اطلاع رسانی
- توضیحات
-
منتشر شده در شنبه, 21 ارديبهشت 1392 15:44
-
نوشته شده توسط سیدعبداله میروهابی
-
بازدید: 1187
1 . تشريح جريان فرآيند كار :
1- اطلاع‌رساني :
الف- جستجو، جمعآوري، تجزيه و تحليل و نتيجه‌گيري و ارائة پيشنهادهاي كارشناسانه، اخبار، اطلاعات، گرايشها و رويه‌ها از محيط داخل سازمان و اطلاع آن به مديريت سازمان.
ب- جمعآوري اخبار، اطلاعات، عملكردها، برنامه‌ها و ديدگاه‌هاي سازمان و مديريت سازمان و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعي، گروهي و فردي به عموم مردم و مخاطبان ويژه سازمان. در اينجا بايد مدير سازمان، مدير روابط عمومي و كارشناسان آن بايد حق پرسش كليه شهروندان و حق مطلع شدن مردم را باور كنند و مدافع اين نگرش جوامع نوين و مردم سالار باشند كه اطلاعات حق مردم است و همگان بايد آسان، سريع و كامل و شفاف به آن دسترسي داشته باشند. نظام اطلاع‌رساني شفاف، جدي و صادق را پي‌ريزي كنند. اطلاع‌رساني شفاف زمينة شكل‌گيري هدف اصلي روابط عمومي يعني تفاهم است.
2- تبليغ و ترغيب: دومين وظيفة روابط عموميها، ترغيب، تشويق و مجاب‌سازي، متقاعدسازي و انگيزه‌دهي است. اين وظيفه نيز فنون و شيو‌ه‌هاي خاص خود را داراست. روابط عمومي در اين مبحث به ارتباط يكطرفه و تزريق ديدگاه‌ها و خواستهاي سازمان برنمي‌آيد بلكه رابطه صادقي است بين منافع سازماني و خصوصي و منافع عمومي و همگان.
3- مشاركت‌جويي، همگرايي و بهينه‌سازي امور : كوتاه كردن فاصله بين مديران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمانها و نيروهاي درون و برون‌سازماني و جلب و جذب حمايت‌هاي آنها در پشت سر مديريت سازمان جهت ايجاد فضاي مشاركت و روح جمعي جهت تحقق اهداف سازماني از وظايف روابط عمومي است.
سازمانها همانند افراد و اشخاص جامعه، از طريق مشاركت در امور عمومي و مديريت امور عمومي مرتبط با سازمان و از ميان برداشتن بخشي از مشكلات جامعه بايد به وظايف و تكاليف شهروندي خويش بپردازند. تا بتوانند از حمايت افكار عمومي و مخاطبان مورد نظر خود برخوردار شوند و با كسب اعتبار و مقبوليت عامه راحتتر در دستيابي به اهداف خويش حركت كنند.
روابط عمومي از طريق افكار سنجي‌ها، فعاليتهاي پژوهشي، خواست‌ها و علايق نيازهاي مخاطبان سازمان و
افكار عمومي جامعه در زمينه كار خود را سنجيده و آن را به اطلاع مديريت سازمان رسانده و با اقدامات تصميم‌سازي، امكان تصميمگيري درست را ازسوي مسئولين فراهم سازند.
ويژگي هاي مهارتي
در ارتباط با دارا بودن ويژگي اي نظير كسب مهارت تجربي مي توان اشاره كرد كه مهارتا عمدتا به دو دسته عمومي و تخصصي تقسيم مي شوند. مهارتهاي تجربي عمومي آن دسته هستند كه شخص براي آنها آموزش مي بيند مثل آموزش ضمن تحصيل (كارورزي) و مهارتهاي تجربي تخصصي آن دسته اند كه فرد بعد از آموزش ديدن در آن زمينه كاركرده و كسب تجربه مي نمايد.
دانش و استعدادهاي مورد نياز
علم مديريت: علم شناخت استعدادهاي انساني و انطباق با نيازهاي اداري است. علم مديريت علمي است كه در آن يك مدير بايستي روي استعدادهاي انساني شناخت پيدا كند و آنها را با نيازهاي اداري انطباق دهد. چرا كه به هر حال در هر سازمان مسطح يا بلند (در صفحات قبلي توضيح مربوط به آنها ارايه گرديده) انتخاب نيروي ماهر از طريق مدير احتياج به توجهات و فاكتورهاي خاصي دارد. در واقع به عنوان يك مدير، بايستي نوع كار، ميزان و ارتباطات برون سازماني نيز مورد توجه ما باشد و از طرفي هم شخصيت فردي، جمعي، اعتقادي و علمي فرد را كه قرار است انتخاب كنيم، بايد مورد توجه قرار دهيم.
يك مدير بايستي جهت كادر روابط عمومي تلاش كند كه صرفا از كساني استفاده نمايد كه داراي اطلاعات و تخصص هاي كافي نسبت به روابط عمومي و يا حتي رشته هاي مرتبط با اين موضوع مثلا ارتباطات داشته باشد. بهترين انتخابها مي تواند از بين فارغ التحصيلان روابط عمومي بوده و حالا اگر اين افراد دامنه اطلاعاتشان گسترده تر باشد و حتي نام مراكز و نوع فعاليتهاي آن مراكز كه در راستاي ارتباطات مردمي و مردم داري و خدمات مردمي داشته باشد، را نيز بدانند، مزيتي برتر محسوب خواهد گشت.
توانايي جسمي:
به نوع كار بستگ دارد يك مدير با شناسايي نوع كار و سختي كار و توانايي هاي جسمي، كارشناسي را كه براي آن كار انتخاب مي كند، سنجيده و تست مي نمايد.
توانايي روحي و رواني: تاثير مهمي به نقش كار دارد
انسان داراي نيازهاي روحي و رواني مختلفي است كه به طور ويژه در كلان شهرها به تنهايي قادر به رفع آنها نمي باشد، از اين رو نياز به تاسيس و ايجاد مراكز و بنگاه هاي تخصصي در اين خصوص مي باشد تا به نيازهاي روحي و معنوي انسانها و سوالات مطروحه پاسخ داده شود. لذا توجه به توانايي هاي روحي و رواني فرد در انتخاب كار از نظر مديريتي، به ويژه براي كارهاي مردم اداري (روابط عمومي) بسيار نقش مهمي را دارا مي باشد.
سختي و پيچيدگي كار در روابط عمومي
به قولی معروف، روابط عمومی نزد مخاطبان وکیل مدافع سازمان و نزد مدیران سازمان، مدعی العموم مردم است اما درست همین نقطه محل چالش است. چگونه می توان در بعد اطلاع رسانی این دو را یکجا جمع کرد. به نحوی که با تعیین مرزی هم رسالت حرفه ای روابط عمومی در شفافیت و اطلاع رسانی حفظ شود و هم مدیر دستگاه از افشای برخی اطلاعات سازمان خشمگین نگردد.
روابط عمومی ها با اشراف کامل به مسایل و اطلاعات سازمانها در این بین وظیفه حرفه ای خود می دانند که موضوعات مورد نیاز مخاطبان را به طور شفاف تا مرز اقناع به ایشان منعکس و در عین حال حد و مرزها و خطوط قرمز را نیز حفظ کنند، اما آیا می توانند در این کار توفیق کاملی داشته باشند؟ موضوع نارضایتی و دلخوری رسانه ها از اطلاع رسانی ضعیف و ناکافی دستگاهها از کجا نشات می گیرد؟ روابط عمومی ها چگونه باید بین آنچه که مخاطبان را اقناع می کند در برابر حریمی که خود بدان قائلند و یا از آن سخت گیرتر مدیران سازمانها در نظر دارند گزینش درستی صورت دهند؟ در صورت بروز اشتباه آسیب و خسارت متوجه چه کسی خواهد بود؟
پیامد سختگیری در انعکاس اخبار و اطلاعات، بروز پدیده نامیمون منابع غیر رسمی اطلاعات در بدنه سازمانهاست به این علت که رسانه ها برای بدست آوردن جزئیات خبر وقتی از روابط عمومی دستگاه و منابع رسمی نا امید می شوند به سراغ منابع غیر رسمی در درون سازمانها می روند و این امر پیدایش باندهای خبری و اطلاعاتی را در سازمانها موجب می گردد و از طرفی روابط عمومیها را از وجاهت در درون دستگاه خلع نموده به حاشیه می راند.
آنچه مسلم است شفافیت در اطلاع رسانی، جزو ذات حرفه روابط عمومی است اما هنگامی که روابط عمومی در جریان ارتباط با مدیر دستگاه مطابق با مشی مورد نظر او حرکت کند، مخاطبان به دلیل قرار گرفتن او در قالب مدیر سازمان به کیفیت اطلاع رسانی او با دیده تردید خواهند نگریست و آن را غیر شفاف و مبهم خواهند دانست و در صورت ناهماهنگی با مشی مدیر دستگاه بین این دو اصطحکاک به وجود خواهد آمد و این تنش ادامه
خواهد داشت تا جایی که یکی از این دو عرصه را به نفع دیگری خالی کند که تجربه نشان داده در این گیرو دار نهایتا روابط عمومی ها به لحاظ موضع ضعیف تر قربانی سلیقه و دیدگاه مدیران سازمانها می شوند و به جای شفاف سازی توجیه گر رفتار و عملکرد سازمان خود می شنوند.
نكات مربوط به قوانين و مقررات انجام كار :
تدوین مقررات لازم در حوزه روابط عمومی ، کلید رشد روابط عمومی ها است
تدوین قوانین و مقررات مناسب ومتناسب با حرفه روابط عمومی و فراهم کردن بسترهای لازم برای آموزش مستمر برای شاغلان کلید راه تعالی روابط عمومی هاست
واقعیت این است که دانش روابط عمومی از زمانی که وارد کشورمان شده تاکنون مطابق با سایر بخش ها پیش نرفته ، به گونه ای که اگر برخی سازمانهای پیشرو را مستثنی کنیم به این حرفه کماکان به عنوان یک واحد بیشتر خدماتی که وظیفه ای جز پاسخگویی به تلفن ها ، خواندن روزنامه، چسباندن پلاکارد و بنر و بزرگداشت مراسم ها و مناسبتها و تبریک ها و تسلیت ها و... ندارند، نگریسته می شود. هرچند شاید در نگاه نخست این برنامه ها و فعالیت ها در بسیاری از سازمان ها و نهادها ضروری و بایسته است اما با تغییر نگرش ها و پیشرفت فناوری این فعالیت ها از دوش روابط عمومی ها گرفته شده و به بخش های خدماتی با نظارت روابط عمومی ها واگذار شده است و حتی در برخی از کشورها نظارت بر این بخش نیز از عهده روابط عمومی ها برداشته شده است .
وی ادامه داد: البته چندی است که فعالیت های قابل توجهی برای تقویت بنیه علمی روابط عمومی صورت گرفته و به واقع دیده می شود که بسیاری از روابط عمومی ها نیز در این عرصه و تبدیل یک روابط عمومی تصدی گرا به روابط عمومی تفکرگرا تلاشهای قابل تحسینی از خود نشان داده اند اما تا رسیدن به روابط عمومی ایده آل راه بسیار است.
مشکلات موجود در روابط عمومی ها را می توان به چهار بخش کلی تقسیم کرد در بخش نخست دیده می شود که متاسفانه نگاه کلی به روابط عمومی ها یک نگاه سطحی و کوته بینانه است به گونه ای که در حال حاضر به هر فردی که خوب صحبت می کند و در برقراری ارتباطات موفق تر است لقب برخورداری از روابط عمومی خوب داده می شود اما واقعیت این نیست و این نگرش متاسفانه روابط عمومی ها رااز منظر مدیران به یک بخش خدماتی
سوق داده است ، البته هستند بسیاری از مدیران و همکاران که نگاه منطقی و تخصصی به روابط عمومی دارند اما تعداد این افراد اندک است و این نگاه باعث شده که هر کسی در هر رده ای به خود اجازه دهد در کار روابط عمومی ها دخالت کند و نظر دهد.
مشکل دیگر در روابط عمومی ها نحوه انتخاب مدیران روابط عمومی ها است متاسفانه دیده می شود که مدیرانی برای روابط عمومی ها انتخاب و گزینش می شوند که از تخصص کامل و کافی برای این بخش برخوردار نیستند و بسیار اتفاق افتاده که صرفا بجای ضابطه رابطه حاکم بوده است .
مشکل بعدی عدم حمایت از روابط عمومی هاست . متاسفانه مدیران و روسا برخی از سازمانها و نهادها از عملکرد و فعالیت های روابط عمومی ها حمایتی مشابه سایر بخش های تخصصی و فنی بعمل نمی آورند این موضوع هم باعث کاهش قدرت مدیران روابط عمومی ها می شود و هم سطح مدیران روابط عمومی را نسبت به سایر مدیران پائین می آورد که این باعث تضعیف ارتباطات انسانی وموقعیت اجتماعی سازمان می شود .
کار در روابط عمومی ها برخلاف سایر بخش ها انتظار کشیدن برای پاسخگویی و ارجاع نامه ها نیست وبرای رفع این مشکل باید بروکراسی های اداری را از روابط عمومی ها دور کرد.
تغییر نگاه مدیران ، کارشناسان و روسای سازمان ها به عملکرد روابط عمومی ها ، ایجاد سازو کار درست و منطقی برای انتخاب مدیران ، حمایت همه جانبه مدیران ارشد از روابط عمومی ها و همچنین برای برنامه ریزی آموزشی سطوح مدیریت و کارشناسی بخش روابط عمومی برای تقویت بنیه علمی و تجربی کارکنان شاغل در روابط عمومی تاثیر بسزایی را بدر بهبسازی نقش روابط عمومی ها خواهد گذاشت.
