کارورزی حسابداری مالی نهائی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط زهرا عونی

بازدید: 24756

مقدمه و پيشگفتار
از آنجائي كه امور مالي و حسابداري در كليه شركت‌ها، موسسات، و هر منبعي كه در آن امور اقتصادي صورت مي‌گيرد داراي اهميت بسيار بالايي بوده و يكي از اركان مهم و حساس يك موسسه اقتصادي مي‌باشد و فراهم كردن اطلاعات مالي منسجم و به هنگام سازمانها و موسسات اقتصادي را مي‌توان يكي از مهم‌ترين اهداف سيستم حسابداري مالي تلقي كرد.
اين گروه از اطلاعات، مجموعه‌ي عمليات سازمانها و موسسات ياد شده را در قالب شاخص‌هاي كمي بيان مي‌كند و زمينه‌هاي لازم را براي كنترل و برنامه‌ريزي‌هاي مديريت مهيا مي‌سازد.
بنا به همين موضوع، گزارش و عنوان كارآموزي، مربوط به امور مالي و حسابداري انتخاب، بررسي و تهيه گرديده است.
اين گزارش حاصل تلاش و امور انجام گرفته در مدت كارآموزي در يك آموزشگاه حسابداري مي‌باشد.

نرم‌افزاها و سخت‌افزارهاي مورد استفاده

انواع نرم‌افزارهاي مورد استفاده

• نرم‌افزار حسابداري همكاران سيستم
• نرم‌افزار خزانه همكاران سيستم
• نرم‌افزار حقوق و دستمزد همكاران سيستم
• نرم‌افزار ضبط فيلم و تصاوير (دوربين‌هاي مدار بسته)
• ساير نرم‌افزارهاي كاربردي عمومي
• كليه نرم‌افزارهاي مربوط به شركت همكاران سيستم به هم ديگر لينك و يكپارچه و شبكه مي‌باشند.

نمونه‌اي از نرم‌افزارهاي كاربردي شركت همكاران سيستم، كه مورد استفاده مي‌باشد.

انواع سخت‌افزارهاي مورد استفاده:

اتاق سرور با كليه امكانات شبكه و تجهيزات رايانه‌اي كامل

تعداد 12 دستگاه رايانه كامل و مجهز و لينك با شبكه

تعداد 5 عدد پرينتر ليزري HP و تحت كنترل و لينك با شبكه سيستم پيچ داخلي

سيستم بلندگوي ميز كنفرانس در اتاق كنفرانس

سيستم ويدئو پروژكتور جهت كلاس‌هاي آموزشي در كلاس آموزشي 30 نفره

توضيح مختصر در رابطه با ضرورت استفاده و امكانات و ويژگي‌هاي نرم‌افزارهاي كار شده

سيستم حسابداري

منوي صفحه اصلي حسابداري

منوي حساب‌ها

گروه

در اين آيكون گروه‌هاي حساب‌ها را تعريف مي‌كنيم.

نوع حساب در سرفصل سطح (گروه به سه دسته ترازنامه‌اي) دائم (سود و زياني) موقت، (انتظامي) آماري- احتمالي تقسيم مي‌شود.

حساب‌هاي انتظامي حساب‌هايي هستند كه طبق استانداردهاي حسابداري ايران نبايد در صورت‌هاي مالي منظور شوند و مي‌توان آنها را در پيوست صورت‌هاي مالي افشاء كرد. اين حساب‌ها نيز همانند حساب‌هاي ترازنامه‌اي دائمي هستند و مانده آنها به سال بعد منتقل مي‌شود.

علت اينكه اين دسته‌بندي در سطح گروه قرار دارد اين است كه به دليل تعداد كم گروه‌ها مانع از اشتباه و سردرگمي كاربر شده و موجب سهولت كار مي‌گردد.

GL: كل

در اين آيكون حساب‌هاي كل را تعريف مي‌كنيم.

در سطح كل ماهيت حساب به سه دسته مهم نيست، بدهكار و بستانكار تقسيم مي‌گردد.

ماهيت مهم نيست در مورد حساب‌هايي مانند حساب‌هاي انتظامي و سود و زيان سال جاري كه بدهكار و بستانكار شدن آنها مهم نيست كاربرد دارد.

SL: معين

در اين آيكون اقدام به تعريف حساب‌هاي معين مي‌نماييم.

در سطح معين ماهيت حساب به پنج دسته مهم نيست، بدهكار طي دوره، بستانكار طي دوره، بدهكار پايان دوره و بستانكار پايان دوره تقسيم مي‌شود.

حساب‌ها

در اين سطح ارتباط معين با انواع تفصيلي‌ها مشخص مي‌گردد تا در هنگام صدور سند حسابداري، فقط تفصيلي‌هايي براي معين مربوطه نشان داده شود كه آن معين با نوع آن تفصيلي‌ها مرتبط شده باشد. اين امر در جلوگيري از اشتباه و سهولت كاربري مؤثر است.

اگر وضعيت حساب فعال/ غيرفعال براي يك معين غيرفعال باشد، هنگام صدور سند حسابداير آن معين قابل مشاهده و استفاده نخواهد بود.

همچنين در اين پنجره مي‌توان حساب طرف مقابل خلاف ماهيت را براي يك معين تعيين نمود تا كار صدور سند تعديل ماهيت تسهيل گردد. حسابي كه به عنوان طرف مقابل براي يك معين معرفي مي‌گردد بايد دو ويژگي داشته باشد:

1-    ماهيت مخالف آن حساب معين داشته باشد

2-    ارتباط آن با سطوح تفصيلي همانند آن معين باشد.

از گزينه سيستم‌ها براي مرتبط نمودن معين با سيستم‌هاي مورد نظر است تا آن معين در آن سيستم‌ها مشاهده و قابل استفاده گردد.

در قسمت ويژگي‌ها مي‌توان با انتخاب ويژگي‌هاي پيگيري و تعدادي، اطلاعات بيشتر و امكان

گزارش‌گيري جامع‌تري را بدست آورد. با انتخاب گزينه پيگيري براي يك معين در هنگام صدور سند دو ستون شماره و تاريخ پيگيري به سند اضافه مي‌شود و مي‌توان مقادير مورد نظر را در آنها وارد كرد. با انتخاب گزينه تعدادي براي يك معين در هنگام صدور سند يك ستون با عنوان تعداد به سند حسابداري اضافه مي‌گردد.

نكته: نوع و ماهيت حساب در سطح گروه، كل و معين حتي پس از گردش نيز قابل تغيير است.

DL: تفصيلي

در اين آيكون مي‌توان تفصيلي‌ها را تعريف نموده و به آنها كد اختصاص داد.

در هنگام تعريف تفصيلي تشخيص نوع تفصيلي مناسب حائز اهميت است. اگر نوع تفصيل مورد نظر در ميان انواع تفصيلي‌ها وجود نداشت، با استفاده از كليد انواع تفصيل مي‌توان آن را ايجاد نمود.

نكته 1: حداكثر انواع تفصيلي قابل تعريف در سيستم 15 مورد است كه همانند طبقه ساير مي‌باشند.

نكته 2: حساب تفصيلي كه در طبقه ساير تعريف مي‌شود فقط در سيستم حسابداري، خزانه‌داري، انبار و دارايي ثابت قابل رؤيت است.

نكته 3: هنگام معرفي شخص جديد اگر بخواهيم آن شخص كاربر سيستم باشد بايد براي او نام اختصار تعيين كنيم.

نكته 4: امكان تغيير عنوان تفصيلي حتي پس از گردش نيز وجود دارد. براي تغيير دادن عنوان تفصيلي اشخاص به قسمت معرفي اشخاص، تفصيلي شركت‌ها به معرفي شركت‌ها، تفصيلي پروژه به تعريف پروژه و تفصيلي مركز هزينه به تعريف مراكز هزينه مي‌رويم.

برخي از انواع تفصيلي پركاربرد در سيستم عبارتند از: ساير، اشخاص، شركت‌ها، مراكز هزينه، پروژه، حساب‌هاي جاري و..

هنگام تعريف مراكز هزينه بايد نوع مركز را مشخص نمود كه شامل توليدي، خدماتي، اداري و ... پيمانكار خارجي پروژه ‌مي‌باشد.

نكته: حداكثر طول كد حساب‌ها در مجموع- گروه+ كل+معين- ده رقم و براي تفصيلي‌ها نيز ده رقم است.

