حسابداری در شرکت بیمه آسیا قسمت دوم

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط محمد ایمانی نسب

بازدید: 5139

دريافت حق بيمه

 

مراحل صدور يك بيمه نامه در سيستم جامع فن آوران:

بطور كلي فرآيند صدور بيمه نامه از ابتدا شامل چهار بخش مي باشد.

الف) صدور بيمه نامه

ب) ارسال به مالي

ج) تحويل اسناد دريافتني

د) پرداخت

حال به توضيح مختصري در باره هريك از بخشها مي پردازيم .

الف) مراحل صدور بيمه نامه :

1- ثبت پيشنهاد بيمه نامه

2- محاسبه حق بيمه توسط سيستم

3- چاپ آزمايشي بيمه نامه

4- ارسال به مالي

پس از ارسال پيشنهاد بيمه نامه به مالي مراحل دريافت حق بيمه به شرح ذيل قابل بيان مي باشد.

1- دريافت

2- جايگزيني واسترداد

3- انتقال وجه

4- صندوق نقدي

5- اقلام متفرقه

6- مجوزهاي مالي

7- واگذاري ووصول چك

 

1 ) دريافت

آيتم دريافت خود نيز شامل بخشهاي مختلفي به شرح ذيل مي باشد.

1-   رسيد حق بيمه                                                              4- اصلاح دريافتي

2-   اعلاميه بدهكار                                                             5- كل بيمه نامه ها

3-   پيش دريافتي                                                              6-كل دريافتي ها

 

حال پس از آشنائي مختصر با منوهاي مالي نحوه كار با هريك به صورت خلاصه بيان ميگردد.

بطور كلي بيمه نامه هاي صادره را ميتوان به سه بخش ذيل تقسيم كرد:

1-    بيمه نامه هاي نقدي

2-    بيمه نامه هاي نقدي واقساطي

3-    اعلاميه بدهكار(بيمه نامه هاي تعهدي )

1-1 ) بيمه نامه هاي نقدي

   در صورتيكه بيمه نامه بصورت نقدي باشد مي بايستي جهت صدور رسيد حق بيمه وارد منوهاي ذيل بشويم .

1-    مالي

2-    دريافت

3-    رسيد حق بيمه

 

در قسمت رسيد حق بيمه در پنجره بالا كليد insert را زده و در جدول ورود رسيد حق بيمه مشخصات اوليه شامل رشته بيمه اي ، نام بيمه گذار ، نمايندگي را وارد نمائيم .

در جدول پايين، رسيد حق بيمه ، سه منو بنامهاي: 1- سند دريافتي 2- تسويه حق بيمه 3- عمليات جايگزيني وجود دارند در قسمت سند دريافتي كليد insert را زده ودر جدول ورود سند دريافتي اطلاعات مربوطه كه شامل فيش ، چك روز ، حواله ، و....... ميباشد را بصورت دقيق وارد ميكنيم و كليد تائيد را ميزنيم .

1- نوع دريافتي   2- شماره دريافتي   3- تاريخ   4- مبلغ    5- اضافه واريزي     6- بانك مبداء     7- حساب جاري

 

لازم به ذكر است:كه اگر در فيش يا چك اضافه واريزي وجود داشته باشد بايد مبلغ اصلي را در قسمت مبلغ و اضافه واريزي را در قسمت اضافه واريزي وارد كرد.

توجه:وقتي در قسمت نوع دريافتي گزينه چك را انتخاب مي كنيم به ياد داشته باشيد كه حتماً قسمت حساب مبدا كه همان شماره حساب صاحب چك ميباشد را وارد كرد.

تسويه حق بيمه:

پس از ورود اطلاعات در سند دريافتي ، وارد منوي تسويه حق بيمه شده وپس از زدن كليد insert در جدول ورود تسويه حق بيمه نوع بدهي كه حق بيمه ميباشد را انتخاب ميكنيم ودرآيتم حق بيمه ، مبلغ حق بيمه   مربوطه نمايان شده ودرآيتم نوع دريافتي ، سند دريافتي را انتخاب كرده ودر آيتم دريافتي ، مبلغ سند دريافتي نمايش داده خواهد شد راتائيد ميكنيم .