نكاتي مربوط به ايمني و بهداشت :
1 . تشريح جريان فرآيند كار :
1- اطلاع‌رساني :
الف- جستجو، جمعآوري، تجزيه و تحليل و نتيجه‌گيري و ارائة پيشنهادهاي كارشناسانه، اخبار، اطلاعات، گرايشها و رويه‌ها از محيط داخل سازمان و اطلاع آن به مديريت سازمان.
ب- جمعآوري اخبار، اطلاعات، عملكردها، برنامه‌ها و ديدگاه‌هاي سازمان و مديريت سازمان و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعي، گروهي و فردي به عموم مردم و مخاطبان ويژه سازمان. در اينجا بايد مدير سازمان، مدير روابط عمومي و كارشناسان آن بايد حق پرسش كليه شهروندان و حق مطلع شدن مردم را باور كنند و مدافع اين نگرش جوامع نوين و مردم سالار باشند كه اطلاعات حق مردم است و همگان بايد آسان، سريع و كامل و شفاف به آن دسترسي داشته باشند. نظام اطلاع‌رساني شفاف، جدي و صادق را پي‌ريزي كنند. اطلاع‌رساني شفاف زمينة شكل‌گيري هدف اصلي روابط عمومي يعني تفاهم است.
2- تبليغ و ترغيب: دومين وظيفة روابط عموميها، ترغيب، تشويق و مجاب‌سازي، متقاعدسازي و انگيزه‌دهي است. اين وظيفه نيز فنون و شيو‌ه‌هاي خاص خود را داراست. روابط عمومي در اين مبحث به ارتباط يكطرفه و تزريق ديدگاه‌ها و خواستهاي سازمان برنمي‌آيد بلكه رابطه صادقي است بين منافع سازماني و خصوصي و منافع عمومي و همگان.
3- مشاركت‌جويي، همگرايي و بهينه‌سازي امور : كوتاه كردن فاصله بين مديران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمانها و نيروهاي درون و برون‌سازماني و جلب و جذب حمايت‌هاي آنها در پشت سر مديريت سازمان جهت ايجاد فضاي مشاركت و روح جمعي جهت تحقق اهداف سازماني از وظايف روابط عمومي است.
سازمانها همانند افراد و اشخاص جامعه، از طريق مشاركت در امور عمومي و مديريت امور عمومي مرتبط با سازمان و از ميان برداشتن بخشي از مشكلات جامعه بايد به وظايف و تكاليف شهروندي خويش بپردازند. تا بتوانند از حمايت افكار عمومي و مخاطبان مورد نظر خود برخوردار شوند و با كسب اعتبار و مقبوليت عامه راحتتر در دستيابي به اهداف خويش حركت كنند.
روابط عمومي از طريق افكار سنجي‌ها، فعاليتهاي پژوهشي، خواست‌ها و علايق نيازهاي مخاطبان سازمان و
افكار عمومي جامعه در زمينه كار خود را سنجيده و آن را به اطلاع مديريت سازمان رسانده و با اقدامات تصميم‌سازي، امكان تصميمگيري درست را ازسوي مسئولين فراهم سازند.
ويژگي هاي مهارتي
در ارتباط با دارا بودن ويژگي اي نظير كسب مهارت تجربي مي توان اشاره كرد كه مهارتا عمدتا به دو دسته عمومي و تخصصي تقسيم مي شوند. مهارتهاي تجربي عمومي آن دسته هستند كه شخص براي آنها آموزش مي بيند مثل آموزش ضمن تحصيل (كارورزي) و مهارتهاي تجربي تخصصي آن دسته اند كه فرد بعد از آموزش ديدن در آن زمينه كاركرده و كسب تجربه مي نمايد.
دانش و استعدادهاي مورد نياز
علم مديريت: علم شناخت استعدادهاي انساني و انطباق با نيازهاي اداري است. علم مديريت علمي است كه در آن يك مدير بايستي روي استعدادهاي انساني شناخت پيدا كند و آنها را با نيازهاي اداري انطباق دهد. چرا كه به هر حال در هر سازمان مسطح يا بلند (در صفحات قبلي توضيح مربوط به آنها ارايه گرديده) انتخاب نيروي ماهر از طريق مدير احتياج به توجهات و فاكتورهاي خاصي دارد. در واقع به عنوان يك مدير، بايستي نوع كار، ميزان و ارتباطات برون سازماني نيز مورد توجه ما باشد و از طرفي هم شخصيت فردي، جمعي، اعتقادي و علمي فرد را كه قرار است انتخاب كنيم، بايد مورد توجه قرار دهيم.
يك مدير بايستي جهت كادر روابط عمومي تلاش كند كه صرفا از كساني استفاده نمايد كه داراي اطلاعات و تخصص هاي كافي نسبت به روابط عمومي و يا حتي رشته هاي مرتبط با اين موضوع مثلا ارتباطات داشته باشد. بهترين انتخابها مي تواند از بين فارغ التحصيلان روابط عمومي بوده و حالا اگر اين افراد دامنه اطلاعاتشان گسترده تر باشد و حتي نام مراكز و نوع فعاليتهاي آن مراكز كه در راستاي ارتباطات مردمي و مردم داري و خدمات مردمي داشته باشد، را نيز بدانند، مزيتي برتر محسوب خواهد گشت.
توانايي جسمي:
به نوع كار بستگ دارد يك مدير با شناسايي نوع كار و سختي كار و توانايي هاي جسمي، كارشناسي را كه براي آن كار انتخاب مي كند، سنجيده و تست مي نمايد.
توانايي روحي و رواني: تاثير مهمي به نقش كار دارد
انسان داراي نيازهاي روحي و رواني مختلفي است كه به طور ويژه در كلان شهرها به تنهايي قادر به رفع آنها نمي باشد، از اين رو نياز به تاسيس و ايجاد مراكز و بنگاه هاي تخصصي در اين خصوص مي باشد تا به نيازهاي روحي و معنوي انسانها و سوالات مطروحه پاسخ داده شود. لذا توجه به توانايي هاي روحي و رواني فرد در انتخاب كار از نظر مديريتي، به ويژه براي كارهاي مردم اداري (روابط عمومي) بسيار نقش مهمي را دارا مي باشد.
سختي و پيچيدگي كار در روابط عمومي
به قولی معروف، روابط عمومی نزد مخاطبان وکیل مدافع سازمان و نزد مدیران سازمان، مدعی العموم مردم است اما درست همین نقطه محل چالش است. چگونه می توان در بعد اطلاع رسانی این دو را یکجا جمع کرد. به نحوی که با تعیین مرزی هم رسالت حرفه ای روابط عمومی در شفافیت و اطلاع رسانی حفظ شود و هم مدیر دستگاه از افشای برخی اطلاعات سازمان خشمگین نگردد.
روابط عمومی ها با اشراف کامل به مسایل و اطلاعات سازمانها در این بین وظیفه حرفه ای خود می دانند که موضوعات مورد نیاز مخاطبان را به طور شفاف تا مرز اقناع به ایشان منعکس و در عین حال حد و مرزها و خطوط قرمز را نیز حفظ کنند، اما آیا می توانند در این کار توفیق کاملی داشته باشند؟ موضوع نارضایتی و دلخوری رسانه ها از اطلاع رسانی ضعیف و ناکافی دستگاهها از کجا نشات می گیرد؟ روابط عمومی ها چگونه باید بین آنچه که مخاطبان را اقناع می کند در برابر حریمی که خود بدان قائلند و یا از آن سخت گیرتر مدیران سازمانها در نظر دارند گزینش درستی صورت دهند؟ در صورت بروز اشتباه آسیب و خسارت متوجه چه کسی خواهد بود؟
پیامد سختگیری در انعکاس اخبار و اطلاعات، بروز پدیده نامیمون منابع غیر رسمی اطلاعات در بدنه سازمانهاست به این علت که رسانه ها برای بدست آوردن جزئیات خبر وقتی از روابط عمومی دستگاه و منابع رسمی نا امید می شوند به سراغ منابع غیر رسمی در درون سازمانها می روند و این امر پیدایش باندهای خبری و اطلاعاتی را در سازمانها موجب می گردد و از طرفی روابط عمومیها را از وجاهت در درون دستگاه خلع نموده به حاشیه می راند.
آنچه مسلم است شفافیت در اطلاع رسانی، جزو ذات حرفه روابط عمومی است اما هنگامی که روابط عمومی در جریان ارتباط با مدیر دستگاه مطابق با مشی مورد نظر او حرکت کند، مخاطبان به دلیل قرار گرفتن او در قالب مدیر سازمان به کیفیت اطلاع رسانی او با دیده تردید خواهند نگریست و آن را غیر شفاف و مبهم خواهند دانست و در صورت ناهماهنگی با مشی مدیر دستگاه بین این دو اصطحکاک به وجود خواهد آمد و این تنش ادامه
خواهد داشت تا جایی که یکی از این دو عرصه را به نفع دیگری خالی کند که تجربه نشان داده در این گیرو دار نهایتا روابط عمومی ها به لحاظ موضع ضعیف تر قربانی سلیقه و دیدگاه مدیران سازمانها می شوند و به جای شفاف سازی توجیه گر رفتار و عملکرد سازمان خود می شنوند.
نكات مربوط به قوانين و مقررات انجام كار :
تدوین مقررات لازم در حوزه روابط عمومی ، کلید رشد روابط عمومی ها است
تدوین قوانین و مقررات مناسب ومتناسب با حرفه روابط عمومی و فراهم کردن بسترهای لازم برای آموزش مستمر برای شاغلان کلید راه تعالی روابط عمومی هاست
واقعیت این است که دانش روابط عمومی از زمانی که وارد کشورمان شده تاکنون مطابق با سایر بخش ها پیش نرفته ، به گونه ای که اگر برخی سازمانهای پیشرو را مستثنی کنیم به این حرفه کماکان به عنوان یک واحد بیشتر خدماتی که وظیفه ای جز پاسخگویی به تلفن ها ، خواندن روزنامه، چسباندن پلاکارد و بنر و بزرگداشت مراسم ها و مناسبتها و تبریک ها و تسلیت ها و... ندارند، نگریسته می شود. هرچند شاید در نگاه نخست این برنامه ها و فعالیت ها در بسیاری از سازمان ها و نهادها ضروری و بایسته است اما با تغییر نگرش ها و پیشرفت فناوری این فعالیت ها از دوش روابط عمومی ها گرفته شده و به بخش های خدماتی با نظارت روابط عمومی ها واگذار شده است و حتی در برخی از کشورها نظارت بر این بخش نیز از عهده روابط عمومی ها برداشته شده است .
وی ادامه داد: البته چندی است که فعالیت های قابل توجهی برای تقویت بنیه علمی روابط عمومی صورت گرفته و به واقع دیده می شود که بسیاری از روابط عمومی ها نیز در این عرصه و تبدیل یک روابط عمومی تصدی گرا به روابط عمومی تفکرگرا تلاشهای قابل تحسینی از خود نشان داده اند اما تا رسیدن به روابط عمومی ایده آل راه بسیار است.
مشکلات موجود در روابط عمومی ها را می توان به چهار بخش کلی تقسیم کرد در بخش نخست دیده می شود که متاسفانه نگاه کلی به روابط عمومی ها یک نگاه سطحی و کوته بینانه است به گونه ای که در حال حاضر به هر فردی که خوب صحبت می کند و در برقراری ارتباطات موفق تر است لقب برخورداری از روابط عمومی خوب داده می شود اما واقعیت این نیست و این نگرش متاسفانه روابط عمومی ها رااز منظر مدیران به یک بخش خدماتی
سوق داده است ، البته هستند بسیاری از مدیران و همکاران که نگاه منطقی و تخصصی به روابط عمومی دارند اما تعداد این افراد اندک است و این نگاه باعث شده که هر کسی در هر رده ای به خود اجازه دهد در کار روابط عمومی ها دخالت کند و نظر دهد.
مشکل دیگر در روابط عمومی ها نحوه انتخاب مدیران روابط عمومی ها است متاسفانه دیده می شود که مدیرانی برای روابط عمومی ها انتخاب و گزینش می شوند که از تخصص کامل و کافی برای این بخش برخوردار نیستند و بسیار اتفاق افتاده که صرفا بجای ضابطه رابطه حاکم بوده است .
مشکل بعدی عدم حمایت از روابط عمومی هاست . متاسفانه مدیران و روسا برخی از سازمانها و نهادها از عملکرد و فعالیت های روابط عمومی ها حمایتی مشابه سایر بخش های تخصصی و فنی بعمل نمی آورند این موضوع هم باعث کاهش قدرت مدیران روابط عمومی ها می شود و هم سطح مدیران روابط عمومی را نسبت به سایر مدیران پائین می آورد که این باعث تضعیف ارتباطات انسانی وموقعیت اجتماعی سازمان می شود .
کار در روابط عمومی ها برخلاف سایر بخش ها انتظار کشیدن برای پاسخگویی و ارجاع نامه ها نیست وبرای رفع این مشکل باید بروکراسی های اداری را از روابط عمومی ها دور کرد.
تغییر نگاه مدیران ، کارشناسان و روسای سازمان ها به عملکرد روابط عمومی ها ، ایجاد سازو کار درست و منطقی برای انتخاب مدیران ، حمایت همه جانبه مدیران ارشد از روابط عمومی ها و همچنین برای برنامه ریزی آموزشی سطوح مدیریت و کارشناسی بخش روابط عمومی برای تقویت بنیه علمی و تجربی کارکنان شاغل در روابط عمومی تاثیر بسزایی را بدر بهبسازی نقش روابط عمومی ها خواهد گذاشت.