طبقه‌بندي تفصيلي:

طبقه‌بندي تفصيلي جهت ايجاد طبقه‌بندهايي غير از طبقه‌بندي موجود در سيستم طراحي شده است و صرفاً در زمان گزارش‌گيري قابل استفاده مي‌باشد. در اين بخش هر تفصيلي مي‌تواند همزمان عضو چندين طبقه باشد و حتي با داشتن گردش در اسناد مي‌توان آن را به طبقات مختلف اضافه و يا از طبقات قبلي حذف نمود.

گزارش مجموعه حساب‌ها

در اين آيكون مي‌توان از حساب‌هاي تعريف شده در سيستم به سه شكل متفاوت گزارش تهيه كرد:

بر اساس ارتباط حساب‌ها: اين گزاش حساب‌هاي كل و معين و انواع طبقات تفصيلي مرتبط با معين‌ها را نشان مي‌دهد.

بر اساس گردش حساب‌ها: اين گزارش حساب‌هاي كل و معين و ريز تفصيلي‌هاي گردش‌دار را نشان مي‌دهد.

بر اساس ريز ارتباط حساب‌ها: در اين گزارش مي‌توان از حساب‌هاي كل و معين و تمام ريز تفصيلي‌هاي سيستم در سطوح مختلف به تفكيك گزارش گرفت.

انواع سند:

در اين آيكون مي‌توان انواع سند ديگري علاوه بر انواع سند پيش فرض سيستم را تعريف نموده و در قسمت صدور سند حسابداري از آنها استفاده نمود.

نكته: تعريف انواع سند محدوديتي ندارد.

انواع سند اصلي پيش فرض سيستم حسابداري عبارتند از:

سند افتتاحيه- سند عمومي- سند اختتاميه- سند بستن حساب‌ها- سند تعديل ماهيت پايان دوره- سند تعديل ماهيت اول دوره منوي اسناد

صدور سند حسابداري

در اين آيكون مي‌توان سندهاي حسابداري را صادر نمود و يا سندهاي صادره قبلي را مشاهده كرد.

قبل از توضيح قسمت‌هاي مختلف اين آيكون به بيان مطالبي كه دانستن آنها در اين قسمت لازم مي‌باشد مي‌پردازيم.

شامل چهار حالت است:

در اين سيستم وضعيت سند اسناد در اين وضعيت الزاماً داراي استانداردهاي يك سند يادداشت حسابدار بالانس بودن سند، داشتن شرح، ارتباط صحيح حساب‌ها نيستند، در گزارشات منظور نمي‌شوند و قابل ويرايش مي‌باشند.

موقت

اسناد در اين وضعيت داراي استانداردهاي يك سند حسابداري هستند در گزارشات منظور مي‌شوند و قابل ويرايش مي‌باشند.

بررسي شده

اسناد در اين وضعيت توسط مسئول بررسي و كنترل اسناد بررسي شده‌اند، در گزارشات منظور مي‌شوند و تا زماني كه در اين وضعيت هستند قابل ويرايش نمي‌باشند.

قطعي يا دائم

اسناد در اين وضعيت ديگر قابل ويرايش نبوده و آماده تحرير در دفاتر قانوني هستند.

اسناد ثبتي

ثبت موقت

ثبت يادداشت

بررسي شده قطعي- دائم

انواع شماره سند در اسناد حسابداري عبارت است از:

Temp Num: شماره عطف

اين شماره به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌گردد و هيچ‌گاه تغيير نمي‌كند و در صورت حذف سند به اسناد ديگر اختصاص نمي‌يابد مگر سند آخر باشد.

Num: شماره سند

اين شماره به ترتيب تاريخ مرتب شده و نشاندهنده تعداد اسناد موجود در سيستم مي‌باشد.

DailyId: شماره روزانه

اين شماره به ترتيب ورود اسناد در يك روز صادر مي‌شود وارد كردن اين شماره در اختيار كاربر بوده و مي‌توان تكرارپذير باشد.

LocalNum: شماره فرعي

يكي از كاربردهاي شماره فرعي در شركت‌هاي دو دفتره است كه شماره فرعي در يك دفتر نشاندهنده شماره عطف دردفتر ديگر است.

روش‌هاي كپي كردن اسناد

Ctrl+C را مي‌زنيم و بعد در سند در داخل سند رديف‌هاي مورد نظر را انتخاب كرده و ‍Ctrl+V را مي‌زنيم تا اقلام كپي شوند.

انتخاب يك يا چند سند و كپي كردن آنها با استفاده از كليد كپي اسناد به صورت تك تك يا تركيبي از اسناد مورد نظر و تبديل اطلاعات

Text: ساخت

نكته:دكمه لغو تغييرات مي‌تواند تا 32 تغيير آخر قبل از ذخيره‌سازي را به صورت مرحله‌اي برگرداند.

اگر بخواهيم سندي را مشاهده كنيم و پيغام موجوديت سند توسط ... در حال بررسي است داده شود، به اين صورت عمل مي‌كنيم. ابتدا بررسي مي‌كنيم كه آيا كاربري از سند مورد نظر استفاده مي‌كند يا نه، اگر كاربري از آن سند استفاده نمي‌كرد مشاهده تراكنش‌هاي ثبت شده را از قسمت ابزار انتخاب مي‌كنيم. سپس نوع موجوديت را سند حسابداري و وضعيت را فعال انتخاب مي‌كنيم و كليد اعمال فيلتر را مي‌زنيم و در آخر سند را از قفل آزاد مي‌كنيم.

كليد گزارش وضعيت اسناد در ليست اسناد موارد زير را گزارش مي‌كند. تعداد اسناد در وضعيت‌هاي مختلف، مشخصات آخرين سند، تعداد اسناد صادر شده توسط هر كاربر، تعداد اسناد تأييد شده توسط هر كاربر.

قطعي كردن اسناد

در اين آيكون مي‌توان اسناد بررسي شده را قطعي نمود تا ديگر قابل تغيير نباشند.

قبل از قطعي كردن اسناد بايد شماره‌گذاري اسناد انجام گيرد تا اسناد مرتب شوند.

در اين آيكون با استفاده از كليد جابجايي مي‌توان اسنادي را كه در يك روز صادر شده‌اند را جابجا نمود. اين كار به منظور رفع اختلاف ماهيت‌هاي ايجاد شده به دليل جابجايي اسناد انجام مي‌گيرد.

نكته: پيغام وجود حساب‌هاي داراي خلاف ماهيت در دو قسمت از سيستم داده مي‌شود:

1-    هنگام قطعي كردن اسناد

2-    هنگام صدور سند اختتاميه

در اين آيكون مي‌توان بر مبناي سطوح مختلف حساب‌ها اقدام به گزارش‌گيري نمود.

در قسمت محدوده اسناد پس از انجام تغييرات بايد كليه اعمال فيلتر را بزنيم تا تغييرات اعمال گردد.

با استفاده از كليد گردش حساب مي‌توان به گردش حساب‌ها دسترسي يافت. در پنجره گردش حساب مي‌توان براي تفصيلي‌ها و معين‌هاي بدون تفصيل اعلاميه بدهكار يا بستانكار صادر كرد.

نكته: در يك روز مي‌توان به تعداد دلخواه اعلاميه صادر كرد.

در زمان مشاهده گردش يك حساب، چنانچه نياز به مشاهده مانده حساب در رديف يا رديف‌هاي، مورد نظر داشته باشيم مي‌توانيم بعد از تيك زدن در بخش مانده در خط و با استفاده از كليد F3 مانده حساب مورد نظر را در پنجره كوچك نمايش داده شده مشاهده نمود.

در مرور حساب‌ها مي‌توان اقدام به آناليز نودن- پاس كردن- حساب‌هاي معين بدون تفصيل يا تفصيلي‌ها نمود. آناليز به دو شكل قابل انجام است:

مرور حساب‌ها در حسابداري

اتوماتيك: براي انجام اين آناليز بايد به معين مورد نظر ويژگي‌ پيگيري بدهيد تا بتوانيد در پنجره آناليز حساب‌ها آن را به چهار روش آناليز كنيد.

دستي- تطبيق: در اين نوع آناليز مي‌توان يك قلم بدهكار را با يك يا چند قلم بستانكار و يك قلم بستانكار را با يك يا چند قلم بدهكار آناليز نمود. در اين حالت نيازي نيست كه به معين مورد نظر ويژگي پيگيري داده باشيد.

بعد از انجام آناليز اگر بخواهيم بدانيم كه يك سطر با كدام طرف حساب تيك خورده و پاس شده است بايد روي دكمه ريز كليك كنيم.