بصورت خلاصه اينكه دراين قسمت ابتدا مبلغ حق بيمه وسپس مبلغ دريافت شده نمايش داده ميشود .

توضيح :

درصورتيكه در سند دريافتي و تسويه حق بيمه اطلاعات وارد شده دقيق وكامل باشد ، وضعيت بصورت صحيح در مي آيد در غير اينصورت وضعيت به حالت غلط تغيير ميكند .

نكته:براي اصلاح وضعيت غلط مي بايست از دكمه نمايش خطاي ارزيابي كه در پايين صفحه موجود است استفاده كرد ومراحلي را كه اعلام شده است اصلاح كرد

1- نوع بدهي 2- حق بيمه 3- نوع دريافتي 4- دريافتي 5- تائيد

 

2-1 ) بيمه نامه هاي نقدي واقساطي :

درمورد بيمه نامه ي نقدي واقساطي نيز همانند حق بيمه نقدي عمل خواهيم كرد فقط مي بايستي نحوه پرداخت در هنگام صدور بيمه نامه مشخص گردد.

 

   1- نوع دريافتي 2- شماره دريافتي 3- تاريخ   4- مبلغ 5- اضافه واريزي 6- حساب مبداء 7- بانك مبداء 8- شعبه مبداء 9- حساب واريزي

2 ) اعلاميه بدهكار :

در صورتيكه مبلغ حق بيمه بعد از صدور بيمه نامه بخواهد پرداخت شود از سرفصل اعلاميه بدهكار استفاده مي شود . كه مراحل ثبت به شرح ذيل ميباشد .

  

 

1-   اعلاميه بدهكار

2-   سررسيد بدهي

3-   تائيد

ابتدا وارد منوي اعلاميه بدهكار شده وپس از زدن كليد insert در قسمت بالاي صفحه در جدول ورود اعلاميه بدهكار كليات بيمه نامه ( رشته بيمه اي ، نام بيمه گذار، نمايندگي) ثبت مي نماييم سپس در قسمت پايين اعلاميه بدهكار وارد منوي سر رسيد بدهي ميشويم وپس اززدن كليد  insert از پنجره ورود سررسيد بدهي بيمه نامه را انتخاب كرده تاييد مي نماييم حق بيمه به صورت اتوماتيك در قسمت مبلغ نمايان مي شوددر صورتي كه بيمه نامه به صورت به صورت چند قسط تعهدي باشد مبلغ را تغيير مي دهيم و در قسمت تاريخ سررسيد تاريخ مورد نظر را درج مي نماييم.

نكته:در صورتي كه تعداد اقساط بيش از يك قسط باشد همين مراحل بايد به تعداد اقساط تكرار شود قبل از تاييد نهايي مي توانيد هر گونه تغييري را با كليد F2 انجام دهيد و در نهايت كليد تاييد نهايي را بزنيد.در صورت تاييد نهايي بيمه نامه شماره ميگيرد.

در اعلاميه بدهكار ميبايستي دو نكته مد نظر قرارگيرند .  

1-   مبلغ هر سررسيد

2-   تاريخ هر سررسيد

 

پس از در يافت مبلغ هر سررسيد ميبايستي مراحل ذيل همانند بند الف ثبت گردد.

1-   رسيد حق بيمه

2-   وارد كردن اطلاعات كلي

3-   سند دريافتي

4-   تسويه حق بيمه

5-   تائيد

در صورتيكه تعداد سررسيدها ومبلغ هر سررسيد مشخص باشد . ميتوانيم از آيتم ثبت سررسيد اتوماتيك استفاده نمائيم .

 

توضيح : درهنگام تسويه حق بيمه ، نوع بدهي ، سررسيد حق بيمه انتخاب شود .