روشهایی که تاکید آنها بر حفظ سلامت کارکنان است معمولا به سه دسته زیر تقسیم می شوند:
الف:روشهای طبی یا طب صنعتی که شامل تدابیر پیشگیری و در مانی است. از جمله اقدامات متداول در این روشها،آزمایشات قبل از استخدام ، جمع آوری اطلاعات در زمینه سابقه سلامت مزاج کارکنان، آزمایشات متناوب در زمان استخدام و برنامه های بهداشتی و تربیت جسمی را می توان نام برد.
ب:روشهای روانشناسی ، که تاکید آنها بیشتر بر مشاوره و راهنمایی کارکنان ، مخصوصا کارکنان معتاد و التیام بخشیدن به ناراحتی کارکنان است که به بیماری های خفیف عصبی – روانی مبتلا هستند.
ج:روشهای کنترل محیط ، که روابط مشاغل با محیط کار، و ضایعات مربوطه به تعامل بین این دو و تاثیر میزان مکانیزه کردن ، خودکار کردن عملیات را در زمینه مسائل بهداشت و ایمنی مورد توجه قرار میدهد.
ایمنی کارکنان از راه دور
در دهه اخیر که کوچک کردن سازمانها و استخدام کارکنان بطور موقت و کار از راه ور بیشتر از گذشته انجام می شود و کارکنان از راه دور معمولا در محل سکونت خود کار میکنند، در زمینه مسائل ایمنی این سوال پیش می آید که حوادث ناشی از کار این افراد در منزل ، چگ.نه جبران می شود. یا اینکه اگر شخص ثالثی در منزلی که محل کار شخص شاغل است آسیب ببیند یا اصولا محل سکونت دچار آتش سوزی شود ، خسارتهایی از این قبیل چگونه جبران می شود.
بهداشت و درمان محیط کار
حفظ سلامت کارکنان به دو اقدام اساسی دیگر نیازمند است: اول اقدامات پیشگیری که رعایت اصول بهداشتی را شامل می شود. و دوم خدمات درمانی. در مقدمه این بحث به بعضی از نکات متدولوژیکی اشاره شد. البته ناگفته نماند که اگر بطور کلی در مملکت بهداشت در سطح مطلوبی نباشد، هر قدر موسسات مختلف بطور انتزاعی در این زمینه تلاش کنند نتیجه کار محسوس و موثر نخواهد بود. بنابراین مسئله تامین شرایط بهداشتی در محل کار و جامعه بطور مستمرو تصاعدی بر پیشگیری از بیماری تاثیر دارند.
اغلب مدیران و سرپرستان و حتی اشخاص عادی به اقدامات لازم بهداشتی آشنایی دارند و این مسئله در کتب مختلف بطور مفصل مطرح شده است. بنابراین از توضیح بیشتر در این زمینه خودداری می کنیم و به ذکر بعضی اقدامات اداری و سازمانی امور بهداشتی و درمانی می پردازم.
معاینات پزشکی
از جمله اقدامات لازم برای حفظ سلامت کارکنان ، انجام معاینات و تشکیل مدارک پزشکی منظم برای هر یک از کارکنان در طول عمر خدمتی است. معایناتی که معمولا انجام و نتایج آنها در مدارک پزشکی ثبت می شود عبارتند از:
1.معاینه داوطلبین در بدو ورود به خدمت که برای تعیین وضع عمومی فیزیکی و تطبیق آن با شرایط احراز مشاغل و تشکیل پرونده بهداری انجام می شود.
2.معاینه نوبه ای که بطور منظم و معمولا سالیانه از همه کارکنان انجام می شود و تغییرات شرایط جسمی و فیزیولوژیکی را مشخص می کند.
3.معاینه کارکنان بعد از غیبت طولانی به ویژه در شرایطی که غیبت به علت بیماری های جسمی یا روحی باشد.
4.معاینه های متناوب که معمولا از کارکنانی به عمل می آید که در معرض آلودگی ها و خطرات بیشتر هستند، مانند کارگران معادن که در محیط های سر بسته کار میکنند و در معرض گازهای مختلف یا در معرض صداهای شدید قرار دارند ، یا کارکنان آزمایشگاهها یا قسمتهای رادیولوژی بیمارستانها که در معرض تشعشعات خطرناک قرار میگیرند.
معاینات مذکور بر حسب مورد به یکی از روشهای زیر انجام می شود:
1.آزمایش کامل پزشکی
2.آزمایشهای خاص برای تشخیص بیماری های مسری مانند بیماری سل، تراخم و بیماری های عفونی مشابه آن.
3.معاینه چشم ، گوش، حلق و بینی.
4.معاینه برای تشخیص بیماری های روانی و اعصاب.
آزمایش و بازرسی محل کار، محل استراحت و منازل و محل زیست کارکنان که یک اقدام عاجل بهداشتی برای حفظ سلامت آنهاست
نكات مربوط به فرهنگي و اجتماعي
بخشی ازفعالیتهای روابط عمومی ، شامل فعالیتها و امورفرهنگی ونمایشگاهی است که دراین بخش یکی ازاهداف عمده روابط عمومی ، یعنی «فرهنگ سازی » دنبال میشود . برای آشنایی بهتر با این نوع فعالیتها ، فهرست اهم فعالیتهای این بخش بیان میشود :
- برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها ؛
- برگزاری نمایشگاههای داخلی و خارجی ؛
- اجرای امورسمعی و بصری شامل تولید عکس ، فیلم ، اسلاید ، پارچه نویسی و خطاطی ؛
- برگزاری سمینار .
مراسم
درباره برگزاری مراسم درمناسبتهای مختلف ، بایستی تاکید کرد که « مدیریت مراسم »درصورتی میتواند به بهترین نحو عمل شود که مبتنی بر برنامه مدون باشد ، برای این منظور ، تهیه « تقویم مراسم » و « جدول مناسبتها » و گنجانیدن برنامههای مورد نظر برای اجرا دریک مناسبت درآنها ضروری است . هرروابط عمومی باید براساس وظایف و شخصیت سازمان مربوط ، مناسبتهای خاص سازمان خود را استخراج و آن را بر روی کاغذ درج کند . مراسم مشخص و معین ، بخش عمدهای از مراسم قابل اجرا دریک سازمان را تشکیل میدهد . درجدولی که به منظور آشنایی با نحوۀ تهیه « جدول مناسبتا » از نظر میگذرد ، بعضی از مناسبتها را بطورفرضی انتخاب کرده و برای هریک برنامههایی را تعیین کردهایم . شما نیز میتوانید چنین جدولی را تهیه کرده و درمحل کار خود نصب کنید تا براساس آن عمل کنید .
جدول برنامهریزی مناسبتها
صرفنظر از برنامهریزی مراسم ، بایستی توجه داشت که میتوان مراسم مختلف را طبقهبندی کرد . برای مثال مناسبتهای خاص سازمانی از اهمیت بسیاری برخوردار است و بایستی برای پیشبرد بهتر امور مربوط به آن به تشکیل ستاد خاص برگزاری آن مراسم مبادرت کرد . دراین باره میتوان مناسبت « روز تعاون » را برای وزارت تعاون ، «روزکارمند » را برای سازمان اموراداری و استخدامی کشور و « هفته کتاب » را برای وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی مناسبت خاص درنظرگرفت .
شاید درهرسازمانی به منظوراجرای بعضی از مراسم ، لازم باشد بخشهای مختلف سازمان درگیر شوند و روابط عمومی تنها مدیریت آن راعهده دار شود و یا یکی از فعالان اصلی باشد ، درچنین مواردی ، تشکیل « دبیرخانه دائمی مناسبتها و مراسم » میتواند به عنوان یک تشکل هماهنگ کننده مدنظرقرارگیرد .
پس ازمناسبتای خاص سازمانی ، مناسبتهای عمومی و مذهبی قرارمیگیرند که به ترتیب بایستی برای هریک ، برنامههای خاصی را منظور کرد . روابط عمومی یک سازمان ممکن است برای یک مناسبت خاص صرفاً به
نوشته پلاکارت یا پارچه نویسی بسنده کند و برای یک مناسبت دیگر کلیه عملیات ممکن را درنظر بگیرد . نظر به اهمیت امورمراسم در روابط عمومی ، توصیه میشود دربخش امور فرهنگی و نمایشگاهی ، واحدی به نام « واحد مراسم » منظور شود .
برگزاری نمایشگاه
نمایشگاه را به مثابه رسانه بایستی تلقی کرد ، چرا که درنمایشگاه ، غرفهدار به عنوان فرستنده پیام و بازدیدکنندگان به عنوان گیرنده اطلاعات نقش دارند و بهترین تماس با مشتریان و انتقال اطلاعات به این نحو
صورت میگیرد با این دیدگاه میتوان نمایشگاه را به مثابه یک رسانه و وسیله ارتباط جمعی مورد توجه قرارداد .
برای برگزاری مناسب نمایشگاه بهرهبرداری بهینه ازاین رسانه باید به ترتیب نسبت به تعیین اهداف ، تشکیل ستاد فرماندهی و برنامهریزی ، مشخص کردن مسئولیتها ، برنامهریزی واژگون ، دادن شرح وظایف افراد ، برگزاری جلسات کلیدی قبل از برگزاری ، اطلاع رسانی نمایشگاهی ، اهتمام درکسب موفقیت ، کنترل منظم بودجه و مقابله با مشکلات فکری نمایشگاه اقدام کرد .
درآمد ملي عبارت است از: مجموع عايديها و درآمدهاي حاصل از عوامل توليد كه به منظور توليد كالاها و خدمات در يك اقتصاد ملي در يك دوره مالي (مثلا يك سال) به كار گرفته مي‌شوند (مانند حقوق و دستمزد نيروي انساني، اجاره زمين و ساختمان، سود سرمايه و بهره، حقوق مالكيت و مانند آن). در واقع درآمد ملي در يك جامعه كل دريافت‌هاي عوامل توليدند كه در سطح ملي بايد معادل ارزش كالاها و خدمات توليد و مبادله شده توسط بنگاه‌ها باشند.
حسابداري ملي: دانشجويان درس اقتصاد كلان در مباحث اقتصادي حسابداري ملي با مفاهيم توليد ناخالص ملي، توليد خالص ملي و توليد ناخالص داخلي و نيز محاسبه شاخص‌هاي مختلف آشنا مي‌شوند.
