در امور تداركات و كارپردازي، سيستم انبارداري از اهميت خاصي برخوردار است وهمكاري اين دو واحد خدماتي با يكديگر اجتناب ناپذير مي باشد. سيستم صحيح انبارداري متضمن مزاياي زير است:
دريافت-حفاظت و در دسترس قراردادن كالا،مواد و وسايل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام مي شود.
-با اعمال كنترل دقيق، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.
- با استفاده صحيح از سيستم انبارداري، ميزان موجودي كالا در انبار وميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد، محاسبه مي گردد.
- كنترل ميزان موجودي در انبار از نظر قيمت بسهولت صورت مي گيرد.
- صدور قبض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده وعمليات حسابداري ميگردد.
- چون ميزان موجوديها معمولا به قيمت تمام شده در انبار نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي وتعيين ساير ضايعات وخسارت وارد شده محاسبه مي شود.
2)تعرف انبار
به محل وفضايي كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد، انبار گفته ميشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت مي باشد:
-انبارهاي پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته وداراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد.
انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبارداري سقف است ولي چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبي مي باشد. اين نوع انبارها،كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند.
-انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه مي باشد ومعمولا براي نگاهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.
3)وظايف انباردار
انباردار كسي است كه عهده دار وظايف زير مي باشد:
-تحويل گرفتن اجناس وكالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك خريد.
-صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن كالا
- صدور حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا
- صدور فرمهاي مرجوعي، برگشت از خريد و ساير فرمهاي مشابه
- صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم
- ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و كارتهاي انبار
- طبقه بندي ، تنظيم وكدگذاري كالا و جنس
- همكاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل ،حداكثر ونقطه ي سفارش
- حفظ وحراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار
- بايگاني اسناد و مدارك انبار
- ارائه گزارشهاي لازم به مقامات ذيربط
انواع موجوديهاي انبار
اجناس وكالاهاي موجود در انبار اعم از موسسات توليد يا غيرتوليدي را مي توان به پنج دسته به شرح زير تقسيم نمود:
¼ مواد خام يا مواد اوليه
از اين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود.
2/4مواد ولوازم مصرفي
مواد ولوازم مصرفي به موادي اطلاق مي شود كه به طور غيرمستقيم در توليد كالا دخالت دارد و يا در سازمانهاي توليدي براي انجام خدمات جانبي مورد استفاده قرار داده مي شود. اين مواد بر اثر مصرف از بين مي رود مانند كاغذ و مداد و يا وسايل بسته بندي در سازمانهاي توليدي.
¾ مواد ولوازم درجريان ساخت
به موادي كه مقداري تغييرات در مواد اوليه ي آن داده شده ولي هنوز به صورت كامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جريان ساخت گويند.
4/4 كالاي تمام شده
به كالاهايي گفته ميشود كه از نظر ساخت به مرحله ي تكميلي رسيده و قابل عرضه به بازار باشد.
5/4 اجناس خريداري شده جهت فروش
اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچگونه تغييري در آنها به بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبار نگهداري مي شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.
5-سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولا زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها ،انبار مستقيما زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.
درسازمانهاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستقلي است كه مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد وتحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات كه هر يك از آنها داراي مسئول مي باشد انجام وظيفه مي كنند.
در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي، معمولاواحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود مي باشد.
نمونه هايي از نمودار سازماني كه موقعيت انبار وتداركات را نشان مي دهند در نمودارهاي شماره 1و2 نشان داده شده است.
1-در واحدهاي توليدي انبار ومواد اوليه زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
2-در سازمانهاي بزرگ صنعتي واحد انبار داراي چه مديريتي مي باشد و زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
3-در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي واحد انبار تحت نظر چه كساني مي باشد؟ كامل توضيح دهيد.