نوع بدهي شامل : حق بيمه و سررسيد حق بيمه ميباشد كه ،   حق بيمه ، براي بيمه نامه هاي نقدي واقساطي و ، سررسيدحق بيمه ، براي بيمه نامه هاي صادره با اعلاميه بدهكار است.

3 ) پيش دريافتي

بصورت خلاصه مفهوم پيش دريافتي بدين معناست كه مبلغ حق بيمه قبل از صدوربيمه نامه دريافت گردد.

باتوجه به اينكه در سيستم جامع فن آوران نميتوان در يك رسيد حق بيمه يك دريافتي را بابت چند بيمه نامه درچند رشته ثبت نمود ويا يك دريافتي بابت چند بيمه نامه از يك بيمه گذار را در تاريخهاي متفاوت ثبت نمود لذا ابتدا ميبايستي دريافتي را در منوي پيش دريافتي ثبت نمود وسپس جهت تسويه بيمه نامه هاي مورد نظر استفاده گردد.

1- پيش دريافتي   2- ورود كلي اطلاعات بيمه گذار يا واحد صدور سپس در ذيل آيتم پيش دريافتي   ، مبلغ دريافت شده را در سند دريافتي ثبت مينمائيم 1- سند دريافتي   2- ورود اطلاعات دريافتي   3- تائيد

پيش دريافتي ميتواند هم بنام واحد صادر كننده وهم به نام بيمه گذار ثبت گردد.

در صورتي كه دريافتي براي چند بيمه گذار باشد وارد كردن نام بيمه گذار اشتباه است.

توجه:در صورتي كه پس از تاييد پيش دريافتي متوجه اشتباه در نوع ثبت شده ايد و هنوز از پيش دريافتي مورد نظر براي بيمه نا مه اي استفاده نكرده ايد مي توان از دكمه ابطال پيش در يافتي جهت ابطال استفاده كرد.

 

درصورت ثبت پيش دريافتي براي هريك از موارد ذكر شده چنانچه واحد صادركننده بخواهد چند بيمه نامه در رشته هاي مختلف صادر نمايد. پس از ثبت پيش دريافتي ميبايستي وارد منوي رسيد حق بيمه شده و پس از ثبت اطلاعات در قسمت بالا مستقيم وارد تسويه حق بيمه شده وحق بيمه هاي مورد نظر را از محل پيش دريافتي تسويه نمايد .

 

تذكر:براي بيمه نا مه هايي كه كل حق بيمه از محل پيش دريافتي تامين مي شود ثبت اطلاعات در قسمت رسيد حق بيمه آيتم سند دريافتي اشتباه است.

4 ) اصلاح دريافتي

چنانچه به هردليلي اطلاعات وارد شده در سند دريافتي را بخواهيم تغيير دهيم از منوي اصلاح دريافتي استفاده ميكنيم.

ابتدا وارد آيتم اصلاح دريافتي شده در قسمت شماره دريافتي سند مورد نظر را جستجو كرده و كليد تاييد را ميزنيم وپس از زدن كليد insert در قسمت ليست اصلاحات دريافتي منوي ورود ليست اصلاحات دريافتي باز ميشود .

1- اصلاح دريافتي   2- ورود اطلاعات

1- ورود ليست اصلاحات دريافتي   2- تغييرات لازم   3- تائيد اصلاح دريافتي

 

نكته : در اصلاح دريافتي به غيراز رقم مابقي آيتمها قابل تغيير ميباشند .در صورتي كه دريافتي مورد نظر توسط شعبه ناظر تحويل خورده باشد قابل اصلاح نيست. به ياد داشته باشيد بعد از انجام تغييرات حتماً كليد اصلاح در يافتي را بزنيد.

 

5 ) كل بيمه نامه ها

دراين قسمت مشخصات كليه بيمه نامه ها وپيشنهادهاي بيمه كه به مالي ارسال شده اند ، نمايش داده ميشود وقابل استفاده جهت اطلاعات مورد نظر است

 

كه پس از زدن كليد F4 مشخصات كلي رسيد حق بيمه ويا سرسيد اعلاميه بدهكار در جدول ذيل قابل رويت است .