دكمه بازسازي نيز باعث حذف آناليزهايي مي‌شود كه پاس شده‌اند و طرف مقابل پاس شده آنها در اسناد حسابداري تغيير كرده يا ديگر وجود ندارد.

گزارشات حسابداري

در اين آيكون مي‌توان به انواع مختلفي از گزارشات حسابداري دست يافت.

گزارش كل و ريز اسناد: با استفاده از اين گزارش مي‌توان بين اسناد در دو حالت كل اسناد و اقلام اسناد به جستجو و گزارشگيري پرداخت. از ويژگي‌هاي اين گزارش نمايش اسناد در دو حالت اقلام اسناد و كل اسناد در سالهاي مختلف مي‌باشد.

گزارش دفاتر: دفاتر حسابداري را به طور كلي به دفتر كل، روزنامه، معين و تفصيلي تقسيم‌بندي مي‌كنند و در صورت داشتن سطح پنجم و ششم براي اين سطوح نيز دفتر وجود دارد.

در دفتر روزنامه اگر تيك روزنامه معين زده شود، گزارش با حساب‌هاي معين نمايش داده مي‌شود و اگر تيك دفتر روزنامه كل زده شود، گزارش با حساب‌هاي كل نشان داده مي‌شود.

گزارشات

ضمناً در اين حالت اگر تيك دفتر روزنامه كل خلاصه زده شود، حساب‌هاي كل مشابه موجود در يك سند را با هم و يكجا نمايش مي‌دهد.

آناليز اسناد: اين گزارش در مورد تطبيق‌هاي انجام شده در قسمت مرور حساب‌ها صورت مي‌پذيرد و بر دو نوع است:

1-    گزارش تشريحي اقلام تطبيق شده

2-    گزارش اقلام تطبيق نشده

گزارش دفاتر قانوني: با استفاده از اين گزارش مي‌توان دفاتر روزنامه و كل را ايجاد كرد.

تفاوت گزارش دفاتر و اين گزارش در اين است كه گزارش دفاتر قانوني پس از قطعي كردن اسناد و صدور سند كل انجام مي‌شود، اما گزارش دفاتر در مورد حساب‌هاي موقت نيز انجام مي‌شود.

گزارش حساب‌هاي خلاف ماهيت مانده: در صورتي كه ماهيت يك حساب معين به غير از ماهيت مهم نيست بوده و مانده آن در زمان گزارشگيري خلاف ماهيت آن باشد، مي‌توانيم گزارش خلاف ماهيت مانده تهيه كنيم.

گزارش حساب‌هاي خلاف ماهيت مانده: در صورتي كه ماهيت يك حساب معين به غير از ماهيت مهم نيست بوده و مانده آن در زمان گزارشگيري خلاف ماهيت آن باشد، مي‌توانيم گزارش خلاف ماهيت مانده تهيه كنيم.

گزارش حساب‌هاي خلاف ماهيت طي دوره:

اگر در هنگام تعريف يك معين ماهيت مانده آن را بدهكار يا بستانكار طي دوره تعريف كرده باشيد و مانده اين معين خلاف ماهيت شود، در گزارش خلاف ماهيت طي دوره قابل رؤيت است.

گزارشات اعلاميه بدهكار و بستانكار: اين گزارشات بر سه نوع‌اند.

1-  گزارش اقلام تكراري در اعلاميه‌ها: اگر براي اقلام معين يا تفصيلي در يك محدوده تاريخي بيش از يك بار اعلاميه صادر شده باشد مي‌توان گزارش آن را از اين قسمت گرفت.

2-  گزارش كنترلي اعلاميه‌هاي صادره: اگر در اسنادي كه در صدور اعلاميه نقش داشته‌اند تغييراتي از جمله تغيير كد يا مبلغ و يا حذف آن اقلام انجام شده باشد مي‌توان گزارش اين تغييرات را از اين قسمت دريافت كرد.

3-  گزارش اعلاميه‌هاي صادره: اعلاميه‌هايي كه براي معين‌ها يا تفصيلي‌هاي مختلف صادر شده است را مي‌توان به كمك اين گزارش مشاهده كرد.

گزارشات تحليلي شش سطحي: اين گزارش شامل گزارش تراز و گزارش دفاتر شش سطحي بدون در نظر گرفتن سطوح مي‌باشد كه به منظور تهيه گزارش تراز يا دفاتر از تفصيلي‌هايي كه با معين‌هاي مختلف در سطوح مختلف گردش داشته‌اند استفاده مي‌گردد.

گزارش سهمبري

در اين آيكون مي‌توان يك گزارش ماتريسي تهيه كرد كه در آن سهمبري سطوح مختلف نسبت به هم نمايش داده مي‌شود. در اين گزارش اين امكان وجود دارد كه دو سطح حساب را انتخاب كرده و در صورت شش سطحي بودن، دو سطح ديگر را نيز فيلتر نمود.

گزارشات جامع

در اين آيكون مي‌توان انواع گزارشات مورد نياز حسابداري را به اشكال مختلف تهيه نمود.

در اين گزارش دو نوع گزارش تراز و دفاتر را با ماهيت ساده يا تحليلي مي‌توان تهيه نمود. همچنين به منظور تهيه گزارش به صورت مطلوب بايد ساير تنظيمات اين پنجره را به درستي انجام داده و سپس اقدام به گزارشگيري نماييم.

تجزيه سني

از اين آيكون براي بدست آوردن سن مانده حساب‌ها استفاده مي‌گردد و نشان مي‌دهد كه مانده موجود از چه زماني و با چه مقداري به وجود آمده است. در اين گزارش اگر گزارش به صورت تراز تهيه شود، تغييرات به صورت ماتريسي كه ستون آن ماه مي‌باشد، نمايش داده مي‌شود.

گزارشات جامع

نكته: حداقل دوره گزارش يك ماه و حداكثر 48 ماه مي‌باشد.

حساب‌هاي راكد و فاقد گزارش

در اين آيكون مي‌توان از حساب‌هاي راكد و يا فاقد گردش گزارش تهيه نمود.

حساب راكد حسابي است كه صرفاً در سند افتتاحيه گردش داشته و در طول سال گردش ديگري نداشته باشد.

حساب فاقد گردش حسابي است كه در يك محدوده تاريخي هيچ گردشي نداشته باشد.

تراز مقايسه‌اي

در اين آيكون مي‌توان مانده يا گردش حساب‌ها در يك مدت زمان خاص از سال جاريرا نسبت به سالهاي قبل يا نسبت به ماه‌هاي يك سال مقايسه كنيم.

در اين گزارش اگر مبناي مقايسه ماهانه باشد قسمت به صورت فعال مي‌شود. در اين قسمت اگر گزينه انباشته انتخاب شود، اعداد هرماه را با ماه قبل جمع مي‌كند و اگر گزينه تفكيك انتخاب شود، گردش هر ماه به تفكيك مبناي گزارش قرار مي‌گيرد.

اگر مبناي مقايسه سالانه باشد قسمت نوع دوره فعال مي‌شود. در اين قسمت اگر گزينه همگن انتخاب شود، يك مدت زمان مساوي در سال‌هاي مختلف با هم مقايسه مي‌شود و اگر گزينه غيرهمگن انتخاب شود، مدت زمان انتخاب شده از سال آخر با تمام سال‌هاي قبل مقايسه مي‌شود.

عمليات پايان سال مالي شامل بستن حساب‌هاي سود و زياني، صدور سند تعديل ماهيت، صدور سند اختتاميه و صدور سند افتتاحيه مي‌باشد.

پايان سال مالي در نرم‌افزار حسابداري

در آيكون بستن حساب‌هاي سود و زياني مي‌توانيم حساب‌هاي موقت يعني حساب‌هايي كه در آيكون گروه نوع آن را سود و زياني انتخاب كرده‌ايم را ببنديم. در سيستم اين امكان وجود دارد كه حساب‌هاي سود و زياني را در چند مرحله به حساب‌هاي مختلف بست.

سند بستن حساب‌هاي سود و زياني از قسمت صدور سند حسابداري قابل حذف نيست و بايد از قسمت بستن حساب‌هاي سود و زياني حذف گردد.

پس از بستن حساب‌هاي موقت بايد در قسمت صدور سند تعديل ماهيت براي حساب‌هايي كه خلاف ماهيت شده‌اند سند تعديل ماهيت صادر كرد.