بخش دوم:
منابع ورود كالا به انبار
كليات
اجناس و كالاها از چند طريق وارد انبار مي شود:
- از طريق خريدهاي داخلي
- از طريق خريدهاي خارجي
- كالاهاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
- كالا ولوازمي كه در كارگاههاي يك موسسه ساخته مي شود
- كالاهاي اماني
6-ازطريق خريدهاي داخلي
اين نوع كالاها در مقابل برگ درخواست كالا توسط واحد خريد تهيه شده وبه انبار ارسال مي گردد. خريدهاي داخلي ممكن است ازطريق مناقصه انجام گردد. اين اجناس پس از كنترل وتنظيم صورت جلسه و انجام ساير تشريفات به انبار تحويل مي گردد.
6-از طريق خريدهاي خارجي
كالاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
اين نوع كالاها واجناس معمولا از كالاهاي مازاد بر احتياج و يا اجناسي كه مورد نياز انبار خاصي نمي باشد به انبار ديگر منتقل مي گردد. مازاد كالاي صادر شده جهت عمليات تعمير يا طرحهاي ساختماني و نيز اجناس اسقاط گاهي به انبار عودت داده مي شوند. در اين صورت لازم است صورت دقيقي از كليه ي كالاهاي قابل استفاده برگشتي به انبارتهيه شود تا بتوان حساب انبار را با قيمت آنها بدهكار وحساب هزينه عملياتي يا دستور كارساختماني مربوط را بستانكار نمود.
نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال كالا از يك انبار به انبار ديگر
انتقال كالا از انباري به انبار ديگر منوط به استفاده و تكميل فرم خاصي به همين منظور مي باشد. فرمهاي مذكور قبلا شماره گذاري شده اند و مشخصات كالا، كد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضي در آن ثبت مي گردد.معمولا فرمهاي انتقال كالا در چهار و دربعضي از موسسات در پنج نسخه تهيه مي شود. سه نسخه ي اول به انبار تحويل دهنده ي كالا ارسال مي گردد. و نسخه چهارم جهت پيگيري در انبار متقاضي بايگاني مي شود. انبار تحويل دهنده ي كالا پس از دريافت فرم تقاضاي كالا، ستون مربوط به مقدار يا تعداد تحويلي به انبار متقاضي را تكميل وساير نسخ را به ترتيب زير توزيع مي كند:
نسخه ي اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضي ارسال مي گردد. انبار متقاضي پس از دريافت جنس نسخه اول تقاضا را بايگاني مي نمايد. نسخه دوم پس از امضا و تاييد وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عمليات مالي به حسابداري ارسال مي گردد.
نسخه ي سوم در انبار صادركننده ي كالا و در پرونده هاي كالاهاي صادر شده بايگاني مي شود.
لازم به توضيح است كه پس از وصول نسخه ي اول به انبار تقاضا كننده، نگاهداري نسخه ي چهارم(پي گيري) لزومي ندارد.
نمونه فرم انتقال كالا از انباري به انبار ديگر در تصوير شماره 1 نشان داده شده است.
نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت كالا
واحد برگشت دهنده ي كالا بايد فرمي جهت ثبت كالاي برگشت شده به انبار تنظيم نمايد. اين فرم شامل مشخصات وشماره وكدجنس و مقدار برگشت شده كالا به انبار خواهد بود.همچنين شماره حساب هزينه ي عملياتي يا دستور كار ساختماني كه بايد بستانكار شود نيز در بعضي از فرم ها قيد مي گردد. فرم كالاي برگشتي به انبار بايد قبلا شماره گذاري شده ودر پنج نسخه صادر گردد. چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال ونسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بايگاني مي گردد. انبار دار دريافت كننده ي جنس بايد روي هر چهارنسخه رسيد كالا را اعلام ونسخ اول و دوم را به دايره ي حسابداري كالا جهت ثبت قيمت كالاها در كارتهاي مربوط ارسال دارد. نسخه ي سوم به واحد برگشت دهنده ي كالا فرستاده ميشود و نسخه ي چهارم توسط انباردار جهت ثبت در كارتهاي انبار بايگاني مي گردد.
