گزارش کاربینی 2 ؛ معرفی بخش های مختلف شرکت و شرح وظایف آنها
- توضیحات
-
منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25
-
نوشته شده توسط سید امیر فلاح
-
بازدید: 9069
1-1 : هیئت مدیره :
وظایف و مسوولیت‌های هیات مدیره
یک شرکت تحت هدایت و رهبری اعضای هیات مدیره‌اش اداره میشود، سپس هدایت و رهبری از هیات مدیره به مدیر عامل و از مدیر عامل به مدیران ارشد به منظور مدیریت و سازمان‌دهی کارهای روزانه شرکت انتقال می‌یابد. به این ترتیب هیات مدیره به نمایندگی از سوی سهامداران شرکت، کار نظارت و کنترل انجام می‌دهند.
مهم‌ترین عملکرد هیات مدیره تصمیم‌گیری برای انتخاب و ارزیابی مدیر عاملی است که واجد شرایط و شایسته بوده و از لحاظ اخلاقی مورد تایید اعضا باشد. همچنین تیم مدیران ارشد توسط هیات مدیره منصوب و مورد تایید واقع می‌شوند.
مدیران مجموعه‌ای از تجارب، دانش، داوری و قضاوت را برای شرکت با خود به همراه می‌آورند، به این ترتیب نباید تنها علایق خاص سهامداران را در امور شرکت مدنظر قرار دهند.
در رفتار مدیران کارا همواره شک و تردید‌های سازنده وجود دارد، آنها قاطعانه پرسش‌های نافذی را مطرح می‌سازند، به دقت امور را وارسی کرده و در مورد فعالیت‌هایی که انجام میشود سوال می‌کنند و می‌خواهند اطلاعات درست و دقیق و پاسخ‌های صادقانه دریافت کنند، مدیران کارآ همواره تلاش‌های خود را در یک راستا یکپارچه می‌سازند و تعهد خود را نسبت به شرکت، برنامه و طرح‌های کسب و کار و همچنین ارزش‌های بلند مدت سهامداران آشکار می‌سازند.
به منظور نظارت بر عملکرد شرکت، هیات مدیره خود را محق می‌داند که روی نظر، گزارش‌ها و عقاید مدیران اجرایی، پیشنهاداتی که توسط وکیل شرکت مطرح می‌شوند، نظر حسابداران و دیگر افراد متخصص شرکت تکیه کنند. هیات مدیره باید پرسش‌هایی را مطرح سازد و پاسخ‌هایی در مورد اینکه مدیران چگونه پروژه‌های شرکت را اداره می‌کنند دریافت کنند تا به این وسیله علاوه بر گزارش‌هایی که به هیات مدیره ارائه میشود از پیشنهادها و نحوه تصمیم گیری مدیران نیز آگاه گردند. همچنین هر زمان که هیات مدیره و کمیته آنها لازم دانستند می‌توانند از مشاوران مستقل نیز کمک بگیرند.
اعضای هیات مدیره با برعهده داشتن نقش نظارتی خود به سهامداران و دیگر موسسان شرکت این امکان را می‌دهند که از مدیران شرکت انتظار داشته باشند که سخت‌کوشانه و با قدرت روی کارها و فعالیت‌های جاری شرکت نظارت داشته باشند. اما آنها نباید انتظار داشته باشند که اعضای هیات مدیره با انجام دادن همان کارهایی که مدیر عامل و تیم مدیران ارشد انجام می‌دهند سطح مدیریت و اداره کسب و کار شرکت را کوچک و بی‌ارزش به حساب آورند.
نقش نظارتی هیات مدیره علاوه بر انتخاب و نظارت بر کار مدیر عامل شرکت، طیف وسیعی از مسوولیت‌ها را شامل میشود که از جمله این مسوولیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
برنامه‌ریزی برای رشد و توسعه مدیریت و جانشینی.
درک، مرور و نظارت بر اجرایی شدن استراتژی و برنامه‌های شرکت.
درک و تائید گزارش برنامه‌های سالانه و بودجه این برنامه‌ها.
تمرکز بر روی صداقت و شفافیت صورتها و گزارش‌های مالی شرکت.
مشورت با مدیران در رابطه با مسائل مهمی‌که در حال حاضر شرکت با آن مواجه شده است. هیات مدیره می‌تواند تجارب و نظرهای متعدد و وسیعی را در اختیار مدیران گذارد.
بررسی و تایید عملکرد‌های مهم شرکت.