نكته: قبل از صدور سند اختتاميه بايد ابتدا سند بستن حساب‌هاي موقت و سند تعديل ماهيت را بررسي نموده و قطعي كرد.

پس از صدور سند اختتاميه مي‌توان سند افتتاحيه سال بعد را صادر نمود. همراه با سند افتتاحيه سند تعديل ماهيت اول دوره نيز به طور اتوماتيك صادر مي‌گردد. هنگام صدور سند افتتاحيه بايد به شكل زير عمل گردد: ابتدا سال مالي جديد ايجاد نموده و سپس در دوره‌اي كه سند اختتاميه در آن صادر شده سند افتتاحيه را صادر نمود.

نكته 1: در عمليات پايان سال مالي فقط سند اختتاميه با وضعيت دائم صادر مي‌گردد و بقيه با وضعيت موقت صادر مي‌شود.

نكته 2: تنها اسناد سيستم كه در وضعيت موقت قادر به ويرايش يا حذف آنها نيستيم، سند افتتاحيه و سند تعديل ماهيت اول دوره است.

سيستم انبارداري و حسابداري انبار

منوي صفحه اصلي انبارداري و حسابداري انبار

ضرورت استفاده از سيستم انبار و حسابداري انبار

برنامه‌ريزي كارآمد توليدي و فروش و همچنين استفاده بهينه از منابع توليد، يكي از مهم‌ترين پيش‌نيازهاي تداوم و ظفريابي فعاليت‌هاي توليدي و بازرگاني است. حال آنكه برنامه‌ريزي توليد و تصميم‌گيري درباره‌ي چگونگي تخصيص منابع در فرآيند توليد و عرضه محصولات به بازار، نيازمند آگاهي دقيق از اطلاعات انبار است، به همين دليل است كه بسياري از سازمان‌ها و موسسات اقتصادي براي داشتن اطلاعات به هنگام وضعيت انبار و نظارت انبار و نظارت بر آنها، از نرم‌افزار انبار و حسابداري انبار بهره مي‌جويند.

در اين ميان، توجه به ارتباط نزديك و تنگاتنگ عملياتي و اطلاعاتي ميان سيستم‌هاي انبار، تداركات، توليد و فروش از اهميت ويژه‌اي برخوردار است و استفاده از نرم‌افزارهاي كارساز چنين ارتباطي را ميان سيستم‌هاي ياد شده فراهم مي‌آورد.

آشنايي با محدوده‌ي عملياتي سيستم انبار و حسابداري انبار

امكانات و ويژگي‌هاي اصلي نرم‌افزار انبار و حسابداري انبار

سيستم انبار، امكانات بسياري دارد. امكانات و ويژگي‌هاي اصلي اين نرم‌افزار را مي‌توان در موارد زيرين برشمرد:

• استفاده از واحدهاي فرعي براي هر كالا و قابليت انجام كليه عمليات به وسيله‌ي واحدهاي فرعي كالا
• تعريف كالاهاي مشابه براي هر يك از اقلام انبار
• تعريف اجزاي كالا و فراهم آوردن تسهيلات ورود اطلاعات براي مصارف با استفاده از اجزاي كالا
• صدور اسناد صادره و وارده كالاهاي اماني، كنترل موجودي‌هاي كالاهاي اماني و صدور اسناد حسابداري مربوط به آنها
• تعيين حقوق دسترسي در سطح انبار
• تحت پوشش قرار دادن عمليات انتقال كالا بين انبارها
• ايجاد سند حمل (بارنامه) براي تمامي اسناد خريد، اماني و فروش
• تحت پوشش قرار دادن عمليات دريافت و ارسال كالاهاي اماني، امكان كنترل كالاهاي اماني ما نزد ديگران و ديگران نزد ما بدون دخالت در قيمت‌گذاري كالاهاي مصرفي يا با تأثير در قيمت‌گذاري كالاهاي مصرفي
• استفاه همزمان از روش نرخ‌گذاري استاندارد براي محاسبه‌ي انحراف از برنامه‌هاي تصويب شده
• قيمت‌گذاري محصولات و نيمه ساخته‌ها در طول دوره با استفاده از نرخ استاندارد
• قيمت‌گذاري محصولات و نيمه ساخته‌ها در پايان دوره با استفاده از نرخ واقعي
• صدور اسناد وارده و صادره بر مبناي مجوزهاي ساير سيستم‌ها همچون تداركات، فروش و برنامه‌ريزي توليد
• رديابي يك كالا در هنگام ورود و خروج به انبار بر حسب عواملي همچون تاريخ انقضاء، پروژه، سريال خاص هر كالا، فروشندگان و نوع خريد و ... با انتخاب و نامگذاري به وسيله كاربر
• برقراري كنترل‌هاي لازم بر موجودي و دسترسي لحظه‌اي به كاردكس و ميزان موجودي
• پشتيباني رويه ورود و خروج كالا در حالت ارتباط با باسكول
• صدور اسناد حسابداري خريد، مصرف و ساير اسناد وارده و صادره و ثبت آنها در سيستم حسابداري به صورت يكپارچه
• قابليت قيمت‌گذاري اسناد به صورت برآوردي و واقعي و انجام محاسبات لازم در هنگام عمليات تعديل اسناد به صورت خودكار
• اصلاح ريالي اسناد پس از قطعي شدن و صدور سند تعديلات مجدد
• عمليات انبارگرداني و تنظيم عمليات بر اساس نياز سازمان
• صدور تگ‌هاي انبارگرداني بر اساس نحوه‌ي اجراي عمليات، از قبيل صدور تگ سفيد و صدور تگ كالاهاي جديد
• انتقال اطلاعات حساب‌ها به عمليات پايان سال مالي شامل انتقال اطلاعات ريالي، مقداري و اسناد مربوط به انحراف نرخ‌هاي اقلام موجود

گزارش‌هاي سيستم انبارداري

با استفاده از سيستم انبار، مي‌توان گزارش‌هاي مفيد بسياري را تهيه كرد.

نمونه‌اي از اين گزارش‌ها به شرح زير است:

كاردكس‌ها

كاردكس كالا در انبار

كاردكس كالا در سازمان

كاردكس ريالي كالا

كاردكس واحد فرعي كالا

مرور كالا

گزارش‌هاي انبار

گزارش‌هاي انبار خود شامل گزارشات اطلاعات پايه، گزارش‌هاي تعدادي، گزارش‌هاي ريالي و گزارش‌هاي كنترلي است:

گزارشات گردش تعدادي و ريالي كالا به تفكيك كالا، انبار، طبقه و گروه كالا

گزارشات مصرف تعدادي و ريالي كالا (به ريز و جمع) در سطح كالا، مراكز هزينه و عوامل مصرف

گزارشات آناليز گردش تعدادي و ريالي كالا در سطح كالا و انبار

گزارشات كنترل موجودي اقلام راكد، كم مصرف، پرمصرف و ...

گزارشات مغايرت بين حسابداري انبار و حسابداري مالي

گزارشات اطلاعات پايه و تعدادي در ابزار گزارش‌ساز

سيستم حقوق و دستمزد

منوي صفحه اصلي سيستم حقوق و دستمزد

ضرورت‌هاي استفاده از سيستم حقوق و دستمزد

جذابيت بهره‌جويي از نرم‌افزارهاي مالي زماني پيدا مي‌كند كه لازم باشد محاسبات پيچيده‌اي در كوتاه‌ترين زمان ممكن و با پرهيز از هر گونه خطايي صورت گيرد. محاسبه‌ي حقوق و دستمزد كاركنان در سازمان‌ها و موسسات اقتصادي مثال بارزي از همين محاسبات زمان‌بر است كه مسئولان مالي هميشه درگير آن هستند. حال آنكه به دليل تنوع شيوه‌هاي محاسبه و تعدد عوامل تأثيرگذار، طراحي و نرم‌افزاري كه پاسخگوي نياز كاربران گوناگوني باشد، از ظرفيت و پيچيدگي خاصي برخوردار است.

نرم‌افزار حقوق و دستمزد، به عنوان بخشي از سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت همكاران سيستم به گونه‌اي طراحي شده است كه مي‌شود تنوع قوانين جاري و رويه‌‌هاي حاكم در محاسبه‌ي حقوق و دستمزد كاركنان را به شايستگي پوشش داده و با ارتباط تنگاتنگ خود با سيستم مديريت منابع انساني و حسابداري مالي همكاران سيستم، امكانات و تسهيلات كارآمدي را در اختيار مديران قرار دهد.