درآمدهای عمومی درآمدهای عمومی نقطه ی مقابل هزینه های عمومی است چرا که زمانیکه هزینه های عمومی پیش بینی گردید انتظار طبیعی و منطقی این بود که محل ّ تامین این درآمدهای عمومی ، کیفیّت و میزان آن به نحوی باشدکه تکاپوی هزینه های عمومی را متقبل و مشخص نماید و به زبان دیگر: « درآمدهای عمومی ، درآمدهایی است که قدرت عمومی برای تامین هزینه های عمومی را به دست می آورد» و به طور کلی به 2 دسته تقسیم می شوند: A درآمدهای غیرمالیاتی: این نوع درآمدها خود نیز به 3 دسته تقسیم بندی می شوند : 1-
درآمدهای ناشی از اموال خالصه : خالصه از لحاظ مفهوم کلاسیک و سنتی به شی ویژه یا مِلکی گفته می شود که به صورت خالص متعلق به دولت یا خاندان سلطنتی بوده و در واقع از لحاظ مفهوم سنّتی ، اموال خالصه منحصر در امر خالصه ی کشاورزی و زراعی است . اما امروزه خالصه ی صنعتی ، بازرگانی و خدماتی نیز وجود دارد. 2- درآمدهای استقراضی : این نوع درآمدها را درآمدهای غیرواقعی نیز می نامند ورا که دولت برای جبران کسری بودجه و تامین ِاعتبارات به این درآمدها متوسّل می شود وجنبه ی موقتی دارد. عمده ترین دلایلی که دولت به
استقراض روی می آورد عبارتند از : 1- ایفای تعهّدات مالی در سررسید معیّن . 2- اجرای برنامه های پیش بینی نشده در نتیجه ی بروز حوادث غیر مترقبه اعم از سوانح طبیعی مانند سیل و زلزله وحوادثی دیگر مانند جنگ که اگر بودجه ی کلّ کشور کفاف نکرد ، دولت به ناچار به استقراض روی می آورد . 3- اجرای برنامه های توسعه ی اقتصادی ، فرهنگی و اجتماعی . 4- مبارزه با رکود اقتصادی که معمولا دولت از بانک مرکزی استقراض می کند و در این راستا بودجه اش را با کسری می نویسد و در واقع بیش از آن چیزی که به عنوان ِ درآمد شناخته می شود ، خرج می کند و به ناچار از بانک مرکزی می خواهد تا بیشتر از تولید ناخالص ملی پول نشر کند تا از این طریق رکود اقتصادی موقتا از بین برود . B- درآمدهای مالیاتی : انواع استقراض : استقراض را از 2 جهت می توان تقسیم کرد : الف ) تقسیم استقراض از جهت منبع تامین اعتبار که از این لحاظ استقراض به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود : نکته 1- استقراض داخلی از طریق انتشار اوراق قرضه در داخل کشور تامین می شود . نکته 2- استقراض خارجی یا به طریقه ی مستقیم است که دولت از بانک جهانی یا دولت خارجی دیگر قرض می گیرد یا بصورت غیر مستقیم است که دولت پس انداز بخش ِ خصوصی خارج را در سرمایه گذاری های مورد نیاز کشور دخیل می کند . ب) تقسیم استقراض از جهت مدّت ِ زمان که در آن به سه طریقه عمل استقراض انجام می شود : 1- قرضه های کوتاه مدّت : مدت ِ بازپرداخت ِ آنها معمولا بین 3 ماه تا 3 سال است . 2 - قرضه های میان مدّت : مدت ِ بازپرداخت ِ آنها معمولا بین 3 سال تا20 سال است . 3 - قرضه های بلند مدّت : قرضه هایی که زمان بازپرداخت آنها نسبتا زیاد است وبه طور معمول در کشورها کمتر از 20 سال نیست و به منظور سرمایه گذاری در بخش های زیربنایی و احداث پژوهش های کلان ملی دیربازده ، به کار کرفته می شود . درآمدهای ناشی از سیستم پولی و بانکی : این نوع درآمدها در واقع نوعی استقراض است مشروط براینکه این درآمد بصورت گرفتن اعتبار از سیستم بانکی کشور باشد امّا چنانچه این درآمدها بصورت انتشار پول بوده و حجم پول ِ منتشر
شده از ظرفیت پولی ِ جامعه بیشتر باشد ، می توان آن را یک نوع مالیات قلمداد کرد . درآمدهای پولی و بانکی از 2 طریق بدست می آیند : 1- چاپ اسکناس و نشر پول که دولت از طریق افزایش حجم پول اقدام به کسب درآمد می کند و چنانچه همراه با افزایش میزان تولید و ثروت در جامعه نباشد موجب افزایش قیمت ها شده و در این شرایط دولت درآمد خود را از دسترنج کسانی که درآمد ثابت دارند ، تحصیل می کند و این امر پیامدهای آن عبارتند از رکود اقتصادی وتورم که این شیوه ای بس ناعادلانه است . 2- استقراض از سیستم بانکی به ویژه بانک مرکزی چرا که بانک مرکزی به منزله ی صندوق دولت بوده و برداشت ، استخراج و استقراض از آن مستلزم
پرداخت ِ سود و بهره نبوده و منجر به کاهش ِ ثروت افراد و اِجحافِ اقتصادی نمی گردد اما باید بدین نکته ی مهم توجه کرد که چنین استقراضی می بایستی کوتاه مدت و موقتی باشد تا دولت بتواند پول ِ در گردش را افزایش داده و در اسرع وقت ، رونق اقتصادی ایجاد کند و سپس خود ِ دولت در سال های آتی پول قرض گرفته شده را به بانک مرکزی بازگرداند
توليد يا محصول ناخالص ملي
توليد (يا محصول) ناخالص ملي عبارت است از: مجموعه ارزش تمامي كالاها و خدمات نهايي توليد شده در يك دوره معين مالي (مثلا يك‌سال).كلمه نهايي از آن جهت استعمال مي‌شود كه يك كالا يا خدمت اقتصادي، دوبار محاسبه نشود. مثلا كالاي واسطه‌اي در محاسبات منظور نميشود يا اگر بشود براي محاسبه ارزش كالاي نهايي، بايد ارزش كالاي واسطه‌اي از آن كم شود؛ يعني اين كالاهاي واسطه‌اي براي فروش مجدد خريداري نشده باشند. به‌عبارت ديگر توليد ناخالص ملي معياري براي سنجش اندازه‌گيري فعاليتهاي اقتصادي است كه در يك دوره مالي به‌وقوع پيوسته‌اند. مي‌توان گفت با بررسي مجموعه ارزشهاي تمام كالاها و خدمات توليد شده در يك دوره مالي مي‌توان به وضعيت اقتصادي جامعه پي برد. توليد ناخالص ملي ممكن است به‌صورت اسمي يا جاري (با وجود تغيير سطح عمومي قيمت‌ها) مورد بررسي قرارگيرد و يا ممكن است با ارقام واقعي مورد مطالعه قرار گيرد.
توليد يا محصول خالص ملي
معمولا محصول خالص ملي به منزله عامل سنجش بهتري از ميزان فعاليتهاي اقتصادي، كه با توجه به ذخيره سرمايه و نيروي كار موجود، ميتواند براي دوره‌هاي طولاني تداوم پيدا كند، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. مي‌توان
با كسر نمودن ذخيره استهلاك از محصول ناخالص ملي، محصول خالص ملي يا درآمد خالص ملي را به‌دست آورد: D- GNP = NNP يعني هرگاه ميزان استهلاك هر دوره از توليد ناخالص ملي آن دوره كم شود، توليد خالص ملي به دست مي‌آيد. ميزان استهلاك(D) ، ارزش كالاهاي سرمايه‌اي است كه در جريان توليد هر دوره مورد استفاده قرار گرفته و در واقع مستهلك شده‌اند.
ت ) تحقيق ، توصيف و مقايسه ويژگي هاي شغل مورد نظر در داخل و خارج از كشور :
« نمایشگاه بینالمللی » بطورمعمول درکشور ما توسط مرکز توسعه صادرات برگزار میشود ؛ با این حال ، روابط عمومی یک وزارتخانه نیز میتواند ضمن هماهنگی با مرکز یاد شده ، برگزاری نمایشگاه بینالمللی خاصی را عهدهدار شود . هدف عمده دراینگونه نمایشگاهها ، آشنایی با تجارب و فراوردههای سایرکشورها و معرفی خدمات یا کالاهای خود به آنهاست .
« نمایشگاه ملی » نمایشگاهی است که درآن صرفاً یک کشور شرکت میکند و هدف ، نمایش خدمات یا کالاها به مردم و متخصصان است و میتواند جنبه تبلیغاتی نیز داشته باشد .
« نمایشگاه منطقهای یا استانی » نمایشگاهی است که دریک منطقه خاص یا دریک استان برگزار میشود و هدف نمایشگاه ملی دریک ابعاد محدود دنبال میشود . منظور ازنمایشگاه درون سازمانی ، نمایشگاهی است که درداخل سازمان و یا برای کارکنان برپا میشود . این نوع نمایشگاه نیز به لحاظ ارتقای سطح « سازمان آگاهی » کارکنان و آشنایی آنان با دستاوردهای مجموعه سازمان ، ازاهمیت زیادی برخوردار است . ضمن اینکه بازدید خانوادههای کارکنان نیز از این نوع نمایشگاهها بایستی در برنامهریزی روابط عمومی مدنظر قرارگیرد .
همانطور که درپیشتر تاکید شد ، برای برنامهای کردن فعالیتهای روابط عمومی ، تهیه جدول سالانه و تقویم نمایشگاههای مورد نظر سازمان درطول سال ضروری است .
دراینجا بایستی تاکید کرد که معمولاً سازمانها در بعضی از نمایشگاهها نیز که توسط سایردستگاهها برگزار میشود ، شرکت میکنند . برای این منظور ، بایستی جدول نمایشگاههای رسمی را از « مرکز توسعه صادرات » گرفت و نمایشگاههای مورد نظر برای حضور سازمان را درتقویم نمایشگاهها گنجاند .
تعیین مصداق "سایر کشورها " و دیگری نوع سازمانی است که روابط عمومی در آن فعالیت خواهد کرد مسلم است که روابط عمومی ها در همه کشورها به تخصص بها می دهند و تقسیم بندی فعالیت ها در روابط عمومی ها به بخش های تحقیقات ، ارتباط بارسانه ها ، تبلیغات و ارتباطات موید این مطلب است از طرفی به طور قطع
کارکرد روابط عمومی در کشورهای اروپایی با کشورهای اسلامی متفاوت است چرا که عوامل فرهنگی اجتماعی و اقتصادی کشورها نقش بارزی را در نحوه فعالیت روابط عمومی ها دارند. همچنین نوع فعالیت روابط عمومی در دستگاه های اداری با شرکت های بازرگانی و همچنین اقتصادی و خدماتی بسیار متفاوت است چرا که رویکرد فعالیت آنها متفاوت است به عنوان مثال روابط عمومی در وزارتخانه قاعدتا رویکرد اطلاع رسانی و در نهایت
ترویجی دارد اما کار در روابط عمومی شرکت های تجاری مانند بانکها و بیمه ها قاعدتا برمدارتبلیغات صرف خواهد چرخید.
در خصوص حمایت های دولتی به روابط عمومی ها اذعان داشت: به طور قطع حمایت های دولتی از هر نوع فعالیتی در کشور به بهبود آن حرفه یا فعالیت می انجامد که این حمایت ها قاعدتا باید به سیاست گذاری و تدوین قوانین و مقررات و آئین نامه ها محدود گردد زیرا اگر دست مدیران و کارگزاران روابط عمومی ها برای اجرای طرح ها و پیشنهادهای خود بازتر باشد قاعدتا نتیجه بهتری عاید خواهد شد . شورای هماهنگی روابط عمومی های دولت ابتکار خوبی بود که باعث شد ذهن و فکر مدیران ارشد مانند وزرا و روسای سازمانهای بزرگ به این بخش معطوف شود.
ث ) ارايه نظرات و پيشنهادات كاربين در خصوص موقعيت فعلي و آينده شغل مورد نظر :
- تحليل سازمان:
در فرايند نيازسنجي آموزشي، تحليل سازمان از آن جهت مهم است كه در واقع زمينه ساز نياز سنجي آموزشي كاركنان است. تحليل سازمان مستلزم انجام مطالعه در خصوص اهداف و مأموريت هاي سازماني، شرايط بروني و دروني آن و به طور كلي وضعيت اجتماعي، تكنولوژيكي و قانوني است كه سازمان در آن فعاليت دارد. انجام اين بررسي ها موجب مي گردد تا بينش نسبتاٌ كافي از مأموريت ها، اهداف كوتاه مدت و بلند مدت و خط مشي هاي سازمان به دست آيد. به نظر كارشناسان يكي از دلايل عدم اثر بخشي برنامه هاي آموزشي، عدم تطابق اين برنامه ها با اهداف، خط مشي ها و مأموريت هاي سازماني است. بنابر اين به عنوان نخستين گام در برنامه ريزي آموزشي لازم است خط مشي آموزشي در راستاي تحقق اهداف و خط مشي هاي سازمان تعيين و تدوين شود.
2- تحليل شغل:
تجزيه و تحليل شغل فرايندي است كه از طريق آن ويژگي هاي هر يك از مشاغل در حوزه هر سازمان بررسي و اطلاعات كافي درباره آنها جمع آوري مي گردد. با تجزيه و تحليل شغل معلوم مي شود هر شغل چه وظايفي را شامل شده و براي انجام مطلوب آن چه دانش، مهارت و توانايي هايي لازم است. هنگام تجزيه و تحليل شغل بايد توجه داشت كه شغل را آن چنانكه انجام مي شود. گزارش كرد نه آنطور كه در گذشته انجام مي
شده، آن گونه كه در سازمان ها و مؤسسات مشابه ديگر انجام مي شود. هدف از تجزيه و تحليل شغل پاسخ گويي به سؤالات زير است:
اساسي ترين وظايف شغل كدام است؟
متصدي شغل براي انجام وظايف خود چه اعمال يا كارهايي انجام مي دهد؟
براي انجام وظايف و اعمال شغلي به چه دانش، مهارت و توانايي ها و تجهيزات نياز است؟
كدام يك از موارد فوق الذكر با اهميت تر است؟
اطلاعاتي كه از تجزيه و تحليل شغل به دست مي آيد علاوه بر كاربرد آن در برنامه ريزي آموزشي در امور مختلف مربوط به مديريت منابع انساني نيز مي تواند مورد استفاده قرار گيرد نظير: استخدام نيروي انساني جديد، انتخاب و انتصابات، ارزيابي عملكرد كاكنان، تعيين حقوق و دستمزد آنان و غيره. از آنجا كه پرس و جو پيرامون وظايف كاركنان در يك سازمان ممكن است احياناٌ واكنش منفي ايجاد نمايد، بنابر اين قبل از اقدام به تجزيه و تحليل شغل بايد هدف از اين برنامه خيلي صريح و بدون هيچگونه ابهامي براي متصدي شغل تشريح گردد زيرا اين توهم ممكن است ايجاد گردد كه بررسي شغل به اين دليل است كه شخص كارش را درست انجام نمي دهد يا اينكه مديريت در صدد يافتن راهي براي افزايش وظايف و مسئوليت هاي او و يا بر عكس محدود كردن آنها است.
3- تحليل فرد (كاركنان)
يكي ديگر از منابع نيازسنجي آموزشي تحليل كاركنان است. از آنجا كه افراد شاغل در يك مجموعه سازماني از نظر مدارج تحصيلي، سوابق خدمتي، دانش، توانايي ها و مهارت هاي شغلي در وضعيت يكساني قرار ندارند لذا پس از انجام مطالعات اوليه پيرامون اهداف و مأموريت هاي سازماني و شناسايي مشاغل و تجزيه و تحليل آن ضروريست وضعيت هر يك از كاركنان با كاركردهاي وظايف هر شغل با توجه به دانش، مهارت و نگرش هاي مورد نياز كه در مراحل قبل به دست آمده مقايسه و ارزيابي گردد. نتايج حاصل از اين سنجش كه با كمك مديران و سرپرستان بلافصل و يا احياناٌ خود كاركنان انجام مي گيرد، وضعيت آنان را از نظر نيازهاي آموزشي مشخص مي سازد. در تحليل كاركنان بايد به دو سؤال اساسي پاسخ گفته شود:
چه كسي يا چه كساني به آموزش نياز دارند؟
هر يك از كاركنان به چه نوع آموزشي نياز دارند؟
براي انجام اين مقصود بايد معين شود در هر سازمان هر مهارتي را حداقل چند نفر بايد داشته باشند و ديگر آنكه هر فردي بايد چند مهارت داشته باشد. به عبارت ديگر توزيع مهارت ميان افراد سازمان چگونه بايد باشد. پس از اين مرحله، فاصله ميان وضع موجود و وضع مطلوب تعيين و شكاف ها مشخص و براي رفع آن برنامه ريزي آموزشي لازم انجام مي گيرد.