نمونه ي فرم برگشت كالا به انبار در فرم شماره 2 نشان داده شده است.
6-كالاها و لوازمي كه در كارگاه هاي يك موسسه ساخته مي شود
اين اجناس معمولا در واحدهاي توليدي و هنرستانهاي صنعتي از مواد اوليه اي كه از انبار دريافت و يا خريداري مي گردد ساخته شده وسپس به صورت يك كالاي جديد به انبار عودت داده ميشود.
7-ورود و تحويل كالاهاي خريداري شده به انبار
كالاهاي خريداري شده براي تنظيم ونگاهداري تحويل انبار مي شود. اجناس مذكور همراه يك نسخه از فرم درخواست كالا، تقاضاي خريد، فرم سفارش( معمولا بدون ذكر قيمت) به انبار فرستاده مي شود. پس از كنترل دقيق اجناس وتطبيق آنها با فهرست وامضاي مربوط و بالاخره تعيين مقدار آنها توسط انباردار نسبت به تحويل كالا وصدور رسيد انبار اقدام مي گردد. قبض انبار يا رسيد جنس به انبار يكي از مهمترين فرمها واسناد انبار وحسابداري به شمار مي رود.
به مجموعه ي فرمهاي در خواست كالا ،تقاضاي خريد، فرم سفارش، فاكتور فروشنده و رسيد انبار مدارك خريدگفته مي شود. براساس اين مدارك، مبلغ كالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.
8-تحويل كالا به انبار
تحويل فعاليتي است كه در ارتباط با ورود كالا به انبار انجام مي گردد. وظايف واحد تحويل در سازمانهاي بزرگ وتوليدي عبارت است از:
-تخليه ي مواد وكالا از وسايل نقليه؛
-شناسايي وكنترل كالا؛
- يادداشت كالاهايي كه معيوب ويا غيرقابل استفاده ميباشد؛
تحويل كالا به انبار به دو طريق به شرح زيرانجام مي گردد:
لازم به يادآوري است كه در بعضي ازموسسات توليدي واحدي تحت عنوان واحد دريافت يا Receiving موظف به دريافت كنترل وهمچنين صدور فرم رسيد انبار مي باشد و انبار در اين زمينه فعاليت انجام نمي دهد.
8-تحويل دائم
پس از كنترل اجناس خريداري شده و تطبيق آنها با اسناد مربوط و تاييدات مقامات مسئل تحويل دائم صورت ميگيرد.
براي حصول اطمينان از كيفيت كالاي خريداري شده از واحدكنترل كيفيت( در صورت وجود) در خواست مي شود نظرات كارشناسي خود را با استفاده از فرم كنترل كيفيت (تصوير شماره 3) اعلام دارد.
2/8 تحويل موقت
در صورتي كه اجناس خريداري شده از لحاظ فني مستلزم كنترل دقيق تر باشد،ابتدا اقدام به تحويل موقت مي شود و آن گاه پس از كنترل فني و تاييد مقامات وكارشناسان مسئول، تحويل نهايي انجام مي گيرد.
معمولا تحويل كالاي خريداري شده در معاملات متوسط وعمده پس از تنظيم صورت جلسه اي انجام ميشود. بايد توجه داشت كه فرم سفارش كالا،فاكتور فروشنده وگزارش تحويل كالا وقبض انبار بايد با يكديگر مطابقت داشته باشد.
نحوه وموارد استفاده ازفرم رسيد انبار(فرم شماره 4)
رسيد انبار يا قبض انبار را ميتوان يكي از اسناد مهم انبار محسوب نمود. اين هرم سند دريافت جنس و تحويل آن به انبار است وبراساس فرم مذكور، مبلغ كالاي خريداري شده قابل پرداخت به فروشنده كالا مي باشد.
فرم قبض انبار يا رسيد جنس به انبار معمولا در پنج نسخه و به شرح زير صادر و توزيع مي گردد:
نسخه ي اول ،دوم و سوم به واحد تداركات ارسال مي شود. در واحد مزبور پس ازكنترل آن با فاكتور فروشنده وساير اسناد دونسخه ي اول را به حسابداري ارسال و نسخه سوم را در بايگاني خود نگاهداري مي نمايد.