فعاليت‌هاي اين سيستم را مي‌شود به سه بخش اصلي تقسيم‌بندي كرد:

تعريف عامل حقوق و اطلاعات پايه

ورود اطلاعات جاري سيستم مانند كاركردها

تهيه‌ي خروجي‌هاي مورد نياز همچون گزارش‌ها و ديسكت‌هاي تأمين اجتماعي و دارايي

امكانات و ويژگي‌هاي اصلي نرم‌افزار حقوق و دستمزد

سيستم حقوق و دستمزد، امكانات متنوع بسياري دارد. امكانات و ويژگي‌هاي اصلي اين نرم‌افزار را مي‌توان در قالب زير برشمرد:

اطلاعات حقوقي و احكام پرسنلي

انواع استخدام

• معرفي عوامل حقوقي شامل: مزايا، كسور، كاركرد و تعهدات كارفرما به صورت پارامتريك
• صدور احكام كارگزيني به صورت فردي و گروهي
• تعهدات كارفرما و كسور ثابت

پرداخت وام به كاركنان

• انواع وام و شرايط اعطاي وام به كاركنان
• پرداخت وام به كاركنان و نگهداري سوابق كسر و تعديل اقساط و اصطلاحات آن
• اطلاعات ماهانه
• دريافت اطلاعات حضور و غياب كاركنان از دستگاه كارت‌زني
• نگهداري اطلاعات كاركرد در مقاطع ماهانه
• نگهداري اطلاعات مزايا و كسور ماهانه
• پرداخت و كسور گروهي ماهانه

محاسبات

معرفي روش‌ها، پارامترها و عبارت‌هاي محاسباتي عوامل حقوقي

اطلاعات استخدامي مربوط به حقوق از جمله نوع بيمه و ماليات كاركنان و شعب مربوط به آنها

معرفي حساب‌هاي معين عوامل حقوقي براي صدور اسناد مالي

ثبت اطلاعات تجميعي لازم براي پياده‌سازي نرم‌افزار (درآمد، درآمد مشمول ماليات، مانده مرخصي و ...)

محاسبه حقوق ماهانه و معوقه

محاسبه كاركردهاي معوقه

محاسبه ذخيره سنوات، بازخريد مرخصي، عيدي و پاداش

گزارش‌هاي سيستم حقوق و دستمزد

با استفاده از سيستم حقوق و دستمزد مي‌شود گزارش‌هاي مفيد بسياري را تهيه نمود

نمونه‌اي از گزارش‌ها به شرح زير است:

ليست حقوق، بيمه و ماليات متناسب با نيازهاي خاص

ايجاد ديسكت بيمه و بانك با اطلاعات طراحي گزارش

تغييرات مباني حقوق، اضافه‌كاري و ساير عوامل

اطلاعات ثابت و متغير كاركنان

تغييرات كاركرد طي دوره‌هاي مختلف و ...

سيستم خزانه‌داري

منوي صفحه اصلي سيستم خزانه‌داري

ضرورت استفاده از سيستم خزانه‌داري

استفاده كارآمد از نقدينگي و پرهيز از بروز مشكلات ناشي از كمبود و وجوه نقد را مي‌توان يكي از نگراني‌هاي مسولان مالي سازمان‌ها و موسسات اقتصادي دانست. به همين خاطر است كه كنترل و نظارت بر گردش وجوه نقد در سازمان‌هاي ياد شده، اهميت ويژه‌اي دارد. تجربه‌هاي موجود نشانگر آن است كه موفقيت چنين سازمان‌هايي را مي‌بايد تا حدي مرهون مديريت شايسته وجوه نقد آن‌ها دانست كه زمينه‌اي لازم را براي پرداخت‌هاي برنامه‌ريزي شده فراهم كرده است. در نرم‌افزار حاضر، به عنوان بخشي از سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت همكاران سيستم، تلاش بر اين بوده است كه تسهيلات لازم براي مديريت بهينه وجوه نقد و كنترل وضعيت نقدينگي موسسات و سازمان‌هاي اقتصادي مهيا شود.

دلايل اهميت سيستم خزانه‌داري

عمده‌ترين دلايل اهميت سيستم خزانه‌داري را مي‌توان در موارد زير خلاصه كرد:

وجوه نقد و اسناد بهادار همواره به عنوان يكي از اركان اصلي عمليات واحدهاي تجاري محسوب مي‌شود و بر اساس، دريافت اطلاعات جامع و كامل از آن‌ها همواره مورد توجه مديران قرار دارد. از اين رو، تأمين وجوه نقد براي انجام تعهدات در سررسيدها، سرمايه‌گذاري وجوه نقد بدون تأمين صحت و سلامت گردش وجوه نقد موجب مي‌شود تا عمليات اين بخش از موسسات با استفاده از ابزاري معين و به صورت مكانيزه صورت پذيرد تا نظارت دائم و مستمر بر جريان نقدينگي سازمان مهيا شود.

بخش عمده‌اي از دارايي‌هاي يك سازمان را دارايي‌هاي جاري تشكيل مي‌دهد. وجوه نقد و اسناد بهادار به دليل وجود انگيزه‌هاي خاص همواره در راس دارايي‌هاي جاري قرار دارند و به همين لحاظ همواره مورد توجه مديران قرار دارند. بنابراين ضرورت دارد تا اطمينان حاصل شود كه وجوه نقد مورد نياز براي انجام معاملات پاسخگويي به موارد اضطراري و بهره‌برداري از فرصت‌هاي سرمايه‌گذاري به اندازه كافي در اختيار مديريت سازمان قرار خواهد داشت يا خير.

يكي ديگر از دلايل اهميت سيستم خزانه‌داري، بهينه‌سازي كنترل‌هاي داخلي است. از آنجايي كه وظيفه اداره وجوه نقد بر عهده‌ي مدير مالي سازمان است و شامل دريافت و پرداخت وجوه و اسناد، واگذاري آنها به حساب‌هاي بانكي، سرمايه‌گذاري وجوه مازاد بر احتياج و حفاظت وجوه و اسناد بهادار است، بنابراين بايد روند امور به گونه‌اي باشد تا از موارد زير اطمينان حاصل شود:

وجوه دريافت و پرداخت شده با ثبت آن‌ها در دفاتر تطبيق داشته باشد.

دريافت و پرداخت وجوه بر اساس مجوزهاي معتبر صورت پذيرد.

با توجه به عمليات عايد سازمان، وجوه نقد به اندازه كافي در اختيار مديريت سازمان باشد.

سيستم خزانه‌داري به طور كامل پاسخگوي موارد ياد شده است و كنترل‌هاي داخلي را به گونه‌اي شايسته و مطلوب در سازمان حاكم مي‌كند.

هدف سيستم خزانه‌داري، ارائه گزارش‌هاي خاص مديريتي است كه به عنوان يكي از مسئوليت‌هاي مالي سازمان، همواره روي آن تأكيد مي‌شود. علاوه بر گزارش‌هاي بسيار متنوعي كه منتج از عمليات دريافت و پرداخت است، در سيستم به گونه‌اي طراحي و پايه‌ريزي شده كه قادر است گزارش‌هاي خاص مورد نياز هر يك از كاربران را بر اساس فيلتر كردن عواملي كه توسط كاربران تعيين مي‌شوند، تهيه كند. افزون بر اين، سيستم اين قابليت را دارد كه هر يك از انواع گزارش‌هاي خود را به Excel ارسال كند تا در محيط، متناسب با سليقه و نياز كاربر طراحي شود.

جايگاه سيستم خزانه‌داري در سيستم‌هاي يكپارچه:

سيستم خزانه‌داري در مجموعه سيستم‌هاي يكپارچه همكاران سيستم با 6 سيستم (حسابداري- تداركات و قراردادها- فروش- فروش سيمان- حسابداري كشاورزي- خدمات تعميرگاهي) مرتبط است. اين سيستم اطلاعات كدينگ حساب‌ها شامل حساب‌هاي گروه، كل، معين و تفصيلي‌ها را از حسابداري دريافت مي‌كند و در نهايت اسناد صادر شده را به سيستم حسابداري ارسال خواهد كرد.