نامزد کردن مدیران و اعضای کمیته‌ها و نظارت بر حاکمیت شرکتی موثر
نظارت بر پیروی از قانون و مسائل اخلاقی
نقش و مسوولیت‌های مدیر عامل و دیگر مدیران ارشد اجرایی
شیوه مدیریتی مدیر عامل و مهارت‌های رهبری او می‌تواند جایگاه کلی شرکت را مشخص کرده و به این ترتیب موفقیت یا شکست شرکت را در نهایت تعیین کند. مدیر عامل فرد محوری شرکت است که پیشرفت پروژه‌ها و استراتژی‌های شرکت را به منظور تعیین جهت‌گیری‌های کلی سازمان مدیریت کرده و منابع در دسترس را در جهت عملیاتی و اجرایی کردن ماموریت‌ها، چشم‌اندازها و اهداف هدایت میکند.مدیر عامل رابط بین بازار، تحلیل‌های سرمایه‌گذاری و رسانه با مدیر مالی شرکت است. مدیر مالی با همکاری مدیر عامل تلاش میکند تا در نتایج مالی و عملیاتی که برای شرکت منتشر می‌گردند همکاری كند. مدیر عامل اغلب مهارت‌های نرم را به کار می‌گیرد تا مهارت‌های سخت، به همین دلیل دیگر مدیران اجرایی باید شیوه‌های مدیریتی و مهارت‌های رهبری خود را با شیوه‌ها و مهارت‌های رهبری مدیر عامل هماهنگ سازند تا به این وسیله از همخوانی اهداف در شرکت اطمینان حاصل شود. نقش‌ها و مسوولیت‌های مدیر عامل و دیگر مدیران ارشد به شرح زیر است:
اداره شرکت:
مدیر عامل و مدیر ارشد فعالیت‌ها و کسب و کار روزانه شرکت را اداره می‌کنند. بر اساس درک و فهم اینکه چگونه شرکت فعالیت میکند و چگونه از طریق‌این فعالیت‌ها درآمد کسب میکند آنها اهداف استراتژیکی شرکت را همراه با گزارش‌های سالانه برنامه‌ها و بودجه شرکت که توسط هیات مدیره بررسی و مورد تایید قرار گرفته‌اند هماهنگ می‌سازند.
برنامه‌ریزی استراتژیک:
مدیر عامل و مدیر ارشد عموما نقش اصلی برای رهبری در برنامه‌ریزی استراتژیکی شرکت را دارند. آنها برنامه‌های استراتژیکی را تعریف کرده و نسبت به عملیاتی کردن آنها، اقداماتی را اعمال می‌کنند.
تنظیم بودجه و برنامه سالانه عملکرد شرکت.
انتخاب مدیران شایسته و تاسیس ساختاری موثر برای سازمان.
تشخیص ریسک‌های مدیریتی.
شفافیت و افشا در تدوین گزارش‌های مالی. مدیر ارشد مسوول است که کلیه سیستم و گزارش‌های مالی شرکت را یکپارچه سازد، او همچنین باید یک زمان بندی دقیق به منظور ارائه گزارش‌های مالی شرکت تعیین كند.
مدیرعامل و مدیر ارشد مسوول انجام فعالیت‌های شرکت بر اساس قوانین اخلاقی هستند. آنها نباید منافع شخصی خود را نسبت به منافع شرکت و سهامداران آن در اولویت قرار دهند.
مدیر ارشد طی جلسه هیات مدیره نباید از مشغله کاری‌اش بگوید، بلکه باید درباره نتایج به دست آمده به حاضران توضیح دهد.
: بخش مالی و حسابداری ، تحصیلداری
سرپرست حسابداری
حسابدار مالی
تحصیلدار
سرپرست حسابداری:
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
- کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .
- پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .
- پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .
- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .
- کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .
- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .
- کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری
- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .
- صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.
- کنترل گردش و مانده حسابها.
- هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .
-ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.
شرح وظایف
- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
- تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .
- صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.
- پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .
- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .
- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.
- نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .
- پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف
- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .
- نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .
- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .
- همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .
- ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .
- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .
- بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .
- کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .
- کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .
- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .
- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...
- تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .
- ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .
- کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .
- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .
- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .
- پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .
- تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .
- کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .
- تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
- نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
- کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).
- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید پیشرفت کار آنها .
- درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .
- محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .
- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
- مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .
- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید
حسابدار مالی :
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
- صدور اسناد جاری حسابداری .
- صدور اسناد اصلاحی .
- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .
- تهیه لیست حقوق ماهانه .
- نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .
- نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .
- تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.
شرح وظایف
- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
- صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .
- نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.
- دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .
- تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .
- نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .
- محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .
- تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .
- ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
- مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .
تحصیلـدار:
خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
- حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .
- دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .
- دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس .
- پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.
- مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .
- انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .
شرح وظایف:
- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
- نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه - ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.
- تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .
- دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .
- واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .
- ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .
- مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان .
- تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..
- انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .
- مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .
- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .
- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
- مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .
- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
- حداقل تحصیلات سوم راهنمایی با دوسال سابقه کار کارمفـید .
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