الگوي اجرايي نيازسنجي آموزشي
انجام طرح نيازسنجي آموزشي در هر سازمان يا مؤسسه مستلزم پيروي از يك طرح يا الگوي مشخص است تا متناسب با شرايط و اوضاع و احوال هر واحد بتواند به صورتي مطلوب نيازهاي آموزشي كاركنان را در رسته‌ها و رشته‌هاي مختلف شغلي تعيين نمايد. اين امر موجب تسهيل و افزايش دقت و اعتبار فرآيند نيازسنجي و افزايش كيفيت آن خواهدشد الگوي اجرايي در طرحي كه پيش رو داريد درصدد آن است تا با شناخت و تعيين نيازهاي معياري مشاغل در حوزه ادارات تابع وزارت امور خارجه زمينه‌اي مطلوب براي برنامهريزي آموزشي فراهم آورد.
توضيح:
نيازهاي معياري به نيازهايي گفته مي‌شود كه بيانگر وضع مطلوب بوده و رسيدن سازمان به وضعيت مطلوب و يا انجام هر چه بهتر شغل يا وظيفه مستلزم و منوط به تحقق آنهاست.
هدف:
هدف الگو شناسايي و اولويت‌بندي دانش، مهارت‌ها و نگرش‌هاي لازم براي انجام مطلوب وظايف شغلي است. بنابراين با تحقق اين هدف، مي‌توان نتيجه حاصل را مبنايي براي سنجش وضع موجود و شناسايي نيازهاي آموزشي و نيز تهيه و تدوين يك نظام‌نامه آموزشي براي آموزش‌ها و بازآموزي‌هاي شغلي افراد قرار داد. همچنين مي‌توان از آن براي تهيه و تدوين معيارهايي براي انتصاب، ترفيع و جابجايي افراد سازمان نيز استفاده نمود.
روشها و فنون اجرايي:
روشها و فنوني كه در اين الگو مورد استفاده قرار گرفته عموماً عبارتند از:
ـ تجزيه و تحليل شغل
ـ تحليل وظيفه
ـ بازنگري طرح‌ها و برنامه‌ها
ـ روش استفاده از كارشناسان بسيار خبره مشاغل در حوزه هر يك از ادارات.
ضمناً مشاهده مستقيم، مصاحبه با سرپرستان و شاغلان خبره و تازه كار مشاغل، بررسي و مطالعه اسناد و مدارك و مطالعات قبلي، پرسشگري و نظرخواهي نيز از جمله رويه‌هاي اجرايي اين الگو محسوب مي‌شوند كه در جاي خود مورد استفاده قرار می گیرد.
مقدمه:
نگرش به موضوع روابط عمومي
1- 1 نگاه ساختاري
2- 1 نگاه برنامه ريزي
3- 1 نگاه مديريتي
در روابط عمومي كه لازمه ي آن يادگيري مفاهيم، تعاريف و كاركردها ميباشد، براي به عمل رسانيدن اين اطلاعات جمعآوري شده و هدايت اين اطلاعات مي بايست به بررسي نگرشي تحت عنوان مديريت در روابط عمومي پرداخت. در واقع مجموعه ي مفاهيم و تعاريف كاركردها بايد به شكلي هدايت شوند كه به سوي مقصود و هدف نهايي روابط عمومي و از اين رو بايد نگرشي مديريتي به روابط عمومي بدهيم كه اين امر مستلزم طي شدن 3 مرحله تحت عنوان : «انواع نگرش به موضوع روابط عمومي»، مي باشد:
الف – نگاه ساختاري : زيربناهاي اساسي كار در روابط عمومي
ب – نگاه برنامه ريزي
ج – نگاه مديريتي
الف – نگاه ساختاري كه شامل زيربناهاي اساسي كار در روابط عمومي مي باشد به بررسي عوامل زير ميپردازد:
فرد، ادارات، توانايي و نماي اصلي تشكيلاتي
ب – برنامه ريزي : تحقيق و بررسي گذشته كه شامل جستجو در مكاتبات و نامه ها مي شود و نيز تحقيق و بررسي امكانات موجود گذشته و برنامه ريزي از جمله امور اوليه و مهم در نگاه مديريتي ميباشند.
تعريف پروژه :
پروژه عبارت است از برنامه زمانبندي شدهاي كه موضوع و هدف آن برنامه مشخص مي باشد و در يك زمان برنامهريزي و پيشبيني شده بايستي نتايج اوليه ارايه را حاصل نمايد.
اگر در موقعيتي قرار گرفتيد كه به شما پيشنهاد مسئوليت (مديريت) اداره يك روابط عمومي داده شد چه كاري بايستي انجام دهيد؟
در پاسخ ضمن اينكه لازم است نگاهي آگاهانه به روابط عمومي داشته باشيد و به صورت حرفهاي در كار روابط عمومي فعاليت كرده باشيد 3 فاكتور مي تواند شما را سريعتر به اهداف خود برساند، اين 3 فاكتور عبارتند از
1 ـ تحقيق و بررسي وضعيت گذشته آن روابط عمومي و چگونگي اداره آن سيستم در آن زمان.
نكته قابل توجه اين است كه به طور كلي با ديد يك پروژه تخصصي بايستي وارد عمل بشويد وگرنه با مشاهدهي مكاتبات آرشيو برنامه ها و ... تحقيقاً به نتيجه نخواهيد رسيد.
2 ـ تجزيه و تحليل امكانات واقعي موجود و بررسي آگاهانه به امكانات متصديان (گذشته)، (نيازهاي شخصي شما و آرزوهاي مادي شما نبايد در تهيه و بررسي كارشناسانه اين آيتم تأثير بگذارد.)
3 ـ برنامهريزي : برنامهريزي منسجم ويژگيهايي از قبيل: هدفمند و علمي بودن و منسجم بودن لازمه آن ميباشد.
اگر مؤكداً به ويژگيهاي برنامهريزي اشاره مي گردد علت اين است كه اگر فقط يكي از موارد اعلام شده را جدي نگيريم و عمل نكنيم از قالب برنامهريزي خارج شده و تعبير ديگري به آن بايد بناميم. متأسفانه انجام كارهاي روزمره ساده كه بعضاً تكراري هم مي باشند فاقد نوآوري هستند و نتايج مفيدي براي ما به دست نخواهند آورد و اصولاً تحول شگرفي را مشاهده نخواهيم كرد، برنامهريزي ناميده نميشود در فرهنگ عمومي با نام برنامهريزي بدان توجه مي گردد.
فصل اول :
مديريت در روابط عمومي
عرف چيست ؟
مرز شفافي كه بين قوانين اجتماعي وجود دارد و آن عملكرد و ارزشها مقبوليت در يك جامعه ميباشد، يعني ممكن است حتي در قوانين اجتماعي شاهد ممنوعيت آن باشيم اما به دليل مقبوليت آن در جامعه مي توان آن را به مرحله اجرا گذاشت.
ج ـ مديريتي : اين مورد بايد توجه خاص داشت. نگاه مديريتي مي تواند تجزيه و تحليل ساختاري انجام شده در روابط عمومي امكانات موجود و برنامهريزي علمي را هدفمند كرده و عامل رسيدن به يك نتيجهي مطلوب باشد كه همانا يك مديريت يا سرپرستي شايسته در روابط عمومي است.
روابط عمومي به عنوان يك شاخه علمي مراحلي را گذرانيده كه عبارتند از :
1 ـ مرحله پيدايش و ظهور
2 ـ مرحله بعد از جنگ جهاني دوم
3 ـ مرحله 80 و 90 و تاكنون
در مرحله اول روابط عموميها با راهاندازي دفتر و به عهده گرفتن امر انتشار اخبار و اطلاعات سازمان به عنوان نقطه عطفي در تحولات جهاني جهت اموري چون توجه به مردم (مشاركت) و امور اقتصاد از جمله تحولات اقتصادي و ايجاد شركتها و كارخانجات جديد و نيز استراتژي جهاني شدن و اينكه هر چه بسازيم براي كل دنياست و اشاعه فرهنگ توليد جهاني محسوب گرديدند.
در مرحله دوم شاهد وظايف اصولي در روابط عموميها هستيم كه عبارتند از:
1 ـ مسئوليتهاي عمومي اجتماعي
2 ـ پاسخگويي به منافع عمومي
3 ـ افزايش اطلاعات براي تصميمگيري بهتر
4 ـ رعايت اصول اخلاقي و حقوقي
5 ـ دريافت بازخورد ديگران
در مرحله سوم مصرف كننده از حالت انفعال به حالت پويايي و قدرت انتخاب تبديل ميشودو سه عامل قابل توجه در اين مرحله را مي توان مشاركت (به معناي واقعي) و اطلاع رساني (با رعايت مسايل علمي و اصولي) به سمت دو سويه و توجه به ابعاد بيرون سازمان (براي برنامه ريزي) نام برد.
مديريت در مفهوم هدايت و به كارگيري مجموعه اي از آگاهيهاي شكل يافته است كه بدينوسيله فرد با ايجاد هماهنگي در سازمان بازدهي آن را افزايش مي دهد، اطلاق مي شود.
مديريت در روابط عمومي داراي 2 متد مي باشد:
1ـ علمي 2 ـ عملي
اصولاً كساني مي توانند در فرآيند مديريت مطرح باشند كه اولاً : از لحاظ سطح تحصيلات و دانش در آن حوزه مرتبط داراي اطلاعات كافي باشند، ثانياً تجربه، مهارت و شم لازم براي آن را كار داشته باشند، كسي كه داراي اين خصوصيات باشد قطعاً با برنامهريزي مي تواند مدير موفق باشد.
در حال حاضر ديدگاه علمي و مديريتي در روابط عمومي سايه افكنده است. معمولاً مديريتهايي كه استوار در قالب تجربه ميباشند به دليل كمبود پايه هاي علمي فاقد نوآوري و خلاقيت است.
براي انتقال يك فرهنگ موردنظر به جامعه بايستي سيكل ويژه با شرايط خاص آن را طي نمود اين سكيل زماني داراي فاكتورهاي مختلفي است. كهنياز جامعه، نياز انسانها، قوانين جامعه از جمله عوامل مرتبط ميباشند و لذا فرهنگ مثل موجود زنده حركت و پويايي دارد.
بيشترين بهره اقتصادي و رفاهي و اجتماعي را افرادي مي برند كه معمولاً بيش از همه به مقررات آشنا باشند و نسبت به فرهنگ عمومي مردم يك گام جلوتر باشند. مديريت موفق نيز بايد داراي قدرت كلاسيك ، داراي حد و مرز و تعاريف معين باشد. در حال حاضر روشها و متدهاي مكانيكي با دستور كارهاي تعريف شده و تعيين شده
وجود دارد كه با اين ابزار مكانيكي و روشهاي مكانيكي مي توان حافظ يك موضوعي به سرعت شد در نتيجه كساني كه هنر و تجربه مديريت دارند با بكارگيري روشهاي مكانيكي مي توانند به علم دست يابند.
علم مديريت از دو ديدگاه ديگر نيز بررسي مي شود:
علم -------- زمان
1 ـ حالت محض هنر --------مكان زنجير وار به هم وابسته هستند.
تجربه ----- فرهنگ
2ـ كاربردي
هميشه در مباحث مديريتي فاكتورهاي علمي، هنري و تجربيات مدنظر بوده و در قالبها و يا ويژگيهايي از قبيل بعد زماني (محدود زماني كه فرد در آن عمل مي نمايد) و بعد مكاني (محدوده اي كه از نظر جغرافيايي فرد در آن قرار گرفته است) بعد فرهنگي (كه همانا آن آداب و سنن و ارزشها و قوانين اجتماعي و عرفها) نمايان شده كه چنانچه تأمل بين آنها شفاف تر باشد آن فرد موفق تر عمل مي كند.
سازمان : تشكل عده اي از افراد، امكانات و تجهيزات جهت دست يافتن به يك هدف عيني.
ديدگاه وبر : سازمانهاي نوين؛ زماني است كه انسان براي تصميمگيري هاي خود به جاي استفاده از معيارهاي عاطفي، غير عقلايي، رفتار وي به رفتارهاي عقلايي و تفكري و منطقي تبديل شود.
مهمترين محورهايي كه در مديريت مطرح است:
1 – تقسيم كار : تخصص / تجربه
2 – تفويض اختيارات و مسئوليت : براساس تجربه/آگاهي/ علم به كار، حتماً بايد تفويض شود.
3 – انضباط
4 – وحدت فرماندهي
5 – وحدت هدف : در يك سازمان هدف مشخص بايد باشد و نيز نوع هدايت نيز مشخص شود.
6 – تقويم مصالح سازمان بر منافع فردي
7 – حقوق و مزاياي كاركنان
8 – تمركز يا عدم تمركز : فكر- نيروها
9 – سلسله مراتب
10 – تشكيلات
11 – عدالت و مساوات
12 – امنيت شغلي
13 – ترغيب وحدت : همكاري كاركنان براي بهينه سازي سازمان
14 – مشاركت
15 – روح اتحاد و فضاي كارگروهي
تفكر اليگارشي : (تك فكري) = فرمانروايي و پادشاهي
ديدگاه تايلر در مورد مديريت:
هدف اصلي :
1 ـ تأمين حداكثر رضايت و خشنودي براي كارفرما است.