ارتباط خزانه‌داري با ساير سيستم‌ها

امكانات و قابليت‌هاي سيستم خزانه‌داري:

سيستم خزانه‌داري، امكانات بسيار متنوعي دارد. امكانات و ويژگي‌هاي اصلي اين نرم‌افزار را مي‌توان در موارد زير طبقه‌بندي كرد:

بانك و صندوق

تعريف بانك‌ها، شعب و حساب‌هاي بانكي و تعيين دارندگان امضاي مجاز

تعريف صندوق و تعيين صندوقداران

منابع و مصارف

منابع و مصارف وجوه براي شناسايي و مشخص كردن كد حساب معين طرف مقابل هر دريافت و پرداخت به منظور صدور سند حسابداري

ارز

معرفي انواع ارز، تعيين نرخ‌هاي ثابت و روزانه، نرخ‌هاي تبديل ارزهاي مختلف به يكديگر براي صدور سند تسعير ارز در صورت تغيير نرخ‌هاي ثابت

دريافت و پرداخت

دريافت و پرداخت‌هاي نقدي، چك و اسناد بهادار به صورت عادي تجاري، عادي غيرتجاري، تضميني و ارزي

استرداد چك و اسناد بهادار دريافتي و پرداختي، تسويه آن‌ها به صورت نقدي، واريز يا برداشت و صدور يا دريافت چك

انتقال اسناد و وجوه بين صندوق‌ها و بانك‌ها با اعمال كنترل بر روي اسناد و حدود و اختيارات صندوق

تبديل اسناد دريافتني و پرداختني تضميني به عادي

تبديل مدت زمان اسناد پرداختني از بلند مدت به كوتاه‌مدت و از كوتاه‌مدت به روز

حقوقي كردن چك و سفته

عمليات بانكي

صدور اعلاميه واگذاري چك‌ها و اسناد بهادار به بانك و ثبت وصول و واخواست آن‌ها

تنظيم صورت مغايرت بانكي بر اساس اطلاعات صورت حساب بانكي

دريافت صورت حساب بانك از طريق فايل

مأمور وصول

تعريف مأمور وصول

امكان واگذار چك به مأمور وصول

ثبت عمليات صورت گرفته توسط مأمور وصول همراه با اسناد مربوطه و صدور سند حسابداري

تسهيلات مالي

تعريف انواع تسهيلات مالي و ثبت قراردادهاي دريافت تسهيلات

كنترل اقساط پرداختي تسهيلات مالي به صورت نقد يا اسناد بهادار و صدور اسناد حسابداري مربوط به آن‌ها

ضمانت‌نامه‌هاي بانكي

ثبت كليه تعهدات ضمانت‌دار به عهده و به نفع شركت

ثبت اطلاعات مربوط به ضمانت‌نامه‌هاي دريافتي و پرداختي و صدور سند حسابداري آن‌ها

انجام عمليات ابطال، تقليل و تمديد هر يك از ضمانت‌نامه‌ها و صدور سند ابطال و تقليل

تنخواه

تعريف انواع تنخواه گردان و تنخواه‌داران و تعيين سقف تنخواه

امكان ثبت خلاصه‌هاي تنخواه‌گردان و كنترل مبالغ هزينه با مانده تنخواه‌گردان

تأمين موجودي تنخواه‌گردان از طريق پرداخت چك و وجه نقد با كنترل سقف تنخواه‌گردان

كنترل

كنترل اسناد و جلوگيري از ايجاد تغيير در اسناد پس از تأييد كنترل كننده

صدور اسناد كليه عمليات به صورت خودكار

صدور سند ساده يا مركب براي صورت‌خلاصه‌هاي تنخواه

عمليات پايان سال در خزانه‌داري

امكان بستن حساب‌ها در پايان هر سال مالي به اين ترتيب كه بعد از انجام عمليات بستن حساب، هر گونه عملياتي كه منجر به تغيير در مانده‌ي بانك و صندوق و تنخواه در سال مالي مورد نظر شود، غيرمجاز باشد.

اطلاعات در سيستم خزانه‌داري

امكان خواندن از فايل و درج اطلاعات آن در جدول براي موارد دريافت چك، چك‌پول، سفته، اعلاميه واريز و وصول يا واخواست چك

گزارش‌هاي سيستم خزانه‌داري

با استفاده از سيستم خزانه‌داري مي‌توان گزارش‌هاي مفيد بسياري را تهيه كرد. نمونه‌اي از اين گزارش‌ها به شرح زير است:

دريافت بر حساب پرداخت‌كنندگان، موارد دريافت (تجاري و غيرتجاري و تضميني) و شكل دريافت (نقد، چك، سفته و غيره)

پرداخت‌ها بر حساب دريافت‌كنندگان، موارد پرداخت (تجاري و غيرتجاري و تضميني) و شكل پرداخت (نقد، چك، سفته و غيره)

اسناد نزد صندوق، واگذار شده به بانك، وصول شده و واخواست شده

پيش‌بيني وضعيت نقدينگي براي دوره‌هاي مورد نياز بر مبناي اسناد مدت‌دار دريافتي و پرداختي

وضعيت تسهيلات بانكي و پيش‌بيني وجوه نقد در دوره‌هاي پرداخت اقساط وام

وضعيت نقدينگي در مقاطع مورد نياز

عملكرد طرف حساب‌ها بر حساب دريافت و پرداخت

گزارش وضعيت تنخواه‌گردان‌ها

گزارش گردش وجوه نقد

گزارش نقدينگي شامل مانده بانك‌ها و صندوق‌ها در لحظه، اسناد دريافتي و پرداختي سررسيد شده در لحظه، اقساط وام سررسيد شده در لحظه و اسناد دريافتي و پرداختي و اقساط وام سررسيد نشده تا پايان سال مالي جاري

نرم‌افزار حسابداري

اينجانب در طي دوره كاري با نرم‌افزارهاي سيستم همكاران سيستم در كلاس‌هاي آموزشي شركت داشته و فقط به كارهاي انجام شده با اين سيستم توضيحاتي را ارائه مي‌نمايم.

چگونگي تعريف حساب‌هاي گروه، كل، معين و تفصيلي در حسابداري

در مورد تعريف كدينگ و كدبندي حساب، از قبل مي‌بايستي نسبت به ماهيت حساب‌ها و نام حساب‌ها، موقت و يا دائمي بودن حساب‌هاي اطلاعات كاملي داشته باشيد تا بتوان نسبت به تعريف حساب‌هاي گروه و كل اقدام نماييم، در مورد تعريف حساب‌هاي معين معمولاً بنا به نوع فعاليت شركت‌ها اقدام به تعريف حساب‌هاي معين مي‌نمائيم در مورد حساب‌هاي تفصيلي نيز بنا مورد احتياج در حين انجام فعاليت اقدام به تعريف حساب‌هاي تفصيلي مي‌نمائيم در شكل نمونه‌اي از حساب‌هاي افتتاح شده نشان داده شده است:

نحوي ثبت سند حسابداري

جهت ثبت اسناد حسابداري مي‌بايستي به اصول پذيرفته شده حسابداري آشنايي كامل داشته و نسبت به بدهكار يا بستانكار بودن ماهيت حساب‌ها نيز مسلط كامل بوده باشيد در موقع ثبت سند، انتخاب كد حساب‌هاي كل و معين و در بعضي مواقع تفصيلي امري ضروري بوده و انتخاب درست حساب‌ها و سرفصل‌ها بسيار مهم و حساس مي‌باشد كه مي‌بايستي كاملاً بعد از ثبت سند و صدور آن دوباره كنترل و تأييد گردند.

پايان سال مالي در حسابداري

در اين مرحله از سيستم حسابداري، خود سيستم داراي امكانات بسياري عالي و مفيدي بوده كه بعد از قطعي كردن اسناد حسابداري مي‌توان سال مالي خود را بسته و سال مالي جديد را ايجاد نمائيم و سندهاي اختتاميه و افتتاحيه نيز بصورت اتوماتيك صادر مي‌گردد.

گزارشات حسابداري

در سيستم حسابداري گزارش‌هاي متعددي است كه به برخي از آنها در فصل قبل اشاره گرديد. اين گزارشات را مي‌توان توسط كاربر با فيلتر كردن برخي موارد نوع گزارشات را تغيير داد و به اصطلاح به سليقه و نوع گزارش درخواستي كاربر بستگي دارد.

نرم‌افزار انبارداري و حسابداري انبار

در اين سيستم فقط كارها و فعاليت‌هايي كه توسط اينجانب صورت مي‌گرفت بصورت كوتاه و مفيد بيان مي‌گردد.