نسخه ي چهارم اين فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در كاردكس يا دفاتر در انبار بايگاني مي گردد.
نسخه ي پنجم به تحويل دهنده كالا ارائه مي گردد.
9-درخواست كالا و مواد از انبار
دريافت كالا و مواد، طي تكميل فرم درخواست كالا(فرم شماره 5) از طرف متقاضي ومصرف كننده ي جنس و ارسال آن به انبار انجام مي گردد.
اين فرم پس ازتاييد مسئول واحد ذير بط وامضاي مجاز به انبار ارسال مي گردد.
انباردار پس ازوصول درخواست كالا و اطمينان از موجود بودن كالا در انبار از طريق مراجعه به كارت يا دفاتر موجودي كالا نسبت به ارائه ي آن اقدام مي نمايد.
فرم درخواست كالا در سه نسخه تهيه مي شود. نسخ 1و2 اين فرم جهت دريافت جنس به انبار ارسال مي گردد و نسخه ي سوم جهت پيگيري امر ونگاهداري سوابق در بايگاني واحد متقاضي نگهداري مي گردد.
در صورت موجود بودن كالا انبار دار نسبت به تحويل جنس به درخواست كننده و صدور حواله اقدام نمايد و نسخه ي دوم درخواستكلا درانبار بايگاني مي گردد ونسخه 1 آن را به ضميمه ي نسخه 1و2 حواله انبار از طريق تداركات به امور مالي ارسال مي دارد. انبار دار در صورت موجود نبودن كالا موظف به تكميل فرم درخواست خريد وپي گيري آن مي باشد.
در بعضي از انبارها از فرم ادغام شده درخواست وتحويل كالا از انبار استفاده مي شود. اين فرم توسط متقاضي تكميل و پس ازتحويل جنس توسط انباردار و ساير مسئولان امضا مي شود.
10-تحويل وخروج كالا از انبار
با توجه به ارزش موجوديهاي انبار همچنين قابل تبديل بودن آنها به نقد ضروري است در مورد صدور جنس از انبار كنترل دقيق به عمل آيد و از سيستمهاي مناسب در اين مورد استفاده شوند.
متداولترين روش صدور جنس از انبار به شرح زير توضيح داده ميشود:
صدور جنس از انبار بايد با توجه به برگ درخواست كالا كه توسط واحد يا شخص متقاضي تكميل و پس از تاييد وامضاي مجاز به انبار ارسال مي شود صورت گيرد.
صدور كالا از انبار مستلزم صدور فرمي است كه اصطلاحا به نام «حواله انبار » معروف است. نمونه فرم حواله انبار ونحوه ي تكميل آن در شكل شماره 6 نشان داده شده است.
پس از دريافت تقاضاي جنس از طرف واحد مصرف كننده كالا (نسخ 1و2) ووجودجنس در انبار كالاي مورد نظر، اقدام به صدور «حواله انبار» مي گردد.
فرم حواله انبار در چهار نسخه تهيه شده و به ترتيب زير توزيع مي شود:
-نسخه 1و2 حواله به انضمام نسخ 1 درخواست كالا به حسابداري ارسال مي شود.
-نسخه سوم همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا دربايگاني انبار نگاهداري مي گردد.
11-رسيد انبار مستقيم
در مواقعي كه جنس خريداري شده مستقيما وبدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحويل داده شود از فرم رسيد انبار مستقيم استفده ميشود. مانند مصالح ساختماني.
مراحل ونحوه ي استفاده از فرم رسيد انبار مستقيم به شرح زير است:
پس از تحويل جنس به مصرف كننده كه معمولا با نظارت مستقيم انباردار بايد انجام گردد. انباردار موظف است كه كالا يا جنس را با نسخه ي سفارش خريد و بارنامه مطابقت نمايد وسپس انباردار اقدام به صدور قبض يا رسيد انبار مستقيم مي نمايد. در اين موارد اين فرم نقش قبض انبار وحواله انبار را خواهد داشت. با توجه به فرم رسيد انبار مستقيم كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كالا در كارتها و دفاتر انبار منعكس مي گردد.