2 ـ رسيدن به حد اعلاي كاميابي (مثلاً فروش بالا يا كيفيت خوب يا گزينشگر قابل توجه)
3 ـ با روشهاي علمي، بررسي و رفع مشكلات سازمان
ويژگيهاي مهم مديريت :
|
1
|
دانش و شناخت در آن زمينه
|
|
2
|
توان جسمي و تحرك مناسب، سريع الانتقال
|
|
3
|
حركت در جهت دفع مسايل و مشكلات سازمان با برنامهريزي
|
|
4
|
جلب مشاركت ديگر واحدها
|
روش تصميم گيري يك مدير روابط عمومي :
|
1
|
ايجاد رابطه (سالم) --- تحقيق --- اطلاعات --- تصميم گيري، مراحل اقدام، آزمايش، آموزش، تبليغات، انگيزش از طريق مخاطب
|
|
2
|
فرهنگ علائم --- نظر سنجي --- گزينش
|
|
3
|
مخاطبين --- نيازسنجي
|
|
4
|
هدف استوار پيام --- رعايت اصول كلي
|
|
5
|
نمونه عرضه پيام --- جانبدار نبودن
|
|
6
|
عمومي كردن روابط --- كاربردي بودن
|
(مدل الف) اين موارد اگر خوب عمل نشود به عنوان مانع محسوب خواهند شد.
فصل دوم :
موانع ، علم و ويژگي هاي مهم مديريت
موانع موفقيت (موانع ارتباطي مؤثر در فعاليت روابط عموي)
1 – ارتباط 2- تجربه (مشاوره) 3 – كاربرد صحيح علم معاني
4- زبان فني : «زبان راه نفوذ است»، آشنايي با زبان تخصصي ارتباطات: دوگانه مؤثر، غيركلامي، كلامي
5- ارزش و اعتبار منبع 6- اختلاف و موقعيت اجتماعي
7 – زمان و مكان 8 – موانع دسترسي به اطلاعات
مديريت به عنوان دانشي است كه جنبه ي كاربردي نيز دارد.
علم مديريت شامل 3 مرحله : شناسايي، جمع آوري اطلاعات، برنامه ريزي ميباشد. به طور مثال ما ترافيك را هم به عنوان علم هم به عنوان صنعت محسوب مي كنيم. در واقع هر علمي كه مستقيماً با مردم و جامعه سروكار داشته باشد و آينده و آرامش را براي مردم به ارمغان بياورد يك صنعت است. (نظير ترافيك در حالتي كه شامل ساخت پلها، چراغهاي راهنما و ... مي شود كه همه در جهت آسايش مردم مي باشد) و از جنبه ديگر چون در رابطه با تكنولوژي مي باشد صنعت محسوب مي شود. ولي بخشي كه در رابطه با انتقال اطلاعات براي مردم مي باشد علم محسوب شده و جنبه ي علمي آن مي باشد نظير مقرراتي كه در ترافيك بايد رعايت گردد و مردم نيز بايد آنها را بدانند.
ويژگي مهم مديريت امروزي:
امروزه مديران بيشتر از روش : دوباره بازگويي مشكلات و در مرحله دوم توجيه مشكلات استفاده مي كنند كه اين روشي نادرست مي باشد.
انسان يك موجود زنده و اجتماعي است از اول خلقت تا به حال
فن استفاده از افكار و پيشنهادات و توليدات (مي تواند توليد دستگاه باشد و يا توليد فكر و انديشه) ديگر سازمانهايي كه اهدافشان در يك راستا مي باشد در نهايت باعث ايجاد انجمنهاي صنفي مي شود. مثل جهاد سازندگي و وزارت كشاورزي و يا وزارت آموزش و پرورش و يا وزارت علوم.
روشهاي تصميم گيري يك مدير روابط عمومي :
الف – ايجاد رابطه سالم : يعني فراهم آمدن كانالي ويژه براي برقراري ارتباط با مراكز تخصصي مي باشد كه شامل مراحل زير مي شود:
1 ـ تحقيق : نياز يك برنامه منسجم را آماده پردازش مي كند تا عملاً وارد يك برنامه شود.
2 ـ اطلاعات : توليد، فكر يك برنامه، جمعآوري اطلاعات مردم و استفاده از امكانات موجود.
3 ـ تصميم گيري : از امكانات موجود بيشترين استفاده را برده براي تصميم گيري به جا و به موقع
4ـ عنصر انگيزش : تمامي مراحل در ايجاد رابطه سالم براي تصميم گيري يك مدير روابط عمومي تداخل و ارتباط دارد.
5 ـ فرهنگ علايم : شامل نشانه ها و سمبل ها مي شود و آشنايي با فرهنگ شناخته شده ملي و فرهنگ شناخته شده جهاني جهت برقراري ارتباط كلامي (زبان) و ارتباط غيركلامي (حواس 5 گانه + نشانه ها مثل چهره) موفقيت يك مدير روابط عمومي در اين است كه فرهنگ شناخته شده داخلي ملي و كشورش را بداند و نشانه ها و سمبل هايي
بين المللي كه در همه دنيا مرسوم و شناخته شده است اطلاع داشته باشد. در صورتي نظرسنجي اتفاق مي افتد كه فرهنگ علايم را بداند. يك مدير روابط عمومي بايد به جهت سنجش و گزينش نيروها و برنامه ها و توليدات خود بايستي به علايم و فرهنگهاي فوق الذكر آشنايي كافي داشته باشد وگرنه در نظر سنجي با مشكل روبرو مي شود.
6 ـ استفاده مناسب از روش و ابزار :
7 ـ هدف استوار پيام :
ويژگيهاي يك پيام شامل :
محتواي پيام، كيفيت پيام و ميزان ثابت بودن و عيني بودن آن مي باشد.
انواع پيام عبارتند از :
1 ـ خام (رمزگشايي نشده)
2 ـ كامل (رمز گشايي شده)
3 ـ عيني ـ واقعي
4 ـ با تفسير (با دخالت و رأي فرستنده پيام)، كه در واقع زياد حقيقي نيست فقط ممكن است كامل باشد.
8 ـ بازخورد پيام : كه به دو صورت ناقص و يا كامل مي باشد. در واقع همان تأثير است كه از سوي گيرنده به سوي فرستنده ارسال مي گردد كه اين پيام ارسالي ممكن است عيناً مشابه با پيام فرستنده باشد يا كاملتر و يا ناقص تر باشد. (قيد يك)
9 ـ نمونه عرضه پيام :
اخلاقي :
- صداقت در ارايه توليدات
- علايم وارد نمودن تمايلات دروني
سعي شود عدالت در ارايه خدمات با صداقت همراه باشد و از موارد حاشيهاي و غيرواقعي خودداري شود. يعني اجازه داده نشود كه كنش ها و تمايلات دروني در ارايه خدمتي كه مي خواهيم به مخاطب بكنيم دخيل شود.
دسته بندي مخاطبين (انسانها) :
1 – منفعل
2- پويا ولي بدون رأي
3 – پويا و با رأي انديشه
روابط عمومي علمي است كه باتوجه به اينكه با گروهي از مردم سروكار دارد براي رسيدن به اهداف خاص بايد فرهنگ سازي كند و روابط عمومي ها از آنجايي كه فرهنگ سازي مي كنند بايد مطابق نيازسنجي به عمل آمده ، مخاطب را بشناسد و فرهنگ را بسازند. گرايشها و تفكرات و ايده هاي مردم در رابطه با يك موضوع كه مي تواند اجتماعي، اقتصادي و سياسي و ... باشد (افكار عمومي) يعني همان حجميات تفكرات تفكرات غالب مردم در مورد يك موضوع اقتصادي، اجتماعي و سياسي است و از آنجايي كه روابط عمومي ها همراه و يا در جهت مردم داراي و خدمت به مردم با برنامهريزيهاي علمي در تلاش هستند، در نتيجه مي توانند با افكار عمومي ارتباط داشته باشند.
اگر فاكتورهايي كه (عواملي) در فعاليتهاي روابط عمومي نقش كليدي دارند و در مدل الف نام برده شده اند نقش كليدي خود را فعالانه و مفيد اجرا كنند در يك روابط عمومي مؤثر و موفق نقش مهمي ايفاء خواهند نمود. بديهي است هر يك از اين بندها يا موارد چنانچه در اجراي سيكل خود با نقيصه اي مواجه گردند مي تواند مانعي در فعاليتهاي روابط عمومي محسوب گردند.
ب ـ بكاربردن الفاظ و اصطلاحات تخصصي علم روابط عمومي به صورت كاربردي و درست آنها.
ج ـ پايگاههاي اجتماعي مختلف : كه اين پايگاهها دسته بنديهاي مختلف دارند و يك مدير روابط عمومي به اين دسته بنديها باشد آگاه باشند و به كار برد.
د ـ بعد زمان و مكان : در انجام فعاليتهاي اجتماعي و قراردادهاي اجتماعي و امور مادي قالباً مسأله زمان و مكان براي يك مدير امري است حياتي چرا كه اگر برنامه ريزي انجام شده در مكاني كه تعيين شده در برنامه و در زماني كه تعريف شده براي اجراي آن برنامه درست لحاظ نشود قطعاً با مشكلات عديده دچار خواهد شد.
اصولاً هرچه كانالهاي و وسايل ارتباط جمعي و ابزار تكنولوژيهاي ارتباطي در اختيار يك مدير باشد و آن مدير هم دانش استفاده از اين وسايل را داشته باشد در دسترسي به اطلاعات كه اولين گام براي تحقيق و پژوهش و برنامه ريزي مي باشد آن مدير را موفق تر خواهد نمود.
براي ارتباط با مخاطب با شعور، بايد سازمان داراي قدمت و تشكيلات و اهداف و توليدات با ارزش و اعتبار بالا باشد و هرچه كاركنان متخصص باشند آن سازمان اعتبار و ارزش بيشتري دارد.
منبع (سازمان) :
مديران ارشد، كاركنان عادي، كاركنان تخصصي
توليدات
اهداف
داراي قدمت
تشكيلات
راه حلهاي پيشنهادي براي رفع محدوديتهاي ارتباطي :
1 – بازنگري در فعاليتهاي انجام شده مؤسسه يا سازمان:
اصولاً به جهت برنامهريزي آتي بايستي به فعاليتهاي گذشته و موفقيتهايي كه از آن فعاليتها شروع شده رجوع كرد و اصولاً بازنگري به برنامهريزي گذشته، امكان رفع و يا حداقل تلاش در جهت رفع مشكلات قبلي را فراهم مي آورد. نقش روابط عمومي در اداره برنامهريزي و اداره انتشارات به مدير در بررسي عملكرد گذشته كمك خواهد كرد. حساسيت اداره انتشارات در چاپ و نشر عملكرد سازمان براي مدير بسيار سازنده است.
2 ـ استفاده از بازخورد :
از آنجا كه پوياي مخاطب و نقش آن در جوامع پيشرفته و روابط عمومي هاي آرماني قابل توجه مي باشد. بنابراين مديران مي توانند از بازخورد اين نقطه نظارت كه توسط مخاطبين فعال تراوش مي گردد استفاده كند.
3 ـ زمان و مكان مناسب
هر برنامه اي كه توسط يك مدير پيش بيني مي گردد به جهت موفق بودن و مؤثر بودن آن برنامه، دو عامل زمان و مكان و توجه به اين دو عامل براي مدير ضروري است.
استفاده مديران از رسانه هاي ارتباطي در پيشبرد اهداف كارشناسان :
يك مدير به عنوان رأس هر سازمان، علاوه بر وظايف داخلي، داراي وظايف جامعه بيروني مي باشد كه به جهت ايجاد نقطه عطف و تعادل بين وظايف داخلي و وظايف بيروني از ابزارهايي بايد استفاده كند، يكي از ابزارها كه به ويژه براي جامعه بيروني ميتواند مؤثر باشد رسانههاست كه عبارتند از خصوصيات رسانه ها و نفوذ رسانه ها، كه مديران روابط عمومي مي توانند از اين دو فاكتور و تأثير رسانه ها نهايت استفاده را داشته باشند.
مديران از آنجايي كه رسانه ها باتوجه به خصوصياتي كه دارند مي توانند به خوبي پيامها را انتقال دهند در بيان مواضع سازمان و موفقيتها و ... و همچنين در بيان مشكلات و رفع شبهات و سؤالات بايد پاسخگو باشند.
سخنراني مديران:
1- هدف اصلي براساس تبليغ و شناساندان يك سازمان در جامعه
2- افزايش اعتبار
3- رفع ابهام
4- اعلام موفقيتها
مديران مي توانند با اين فاكتورها روي محورهاي يادشده مانور بدهند، مثلاً برنامه ريزي آنها طوري باشد كه باعث افزايش اعتبار سازمان و يا رفع ابهامات مخاطبين و اعلام موفقيتهايشان و به طور ويژه استفاده از مصاحبه براي تبليغ و شناساندن سازمان در جامعه. يك نكته خيلي مهم اين است كه يك مدير بايستي به عنوان مصاحبه و يا سخنراني اشراف داشته باشند و يا حداقل از قوانين علمي آن مطلع باشد.
معمولاً سخرانيها به چند دسته تقسيم مي شوند كه مي توان آنها را به صورت زير دسته بندي كرد:
1 ـ سخنراني سياسي و اجتماعي
پيرامون سخنراني اجتماعي / سياسي اصولاً مباحث مهم مملكتي آن هم از طريق شخصيتهاي وابسته به حكومت يا دولتمردان به جهت روشن شدن اذهان مردم صورت مي گيرد. ضمانت مربوط به واكنشهاي به وجود آمده در اين سخنرانيها با همان دولتمردان مي باشد. سخنراني اجتماعي مي تواند در حوزه اي خاص و يا توسط فرد خاص براي عموم و يا دولتمردان انجام پذيرد.