نكته:اطلاعاتي كه در اين صفحه موجود است فقط براي رويت مي باشد.

به محض اين كه روي بيمه نامه اي كه شماره گرفته است كليك كرده و در قسمت پايين صفحه دكمه گزارش صورتحساب را بزنيم صورتحساب بيمه نامه و الحاقيه در آن نمايش داده مي شود.

6 ) كل دريافتي ها

شامل ، كليه دريافتي ها ي ثبت شده در سيتم جامع فناوران بر اساس نوع رويت كاربر مي باشد. كه پس از زدن كليد F4 مشخصات كلي در جدول ذيل قابل رويت است .

  

7)دريافت از pos

  

در صورتي كه براي واحد صدور ، سيستم مورد نظر ايجاد شده باشد مي توان از منوي مالي ، دريافت، دريافت از pos تمام يا قسمتي از بيمه نامه را تسويه كرد.

مراحل انجام:

براي اين كار در قسمت بالاي صفحه دريافت از pos دكمه insert را زده و جدول ورود عمليات مالي را پر كرده و دكمه تاييد را ميزنيم(بيمه گذار، نمايندگي، حساب واريزي، مبلغ )پس از كشيدن كارت مشتري و گرفتن تاييد واريزي از دستگاه pos آيتم مورد نظر در صفحه ايجاد مي شود. پس از آن در قسمت رسيد حق بيمه مراحل ثبت را مطابق بيمه نامه هاي عادي انجام ميدهيم با اين تفاوت كه براي استفاده از دريافتي pos نبايد هيچ گونه ثبتي در قسمت سند دريافتي انجام شود و فقط از تسويه حق بيمه استفاده مي شود

قابل ذكر است نوع دريافتي را بايد پيش دريافتي انتخاب كرد.

نكته:در صورتي كه دستگاه pos رسيد دريافت را صادر كرد ولي آرتيكل مورد نظر را در صفحه ايجاد نكرد فيش صادره از دستگاه را در قسمت سند دريافتي در رسيد حق بيمه با عنوان قبض دستگاه pos ثبت نموده و تسويه را از محل سند دريافتي انجام ميدهيم.

قابل توجه شعبات ناظر:

قبض دستگاه pos احتياج به تاييد در قسمت تحويل اسناد دريافتي دارد

ولي دريافتي از pos نيازي به تاييد در قسمت تحويل اسناد دريافتي ندارد

2) جايگزيني واسترداد

در موارديكه به هر علت بخواهيم اسناد دريافتي را به نمايندگان ويا بيمه گزاران عودت دهيم واسناد جديد بابت آن دريافت كنيم ويااينكه بخواهيم چكهاوسفته هاي مورد نظر را از محل الحاقيه برگشتي ويا حواله خسارت ويا وجه انتقالي و...عودت دهيم از آيتم فوق استفاده خواهد شد.

1- استردادچك ورود   2- جايگزيني واستردادچك   3- تائيد استرداد چك

 

در قسمت بالاي صفحه كليد insert زده و ورود جايگزيني و استرداد چك را پر كرده(نوع تسويه، طرف تسويه ، نمايندگي)

در قسمت پايين صفحه كليد insert را در سند دريافتي زده و درصورت دريافت چك جديد ويا فيش نقدي ابتدا اطلاعات سند دريافتي را وارد كرده وسپس تسويه حق بيمه را از محل سند دريافتي انجام ميدهيم 1- سند دريافتي2- تسويه دريافتي 3- تائيد

 

نكته:

1- در صورتي كه در قسمت تسويه دريافتي در آيتم جايگزين اسناد مورد نظر رويت نشد دو احتمال وجود دارد

الف) سند دريافتي در حالتي غير از تحويل باشد.