تعريف كدينگ كالا

در هنگام خريد كالاي جديد مي‌بايستي نام كالا با تمام مشخصات مربوطه در يك فايل اكسل كه از قبل به صورت يك نمودار چگونگي كدبندي كالا و اختصاص كد به هر كالا در آن مشخص شده است، كد كالا مشخص و بعد از اين مرحله كالا در سيستم انبار و در قسمت معرفي كالا تعريف مي‌گردد كه در هنگام تعريف كد كالا مي‌بايستي مراحلي را طي نمائيم كه در سيستم انبار و نحوه‌ي كدگذاري كالا به مختصر توضيح داده شد.

قيمت‌گذاري اسناد وارده

در اين مرحله خريدهاي كه توسط واحد اپراتور انبار صادر گرديده بعد از تكميل اسناد خريد و ضميمه آن به رسيد انبار به واحد مالي تحويل تا كالاي مذكور ريالي گردد و در اين واحد كالا توسط اسناد ضميمه و قيمت درج شده ريالي مي‌گردد.

صدور سند حسابداري اسناد وارده

پس از انجام عمليات ريالي كردن كالا در قسمت صدور سند حسابداري اسناد خريد پس از تعيين حساب و كد معيني طرف مقابل و شرح تفصيلي سند حسابداري انبار صادر مي‌گردد.

قيمت‌گذاري اسناد صادره

قسمت دومي كه پس از پايان ماه و بستن انبارها صورت مي‌گرفت قيمت‌گذاري اسناد صادره بود كه اين كار بصورت اتوماتيك و طبق تعريف پايه اوليه و نوع قيمت‌گذاري كالاهاي صادره انبار (به روش FiFo- ميانگين موروزن- استاندارد) قيمت‌گذاري شده و اسناد مذكور طي انتخاب نوع سند و به تفكيك انبارها اسناد حسابداري مذكور صادر مي‌گرديد.

اسناد انبارگرداني پايان ماه

فعاليت ديگري كه در انبارهاي مختلف صورت مي‌گرفت تهيه صورت مغايرت انبارگرداني و ثبت اسناد صورت مغايرت‌ها بود كه بعد از اتمام ثبت اسناد انبارگرداني يك گزارش نهايي پرينت و به امضاء كليه كساني كه در انبارگرداني حضور داشتند بعلاوه مسئول انبارها رسيده و بايگاني مي‌گرديد.

تهيه گزارشات

در اين نوع از كار گزارشات درخواستي از طرف مدير مالي و يا مديريت شركت طبق خواسته آنها تهيه و نمودارهاي آنها نيز در محيط اكسل ترسيم مي‌گرديد كه اين نوع گزارشات براي مدير مالي و مديريت جهت تنظيم خط توليد بر حساب مراكز هزينه از اهميت خاصي برخوردار بود.

بستن سال مالي

در پايان سال در قسمت منوي پايان سالي مالي صورت مي‌گرفت بدين صورت كه كليه انبارها بسته و به هنگام‌رساني شده و اسناد مذكور نيز فرستاده شده و در اين هنگام به صورت فيزيكي مانده موجودي كالاها به سال بعد انتقال پيدا مي‌كرد.

نمونه‌اي از اسناد خريد و مصرف صادر شده به همراه سند حسابداري مربوطه

نرم‌افزار خزانه‌داري و حسابداري خزانه

در اين سيستم بيشتر به توضيح فعاليت‌هايي كه بصورت مستمر انجام مي‌گرفت، مي‌پردازم. در سيستم خزانه منوهايي هم كاربرد داشت كه به علت موردي بودن آنها و استفاده كم از ذكر آنها فاكتور گرفته شد.

پرداخت اسناد و وجه نقد

بيشتر كارهاي انجام گرفته در سيستم خزانه معمولاً به پرداخت‌ها و دريافت‌ها مربوط مي‌گردد كه در قسمت اول پرداخت‌ها كليه اسناد شامل: چك‌هاي پرداختي، سفته، وجه نقد و اسناد تضميني و استرداد اسناد و چك‌هاي دريافتني در اين قسمت ثبت مي‌گردد و هنگامي كه اسنادي بابت پرداخت به حساب‌هاي پرداختني صورت مي‌گرفت و يا جابجايي بانكي و يا پرداخت و شارژ تنخواه از قسمت منوي پرداخت استفاده مي‌گردد كه داراي دو قسمت اطلاعات پرداخت و اطلاعات حسابداري پرداخت مي‌باشد كه پس از تكميل اطلاعات پرداخت به قسمت حسابداري آن رفته و سند حسابداري فوق را با مشخص كردن معين‌هاي و طرف‌هاي مقابل انجام مي‌پذيرد.

منوي پرداخت‌ها را با كليه پنجره‌ها نشان مي‌دهد

نمونه فرم پرداخت را نشان مي‌دهد

دريافت اسناد و وجه نقد

دومين قسمت پركار سيستم خزانه صدور سند دريافت مي‌باشد كه شامل: چك‌ها، سفته‌ها، وجوه نقد و اسناد تضميني و استرداد چك پرداختي و استرداد اسناد پرداختي است و اين منو نيز شامل دو قسمت اطلاعات سند پرداخت و اطلاعات حسابداري مي‌باشد كه همانند دستور پرداخت بعد از تكميل اطلاعات سند پرداخت به قسمت اطلاعات حسابداري رفته و معين‌ها و طرف مقابل را انتخاب و سند حسابداري مذكور را صادر مي‌كنيم.

منوي دريافت‌ها را با كليه پنجره‌ها نشان مي‌دهد

تغيير مدت اسناد پرداختني

در اين مرحله از كار صورت گردش حساب‌هاي بانكي كه از بانك اخذ شده را با صورت حساب‌بانكي مقايسه و اسناد پرداختني كه از قبل پرداخت گرديده بود را مشخص و در قسمت تغيير مدت سيستم ثبت مي‌نمائيم كه به دو صورت:

بلند مدت به كوتاه مدت

كوتاه مدت به روز

پس از مشخص كردن نوع بانك و صورت اسناد وصول شده دكمه ثبت را فشار داده و در قسمت اطلاعات حسابداري سند مذكور را نيز صادر مي‌نمائيم.

منوي تغيير مدت چك‌هاي پرداختي را نشان مي‌دهد

دريافت صورتخلاصه تنخواه

بعد از دريافت‌ها و پرداخت‌ها و تغيير مدتها چهارمين قسمت از خزانه‌ كه كاربري بيشتري دارد منوي دريافت صورت‌خلاصه تنخواه مي‌باشد كه بعد از دريافت صورتخلاصه تنخواه، از تنخواه گردان‌ها مي‌بايستي در اين قسمت ثبت و اطلاعات حسابداري آن تكميل گردد كه پس از بررسي و تاييد اطلاعات حسابداري در قسمت اسناد حسابداري سند مذكور جهت سيستم حسابداري فرستاده مي‌شود.

منوي دريافت صورتخلاصه تنخواه

گزارشات خزانه‌داري

گزارشات خزانه‌داري شامل قسمت گزارشات مرور خزانه‌داري است كه بيشترين استفاده را در گزارشات دارد و سپس گزارش مغايرت خزانه‌داري و حسابداري است.

در قسمت گزارشات مرور خزانه‌داري كليه حساب‌هاي معين كه در ارتباط با سيستم خزانه بوده‌اند و جزو اقلام دارائي‌هاي جاري ترازنامه مي‌باشند نشان داده مي‌شوند از قبيل صندوق‌ها، بانك‌ها، اسناد دريافتني و اسناد پرداختني، طرف مقابل و تنخواه‌ها.

در قسمت اسناد صندوق صورت ريز گردش عمليات صندوق‌ها به تفكيك و كل، در قسمت بانك‌ها صورت گردش كليه بانك‌ها به صورت ريز و كل، در قسمت اسناد دريافتي كليه چكها و اسناد دريافتني بصورت گردش كل و ريز آنها با امكانات ريز گردش اسناد (تاريخچه قلم) در قسمت اسناد پرداختني هم مشابه اسناد پرداختني با مشخصات كليه اسناد اعم از تاريخ صدور سند، تاريخ سررسيد، شماره چك، گيرنده چك، نام بانك و شرح سند قابل مشاهده است كه در اين قسمت نيز مي‌توان مانند اسناد دريافتني تاريخچه قلم را نيز مشاهده كرد و در كل همه اين قسمتها قابل فيلتر گذاري به دلخوه كاربر مي باشد.

در ساير قسمتها نيز به همين منوال مي توان گزارشات بسيار عالي و دقيقي را تهيه نمود.