2 ـ سخنراني عمومي
در سخنرانيهاي عمومي اكثر اقشار مردم مي توانند فعالانه چه به عنوان سخنران و چه به عنوان مستمع در اين موضوع شركت داشته باشند و مي توان يكي از خصوصيات اين سخنراني را بالا بردن آگاهيهاي عمومي دانست.
3- سخنراني مطبوعاتي
هرچه موضوع مورد بحث و تفكر موضوعي تخصصي باشد و جهت رفع ابهامات در مورد موضوعي باشد از مصاحبه هاي مطبوعاتي استفاده مي شود و درخصوص موضوعات «وسيع الطيف» كه جامعه را در برميگيرد سخنراني مطبوعاتي انجام مي شود. اصولا از آنجايي كه جرايد و رسانه ها داراي ويژگيهاي خاصي هستند، در انجام سخنراني و مصاحبه هاي مطبوعاتي بايستي ابتدا دانش آن را فرا گرفت وگرنه با تخصصي كه مجريان امر رسانه ها دارند، فرد مصاحبه كننده را درگير بحث نموده (مي پيچانند) و سوال براي او ايجاد مي كنند.
به طور مثال از زمان انتشار يك موضوع تا رسيدن آن به مخاطب و مطالعه آن توسط مخاطب و بررسي آن توسط قشر حساس (مخاطب مستقيم) و ارايه واكنش زمان طولاني موجود است از اين رو ارايه مصاحبه مستقيم بهتر است چون در همان زمان مصاحبه انتقاد و بررسي صورت مي گيرد. در واقع مصاحبه گران افرادي باهوش سخنور، آشنا به فرهنگ و آداب و رسوم كشور منجر مي شود مصاحبه گران كه آگاهانه به دنبال رفع ابهامات و موشكافانه به دنبال تحولات هستند به نتيجه مطلوب برسند.
4ـ سخنراني علمي ، تخصصي
اصولاً به جهت اطلاع دادن به مردم به طور عموم و قشر مرتبط با يك موضوع به طور اخص از علوم جديد، كشفيات، اختراعات، مطالب پنهاي در مورد يك موضوع علمي و در مجموع موضوعات علمي روز در همه شاخه هاي اقتصادي، سياسي، اجتماعي و غيره و ... سخنراني علمي اجرا مي شود.
5 ـ سخنراني درون سازماني
يك مدير در مواقع مختلف (با برنامه ريزي سيستماتيك، در موارد استثنايي) به جهتهاي مختلف مي تواند به جهت اطلاع رساني و بالا بردن آگاهيهاي مخاطبين به بيان عملكردها، رفع ابهامات و يا بيان موقعيتها پرداخته و سخنراني كند. اين سخنرانيها مي تواند در دو قالب صورت گيرد، ممكن است براي مديران در رده هاي پايين و يا كاركنان صورت بگيرد كه صورت درون سازماني به خود مي گيرد. معمولاً در سخنراني هاي درون سازماني در زمانهاي ويژه نظير اعياد ملي، مذهبي و ... به جهت ارتقاء روحيه پرسنل نيز كه عملاً به دنبال ايجاد يك كانال ارتباطي بين مدير سازمان و كاركنان مي باشد، مديران مبادرت به سخنراني مي كنند.
6 ـ سخنراني برون سازماني
چنانچه يك مدير در شرايط متفاوت و يا بنا به ضرورت در جهت اطلاع رساني و بالا بردن آگاهيهاي مخاطبين به بيان عملكردها، رفع ابهامات و يا بيان موقعيتها بپردازد، سخنراني وي براي افكار عمومي، براي مخاطبيني كه طرف سازمان هستند و يا مخاطبيني كه نسبت به برنامه هاي اين سازمان حساسيت دارند و ارتباط غيرمستقيم با سازمان دارند انجام پذيرد كه سخنراني برون سازماني خواهد بود.
مديريت در روابط عمومي
مصاحبه مطبوعاتي :
الف – با هدف ارتباط و نزديكي با جرايد و روزنامه ها
ب – ادامه فعاليتهاي و عملكردهاي يك مؤسسه به جامعه
نكات قابل توجه :
1 – هماهنگيهاي قبلي براي تهيه سؤالات و پاسخهاي مربوطه (پيرامون اهداف و عملكرد و پاسخ به شبهات احتمالي)
2 – هماهنگيهاي قبلي جهت زمان و ساعت و تاريخ مصاحبه (براي روزنامههاي صبح از ساعات 15 تا 18 بهترين ساعت مي باشد و براي روزنامه هاي عصر از ساعت 8 تا 10 صبح بهترين ساعت مي باشد.)
3 – هماهنگي قبلي جهت تهيه آگهي هاي «پرتاژ آگهي» ويژه آگهي هاي تبريك و تسليت و .... (مديريت اطلاع خاص «نوع پيام ، محتواي پيام، هدف پيام» )
4 – بهره مندي دو طرفه
5 – بيان اصلي ترين نكات خدماتي هر سازمان و رفع شبهات
استفاده از راديو و تلويزيون (در فعاليتها) از نوع مديريت صحيح ارتباط مي باشد، زيرا اينگونه رسانه ها پوشش وسيعي دارند.
زمينه هاي ارتباطي در راديو :
1 – ارسال خبر
2 – ايجاد برنامه هاي مستقل براي سازمانهاي مختلف
زمينه هاي ارتباطي در تلويزيون :
1 – ارسال خبر روز
2 – برنامه هاي سمعي و بصري مؤثر
3 – بحثهاي اقتصادي (تبليغاتي، بازرگاني / غيربازرگاني) به شرط اينكه پروپاگاندا نباشد.
4 – استفاده از ايام و يا مناسبتهاي خاص
مبحث كارهاي ستادي و اجرايي در مديريت روابط عمومي
1 – كارهاي اجرايي آن از دسته كارهايي است كه به جهت ضرورت و اهميت آن نمود خارجي بيشتري دارد و بايستي در زمان تعيين شده انجام شوند.
2 – كارهاي ستادي : آن دسته از كارهايي هستند كه نقش سياستگذاري و برنامهريزي را براي ساير واحدها در بر مي گيرد و در واقع از اين طريق واحدها و سازمانهاي ديگر تحت پوشش خدمات واحدهاي روابط عمومي قرار مي گيرند.
بهترين و مؤثرترين خصيصه، عامل براي بيان عملكرد يك سازمان كمك گرفتن از رسانه هاست. چرا؟
به خاطر دلايل مختلف، از جمله ويژگي اي كه رسانه ها در انتقال پيام و نيز در تأثير پيام دارند: در كوتاهترين زمان مؤثرترين پيام ارسال مي شود كه اين همان هنر ارتباطات است.
از آنجايي كه رسانه ها و به ويژه مطبوعات نيز نيازمند اخبار، اطلاعات و وقايع اتفاق افتاده در يك جامعه و در يك سازمان اجتماعي هستند، راهي ندارند به جز اينكه از طريق روابط عمومي در سريعترين زمان به اخبار عمومي دست يابند. (البته در ايده هاي آرماني شاهد خبرنگاران تخصصي هستيم كه اين خبرنگاران در دل سازمانها نهفته اند و ارتباط با مطبوعات برقرار مي نمايند.) بنابراين نياز و بهره مندي مطبوعات به روابط عمومي ها هم قابل توجه است ولي به جهت خصوصياتشان با يك نوع سياست و برنامه ريزي بايستي آنها را به ميدان بكشانيم.
استفاده از ايام يا مناسبتهاي خاص:
باتوجه به اينكه تقويم ساليانه كشور ما از برنامه هاي مختلفي و ايام از پيش تصويب شده اي تشكيل شده است. بنابراين هر سازمان مي تواند باتوجه به ارتباط هدفمند سازمان با آن روز ويژه نسبت به برقراري ارتباط با رسانه ها اقدام نموده و دست آوردها و عملكردهاي خود را در قالب پيامهاي متنوع ارايه نمايد.
مراحل مديريت ستادي :
- فكر توأم با مطالعه
- برنامه ريزي
- تدوين + ابلاغ به مراكز تابعه
- در قالب آيين نامه ها و دستورالعملها
مديريت اجرايي : يعني همان اجراي برنامه هاي مصوب (باتوجه به زمان و مكان)
مديريت ستادي را مي توان با اين مفاهيم خلاصه نمود بدين شرح كه در مديريت ستادي، مطالعه و فكر در خصوص اهداف يك سازمان مي گردد. برنامه ريزي لازم براي توسعه سازمان و اجراي اهداف نيز مي پذيرد و به جهت سهولت در اجرا مجموعه هاي كارشناسي شده در قالب آيين نامه ها و دستورالعمل ها و ... تدوين مي گردد و نهايتاً به مراكز تابع ابلاغ مي گردد.
مديريت اجرايي وظيفه اجرايي در قالب اجراي مصوبات و تصميم گيريها مي باشد اما نكاتي از قبيل فاكتور زمان و مكان و موقعيت سازمان و اجتماع روز (آن روز) در شكل ژئوپليتيك اجرا مي گردد. معمولاً بخش عظيمي از موفقيتها در يك برنامه مصوب به مديريت اجرايي واگذار مي گردد.
نكاتي درخصوص نحوه مديريت برنامه ريزي و فعاليت در روابط عمومي
1 – داشتن اطلاعات درست از سازمان
2 – برخورد مناسب با مراجعين (درون سازماني/برون سازماني)
3 – شناسايي نقاط قوت و ضعف سازمان
4 – آشنايي با نيازهاي مخاطبين در جامعه
5 – ايجاد برنامه هاي موقت براي حل مسايل و مشكلات روز سازمان
6 – تلاش در جهت قانونمند كردن ضوابط سازمان و رفع مشكلات قبلي
7 – تلاش در جهت تبيين وظايف تعريف شده در چارت سازماني به ويژه در ارتباط با اداره روابط عمومي
8 – تلاش در جهت شناسايي تواناييهاي ذاتي / فردي افراد و نحوه گماردن افراد در محلهاي سازماني
9 – تهيه بيلانهاي آماري / عملياتي از فعاليتهاي سازمان شامل (پروژه ها در برنامه هاي انجام شده / افق هاي پيش روي سازمان)
10 – تلاش در جهت همفكري با مسئول سازمان (به عنوان يك مشاور عالي)
11 – دسته بندي كردن وظايف و كارهاي روزمره
12 – برنامه ريزي جهت طرح نمودن مبالغ تنخواه (كوتاه مدت در اختيار دارند) و درخواست براي هزينه هاي مصوب.
اولين شرط براي مدير : جمع آوري اطلاعات (تهيه دفترچه هاي اطلاعاتي و آماري مربوط به سوابق مديرقبلي) مي باشد كه از دو شيوه درون سازماني و برون سازماني تأمين مي شوند. در حالت اول، (تهيه دفترچه اطلاعاتي) اطلاعاتي را درخصوص سازمان و پيرامون بخشنامه، آيين نامه و تشكيلات را در برگرفته و در حالت برون سازماني اطلاعات بين المللي و ملي (داخلي) كشوري را شامل مي گردند.
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
سيكل مديريت روابط عمومي :
|
|
| |
| |
|
|
| |
| |
|
|
|
| |
مراجعين :
- مستقيم (در درجه دوم)
- غيرمستقيم
- درون سازماني
- برون سازماني (اولويت)
مخاطبين مستقيم كساني هستند كه از خدمات يك سازمان بهره مي گيرند.
برنامه :
موقت : (زمان) كوتاه مدت براي حل كردن مشكلات
سيستماتيك : (زمان) كوتاه مدت براي حل كردن مشكلات
چارت سازماني :
شرح وظايف گذشته كه از يك سو مدير روابط عمومي بايد اين طرح را با طرح جديد و ارايه يك طرح ضابطه مند قياس نمايد و از سوي ديگر منطبق با نيازهاي سازمان به جمع آوري كردن اين شرح وظايف براي تعيين چارت سازماني مناسب بپردازد.
انتخاب افراد :
اين امر بايد براساس سنجش تواناييهاي افراد از سوي مدير روابط عمومي انجام گيرد كه تواناييهاي افراد عمدتاً بر اساس دو خصيصه ذاتي و استعدادهاي اكتسابي سنجيده مي شود. در انتخاب پرسنل يك مدير بايد دقت كند چه افرادي را بايد جذب كند (مثلا داشتن دفترچه شناسايي افراد مفيد است) يعني در اين جهت علاوه بر مشخصات فردي جمع آوري تواناييهاي ذاتي و نيز شناخت استعدادهاي اكتسابي آن فرد مي باشد. بعضي از افراد را مي توان آموزش داد و زماني كه اين افراد مهارت را به دست آوردند داراي كاركرد خواهند بود. ولي بعضي از افراد غير فعال مي باشندو غير قابل آموزش و كاركرد هستند كه بايد از سيستم حذف شوند.
در انتخاب افراد علاوه بر اينكه بايستي دقت نمود كه فرد فعالي باشند، عملكرد افراد را نيز بايستي به صورت سالانه يا چند سال يكبار بررسي نمود تا تحولات و پيشرفتهاي اين افراد در كارنامه هاي چند ساله آنان ثبت گردد. (تهيه كارنامه ارزيابي افراد)
يك مدير بايستي اصولي ترين يا اولي ترين مباحث كاربردي آمار را بداند چرا كه به وسيله تجزيه و تحليل اين آمار ها مي توانيم به نتايج مطلوب برسيم. در واقع يك مدير يك مشاور علمي در علم آمار براي تجزيه و تحليل محسوب مي گردد. البته در صورت تراكم كار استفاده از مشاوراني كه در اين خصوص آگاهي علمي دارند ضروري است.