رسيد انبار مستقيم پس ازصدور توسط تحويل دهنده امضا وهمچنين توسط نماينده ي قسمت مصرف كننده تاييد وامضا مي شود.
فرم رسيد انبار مستقيم در چهارنسخه به شرح زير تنظيم و توزيع مي گردد.
نسخه اول- حسابداري
نسخه دوم-تداركات
نسخه سوم-همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا در بايگاني انبار نگاهداري مي گردد.
11-رسيد انبار مستقيم
درمواقعي كه جنس خريداري شده مستقيما و بدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحويل داده شود از فرم رسيد انبار مستقيم استفاده مي شود. مانند مصالح ساختماني.
مراحل ونحوه ي استفاده از فرم «رسيد انبار مستقيم» به شرح زير است:
پس از تحويل جنس به مصرف كننده كه معمولا با نظارت مستقيم انباردار بايد انجام گردد. انباردار موظف است كه كالا يا جنس را با نسخه ي سفارش خريد وبارنامه مطابقت نمايد وسپس انباردار اقدام به صدور قبض يا رسيد انبار مستقيم مي نمايد. در اين موارد اين فرم نقش قبض انبار وحواله انبار خواهد داشت. با توجه به فرم رسيد انبار مستقيم كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كالا در كارتها و دفاتر انبار منعكس مي گردد.
رسيد انبار مستقيم پس از صدور توسط تحويل دهنده امضا و همچنين توسط نماينده ي قسمت مصرف كننده تاييد و امضا مي شود.
فرم رسيد انبارمستقيم در چهار نسخه به شرح زير تنظيم و توزيع مي گردد.
نسخه اول-حسابداري
نسخه دوم-تداركات
نسخه سوم-باضمام نسخه دوم سفارش خريد به انبار
نسخه چهارم-مصرف كننده
در بعضي از موسسات فرم رسيد انبار مستقيم به امور مالي ارسال و در كاردكس حسابداري انبار ثبت مي گردد و عملياتي در انبار انجام نمي شود.
نمونه فرم رسيد انبار مستقيم در شكل شماره 7 نشان داده شده است.
12-دريافت «ابزار آلات» از انبار
دريافت ابزار آلات از انبار مستلزم تكميل و ارسال فرم «ابزار آلات» از انبار مي باشد.
اين فرم براي استفاده ي موقت از ابزارآلات مورد استفاده قرار مي گيرد فرم رسيد ابزارآلات توسط متقاضي يا واحدمصرف كننده تكميل و به انبار ارسال مي گردد. فرم رسيد ابزار آلات معمولا در دونسخه تهي و به شرح زير توزيع مي شود:
نسخه اول در بايگاني انبار نگهداري مي شود.
نسخه دوم در بايگاني درخواست كننده ضبط مي گردد.
پس از عودت ابزارآلات به انبار نسخه ي اول از انبار دريافت مي شود. در مواقعي كه فقط قسمتي از ابزارآلات به انبار برگشت داده شود در اين صورت براي باقيمانده وسايل دريافتي فرم رسيد جديد صادر مي گردد. نمونه فرم رسيد ابزارآلات در شكل شماره 8 نشان داده شده است.
13-فرم خروج كالا از موسسه
خروج كالا از موسسه مستلزم «صدور برگ خروج» مي باشد. اين فرم هنگام خروج از موسسه يا كارخانه بايد به نگهباني تحويل داده شود.
اين فرم در 4 نسخه به شرح زير تهيه و توزيع مي گردد.
نسخه اول-حسابداري
نسخه دوم-انبار
نسخه سوم-انتظامات
نسخه چهارم-درخواست كننده
دانشگاه جامع علمی کاربردی