ب) سند دريافتي در موقع صدور بيمه نامه در پيش دريافتي بدون درج نام بيمه گذار ثبت شده باشد كه در اينصورت بايد در قسمت ورود جايگزين و استرداد چك نوع تسويه را نماينده را انتخاب كرد.

2- در صورتي كه چك برگشت خورده باشد و بخواهد با اسناد ديگري جايگزين شود قبل از هرگونه عمليات بايد در قسمت واگذاري و وصول چك در آيتم برگشت چك ثبت شود.

 

1 ) صندوق نقدي

       حسابي است كه به نام واحدصدورايجاد ميگردد وبه جهت جلوگيري از تعدد مراجعه به بانك ايجاد گرديده است ومستلزم رعايت شرايط ذيل ميباشد.

دريافت مجوز استفاده از صندوق

واريز مانده صندوق در موعد مقرر

ثبت مبلغ واريزي

تحويل مدارك

         بنابراين واحد صدور پس از دريافت مجوز استفاده از صندوق ميتواند سند دريافتي را از محل صندوق انتخاب وثبت نمايد .

 

لازم به ذكر است:

استفاده كنندگان از صندوق بايد ظرف مدت 2 روز نسبت به تحويل اصل فيش واريزي بابت صندوق به شعبه ناظر اقدام كنند.

كليه شعبات موظفند كه در قسمت تحويل وجوه انتقالي عمليات ثبت وجوه انتقالي از صندوق به بانك را پس از كنترل اصل فيش واريزي انجام دهند.در غير اينصورت منجر به غير فعال شدن صندوق ميشود.

           

     ودر پايان مدت مقرر پس از واريز مانده صندوق وارد آيتم صندوق نقدي شده ، انتقال از صندوق به بانك را انتخاب كرده وپس از وارد كردن اطلاعات وتائيد مدارك مربوطه به شعبه ناظر تحويل گردد

صندوق نقدي

انتقال از صندوق به بانك

ورود اطلاعات

تائيد

 

5 ) اقلام متفرقه

         كليه بيمه نامه هاي صادره بابت كاركنان در حساب فوق ثبت ميگردد.

ابتدا بايد كد داخلي صدور را براي گرفتن مجوز به قسمت مالي اعلام كنيد تا مجوز داده شود.

در اعلاميه بدهكار بايد بيمه نامه را طبق مراحلي كه در قسمت اعلاميه بدهكار توضيح داده شده ثبت كرد توجه داشته باشد كه بايد تاريخ روز در قسمت تاريخ سررسيد ثبت شود.سپس در قسمت اقلام متفرقه در منوي بالا كليد insert را زده در قسمت ورود اقلام متفرقه ، نوع طرف حساب را بيمه گذار، نوع آيتم متفرقه را بدهكاران كاركنان، طرف حساب را كد بيمه گذار نوشته، در قسمت شماره شناسه شماره كامل بيمه نامه را نوشته، در قسمت بد/بس بستانكار را انتخاب كرده و در قسمت آخر مبلغ را نوشته و دكمه تاييد را ميزنيد.

مراحل ثبت اقلام متفرقه به شرح ذيل ميباشد

اقلام متفرقه

ورود اقلام متفرقه

نوع طرف حساب

نوع آيتم متفرقه

طرف حساب

شماره

بد/بس

مبلغ

 

توجه:

       چنانچه بيمه نامه هاي صادره براي نمايندگان باشد نوع طرف حساب ، نماينده انتخاب ميگردد.

ودر آيتم بد/ بس ، بدهكارانتخاب ميشود .

در قسمت شماره ، شماره كامل بيمه نامه ثبت گردد.

پس ازثبت اقلام متفرقه كد مربوطه را جهت اخذ مجوز به امور مالي اعلام ميكنيم .

         سپس در قسمت رسيد حق بيمه جهت تسويه بيمه نامه ، ابتدا نوع بدهي كه سررسيدحق بيمه ميباشد را انتخاب وپس از آن نوع دريافتي ، آيتم اقلام متفرقه پرداختني را انتخاب وتائيد ميكنيم .