در مورد انجام يك كار بنا بر نياز اگر لزوم بر انجام تحقيق باشيد بايد برنامه ريزي شده و يك جامعه كوچك در ابتدا در نظر مي گيريم و بعد شناسايي كرده و با تهيه پرسشنامه براي رسيدن به اهداف تحقيق و تعيين نيازهاي جامعه عمليات را به صورت ميداني و بعد با تجزيه و تحليل با كمك آمار و نتايج آماري با استفاده از جدوال و يا ستونهاي علمي و اطلاعاتي پيگيري و به نتيجه مي رسانيم. (نمودار الف).
افق هاي پيش رو چيست؟
برنامه هاي آتي سازمان، در واقع اهداف آينده سازمان كه تلاش در جهت برنامه ريزي كوتاه مدت و يا بلندمدت (بنا به ضرورت و نياز موجود) به جهت رسيدن به اهداف مي باشد. يك مدير روابط عمومي در واقع نقش مشاور براي رييس سازمان را دارد.
رييس سازمان مي تواند با كمك مدير روابط عمومي:
1- از درخواستها و نيازهاي پرسنل و ساير مديران مطلع شود.
2- با نيازهاي جامعه و مخاطبين مطلع شود.
3- مي تواند نقاط ضعف و راه كارهاي حل اين مشكلات را درك نموده و با انتخاب نيرو در جهت بهينه كردن تشكيلات سازمان و ارتباط با رسانه ها و افكار عمومي از نقطه نظرات مشاوره اي مدير روابط عمومي استفاده نمايد.
رييس سازمان نيز مي تواند با مدير روابط عمومي:
1- يك مشاوره اقتصادي،
2- مشاوره سياسي،
3- مشاوره علمي و تحقيقاتي،
4- مشاوره اجتماعي
يك مدير موفق كسي است كه با حداقل نيرو و متناسب بودن بودجه نسبت به طرحش، حداكثر خروجي يا بهره دهي را ارائه دهد.
آنتروپي: تئوري جديدي كه انديشمندان ارايه داده اند مبني بر اينكه قالب اين تئوري بر اساس نوآوري پايه گذاري شده است. يعني هر فرد در آينده نزديك خود يك طرح يا فكري نو توليد نمايد و به جاي افزايش حجم پرسنلي و تشكيلاتي كه رسيدگي به خود آن پرسنل مشكلات عديده اي را به وجود خواهد آورد با نوآوري و حداقل نيرو، حداكثر بهره بري حاصل گردد.
استفاده از تنخواه فقط در برنامه هاي كوچك كه اهداف كمتري را در بر مي گيرد و برنامه هاي ضروري استفاده گردد. مديران روابط عمومي بايد تلاش كنند كه آلودگي بودجه تنخواه نشوند.
تقسيم بندي وظايف يك مدير روابط عمومي به شرح زير مي تواند باشد:
1- كارهاي روزانه
2- كارهاي هفتگي
3- كارهاي سالانه
در اين تقسيم بندي، يك مدير بايد دقت كند كه عين شرح وظايف عمل نمايد، و نيز رسيدگي و نظارت بر كليه كاركنان خود را داشته و نوآوري و خلاقيت را در همه كارها داشته باشد.
ويژگيهاي شخصيتي يك مدير روابط عمومي:
1- اداره جلسات
اداره جلسات شامل مراحل زير مي گردد:
الف – پيش بيني موضوع جلسه
ب – برنامه ريزي قبل از جلسه
ج – پيشگيري هاي محورهاي جلسه منطبق با موضوع و اهداف
د – نحوه دعوت از مدعوين جلسه
هـ - چگونگي ثبت توافقات جلسه
2 – تلاش در جهت جلوگيري از رنجش همكاران ، كه اين امر خود مستلزم احاطه كامل بر شرايط و محيط كاري و دارا بودن سيستم آگاهي يابي از مشكلات همكاران مي باشد.
3- يادداشت برداري (تهيه دفترچه عمليات روزانه)
4- رازداري، بردباري و آشنايي با روابط اجتماعي
5 – استفاده از مكانيسم هاي ارتباطي براي جلب نظر همكاران و مسئولين (در دو بخش درون سازماني و برون سازماني)، از قبيل استفاده از كارت تبريك، هدايا،لوح تقدير و ...
و تلاش براي توسعه فعاليتهاي اجرايي روابط عمومي با استفاده از ابزار مختلف ارتباطي از قبيل سخنراني
در واقع يك مدير روابط عمومي كسي است كه با استفاده از علم ارتباطات كلامي / غير كلامي و قدرت هنر شخصيتي يك جلسه را اداره نمايد.
در يك سيستم اجرايي براي يك برگزاري يك سخنراني موفقيت آميز توجه به اين 18 مورد شايان توجه مي باشد:
1 – هماهنگي و كسب نظر مدير سازمان
2 – هماهنگي با فرد سخنران
3- تهيه كارت دعوت
4 – تهيه ليست دعوت شدگان
5 – چاپ و توزيع دعوتنامه
6 – تهيه وسايل صوتي و تصويري
7 – هماهنگي با بخش عكاسي و فيلمبرداري
8 – تكثير متن سخنراني و توزيع به موقع آن
9 – نظارت بر نظافت / نور/ محيط سخنراني
10 – اطلاع رساني به رسانه ها
11 – برنامه ريزي جهت كارهاي پذيرايي
12 – ارسال متن سخنراتني به وسايل ارتباطي و جرايد
13 – نصب عكس و خبر مصاحبه در پانل هاي راهنما
14 – تهيه نسخه سخنراني براي آرشيو
15 – نظر سنجي از مخاطبين
16 – تهيه بولتن داخلي در خصوص موضوع
17 – تهيه بولتن داخلي در خصوص موضوع
18 – تهيه گزارش مختصر از اهداف و هزينه هاي سخنراني
سه ديدگاه مهم در انجام فعاليتهاي روابط عمومي عبارتند از:
1 – مديران و نيروي انساني
2- داشتن تخصص، تجربه، ، مهارت در زمينه فعاليتهاي روابط عمومي
3 – داشتن علم و دانش در حيطه شغلي و علوم اجتماعي / جامعه شناسي
4 – داشتن شناخت نسبت به موسسه و سازمان و ويژگيهاي خدماتي سازمان
دونكته مهم جايگاه مديريتي روابط عمومي:
مستقيم زير نظر رياست سازمان
زير نظر معاونت هاي ديگر
عوامل موفقيت و مشكلات هنگامي كه تحت نظر رياست باشد:
1- شعاع عمل وسيع: 2 – قدرت سازماني: 3- دخالت ها و تاثيرات مدير سازمان در كارها
شخصيت :
همان خصوصيات دروني انساني است كه داراي دو بخش ذاتي ذاتي و اكتسابي است و از آنجايي كه انسان موجودي اجتماعي است و دائما با مردم و جامعه سر و كار دارد آن خصوصياتي كه از جامعه مي گيرد و آن خصوصياتي كه از خودش در اين جامعه نشان مي دهد بعد شخصيتي آن انسان است. علت اينكه جنبه اكتسابي آن مطرح مي گردد به جهت كامل شدن انسان در جامعه، پويايي انسان و رشد شخصيتي انسان است.
توضيحات در رابطه با 5 ويژگي شخصيتي يك مدير:
مديران مي توانند با توجه به آشنايي بيشتر به مكانيسم هاي ارتباطي و ترغيب نسبت به تاثير گذاري به همكارانشان موفق تر عمل نمايند.
تجمعي كه با هدفي معين و با موضوعي مشخص ويك سخنران و تعدادي شنونده تشكيل شود سخنراني است. با توجه به هدف سخنران، اهميت آن سخنراني مشخص مي شود و حساسيت سخنراني نسبت به درجه آن مشخص مي شود. موضوع سخنراني مهم است كه علمي يا اجتماعي مي تواند باشد و نيز مقام سخنران.
سخنراني اي موفق است كه مدير در انتخاب سخنران، انتخاب زمان و مكان سخنراني، انتخاب مخاطبين و مدعوين شركت كننده در سخنراني دقت بيشتري را اعمال نمايد.
الف – فعاليتهاي قبل از سخنراني شامل فعاليتهاي: تبليغاتي، ارتباطي، هماهنگي ها، تداركاتي مي باشند.
ب – فعاليتهاي حين سخنراني شامل: نظم بخشي، ترتيب سازمان و نظارت مي باشند.
ج – فعاليتهاي بعد از سخنراني شامل: تهيه آرشيو، تبليغ كردن، برنامه ريزي هاي آتي مي شود.
امروزه آموزش نيروي انساني، كمتر از مديريت توليد محسوب نمي شود، مي توان با آموزش در ارتقاء سطح تخصصي كاركنان گام برداشت.
با توجه به اينكه فعاليتهاي روابط عمومي نياز به بودجه كافي و برنامه ريزي پي در پس دارد، حمايت رياست سازمان قطعا دامنه عملياتي روابط عمومي را افزايش مي دهد و موفقتر عمل مي كند و در خصوص اظهار سليقه هاي رياست، مدير روابط عمومي مي مي تواند با توجه به يك برنامه منسجم و ارتباطي موثر نقش مشاورت روابط عمومي را براي مسئول سازمان تبيين نمايد تا اين مشكل رفع گردد.
اهداف و استراتژي هاي روابط عمومي در جهت منافع (دو طرفه) مخاطب و سازمان شامل 4 ويژگي مي شوند:
1- همه جانبه نگري و جامع بودن طرح ها
2- داشتن مكانيسم كنترل (نظارت) بر فعاليتهاي روابط عمومي و سازمان
3- استفاده شايسته از خصوصيا / عملكرد تكنولوژي هاي ارتباطي
4- آموزش نيروي انساني
ساختار روابط عمومي استوار بر دو اصل مي باشد كه وظايف روابط عمومي حول اين دو شاخه مي گردند:
الف – ارتباط برون سازماني
ب – ارتباط درون سازماني
خصايص و صفات يك مدير يا يك كارشناس متخصص روابط عمومي
نگرش سيستمي به واحدهاي روابط عمومي:
مدل شماره يك : مدل فرامحيطي/ يا محيط جهاني
مدل شماره دو: فرض بر غير تخصصي بودن افراد است.
مدل شماره 3: فرض بر تخصصي بودن افراد است.
مدل شماره چهار: ايده آل (همه چيز يك مدير / كارشناس = فعال +متخصص)
مدل شماره پنج : ديجيتالي كردن و در نهايت مجازي كردن روابط عمومي (اين مدل در كتابها موجود نيست اما بحث داغ روز مي باشد)
يك مدير روابط عمومي بايستي داراي شم مديريتي و استراتژيكي باشد به طوري كه نقطه عطف و يا برآيند نگاه مديريتي او در دو پايه ي منافع مخاطب و سازمان تعالي آنها مي باشد با اين شرط كه با برنامه ريزي و رعايت اصول مديريتي در آن كنش هاي متقابل محيط دروني (جامعه) و محيط بيروني (دايره بين الملل) بتواند خوب عمل كند.
در بررسي ويژگيهاي مربوط به اهداف و استراتژي هاي روابط عمومي كه در جهت منافع سازمان و مخاطب فعاليت مي نمايد 4 ويژگي مورد توجه قرار مي گيرد:
1- اولين ويژگي آن داراي اين نكته مهم مي باشد كه مدير در تهيه برنامه در دو قالب كوتاه مدت و بلند مدت بايستي طرحي را تهيه كند كه اين طرح جامعه و همه جانبه نگر باشد و نيازهاي روابط عمومي و سازمان را مرتفع كند.
2- دومين ويژگي اين نكته قابل توجه مي باشد كه اصولا يك مدير به جهت آن كه برنامه خود هدايت كند تا حد موفقيت و نيز پي گيري كند، علت ها و نارسايي ها و مشكلات موجود در حين اجرا برنامه را و نهايتا راه كارهاي رفع موانع و كسب موفقيت را دريابد، و در اين راه چاره اي ندارد جز نظارت بر برنامه ي تدوين شده. چرا كه اگر حتي يك فرد و يا يك بخش در اجراي برنامه اي كه مدير تدوين نموده است قصور كند كل برنامه زير سوال مي رود.
3- اين نكته حائز اهميت مي باشد كه مدير مي بايست به تكنولوژي هاي ارتباطي به ويژه تكنولوژي هاي جديد شناخت داشته باشد و همچنين نحوه استفاده از آن تكنولوژي و دامنه خدمات آن تكنولوژي را بداند. در بحث ارتباطات روابط عمومي ها اصولا هر روابط عمومي با ساختار و سازمان خودش يك ارتباط دارد. با روابط عمومي هاي همنوع و يا غير همنوع از نظر گنجايش، از نظر وظايف و عملكرد و ... يك نوع ارتباط دارد و اصولا در جامعه اي كه زيست و فعاليت مي كند ارتباط دارد. اصولا ارتباط اين سه مورد ضروري و اجتناب ناپذير است و مديري كه بتواند از بين اين ارتباط ها تعاملي مثبت و موثر به وجود آورد، مديري موفق است.
4- در حال حاض به جهت پيچيدگي هاي جامعه شناختي و آثاري كه تكنولوژي هاي ارتباطي براي مردم قرن هديه آورده اند. فعاليت روابط عمومي ها را در قالب سيستمهاي متفاوت مي توان تجزيه و تحليل كرد.
به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.
دانشگاه جامع علمی کاربردی
