این اداره بنا به موقعیت ها ، ایام و مناسبت های پیش رو اقدام به برگزاری مراسم های مختلفی می نماید . که شرح آن به شکل زیر میباشد .

1-3-برگزاری مراسم های مذهبی:

مطابق با مناسبت های مذهبی مانند ایام شهادت ( محرم و صفر و ...) یا ایام موالید اقدام به برگزاری مراسم و هیأت های عزاداری و جشن می نماید . ( برنامه ریزی ، اطلاع رسانی ، پذیرایی ، مستند سازی )

3-3-برگزاری نمایشگاهها :

بر اساس مناسبهای پیش رو ( طبق جدول تقویم ) و مناسبتهای خاص ، نمایشگاه های مختلفی مانند نمایشگاه دفاع مقدس ، کتاب ، بصیرت ، تهاجم فرهنگی و غیره توسط روابط عمومی برنامه ریزی ، هماهمنگی ، اجرا ، مستند سازی ، و در نهایت جمع آوری میگردد .

4-3- برگزاری گلگشت :

بر اساس تصمیم گیری مدیریت ، در جهت تشویق پرسنل در هر سطح و موقعیت در مجتمع ( کارگران ، کارشناسان ، اداری ، روسای ادارات ، معاونت ها ) طبق پیشنهاد مدیریت مجتمع تهران و بر اساس برنامه ریزی مشترک روابط عمومی و تربیت بدنی برنامه ریزی ، هماهنگی ، اطلاع رسانی ، برگزاری ، مستند سازی این گلگشت ها مینمایند .

گلگشت: ( گشت و گذار   ، کوه نوردی ، عزیمت ، به اماکن باستانی ، گلاب گیری و غیره )

4-برنامه ریزی و اجرای امور تبلیغاتی :

براساس مناسبت های مختلف پیش رو و یا جهت اطلاع رسانی گسترده در سطح مجتمع ، طراحی پوستر های مختلف و چاپ ، نصب و جمع آوری و آرشو آنها توسط روابط عمومی مجتمع انجام میشود .

5-تهیه و توزیع مطبوعات :

بر اساس اعلام نیاز روسای ادارات و معاونت ها و دوایر مختلف انواع مطبوعات بصورت روزانه تهیه و بین ادارات توضیع میشود

6-اجرای مناقصات و مزایدات :

بر اساس نیاز مجتمع دخانیات تهران به خدمات مختلف بعد از اعلام نیاز واحد های مختلف و کسب تاییدیه های مختلف و مورد نیاز و تعیین نوع و مشخصات مناقصه یا مزایده ، از ابتدای کار کلیه هماهنگی های لازم جهت آگهی دادن ، هماهنگی با شرکت کنندگان در مزایده یا مناقصه ، بعده روابط عمومی است .

7- هدایای سالروز تولد :

بر اساس تاریخ تولد پرسنل کادویی که از طرف شرکت توسط روابط عمومی تهیه شده را در اختیار پرسنل قرار می دهد.

}        1- مقاله روابط عمومی موسی مباشری http://www.prsir.org/cp.asp?page=uview&mode=art&spage=list

}        2- تئوري و عمل در روابط عمومي و ارتباطات، تأليف ميرسعيد قاضي

}        3- كاركرد هاي روابط عمومي، تأليف كاظم متولي

نويسنده : حامد عرب احمدی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.