منوي گزارشات مرور خزانه‌داري

پايان سال مالي

در پايان هر سال بعد از تاييد كليه اسناد و قطعي نمودن اسناد حسابداري سيستم خزانه نيز بسته و به سال بعد انتقال پيدا مي‌كند به همين جهت براي اين سيستم نيز منوي عمليات پايان سال طراحي شده است كه توسط كاربر در پايان سال عمليات مربوطه انجام و سال جاري بسته مي‌شود تا ديگر امكان تغيير در اسناد و ساير موارد وجود نداشته باشد.

نرم‌افزار سيستم حقوق و دستمزد

اين سيستم يكي از نرم‌افزارهايي است كه در كليه شركت‌ها جهت پرداخت حقوق استفاده مي‌گردد. اين شركت نيز بنا به دلايل يكپارچه‌سازي سيستم‌هاي خود و نياز مبرم اين سيستم بسيار هوشمند و كامل را خريداري و در اختيار امور مالي قرار داده است.

از آنجايي كه كار با سيستم حقوق و دستمزد يكي از پيچيده‌ترين نرم‌افزارهاي همكاران سيستم به دليل معرفي پايه كار و عمليات مربوط به هر سازمان را در هنگام استقرار سيستم دارا مي‌باشد، داراي انعطاف ‌پذيري بيشتري بوده و نسبت به كار هر سازمان در همان ابتداي استقرار سيستم مباني كار تعريف مي‌گردد كه خود يك دوره كامل حقوق و دستمزد و نحوه محاسبات و فرمول‌هاي مورد استفاده را لازم مي‌داند تا بتوان همان‌گونه كه از يك سيستم كاربردي انتظار مي‌رود را از آن گرفت.

در مورد نحوه‌ي فعاليتي كه در مورد محاسبه حقوق و پرداخت حقوق صورت مي‌گرفت بايد به اين نكته اشاره كنم كه در هنگام خريد سيستم و استقرار سيستم كليه عوامل تعريف شده و سيستم در حال استفاده مي‌باشد و از ذكر نكات آموزشي براي استقرار و نحوه‌ي تعريف عوامل به علت تخصصي بودن و حجم بسيار بالاي مطالب از تحرير و افشاي آن گذشته و به كاربردي بودن و نحو‌ه‌ي ثبت كاركردهاي سيستم همراه به عكسهاي تهيه شده آن هم به صورت خيلي ساده مي‌پردازم.

جمع كردن كاركرد پرسنل

منظور از جمع كردن پرسنل همان صورت گزارش خلاصه ورود و خروج پرسنل به همراه مرخصي، اضافه‌كاري و مأموريت و غيبت پرسنل مي‌باشد كه اين مرحله از كار توسط نرم‌افزار و سخت‌افزاري بنام ساعت ورود و خروج شركت پاليزافزار استفاده مي‌شود كه اين نرم‌افزار نيز به علت تكميل بودن در امر كارگزيني يكي از نرم‌افزارهاي بسيار پيشرفته شركت پاليزافزار مي‌باشد.

در اين نرم‌افزار پس از معرفي كاركنان و شماره كارت كاركنان و تعريف شيفت و گروه‌كاري هر يك از كاركنان و ثبت اثر انگشت يا كارت ورود و خروج (شناسايي) در سيستم سخت‌افزاري موجود در درب ورودي شركت اقدام مي‌شود كه نهايتاً پس از عملياتي از نظير ثبت مرخصي‌ها، مأموريت‌ها و ساير موارد ورود و خروج پرسنل اطلاعات از سيستم كارت‌خوان ساعت دانلود و توسط نرم‌افزار پردازش مي‌گردد كه اين عملياتي كه بصورت مختصر توضيح داده شده مي‌بايستي توسط واحد كارگزيني شركت‌ها انجام مي‌پذيرد و بصورت روزانه ورود و خروج پرسنل كنترل مي‌گردد.

پس از پايان ماه مجموع پردازش ورود و خروج پرسنل كه به گزرش دوره‌اي مشهور است به واحد مالي جهت محاسبه و صدور فيش حقوقي ماهانه فرستاده مي‌شود.

دريافت گزارش از كارگزيني و ثبت اطلاعات مالي

در اين مرحله به طور استثناء در اين شركت اين گزارش وارد فرم طراحي شده در محيط اكسل شده و ساير اطلاعات نيز به اين گزارش اضافه مي‌گردد كه شامل:

1-    مساعده پرداختي به پرسنل در طي ماه

2-    گزارش‌هاي جريمه درخواستي واحدها براي پرسنل

3-    گزارش‌هاي پاداش‌هاي درخواستي واحدها براي پرسنل

4-    پورسانت‌هاي پرسنل پخش و فروش

5-    كاركردهاي رانندگان پخش و فروش

6-    جريمه ديركرد چك‌هاي پرسنل پخش و فروش

7-    مازاد پايه پرسنل پخش و فروش

كه نهايتاً گزارش مربوطه بعد از تمام و تكميل شده جهت تاييد مدير مالي فرستاده مي‌شود كه مدير مالي بعد از كنترل و اخذ تغييرات و اصلاحات جهت صدور فيش حقوقي به واحد مالي (حقوق و دستمزد) ارجاع مي‌دهد.

نمونه‌اي از گزارش تكميل شده جهت صدور فيش حقوقي و ثبت كاركردهاي پرسنل

ثبت اطلاعات پرسنلي در سيستم حقوق و دستمزد

قبل از انجام ثبت كاركردهاي تاييد شده مي‌بايستي اطلاعات پرسنل جديدالستخدام شركت را در سيستم در قسمت اطلاعات معرفي كاركنان انجام دهيم كه پس از انجام اين مرحله جهت صدور حكم به قسمت صدور احكام رفته و حكم كارگزيني فرد جديد را ثبت مي‌نمائيم.

منوي ثبت اطلاعات كاركنان

منوي ثبت حكم كارگزيني كاركنان

نتيجه‌گيري

بعد از اتمام دوره كارآموزي معمولاً نگرش و نحوي نگاه به مطالبي كه در دانشگاه تدريس مي‌شده و اينكه چقدر مي‌تواند يك دانشجو را بعد از اتمام تحصيلات کاردانی در شغلي كه در رابطه با رشته تحصيل خود انتخاب مي‌كند، كمك شاياني كرده و شخص را در نحوه‌ي انجام فعاليت مرتبط با رشته تحصيلي خود راهنمايي و سرعت پيشرفت خود را در محل كار با كار عملي بالا ببرد و بتواند به نحو شايسته‌اي انجام وظيفه نمايد.

در اين مرحله فرد دانشجو مي‌تواند با محيط كار عملي آشنايي بيشتر و يك نوع سابقه در توشه‌كاري خود اندوخته كند، ارتباط بين درسهاي تخصصي ارائه شده و نحوه‌ي كار در امور مالي شركت‌ها و موسسات، در دانشگاه‌هاي جامع علمي- كاربردي تا حدود بسياري با واقعيت هماهنگي داشته و اين روش در دانشگاه‌هاي عملي- كاربردي مي‌تواند افراد با تخصص را به جامعه تحويل دهد. فردي كه درس و دانش خود را با كار يكي كرده و يك نيروي انساني كاري قوي را در خود پرورش داده است.

در دوره‌ي كارآموزي به غير از اصول و فعاليت‌هايي كه به يك دانشجو واگذار مي‌گردد، يك كارآموز مي‌تواند ساير ارتباطات كاري و نحوه‌ي مديريت كاري را نيز در حين انجام كار ياد بگيرد و يك نوع تمرين مسئوليت‌پذيري كاري است.

دانشجوياني كه اين واحد درسي را جدي بگيرند، مي‌توانند در آينده به نحو احسن از همين دوره 120 ساعته خود يك تجربه بزرگي را كسب نمايند و اگر در طول دوره‌ي كارآموزي كمي بيشتر كنجكاوتر باشند، مي‌توانند كارهاي ديگري را برعهده گرفته و آشنايي بيشتري را به نحوه‌ي كار در محل كارآموزي خود كسب نمايد.

اميد است كه همه دانشگاه‌هاي كشور رو به تخصص‌سازي توام با كار عملي رفته و بتوانند كه يك فرد متخصص كار كرده را به جامعه تحويل دهند نه يك فردي كه فقط مي‌تواند در روي كاغذ سفيد خود را متخصص نشان داده و در عمل حرفي براي گفتن نداشته باشد.

خلاصه اينكه در اين دوره مي‌توانيم خيلي چيزهاي مفيد كاري ياد بگيريم و من هم سعي كردم كه اينگونه باشم.

‌